7 Hỗ trợ

7.1 Nguồn lực

7.1.1 Khái quát
Nguồn lực là những lợi thế, tiềm năng về vật chất và phi vật chất phục vụ cho mục tiêu phát triển
của Công ty, bao gồm: con người, cơ sở vật chất, thông tin dữ liệu, tài chính, khách hàng, nhà
cung cấp, v.v.
7.1.2 Con người
- Để đảm bảo việc thực hiện có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng và cho việc vận hành và
kiểm soát các quá trình, EHS phải duy trì nguồn nhân sự phù hợp. Lãnh đạo cao nhất của EHS
phải duy trì việc giám sát quá trình vận hành hệ thống quản lý chất lượng bằng cách phải bổ
nhiệm NGƯỜI ĐẠI DIỆN cho mình, để phụ trách công việc này.
- Tiêu chuẩn giảng viên, nhân viên được quy định cụ thể trong Trách nhiệm và Quyền hạn
của Công ty Cổ phần EHS. EHS cần thiết cũng phải xác định tiêu chuẩn của chuyên gia, cộng tác
viên tham gia vào quá trình tư vấn và đào tạo.
- Tất cả nhân nhân viên của Công ty Cổ phần EHS đều phải ký kết hợp đồng lao động,
phải thực hiện những nghĩa vụ cũng như được hưởng các quyền lợi theo luật định.
- Tất cả nhân viên của Công ty Cổ phần EHS đều được tuyển dụng theo quy trình được
thiết lập, nhằm đáp ứng đầy đủ về khả năng chuyên môn nghiệp vụ tư vấn và đào tạo. Tất cả
giảng viên đều phải có Thẻ Giảng viên theo quy định của Công ty Cổ phần EHS.
- Hàng năm, lãnh đạo phải xem xét những khả năng hạn chế của nguồn lực hiện có như
nghiệp vụ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và khả năng quản lý.
Thông tin dạng văn bản thực hiện:
 Quy trình Đánh giá năng lực CBCNV: QT.LDT.02
7.1.3 Cơ sở hạ tầng
Công ty xác định, cung cấp và bảo dưỡng các cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được sự phù hợp đối
với các yêu cầu của sản phẩm dịch vụ kiểm định -đào tạo, an toàn sức khỏe và môi trường, cơ sở
hạ tầng bao gồm:
Nhà xưởng.
a. Trang thiết bị, dụng cụ phục vụ công tác tư vấn, đào tạo, đánh giá và huấn luyê ̣n.
b. Các dịch vụ bảo trì bảo dưỡng các máy móc thiết bị, hệ thống điện, nước .v.v.
c. Các phương tiện bảo hộ an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy được cung cấp đầy đủ ở
những nơi cần thiết.
4. Thiết bị văn phòng.
Thông tin dạng văn bản thực hiện:
 Quy trình Quản lý tài sản, thiết bị: QT.LDT.03
7.1.4 Môi trường làm việc
Công ty xác định và quản lý môi trường làm việc cần thiết để đạt được sự phù hợp đối với các
yêu cầu của sản phẩm, an toàn sức khỏe và môi trường, các yếu tố môi trường gồm:
a. Đảm bảo ánh sáng đủ để thực hiện công việc
b. Sạch sẽ để không làm suy giảm chất lượng tư vấn, đào tạo, đánh giá và huấn luyê ̣n.
c. Các điều kiện khác theo quy định của Khách hàng (nếu có).
Thông tin dạng văn bản thực hiện:
 Quy trình giám sát và đo lường Môi trường – An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp: QT.LDT.04
7.1.5 Nguồn lực theo dõi và đo lường
a. Công ty phải thiết lập quy trình để đảm bảo rằng việc tư vấn, đào tạo, đánh giá và huấn
luyê ̣n có thể tiến hành và được thực hiện một cách nhất quán với các yêu cầu tư vấn, đào tạo,
đánh giá và huấn luyê ̣n.
b. Trang thiết bị, công cụ hoă ̣c tài liê ̣u phục vụ cho viê ̣c tư vấn, đào tạo, đánh giá và huấn
luyê ̣n phải luôn được bảo quản/ câ ̣p nhâ ̣t, ở trong trạng thái sử dụng tốt nhất.
Thông tin dạng văn bản thực hiện:
 Quy trình quản lý tài sản, thiết bị: QT.LDT.03
7.1.6 Tri thức của tổ chức
Tri thức cần thiết cho việc vận hành các quá trình của EHS để đạt được sự phù hợp của sản phẩm
và dịch vụ, bao gồm:
a. Sự hiểu biết về các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO:9001 –
2015, áp dụng vào các hoạt động của Công ty Cổ phần EHS, trong đó đặc biệt quan tâm đến cách
thức vận hành, duy trì các quá trình của hệ thống một cách có hiệu quả.
b. Nghiệp vụ quản lý công việc tư vấn và đào tạo. Nhằm tổ chức, phân công và giám sát các
hoạt động tư vấn và đào tạo kể từ khi có yêu cầu của khách hàng cho đến khi cấp báo cáo cuối
cùng.
c. Nghiệp vụ chuyên môn về tư vấn và đào tạo, nhằm đáp ứng yêu cầu về chất lượng của
Khách hàng.
d. Nghiệp vụ về hành chính để tổ chức, thực hiện và hoàn thành các giao dịch với khách
hàng khi có yêu cầu. Mặt khác giúp cho Ban lãnh đạo công ty thực hiện công bằng, nghiêm túc
chế độ chính sách đối với người lao động, nhằm nâng cao chất lượng nguồn lực, góp phần đảm
bảo chất lượng sản phẩm làm hài lòng khách hàng.
e. Nghiệp vụ về tài chính để thực hiện tốt công tác kế toán. Quản lý hiệu quả tài chính, kiểm
tra, giám sát thu chi tài chính và giám sát, quản lý việc sử dụng tài sản của Công ty. Tham mưu
cho lãnh đạo các giải pháp phục vụ các yêu cầu liên quan kinh tế và tài chính của EHS.
Tri thức này sẽ được duy trì và đảm bảo tính sẵn có trong mức độ cần thiết.
Khi đáp ứng các nhu cầu và xu hướng thay đổi, EHS phải xem xét tri thức hiện có và xác định
phương thức để có được hoặc tiếp cận được những tri thức bổ sung cần thiết và các cập nhật theo
yêu cầu.
7.2 Năng lực, Nhận thức và Đào tạo:
Công ty thực hiện:
Xác định nhu cầu đào tạo và lên kế hoạch thực hiện (hàng năm/ đột xuất) cho mọi nhân viên phụ
trách những công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, an toàn và môi trường (kể cả những
nhân viên mới).
Xác định những nhu cầu đào tạo phát sinh do thay đổi luật định, thay đổi công nghệ, thay đổi
chính sách và mục tiêu tích hợp, thay đổi cơ cấu tổ chức, hoặc do các yêu cầu của hành động
phòng ngừa, khắc phục; khiếu nại của khách hàng, cơ quan hữu quan hoặc cộng đồng.
Các hình thức đào tạo:
- Đào tạo nội bộ;
- Gửi nhân viên tham dự các khoá học bên ngoài;
- Mời chuyên gia bên ngoài đến giảng.
Hiệu lực của việc đào tạo được đánh giá qua: Kết quả của chương trình đào tạo, giám sát, xác
nhận kết quả thực hiện hành động khắc phục / giám sát, xác nhận kết quả thực hiện mục tiêu của
chương trình đào tạo, v.v. Việc đào tạo phải đảm bảo là mọi nhân viên đều nhận thức được các
mối liên quan và tầm quan trọng của các hoạt động của họ và họ phải đóng góp sao cho Công ty
đạt được các mục tiêu tích hợp và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Khách hàng và luật định.
Các thông tin dạng văn bản về giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm chuyên môn của nhân
viên được lưu giữ theo quy định của Quy trình kiềm soát Thông tin dạng văn bản:
QT.LDT.06
Thông tin dạng văn bản thực hiện:
 Quy trình quản lý nhân sự : QT.LDT.06
7.3 Trao đổi thông tin
Tổng Giám đốc Công ty có trách nhiệm và đầy đủ quyền hành về mặt tổ chức để giải quyết mọi
vấn đề theo yêu cầu của Hệ thống quản lý tích hợp để:
- Xác định, thiết lập các quá trình cần thiết của Hệ thống quản lý tích hợp và bảo đảm rằng
chúng được duy trì và thực hiện một cách có hiệu quả trong các hoạt động của Công ty.
- Đảm bảo thúc đẩy toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty nhận thức một cách đầy
đủ những yêu cầu của khách hàng, luật định.
- Liên hệ với các cơ quan hoặc tổ chức bên ngoài về các vấn đề liên quan đến Hệ thống
tích hợp.
Ban Tổng Giám đốc Công ty bảo đảm các thông tin dưới đây được truyền đạt hai chiều đến tất cả
các bộ phận chức năng, bộ phận liên quan, các nhân viên có liên quan trong Công ty để thực
hiện, cải tiến và hoàn thành chúng:
- Chính sách tích hợp, Các mục tiêu tích hợp
- Các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu của luật định,
- Các khiếu nại, phản ảnh của khách hàng, cộng đồng, cơ quan hữu quan, sự thoả mãn của
khách hàng,
- Các yêu cầu về chất lượng, an toàn, sức khỏe nghề nghiệp và môi trường
- Những vấn đề cần thiết khác.
Các phương pháp truvền đạt thông tin có thể bao gồm:
- Các cuộc họp, các buổi đào tạo.
- Các thông tin dạng văn bản, thông báo, báo cáo, thông tin dạng văn bản .v.v. của Hệ
thống quản lý tích hợp. (các thông báo, báo cáo có thể bằng văn bản hay nói trực tiếp).
- Các nhân viên báo cáo công việc thực hiện của mình, báo cáo sản phẩm không phù hợp,
các đề nghị cải tiến, các kết quả tham vấn, nhận diện mối nguy và đánh giá rủi ro .v.v. lên người
có thẩm quyền để Ban Tổng giám đốc phân tích, quyết định các biện pháp cần thiết nhằm nâng
cao sự thoả mãn của khách hàng, luật định và tính hiệu lực của Hệ thống.
Các thông tin dạng văn bản, báo cáo và thông tin dạng văn bản được phân phối cho các bộ phận
chức năng có liên quan.
Thông tin dạng văn bản thực hiện:
7.4. Trao đổi thông tin
Liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng, việc trao đổi thông tin tại EHS bao gồm phương
pháp trao đổi nội bộ và trao đổi bên ngoài. Trao đổi nội bộ áp dụng cho tất cả mọi người. Trao
đổi bên ngoài chỉ áp dụng cho những người được chỉ định.
a. Nội dung trao đổi (những gì sẽ trao đổi)
- Công việc hàng ngày;
- Xác nhận yêu cầu của khách hàng;
- Báo cáo công viê ̣c tư vấn và đào tạo;
- Cập nhật thông tin;
- Giải đáp thắc mắc/ khiếu nại của Khách hàng;
- Thông báo dịch vụ.
b. Thời gian trao đổi (khi nào sẽ trao đổi)
- Trong giờ làm việc của Công ty;
- Ngoài giờ làm việc của Công ty nếuthấy cần thiết.
c. Đối tượng trao đổi (trao đổi với ai)
- Giữa cán bộ và nhân viên trong Công ty;
- Giữa Khách hàng và những người được chỉ định trong Công ty.
b. Hình thức trao đổi (trao đổi như thế nào)
- Trực tiếp;
- Điện thoại;
- Email;
- Thông qua hồ sơ vụ việc;
- Người trao đổi;
- Lãnh đạo Công ty;
- Những người được phân công;
- Nhân viên trong Công ty (trao đổi nội bộ).
7.5. Thông tin dạng văn bản
7.5.1. Khái quát
Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty Cổ phần EHS bao gồm:
a. Theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO:9001-2015:
- Sổ tay chất lượng;
- Các biểu mẫu hệ thống;
- Chính sách và Mục tiêu chất lượng;
- Trách nhiệm và Quyền hạn;
- Các quá trình HTQLCL;
- Hồ sơ Xử lý các rủi ro và cơ hội;
- Hồ sơ Quản lý năng lực, đào tạo và nâng cao nhận thức cá nhân;
- Hồ sơ Kiểm soát thông tin dạng văn bản;
- Hồ sơ xem xét yêu cầu sản phẩm và dịch vụ;
- Hồ sơ Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ;
- Hồ sơ đo lường năng lực;
- Hồ sơ Đánh giá nội bộ;
- Hồ sơ Xem xét lãnh đạo;
- Hồ sơ Kiểm soát sự không phù hợp, khắc phục phòng ngừa, và cải tiến
b. Theo yêu cầu về hoạt động chuyên môn của EHS, để đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống
quản lý chất lượng, các thông tin dạng văn bản cần thiết bao gồm:
- Các Quy trình tư vấn và đào tạo;
- Các Quy trình hướng dẫn công việc;
- Các Quyết định của Ban Giám đốc liên quan đến quản lý hoạt động tư vấn và đào tạo;
- Các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động tư vấn và đào tạo.
7.5.2. Tạo lập và cập nhật
Khi thiết lập và cập nhật thông tin dạng văn bản, EHS phải bảo đảm một cách thích hợp:
a. Việc nhận biết và mô tả (ví dụ: tiêu đề, ngày, người soạn thảo, hoặc số tham chiếu, v.v);
b. Các định dạng (ví dụ: ngôn ngữ, phiên bản phần mềm, đồ họa) và dạng phát hành (ví dụ
như giấy, điện tử);
c. Xem xét và phê duyệt sự thỏa đáng và thích hợp.
Tham khảo Quá trình QTHT.04 Kiểm soát thông tin dạng văn bản.
7.5.3. Kiểm soát thông tin dạng văn bản
7.5.3.1. Thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng và yêu cầu
của tiêu chuẩn này phải được kiểm soát và đảm bảo:
a. Sẵn có và phù hợp cho việc sử dụng, ở nơi và thời điểm cần thiết;
b. Được bảo vệ thích hợp (ví dụ: không bị mất tình trạng bảo mật, sử dụng sai mục đích,
hoặc mất tính nhất quán).
7.5.3.2. Để kiểm soát thông tin dạng văn bản, khi thích hợp Công ty phải xác định các
hoạt động sau:
a. Phân phối, truy cập, thu hồi và sử dụng;
b. Bảo quản, bảo vệ bao gồm cả bảo đảm mức độ rõ ràng;
c. Kiểm soát các thay đổi;
d. Lưu giữ và hủy bỏ.
Thông tin dạng văn bản có nguồn gốc bên ngoài được EHS xác định là cần thiết cho việc hoạch
định và điều hành hệ thống quản lý chất lượng phải được nhận biết một cách thích hợp và được
kiểm soát.
Thông tin dạng văn bản giữ lại lảm bằng chứng về sự phù hợp phải được bảo vệ khỏi sự thay đổi
ngoài ý muốn.
Các thông tin dạng văn bản này được kiểm soát theo Quy trình Kiểm soát thông tin dạng văn
bản: QT.LDT.09