Eenvoudige boekhouding in

Excel
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Inhoud
Inhoud ................................................................................................................................................................. 2
Inleiding ............................................................................................................................................................... 3
Start ..................................................................................................................................................................... 4
Opbouw van het bestand .................................................................................................................................... 4
Hoofdblad ........................................................................................................................................................ 4
Boekinglijst ...................................................................................................................................................... 4
Invoer Factuur ................................................................................................................................................. 4
Debiteur ........................................................................................................................................................... 4
Artikelen .......................................................................................................................................................... 4
Maandoverzicht............................................................................................................................................... 4
Jaaroverzicht.................................................................................................................................................... 4
Servicefactuur.................................................................................................................................................. 4
Hoofdblad ............................................................................................................................................................ 4
Starten ................................................................................................................................................................. 5
Debiteur ............................................................................................................................................................... 5
Artikelen .............................................................................................................................................................. 6
Servicefactuur...................................................................................................................................................... 8
Boekingslijst ......................................................................................................................................................... 9
Invoer Factuur ................................................................................................................................................... 11
Opnemen Printmacro ........................................................................................................................................ 15
Het dagelijkse gebruik ....................................................................................................................................... 16
Boeken van inkomende en uitgaande facturen. ........................................................................................... 16
Invoeren van facturen. .................................................................................................................................. 17
Artikelen bestellen ........................................................................................................................................ 17
BTW aangifte ................................................................................................................................................. 17

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
–2–
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Inleiding
Op verzoek van één van onze relaties hebben wij een Factuur- en Administratiesysteem in Excel vervaardigd.
Door zijn eenvoudige werking is het bijzonder geschikt voor bijv. eenmanszaken, verenigingen en starters.

Het bestand is gratis, door een ieder vrij te gebruiken en mag geheel naar eigen inzicht worden aangepast,
vormgegeven, verbeterd, etc. Er wordt geen support geleverd voor het gebruik.

Reden om dit kosteloos ter beschikking te stellen is dat ook wij op zoek geweest zijn naar een eenvoudige
manier om de boekhouding te voeren, waarin o.a. de facturatie en het artikelbeheer zijn opgenomen.

Vooral starters en eenmansbedrijven zitten niet te wachten op dure, complexe systemen waarvan nog geen
5% van de mogelijkheden worden benut. Wenst u integratie met betalingssystemen, uitgebreide balans-
posten, salarisadministratie en belastingaangifte (anders dan BTW), dan adviseren wij u een boekhoudpro-
gramma aan te schaffen of een administratiekantoor te benaderen. Dit systeem is daarvoor niet toereikend.

Indien u zelf enige ervaring hebt met boekhoudsystemen, kunt u ook op www.osfinancials.org kijken. Hier
vindt u een volledig gratis boekhoudsysteem.

Veel van de informatie is afkomstig van Microsoft, te bereiken via

https://www.microsoft.com/netherlands/artikelen/downloads/downloads.aspx

Privacy
De toegepaste macro’s maken geen verbinding met internet. Uw gegevens worden niet verzonden of op
welke andere wijze dan ook voor anderen toegankelijk gemaakt!

Disclaimer
Dit systeem wordt u kosteloos en zonder verdere support aangeboden door Trésviri Project Control BV.

Trésviri Project Control BV aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor het gebruik van dit Excel-bestand
en de bijbehorende handleiding.

«LET OP» U dient zich ervan te vergewissen dat alle elementen aansluiten bij de voor uw boekhouding
benodigde gegevens!

Redactie
Deze handleiding is kosteloos geredigeerd door Tekstcentrum Assen. http://www.tekstcentrumassen.nl

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
–3–
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Start
U start met het downloaden van het bestand. Vervolgens opent u het bestand in Excel. Het bestand bevat
diverse macro's. Uw beveiligingsniveau in Excel moet dus zo ingesteld zijn, dat deze kunnen worden
uitgevoerd. Vindt u dit niet wenselijk, dan kunt u ook zonder deze macro's werken. De knoppen in de
werkbladen werken dan evenwel niet meer.

Opbouw van het bestand

Onderstaand treft u een overzicht aan van de werkbladen in het Factuur- en Administratiesysteem. Alle
bladen worden verderop in detail behandeld.

Hoofdblad
Het werkblad HOOFDBLAD kent een eenvoudig overzicht met instructies en knoppen om de werkbladen snel
te openen.

Boekinglijst
In het werkblad BOEKINGSLIJST boekt u alle kosten en opbrengsten.

Invoer Factuur
In het werkblad INVOER FACTUUR voert u alle facturen in.

Debiteur
In dit werkblad kunnen tot 536 debiteuren worden ingevoerd.

Artikelen
In dit werkblad kunnen tot 1704 artikelen ingevoerd worden; bovendien worden hierin de voorraad,
verkoop en dergelijke bijgehouden.

Maandoverzicht
In het werkblad MAANDOVERZICHT wordt de te ontvangen/betalen BTW berekend. Zowel per maand als per
kwartaal.

Jaaroverzicht
In het werkblad JAAROVERZICHT is een up-to-date overzicht van de kosten en opbrengsten ondergebracht.

Servicefactuur
Het werkblad SERVICEFACTUUR bevat een factuur die u deels naar eigen inzicht verder kunt verfraaien.

Hoofdblad
Het werkblad HOOFDBLAD is enkel een verzamelpunt van waaruit alle werkbladen op eenvoudige wijze te
bereiken zijn. Er is een korte instructie opgenomen. Door op een knop te drukken, springt u direct naar het
betreffende werkblad. Elk werkblad bevat een knop die u terugbrengt naar het HOOFDBLAD.

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
–4–
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Starten
Bij de ingebruikname van het Factuur- en Administratiesysteem moet u bepaalde gegevens invullen. Er zijn
bijv. werkbladen die eerst van gegevens moeten zijn voorzien om facturen te kunnen opmaken. Deze kunt u
overigens grotendeels aanpassen aan uw eigen wensen. Daarom starten we met het aanmaken van debi-
teuren: uw klanten of opdrachtgevers (niet te verwarren met crediteuren: uw toeleveranciers).

Klik in het HOOFDBLAD op «Debiteuren toevoegen» en u springt naar het werkblad DEBITEUR. Lukt dit niet,
pas dan uw macrobeveiligingsinstellingen aan.

Debiteur
Vul in het werkblad DEBITEUR de gegevens in, de meeste zijn voor de hand liggend. Ook de betaaltermijn
dient ingevuld te worden. Deze wordt verderop in het systeem gebruikt om de verwachte betaaldatum te
berekenen. Door de betaaltermijn hier in te vullen, ziet u straks in één oogopslag welke facturen te laat
betaald zijn (of worden) en hoeveel dagen deze te laat (of te vroeg) betaald zijn door deze klant. Bij
overschrijding van de betaaltermijn adviseren wij u telefonisch contact op te nemen met uw klant of
opdrachtgever om te informeren waarom de betaling van de betreffende factuur uitblijft.

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
–5–
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Artikelen
In het werkblad ARTIKELEN noteert u de materialen en goederen. Brengt u ook diensten in rekening, dan
neemt u deze gewoon op als artikel.

Kolom A = Omschrijving.
De omschrijving van het artikel.

Kolom B = Verkoopprijs.
De verkoopprijs van het artikel. Tijdens de facturatie kunt u per regel (=artikel) een bepaalde korting
opnemen.

Kolom C = Inkoopprijs Artikel.

Met de inkoopprijs wordt binnen dit systeem niet gerekend, deze is dus indicatief.

Kolom D = BTW-percentage.
BTW H=Hoog (19%) of L=Laag (6%)

Kolom E = Aantal verkochte artikelen.

Dit aantal wordt uit de factuurboeking gehaald. Dit is een formule waarin u niets behoeft te wijzigen.

«LET OP!» Tijdens het factureren selecteert u het artikel uit de artikellijst. Indien u deze artikellijst
tijdens het factureren aanvult of wijzigt, wordt het nieuwe artikel niet herkend als verkocht artikel.

Kolom F = Actuele voorraad.

De actuele voorraad is een formule, nl. (aantal geleverd – aantal verkocht). We adviseren
u om geen wijzigingen in deze formule aan te brengen.

Kolom G = Aantal geleverd.

Hierin worden de bestellingen verwerkt. Indien u 4 artikelen op voorraad had en er 16 bij hebt
gekocht, vult u hier handmatig 20 in (4 + 16).

Kolom H = Minimale voorraad.

In deze kolom geeft u aan wat uw minimale voorraad dient te zijn.

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
–6–
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Kolom I = Aantal artikelen te bestellen.

Mocht de voorraad onder uw minimale voorraad zijn gedaald, dan staat hier vermeld hoeveel
artikelen u dient te bestellen om uw minimale voorraad aan te vullen. Aan deze formule behoeft u
niets te wijzigen.

Kolom J = Bestellen Wel/Niet.

Deze kolom heeft dezelfde functie als Kolom I. Aan deze formule behoeft u niets te wijzigen.

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
–7–
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Servicefactuur
Uw factuur kunt u grotendeels zelf aanpassen aan uw wensen. In de gele vlakken vermeldt u uw bedrijfs-
naam, betalingsvoorwaarden e.d. De factuur voorziet er standaard in, dat factuurnummers vanaf 900 gezien
worden als creditnota’s. Indien u hier geen prijs op stelt, voorziet u cel F4 van de tekst FACTUUR. Nu staat
daar een formule.

Voor cel F6 geldt hetzelfde. Deze vermeldt nu het jaartal vóór het factuurnummer, zie afbeelding onder. U
kunt dit desgewenst eenvoudig zelf veranderen door de formule als volgt te wijzigen in =“uw tekst”&k5

Kolommen G t/m R zijn verborgen, aangezien deze kolommen formules bevatten.

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
–8–
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Boekingslijst
De boekingslijst is de lijst, waarop u alle kosten en opbrengsten inboekt.

Het groene deel bevat de opbrengsten, het oranje deel de kosten.

Kolom A = Boekingsnummers.
Deze boekingsnummers worden automatisch aangemaakt. Een boekingsdatum verschijnt zodra u de
datum hebt ingevuld.

Kolom B = Datum.
De datum, waarop een boeking gedaan wordt.

Kolom C = Leverancier/Klant (oftewel: Crediteur vs. Debiteur).

Dit veld kunt u naar believen invullen; het systeem werkt hier verder niet mee.

Kolom D= Omschrijving.
De omschrijving van de kosten of opbrengsten.

Kolom E = Categorie.
Een categorie moet in de oranje of groene vlakken vermeld staan. Voert u een onbekende categorie
in, dan verschijnt er een foutmelding. U behoeft overigens niet te onthouden welke categorieën er
zijn. Plaats de cursor bijvoorbeeld eens in CEL E3. Er verschijnt dan automatisch een pijltje. Door
hierop te klikken worden de aanwezige categorieën zichtbaar.

Kolom F = BTW.
Het BTW-percentage dat van toepassing is. Ook hier is de invoer verplicht.
Ontvangt u een factuur met meer dan één BTW-percentage, dan verdeelt u deze over meerdere
regels. Dit is natuurlijk niet nodig als de factuur slechts één BTW-percentage vermeldt.

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
–9–
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Kolom G = Inkomsten.
De inkomsten zijn inclusief BTW.

Kolom H = Uitgaven.
De uitgaven zijn inclusief BTW.

Kolom I = Omzetbelasting.
Deze kolom bevat een formule die de door u ontvangen BTW berekent.

Kolom J = Voorheffing.
Deze kolom bevat een formule die de door u betaalde BTW berekent.

Kolom K = Ink./Netto.
De inkomsten zonder zonder BTW.

Kolom L = Uitg./Netto.
De kosten zonder BTW.

Kolom M = Maand.
De maand (1 – 12) waarin de boeking plaatsvindt. Dit bepaalt tevens het moment, waarop deze
meegenomen wordt in de berekening van de BTW.

De groene (opbrengsten) en oranje (kosten) vlakken in kolom O zijn vrij in te vullen.

Hierbij dient erop gelet te worden dat de tekst van de categorie (kolom O) altijd exact
overeenkomt met de tekst in de keuzelijst van kolom E.
De keuzelijst in kolom E verschijnt zodra u de aanwijzer op het pijltje plaatst.

N.B. Wilt u een categorie toevoegen, maak deze dan eerst aan in kolom O.

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
– 10 –
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Invoer Factuur
In het werkblad INVOER FACTUUR worden alle regels van de factuur ingevoerd. In de normale situatie zijn
enkele kolommen verborgen. Deze bevatten formules om de correcte gegevens op de factuur te krijgen.

Kolom B = Datum.
Dit is de factuurdatum.

Kolom C = Factuurnummer.
Elk factuurnummer kan hier ingevuld worden. In het werkblad SERVICEFACTUUR wordt het jaartal
2011 ervoor gezet. Desgewenst kunt u dit eenvoudig wijzigen, zie Servicefactuur.

Kolom E = Debiteurnummer.

Het debiteurnummer zoekt u op door op het pijltje te drukken. Indien u in het werkblad DEBITEUR
met namen in plaats van nummers hebt gewerkt, worden hier de namen weergegeven. Voert u een
onbekende debiteur in, dan verschijnt de foutmelding “De waarde die u hebt ingevoerd is ongeldig”.

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
– 11 –
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Een debiteur moet namelijk eerst worden aangemaakt in het Werkblad DEBITEUR om in de lijst te
kunnen worden geselecteerd.

Kolom F = Inkoopnr.
Dit is het inkoopnummer. Indien uw opdrachtgever u een inkoopopdracht zond met een
orderreferentie, kunt u deze hier vermelden.

Kolom G = Pos.

Met «Pos.» wordt bedoeld, de regel waarop uw factuurregel zichtbaar wordt. U kunt 13
factuurregels invoeren, 1 vrije tekstregel en 1 regel met factuurkorting.

Selecteer een van de beschikbare keuzes in de keuzelijst. Elke andere invoer geeft de volgende
foutmelding: “De waarde die u hebt ingevoerd is ongeldig”.

De lijstkeuze “Vrije tekst” verwijst naar de vrije ruimte onderaan de factuur. Hier hebt u uitgebreid
de mogelijkheid om tekst in te voeren.

De lijstkeuze “Factuurkorting” geeft u de mogelijkheid om op de totale factuur een korting te geven.

Kolom H = Aantal.
Hierin vermeldt u het aantal artikelen/uren/diensten dat u in rekening brengt.

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
– 12 –
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Kolom I = Omschrijving.
Hier hebt u de vrijheid, omschrijvingen te selecteren vanuit het werkblad ARTIKELEN of zelf artikelen
te omschrijven.

Moet de voorraad/verkochte artikelen in het werkblad ARTIKELEN worden bijgehouden?

Maak dan uitsluitend een keuze uit de beschikbare lijst: de hier ingevoerde nieuwe
omschrijvingen worden namelijk niet automatisch opgenomen in het werkblad
ARTIKELEN. Verder heeft uw invoer geen invloed op de werking van dit werkblad.

Kolom J = Verkoopprijs.
De verkoopprijs van het artikel is afkomstig uit het artikelbestand.

De verkoopprijs verschijnt automatisch indien u het artikel ongewijzigd uit de keuzelijst

van Kolom I (omschrijving) hebt overgenomen. Desgewenst kunt u de prijs hier ook
overschrijven. Hebt u zelf een nieuwe omschrijving aangemaakt, dan dient u zelf het
bedrag per stuk in te geven.

Kolom K = Korting.
Het is mogelijk op regelniveau korting te geven. U vult hier eenvoudigweg het kortingspercentage in.
De opmaak van de cel dient u niet te wijzigen.

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
– 13 –
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Kolom L = Betaaltermijn.
Indien u in het werkblad DEBITEUR een betaaltermijn hebt opgegeven, wordt deze hier gebruikt.
Indien u dat niet gedaan hebt, dient u de betaaltermijn hier te vermelden.

Kolom M = Verwachte betaaldatum.

Hier wordt uitgerekend wanneer uw factuur betaald dient te zijn.

Kolom N = Betaald.
Vul hier de datum in waarop de factuur is voldaan.

Kolom O = Overschrijding
Het systeem signaleert automatisch dat de betaaltermijn is verstreken (mits eerder ingevoerd), en
met hoeveel dagen. U herkent dit dan aan de kleur rood.

In de cel onder «Factuurnummer uit lijst» selecteert u de te printen factuur. Mocht de aanwezige macro
niet werken, kunt u eenvoudig zelf een printmacro opnemen, zie Opnemen Printmacro.

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
– 14 –
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Opnemen Printmacro
Selecteer een factuurnummer uit de lijst.

Druk op F9 (herberekenen).

Kies onderaan het blad «Macro opnemen» (Office 2007)

Geef deze macro de naam: printmacro.

Hierna neemt u het volgende op:

1. Ga naar het werkblad SERVICEFACTUUR

2. Druk op «print» en selecteer «2 stuks druk op print».

3. Ga terug naar het werkblad INVOER FACTUUR.

4. Stop de opname van de macro.

5. Ga met uw muis op de knop «printen» staan.

6. Klik uw rechter muisknop.

7. Kies voor «macro toewijzen»

8. Selecteer de opgenomen macro uit de lijst.

9. Druk op OK.

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
– 15 –
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Of voor Office 2003:

Dan hetzelfde als hiervoor beschreven.

Het dagelijkse gebruik

Nu u door het hele systeem bent geleid, waarbij u artikelen en debiteuren hebt aangemaakt, zult u vooral de
werkbladen BOEKINGSLIJST en INVOER FACTUUR gebruiken. In voorkomende gevallen zult u de lijst met
artikelen aanvullen en debiteuren toevoegen.

Boeken van inkomende en uitgaande facturen.

U boekt alle inkomende en uitgaande stukken. Hierdoor zijn de geboekte kosten en opbrengsten op een
eenvoudige wijze met elkaar verbonden en terug te vinden indien u vragen krijgt van uw boekhouder of
belastingdienst.

Neem de facturen, kassabonnen en dergelijke in de boekingslijst op.

Wanneer u een factuur opstelt en op de knop [Boeken factuur] klikt, wordt de

uitgaande factuur direct in de boekingslijst opgenomen.

Vul het boekingsnummer op uw kassabonnen, facturen e.d. in.

Ook uw bankafschriften voorziet u van deze boekingsnummers.

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
– 16 –
 Eenvoudige boekhouding in Excel

Invoeren van facturen.

U voert uw facturen in overeenkomstig de beschreven wijze.

Stel uw factuur op en druk op de knop «Boeken Factuur». De uitgaande factuur wordt hierdoor
automatisch in de boekingslijst opgenomen.

Druk de factuur in tweevoud af. Eén exemplaar voor uw opdrachtgever, 1 voor uw eigen admi-
nistratie.

Periodiek vult u de betaaldatum van de verzonden facturen in.

Artikelen bestellen

Controleer periodiek of u nog voldoende artikelen in voorraad hebt.

Vul uw voorraad tijdig aan en houd deze bij in uw systeem.

Houd overzicht over de artikelen die goed en minder goed verkopen.

BTW aangifte

Periodiek dient u uw BTW aangifte in te vullen. Indien u per kwartaal aangifte doet, staan alle
relevante gegevens aan de rechterzijde, bij de maandelijkse aangifte aan de linkerzijde.

Succes!

Trésviri Projectcontrol BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik. Lees vooraf de disclaimer.
– 17 –