‫شش روش جهت مدیریت پروژه بهتر‬

‫مدیریت پروژه بسیار پیچیده و یک فعالیت حیاتی است ‪ .‬در‬

‫اینجا برای بهبود عملکرد مدیران پروژه ‪ ،‬شش توصیه ارائه‬
‫میدهیم‪.‬‬

‫مدیران پروژه نقشهای متفاوتی دارند ؛ تسهیلگیر‪ ،‬مدیر و حالل‬

‫مشکالت هستند و همچنین مفسر و مترجم نیازمندیهای‬
‫کسب و کار به یک برنامه عملیاتی برای تیم ها و هماهنگی‬
‫منابع‪.‬‬

‫آنها باید دورن محدودیتهایی از قبیل منابع و مهارتها ‪ ،‬زمانبندی انجام کارها برای رسیدن به خروجی های‬
‫مورد نیاز مشتری فعالیت کنند‪ " .‬انجام کار بیشتر با حداقل منابع"‬

‫موسسه ‪ Workfront‬به تازگی نطرسنجی در بین مدیران پروژ ه در صنایع مختلف انجام داده است که‬
‫نتیجه آن ترفندها و راهنمایی هایی برای بهبود مهارتهای مدیران پروژه است‪.‬‬

‫‪ 18‬حرفه ایی در ‪ 6‬حوزه ؛ ‪Building your ، Time management & productivity ، Communication‬‬
‫‪ Leadership and Collaboration ، Framework, workflow and project schedule ،community‬و‬
‫‪ Management tools‬تجربیاتشان را به اشتراک گذاشتند که بهترین نتایج حاصله از آن در ادامه ارائه‬
‫میگردد‪:‬‬

‫‪( Communication‬ارتباطات)‬
‫این یکی از مهمترین مهارتهای مدیران پروژه است که بایستی داشته باشند ؛ ارتباط با مدیران سطح ‪، C‬‬
‫اعضای فنی تیم پروژه ‪ ،‬بخش امور مالی ‪ ،‬منابع انسانی و مشتریان خارجی ‪ .‬بدون یک ارتباط مکرر ‪ ،‬باز و‬
‫صادقانه در مورد اهداف ‪ ،‬موانع پروژه ‪ ،‬راه حلها و انتظارات پروژه ها به آسانی شکست خواهید خورد‪.‬‬

‫اولویتهای پروژه ‪ ،‬برنامه و زمان های توافق شده و حتی دامنه پروژه تغییر و افزایش خواهد یافت ‪ .‬اما‬
‫روشهای ارتباطی همچنان باید باقی بمانند ‪ .‬ایمیل‪ ،‬جلسات ‪ ،‬گزارشات وضعیت پروژه و ‪ . . .‬اینها‬
‫ابزارهایی برای تسهیل ارتباطات موثر در پروژه هستند‪.‬‬

‫"بعنوان یک مدیر پروژه ‪ ،‬ما باید تمام خطوط ارتباطی را باز نگه داریم تا مطمئن شویم که بازخوردهای‬
‫ذینفعان و مجریان پروژه را با جزییات دریافت نموده ایم ‪".‬‬

‫‪( Time management & productivity‬مدیریت زمان و بهره وری )‬

‫انحرافات در محل کار و پروژه بسیار زیاد و نا محدود است و مدیران پروژه باید مهارتهای الزم در حفظ تیم و‬
‫پروژه ها را در زمان و مسیر اصلی آن داشته باشند‪.‬‬

‫مدیریت زمان موثر و بهره وری مهارتهای حیاتی یک مدیر پروژه هستند ‪ .‬به مسیرهای بحرانی توجه‬
‫داشته باشید و مطمئن شوید که تحت کنترل و مدیریت هستند ‪ .‬آنها جاهایی هستند که میتوانند در‬
‫پروژه تاخیر ایجاد کنند و اثر تجمعی آنها باعث از دست رفتن زمان نهایی پروژه میگردد‪.‬‬

‫" هر پروژه باید یک هدف نهایی و شفاف داشته باشد ‪ .‬چرا به این پروژه ‪ /‬محصول نیاز داریم؟ چه مشکلی‬
‫وجود دارد که ما باید آنرا حل کنیم ؟ زمانی که یک مشکل را شناسایی میکنیم ‪ ،‬باید راه حل رفع آن‬
‫مشکل را نیز تشخیص و تعریف کنیم ؟ و همچنین تعریف معیارهای قابل سنجش موفقیت و خطوط شفاف‬
‫پایان پروژه را نیز باید تعیین نماییم‪".‬‬

‫مدیران پروژه باید زمان تیم خود را ردیابی و کنترل کنند ‪ ،‬شما با برآورد زمان تیم خود میتوانید یک میانگین‬
‫زمانی برای فعالیتهای تیم تخمین بزنید ‪ .‬شما میتوانید بر اساس زمانهای پروژه های قبلی و اطالعات‬
‫آن‪،‬زمان متوسط هریک از اعضای تیم پروژه را براورد نمایید ‪.‬‬
 ‫‪Building your community‬‬

‫تیم پروژه در یک فضا و بستری از پایه های محکم اعتماد‪ ،‬احترام متقابل و مسئولیت پذیری کار میکند‪.‬‬
‫پس بسیار مهم است که یک فضا و محیطی ایجاد نمایید که هریک از اعضا تیم احساس نمایند که شنیده‬
‫میشوند ‪ ،‬باید تالش کنید که هریک از اعضا خود را برسمیت بشناسند و درک کنند که سهم مهمی در‬
‫پروژه داشته و مورد تقدیر قرار میگرند‪.‬‬

‫" پروژه همیشه در وضعیت پویا قرار دارد و واقعاً پشتیبانی تمام افراد کلیدی در سازمان در حرکت آن موثر‬
‫است ‪ .‬و این حمایت موقعی خیلی خاص و حیاتی است که پروژه در یک وضعیت نامتعارفی قرار گرفته‬
‫است"‬

‫‪( Framework, workflow and project schedule‬چارچوب ‪ ،‬گردش کار و زمانبندی پروژه)‬

‫یکی از مهمترین کارهایی که یک مدیر پروژه میتواند انجام بدهد ؛ حذف موانع برای تیم پروژه است ‪ .‬این‬
‫کار کمک میکند به حفظ پروژه در چارچوب توافق شده‪ ،‬ایجاد گردش کار کارامد‪ ،‬و حفظ همه چیز در برنامه‬
‫زمانبندی شده‪.‬‬

‫" جهت تخصیص کارآمد فعالیتها و حصول اطمینان از اتمام آن ؛ باید مطمئن شویم که پیش نیازهای آن‬
‫بطور کامل انجام شده و همچنین قبل از تخصیص کار به اعضاء تیم تمام موانع انجام آن فعالیت را رفع‬
‫نماییم‪".‬‬

‫شما همچنین باید برای هر فعالیت یک وقت اضافه تر در نظر بگبرید؛ تا مطمئن شوید در صورتیکه مسائل و‬
‫مشکالت غیر منتظره و اجتناب ناپذیری بوجود آمد ‪ ،‬شما وقت کافی برای حل و فصل آنها دارید‪.‬‬

‫‪( Leadership and Collaboration‬رهبری و همکاری)‬

‫رهبری عبارت است از یک راه ‪ ،‬یک سنگ فرش که به تیم پروژه برای غلبه بر مشکالت کمک مینماید‪،‬‬
‫ایجاد و استفاده از نقاط قوت تیم ‪ ،‬ایجاد انگیزه در آنها که وقتی که پیش رفتن سخت میشود استقامت به‬
‫خرج بدهند ‪ ،‬نه فقط تخصیص منابع بلکه منابع استاندارد و با مهارت ‪.‬‬

‫برای اینکه یک مدیر پروژه خوب باشید ؛ بهتر است که از نزدیک با نقاط قوت و ضعف اعضای تیم خود آشنا‬
‫باشید‪ .‬به این ترت یب میتوانید پیش بینی کنید که چه چالشهایی میتواند در آینده بوجود بیاید و چطور باید‬
‫بر آنها غلبه نمایید ‪.‬‬

‫‪( Management tools‬ابزارهای مدیریت)‬

‫در نهایت استفاده از فنآوریهای روزبه شما کمک مینماید تا کارها را بطور موثرتری انجام دهید‪.‬‬