ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG VÀ PHÁT TRIỂN BAN ĐỐI NGOẠI

2020 – 2021

PHẦN 1: VẤN ĐỀ NHÂN SỰ.

I. Tuyển chọn K20.

1. Số lượng: 5 người – 2 nam 3 nữ (không quá câu nệ vấn đề giới tính), có thể tăng
thêm 1 thành viên nếu cảm thấy cần thiết và phù hợp.

2. Tiêu chí:

- Ngoại hình: Ưu tiên những em có ngoại hình sáng và có sự đầu tư, chỉn chu về
ngoại hình (biết ăn mặc, make up, chăm sóc cho bản thân…).

- Hoạt ngôn, tinh tế, nhạy bén, chủ động.

- Giỏi tiếng Anh là một lợi thế.

- Có sự thu hút, có nét riêng nhất định.

- Có khả năng thích nghi tốt.

- Có chí cầu tiến.

- Linh hoạt, sáng tạo.

LƯU Ý: Khi tuyển chọn, cần linh hoạt và cân bằng những yếu tố này.

II. Định hướng phát triển cho K20.

1. Kỹ năng:

- Kỹ năng ở cả 2 mảng PR và Tài trợ (sẽ trình bày rõ hơn ở những phần sau).

- Những kỹ năng cần thiết khác:

  Kỹ năng lên kế hoạch (rất quan trọng).
 Kỹ năng viết biên bản.
 Kỹ năng thuyết trình.

2. Tác phong, tính cách, thái độ:

- Phát triển 3 yếu tố chính: hoạt ngôn, tinh tế, chỉn chu.

- Xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp.

- Hình thành tính chủ động trong công việc.

- Thể hiện được cá tính theo hướng tích cực.

- Hòa hợp, tôn trọng các thành viên khác của Ban Đối ngoại nói riêng và toàn thể
CLB GPA nói chung.

III. Nhiệm vụ của K19 trong vấn đề nhân sự và định hướng phát triển bản thân.

1. Nhiệm vụ của K19 trong việc hỗ trợ K20 phát triển bản thân.

a. Thái độ, tác phong của K19.

- Nghiêm túc trong công việc (thậm chí nghiêm khắc nếu cần thiết).

- Làm được thậm chí làm tốt những gì bản thân chỉ bảo, căn dặn K20.

- Chấp hành đúng nội quy của Ban và của CLB.

- Hòa hợp với nhau, cho các em thấy Đối ngoại là một khối thống nhất và Đối ngoại
là nơi các em có thể chia sẻ những vấn đề cá nhân.

- Không để tình cảm ảnh hưởng đến công việc, phải xây dựng tình cảm trên cơ sở
công việc.

b. Training K20.

- Mỗi cá nhân có nhiệm vụ chuẩn bị thật kỹ về kỹ năng được phân công training cho
các em.
- Góp ý chân thành về kinh nghiệm, quan điểm mà bản thân đã tích lũy được với
K19 để cùng nhau bàn bạc nhằm có được phương pháp tốt nhất trong việc training
K20.

- Không ngần ngại hỏi các bạn những gì bản thân cảm thấy còn thiếu kinh nghiệm,
khúc mắc để dần hoàn thiện hơn.

- Thường xuyên xem lại, rèn luyện những kỹ năng đã được học.

- Trau dồi kỹ năng truyền đạt tư duy.

- Gợi ý cho các em tự học hỏi và rèn luyện thêm những kỹ năng cần thiết khác.

- Mời anh chị về để chia sẻ kinh nghiệm và training những kỹ năng khác cho các
em lẫn K19.

2. Định hướng phát triển bản thân.

a. Kỹ năng:

- Phát triển những kỹ năng cũ.

- Học tập và rèn luyện thêm những kỹ năng mới (tùy chọn dựa trên nhu cầu của bản
thân) như:

 Design.
 Ngôn ngữ.
 Tư duy phản biện
 …

b. Tác phong, tính cách, thái độ: Rút kinh nghiệm từ năm trước để hoàn thiện
những gì mình đã có và thay đổi những gì chưa tốt ở bản thân.
 PHẦN 2: ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG VÀ PHÁT TRIỂN MẢNG PR.

I. Mục đích, yêu cầu.

1. Mục đích.

- Xây dựng và phát triển mối quan hệ tốt đẹp giữa CLB GPA với Nhà tài trợ, thầy
cô và các CLB, đội, nhóm khác.

- Cung cấp, rèn luyện những kỹ năng, phẩm chất và tác phong mà tính chất công
việc đòi hỏi.

- Tạo nền tảng cho hoạt động mảng Tài trợ.

- Vận dụng được những gì đã học vào những hoạt động khác trong đời sống.

2. Yêu cầu.

- Cẩn thận, tỉ mỉ.

- Chuyên nghiệp, hoạt ngôn, tinh tế, chỉn chu.

- Không ngừng đổi mới, sáng tạo.

- Trau dồi và luyện tập thường xuyên về kỹ năng.

 II. Lịch trình hoạt động. (Với điều kiện giữa tháng 10 hoàn thành tuyển thành viên)

1. Lịch trình công việc.

Phân công
Thời
Nội dung Phụ trách
gian Thiện
Viết mail Hà duyệt
duyệt

13/10 Thư ngỏ K19 30/9 09/10 10/10

20/10 Ngày Phụ nữ Việt Nam K19 06/10 16/10 17/10

08/11 Mail đợt 1 K19, K20 21/10 31/10 01/11

13/11 Mail đợt 2 K19, K20

19/11 Mail đợt 3 K19,K20

20/11 Ngày Nhà giáo Việt Nam K19, K20 06/11 16/11 17/11

01/01 Tết Dương lịch K19, K20 18/12 28/12 29/12

12/02 Tết Âm lịch K20 29/01 08/02 09/02

08/03 Ngày Quốc tế phụ nữ K20 22/02 04/03 05/03

KNKD Chăm sóc đối tác K19, K20

 2. Lịch trình họp và training.

Thời gian Nội dung Thành viên Mục đích

Đầu tháng 9 - Thống nhất định hướng
công việc mảng PR.
- Phân công training.
Tuần đầu tiên sau - Giới thiệu về mảng PR.
khi tuyển K20 - Giới thiệu về mail và tham dự cùng công việc mảng PR.
(Buổi họp đầu tiên cách viết mail cơ bản.
giữa K19 và K20). - Những lưu ý khi viết
mail.
- Giao deadline thực
hành.
Linh hoạt, dựa - Training kỹ năng viết
trên lịch trình công từng loại mail.
việc mảng PR. - Lưu ý ở từng loại mail.
- Giao deadline thực
hành.
tham gia
Anh Sao và - Thành viên nắm rõ
K19 định hướng hoạt động
mảng PR trong nhiệm
kỳ mới.
- Từng thành viên
K19 nắm rõ nhiệm vụ
của mình để chuẩn bị
training cho các em.
Mời anh Sao - Giúp các em nắm rõ
K19 và K20 - Trang bị những kiến
thức và kỹ năng cơ
bản về mail.
K19, K20 - Trang bị kiến thức
và kỹ năng viết từng
loại mail.
 PHẦN 3: ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG VÀ PHÁT TRIỂN MẢNG TÀI TRỢ.

I. Mục đích, yêu cầu.

1. Mục đích.

- Huy động hiện vật và hiện kim từ nhiều nguồn (Doanh nghiệp, doanh nhân, thầy
cô, khoa, trường…) để phục vụ cho những hoạt động của CLB, trong đó quan trọng
nhất là cuộc thi Khởi nghiệp Kinh doanh lần X.

- Trang bị, rèn luyện về kỹ năng, thái độ và tác phong phù hợp với tính chất công
việc.

- Vận dụng được những gì đã học vào những hoạt động khác trong đời sống.

2. Yêu cầu.

- Sự tự tin và nhạy bén.

- Chuyên nghiệp, hoạt ngôn, tinh tế, chỉn chu.

- Chủ động và linh hoạt.

- Kiên trì.

- Thông tin về công việc mảng Tài trợ phải được giữ TUYỆT MẬT.
II. Lịch trình hoạt động. (Với điều kiện giữ tháng 10 hoàn thành tuyển thành viên)

1. Lịch trình công việc.

Phụ
Thời gian Nội dung Ghi chú
trách
Sắp xếp, phân loại, đánh giá theo
20/8/2020 đến Thiện và
mức độ ưu tiên các Nhà tài trợ cũ
30/8/2020 Thảo
trong sheet năm trước.
Giữa tháng 9
K19 tìm, phân loại Nhà tài trợ
đến Cuối tháng Thiện
mới.
10
Sau khi đã training kỹ
K19 và K20 tìm, phân loại Nhà Thiện và
Giữa tháng 10 năng tìm kiếm và
tài trợ mới. Thảo
phân loại nhà tài trợ.
Thiện và
1/11/2020 Hoàn thành mail mời tài trợ.
Hà
- Thiện liên hệ từ đầu
tháng 9 với design về
Thiện và
6/11/2020 Hoàn thành proposal. việc làm proposal.
Thảo
- Linh hoạt dựa trên
deadline BĐH giao.
Thiện và
8/11/2020 Gửi mail đợt 1.
Thảo
Toàn bộ thành viên
Thiện và
13/11/2020 Gửi mail đợt 2 + Gọi điện đợt 1. trong ban đều phải
Thảo
gọi.
 Toàn bộ thành viên
Thiện và
19/11/2020 Gửi mail đợt 3 + Gọi điện đợt 2. trong ban đều phải
Thảo
gọi.
Tùy theo số lượng Nhà tài trợ tìm được mà sẽ chia thành các đợt tiếp theo.
31/01/2021 Chốt kí hợp đồng tài trợ. Thiện
Cuối T1/2021 Phụ thuộc vào kế
đến đầu Chốt danh sách Nhà tài trợ. Thiện hoạch của chương
T2/2021 trình.
Kế hoạch đi gặp Nhà tài trợ, quản Thiện và
Linh động
lý sheet. Thảo

2. Lịch trình họp và training.

Thời gian Nội dung Thành viên Mục đích

tham gia
THÁNG Buổi 1 (Tuần đầu tiên của tháng Anh Sao và - Thành viên nắm rõ
9: 4 buổi 9): K19 định hướng hoạt
họp - Thống nhất định hướng công việc động mảng Tài trợ
online mảng Tài trợ. trong nhiệm kỳ mới.
(Hoặc - Phân công training. - Từng thành viên
offline - Dặn dò về những hoạt động sắp tới K19 nắm rõ nhiệm
nếu có để mọi người chuẩn bị (proposal, vụ của mình để
thể) tuyển thành viên, tìm kiếm Nhà tài chuẩn bị training cho
trợ). các em.
Có thi Buổi 2 (1 tuần sau buổi 1): Anh Sao và - Bước đầu chính
cuối kỳ - Lập sheet tìm kiếm và phân loại K19 thức bắt tay vào công
nên thời Nhà tài trợ. việc.
gian và - Đóng góp ý tưởng cơ bản xây dựng - Sớm xây dựng ý
nội dung khung proposal. tưởng proposal để
cuộc họp - Đóng góp ý kiến trong việc tuyển tránh gấp gáp về sau.
sẽ linh thành viên sắp tới. - Bước đầu chuẩn bị
hoạt theo cho việc tuyển thành
lịch thi viên.
Buổi 3 (1 tuần sau buổi 2): Anh Sao và - Đưa ra định hướng
- Thống nhất những vấn đề trong việc K19 rõ ràng và chuẩn bị
tuyển thành viên. chu đáo nhất có thể
- Phân công nhiệm vụ trong việc cho việc tuyển thành
tuyển thành viên. viên
- Cập nhật tiến độ tìm kiếm Nhà tài - Tiếp tục công viêc
trợ. mảng Tài trợ
- Tiếp tục xây dựng proposal.
Buổi 4 (1 tuần sau buổi 3): Anh Sao và - Đảm bảo mọi thứ đã
- Check lại những gì đã chuẩn bị để K19. sẵn sàng để tuyển
tuyển K20. thành viên.
- Cập nhật tiến độ tìm kiếm Nhà tài - Tiếp tục công việc
trợ. mảng Tài trợ.
- Tiếp tục xây dựng proposal.
- Giải quyết những vấn đề phát sinh
trong tháng (nếu có).
THÁNG Buổi 1 (Họp ngắn trước ngày chọn Anh Sao và - Đảm bào tuyển
10: ít thành viên): K19 được những thành
nhất 3 - Dặn dò kỹ càng về luật tuyển thành viên phù hợp nhất
buổi họp viên trong nhiệm kỳ mới. với Đối ngoại.
 - Dựa trên những thông tin có được,
Nếu được, cân nhắc và thống nhất với nhau về
cố gắng thành viên tiềm năng.
chèn thêm Buổi 2 (Tuần đầu tiên sau khi Mời anh - Cung cấp những
1 buổi họp tuyển K20 và cũng là buổi họp đầu Sao tham dự thông tin cơ bản về
trong tiên giữa K19 và K20): cùng K19 mảng Tài trợ và quy
tháng 10 - Giới thiệu về công việc mảng Tài và K20. trình mời tài trợ.
để cho trợ.
K20 tiếp - Giới thiệu quy trình mời tài trợ cơ
cận với bản.
proposal - Những vấn đề cần lưu ý khi làm Tài
và xem trợ.
qua ý kiến Buổi 3 (1 tuần sau buổi 2): K19 và K20 - Cung cấp cho các
của K20 - Training tìm kiếm và phân loại Nhà em kỹ năng tìm kiếm
về tài trợ. và phân loại Nhà tài
proposal. - Cung cấp những thông tin và ứng trợ.
dụng hữu ích phục vụ công việc. - Cung cấp những
- Giao nhiệm vụ tài trợ đợt 1 cơ bản thông tin và ứng
cho các em K20: dụng hữu ích phục vụ
 Tìm 8 nhà tài trợ. công việc.
 Điền thông tin trong sheet tài - Bắt đầu vào tài trợ
trợ K19 giao. đợt 1.
 Giao deadline: Những thứ mà - Bước đầu cho các
các bạn K20 cần chuẩn bị khi em tiếp cận proposal.
đi mời tài trợ.
- Gửi các em proposal cũ và giao
deadline lấy ý kiến.
THÁNG Buổi 1 (Tuần đầu tiên của tháng): K19 và K20 - Cung cấp cho các
11: 4 buổi - Chia sẻ về vấn đề mời tài trợ năm em kỹ năng gọi điện
họp trước, chia sẻ mục tiêu và thách thức xin thông tin Nhà tài
của năm nay. trợ và mời tài trợ.
- Training kỹ năng gọi điện xin thông - Rút kinh nghiệm
tin Nhà tài trợ và mời tài trợ. cho các em sau khi
- Đánh giá những deadline các em đã tìm kiếm Nhà tài trợ.
hoàn thành (có thể đánh giá online
nếu không đủ thời gian).
- Giải quyết những thắc mắc và khó
khăn của K20 trong quá trình tìm
kiếm Nhà tài trợ và một số thông tin
liên quan.
Buổi 2 (1 tuần sau buổi 1): K19 và K20 - Tạo cơ hội cho các
- Trước đó: gửi các em proposal, thư em chia sẻ cảm nhận
mời tài trợ, danh sách gửi tài trợ của mình.
chính thức và khung chương trình. - Giải quyết những
- Gửi mail xin tài trợ chính thức đợt vấn đề các em gặp
1 (gửi thư mời đầu tiên cho Nhà tài phải.
trợ). - Khích lệ, động viên
- Chia sẻ cảm nhận về khoảng thời các em.
gian đầu làm việc cùng nhau.
- Giao task kết thúc tài trợ đợt 1, gọi
điện thoại cho Nhà tài trợ tiềm năng.
Buổi 3 (1 tuần sau buổi 2): Mời anh - Cung cấp cho các
- Training kỹ năng gặp gỡ và đàm Sao tham dự em kỹ năng gặp gỡ
phán với Nhà tài trợ. cùng K19 và đàm phán với Nhà
và K20 tài trợ.
 - Giải quyết những vấn đề phát sinh - Chia sẻ kinh
sau khi kết thúc tài trợ đợt 1. nghiệm với các em,
- Giao task tài trợ đợt 2: tìm kiếm, cho các em nhiều góc
phân loại, gửi mail và gọi điện như nhìn nhất có thể khi
đợt 1. gặp gỡ và đàm phán
với Nhà tài trợ.
Buổi 4 (tuần cuối cùng trong K19 và K20 - Nắm tình hình tài
tháng): trợ đến thời điểm
- Tổng kết các vấn đề trong tháng. hiện tại.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh ở - Bắt đầu huy động
đợt 2. mạnh tài trợ hiện vật.
- Giao task tài trợ đơt 3.
- Bắt đầu chiến dịch mời tài trợ hiện
vật (phân team + giao task).
THÁNG - Training cách làm hợp đồng. K19 và K20 - Cung cấp kỹ năng
12: Họp 1 - Sơ kết tài trợ tháng trước. làm hợp đồng.
buổi vào - Tiếp tục công việc xin tài trợ - Cập nhật tình hình
đầu tháng và tiếp tục công việc
(có thể mảng Tài trợ.
thêm buổi
họp nếu
phát sinh
vấn đề cần
giải quyết)
THÁNG - Kết thúc chốt tài trợ trước Tết. K18, K19,
1: Họp 1 K20
buổi.
 Trước - Chốt những Nhà tài trợ trước Tết K18, K19,
Khai chưa chốt hoặc mới. K20
mạc: Họp
linh hoạt.
Linh hoạt - Training những kỹ năng khác (sẽ - K17, K18, - Cung cấp cho các
chốt sau). K19, K20 em thêm kỹ năng
- Mời anh chị về để chia sẻ kinh mềm.
nghiệm cho các em. - Tạo cơ hội cho các
em học hỏi kinh
nghiệm từ anh chị
cũng như để hai bên
gần gũi với nhau
hơn.
- Trước mỗi buổi training cho các - K19 - Đảm bảo quá trình
em, K19 sẽ họp lại với nhau để xem training diễn ra hiệu
lại những gì đã chuẩn bị cho buổi quả nhất có thể.
training.
 PHẦN 4: NHỮNG ĐỔI MỚI TRONG NHIỆM KỲ.

Ngoài việc duy trì những đổi mới ở nhiệm kỳ trước, Ban Đối ngoại có thêm một số đổi mới
ở nhiệm kỳ này như sau:

ĐỔI MỚI MỤC ĐÍCH

MẢNG PR
- Ngay từ đầu phải cho các em hiểu và nhớ - Cho các em hiểu được tầm quan trọng
rằng PR không chỉ là viết mail và gửi mail. thực sự của PR
- Chú ý hơn trong việc tổng hợp khách mời - Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách
đến tham dự sự kiện của CLB. mời, tránh xảy ra hiểu lầm không đáng có.
- Khuyến khích cải thiện bản thân về hình - Củng cố sự tự tin và thuận tiện hơn khi
thức lẫn nội dung. làm công việc của Đối ngoại.
- Khuyến khích xây dựng mối quan hệ tốt
đẹp với những thành viên CLB, đội, nhóm
khác.
MẢNG TÀI TRỢ
Proposal:
- Tích cực tham khảo, học hỏi từ proposal - Mở rộng tầm nhìn, tư duy làm proposal về
của những cuộc thi khác và áp dụng có cả nội dung lẫn hình thức.
chọn lọc những điều đã học được.
- Can thiệp vào quá trình design (Thiện đã - Đầu tư nhiều hơn vào hình thức proposal.
liên hệ với Trưởng Ban Design về vấn đề
này). - Rút ngắn thời gian design, Ban Đối ngoại
- Lên sẵn định hướng về design (Trưởng chủ động hơn trong quá trình làm proposal.
Ban Design gợi ý điều này).
- Quan tâm hơn về việc định hướng tìm - Tăng cơ hội được rep mail mời tài trợ.
kiếm Nhà tài trợ tiềm năng.
- Cho các em tiếp xúc đều với tất cả các anh - Vừa là cơ hội để các em tiếp xúc với
chị trong quá trình làm tài trợ. những cách làm việc, quan điểm và kinh
nghiệm khác nhau vừa tạo sự gần gũi trong
Ban.
- Thường xuyên cho các em tự đánh giá quá - Biết được các em nghĩ gì và cần gì để có
trình làm Tài trợ của mình. thể giúp đỡ các em hiệu quả hơn.
- Rút kinh nghiệm cho các em sau mỗi buổi - Giúp các em thấy được mời tài trợ và gặp
gặp mặt Nhà tài trợ, cho các em biết các em mặt Nhà tài trợ không chỉ là nhiệm vụ mà
có thể học được những gì từ buổi gặp mặt còn là cơ hội để các em học được nhiều
Nhà tài trợ và chính từ Nhà tài trợ đó. điều bổ ích nếu các em đủ tinh tế.
NHỮNG ĐỔI MỚI KHÁC
- Duy trì phân công giải đáp thắc mắc theo
từng mảng.
- Tạo hộp thư thắc mắc dưới dạng link gg - Hạn chế tình trạng không biết nhưng ngại
docs (hoặc gg sheet) với cách thức hoạt hỏi.
động như sau: - Các em khác có thể tham khảo câu hỏi và
 Link chỉ được gửi cho tất cả các câu trả lời của các bạn khác để rút kinh
thành viên Ban Đối ngoại nhưng sẽ nghiệm cho bản thân.
để chế độ công khai để mọi chỉnh - Các anh chị có thể bổ sung cho câu trả lời
sửa trên link đều ở dạng ẩn danh. của nhau để các em nhận được câu trả lời
 Anh Sao và K19 sẽ thường xuyên hoàn thiện nhất có thể.
check link.
 Khi các em có thắc mắc hay góp ý
sẽ nêu trực tiếp vào đó và anh chị sẽ
check để giải đáp cho các em.
 Thắc mắc, góp ý có thể thuộc vấn đề
công việc hay bất cứ vấn đề gì.
- Cố gắng duy trì tần suất làm việc, tiếp xúc - Tạo sự liên kết thông qua công việc.
với các em.
- Cố gắng gặp nhau nhiều hơn dù đã hoàn
thành công việc. Trong những buổi gặp
nhau đó anh chị nên là người chủ động
trước để tạo thói quen cho các em sau này.
(Tất cả K19 và anh Sao đều ở KTX nên
việc này rất dễ thực hiện)

- HẾT –

Người thực hiện

Võ Hoàng Đức Thiện