1. Invited or selected bidders
1.1 Invited or selected bidders-prime
bidders
The Issue: Should Prime bids be
received from any Prime Bidder, or
should bids be received only from
invited (Pre-qualified) Bidders?
Discussion: Many public Owners are
required by law to solicit and accept
bids from any bidder which meets the
criteria set forth in the bidding
documents (e.g., which provides a bid
bond, properly executes its bid form,
etc.).
These criteria are often inadequate to
determine whether the Prime Bidder is
“responsible”. That is, such criteria fail đủ năng lực tài chính hoặc tổ chức cần thiết
to determine whether the firm has the
financial and organizational resources
necessary to bid and construct the
project under consideration.
For this reason, many Owners use a pre- Chủ đầu tư chọn ra các nhà thầu chính
qualification process to gather
information from and about a
prospective bidder prior to issuing bid
documents. After evaluating this
information, the Owner selects those
Prime Bidders which it determines are
best qualified to both bid and construct
the project.
Recommendations: Where pre-
qualification is used:
1. The number of Prime Bidders
selected should be limited to no more
than four to six. This number will insure thầu. Số lượng này sẽ đảm bảo đủ về số
1. Có nên sơ tuyển nhà thầu?
1.1. Có nên sơ tuyển để lựa chọn Nhà
thầu chính hay không?
Nêu vấn đề: Nên mời rộng rãi tất cả các
nhà thầu chính, hay chỉ nên mời các nhà
thầu đã qua sơ tuyển ?
Thảo luận : Nhiều Chủ đầu tư công trình
công phải thực hiện theo Luật là phải mời
và chấp nhận hồ sơ dự thầu của tất cả các
nhà thầu đạt tiêu chí nêu trong Hồ sơ mời
thầu(ví dụ như có nộp bảo lãnh dự thầu,
đơn dự thầu phù hợp…vv)
Những tiêu chí này thường không đủ để
xác định được liệu Nhà thầu có “đáp ứng”
hay không. Có nghĩa là, các chỉ tiêu đó
không đủ để xác định được là nhà thầu có
để thi công gói thầu hay không.
Vì thế, nhiều Chủ đầu tư chọn quy trình sơ
tuyển để thu thập thông tin về các nhà thầu
tiềm năng trước khi phát hành hồ sơ mời
thầu. Sau khi đánh giá các thông tin này,
được xác định là có năng lực tốt nhất để
tham gia đấu thầu và thi công gói thầu.
Lời khuyên : Nếu có sử dụng sơ tuyển:
1. Số lượng nhà thầu được lựa chọn nên
giới hạn ở mức không quá 4 hoặc 6 nhà
1
both adequate and spirited competition. lượng cũng như tinh thần cạnh tranh.

2. The selected Prime Bidders and the
construction community at large should
be notified of the names of selected
Prime Bidders prior to issuing bid
documents.
2. Nên thông báo kế quả sơ tuyển cho các
nhà thầu trúng thầu sơ tuyển và giới xây
dựng trước khi phát hành hồ sơ mời thầu.

3. Bids should be publicly opened. See 3. Hồ sơ thầu cần được mở công khai.
also Section 4, Day and Time for Xem thêm phần 4. Ngày giờ nhận Hồ sơ
Receiving Bids. mời thầu

4. The contract should be awarded to 4. Nên trao hợp đồng cho nhà thầu đáp
the lowest responsive bidder. ứng các tiêu chí và có giá thầu thấp nhất

5. All pre-qualified Prime Bidders
should be able to furnish payment and
performance bonds for the project being
bid to the Owner, and to identify for the
Owner the costs for such bonds.
5. Tất cả các nhà thầu sơ tuyển phải có đủ
khả năng nộp bảo lãnh thanh toán và bảo
lãnh thực hiện hợp đồng cho Chủ đầu tư,
và xác định cho Chủ đầu tư các chi phí cho
các bảo lãnh trên.

Các từ cần chú ý:

Bidder: Nhà thầu tham gia dự thầu

Prime bidder : Nhà thầu chính, tổng thầu

Pre-qualification: Sơ tuyển

Prequalified bidder : Nhà thầu sơ tuyển

Bid form : Mẫu đơn dự thầu, đơn dự thầu

Bid bond : Bảo lãnh dự thầu (Một điều thú vị là có sự khác biệt với luật ta, bảo lãnh dự
thầu ở Mỹ thường cam kết là trong trường hợp nhà thầu có giá thấp nhất đã trúng thầu
mà từ chối thực hiện hợp đồng thì bên bảo lãnh phải trả khoản tiền chênh lệch giữa giá
chào của nhà thầu đó và giá chào của nhà thâu thấp nhất tiếp theo trong danh sách).

Issue bidding documents: Phát hành hồ sơ mời thầu

Responsive bidder : Nhà thầu đáp ứng các tiêu chí của Hồ sơ mời thầu

2
Payment bond : Bảo lãnh thanh toán (bảo đảm là tổng thầu sẽ thanh toán tiền nhân công,
vật tư đã nhận cho các nhà thầu phụ, nhà cung cấp và công nhân viên của mình)
Performance bond: Bảo lãnh thực hiện hợp đồng
1.2 Invited or selected bidders-
subcontractors and material
suppliers
The Issue: Should Subcontractor
and Material Supplier bids be
received from any Subcontractor
and Material Supplier or only from
those which the Owner pre-
qualifies?
Discussion: There are two principal
schools of thought on this issue.
One is that the Prime Bidder should
bear the responsibility for the
Subcontractors and Material
Suppliers it uses. The other is that
the Owner has a valid interest in
assuring itself as to the capability of
its Subcontractors and Material
Suppliers. An associated question
for Owners in this case is the extent
to which pre-qualification is carried.
Some Owners choose to pre-qualify
only mechanical and electrical
Subcontractors; others pre-qualify
these and roofing, masonry, and
excavation Subcontractors; still
others pre-qualify all
Subcontractors. Whether and to
what extent Subcontractors are pre-
qualified is the choice of the
individual Owner. Many Prime
Bidders would prefer the Owner not
pre-qualify Subcontractors and/or
Material Suppliers.
Recommendations: Where
1.2 Có cần sơ tuyển trước các
nhà thầu phụ và nhà thầu cung
cấp vật tư hay không?
Vấn đề: Có nên mời thầu rộng rãi
để chọn Nhà thầu phụ và Nhà cung
cấp vật tư, hay chỉ nên chọn lựa từ
các nhà thầu đã được Chủ đầu tư
sơ tuyển?
Thảo luận : Hiện có hai trường phái
quan điểm chính về vấn đề này.
Trường phái thứ nhất cho rằng Nhà
thầu chính phải chịu trách nhiệm đối
với Nhà thầu phụ và Nhà cung cấp
mà họ sử dụng. Trường phái còn lại
cho rằng Chủ đầu tư có lợi nếu tự
mình khẳng định năng lực của các
Nhà thầu phụ và Nhà cung cấp. Một
vấn đề chung mà Chủ đầu tư cần
giải quyết trong chuyện này là cần
thực hiện sơ tuyển ở mức độ nào.
Một số Chủ đầu tư chỉ sơ tuyển nhà
thầu cơ điện; số khác thì sơ tuyển
cả nhà thầu cơ điện, cả nhà thầu
phần mái, nhà thầu phần xây và nhà
thầu phần đào đất. Cũng có những
Chủ đầu tư sơ tuyển tất cả. Việc sơ
tuyển hay không, và sơ tuyển ở
mức độ nào hoàn toàn là lựa chọn
của riêng Chủ đầu tư.Nhiều Tổng
thầu thích Chủ đầu tư không sơ
tuyển Nhà thầu phụ và/hoặc Nhà
cung cấp .
Lời khuyên: Nếu áp dụng sơ tuyển
3
Subcontractor pre-qualification is
used:
1. The names and disciplines of all
pre-qualified Subcontractors and
Material Suppliers should be
published concurrently with those of
pre-qualified Prime Bidders.
2. All pre-qualified Subcontractors
and Material Suppliers should be
able to furnish payment and
performance bonds for the project
being bid to the Prime Bidders, and
to identify the cost for such bonds
Nhà thầu phụ:
1. Tên và chuyên ngành của tất cả
các nhà thầu phụ và nhà cung cấp
đã sơ tuyển cần được công bố đồng
thời với tên và chuyên ngành của
nhà thầu chính.
2. Tất cả các Nhà thầu phụ và Nhà
cung cáp cần nộp bảo lãnh thanh
toán và bảo lãnh thực hiện hợp
đồng cho nhà thầu chính và phải
xác định rõ chi phí cho các bảo lãnh
đó.

Từ vựng cần lưu ý:

Subcontractor: Nhà thầu phụ
Supplier : Nhà cung cấp
Owner: Chủ đầu tư
Schools of thought: Trường phái quan điểm
Bear responsibility for ...: Chịu trách nhiệm về...
Mechanical and electrial contractor (ME contractor): Nhà thầu phần cơ
điện
Roofing contractor: Nhà thầu chuyên phần mái công trình
Masonry contractor : Nhà thầu chuyên phần xây công trình
Excavation contractor: Nhà thầu chuyên phần đào đất công trình
Furnish bonds: Nộp bảo lãnh
Cost for bonds: Phí bảo lãnh
2. Advertisement for bids 2. Quảng cáo mời thầu

The Issue: Should a bid be Vấn đề: Có nên quảng cáo mời thầu
advertised? If so, what information hay không? Nếu có, thì nên đưa
should be included in the những thông tin nào vào quảng
advertisement? cáo?

Discussion: A typical bid Thảo luận: Trước khi phát hành hồ

advertisement is issued prior to the
issuance of bid documents for the
purpose of attracting prospective
bidders. It may be mailed to
individual firms, published in an
appropriate newspaper or magazine
of general circulation in the
construction industry, and/or posted
sơ mời thầu, chủ đầu tư thường
quảng cáo mời thầu nhằm mục đích
thu hút các nhà thầu tiềm năng.
Quảng cáo có thể được gửi đến
từng công ty nhà thầu, đăng trên
các báo và tạp chí phát hành rộng
rãi trong ngành xây dựng và/hoặc
đưa lên các phòng kỹ thuật trên các

4
in plan rooms.
Recommendations: A bid
advertisement should:
1. Be circulated sufficiently in
advance of the distribution of
bidding documents to allow
prospective bidders to include the
project in their respective bid
calendars. The minimum advance
notice should be 30 days prior to bid
document issue.
2. Contain a short description of the
project including bid date, time,
approximate contract amount,
approximate size (or capacity),
project location, licensing
requirements, and bid and
performance and payment bond
requirements.
3. Be circulated to both individual
Prime and major Subcontractor and
Material Supplier prospective
bidders, published in construction
oriented magazines and
newspapers, and posted in plan
rooms.
4. State date of document
availability, location to obtain
documents, and deposit and refund
provisions.
Từ vựng cần lưu ý:
Advertisement : quảng cáo
Prospective bidder : Nhà thầu tiềm năng
Firm : công ty, hãng
Curculation: phát hành
5
website.
Lời khuyên : Quảng cáo mời thầu
cần:
1. Được phát hành trước khi phát
hành hồ sơ mời thầu với thời gian
đủ đề các nhà thầu có thể chuẩn bị
hồ sơ dự thầu. Thời gian quảng cáo
tối thiểu nên là 30 ngày trước khi
phát hành Hồ sơ mời thầu.
2. Nội dung quảng cáo bao gồm mô
tả sơ lược về dự án trong đó có
ngày và thời gian mở thầu, giá trị
ước tính, quy mô (hoặc công suất
ước tính), địa điểm thực hiện dự án,
các yêu cầu về giấy phép, các yêu
cầu về bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh
thực hiện hợp đồng và bảo lãnh
thanh toán.
3. Gửi quảng cáo đến cả tổng thầu
và nhà thầu phụ, nhà cung cấp,
đăng trên các báo và tạp chí phát
hành rộng rãi trong ngành xây dựng
và đưa lên các phòng kỹ thuật trên
các website.
4.Nêu ngày nộp hồ sơ dự thầu, nơi
tiếp nhận hồ sơ dự thầu, các điều
khoản về đặt cọc tiền bảo đảm và
hoàn trả tiền đặt cọc.
Plan rooms: Phòng kỹ thuật trên các website đấu thầu nơi các chủ đầu tư
có thể đăng các bản vẽ và yêu cầu kỹ thuật cho các gói thầu. Các nhà
thầu có thể liên hệ với chủ trang web, thanh toán lệ phí và tải tài liệu về để
làm thầu hoặc phục vụ thi công, trang điển hình là Dodge Plan của Mc
Grawhill )
Bid date : Ngày mở thầu
Bid time : Thơi gian mở thầu
Project size : Quy mô dự án
Project location: Địa điểm dự án
4. Day and time for receiving bids 4. Thời gian nhận Hồ sơ dự thầu

The Issue: Upon what days of the week, Vấn đề : Nên nhận HSDT vào ngày
times of the day and under what conditions nào trong tuần, thời điểm nào trong
should bids be received? ngày và với điều kiện như thế nào?

Discussion: Owners who wish to receive
the most competitive bids must recognize
that the construction industry has certain
days and times to tender bids which are
much preferred. The preferred days are
Tuesday, Wednesday, and Thursday. The
preferred time is a time specific between
2:00 p.m. and 4:00 p.m. local time. Bids
tendered at times and on days other than
these will receive substantially less
coverage and very likely will be higher.
Thảo luận: Những chủ đầu tư muốn
nhận được các HSDT cạnh tranh
nhất cần biết rằng trong ngành xây
dựng, có những ngày trong tuần và
thời điểm trong ngày thích hợp cho
việc đấu thầu hơn so với những
ngày và thời điểm khác. Những
ngày thích hợp trong tuần là Thứ
Ba, Thứ Tư và Thứ Năm. Thời điểm
thích hợp là từ 2h chiều đến 4h
chiều theo giờ địa phương. Những
HSDT được đấu vào ngày và thời
điểm khác thường có khối lượng
chào thầu ít hơn và giá có xu hướng
cao hơn.

Recommendations: Lời khuyên:

1. Bids should be received at a specific time 1. Nên nhận HSDT vào khoảng thời
between 2:00 p.m. and 4:00 p.m. on
Tuesday, Wednesday, or Thursday.
2. Bids should not be received on holidays,
on the day before or after holidays, nor
during the week between Christmas Day
and New Years Day.
gian từ 2h chiều đến 4h chiều và
vào các ngày Thứ Ba, Thứ Tư hoặc
Thứ Năm trong tuần.
2. Không nên nhận HSDT vào các
ngày nghỉ hoặc các ngày trước và
sau ngày nghỉ. Cũng không nên
nhận HSDT vào tuần giữa Giáng
Sinh và Tết Dương lịch.

6
3. Prime Bidders should be afforded
telephones in close proximity to the place for 3.Nên cung cấp cho Nhà thầu chính
receiving bids for receiving and recording
last minute changes to their bids.
4. The time of receipt should be clearly
stated and strictly enforced. An official clock
should be displayed in the place receiving
bids, and the person receiving bids should
stamp bids received with the time of receipt
and publicly state when the time for receipt
of bids has elapsed. Bids received after that
time should not be accepted.
5. The Owner’s construction budget for the
project and basis for selecting the low bidder
should be announced prior to opening bids.
See also Section 10, Pre-Bid Conference
and Section 19, Owner’s Proof of Financial
Ability.
6. Bids should be publicly opened and read
aloud. Obvious problems with a bidders
responsiveness (e.g., no bid bond, failure to
acknowledge addenda, failure to comply
with listing requirements, etc., should be
noted). If protests are allowed, the
mechanism for them should be set out in
bidding documents.
7. Other pertinent bid information
(alternates, Subcontractor listing, etc.)
should also be read aloud.
8. Interested parties should be allowed to 8. Nên cho phép các bên liên quan
review the bidding documents of all bidders. xem xét HSDT của tất cả các nhà
các số điện thoại nơi nhận HSDT để
nhận và ghi chép về các thay đổi về
HSDT của họ vào phút chót.
4.Thời gian nhận HSDT nên đươc
ghi rõ và cần được thực hiện đúng.
Ở nơi nhận HSDT nên để đồng hồ
báo giờ chính thức, người nhận
HSDT nên đóng dấu thời gian nhận
vào HSDT và có lời công bố khi hết
thời điểm đóng thầu. Không nên
chấp nhận các HSDT nộp sau thời
điểm đóng thầu.
5. Vốn xây dựng của Chủ đầu tư
cho dự án (giá trị gói thầu) và các
cơ sở để lựa chọn nhà thầu (tiêu chí
đánh giá) cần được công bố trước
khi mở thầu. Đề nghị xem thêm
phần 10 – Họp tiền đấu thầu và
phần 19 - Chứng minh của Chủ đầu
tư về năng lực tài chính.
6. HSDT cần được mở công khai và
công bố rõ ràng. Cần lưu ý các vấn
đề về sự không đáp ứng yêu cầu
của Nhà thầu, ví dụ như không có
bảo lãnh dự thầu, không có xác
nhận là đã nhận được các phụ lục,
không tuân thủ các yêu cầu đã
được liệt kê..vv. Nếu cho phép kiến
nghị thì các quy định về kiến nghị
cũng phải được nêu trong HSMT.
7. Các thông tin khác của HSDT
như hồ sơ thay thế, danh sách nhà
thầu phụ..vvv.. cũng nên được
xướng rõ.
7

9. The schedule for award should be
announced. Bids should not be held longer
than sixty (60) days without an award
announcement being made.
10. Complete bid results should be formally
published in a timely way.
5. Bidding document availability
5.1 Bidding document availability-plan
deposit-prime bidder
The Issue: Under what conditions should
Prime Bidders be required to pay a plan
deposit when bidding a project?
Discussion: Many Owners and Architects
charge a deposit fee for plans used during
bidding their projects. In most cases, these
deposits are refundable to the Prime Bidder
after bid time if certain requirements are
met.
The Owners and Architects use this policy
to insure the return of their plans. In this way,
they may be released to the Prime Bidder
awarded the project, thus reducing
reproduction costs.
Recommendations: When plan deposits
are used:
1. The apparent low bidder and other
8
thầu.
9. Cần công khai lịch trao thầu. Thời
gian chấm thầu không nên quá 60
ngày.
10. Kết quả thực hiện thầu cần
được công bố chính thức một cách
kịp thời.
5. Chuẩn bị sẵn Hồ sơ mời thầu
5.1 Chuẩn bị sẵn HSMT – Đặt cọc
tiền sử dụng bản vẽ mời thầu – Nhà
thầu chính
Vấn đề: Trong các điều kiện nào
nên yêu cầu Nhà thầu chính nộp
tiền đặt cọc cho bản vẽ mời thầu khi
tham gia đấu thầu một dự án?
Thảo luận Nhiều Chủ đầu tư và Tư
vấn yêu cầu phí đặt cọc cho các
bản vẽ sử dụng trong quá trình đấu
thầu các dự án của họ. Thường thì
các khoản tạm ứng này được hoàn
lại cho Nhà thầu chính sau thời gian
đấu thầu nếu nhà thầu đáp ứng
được các yêu cầu nhất định.
Các Chủ đầu tư và Tư vấn sử dụng
biện pháp này để đảm bảo là bản vẽ
sẽ được hoàn trả lại. Bằng cách
này, bản vẽ có thể được phát cho
Nhà thầu chính trúng thầu dự án, do
đó giảm được chi phí in sao.
Lời khuyên: Khi áp dụng việc đặt
cọc tiền sử dụng bản vẽ thì:
1. Nên cho phép nhà thầu có giá
bidders whose bid security is retained by
the Owner should be allowed to retain bid
documents until the contract has been
awarded. If other bidding documents are
returned to the Owner or Architect within ten
(10) days of bid, in good condition, their
deposit should be fully refunded.
2. A bidder which decides against bidding
and which notifies the Owner or Architect
two days prior to bid and which returns its
bid documents in good condition should
have its deposit fully refunded.
3. The deposit amount should closely
approximate reproduction costs of plans
and specifications and deposits for all sets
returned in good condition should be fully
refunded.
4. If a plan deposit system is not used, bid
documents should be available for
purchase at the cost of reproduction and
handling.
5. The successful Prime Bidders’ deposit
should also be returned
9
chào thấp và các nhà thầu dự thầu
khác mà Chủ đầu tư giữ bảo đảm
dự thầu giữ bản vẽ mời thầu cho tới
khi trao hợp đồng. Nếu các tài liệu
mời thầu khác được trả lại cho Chủ
đầu tư hoặc Tư vấn trong vòng 10
ngày sau khi mở thầu và ở tình
trạng tốt thì tiền đặt cọc của họ cần
được hoàn trả lại đầy đủ.
2. Nhà thầu thôi không tham gia đấu
thầu, có thông báo đến Chủ đầu tư
hoặc Tư vấn trước khi đấu thầu hai
ngày và trả lại HSMT trong tình
trạng tốt cần được hoàn lại tiền đặt
cọc.
3. Khoản tiền đặt cược cần tương
đương với phí sao in bản vẽ và Yêu
cầu kỹ thuật và tiền đặt cọc cho tất
cả các bộ tài liệu được nộp trả trong
tình trạng tốt cần được hoàn lại đầy
đủ.
4. Nếu không áp dụng hình thức đặt
cọc tiền sử dụng bản vẽ thì HSMT
cần được chuẩn bị sẵn để bán cho
nhà thầu với giá đủ bù đắp chi phí in
sao và chuyển giao tài liệu.
5. Tiền đặt cọc của Nhà thầu chính
trúng thầu cũng cần được hoàn trả.
10