Auditor SMT QEHS - Pertagas 2 Days Rev02 Ringkas PDF

ISO 45001 Fundamental Training Course
Auditor Internal of QEHS Integrated

Management Systems
(ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018)
based on ISO 19011:2018
Training Course
PT Pertamina Gas
11 - 12 Maret 2020
Bogor
LTS GLOBAL ACADEMY
1
TRAINING INDUCTION
 Company Induction & Policy

 Emergency Response (Emergency Evacuation Route)
 Training Operational Standard
1. Time 08.30 – 16.30 WIB

2. Ishoma 12.00 – 13.00 WIB
3. Coffee Break 10.00 & 15.00 (15 Minutes)
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Course Outlines
Part One
 Pengantar SMT QEHS
 Persyaratan QEHS
Part Two
 Audit Dokumentasi
 Audit Penerapan
 Penulisan Temuan dan Tindak Lanjut
LTS GLOBAL ACADEMY
2
QEHS Integrated Management System
Internal Auditor Training
PART-1 (Requirement Overview)
LTS GLOBAL ACADEMY

4
LTS GLOBAL ACADEMY

Integrated Management System (IMS)
QMS EMS SMS
Integrasi IMS
FSMS OHSAS ISMS
Kombinasi antara beberapa sistem/program menjadi satu sistem untuk

mencapai sasaran sekarang maupun akan datang
LTS GLOBAL ACADEMY
3
Keuntungan
INTEGRATED M ANAGEMENT S YSTEM (IMS) ?
 Meningkatkan pemahaman dan penggunaan sistem manajemen oleh
seluruh personel
 Mengurangi birokrasi dan administrasi proses
 Memastikan “strategic direction” organisasi
 Mencegah duplikasi: sumberdaya internal, dokumen, rekaman, audit
 Mereduksi biaya: dokumen, sosialisasi, audit
 Mengurangi potensi mis-komunikasi dan mis-koordinasi
 Satu sistem manajemen terintegrasi, satu kontrol
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

MODEL INTEGRASI
 Terpisah/Paralel
 Kombinasi/Gabungan
 Integrasi Penuh
LTS GLOBAL ACADEMY
4
Paradigma Baru dalam QMS/EMS/OHSMS
 Peningkatan Keselarasan dengan standar sistem manajemen lain

 Pemikiran berbasis Risiko
 Pemikiran Strategis
 Pengembangan berkelanjutan
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY
5
Struktur Standar – Siklus PDCA
Operation Support
and its (7)
Operation
context (4) (8)
Do Customer
Plan
Satisfaction
Outcome
Customer Planning Leadership
Performa-nce
Evaluation of Mgt
Requirement (6) (5) (9)
system
Act Check Product &

Services
Needs & Improve-
Expectation of ment
Relevant (10)
Interested
Parties (4)
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Ilustrasi: Sistem Manajemen Terintegrasi

External
Organization &
Sustainability Internal
Factors
Interested
vision
Parties
MS Performance
Business Process
ISO9001,
ISO14001,
ISO45001
Standard Risk Management
Documented
Information
Relevant Specific MS
(Aspect/Impact) /
HIROADC
Audit
System Implementation
Evidence
LTS GLOBAL ACADEMY
Pengenalan Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2015
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Apa itu Mutu?
Kaoru Ishikawa
• Mutu berarti kepuasan pelanggan
(1915 – 1989)
Philip Bayard Crosby • Mutu berarti kesesuaian terhadap persyaratan

(1926-2001):
Joseph Moses Juran • Mutu berarti kesesuaian dengan penggunaan

(1904 – 2008)
• Memenuhi dan melebihi harapan dan

William Edwards kebutuhan pelanggan, dan peningkatan
Deming (1900-1993) berkelanjutan
LTS GLOBAL ACADEMY
7
 Mengerti, menerima, memenuhi, dan melebihi ekspektasi
pelanggan secara terus menerus
 Sesuai dengan keinginan dan harapan pelanggan
MUTU
 Cocok untuk penggunaan (Fitness for Use)

 Derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam
memenuhi persyaratan (ISO 9000 - Definisi)
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Apa Tujuan dari ISO 9001?

 Standar sistem manajemen yang difokuskan pada
pemenuhan persyaratan pelanggan dan regulasi guna
peningkatan kepuasan pelanggan
 Menjamin konsistensi produk dan atau jasa yang
dihasilkan
3C
 Memiliki fundamental untuk selalu memperbaiki
kinerja secara berkesinambungan
LTS GLOBAL ACADEMY
8
High Level Structure (HLS)
Persyaratan ISO9001:2015
Ruang Lingkup
Acuan Normatif
Istilah dan Definisi
Konteks Organisasi
Kepemimpinan
Perencanaan
Dukungan
Operasi
Evaluasi Kinerja
Peningkatan
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

High Level Structure - ISO9001: 2015

4 5 6 7 8 9 10
Context of Performance
Leadership Planning Support Operation Improvement
organization Evaluation
5.1 6.1 8.1 Operational 9.1 Monitoring,

4.1 Understanding
Leadership & Actions to address 7.1 planning and measurement, 10.1
organization and its
Commitment risk and Resources control analysis and General
context
opportunities evaluation
6.2 10.2
4.2 Understanding See next slide See next slide 9.1.1
5.1.2 Quality objectives Nonconformity and
the needs and General
Customer focus and planning to corrective action
expectations of
interested parties achieve them
7.2 Competence 9.1.2 10.3

Customer Continual improvement
6.3 satisfaction
4.3 Determining the 5.2 Planning of
scope of the QMS Quality Policy changes
7.3 9.1.3
Awareness Analysis and
evaluation
4.4 5.3 Organizational
Quality MS and Roles,
its processes responsibilities and
authorities 9.2
Internal audit
7.4 Communication
9.3 Management
7.5 review
Documented
information
LTS GLOBAL ACADEMY
9
7 Support
7.5 Documented
7.1 Resources 7.2 Competence 7.3 Awareness 7.4 Communication
information
7.1.1
General
7.1.2
People
7.1.3 Infrastructure
7.1.4 Environment for

the operation of
processes
7.1.5 Monitoring and

measuring resources
7.1.6 Organizational
knowledge
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY


8 Operation
8.1 Operational planning 8.3 Design and 8.4 Control of externally 8.6 Release of products and
development of products provided products and 8.5 Production and services
and control
and services services service provision
8.7 Control of nonconforming

8.2 Determination of 8.5.1 Control of
8.3.1 General process outputs, products and
requirements for products 8.4.1 General production and services
and services service provision
8.4.2 Type and extent of

8.2.1 Customer 8.3.2 Design and 8.5.2 Identification
control of external
communication development planning and traceability
provision
8.2.2 Determination of 8.3.3 Design and 8.4.3 Information for 8.5.3 Property belonging
development Inputs external providers to customers or external
requirements related to
providers
products and services
8.3.4 Design and

development controls 8.5.4 Preservation
8.2.3 Review of
requirements related to
products and services
8.5.5 Post-delivery
8.3.5 Design and activities
development outputs
8.5.6 Control of
changes
8.3.6 Design and
development changes
LTS GLOBAL ACADEMY
10
Pengenalan Sistem
Manajemen Lingkungan
ISO 14001:2015
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Isu Lingkungan Hidup

GAGAL PANEN
KANKER KULIT
MENURUNNYA KEKEBALAN TUBUH
GLOBAL IMPACT BANJIR
KEKERINGAN
DLL
PENIPISAN LAPISAN OZON

EFEK RUMAH KACA
GLOBAL ISSUE HUJAN ASAM
DLL
PENCEMARAN AIR
PENCEMARAN UDARA
LOCAL ISSUE PENCEMARAN TANAH
BISING, BAU
DLL
TRANSPORTASI
INDUSTRIALISASI
HUMAN ACTIVITY DLL.
LTS GLOBAL ACADEMY
11
Definisi Yang Terkait Dengan Aspek Lingkungan
 Lingkungan: Keadaan sekeliling tempat organisasi beroperasi, termasuk
udara, air, tanah, sumberdaya alam, flora, fauna, manusia, dan
keterkaitannya
 Aspek Lingkungan: Unsur dari suatu kegiatan, produk atau jasa dari
organisasi yang dapat berinteraksi dengan lingkungan
 Dampak Lingkungan: Setiap perubahan yang terjadi pada lingkungan, baik

positif maupun negatif, seluruhnya atau sebagian, yang dihasilkan oleh
aspek lingkungan organisasi
 Aspek Penting Lingkungan: Aspek lingkungan yang mempunyai atau dapat

mempunyai dampak penting terhadap lingkungan
Keadaan sekeliling dalam hal ini meluas dari dalam organisasi sampai ke sistem global
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

High Level Structure (HLS)
Persyaratan ISO14001:2015
Ruang Lingkup
Acuan Normatif
Istilah dan Definisi
Konteks Organisasi
Kepemimpinan
Perencanaan
Dukungan
Operasi
Evaluasi Kinerja
Peningkatan
LTS GLOBAL ACADEMY
12
4 Context of 9 Performance
5 Leadership 6 Planning 7 Support 8 Operation 10 Improvement
organization Evaluation
5.1 6.1 7.1 8.1 9.1

4.1 Leadership Actions to Operational Monitoring,
Resources
Understanding and address risk planning and measurement, 10.1 Umum
context commitment and control analysis and
(MS) opportunities evaluation
7.2
Competence 8.2
4.2 6.2 Emergency 9.1.1 10.2
5.2 preparedness
Interested Environmental General Nonconformity
Environmental and response
parties objectives and 7.3 and corrective
Policy
planning Awareness action
9.1.2
Evaluation of
5.3 7.4 compliance
4.3 Roles, SEE NEXT Communication 10.3 Continual
Scope responsibilities SLIDE Improvement
and authorities
SEE 9.2
FOLLOWING Internal audit
SLIDES
4.4
EMS
7.5 9.3
Documented Management
information review
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

High Level Structure – ISO 14001: 2015

6 Planning 6.1 6.2
Actions to address Environmental
risk and opportunities objectives and planning
6.2.1
6.1.1
Environmental
General
objectives
6.1.2 6.2.2
Significant Planning actions
environmental aspects to achieve objectives
6.1.3
Compliance obligations
6.1.4 Risk associated

with threats and
opportunities
6.1.5
Planning to
take action
LTS GLOBAL ACADEMY
13
High Level Structure – ISO 14001: 2015
7 Support
7.1
Resources
7.2
Competence
7.3
Awareness
7.4.2 7.4.3
7.4 7.4.1
Internal External
Communication General
Communication Communication
7.5
Documented
information
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Pengenalan Sistem
Manajemen K3
ISO 45001:2018
LTS GLOBAL ACADEMY
14
What are the major differences between OHSAS
18001 and ISO 45001?
 ISO 45001 is process-based – OHSAS 18001 is procedure-based

 ISO 45001 is dynamic in all clauses – OHSAS 18001 is not
 ISO 45001 considers both risk and opportunities – OHSAS 18001 deals
exclusively with risk
 ISO 45001 includes the views of interested parties – OHSAS 18001 does not
These points represent a significant shift in the way health and safety management is
perceived. OH&S is no longer treated as a “stand alone”, but must be viewed within the
perspective of running a sound and sustainable organization.
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

High Level Structure – ISO45001: 2018

5 Leadership &
4 Context of 9 Performance
Worker 6 Planning 7 Support 8 Operation 10 Improvement
organization Participation Evaluation
5.1 6.1 8.1 9.1

4.1 Understanding Leadership Actions to address 7.1 Operational Monitoring,
context Resources planning and 10.1 General
and commitment risk and measurement,
(MS) opportunities control analysis and
evaluation
4.2 Needs & expect.
of worker & 5.2 OHS 6.2 OHS 7.2 10.2 Nonconformity
SEE NEXT SLIDE and corrective action
Interested parties Policy objectives and Competence 9.2
planning Internal audit
4.3 5.3 8.2

7.3 10.3
Scope Roles, Emergency
SEE NEXT SLIDE Awareness 9.3 Continual improvement
responsibilities and preparedness and
authorities response Management
review
4.4
OHSMS 5.4
Consultation & 7.4
Participation of Communication
Workers
SEE NEXT SLIDE
7.5
Documented
information
LTS GLOBAL ACADEMY
15
6 Planning
6.1 6.2
Actions to address OHS
risk and opportunities objectives and planning
6.1.1 6.2.1
General OHS objectives
6.2.2
6.1.2
Planning actions
HIROADC
to achieve objectives
6.1.3
Legal & Other
Requirements
6.1.4 Planning Action
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY


7 Support
7.1
Resources
7.2
Competence
7.3
Awareness
7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3

Communication General Internal Communication External Communication
7.5
Documented
information
LTS GLOBAL ACADEMY
16
8 OPERATION
8.2
8.1 Emergency preparedness and
Operational planning and control response
8.1.1
General
8.1.2
Eliminating hazards and
reducing OH&S risks
8.1.3
Management of change
8.1.4 Procurement
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

QEHS Integrated Management System
Internal Auditor Training
PART-2 (Audit)
LTS GLOBAL ACADEMY

33
17
Definisi - Audit
Suatu Proses Sistematik , Mandiri dan Terdokumentasi yang Tujuannya untuk
Memperoleh dan Mengevaluasi Bukti-Bukti audit untuk menentukan Apakah
Sistem Manajemen Organisasi memenuhi persyaratan yang ditentukan
(Sesuai dengan Kebijakan, Prosedur, atau Persyaratan Lainnya)
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Keuntungan Audit
 Memverifikasi kesesuaian terhadap persyaratan
 Meningkatkan kesadaran dan pengertian
 Menyediakan pengukuran efektivitas sistem manajemen untuk manajemen
puncak
 Mengurangi risiko kegagalan sistem manajemen
 Mengidentifikasi peluang peningkatan
 Perbaikan berkelanjutan jika dilakukan secara teratur
LTS GLOBAL ACADEMY
18
Nilai dari Audit Sistem Manajemen
• Audit sistem manajemen memungkinkan manajemen untuk:
 Buat penilaian berdasarkan informasi
 Kesesuaian
 Efektivitas sistem
 Buat keputusan bisnis yang efektif
 Alokasikan sumber daya yang diperlukan
 Tingkatkan proses bisnis
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

ISO 19011 Pedoman untuk Audit Sistem

Manajemen
ISO 19011 memberikan panduan tentang audit sistem manajemen, sudah terbit
dalam 3 edisi:
 ISO19011:2002
 ISO19011:2011
 ISO19011:2018 (terbaru)
LTS GLOBAL ACADEMY
19
ISO 19011 Pedoman untuk
Audit Sistem Manajemen
Ringkasan perubahan dari ISO19011:2011 menjadi ISO19011:2018:
 Penambahan pendekatan berbasis risiko dalam prinsip audit

 Perluasan dalam pedoman mengelola program audit (termasuk risiko)
 Perluasan dalam pedoman melaksanakan audit (audit planning)
 Perluasan dalam persyaratan umum kompetensi untuk auditor
 Penyesuaian terminologi untuk menggambarkan proses bukan objek
 Menghilangkan lampiran berisi persyaratan kompetensi
 Perluasan lampiran A (Annex A)
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

ISO 19011 Pedoman untuk Audit Sistem

Manajemen
ISO 19011 memberikan panduan tentang:
 Prinsip-prinsip audit (4)
 Mengelola program audit (5)
 Melakukan Audit (6)
 Kompetensi dan evaluasi auditor (7)
LTS GLOBAL ACADEMY
20
Struktur – ISO19011:2018
Prinsip Audit (4)

 INTEGRITY
 FAIR PRESENTATION
 DUE PROFESSIONAL CARE
 CONFIDENTIALITY
 INDEPENDENCE
 EVIDENCE-BASED APPROACH
 RISK-BASED APPROACH
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Mengelola Program Audit (5)

 Umum
 Menetapkan Tujuan Program Audit
 Menetapkan dan Evaluasi Risiko dan Peluang Program Audit
 Menetapkan program Audit
 Menerapkan program audit
 Pemantauan program audit
 Kajian dan peningkatan program audit
LTS GLOBAL ACADEMY
21
Melaksanakan Audit (6)

 Umum
 Audit Pendahuluan
 Persiapan Aktivitas Audit
 Pelaksanaan Aktivitas Audit
 Persiapan dan Distribusi Laporan Audit
 Penyelesaian Audit
 Melaksanakan tindak lanjut audit
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Kompetensi dan Evaluasi Auditor (7)

 Umum
 Menetapkan Kompetensi Auditor
 Menetapkan Kriteria Evaluasi Auditor
 Memilih metode evaluasi auditor yang memadai
 Melaksanakan evaluasi auditor
 Memelihara dan meningkatkan kompetensi Auditor
LTS GLOBAL ACADEMY
22
Alur Proses untuk Pengelolaan

Program Audit
(berdasarkan ISO 19011:2018)
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Prinsip Audit
 INTEGRITY (the foundation of professionalism)
 FAIR PRESENTATION (the obligation to report truthfully &

accurately)
 DUE PROFESSIONAL CARE (the application of diligence and
judgment in auditing)
 CONFIDENTIALITY (security of information)
 INDEPENDENCE (the basis for the impartiality of the audit and
objectivity of the audit conclusions )
 EVIDENCE-BASED APPROACH (the rational method for reaching
reliable and reproducible audit conclusions in a systematic audit
process)
 RISK-BASED APPROACH (an audit approach that considers risk and
opportunities)
LTS GLOBAL ACADEMY
23
Parameter Audit
Apa saja batas-batas audit - seluruh

Scope organisasi, departemen, lokasi, proses
(Lingkup)
...?
Objectives Apa yang Anda cari / untuk - kepatuhan /

(Tujuan) kesesuaian, efektivitas, peningkatan ...?
Apa yang akan Anda audit - standar,

Criteria persyaratan proses, persyaratan kontrak,
(Kriteria)
persyaratan peraturan ...?
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Standard Sistem Manajemen,

Pendekatan Proses dan Risiko
 ISO 9001, ISO14001, ISO45001
o Didasarkan pada siklus PDCA yang dapat diterapkan pada proses
o Menerapkan siklus PDCA untuk menerapkan, mengoperasikan,
memantau, menguji, memelihara dan meningkatkan efektivitas QMS,
EMS & OHSMS
 ISO 19011 tidak secara eksplisit menyebutkan audit proses, tetapi ditulis
untuk aplikasi ke semua audit sistem manajemen
 ISO 19011:2018 secara eksplisit menyebutkan harus memper- timbangkan
risiko dan peluang.
LTS GLOBAL ACADEMY
24
Menerapkan Pendekatan Proses pada
Audit
Auditor dapat menerapkan pendekatan proses untuk mengaudit dengan

memastikan auditee:
 Dapat menentukan tujuan, masukan, keluaran, kegiatan, dan sumber
daya untuk prosesnya
 Analisis, monitor, pengukuran, dan meningkatkan prosesnya
 Memahami urutan dan interaksi prosesnya
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Pendekatan Audit Proses

 Proses Individu
o Aktivitas input / output / nilai tambah
o Plan-Do-Check-Act
o Sumber daya
 Hubungan dengan proses lain
o Aliran / urutan / tautan / kombinasi
o Interaksi / komunikasi
o Bukti
o Kontrak pelanggan dan pemasok
LTS GLOBAL ACADEMY
25
Program Audit
 Manajemen puncak harus mengotorisasi tanggung jawab
manajemen program
o Menetapkan, menerapkan, memantau, meninjau,
dan meningkatkan program audit
o Identifikasi sumber daya yang diperlukan dan
pastikan mereka disediakan
 Organisasi harus mengembangkan proses program audit
 Program harus dikelola oleh anggota organisasi
 Simpan catatan audit yang sesuai untuk memantau dan
meninjau program audit
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Activitas Audit
1. Mengawali audit
2. Tinjauan dokumen & mempersiapkan kegiatan audit di lokasi
3. Melakukan kegiatan audit di tempat (on-site)
4. Mempersiapkan, menyetujui, dan mendistribusikan laporan audit
5. Menyelesaikan audit
6. Melakukan tindak lanjut audit (jika ada)
LTS GLOBAL ACADEMY
26
Memulai Audit
Memulai audit termasuk
 Menunjuk pemimpin tim audit
 Menentukan tujuan audit, ruang lingkup, kriteria
 Menentukan kelayakan audit
 Memilih tim audit
 Menjalin hubungan awal dengan auditee
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Menetapkan Tujuan Audit, Ruang

Lingkup & Kriteria Audit
Tujuan audit mungkin termasuk

 Penentuan tingkat kesesuaian sistem manajemen auditee dengan kriteria
audit
 Evaluasi kemampuan sistem manajemen untuk memastikan kepatuhan
dengan persyaratan undang-undang, peraturan, dan kontrak
 Evaluasi keefektifan sistem manajemen untuk memenuhi tujuannya
 Identifikasi bidang perbaikan
LTS GLOBAL ACADEMY
27
Memilih Team Audit
Untuk ukuran dan kompetensi tim, pertimbangkan:
 Tujuan, ruang lingkup, kriteria, dan durasi audit
 Apakah audit digabungkan atau bersama
 Kompetensi tim untuk memenuhi tujuan
 Persyaratan undang-undang, peraturan, kontrak dan akreditasi / sertifikasi
 Independensi tim
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Tanggungjawab Auditor
 Dokumentasikan dan dukung semua temuan

 Tetap beri tahu auditee
 Jagalah semua dokumen
 Menjaga kerahasiaan
 Bersikaplah obyektif dan etis
 Verifikasi tindakan korektif, jika diperlukan
LTS GLOBAL ACADEMY
28
Kompetensi Auditor:
Atribut Pribadi
Positive Negative
 Etis Ethical  Arrogant Sombong
 Berpikiran terbuka Open-minded  Argumentative Argumentatif
 Diplomatik Diplomatic Kurang bijaksana
 Undiplomatic
Observant
 Taat  Condescending
Merendahkan
Perceptive
 Tanggap Agresif
Versatile  Aggressive
 Serba guna Tenacious
Pasif
 Passive Negatif
 Gigih Decisive
Self-reliant  Negative
 Menentukan
Punctual
 Mandiri
Good communicator
 Tepat waktu Good listener
 Komunikator yang baik Discreet
 Pendengar yang baik Objective
 Bijaksana Calm
Professional
 Objektif
 Tenang
 Profesional
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

OK/Not OK
I’m OK
Superior, Arrogant, Confident, Content, Equal,
Egotistical, Contempt, Empathetic, Open,
Dominant, Patronising, Trusting, Optimistic
Pitying
Get on with: Negotiate
Get rid of: Fight
You’re
not OK You’re OK
Lost, Hopeless, Useless, Inferior, On guard,
Apathetic, Cynical, Insecure, Apprehensive,
Worthless, Distraught, Envious, Dislike, Fearful,
Suicidal Threatened
Go nowhere: Freeze Get away from: Flight
I’m not OK
LTS GLOBAL ACADEMY
29
Kompetensi Auditor:
Pengetahuan dan Keterampilan Generik
Prinsip, prosedur, dan teknik audit
 Menerapkan prinsip, prosedur, dan teknik
 Merencanakan dan mengatur pekerjaan
 Melakukan audit dalam jadwal waktu
 Kumpulkan informasi melalui wawancara, mendengarkan, mengamati,
dan meninjau dokumen
 Memahami teknik sampling
 Konfirmasikan bukti untuk mendukung temuan
 Siapkan laporan audit
 Menjaga kerahasiaan dan keamanan
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Kompetensi Auditor:
Pengetahuan dan Keterampilan Generik
 Situasi organisasi
 Hukum, peraturan, dan persyaratan lainnya
 Sistem manajemen dan dokumen referensi
LTS GLOBAL ACADEMY
30
Melakukan Tinjauan Dokumen
 Tinjauan dokumentasi auditee

 Harus dilakukan sebelum kegiatan audit di lokasi kecuali menunda tinjauan
tidak merugikan keefektifan audit
 Dapat mencakup informasi terdokumentasi sistem manajemen yang relevan
dan laporan audit sebelumnya
 Dapat mencakup kunjungan situs awal
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Perencanaan Audit
 Pendekatan berbasis Risiko untuk Perencanaan
 Perencanaan Audit Detil
Audit Plan
SSE/FRM/QMR/007, Rev.00
Date : 8 11 18
Lead Auditor /
Time Audited Department Audited Clauses PIC / Auditee Remarks
Auditor
08.00 Direktur
4,5,6,9,10 Mr Romli Mr Bima
09.00 QMR 4,5,6,7,8,9,10
Mr Muh Rizki Mr Bima
11.00 Marketing 4,5,6,7,8,9 Ms. Salesha Mrs Saras

12.00 Break
13.00 Logistik 4,5,6,7,8 Mr. Gudi Ang Mr Gunawan
14.00 HR/GA 4,5,6,7 Mr. Sadem Mr Gunawan
15.00 Finance 4,5,6,7,9,10 Mrs. Uw Wang Mr. Fulus
LTS GLOBAL ACADEMY
31
Persiapkan Dokumen Kerja
 Persiapkan dokumen kerja

 Gunakan sebagai referensi dan untuk merekam proses audit
 Sertakan daftar periksa, rencana dan formulir pengambilan contoh, standar
yang relevan, dll.
 Buat daftar periksa tetap fleksibel untuk memungkinkan perubahan yang
dihasilkan dari informasi yang dikumpulkan selama audit
 Lindungi informasi rahasia dan eksklusif apa pun
 Simpan dokumen dan catatan kerja
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Checklist (Daftar Periksa):

Potensi Kerugian/Kekurangan
 Daftar periksa cenderung kehilangan nilai jika mereka
• Daftar “belanjaan”
• Kuisioner
 Daftar periksa dapat mengarah pada kepatuhan yang kaku terhadap
pertanyaan yang sudah direncanakan sebelumnya
Persiapkan mereka sebagai alat bantu memori/ingatan
LTS GLOBAL ACADEMY
32
Daftar periksa:
Persiapan
Salah satu pendekatannya adalah:
 Identifikasi ruang lingkup audit dan proses dalam ruang lingkup
 Identifikasi faktor yang berlaku (input, output, ukuran, sumber daya, dll.)
 Gunakan titik-titik ini dan persyaratan lain untuk:
o Rencanakan apa yang harus dilihat
o Merencanakan apa yang harus dicari (bukti audit)
 Persiapkan daftar periksa
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Daftar Periksa:
(Audit Checklist)
No Klausul/ Persyaratan Status Bukti / Catatan
Referensi (Y/T)
LTS GLOBAL ACADEMY
33
Auditing Compliance Within a MS
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Auditing Context
LTS GLOBAL ACADEMY
34
Auditing Leadership and Commitment
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Auditing Risk and Opportunities
LTS GLOBAL ACADEMY
35
Auditing Life Cycle
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Audit of Supply Chain
LTS GLOBAL ACADEMY
36
Sampling
 Sampling Berbasis Judgment
o Pengalaman audit sebelumnya
o Kompleksitas persyaratan
o Kompleksitas dan interaksi organisasi
o Tingkat perubahan (dalam Teknologi, faktor manusia, atau MS)
o Risiko & peluang yang diidentifikasi sebelumnya
o Keluaran dari pemantauan
 Pengambilan Sampel Statistik
o Konteks, ukuran, sifat, dan kompleksitas
o Jumlah auditor yang kompeten
o Frekuensi audit
o Waktu audit individu
o Setiap tingkat kepercayaan yang dibutuhkan secara eksternal
o Terjadinya peristiwa yang tidak diinginkan / tidak terduga
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Melakukan Kegiatan Audit “On-Site”
 Melakukan pertemuan pembukaan

 Berkomunikasi selama audit
 Jelaskan peran dan tanggung jawab peserta
 Kumpulkan dan verifikasi informasi
 Hasilkan temuan audit
 Menyiapkan kesimpulan audit
 Melakukan rapat penutupan
LTS GLOBAL ACADEMY
37
Opening Meeting
 Adakan pertemuan pembukaan dengan manajemen puncak auditee dan

mereka yang bertanggung jawab untuk proses yang diaudit
 Pertemuan mungkin bersifat informal
 Dipimpin oleh pemimpin tim
 Tim audit hadir
 Tujuannya adalah untuk mengkonfirmasi semua pengaturan sebelumnya
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Mengumpulkan & Verifikasi Informasi
Sources of information
Collect by means appropriate

sampling
Audit evidence
Evaluate against
audit criteria
Audit findings
Reviewing
Audit conclusions
LTS GLOBAL ACADEMY
38
Proses Audit:
Kumpulkan dan Verifikasi Informasi
 Kumpulkan informasi yang relevan dengan

o Tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit
o Antarmuka antara fungsi, aktivitas, dan proses
 Kumpulkan bukti audit dengan sampling yang sesuai dan verifikasi dan catat
 Waspadai batasan sampling jika bertindak pada kesimpulan audit
 Gunakan hanya informasi yang dapat diverifikasi sebagai bukti audit
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Proses Audit:
Teknik untuk Mendapatkan Bukti Audit
 Wawancara
– Personil yang mengelola, melakukan dan memverifikasi kegiatan
– Juga pastikan mereka bertanggung jawab atas kegiatan yang diaudit
– Dengarkan tanggapan dengan saksama
 Mengamati
– Identitas, status, kondisi, proses, peralatan, aktivitas, lingkungan, dan
orang
LTS GLOBAL ACADEMY
39
Proses Audit: Bukti Audit
 Tinjau dokumen yang menggambarkan:
o Kegiatan
o Rencana
o Pengendalian
o Strategi
o Risiko
o Konteks
 Tinjau catatan untuk bukti kesesuaian dengan dokumen
 Tinjau catatan, pernyataan fakta, atau informasi lain yang relevan dengan
kriteria audit dan dapat diverifikasi
 Bukti audit mungkin kualitatif atau kuantitatif
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Keterampilan Komunikasi dan

Interpersonal
 Membawa auditee dengan nyaman
 Ajukan pertanyaan singkat dan dengarkan
 Mencerminkan sikap yang benar, nada suara, bahasa tubuh, dan
ekspresi wajah
 Senyum dan tunjukkan kontak mata
 Hindari interupsi
 Hindari kata-kata kasar dan merendahkan
 Berikan pujian jika sesuai
LTS GLOBAL ACADEMY
40
Teknik Bertanya
 Pertanyaan terbuka
o Menggunakan mengapa, siapa, apa, di mana, kapan, atau
bagaimana mendapat lebih dari jawaban ya atau tidak
 Pertanyaan luas
o Lebih lanjut menguraikan poin saat ini
 Pertanyaan opini
o Minta pendapat tentang poin saat ini
 Nonverbal
o Menggunakan bahasa tubuh, misalnya: menaikkan alis untuk
memperoleh informasi lebih lanjut
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Teknik Bertanya
 Pertanyaan berulang
o Mengulang kembali respons dalam bentuk pertanyaan
 Pertanyaan hipotesis
o Menggunakan bagaimana jika, misalkan itu, dll
 Pertanyaan tertutup
o Mendapat jawaban ya atau tidak
o Hindari penggunaan terlalu sering
o Digunakan untuk konfirmasi
 Diam
o Menarik lebih banyak informasi
LTS GLOBAL ACADEMY
41
Pengambilan Catatan
Catatan dapat digunakan sebagai referensi untuk:

o Investigasi segera
o Investigasi nanti
o Gunakan oleh rekan kerja
o Audit selanjutnya
Oleh karena itu, catatan harus:
o Terbaca
o Dapat diambil kembali
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Pengendalian Audit
Daftar periksa adalah bantuan, bukan persyaratan

Jika jejak audit potensial muncul, putuskan untuk:
o Mengabaikan
o Catatan untuk nanti
o Tindak lanjut segera
Jalur audit berikut dapat memengaruhi:
o Ukuran sampel
o Rencana audit
LTS GLOBAL ACADEMY
42
Penanganan Situasi Sulit
 Cannot find document  Tidak dapat menemukan dokumen
 Uncooperative  Tidak kooperatif
 Tidak dipersiapkan
 Unprepared
 Panggilan telepon panjang
 Long telephone calls  Interupsi konstan
 Constant interruptions  Provokasi
 Provocation  Auditee bertele-tele
 Long-winded auditees  Sombong
 Boastful
• Called away • Dipanggil pergi

• Language • Bahasa
• Noisy environment • Lingkungan bising
• Konflik antardepartemen atau kepribadian
• Interdepartmental or personality conflicts • Taktik pengalihan
• Diversionary tactics • Informasi sukarela
• Volunteered information
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Tetapkan Fakta
 Diskusikan masalah
 Verifikasi temuan
 Catat semua bukti
o Observasi yang tepat
o Di mana, apa, dll
 Tentukan mengapa ketidaksesuaian atau sebaliknya
 Nyatakan siapa (jika relevan) - sebaiknya dengan jabatan, bukan nama
 Dapatkan persetujuan dengan fakta
LTS GLOBAL ACADEMY
43
Temuan Audit
 Mengevaluasi bukti audit terhadap kriteria audit untuk menghasilkan temuan
audit
 Tunjukkan jika temuan adalah konformitas, ketidaksesuaian atau peluang
untuk perbaikan
 Bertemu (tim audit) untuk meninjau temuan
 Tentukan (dengan bukti pendukung) atau rangkum konformitas berdasarkan
lokasi, fungsi, atau proses, sebagaimana disyaratkan oleh rencana audit
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Menerbitkan Temuan Audit
 Catat temuan ketidaksesuaian dan bukti pendukung

 Dapatkan pengakuan auditee tentang ketidaksesuaian untuk akurasi dan
dapat dimengerti
 Cobalah dan selesaikan perbedaan pendapat
 Buat catatan masalah yang belum terselesaikan
LTS GLOBAL ACADEMY
44
Ketidaksesuaian:
Contoh kriteria Mayor
 Ketidaksesuaian yang berdampak darurat pada sistem (dari sisi K3 dapat

menimbulkan fatalitas / cacat permanen, dari sisi lingkungan dapat
menimbulkan pencemaran yang melibatkan pihak ketiga, dari sisi mutu
dapat mengakibatkan kecacatan produk atau keluhan pelanggan yang
berpotensi memutus kesepakatan, dst)
 Sejumlah temuan minor terkait dengan klausul atau persyaratan yang
sama, yang bersifat dominan
 Ketidaksesuaian yang dialami dan penilaian mengindikasikan
kemungkinan akan menyebabkan kegagalan Sistem (terkait pola PDCA)
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Ketidaksesuaian:
Contoh kriteria Minor
 Kegagalan untuk memenuhi persyaratan yang (berdasarkan penilaian
dan pengalaman) tidak mungkin menghasilkan kegagalan Sistem
Manajemen besar (Major)
 Penyimpangan Tunggal atau insiden yang terisolasi (inkonsistensi)
 Risiko minimal untuk produk atau layanan yang tidak sesuai
o Contoh
 Dua bulan terlewat dalam program pelatihan
 Catatan pelatihan tidak tersedia
 Tidak ada tindakan yang diambil untuk memperbaiki atau
meninjau pengaturan Tanggap Darurat setelah latihan
LTS GLOBAL ACADEMY
45
Ketidaksesuaian:
Mengklasifikasikan Ketidaksesuaian
Pertimbangkan keseriusannya
 Apa yang bisa salah jika ketidaksesuaian itu tetap tidak terkoreksi?
 Apakah mungkin sistem akan mendeteksi sebelum insiden terjadi
 Jika Anda tidak yakin itu adalah ketidaksesuaian, itu bukan;
• Anda harus memiliki:
o Persyaratan yang telah rusak
o Buktinya sudah rusak
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Ketidaksesuaian:
Contoh Laporan Kurang Baik
• Pernyataan ketidaksesuaian di bawah tidak memadai karena kurangnya
persyaratan yang ditentukan dan bukti terperinci:
 “Catatan pertemuan kelompok pengarah tidak memadai"
 "Tingkat otoritas untuk pengendali darurat harus didokumentasikan untuk
tujuan kejelasan“
 Skema: Problem – Location – Objective Evidence – Refference (PLOR)
LTS GLOBAL ACADEMY
46
Ketidaksesuaian:
Contoh Laporan Yang Baik
1. Sistem tidak selalu menjamin bahwa….
MINOR
2. Belum cukup bukti bahwa….
3. Ditemukan saat audit bahwa… (QUICK FIX)
4. Tidak ada sistem yang menjamin…

5. Tidak ada bukti yang dapat memastikan… MAJOR
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

CONTOH PENULISAN TEMUAN AUDIT
Sistem tidak selalu menjamin bahwa semua order pembelian

diinformasikan secara lengkap. Misalnya : PO 1234 tanggal xx tidak
menunjukkan harga dan tanggal penyerahan serta ketersediaan
MSDS saat pengiriman. Hal ini tidak sesuai dengan Prosedur QP 6,
Klausul 8.2.2 (ISO 9001) dimana semua Order pembelian harus
lengkap.
LTS GLOBAL ACADEMY
47
Menyiapkan Kesimpulan Audit
Tim audit harus berunding sebelum rapat penutupan:

 Penjadwalan rencana audit
 Untuk merencanakan rapat penutupan
 Tujuannya adalah untuk:
o Tinjaulah temuan audit dan informasi lainnya
o Sepakati kesimpulan audit
 Untuk mempersiapkan laporan audit dan rekomendasi
 Jika termasuk dalam rencana audit, untuk membahas tindak lanjut audit
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Laporan Audit:
Menyiapkan, Menyetujui, dan Mendistribusikan
1. Referensi audit
2. Detail klien dan auditee
3. Detail tim audit
4. Daftar perwakilan auditee
5. Tujuan, ruang lingkup, dan kriteria
6. Rencana audit - tanggal, tempat, area yang diaudit dan waktu
7. Ringkasan proses audit
8. Ringkasan audit
9. Ketidakpastian karena pengambilan sampel
LTS GLOBAL ACADEMY
48
Audit Report:
Prepare, Approve and Distribute
10. Laporan ketidaksesuaian

11. Rekomendasi
12. Hambatan yang dihadapi
13. Setiap area dalam lingkup audit tidak tercakup
14. Setiap masalah yang belum terselesaikan antara auditee dan tim
15. Konfirmasi bahwa tujuan audit tercapai
16. Pernyataan rahasia
17. Daftar distribusi
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Laporan Audit: Distribusi
 Masalah dalam jangka waktu yang disepakati

 Jika ditunda, berikan alasan dan sepakati tanggal penerbitan yang baru
 Laporan harus diberi tanggal, ditinjau, dan disetujui sesuai prosedur
 Mendistribusikan ke penerima yang ditunjuk oleh klien audit
 Laporan adalah milik klien audit
 Penerima dan tim audit harus menghormati kerahasiaan laporan
LTS GLOBAL ACADEMY
49
Penyelesaian Audit
 Audit selesai ketika semua kegiatan dalam rencana audit telah dilakukan
dan laporan audit didistribusikan
 Mempertahankan atau membuang dokumen audit berdasarkan
prosedur kontrak, peraturan, dan prosedur audit
 Menjaga kerahasiaan dokumen, informasi, dan laporan audit
 Memberi tahu klien audit dan auditee segera jika pengungkapan
informasi audit diperlukan atau jika pengungkapan yang tidak disengaja
telah terjadi
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Closing Meeting
 Adakan rapat penutupan untuk mempresentasikan temuan dan kesimpulan

audit
 Mencakup situasi yang dihadapi selama audit yang dapat mengurangi
ketergantungan pada kesimpulan audit
 Diskusikan dan selesaikan temuan audit dan kesimpulan yang berbeda
 Buat catatan jika tidak diselesaikan
 Memberikan rekomendasi untuk perbaikan jika ditentukan oleh tujuan audit
 Simpan catatan dan kehadiran
 Bisa bersifat informal
LTS GLOBAL ACADEMY
50
Closing Meeting (Typical agenda)
 Note of thanks
 Audit objective, scope and criteria
 Limitations
 Summary of audit findings
 Presentation of audit findings
 Audit conclusion (recommendations)
 Clarifications
 Difference in opinion
 Audit report submission
 Follow up actions (both sides)
 Channel of feedback of service provided
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Penyelesaian Audit:
Tindak Lanjut Audit
 Kesimpulan audit mungkin memerlukan tindakan korektif, pencegahan
atau perbaikan
 Auditee memutuskan dan melakukan tindakan-tindakan ini dalam jangka
waktu yang disepakati
 Tindakan ini bukan bagian dari audit
 Anggota tim audit harus memverifikasi penyelesaian dan efektivitas
tindakan yang diambil
 Verifikasi ini dapat menjadi bagian dari audit selanjutnya
 Menjaga independensi dalam kegiatan audit selanjutnya
LTS GLOBAL ACADEMY
51
Penyelesaian Audit:
Tindak Lanjut Audit
 Auditee menerima laporan ketidaksesuaian

 Auditee mempersiapkan dan menyetujui rencana tindakan perbaikan
 Auditee menyerahkan rencana tersebut kepada auditor
 Auditor mengevaluasi dan menyetujui rencana tersebut
 Auditee mengimplementasikan rencana tindakan perbaikan yang
disetujui
 Auditor memverifikasi penerapan dan efektivitasnya
 Rekaman semua tindakan yang diambil oleh auditor dan auditee
LTS GLOBAL ACADEMY
LTS GLOBAL ACADEMY

Thank you for your attendance and

participation!
LTS GLOBAL ACADEMY

www.lts-consulting.asia
SETYAJAYA Building, 2nd Floor,
JL. Pajajaran No 23, BOGOR
LTS GLOBAL ACADEMY
52
LTS GLOBAL ACADEMY

Auditor SMT QEHS - Pertagas 2 Days Rev02 Ringkas PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Auditor SMT QEHS - Pertagas 2 Days Rev02 Ringkas PDF

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Auditor SMT QEHS - Pertagas 2 Days Rev02 Ringkas PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

ISO 45001 Fundamental Training Course

Auditor Internal of QEHS Integrated

 Company Induction & Policy

1. Time 08.30 – 16.30 WIB

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY

Internal Auditor Training

PART-1 (Requirement Overview)

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY

Integrated Management System (IMS)

QMS EMS SMS

FSMS OHSAS ISMS

Kombinasi antara beberapa sistem/program menjadi satu sistem untuk

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY

 Peningkatan Keselarasan dengan standar sistem manajemen lain

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY

Act Check Product &

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY

Ilustrasi: Sistem Manajemen Terintegrasi

LTS GLOBAL ACADEMY

Pengenalan Sistem Manajemen Mutu

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY

Apa itu Mutu?

Philip Bayard Crosby • Mutu berarti kesesuaian terhadap persyaratan

Joseph Moses Juran • Mutu berarti kesesuaian dengan penggunaan

• Memenuhi dan melebihi harapan dan

LTS GLOBAL ACADEMY

 Cocok untuk penggunaan (Fitness for Use)

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY

Apa Tujuan dari ISO 9001?

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY

High Level Structure - ISO9001: 2015

5.1 6.1 8.1 Operational 9.1 Monitoring,

7.2 Competence 9.1.2 10.3

LTS GLOBAL ACADEMY

7.1.4 Environment for

7.1.5 Monitoring and

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY

High Level Structure - ISO9001: 2015

8.7 Control of nonconforming

8.4.2 Type and extent of

8.3.4 Design and

LTS GLOBAL ACADEMY

LTS GLOBAL ACADEMY