[ Cédigo: CS-W-007 ] Version: 11-06/Ene/202% Pagina 1 de 22 lA us| MANUAL DE COMPRAS PARA LAADQUISICION OS bi DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 4. OBJETO El presente manual tiene por objeto integrar el conjunto de normas que reglamenta la adquisicién de productos y servicios por parte de la Camara de Comercio de Ibagué y desarrolla los procedimientos para la adquisicién de los mismos; con lo cual se garantice que se definan adecuadamente las especificaciones de compra y que las adquisiciones cumplen con los requerimientos exigidos. 2. ALCANCE Este Manual aplica a la solicitud, evaluacién, seleccién y reevaluacién de proveedores y contratistas de la Camara de Comercio de Ibagué, asi como la implementacién del procedimiento de compras de productos y/o servicios. Lo.anterior tiene aplicabilidad unicamente por funcionarios de la Camara de Comercio de Ibagué y los contratistas que dentro de sus obligaciones y/o entregables incluye alguna actividad de supervisién. 3, DEFINICIONES Y ABREVIACIONES * CCl: Camara de comercio de Ibagué * Contrato: Acuerdo de voluntades escrito entre dos o més partes que se comprometen reciprocamente a cumplir con las condiciones pactadas. * Evaluacién y Seleccién: Proceso mediante el cual la organizacién define el proveedor que ha de suministrar un producto y/o un servicio. ‘* Invitacién a cotizar: Comunicacién realizada de manera escrita enviada mediante correo electrénico 0 publicada en pagina web y redes sociales de la entidad a los proveedores, atendiendo las especificaciones de la solicitud de compras de productos y/o servicios. * Lista de Proveedores: Lista en la cual se relacionan los proveedores con los que se ha tenido algun tipo de relacién contractual, indicando los datos basicos del proveedor. + Orden de compra de productos y/o servicios: Formato utilizado para formalizar la contratacién con los proveedores de productos y/o servicios. * Proveedor: Organizacién 0 persona que proporciona un producto y/o servicio. + Responsabilidad Legal: Institucién juridica generada por los hechos generados por las personas, que causan dafio 0 perjuicio a otra persona, bienes, medio ambiente, y que genera para quien lo propicia dafio o la obligacién de repararlos. + Responsabilidad Administrativa: Aquella que surge de una contravencién administrativa propia de quien ejerce cargos directivos en una organizacién publica 0 privada, + Responsabilidad Civil: Obligacién de asumir las consecuencias de los dafios que se generan a otras personas. + Responsabilidad Penal: aquella que implica intencién o voluntad de causar dafio a una persona especifica. * Responsabilidad en Riesgos Laborales: Obligacién econémica mediante el cual los trabajadores estén protegidos por las contingencias que se ocasionen con causa u ocasién al trabajo. * Seguridad y Salud en el Trabajo: Disciplina que trata de la prevencién de las lesiones y enfermedades causadas por la condicién del trabajo, de la prevencién y proteccién de los trabajadores. ~_ D t Ti ‘Kai -—_ INTRANET / PROCESOS / COMPRAS / ‘Asiatente de Calidad | Coocdnsdetde Compras | OY°COC Administrative y iMaNUALES y "7 UBICACION DEL [__ELABORO REVISO ‘APROBO pasarMANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ‘Cédigo: CS-M-001 Version: 11-06/Ene/2027 Pagina 2 de 22 ‘SGC: Sistema de Gestién de Calidad. SGD: Sistema de Gestion Documental, SGSST: Sistema de Gestién de Seguridad y Salud en el Trabajo. Solicitud de Compras de Productos y/o Servicios: Formato a través del cual las areas solicitan al area de Compras los productos y/o servicios que requieran para su funcionamiento, * Trabajador independiente: persona natural que presta sus servicios de manera personal, mediante contratos de cardcter civil, comercial o administrativo. + VUC: Ventanilla Unica de Correspondencia. 4, CONDICIONES GENERALES 4.1 MARCO NORMATIVO DE LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUE La Camara de Comercio de Ibagué, fue creada mediante Decreto 830 del 26 de mayo de 1923; es una entidad de derecho privado, sin animo de lucro, de cardcter corporativo y gremial, en la forma prevista en el Cédigo de Comercio y Decretos reglamentarios, que cumple funciones delegadas y asignadas por el estado, la cual se halla sometida a su control y vigilancia en la forma establecida por la ley. Los contratos u érdenes de compra que celebre la CCI en cumplimiento de sus funciones y servicios se someterén en todas sus etapas a lo dispuesto en el presente Manual, las disposiciones del Derecho Privado y sus efectos se sujetaran a las normas de! Derecho Civil y Comercial, En cumplimiento a los requisitos normativos exigidos en Colombia se tendra en cuenta la Normativa relacionada a continuacién la cual hace referencia a las disposiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo y Sistema General de Riesgos Laboral de 2013 - Decreto 1072 de 2015 y Resolucién 1111 de 2017. 4.2 PRINCIPIOS Resolucién 723 Las actuaciones de los funcionarios que intervengan en la contratacién 0 compra de productos y/o servicios de la CCI se desarrollaran con sujecién a los siguientes principios: PrMErIoS oo UA, CORITTRATACIONS Gréfica No. 1 Principios de la contratacién “Una ver impreso este documento se considera como copia no contralada y a GCI no se hace cargo de su actulizacién®|@wangs MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION ‘Cédigo: C5-M-007 Versi6n: 11—06/En6/2021 [Seeceaenee DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Poneacezs 4.24. Planeacién: Trabajamos con la determinacién clara de metas, con base es un direccionamiento estratégico establecido por la alta direccién de la entidad y ta planeacién dia a dia de cada una de nuestras actividades para el cumpiimiento de los objetivos institucionales, 4.2.2. Transparencia: Garantizamos la honestidad, moralidad e imparcialidad de la CCI al establecer reglas claras, completas y objetivas en las decisiones que se adopten en cada una de las etapas contractuales. Los funcionarios vinculados con alguna de las etapas de la contratacién tendrén la obligacién de mantener la confidencialidad en el manejo de la informacién relacionada con la seleccién del proveedor y la ejecucién del contrato; tendran el deber de atender con diligencia, prontitud y fidelidad los principios éticos en todas las actuaciones y reclamaciones que se presenten durante el desarrollo de las diferentes etapas del proceso. 4.2.3 Efectividad: Lievamos a cabo todas las etapas contractuales con eficiencia y eficacia; realizando s6lo los procedimientos estrictamente indispensables en pro de optimizar costos y tiempo. 4.2.4 Imparcialidad: Estamos libres de prejuicios, es decir, nos abstenemos de consideraciones subjetivas y nos centramos en la objetividad de la compra, al realizar un juicio sobre algun particular. 4.2.5 Responsabilidad: Hacemos producto las cosas, prestamos un excelente servicio, hacemos las actividades con eficiencia y eficacia, asumimos lo que hacemos, lo que no y lo que dejamos de hacer dando cumplimiento a las normas. 4.2.6 Respeto: Respetamos la dignidad del ser humano, sus valores y creencias y reconocemos nuestras diferencias. Escuchamos a todos con atencién y valoramos sus aportes. 4.3 POLITICA DE COMPRAS El objetivo de la Politica de Compras de la CCI es entregar a sus funcionarios los lineamientos bajo los cuales se debe ejecutar una accién de compra (de productos y/o servicios), de modo de establecer un estilo de gestién que garantice el cumplimiento de los principios contemplados en el Manual de Compras para la adquisicién de productos y/o servicios, el cual debe ser aplicado en a CCI por todos los funcionarios que intervengan directa 0 indirectamente en los procesos de contratacién en los cuales la Entidad actia como contratante. La politica de compra debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: a) Considerar primero el interés de la CCI en todas las decisiones de compra de productos y/o servicios, por sobre el interés particular de las partes interesadas. b) El personal encargado de interactuar en la adquisicién de productos y/o servicios para la CCI, debe siempre actuar sin incurrir en favoritismos de ninguna indole, privilegiando Unicamente el interés de la entidad. ©) Toda compra o acuerdo con proveedores debe estar previamente autorizada por el funcionario con las facultades o atribuciones de compra necesarias. No se debe comprometer recursos de la CCI, ni celebrar contratos o generar ordenes de compras, sin atribuciones para ello. “Una vez impreso este documento se considera como copia no controlada y la CCI no se hace cargo de au actualzacisn® r —s[édigo: S001 Version: 11-06/Ene/2021 Arve. MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION esis DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 4 de 22 4d) Toda solicitud de compra debe estar fundamentada sobre el presupuesto, la necesidad y disponibilidad econémica y debe ser realizada en los tiempos determinados. e) La entrega de anticipos sera soportada con las garantias exigidas en el Manual de Compras para la adquisicién de productos y/o servicios. f) Promover una sana competencia entre proveedores para obtener el maximo valor agregado, sin perder de vista la misién de la CCl, relaciones de mutuo beneficio, de largo plazo, con altos estandares de calidad, cumplimiento y transparencia, 9) Participar de manera activa denunciando situaciones o practicas indebidas o donde se detecten presunciones de fraude. h) En el proceso de invitacién a cotizar se debera tener en cuenta a los Afiados de la CCI y proveedores 0 contratistas de origen jurisdiccional. Las empresas deben ser legalmente constituidas cuando aplique por el ejercicio de la profesién o actividad a contratar. i) Cada vez que se generen contratos u érdenes de compra de productos ylo servicios se deberd verificar que el contratista 0 proveedor no se encuentre sancionado teniendo en cuenta los Certificados de Policia Nacional, Contraloria y Procuraduria. Para el caso de personas juridicas aplicara también para el Representante Legal y/o Suplente cuando este firme el contrato con CCL. )) La Entidad efectuaré sus compras en condiciones de pago y precios justos acordes con las Leyes de oferta y demanda imperantes en el mercado. k) Guardar confidencialidad sobre la informacién y no emplearla en beneficio propio o de terceros. }) Cumplir con los procedimientos de compras, politicas de Seguridad y Salud en el Trabajo y Calidad, definidos en el SGC y SG-SST. m) Propender por ser incluyente con los proveedores locales. 4,4 EXCLUSIONES Se excluyen del proceso de solicitud, evaluacién y seleccién y reevaluacién los siguientes acuerdos: a) Apoyo y contribuciones en dinero aprobadas por la Presidencia Ejecutiva, debidamente aprobado por el mismo en GG-F-003 Solicitud de Apoyo y/o Contribuciones. ») Ferias, misiones, congresos o capacitaciones ofrecidas por un solo proveedor. ©) El suministro de productos 0 contratacién de servicios profesionales con personas naturales y/o juridicas cuyo objeto sea el desarrollo de actividades administrativas, estratégicas 0 vinculadas a proyectos en particular 0 convenios, siempre y cuando; se pueda validar su experiencia en el objeto a contratar o quienes integren el convenio lo Justifiquen o autoricen por escrito mediante acta de reunién 4) Contrataciones laborales. e) Proveedores de servicios publicos cuando no exista mas de un oferente. f) Afiliaciones de la entidad y suscripcion a eventos de los funcionarios (congresos y olimpiadas entre otros). 4g) Impuestos y contribuciones de cardcter legal y gremiales h) Pagos a clubes en los que haga parte la Camara i) Pagos entidades puiblicas 0 los generados en el cumplimiento de obligaciones legales. J). Suscripciones a revistas, periédicos 0 cualquier tipo de publicacién. k) Pagos que tengan reglamentacién especial, tales como vidticos, auxilios a trabajadores, gastos de viaje (incluidos pasajes aéreos y hospedaje), los gastos reembolsables y los honorarios de los conciliadores del Centro de Conciliacién Arbitraje y Amigable composicién “Una vez impreso este documento se considers como copla no contolada y la CCI no se hace cargo de su actualzacin’Casey MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION [C5digo: GS-N-O0% Version: 11-06/Ene/2027 DE PRODUCTOS YIO SERVICIOS [Pagina 5 do20 1) Pagos que correspondan a operaciones realizadas a través de caja menor, de conformidad a lo establecido en e! Manual de caja menor. m)Gastos de representacién y pagos de restaurante y refrigerios generados en las reuniones de Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y funcionarios de la entidad en el ejercicio de sus funciones. 1n) Para los proveedores de medios de comunicacién se tendra en cuenta el plan de medios institucional ©) Pago de capacitaciones a funcionarios, (aplica el formato de TH-F-008 solicitud de formacién y/o entrenamiento) p) Honorarios ocasionados por consultorias, asesorias y/o auditorias realizadas al SGC 0 a cualquiera de los sistemas (SGC, SGD, SGSST). q) Contratos de arrendamiento o adquisicién de bienes inmuebles. 1) Contratos de alquiler de stand. 8) Seguros adquiridos por la entidad propuestos por el corredor de seguros de la institucién © ente gremial (Confecémaras). t) Compras realizadas a través de tarjeta de orédito, NOTA 4: Para los literales a) b) c) p) q) 1) y s) se requeriré orden de compra o contrato segn cuantia establecida, NOTA 2: Para el literal 2), cuando et apoyo sea en especie se debe realizar el proceso de compras conforme a este Manual NOTA 3: Para el literal q) (compras relacionadas con la adquisicién de bienes inmuebles) se deberé dejar incorporados dentro del texto de la escritura pablica el origen de los recursos con los cuales se adquirié el mencionado bien y en el cerificado de tradicion y libertad debera constar la naturaleza de los recursos pablicos © privados con los cuales fueron adquirdos los inmuebles. 4.5 EXCEPCIONES Para las excepciones, sin importar la clase de producto y/o servicio, la CCI podra contratar directamente en los siguientes casos: a} Por necesidad inminente o urgencia motivada: Se podra contratar directamente cuando la necesidad inminente o urgencia motivada del producto y/o servicio no permita solicitar ofertas o cotizaciones. b) Por Proveedor tnico: Los que tengan por objeto el suministro de un producto o prestacién de un servicio, que sélo puedan ser proporcionados por un solo proveedor. ©) Por experiencia satisfactoria: Se tendran en cuenta las siguientes: + Contratacién con persona natural y/o juridica, que haya prestado servicios y/o suministrado productos a la CCI de manera satisfactoria (formato CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra o servicio) * Contratacién con persona juridica en la que, quien va a desarrollar el trabajo, sea persona natural que haya tenido un proceso de vinculacién con la CCI y su experiencia haya sido satisfactoria. + Contratacién con persona natural y/o juridica con reconocimiento en el mercado por sus productos suministrados y/o servicios prestados con experiencia comprobada, ‘Una vez impraso aste documento se caneldera coma copia no contrlada y la CCI no ge hace cargo de su actualzacion’ —SMANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Cédigo: CS-W-001 Version: 11=06/Ene/202% Pagina 6 de 22 soportada con certificaciones que sean acorde con el objeto que se va a contratar y de empresas reconocidas a nivel regional y/o nacional. 4) Por incumplimiento del perfil requerido: Una vez cerrado el proceso de evaluacién y seleccién de proveedores, se ratifique que los proveedores presentados no cumplen con el perfil requerido. €) Por convocatoria desierta: Una vez publicado los términos de referencia y culminado los tiempos de la convocatoria y no se presente ningun proveedor. Para justificar las excepciones y compras especiales se deberd dejar registro por escrito mediante una certificacién en el formato CS-F-011 Justificacién para contratar excepciones y compras especiales, donde se acredite la excepcién y la razén de la compra especial debidamente firmada por el Solicitante y/o Supervisor de la compra y/o servicio, director del rea que solicita y aprobada posteriormente por el Presidente Ejecutivo. 4.6 REPRESENTACION LEGAL Y AUTORIZACIONE: EI Presidente Ejecutivo seré el Unico responsable como el ordenador del gasto conforme a los estatutos de la CCl, sin embargo, delega bajo su responsabilidad a los directores, subdirectores y coordinadores para autorizar compras de productos ylo servicios de acuerdo con la siguiente tabla: CARGO AUTORIZADO MONTO AUTORIZADO = __Coordinadores [ Hasta 4 SMMLV Subdirectores Hasta 6 SMMLV Hasta 50 SMMLV previo conocimiento y autorizacién por cualquier medio documentado pore de parte del Presidente Ejecutivo| por cuantias superiores a 10 __| ‘SMMLV., Presidente Ejecutivo hasta 100 SMMLV Junta Directiva tC Tabla No. 1 Gargos y monto de autorizacion ‘Superior a 100 SMMLV NOTA 4: Se exceptia como funcionarios delegados para ser ordenadores del gasto a los Coordinadores: Contable y Control interno, NOTA 5: En la seleccién de proveedores el Coortinador de Compras podré autorizar dicho proceso dentra de su nivel de autoridad si y solo si cuando haya un solo proveedor. NOTA 6: Cuando se requiera hacer pagos anticipados, en la compra de productos y/o servicios, se deberd surtir previamente la autorizacién de dicha accién por parte del Director de area o Presidente Ejecutivo, conforme a tos montos autorizados en el numeral 4.6 del presente Manual NOTA 7: Facultar al Director Administrativo y Financiero para hacer las actualizaciones al Manual de Compras para la adquisicién de productos y/o servicios. 4,7 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES ATA Ibague Inhabilidades e incompatibilidades por Estatutos: La Camara de Comercio de Seguird en todas sus contrataciones, las reglas sobre inhabilidades “Una vez impreso este documento se considera como copia no convoladay la CCI no se hace cargo de su actusizcion‘Codigo: Cs ce MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION |g. Co-N-EET ———_ CS ae DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Version: pe/ene/2024 ——— Pagina 7 de 22, incompatibilidades definidas en los estatutos de la entidad. Para lo anterior, en cada Orden de Compra de Productos y/o Servicios 0 Contrato se incluira la Declaracién de Inhabilidades © incompatibilidades, solo en caso de realizar compras que no requieran de Orden o Contrato se deberd diligenciar el formato CS-F-004 Declaracién de Inhabilidades e Incompatibilidades el cual tendré una vigencia de un afio a partir de la fecha de su suscripcién NOTA 8: Es obligacién de cualquier contratista, proveedor o parte interesada informar a la CCl Jnmediatamente cuando estén incursos en alguna causal de inhabilidad e incompatibilidad. 4.7.2. Inhabilidades e incompatibilidades sobreviniente: En el contrato se sefialard que, si llegase a sobrevenir inhabilidad e incompatibilidad en el contratista, éste cedera el contrato previa autorizacién escrita de la CCI, y si ello no fuere posible, la CCI lo dara por terminado. En todo caso, la inhabilidad e incompatibilidad sobreviniente sera justa causa de terminacién unilateral de| contrato por parte de la CCI y ésta podré tomar las medidas que considere convenientes para evitar perjuicios econémicos. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente es a uno de los miembros de un consorcio 0 unién temporal, la CCI podré aceptar que éste ceda su participacién a un tercero, previa autorizacién por escrito. 5. EVALUACION, SELECCION, VALIDACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES Todo proveedor deberd ser evaluado, seleccionado, validado, reevaluado y registrado en el formato correspondiente para cada caso. 5.1 CRITERIOS DE EVALUACION, SELECCION, VALIDACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 5.1.1 Evaluacién y Seleccién de proveedores: Para realizar a evaluacién y seleccién de proveedores se realizara por medio del formato CS-F-002 Evaluacién y seleccién de proveedores, teniendo en cuenta los criterios establecidos por la entidad dentro de este. En caso de empate: Se detallaran a los proveedores empatados en el campo de analisis de la compra con los criterios que resaltan a cada uno, lo anterior sirve de base para la toma de decisién por parte del responsable de la seleccién del proveedor. 5.1.2 Validacién de proveedores: La validacién y evaluacién de la compra se realizaré una vez facturado y suministrado el producto y/o servicio por parte del proveedor a través del formato CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra 0 servicio. Cuando la compra no supera 1 SMMLY, sera el solicitante junto al funcionario delegado como ordenador del gasto segtin monto autorizado, quienes realicen dicha validacién, en caso contrario (compras superiores a 1 SMMLV) sera realizada solamente por el supervisor. 5.1.3 Reevaluacién de Proveedores: Anualmente el érea de Compras realizard la consolidacién de las validaciones y evaluaciones de las compras y/o servicios y aplica el formato CS-F-003 Reevaluacién de Proveedores, ia cual seré verificada por la Direccién a cargo del proceso de compras. S “Una vez impreso este documento se considera como copla no contolada y la CCI no se hace cargo de su actualizaién” -_S[Cédigo: CS-M.00T Version: 11-06/Ene/2021 @iees Billy | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION ree Pagina 6 de 22 DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS No se aplicara el formato CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra o servicio para las cuantias menores a 1 SMMLV o compras con pago anticipado (tarjeta de crédito). Los anticipos no requieren de evaluacién para su desembolso, se realizaré una vez sea suministrado o prestado el producto y/o servicio mediante el formato CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra o servicio. Cuando se reevaliian los proveedores se tienen en cuenta los siguientes criterios: CRITERIO DE REEVALUACION CALIFICACION | 7. Cumplimiento de obligaciones. __3 | 2. _Cumplimiento tiempo de entrega 3 3._ Calidad del producto/servicio 3 4. Atencién oportuna a requerimientos 1 TOTAL CALIFICACION 70 Si cumple se da el valor total de la calificacién de lo contrario cero (0). 2 Tabla No. 2 cilterios de reevaluacion 1. Cumplimiento de obligaciones: Son las requeridas en cuanto a cantidades, especificaciones técnicas, entregables pactados, competencia del personal, garantias, entre otras y las relacionadas en la Solicitud de Compras de Productos y/o Servicios, Orden de Compra y Contratos, 2, Cumplimiento tiempo de entrega: Son los tiempos pactados en la solicitud de Compras de Productos y/o Servicios, Orden de Compra y Contratos, si no estan definidos en dichos documentos son validas los pactados de forma verbal o por correos electrénicos, 3, Calidad del producto/servicio: Se refiere a la calidad del producto entregado o servicio prestado. 4, Atencion oportuna a requerimientos: Son las solicitudes adicionales realizadas de forma verbal, escritos como correos electrénicos 0 cartas relacionadas con la prestacién del servicio 0 del producto. Asi mismo los tiempos de respuesta a los requerimientos realizados ‘cuando se presenten inconformidades del producto o servicio. De acuerdo con el puntaje de la consolidacién del afio se le dara el siguiente tratamiento: RANGO DE CALIFIGACION | TRATAMIENTO eee 0-4 Descartar totaimente 5-6 Se suspenden compras o servicios por 3 meses 7: Se le hace llamado de atencién para mejoramiento 6-10 Aprobado para continuar con el proveedor_ Tabla No. 3 rangos calificacién proveedores NOTA 9: Se deberd informar al proveedor, contratista 0 capacitador, en caso de suspension o de ser descartado de la lista de proveedores el motive que género dicha decisién, 5.2 CRITERIOS DE EVALUACION, SELECCION, VALIDACION Y REEVALUACION DE CAPACITADORES, ASESORES O CONSULTORES 5.2.1 Evaluacién y Seleccién de capacitadores, asesores 0 consultores: Para realizar la evaluacién y seleccién de capacitadores, asesores o consultores los cuales se consideran prestacién de servicios en ejercicio de su profesién liberal y por lo cual; no tienen la obligacién de inscribirse en las Cémaras de Comercio, salvo que sea persona “Una vez impreso este documento se considera como copla no conioladay la CCI no se hace cargo de su sctualizacién”Cre Biegg MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION ‘Cédigo: CS-M-001 DE PRODUCTOS YIO SERVICIOS ersten: Th-oeEne/2021 ———— Pagina § de 22 juridica la que este ofreciendo el servicio, el responsable de Capacitacién Empresarial sera el responsable de hacer la Evaluacién y seleccién a los capacitadores y para los. asesores y consultores serd realizada por el drea de compras por medio del formato CS- F-008 Evaluacién y seleccién de capacitadores, asesores o consultores, teniendo en cuenta los criterios establecidos por la entidad dentro de este. En caso de empate: Se detallaran a los Capacitadores, Asesores o Consultores empatados en el campo de andlisis de la seleccién con los criterios que resaltan a cada uno, lo anterior sirve de base para la toma de decisién por parte del responsable de la seleccién del proveedor. 5.2.2 Validacién de capacitadores, asesores 0 consultores: La validacién y evaluacién de la capacitacién, asesoria 0 consultoria se realizaré una vez facturado y prestado el servicio a través del formato CS-F-009 Validacién y Evaluaci6n de la compra o servicio. Cuando el valor no supera 1 SMMLV seré el solicitante junto al funcionario delegado como ordenador del gasto seglin monto autorizado, quienes realicen dicha validacién, en caso contrario (cuando el valor es superior a 1 SMMLV) sera realizada solamente por el supervisor. 6.2.3 Reevaluacién de Capacitadores, Asesores o Consultores: Capacitadores: Para el caso de capacitadores, el responsable de Capacitacién Empresarial entregara el formato CE-F-005 Evaluacién de! Conferencista y logistica de la capacitacion a los participantes de la capacitacién, para que estos evaltien al capacitador. El encargado de capacitaciones deberé consolidar las evaluaciones y teniendo en cuenta los resultados de estas, realizara la reevaluacién anual mediante el formato CS-F-005 Reevaluacién de Proveedores - Capacitadores, la cual sera verificada por la Direccién a cargo de Capacitacién Empresarial. Los criterios a tener en cuenta serdn los siguientes: CRITERIO DE REEVALUACION ~_CALIFICACION 1._Dominio conceptual del tema 2._Metodologia utilizada Excelente (4) 3._Material (diapositivas, videos, documentos etc) Bueno (3) : : Aceptable (2) 4, Respuesta a dudas y coments = Malo (1) 5._Manejo de piiblico TOTAL CALIFICACION SUMATORIA POR ITEM : Sumatoria total iterns / i No. De respuestas RANGO DE ACEPTACION: Resultado de 1-2 Rechazado Resultado de 3-4 aceptado Tabla No. 4 criterios reevaluacion proveedores - Capacitadores ‘Una vez impreso este document se considera como copia no controladay la CCI na se hace cargo de eu actulizacién® 6 —‘Cédigo: CS-M-001 Be a Gye ttgg| MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION [ESn- 9 perensl20at DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 10 de 22 Asesores 0 Consultores: Para reevaluar a los Asesores 0 Consultores y con el fin de llevar la trazabilidad del cumplimiento de estos, se atenderé lo contemplado en el numeral 5.1.2. Dejando registro en el formato CS-F-003 Reevaluacién de Proveedores. 6. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 6.1 ESTABLECER LA NECESIDAD DE LA ADQUISICION DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO a) El 4rea que establezca la necesidad de compra de productos y/o servicios, realizara la solicitud de compras de productos y/o servicios CS-F-001 b) Aquellas compras que no superen 1 SMMLY, no requerirén de solicitud de compras de productos y/o servicios, sin embargo, se debe cumplir la verificacién de la factura correspondiente 0 del documento equivalente, registrando en la misma el recibido a satisfaccién del producto ylo servicio y la autorizacién del funcionario ordenador del gasto, el nombre del evento, el centro de costos a aplicar y el origen de los recursos. ) Los funcionarios solicitantes que requieran una compra de productos y/o servicios que supere 1 SMMLV deberan diligenciar a través del software de gestién documental vigente el formato CS-F-001 Solicitud de compras de productos y/o servicios, acompafiado de la firma del supervisor asignado y del funcionario delegado como ordenador del gasto segtin monto autorizado donde se requiera la compra, lo anterior dara inicio al proceso de compras y se tramitara siguiendo el flujograma del Procedimiento de Compras contemplado en el numeral 7 del presente Manual Las solicitudes deben estar diligenciadas en su totalidad, la descripcién y especificaciones deberén ser establecidas por quien requiera la compra. Aquellas solicitudes que no tengan debidamente registradas la descripcién y las especificaciones del producto y/o servicio y demés condiciones requeridas en el formato, seran devueltas al solicitante. El solicitante, Supervisor o Director de la solicitud de compra de productos ylo servicios podré ajustar o darle claridad a la misma, mediante un correo electrénico, mensaje de texto 0 chat de WhatsApp, mencionados mensajes deberan ser indexados al proceso. 4) Los tiempos establecidos para la realizacién de una compra se determinan a partir del! dia siguiente habil a la radicacién de la solicitud de compras de productos y/o servi hasta la seleccién del proveedor o contratista. COMPRAS POR RANGOS TIEMPOS: [Compra Superior a Thasta 3 SMMLV___| Maximo 5 dias habiles ‘Compra Superior a 3 hasta 6 SMMLV 7 dias habiles. __Compras superiores a 6 SMMLV 16 dias calendario “Tabla No. 5 tiempos para contratar Los tiempos de entrega no son tenidos en cuenta en la anterior tabla, debido a que son presentados por el proveedor o contratista en las cotizaciones y dependen de la naturaleza del producto y/o servicio a contratar como son: Impresiones, disefios, embalaje de productos de otras ciudades, montajes, trasformaciones de productos y elaboracién, entre otros. Los tiempos para las contrataciones de servicios, capacitadores, asesores y/o consultores estaré determinada segtin la urgencia requerida de los mismos y la planeacién establecida en los procesos que se involucren estos profesionales. "Una vee impreso este documento so considera come copia no conroladay la CCI no se hace cargo de su actulizacén”Cédigo: CS-M-00t |Wersion: 11—06/En@/202% | Pagina 11 de 22 MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 6.2 IDENTIFICAR POSIBLES PROVEEDORES Para identificar posibles proveedores se utiliza la base de datos de los comerciantes afiliados y matriculados, la lista de proveedores CS-F-007, los directorios telefénicos, por internet, referidos, y procurando que las cotizaciones sean solicitadas al mayor numero de proveedores. En aras de agilizar este proceso los Directores de Area podran sugerir 0 recomendar la contratacién de proveedores para darle celeridad al proceso. Siempre y cuando sean validados por el area de compras de la CCI y conforme a la delegacién descrita en el numeral 4.6 6.3 SOLICITAR, RECIBIR, ANALIZAR COTIZACIONES Y SELECCIONAR AL PROVEEDOR El rea de compras define sus requisitos para la compra de productos y/o servicios de acuerdo con la siguiente tabla: saci ie | Monto auteriado - | Productos ie. | nvtaeln| couzacién| Proveedaves | HONE | sorta : “6S -000) (csF04 Hasta 1 SMLMV NIA | [Hasta 1 SWIM __|_ NS wa | NA Superiora T hasta 5 WA SMLMV me NA ‘Superior a3 hasta 6 | Min. 7 SMLMV Superior 6 hasta 60 | SMLMV a a Superior a 50 hasta a 100 SMLMV. ns A a Superior a 100 A SMLMV “Tabla No, 6 consolidado de Requisitos A:Aplica N/A: No Aplica 6.3.1 Realizar Invitacion a cotizar: Luego de recibir la solicitud de compra de productos ylo servicios, el responsable de la compra deberé determinar la clase de invitaci6n a realizar, escogiendo entre invitacién a cotizar simple, invitacién a cotizar mediante términos de referencia o invitacion a cotizar privada 0 cerrada a) Invitacién a cotizar simple: El responsable de compras y/o el responsable de la capacitacién realizara invitacién a cotizar de acuerdo con la tabla No. 6. La invitacion a cotizar simple se divulgara mediante correo electrénico, dirigido a los proveedores que se encuentren habilitados y aquellos a quienes les interese, quedando soporte de la invitacion. La invitacién a cotizar debera contener como minimo los siguientes requisitos: © Descripcién detallada del producto y/o servicio indicando las caracteristicas, cantidades y calidad exigida. © Tiempo de entrega del producto y/o servicio —&"| Cédigo: CS--00% yee gis | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION Version: 11-06/ene/2021 DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS | Pagina 12 de 22 * Valor del producto y/o servicio (incluidos impuestos) ‘+ Forma de Pago (Contra entrega, mensualizado y/o con anticipo el cual no puede superar el 50% del valor del contrato y se exige péliza de garantia). © Garantias que ofrece + Criterios de evaluacion * Para los capacitadores, asesores y/o consultores se requiere hoja de vida con los soportes para validar la experiencia y la formacién académica. b) Invitacién a cotizar mediante términos de referencia: Para aquellas invitaciones a cotizar de temas especializados, el funcionario solicitante de la compra de productos y/o servicios es el responsable de colocar toda la informacién requerida en la solicitud de compras de productos y/o servicios CS-F-001, para que el area de compras realice los términos de referencia de la invitaci6n. En caso de que no exista un profesional competente en el tema a contratar en la CCl, se podra vincular un tercero para apoyar el proceso de redaccién de los términos de referencia. Tratandose de compras especializadas, cuando se requiera, se solicitara al Asistente de Contratacién y Convenios, para que convoque a reunién del Comité de Contratos y Convenios de la entidad, para tratar el estudio de temas financieros, juridicos y técnicos de la compra especializada. Los Términos de Referencia se publicaran en nuestras redes sociales a discrecién de la administracién sin importar la cuantia y para productos y/o servicios que no son comunes en el mercado, siendo una herramienta que podra ser utilizada en caso de ser necesario. La invitacién a cotizar mediante términos de referencia debera contener como inimo los siguientes requisitos: * Antecedentes (si es el caso) * Objeto a contratar * Actividades, metodologia y entregables objeto de la contratacién * Cronograma de la invitacién a cotizar © Experiencia del contratista y del equipo de trabajo de éste (si es el caso) ‘* Para los capacitadores, asesores y/o consultores se requiere hoja de vida con los soportes para validar la experiencia y la formacién académica + Plazo (en dias habiles 0 calendario) ‘© Presupuesto estimado cuando aplique * Valor del producto y/o servicio (incluidos impuestos) © Forma de pago (Contra entrega, mensualizado y/o con anticipo el cual no puede superar el 50% del valor del contrato y se exige péliza de garantia) © Criterios de evaluacion * Garantias exigidas de acuerdo al producto y/o servicio, cuando aplique * Veracidad de la Informacién suministrada © Confidencialidad de la Informacién © Documentacién requerida en caso de ser contratado. © Inhabilidades e Incompatibilidades * Suscripcién del contrato ¢) Invitacién a cotizar privada o cerrada: Para aquellas invitaciones a cotizar autorizadas por la Presidencia Ejecutiva el responsable de compras y/o el “Una ver impreso este documento se considera como copia no conrolada y a CCI no se hace cargo de su aetualizacin®— 1 TE ice iegyg] MANUAL DE COMPRAS PARA.LA ADQUISICION [TERED CET ae | Version: 11-06/Ene/2021 DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 13 de 22. responsable de la capacitacién realizaré invitacién a cotizar de acuerdo con la tabla No. 6. La invitacién a cotizar privada o cerrada se divulgard mediante correo electrénico. Los términos de referencia a publicar seran revisados y aprobados por el area solicitante de la compra de productos ylo servicios. Una vez aprobada, se deberé publicar en la pagina web y redes sociales de la entidad por el equipo de sistemas y de comunicaciones respectivamente. Si se requiere realizar la publicacién de la invitacion a cotizar en un medio de comunicacién externa, se requerira autorizacién previa del gasto. En toda invitacién a cotizar se deberd incluir una nota en la cual se mencione que, en caso de incurrir en la falta u omisién de algun producto y/o servicio a cotizar requerido en la invitacién a cotizar y/o se encuentre incurso en inhabilidades ¢ incompatibilidades de acuerdo con los Estatutos de la Camara de Comercio de Ibagué en su Capitulo Vill Articulo 46 Incompatibilidades e Inhabilidades, no sera tenido en cuenta en el proceso de evaluacién y seleccién de proveedores. 6.3.2 Recibir Cotizaciones: Las cotizaciones deberan ser presentadas en oficio, fax, correo electrénico, publicaciones por intemet, etc. al proceso de Compras, quien debera relacionar la informacién sobre la cotizacién recibida en el formato CS-F-002 Evaluacién y Seleccién de Proveedores y para las capacitaciones en el formato CS-F- 008 Evaluacién y Seleccién de capacitadores, asesores y/o consultores. Los medios por los cuales se allego la invitacién a cotizar a los posibles proveedores seran la prueba fehaciente del ntimero de proveedores / capacitadores / asesores y/o consultores que se invitaron a cotizar. En el evento en el cual no exista respuesta por parte de ellos, se dejaré la observacién correspondiente en el andlisis de la compra, por tal razén se podra hacer el proceso de evaluacién y seleccién con el ntimero de proveedores presentados. 6.3.3 Anélisis de la Compra: Recibidas las cotizaciones, el responsable de la compra procederd a registrar la informacién requerida en la solicitud y la relevante que pueda ser de interés para la toma de la decision, en los formatos Evaluacion y Seleccién de Proveedores CS-F-002, Evaluacién y Seleccién de capacitadores, asesores y/o consultores CS-F-008 0 en la plantilla Proveedor autorizado dentro del software de gestién documental vigente segtin corresponda. El diligenciamiento de las evaluaciones de proveedores de productos y/o servicios, capacitadores, asesores y consultores es realizado por el responsable asignado, segiin la siguiente tabla’ TBO DE ence RESPONSABLE DE LA EVALUACION De productos gestién documental vigente Coordinador de compras proveedor autorizado 0 Asistente Il Desarrollo de Proveedores | CS-F-002 Evaluacién y De servicios seleccién de provesdores Asesor _/ | Coordinador de compras Plantila de software de consultor | Asistente Il Desarrollo de Proveedores _| gestién documental vigente “Una ver impreso este documento se considera como copia no contolada y la CC! no se hace cargo de su actuaizacién = €[i (| Nee Bis | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS YIO SERVICIOS Pagina 14 de 32 | proveedor auitorizado 0 Capacitador | Responsable de Capacitacién Empresarial | CS-F-008 Evaluacién asesores yo consultores_ seleccién de capacitadores, y “Tabla No. 7 cuadro de résponsabies de Evaluacion para seleccion Las evaluaciones se deberan realizar teniendo en cuenta los criterios, principios y la politica de compras del presente Manual. Para el caso de compra de productos ylo servicios de tipo tecnolégico (hardware y software) 0 de infraestructura, los funcionarios asignados como responsables de estos temas serén los encargados de realizar el acompafiamiento en todo el proceso de evaluacién, seleccién y reevaluacién de los proveedores. 6.3.4 Seleccion del_proveedor: El proceso de Compras presentara la Evaluacién y Seleccion de Proveedores CS-F-002, Evaluacién y Seleccién de Capacitadores, Asesores y/o Consultores CS-F-008 0 plantilla Proveedor autorizado que se encuentran dentro del software de gestién documental vigente, segiin sea el caso, al funcionario_delegado como ordenador de! gasto seguin monto autorizado o al Presidente Ejecutivo para su revision y aprobacién, conforme a la Tabla No. 1 cargos y monto de autorizacion. NOTA 10: Los formatos CS-F-002 Evaluacién y Soleccién de proveedores, CS-F-008 Evaluacion y Soleccién de Capaciladores, Asesores 0 plantila Proveedor autorizado, atrojan resultados de tipo cuantitativo, sin embargo, la potestad de la selecci6n definiiva del proveedor o varios proveedores en virtud del offecimiento parcial de_un mismo producto pero a mejor precio y de acuerdo a los Fequerimientos contenidos en el CS-F-001 solicitud de compras de productos y/o servicios, , estara a cargo del Presidente Ejecutiv 0 funcionario delegado como ordenador del gasto segin monto autorizade, Una vez seleccionado el proveedor en la Evaluacién y Seleccién se procederé realizar por parte del drea de compras, la Orden de Compra de productos y/o servicios 0 por el Asistente de Contratacién y Convenios el contrato seguin corresponda, con el fin de gestionar las firmas 0 autorizaciones pertinentes (ver Tabla 1y tabla 6). En caso de negativa u omisién del contratista a suscribir el contrato en el plazo previsto, o cualquier otra causa o circunstancia por la cual el contratista no esté en condiciones de firmar, la Camara de Comercio de Ibagué podra contratar con el proveedor siguiente en el orden de calificacin de mayor a menor y asi sucesivamente. Los vistos buenos estaran clasificados de la siguiente manera: [ RESPONSABLE ji TIPO DE REVISION ORDEN DE’ ContRaTos Elaboré: Responsable de compras* | N/A 7 A A | Que 16 solictado ests en el Revis6: Supervisor asignado doeunente A A Revise: Funcionario delegado como 1 ordenador del gasto segin monto | Avala y autoriza la contratacién, | A A sutorzsdo, | Revis6: Director Administrative y | Parle fnanciera, presupuestal NA x] “Una vez impreso este documento se considera como copia no controled y la CCI no se hace cargo de su actualizaciin®a CBaigo: CSMLDOT See) Bis | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION | ee DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS. “wersion: reosrenel2021 | ee _ gina 15 de RESPONSABLE “nbo cE Revision] OFSENDE | conraatos financiero - origen de los recursos. a _ Revis6, Director de Asuntos legales_| Parte Juridica, [NA K Tabla No, 8 Revision de Ordenes 6 Contratos ‘A: Aplica NIA: No Aplica *Responsable de Compra Orden de compra de productos ylo servicios: Coordinador de compras y/o Asistente II Desarrollo de proveedores. Contratos: Asistente de contratacién y convenios. Una vez realizada y aprobada la Orden de Compra de Productos y/o Servicios o Contrato, se debe digitalizar y cargar al tramite electrénico en el software de gestién documental vigente, como anexo a la solicitud de compra de productos y/o servicios y @ toda la documentacién generada en el proceso de la compra. Posteriormente es remitido a Gestion Documental tanto fisico como virtual para su seguimiento y almacenamiento, en espera de la entrega del producto y/o servicio y facturacién por parte del proveedor, para ser autorizada su causacién y el pago del mismo. 6.4 DOCUMENTACION REQUERIDA DEL PROVEEDOR O CONTRATISTA Para la adquisicién de productos y/o servicios a través de solicitudes de compras, érdenes de compra de productos y/o servicios 0 contratos se solicitarén los documentos legales previstos dentro del formato CS-F-014 Documentacién requerida de! proveedor o contratista NOTA 11: Para compras en almacenes de cadena, no se exigia la documentacion legal prevista dentro del formato CS-F-014 nila fra en Ordenes de compra cuando aplique 6.5 ELABORACION Y REVISION DE ORDENES DE COMPRA O CONTRATOS. Las érdenes de compra o contratos serdn elaboradas por el responsable de la compra seguin corresponda, deberan ser revisados de acuerdo con la Tabla No. 8 Revision de 6rdenes o Contratos antes de ser firmado por la Presidencia Ejecutiva o quien corresponda, Se requiere la elaboracién de un contrato, cuando se de alguna de las siguientes variables: a) El monto del valor de la adquisici6n del producto o servicio supere 50 SMMLV. b) La duraci6n del servicio sea superior a un mes. 6.5.1. Contenido minimo para elaboracién de contratos: Se incluiran las cléusulas que sean necesarias o convenientes para regular las relaciones contractuales y que permitan el cumplimiento de sus propésitos institucionales, protegiendo los legitimos derechos de la entidad y salvaguardando los intereses del contratista, cuando ellos sean igualmente legitimos conforme a la siguiente relacién: Identificacién de las partes Consideraciones cuando aplique Objeto Obligaciones del contratante v “Una vez impreso este documento se considera come copia no controlada y la CCI no se hace cargo de su actualizacion — >yee Big | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION Cédigo: CS-W-007 \Versién: 11-06/ene/2021 DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 16 de 22 Obligaciones del contratista Duracién S Valor y forma de pago Origen de los recursos Lugar de cumplimiento del contrato, ‘Supervision Relacién contractual Clausula de confidencialidad cuando aplique Clausula penal pecuniaria Cesién del contrato Terminacién del contrato Garantias Inhabilidades e incompatibilidades Aportes a seguridad social Cumplimiento del SG-SST Ley de transparencia Habeas data Autorizacién para el tratamiento de datos personales Autorizacién para él envié de informacién mediante correo electrénico Propiedad intelectual cuando aplique Derechos de autor cuando aplique Solucién de controversias 6.5.2 Actas de modificacién: Durante su ejecucién, previo acuerdo entre el contratista y la CCI, se podran modificar los contratos respectivos, mediante actas que se suscriban para el efecto con el contratista. Las modificaciones o aclaraciones seran revisadas y aprobadas por quienes intervinieron en la revision inicial del contrato. La adicién, suspensién, reinicio o modificacién requerird la extensién y aprobacién de las garantias otorgadas para el contrato inicial, en caso de que se requieran. 6.5.3 Anticipos: La CCI entregaré anticipos al contratista cuando sea necesario para el adecuado cumplimiento del contrato. El monto del anticipo no podra superar el 50% del valor total del contrato y se garantizaré el manejo adecuado del anticipo con la respectiva péliza. 6.5.4 Garantias: De conformidad con lo establecido por la Ley y con la naturaleza del contrato se estipularén las respectivas garantias a solicitar, las cuales deben ser otorgadas a través de una compatiia aseguradora cuya pdliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia. El Contratista debera firmar la péliza y adjuntar fotocopia del recibo de caja donde se verifique el pago de la prima. Para los contratos de obra civil se requerira efectuar el 10% de retencién a titulo de retegarantia, el cual sera devuelto al contratista 6 meses después del acta de liquidacién del contrato y una vez sea recibido a satisfaccién De acuerdo con la practica comercial que desarrolla la CCI y la naturaleza del contrato las. pélizas que se podran exigir (entre otras) son las siguientes y deberan ser pagadas por el contratista: "Una vez impresa este documento se considera come copia no eontolada y la CCI no se hace cargo de su actualzacién”Cédigo: CS-M-001 Version: 11-08/Ene/2021 Qe Bey MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION i DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ee Pagina 17 de 22 Y De buen manejo del anticipo: Por el 100% del valor del mismo, con una vigencia igual a la del contrato y un mes mas. ¥ De cumplimiento: Por el 30% del valor de! contrato, con una vigencia igual a la del contrato y dos meses mas. De calidad y estabilidad: Por o! 25% del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y un afio mds. Solo se exigird para contratos de obra civil De salarios y prestaciones sociales: Por el 15% del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y tres afios mas. De Responsabilidad Civil Extracontractual: Por e| 20% del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y un mes mas. SN 8 NOTA 12: Casos en los que no se requerirén pélizas: 6.1) Cuando un producto tenga garantia de fabricante esta ‘serd suficiente para su respaldo, 6,2) Cuando se requiera efectuar el pago anticipado de arrendamiento, montaje y desmontajes de un stand para peticipar en una feria y ol proveedor sea el organizar del evento, 6.8.5 Cesién del contrato: En toda Orden de Compra o Contrato de la CCI se pactara que toda cesién por parte del proveedor o contratista requiere previa aceptacién por escrito por parte de la CCI. E1 delegar esta obligacién facultara a la CCl para terminar autométicamente la Orden de Compra 0 Contrato, sin que este hecho genere alguna indemnizacién por parte de la CCI a favor del proveedor o contratista. 6.5.6 Informe de supervisor de Ordenes de Compras 0 Contratos: Dando cumplimiento a lo establecido en el reporte al SECOP el supervisor diligenciara el formato CS-F- 013 Informe de Supervisor, con el fin de colgarla en la pagina del SECOP y dar por terminada la contratacién de la Orden de Compra 0 Contrato. 6.5.7 Acta de liquidacién: Se haran actas de liquidacién para contratos de obra civil, administracién delegada y los que impliquen entregas parciales de cualquier tipo de entregables. NOTA 13: Las Ordenes de Compra de Productos y/o servicios CS-F-012 o Contratos piblicos suscritos con la CCI, se deben reportar en la pagina de Colombia Compra Eficiente - SECOP, por parte del rea de compras y de acuerdo con lo exigide por el SECOP. NOTA 14: Los responsables de la contratacién informaran mediante correo electrénico al responsable de Seguridad ¥y Salud en el Trabajo la legada de nuevos contratistas con el fin de que este realice seguimiento al cumpimiento del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo de la CCI y a la realizacién de inducciones cuando aplique. 6.6 SUPERVISION DE LA SOLICITUD, ORDEN DE COMPRA O CONTRATO Toda Solicitud de Compra, Orden de Compra de Productos y/o Servicios 0 Contrato deberd contar con un Supervisor asignado de acuerdo con la naturaleza del producto y/o servicio. Sus deberes como supervisor nacen a partir de la solicitud de compra o suscripcién del Contrato u Orden de Compra de productos y/o servicios. A continuacién, se describen los deberes del supervisor y/o interventor: 1. Poner visto bueno en las Ordenes de Compra de Productos y/o Servicios 0 Contratos suscritos entre las partes como supervisor asignado. 2. Apoyar al proceso de compras en el desarrollo del criterio Propuesta Técnica contemplado en el formato CS-F-002 Evaluacién y Seleccién de Capacitadores, Asesores y/o Consultores a través de la asignacién de puntajes a las propuestas presentadas, con base en instructivo CS-I-001 Evaluacién propuesta técnica Capacitadores, asesores y/o Consultores. “Una ver impreso este documento se Considera como copia no contolada y la CC! no se hace cargo de su actualizacta —s. 6es Pagina 18 de 22 3. Ejercer el seguimiento y control integral de! cumplimiento del objeto y de todas las obligaciones contractuales inherentes a la Orden de Compra de Productos y/o Servicios © Contrato. 4. Generar informe en el formato CS-F-013 Informe de Supervisor, para las Ordenes de Compra de Productos y/o Servicios o Contratos cuando: ¥ Se requiera informar alguna novedad (faltas de ética, incumplimiento de obligaciones contractuales entre otras) en cualquier momento de la ejecucién (Informe parcial), ¥ Contratos con prérroga automatica se deberé hacer informe parcial un mes antes de la fecha de terminacién del contrato 0 lo estipulado dentro del contrato para la prérroga de este. ¥ Informe de cierre para ser cargado en la pagina del SECOP para finalizar la contratacién (Informe final). 5. Conceptuar oportunamente sobre las necesidades de suspensién, reinicio, prorrogas, modificaciones, adiciones y liquidaciones de la Orden de Compra de Productos y/o Servicios 0 Contrato, verificando a su vez la existencia y la firma de las actas anteriormente mencionadas. 6. Exigir al contratista la entrega de los informes segin se estipule en el contrato, cuando se requiera. 7. Generar las actas de entrega a través del formato CS-F-006 Acta de entrega, e indexarla en el proceso de la compra y allegar el fisico al proceso de Gestién Documental, cuando la finalidad de esta sea brindar productos y/o servicios como apoyo a los empresarios. 8. Revisar y dar visto bueno a las facturas, durante la ejecucién contractual, mediante el formato CS-F-009 Validacin y Evaluacién de la compra y/o servicio, con los criterios establecidos para dicha validacién, el cual se encuentra anexo a las facturas en el software de gestin documental vigente. 8. Llevar control de vencimientos de facturacién para exigir al proveedor los tiempos de Pagos acordados en la contratacién. NOTA 45: Se entenderé que, al momento de visar una factura 0 documento equivalente por parte del supervisor. ‘este asume total responsabilidad sobre el cumplimiento de lo pactado contractualmente, NOTA 16: El supervisor seré un funcionario de la CCI si las caracteristicas del producto o servicio lo hacen posible, ‘cuando por la complejidad del contrato, no exista en la CCI personal idéneo para cumplir con esta funcién, la entidad ‘podré contratar una interventoria externa, NOTA: 17: El supervisor ylo interventor respondera por el incumplimiento de sus obligaciones, asi como por los hhechos u omisiones que le fueren imputables y que causen dafio @ la entidad. La Camara de Comercio de Ibagué tendré plena autonomia para Iniciar las acciones civiles o penales en contra del supervisor ylo interventor y estard obligada a llamar en garantia o iniciar accion de repeticion por dolo 0 culpa grave para obtener de este la indemnizacion integral por los perjuicios que logre probar. “Una vez impreso este documento se considera como copla no contolada y la CCI no se hace cargo de su actuaizaciin* Cédigo: CS-W-001 ies | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION [Wersions 1 1-06/Ene2027_| DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS feson og ereteieMANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION DE Sedge: GS-M001 al Versién: 11-08/Ene/2021 PRODUCTOS YIO SERVICIOS eeeeeeees 7. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES FUNCIOWARIO SOLICITANTE SUPERVISOR DELEGADO COM> ‘CONMPRAS PROVEEDORES Cee ORDENADORDEL GASTO = © tarceraro tna | |_| Funionato a iro at = es desgnslin coro supendar aso. de oo nian oatiacones a feobe _aprbato al SS ESTO'y pasa 4 [bal Sprobond el fanato CF. [| prosesodeconpes. Snes co Finis cst Sonat delgado e bt Stet oe compas ch 06 egin sea dean) 9 Sdenador del gasesaind | || pocucts yo reer aca a trvee del sotmar de Feakea seid ame] ||| teen. Coortnader, Sb || | tare Conars. = "| gestbn document Ae plgitsen some ex | |} | $ret, Smtr, Pres aente con toda la gestendocunoral ct | ||| Sesto ese oxzpiones in xzabiidas ¥ tt setotsee compos | formato CSFO020 C5 Fa documertas genedoe Ge Prats yo (Gepin ses el caso) par | | tn al proceso dea Senevey pare 9 in {+ somoras superiors 20 eoneul age me SMUM Cuando” sen Stperdsr. Inferor 3_este lor = Uile "pla "Poveoke Sutrzale" deponble en 3 Fureionaro rece fora | | | documenta ier - Coron, CS008 0 ‘Seine deans g] para Peed provedores paraparesy Ie} aorado” (cegin cea Teaeesuas el asp). reviayarre teas ||’ Recbe fomae OC Fa, £ | sbokan cocaine pa tmorto autrands, cm ||] CSP000 pani corre con ere C8 oraro tna Freire | [4] Sovecdor ° aroees Ot4 Documenta unt de goreesare contataa. Se eso Contato ygeions fra Becat Gegin seaelcasoyaprna {Ye acuerdo con manu || Geaeoor utes karat z FORD Och oe conn podicios wo senione 0 “A “Una vez impraso este documento se considera como copia no controladay la CCI no se hace cargo de su actualzacion*MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Cédigo: CS-M-007 Version: 11-06/ne/202% Pagina 20 de 22 SOLICITANTE SUPERMSOR FURCIOWARIO DELEGADO COMO ORDENADOR DEL, GasTO ‘COMPRAS PROVEEDORES. ‘CONTABILIDAD YO TESORERIA | Berecberaciaae doin actus, eigesa ero Shure Co-Fa00 is ® ‘nfoma cesiin a rovaacores paris SM icaneds ae oletan documents ‘oma ora Docuertatin rauertt ‘hi prowedoro coreebas Seats ornate C8700 Our de cong a Pradctos yo ernry fection fa are as aregael prosuctoo eat ature sain condones oma ds page + | Valse yevaaca de compra servis yma restadat ena so oe | “apteae ¢- F003 ‘Reewatni de Proveesorero oF 05 "Reewactinde Poveedsns Capstacres eins Yadeaen WUC se CCl ae ontbiiadreaica causaoin delat Say | Le “o" [| yaueran page en, Faw ‘Saab | etme squce, bic Tesora gestony Aimer ret po ‘Sprveesr. C=) "Una vez impreso este documento se considera come copia no controlada y la CCI no se hace cargo de su actuaizacén™\€@s Satgess | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION |C2dig0-CS-M-90 7 SA ones DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS [Pagina 31de22 | 8, INFORMACION DOCUMENTADA REFERENCIADA CS-F-001 Solicitud de compras'de productos y/o servicios CS-F-002 Evaluacién y Seleccién de Proveedores CS-F-003 Reevaluacién de proveedores CS-F-004 Declaracién de Inhabilidades @ Incompatibilidades CS-F-005 Reevaluacién de proveedores — capacitadores CS-F-006 Acta de Entrega CS-F-007 Lista de Proveedores CS-F-008 Evaluacién y Seleccién de capacitadores, asesores y/o consultores CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra y/o servicio CS-F-011 Justificacién para contratar excepciones CS-F-012 Orden de Compras de productos y/o servicios CS-F-013 Informe de supervision CS-F-014 Documentacién requerida del proveedor o contratista CS-I-001 Evaluacién propuesta técnica Capacitadores, asesores y/o Consultores. GD-F-012 Autorizacién para envid de informacion mediante correo electrénico - PN GD-F-013 Autorizacién para envi de informacion mediante correo electrénico - PJ CE-F-005 Evaluacién det Conferencista y logistica de la capacitacion Estatutos CCI Contrato : oowinuacet enti usniiecmvesaremuiynctiowtameneiniy — B aic tees MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ‘Cédigo: CS-M-001 ‘Version: 11 — O6/Ene/2021 Pagina 22 de 22 TABLA DE CONTENIDO 4. OBJETO. 2. ALCANCE..... 3. DEFINICIONES Y ABREVIAGIONES .. 4, CONDICIONES GENERALES 4.1 MARCO NORMATIVO DE LA CAMARA DE COMERGIO DE IBAGUE 4.2 PRINCIPIOS 433 POLITICA DE COMPRAS.... 4.4 EXCLUSIONES, 4.5 EXCEPCIONES...... 4.6 REPRESENTACION LEGAL Y AUTORIZACIONES: .. 4.7 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 5. EVALUACION, SELECCION, VALIDAGION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES...... 5.1 CRITERIOS DE EVALUACION, SELECCION, VALIDACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 5.2 CRITERIOS DE EVALUACION, SELECCION, VALIDACION Y REEVALUACION DE. CAPACITADORES, ASESORES 0 CONSULTORES 6 6 6 6 PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS VIO SERVI ESTABLECER LA NECESIDAD DE LA ADQUISICION DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO 10 IDENTIFICAR POSIBLES PROVEEDORES....... SOLICITAR, RECIBIR, ANALIZAR COTIZAGIONES ¥ SELECCIONAR AL PROVEEDOR 11 N Nomabornnans poate S. 40 " 6.4 DOCUMENTACION REQUERIDA DEL PROVEEDOR O CONTRATISTA. 15 6.5 ELABORACION Y REVISION DE ORDENES DE COMPRA O CONTRATOS, 6.6 SUPERVISION DE LA SOLICITUD, ORDEN DE COMPRA O CONTRATO. 7. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES... 8. INFORMACION DOCUMENTADA REFERENCIADA TABLA DE CONTENIDO “Una vez impreso este documento se considera como copia no conrolada y la CCI no se hace cargo de su actualizacén