Professional Documents
Culture Documents
99 09 19 شیوه نامه ارزیابی مجازی
99 09 19 شیوه نامه ارزیابی مجازی
99 09 19 شیوه نامه ارزیابی مجازی
-1کلیه سازمانهای متقاضی ،اظهارنامه خود را در فرمت Pdfارسال می کنند و تهیه و ارسال نسخه های چاپی اظهارنامه حذف می
شود.
-2فایل اظهارنامه با تأکید بر حفظ محرمانگی و عدم نشر و تکثیر آن ،برای انجام مراحل ارزیابی در اختیار تیم ارزیابی قرار می گیرد.
-3برای انجام فعالیت های ارزیابی بصورت مجازی ،پالتفرم مناسبی توسط مرکز تعالی سازمانی تدارک دیده می شود ،و کلیه فعالیت
های ارزیابی با بهره گیری از امکانات صوتی و تصویری ،روی این پالفرم واحد به اجرا در می آید.
-4در صورتی که سازمان های متقاضی از سیستم مناسبی برای اجرای برنامه بازدید از محل بصورت مجازی برخوردار باشند ،بگونه ای
که بتواند نیازهای کامل تیم ارزیابی را برآورده سازد ،تیم ارزیابی می تواند با تأکید بر حفظ محرمانگی و عدم ضبط مذاکرات ،برای
استفاده از آن سیستم برنامه ریزی کند.
-5در صورتی که سیستم های سازمان متقاضی ،شرایط کافی را دارا نباشد ،کلیه فعالیت های برنامه بازدید از محل ،روی پالتفرم مرکز
تعالی سازمانی صورت خواهد پذیرفت.
-6در هر صورت تیم ارزیابی برای اجماع بعد از بازدید از محل ،منحصراً از پالتفرم مرکز تعالی سازمانی استفاده خواهد کرد.
-7کلیه فعالیت های مربوط به بازدید از محل ،بصورت مجازی برگزار خواهد شد.
-8حضور ارزیابان محلی در تیم های ارزیابی نیز نمی تواند دلیلی برای برگزاری جلسات یا بازدیدهای حضوری باشد.
-9رعایت این موارد برای اجرای رویه های ارزیابی بطور یکسان ،برای تمام سازمان های متقاضی ضروری است.
-11با توجه به تغییر رویه های ارزیابی ،وظایف پشتیبانان فرایند ارزیابی نیز بطور متناسب بازنگری می شود تا نظارت بیشتر و دقیق تری
بر فرایندهای ارزیابی به عمل آید.
1
-11مرکز تعالی سازمانی برای ارتقاء کیفیت اجرایی ارزیابی سازمانها در دوران کرونا ،به ویژه تأمین پهنای باند مناسب و ارائه
خدمات پشتیبانی فنی از پالتفرم ارزیابی در تمام ساعات و روزهای ارزیابی ،تمهیدات الزم را فراهم خواهد ساخت.
-12در صورت بروز موارد خاص و استثنایی که در موارد فوق دیده نشده باشد ،موضوع در کمیته هماهنگی ارزیابی مورد بررسی
قرار گرفته و تصمیم الزم اتخاذ خواهد شد.
مرکز تعالی سازمانی ،امکانات الزم را برای به اشتراک گذاری فایل ها و تبادل اطالعات ،تعیین سطوح دسترسی ،و برگزاری جلسات -1
ارزیابی در تمام مراحل ارزیابی تیمی و بازدید از محل در اختیار ارزیابان و سازمان های متقاضی قرار خواهد داد.
کلیه طرف های ارتباطی در طول فرایند ارزیابی ،متعهد به حفظ محرمانگی اطالعات هستند. -2
با توجه به اینکه در فرایند ارزیابی ،از پالتفرم ها و نرم افزارهای عمومی استفاده خواهد شد ،لذا کلیه سازمان های شرکت کننده در -3
فرایند ارزیابی ،باید برای حفظ محرمانگی اطالعات طبقه بندی شده خود مراقبت های الزم را داشته باشند و از افشای آن به هر
شکل خودداری نمایند .مسئولیت رعایت این موضوع ،مستقیماً بر عهده سازمان های شرکت کننده در فرایند ارزیابی است.
تهیه و ارسال نسخه های چاپی اظهارنامه حذف می شود و کلیه سازمانهای متقاضی ،اظهارنامه خود را طبق ضوابط تدوین اظهارنامه -4
که از قبل اعالم شده است ،در مهلت های زمانی تعیین شده و بر اساس رویه ای که به اطالع سازمان های متقاضی خواهد رسید ،در
فرمت Pdfدر اختیار مرکز تعالی سازمانی قرار خواهند داد.
کلیه فعالیت های مربوط به بازدید از محل ،برای تمامی سازمان های متقاضی ،در هر موقعیت جغرافیایی که باشند و با هر ترکیبی از -5
تیم های ارزیابی ،بصورت مجازی برگزار خواهد شد ،لذا تأمین ارتباط اینترنتی و تجهیزات ضروری با کیفیت مناسب برای برقراری
ارتباط کارکنان سازمان متقاضی با سیستم های ارتباطی مرکز تعالی سازمانی بر عهده سازمان های متقاضی خواهد بود.
در صورتی که سازمان های متقاضی از سیستم مناسبی برای اجرای برنامه بازدید از محل بصورت مجازی برخوردار باشند ،بگونه ای -6
که بنا به تأیید مدیریت فناوری اطالعات سازمان مدیریت صنعتی ،بتواند نیازهای کامل تیم ارزیابی را برآورده سازد ،تیم ارزیابی می
تواند با تأکید بر حفظ محرمانگی ،برای استفاده از آن سیستم برنامه ریزی کند.
در صورتی که سیستم های سازمان متقاضی ،شرایط کافی را دارا نباشند ،کلیه فعالیت های برنامه بازدید از محل ،روی پالتفرم مرکز -7
تعالی سازمانی صورت خواهد پذیرفت .در هر صورت تیم ارزیابی برای اجماع بعد از بازدید از محل ،منحصراً از پالتفرم مرکز تعالی
سازمانی استفاده خواهد کرد.
مرکز تعالی سازمانی اقدامات الزم را برای ارائه آموزش های الزم به ارزیابان و سازمان های متقاضی ،به منظور استفاده بهینه از -8
امکانات مبتنی بر فناوری اطالعات و ارتباطات ،جهت برگزاری فرایندهای ارزیابی بصورت مجازی ،انجام خواهد داد.
2
سازمان متقاضی کلیپ های کوتاه از خطوط تولید ،محیط سازمان ،فرایندها و فعالیتهای خاص و مهم تهیه نموده و برای ارزیاب ارشد ارسال
مینماید .ارزیاب ارشد این کلیپ را برای اعضای تیم ارسال میکند .همچنین ارزیاب ارشد مشخصات خطوط تولید و فضاهای اداری منتخب،
افراد توضیح دهنده ،زمان و مدت بازدید ،شرایط دوربین ها و نحوه اشتراک مستندات الزم را با مدیر تعالی هماهنگ مینماید،
.6
.7جلسه اختتامیه ارزیابی
جلسه اختتامیه ارزیابی با رعایت موارد اشاره شده برای جلسه افتتاحیه به صورت مجازی برگزار می شود.
-1برگزاری جلسات مجازی انفرادی و مشترک با هریک از اعضای تیم ارزیابان و بررسی مطلوبیت ارتباط صوتی و تصویری همچنین
امکان اشتراکگذاری فایل های ارائه
-2برگزاری جلسه تعاملی مدیر تعالی و تیم ارزیابی جهت بررسی و رفع ابهامات به صورت مجازی و نهایی سازی بستر مورد استفاده
جهت برگزاری جلسات مجازی و توافق در برنامه زمانبندی ارزیابی
-3ارسال لینک و Calendarجلسات مجازی برای تیم ارزیابان مطابق با برنامه ارزیابی
-4با توجه به مجازی بودن فرایند ارزیابی ،زمان جلسات ممکن است از مدت مورد انتظار بیشتر شود.
-5بستر ارتباطی الزم برای تمامی اعضا تیم ارزیابی و شرکت کنندگان در برنامه های بازدید ایجاد شود.
-6تمامی افراد مرتبط از وجود کانال ارتباطی و کیفیت اینترنت اطمینان حاصل نمایند.
-7سازمان ارزیابی شونده نسبت به تهیه مدارک و مستندات ضروری به شکل فایل قابل ارائه و یا اسکن شده اقدام نمایند و از قبل
آمادگی الزم را داشته باشند.
-8تأمین پهنای باند مناسب برای برگزاری جلسات و اجرای برنامه ها بصورت صوتی و تصویری
-9سازمان ارزیابی شونده نسبت به تأمین امنیت اطالعات خود از قبل اطمینان حاصل نماید.
-11سازمان ارزیابی شونده از قبل مشخصات نفراتی که در جلسات ارزیابی حضور خواهند داشت را به تیم ارزیابی معرفی نمایند.
-11نصب نرم افزار مربوطه برروی سیستم های کامپیوتری سازمانی کلیه کاربران و ارسال لینک دانلود و نصب نرم افزار روی موبایل
تمامی اعضای تیم ها (اندروید و آی او اس)
-12آموزش میزبان های سازمان جهت مدیریت اثربخش جلسات همزمان
-13تهیه و بکارگیری کابل های رابط 2به 1صوتی برای دریافت و انتقال صدای همکارانی که از PCاستفاده می کنند.
-14تأمین اینترنت برای همکارانی که از منزل یا از طریق موبایل در فرایند ارزیابی شرکت می کنند.
3
-15تهیه فایل های ارائه شامل ضبط کلیپ های ویدیویی از فرایندهای اجرائی و زیر ساخت های تحقیق و توسعه تهیه فایل
های تصویری با ابزار های مناسب
-16برگزاری جلسات مجازی آزمایشی به تفکیک زیر معیارها برای کلیه تیم های تعالی به منظور شبیه سازی فرایند ارزیابی و
کسب آمادگی الزم.
-17تأمین پهنای باند مناسب برای تیم ارزیابی جهت اتصال به جلسات ارزیابی مجازی
-18آمادگی برای برگزاری 2الی 3جلسه همزمان با میزبان های متعدد در سازمان
-19آمادگی برای مدیریت جلسات با حضور تا 21نفر به صورت مجازی
-21تأمین لپ تاپ و تجهیزات مورد نیاز برای کارکنانی که در برنامه ها حضور می یابند
-21تاکید به ورود در جلسات حدود 11الی 15دقیقه پیش از شروع رسمی
-22بسته نگه داشتن میکروفون ها حین برگزاری جلسات و صرفا جهت ارائه مطالب میکروفون ها باز گردند .میزبان ها باید مهارت
سیستمی وآشنایی الزم را داشته باشند.
-23استفاده همکاران از هندزفری برای مکالمه در جلسات جهت جلوگیری از تداخل صداها
-24معرفی افراد حاضر در جلسه با نام و نام خانوادگی به همراه سمت سازمانی در ابتدای جلسه و همچنین ارائه لیست نفرات حاضر در
جلسات به تیم ارزیابی.
مرکز تعالی سازمانی امید فراوان دارد که با مساعدت و همکاری همه ذینفعان ،هجدهمین دوره جایزه ملی تعالی سازمانی را با رعایت کلیه
ضوابط و مقررات بهداشتی و در باالترین سطح کیفی برگزار کند و گام دیگری در جهت حرکت پیوسته سازمان های کشورمان در مسیر تعالی
بردارد.
4