PROCEDURE FOR ACCOUNTING CYCLE PROCESS

Nomor Dokumen Versi 01

Bulan Mei 2016

A. PRELIMINARY

1. Documents Overview

This document explaining about Procedure for Accounting Cycle Process. With this
document, it is expected all daily actvity in Finance & Accounting Department both in
registering all transaction either receiving or payment transaction, also financial
report composing can be done properly and correctly.

The purpose of this procedure are :

a. As a working manual for Finance & Accounting Department in PT MIcrotech DFS

Indonesia.
b. As the basic procedure for the internal / external auditor for checking the
compliances and regulation for Procedure for Accounting Cycle Process can be
done correctly and properly by Finance & Accounting Department.

2. Document Content

This document generally consist of 1 (one) procedure which are :

a. Procedure for Accounting Cycle Process explaining about the accounting flow
start from gathering source transaction, input the journal transaction, checking
the journal transaction, composing financial report, until submit the financial
report to BOD.

3. Definition
a. “Quotation” is proposing letter from vendor about goods or service to be
purchased which used for reference to consider about decision in buying or not
the offered goods or services.
b. “Purchase Order” is a official purchasing form sent to vendor, it is made based
on best quotation.
c. “Invoice” is billing letter of purchasing goods or services, which can given
parallel with goods or services delivery or later. Invoice issuer can be from
vendor or PT. Microtech DFS indonesia itself.
d. “Delivery Order” adalah surat jalan atas pengantaran apapun seperti surat,
invoice, kuitansi, atau dokumen lainnya baik pengiriman ke pihak luar ataupun
menerima dari pihak luar.
e. “Official Receipt/Kuitansi” adalah bukti atas konfirmasi pembayaran dari
pembelian barang/jasa.
 PROCEDURE FOR ACCOUNTING CYCLE PROCESS

Nomor Dokumen Versi 01

Bulan Mei 2016

f. “Petty Cash Voucher” adalah form yang digunakan untuk melakukan

reimbursement atas pembelian barang/jasa yang nilainya tidak lebih dari Rp
500,000
g. “Journal Voucher” adalah form yang digunakan sebagai dasar pencatatan
transaksi pada laporan keuangan.
h. “Account Payable” adalah seluruh transaksi pembelian barang/jasa yang
dibayarkan kemudian (hutang).
i. “Account Receivable” adalah seluruh transaksi piutang atas penjualan
barang/jasa yang dibayarkan kemudian
j. “Chart of Account” adalah daftar semua nomor dan nama account yang
digunakan dalam mencatat transaksi dalam laporan keuangan baik dari
penerimaan, pengeluaran, kewajiban, hutang, dan transaksi lainnya.
k. “Audit Schedule” adalah laporan pendukung dari laporan keuangan yang berisi
detail pencatatan transaksi dari setiap account.
l. “Prepaid Expense” adalah beban yang dibayar dimuka, dicatat sebagai asset dan
dikurangi sebagai beban setiap bulan sesuai dengan tenornya.
m. “Ledger” adalah bagian dari laporan keuangan yang berisikan seluruh jurnal
yang dicatat dan akan disusun dalam laporan keuangan.
n. “Trial Balance” adalah bagian dari laporan keuangan yang menampilkan
pergerakan nilai dari tiap account dalam laporan keuangan, terdapat nilai awal,
penambahan/pengurangan, dan nilai akhir. Fungsinya adalah untuk
mempermudah melakukan kontrol terhadap Laporan Laba-Rugi dan Neraca.

B. PROSEDUR ACCOUNTING CYCLE PROCESS

1. Source Transaction
a. Sumber transaksi adalah bukti transaksi yang dijadikan sumber untuk pencatatan
pada Financial Report yang dihasilkan oleh Finance & Accounting Department
b. Finance & Accounting Executive harus mengetahui nature dari setiap account,
fungsinya adalah untuk memastikan bahwa transaksi tersebut dicatat dengan
benar selain benar dari nilainya hendaknya juga sesuai dengan posnya
c. Untuk dokumen yang hendak dicatat pada pembukuan harus lengkap
dokumennya sesuai dengan jenis transaksinya
d. Maksud dan penjelasan dari poin B.1.a adalah :
1) Dokumen Account Payable yang akan dimasukkan ke Payment Voucher harus
melengkapi : Quotation, Purchase Order, Invoice/Nota, Delivery Order (jika
ada), Kuitansi (untuk detailnya mengacu pada Vendor Payment Procedure)
2) Dokumen Account Receivable yang akan dimasukkan ke Receiving Voucher
harus melengkapi : Invoice, Bukti Pembayaran/Bukti Transfer, Copy Bank
Statement PT. Kingsbury, Copy Kuitansi/Official Receipt
 PROCEDURE FOR ACCOUNTING CYCLE PROCESS

Nomor Dokumen Versi 01

Bulan Mei 2016

3) Dokumen Payroll harus melengkapi : Rekonsiliasi gaji karyawan (mengacu ke

Salary Process & Payment Procedure)
4) Dokumen Petty Cash Voucher harus melengkapi : nota pembelian barang/jasa
(mengacu ke Petty Cash / Cash Advance Procedure)
5) Dokumen General Journal harus melengkapi : bukti transaksi yang akan
dicatat (kontrak sewa, iuran tahunan, dll)
6) Dan Dokumen lainnya yang dapat ditemukan dikemudian hari

2. Journals
a. Seluruh pencatatan transaksi harus dibuatkan Journal Voucher oleh Finance &
Accounting Executive sesuai dengan jenis transaksinya.
b. Berikut adalah jenis Journal Voucher berdasarkan jenis transaksinya :
1) General Journal Voucher
Journal Voucher yang digunakan untuk mencatat :
a) invoice atas pembelian barang/jasa
b) pengakuan gaji karyawan
c) jurnal penyesuaian atas transaksi yang sudah dicatat
d) tagihan PT. Microtech DFS indonesia ke pihak luar seperti ALTO, Sponsor
Utama, dan pihak lainnya
e) depresiasi atas fixed asset
f) prepaid expense
g) unearned revenue
h) dan transaksi lainnya yang dapat ditemukan kemudian hari
2) Payment Voucher
Journal Voucher yang digunakan untuk mencatat :
a) pembayaran tagihan atas pembelian barang/jasa
b) Petty Cash Replenishment
c) pajak perusahaan
d) gaji karyawan
e) dan transaksi pengeluaran lainnya yang dapat ditemukan kemudian hari
3) Receiving Voucher
Journal Voucher yang digunakan untuk mencatat :
a) pembayaran transaction fee dari switching/bank
b) cash dropping dari Kingsbury Holding Malaysia
c) bunga bank
d) dan transaksi pendapatan lainnya yang dapat ditemukan kemudian hari
4) Settlement Voucher
Journal Voucher yang digunakan untuk mencatat :
a) pendapatan dari transaksi mesin ATM
b) transaksi suspend dari transaksi mesin ATM
 PROCEDURE FOR ACCOUNTING CYCLE PROCESS

Nomor Dokumen Versi 01

Bulan Mei 2016

c) jurnal pembalik atas transaksi suspend yang sudah mendapatkan hasil

investigasi
5) Petty Cash Voucher
Journal Voucher yang digunakan untuk mencatat :
a) penggantian biaya transportasi terkait pekerjaan
b) pembelian office supplies
c) pembayaran listrik dan telepon kantor
d) transaksi lainnya yang nilainya dibawah Rp 500.000 atas approval
Department Head dan Finance & Accounting Manager (detailnya dapat
merujuk ke Petty Cash/Cash Advance Procedure)
c. Dalam pencatatan transaksi dalam Journal Voucher harus mengacu kepada Chart
of Account yang sudah disetujui oleh Finance & Accounting Manager
d. Seluruh transaksi yang tercatat di Journal Voucher, di input oleh Finance &
Accounting Executive ke sheet Ledger pada file excel Financial Report bulanan.
e. Jika ada transaksi yang tidak dapat dimasukkan ke Chart of Account yang sudah
ada, maka Finance & Accounting Executive mengajukan penambahan account baru
dengan persetujuan Finance & Accounting Manager dan segera melakukan update
di list Chart of Account dan di laporan keuangan.

3. Audit Schedule
a. Setelah Journal Voucher yang dibuat telah ditandatangani oleh Finance &
Accounting Manager, maka Finance & Accounting Executive melakukan update
pada Audit Schedule dari masing-masing account yang terdapat di Journal
Voucher di file excel untuk Audit Schedule
b. Setelah melakukan update pada Audit Schedule, cross-check kembali apakah
transaksi pada account yang terdapat di Journal Voucher sudah ter-update semua
c. Jika belum, lakukan cross-check di Journal Voucher apakah nilainya sudah cocok
dengan data pendukungnya (invoice, faktur, nota, dll)
d. Jika sudah cocok antara Journal Voucher dengan data pendukungnya, maka
lakukan revisi atas transaksi tersebut di Audit Schedule
e. Jika Finance & Accounting Executive selesai melakukan update pada Audit
Schedule, maka Finance & Accounting Supervisor melakukan review sebelum
melanjutkan ke proses Trial Balance

4. Trial Balance
a. Setelah Audit Schedule selesai di review oleh Finance & Accounting Supervisor,
maka Finance & Accounting Supervisor memindahkan detail Ledger ke sheet
Helping pada file excel Financial Report bulanan
b. Lakukan filter per account di sheet Helping untuk memasukkan nilai yang ada di
ledger ke kolom Functional di sheet Ledger sesuai dengan nilai Debit dan Credit.
c. Setelah memasukkan nilai transaksi Debit dan Credit dari tiap account, Finance &
Accounting Supervisor melakukan cross-check dengan Audit Schedule
 PROCEDURE FOR ACCOUNTING CYCLE PROCESS

Nomor Dokumen Versi 01

Bulan Mei 2016

d.
e. \Audit Schedule sudah cocok, maka Finance & Accounting Supervisor melanjutkan
untuk proses penyusunan Financial Report bulanan

5. Financial Statement
a. Setelah Trial Balance sudah cocok dengan Audit Schedule, maka Finance &
Accounting Supervisor melakukan pengecekan sheet Neraca, Laporan Laba-Rugi,
dan Cashflow apakah sudah cocok nilainya dengan nilai di Trial Balance.
b. Langkah pertama adalah dengan melakukan pencocokan nilai Total Asset, Total
Liabilities and Shareholders equity, dan Current Month Profit/Loss dengan nilai
yang tertera di kolom kontrol pada bagian bawah Trial Balance
c. Jika ada yang tidak cocok, lakukan pengecekan apakah ada cell yang rumusnya
belum disambungkan ke sheet Trial Balance, atau apakah ada penambahan
account yang belum di update ke format laporan keuangan baik Neraca, Laporan
Laba-Rugi, atau Cashflow.
d. Jika nilainya cocok, maka Financial Report sudah selesai dibuat dan Finance &
Accounting Supervisor meminta Finance & Accounting Manager untuk melakukan
approval
e. Jika ada masukan dari Finance & Accounting Manager untuk melakukan revisi,
maka Finance & Accounting Supervisor segera melakukan revisi sesuai dengan
arahan yang dimaksud
f. Jika sudah diapprove oleh Finance & Accounting Manager, maka soft copy
Financial Report dikirim via email oleh Finance & Accounting Manager ke Board of
Director
g. Finance & Accounting Supervisor mencetak hard copy Financial Report untuk
kemudian di paraf oleh Finance & Accounting Manager
h. Setelah Financial Report di paraf oleh Finance & Accounting Manager, maka
Finance & Accounting Manager menyimpan hard copy tersebut di lemari arsip
pada odner Financial Report.

LAMPIRAN 1. FLOWCHART ACCOUNTING CYCLE PROCESS PADA PEMBUATAN

LAPORAN KEUANGAN
 PROCEDURE FOR ACCOUNTING CYCLE PROCESS

Nomor Dokumen Versi 01

Bulan Mei 2016

Flowchart Proses Siklus Akuntansi Pada Pembuatan Laporan Keuangan

Sumber Transaksi Jurnal Audit Schedule Trial Balance Financial Statement

Mulai B C D E

Update semua Buat

Cek and Kompilasi Buat Journal account di Buat Financial
rekonsiliasi Statement
A/R, A/P, Petty Entry untuk Audit Schedule account pada mengacu pada
Cash, Tax, dan semua sesuai dengan sheet Helping
Dokumen Payroll Trial Balance
transaksi nilai di Financial
transaksinya Report

Cross-Check
Cross-Check Cross-Check
B C setia p account
dengan Audit dengan Trial
dengan Journal
Schedule Balance
Entry

Tidak Cocok

Tidak Cocok Cocok Cocok Cocok

Tidak Cocok

Cek Trial
D Balance Kirim Soft Copy
dengan ke BOD
Helping

Simpan File Simpan

Cocok Hard Copy file Soft
Copy

E
Selesai
Phase

LAMPIRAN 2. KEBIJAKAN ACCOUNTING CYCLE PROCESS

 PROCEDURE FOR ACCOUNTING CYCLE PROCESS

Nomor Dokumen Versi 01

Bulan Mei 2016

1. Finance & Accounting Executive harus membuat Journal Voucher paling lambah D+1
(working days) dari tanggal diterimanya dokumen transaksi (invoice, nota, faktur,
request payroll, kontrak sewa, dll)
2. Finance & Accounting Supervisor dan Manager harus menandatangani Journal
Voucher paling lambat D+1 (working days) dari tanggal Journal Voucher
3. Finance & Accounting Executive harus melakukan input Journal Voucher paling lambat
D+1 (working days) setelah Journal Voucher ditandatangani oleh Finance &
Accounting Supervisor dan Manager
4. Finance & Accounting Executive paling lambat D+2 (working days) dari akhir bulan
sudah menyelesaikan tugasnya yang terdapat pada poin B.1 sampai B.3
5. Finance & Accounting Supervisor paling lambat D+4 sudah selesai melakukan review
atas pekerjaan Finance & Accounting Executive yang terdapat pada poin B.1 sampai
B.3
6. Finance & Accounting Supervisor paling lambat D+5 (working days) sudah selesai
melakukan tugasnya yang terdapat pada poin B.4 sampai B.5
7. Finance & Accounting Manager paling lambat D+6 sudah selesai melakukan review
atas Financial Report yang sudah di review oleh Finance & Accounting Supervisor
8. Jika ada revisi terhadap Financial Report, paling lambat sudah selesai pada tanggal 8
di bulan berikut dari periode Financial Report
9. Finance & Accounting Manager mengirimkan Financial Report ke BOD via email paling
lambat tanggal 10 di bulan berikut dari periode Financial Report

LAMPIRAN 3. AUTHORITY LEVEL

 PROCEDURE FOR ACCOUNTING CYCLE PROCESS

Nomor Dokumen Versi 01

Bulan Mei 2016

Finance & Accounting Department

Finance & Accounting Financial Settlement & Reporting
Primary Backup Primary Backup
Prepare Finance & Finance & Financial Financial
Accounting Exe. Accounting Spv. Settlement & Settlement &
Reporting Exe. Reporting Exe.
Verify Finance & Finance & Financial Finance &
Authority Accounting Spv. Accounting Settlement & Accounting
Level Manager Reporting Exe. Manager

Approve Finance & Director Finance & Director

Accounting Accounting
Manager Manager