Pojam evidencije

U svim oblastima ljudske delatnosti javlja se potreba za beleženjem određenih podataka i činjenica ili za vodjenem
neke evidencije, odnosno beleški u vidu podsetnika ili konstatacije o činjenicama.
-Svaka evidencija u kancelarijskom i svakom drugom poslovanju mora da se vodi pregledno tačno i sаvesno. Treba
da se vode samo potrebne i celishodne evidencije.
Cilj svakog evidencionog sredstva je da omogući da se što brže i lakše dođe do podataka koji su potrebni za
analizu, sredjivanje i uporedjivanje određenih činjenica.
-Evidenciona sredstva mogu biti u raznim oblicima, a u praksi se najviše upotrebljavaju evidencije u vidu knjige ili
kartoteke, a danas je u upotrebi za ove svrhe i kompiuter kao najbrže i najefikasnije sredstvo evidencije. Njegov
značaj je posebno važan u ovom domenu, jer je pristup moguć za više osoba i sa vremenom koje mogu svoj rad
koordinirati i kad su prostorno udaljeni
EVIDENCIONA SREDSTVA
KNJIGE KARTOTEKE OSTALE VRSTE EVIDENCIJE
 Delovodnik  Kartoteka običnih  Razni kalendari
 Knjiga izlazne pošte kartica  Rokovnici (otvorene evidencije)
 Knjiga ulazne pošte  Kartoteka mapa i  Pregled obaveza
 Interna dostava knjiga registara  Kadrovska evidencija
 Arhivska knjiga  Katroteka rubno
 Knjiga primljenih bušenih i bušenih
računa katrica
 Knjiga izdatih računa
Knjiga kao evidenciono sredstvo
-Knjiga je najstarije sredstvo evidencije. Format knjige i broj stranica zavise od njene namene; stranice knjige su
obično numersane. Numerisanje se vrši po pagini ili po foliji. Numerisanje po pagini je kaada se svaka stranica
numeriše različitim brojem, a kada se jednim brojem numerišu dve suprotne stranice, onda je po foliji.
-Knjiga kao evidenciono sredstvo kod nas još uvek ima široku primenu i redovno se koristi ne samo za matične
evidencije (rođenih, venčanih, umrlih) ili u vidu zemljišnih knjiga već i za evidentiranje razne kancelarijske
dokumentacije.
-Pednosti korišćenja knjige kao evidencionog sredstva je u tome što se može lako i sigurno čuvati, a podaci iz nje
se ne mogu izgubiti ili zaturiti, što miže da se dogodi u kartoteci.
Kartoteka kao evideciono sredstvo
- Kartoteka je skup pojedinačnih slobodnih listova - kartica , ili fascikla, registratora, i drugih sredstava koja čine
jednu celinu, sređenu po nekom klasifikacionom sistemu. Kartice (materijali) slažu se u pregrade, ormare, fioke,
fascikle i registratore, pa se sva ova sredstva zajedno sa karticama nazivaju klaseri. Kartoteka u klaserima može
biti smeštena u raznim položajima.
-Katrica treba da sadrži:
• znak raspoznavanja-razne šifre i signaturne oznake koje se upisuju u gornjem delu kartice;
• matične podatke – prezime ii me, odnostno naziv adrese i druge nepromenljive elemente, i
• prometne podatke – narudžbenice, fakture i druge promene koje nastaju tokom rada odonosno poslovanja.
-Prednosti katroteka nad knjigom kao evidencionim sredstvom su u tome što je mnogo lakše i brže pronaći
podatak.
Kalendari, rokovnici, pregled obaveza i drugi podsetnici
Kalendari koji su izrađeni u vidu tabelarnih pregleda dana po mesecima za jednu godinu služe samo za vremensku
orijentaciju. Ukoliko je ostavljen određeni prostor pored svakog dana, časa ili dela časa kancelarijski radnik tada u njemu
obeležava obaveze i zadakte čija realizacija zahteva strogo utvrđeno vreme. Na primer: sastanci, prijem stranaka, telefonski
razgovori, slanje izveštaja, periodična plaćanja i sl.
Kalendari mogu biti stoni, blok – kalendar, kalendar u vidu knjige i džepni. U njima se vodi hronološka evidencija raznih
obaveza.
Rokovnici – otvorena evidencija
Rokovnik, ili otvorena evidencija, jeste zbirka nerešenih predmeta koji su bili u radu, pa iz izvesnih razloga čekaju
da isteknu određeni rok i da ponovo budu uzeti u postupak, radi obrade.
Poznato je da se prilikom rešavanja nekog predmeta javlja potreba za prikupljanjem izvesnih podataka,
saslušavanjem određenih lica, utvrđivanjem činjenica, čekanjem naknadnih akata i odgovora.