SCC - Quy Trình Cung NG VTLK - TCKT Update 110121 6pm

Soạn thảo/ Editor
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ CÔNG NGHIỆP BƯU

SCC CHÍNH VIỄN THÔNG
Công ty Cổ phần Công nghệ Công nghiệp BCVT (VNPT Technology)
VNPT Technology
hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của
Không được sao chụp, phân phát, trao đổi, sử dụng dưới bất kỳ
QUY TRÌNH CUNG ỨNG VẬT TƯ LINH KIỆN

PROCUREMENT PROCEDURES FOR MATERIALS
Bản quyền Công ty
AND COMPONENTS
Lĩnh vực : Mua sắm

Domain Purchasing
Phòng, Ban, Bộ phận : Trung tâm Cung ứng Vật tư Linh kiện
Department, Service Supply Chain Center
Loại tài liệu : Quy trình
Document type Procedure
PHÊ CHUẨN/ APPROVAL

Trưởng Ban chất lượng/ Director of P.TGĐ phụ trách/ Tổng Giám đốc/
Quality Department Vice G.Director General Director
Phùng Thế Khiêm Tô Mạnh Cường
TCKT Trần Đức Giang HEC Phạm Hùng Mạnh

BCL Phùng Thế Khiêm PEO Lý Quốc Chính
PC&KSNB Hoàng Thu Hà Đơn vị Kho Nguyễn Văn Dũng
NMĐT Nguyễn An Tôn
SOÁT XÉT/ REVIEW: Ngày/Date:
QUI TRÌNH TRIỂN KHAI CUNG ỨNG VẬT TƯ, LINH KIỆN
Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved
VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 1/43

PHÂN PHÁT/ DISTRIBUTION:
Theo danh sách do Lãnh đạo phê duyệt.
LỊCH SỬ TÀI LIỆU/ HISTORY:

Ấn bản Ngày Nội dung cũ/ Old content Nội dung mới/ New content
/Edition / Date
Ấn bản 01 15/09/2015 Đã phê chuẩn
Cập nhật Bộ phận Kho trực

Ấn bản 02 08/12/2015
thuộc SCC
Ấn bản 03 05/09/2018 Cập nhật Quy trình theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2015
Ấn bản 04 Cập nhật nội dung quy trình
mua hàng
Tách Nội dung Quản lý NCC
thành Quy trình độc lập,
không thuộc Quy trình Mua
hàng

MỤC LỤC
1. MỞ ĐẦU.......................................................................................................................... 5
1.1. Mục đích.................................................................................................................5
1.2. Đối tượng áp dụng...................................................................................................5

1.3. Lĩnh vực áp dụng.....................................................................................................5

1.4. Trách nhiệm và thẩm quyền....................................................................................5
1.5. Sở cứ đặt hàng:........................................................................................................7
1.6. Tài liệu tham khảo...................................................................................................8

2. QUY TRÌNH CUNG ỨNG VẬT TƯ LINH KIỆN..............................................................9
2.1 Lưu đồ.......................................................................................................................... 9
2.2 Giải thích lưu đồ.........................................................................................................10
3. CÁC MẪU BIỂU CỦA QUY TRÌNH...........................................................................18
3.1 Mẫu Tờ trình sản xuất pilot...................................................................................18
3.2 Mẫu Kế hoạch yêu cầu VTLK...............................................................................19
3.3 Mẫu Tờ trình kế hoạch sửa chữa, bảo hành...........................................................20
3.4 Mẫu Bảng nhu cầu vật tư tiêu hao.........................................................................21
3.5 Mẫu R&D BOM....................................................................................................22
3.6 Mẫu Thư hỏi giá....................................................................................................23
3.7 Mẫu Phiếu đánh giá lựa chọn NCC.......................................................................25
3.8 Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng....................................................................26
3.9 Mẫu Đề nghị mua hàng........................................................................................28
3.10 Mẫu Đơn đặt hàng/ hợp đồng................................................................................29
3.11 Mẫu Báo cáo định kỳ hàng tuần Kế hoạch cung ứng VTLK.................................33
3.12 Mẫu Thông tin nhận hàng......................................................................................33
3.13 Mẫu Kết quả IQC..................................................................................................34
3.14 Mẫu Phiếu nhập kho..............................................................................................35
3.15 Mẫu Phiếu xuất Kho..............................................................................................36
3.16 Mẫu Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa...................................................37
3.17 Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng..........................................................................39
3.18 Mẫu Phiếu đề nghị thanh toán...............................................................................40
3.19 Mẫu Bảng cập nhật tiến độ thanh toán..................................................................41
3.20 Mẫu Báo cáo đóng dự án.......................................................................................42

NHỮNG CHỮ VIẾT TẮT
TGĐ : TỔNG GIÁM ĐỐC

GĐSX : GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT

TC-KT : BAN TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN
PC&KSNB : BAN PHÁP CHẾ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
SCC : TRUNG TÂM CUNG ỨNG VẬT TƯ LINH KIỆN

BCL : BAN CHẤT LƯỢNG
PEO : VĂN PHÒNG ĐIỀU PHỐI HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT
NMĐT : NHÀ MÁY ĐIỆN TỬ
HEC : TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ
NCC : NHÀ CUNG CẤP
DANH MỤC VẬT TƯ LINH KIỆN CẤU THÀNH NÊN 1 SẢN
R&D BOM :
PHẨM
VTLK : VẬT TƯ LINH KIỆN
VTTH : VẬT TƯ TIÊU HAO
IQC : KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG LINH KIỆN ĐẦU VÀO
NVL : NGUYÊN VẬT LIỆU
EMS : DỊCH VỤ SẢN XUẤT/THUÊ GIA CÔNG

1. MỞ ĐẦU
1.1. Mục đích
Quy trình cung ứng vật tư linh kiện được lập nhằm mục đích xác định các nguyên tắc và
trình tự thực hiện nghiệp vụ cung ứng vật tư, linh kiện (sau đây được gọi là “Hàng hóa”)
nhằm đảm bảo tính chính xáckhách quan, minh bạch, hiệu quả, tối ưu chất lượng của công
tác mua sắm của Công ty VNPT Technology (sau đây được gọi là “Công ty”) và tuân thủ,
phù hợp với các quy định của Luật pháp luật, của các cơ quan có thẩm quyền và các quy
định của Công ty.
1.2. Đối tượng áp dụng

Trung tâm SCC và toàn bộ các phòng/ban/trung tâm phối hợp liên quan được đề cập trong
quy trình.
1.3. Lĩnh vực áp dụng
Quy trình này được áp dụng cho việc thực hiện cung ứng vật tư, linh kiệnVTLK phục vụ
hoạt động sản xuất kinh doanh các sản phẩm của Công ty theo chức năng, nhiệm vụ đã
được Tổng giám đốcTGĐ phê duyệt.
1.4. Trách nhiệm và thẩm quyền

a. Trách nhiệm của Các Phòng, Ban, Trung tâm (gọi tắt là các đơn vị) có nhu cầu mua
sắm:
- Cung cấp nhu cầu đặt hàng được TGĐ phê duyệt và các thông tin cần thiết liên quan
b.Trách nhiệm của SCC:
- Thực hiện việc tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn NCC
- Xây dựng, thực hiện, tổng kết, và đánh giá kế hoạch cung ứng, thực hiện hồ sơ đặt
hàng, hồ sơ đề nghị thanh toán, thanh lý cho NCC vật tư linh kiệnVTLK.
- Quản lý tiến độ và điều phối kế hoạch giao hàng đáp ứng nhu cầu
- Thực hiện công tác vận chuyển, xuất nhập khẩu đưa hàng về kho
- Làm đầu mối Pphối hợp với bộ phận và các phòng ban liên quan để xử lý các vấn đề
phát sinh liên quan đến việc thực hiện các thỏa thuận, hợp đồng liên quan đến công
tác cung ứng VTLK số lượng, chất lượng hàng hóa
- Cung cấp thông tin và chứng từ cho Đơn vị Kho để thực hiện giao nhận, xuất nhập
Hàng hóa

- Chủ động cập nhật các thông tin về biến động nguồn cung
ứng bao gồm biến động về lead time và giá cả của hàng hóa, thay đổi về nhà cung
cấp/hãng sản xuất
- để HEC chủ động cập nhật phương án linh kiện thiết kế, PEO chủ động cập nhật
phương án lập kế hoạch yêu cầu NVL đảm bảo kế hoạch kinh doanh-giao hàng của
Công ty
c. Trách nhiệm của Đơn vị Kho:
- Đảm bảo cập nhật dữ liệu tồn kho chính xác trên hệ thống ERP trước 15h thứ 6 hàng
tuần để SCC điều phối đưa hàng hóa về hợp lý theo kế hoạch sản xuất
- Thực hiện việc nhận hàng hóa, kiểm đếm số lượng, kiểm tra chất lượng hàng hóa và
tiến hành các thủ tục nhập/xuất kho
- Cung cấp đầy đủ thông tin cho SCC trong trường hợp hàng bị thiếu/lỗi để SCC thực
hiện việc đổi trả với NCC
- Quản lý, lưu trữ hàng hóa
d. Trách nhiệm của Ban TC-KT
- Soát xét các nội dung liên quan đến điều khoản thanh toán trong các bộ hồ sơ đặt
hàng và hồ sơ yêu cầu thanh toán, thanh lý của SCC
- Cung cấp kế hoạch thanh toán cho NCC định kỳ hàng tuần tới SCC
- Có trách nhiệm đôn đốc các bộ phận thực hiện đầy đủ bộ hồ sơ thanh toán để có thể
hoàn tất thủ tục thanh toán đúng hạn cho NCC theo quy định của hợp đồng
- Thực hiện việc thanh toán cho các NCC, các khoản thuế, phí phát sinh trong quá
trình thực hiện hoạt động vận chuyển, làm bảo lãnh nhận hàng hoặc vận đơn ký hậu
với các lô hàng thanh toán theo L/C
- Phối hợp với SCC trong việc tham gia đánh giá, thẩm định năng lực NCC
e. Trách nhiệm của HEC:
- Đánh giá và thẩm định các hạng mục VTLK trong R&D BOM và các hạng mục
VTLK được đề xuất mở rộng bổ sung (nếu có)
- Chuyển giao R&D BOM và các tiêu chuẩn kỹ thuật đi kèm được phê duyệt để SCC
tiến hành đặt hàng
- Cập nhật R&D BOM và chuyển giao kịp thời tới SCC trong trường hợp thay đổi/bổ
sung thông tin VTLK
- Tham gia đánh giá, nghiệm thu hàng hóa trong trường hợp mua sắm các loại hàng
hóa đặc biệt như khuôn, chuyển giao công nghệ…

- Giải đáp các vấn đề liên quan đến kỹ thuật trong suốt quá
trình cung ứng hàng hóa của SCC
- Phối hợp cùng SCC trong việc thực hiện đánh giá, thẩm định năng lực NCC
f. Trách nhiệm của PEO:
- Cung cấp kế hoạch yêu cầu VTLK được TGĐ phê duyệt để SCC tiến hành xây dựng
kế hoạch cung ứng và triển khai đặt hàng

- Cung cấp dữ liệu tồn kho khả dụng của VTLK cho từng dự án chuyển SCC để tối ưu
chi phí đặt hàng (nếu có)
- Cung cấp kế hoạch sản xuất ngắn hạn và trung hạn để SCC tiến hành đặt hàng và
điều phối hàng về đáp ứng nhu cầu
- Chuyển giao R&D BOM và các tiêu chuẩn kỹ thuật đi kèm được phê duyệt để SCC
tiến hành đặt hàng đối với các dự án EMS
- Cập nhật R&D BOM và chuyển giao kịp thời tới SCC trong trường hợp thay đổi/bổ
sung thông tin VTLK đối với các dự án EMS
g. Trách nhiệm của NMĐT:
- Đánh giá và thẩm định chất lượng các hạng mục vật tư tiêu hao
h. Trách nhiệm của Ban PC&KSNB:
- Xây dựng các khung mẫu hợp đồng/đơn hàng và chuyển giao SCC thực hiện
- Phối hợp soát xét hợp đồng/đơn hàng trong trường hợp nội dung thay đổi
- Giải đáp các vấn đề liên quan đến pháp lý trong suốt quá trình cung ứng hàng hóa
của SCC
- Phối hợp cùng SCC trong việc thực hiện đánh giá, thẩm định năng lực pháp lý của
NCC
i. Trách nhiệm của BCL:
- Xây dựng Tiêu chuẩn chất lượng của VTLK/VTTH
- Phối hợp cùng SCC trong việc thực hiện đánh giá, thẩm định năng lực của NCC
1.5. Sở cứ đặt hàng:

SCC thực hiện đặt hàng dựa trên các sở cứ sau:
- Kế hoạch yêu cầu NVL được TGĐ phê duyệt
- Nhu cầu mua hàng từ các phòng/ban/trung tâm được TGĐ phê duyệt
- Chỉ đạo trực tiếp của TGĐ về kế hoạch đặt hàng

1.6. Tài liệu tham khảo
- Quy trình Quản lý nhà cung cấp VNT 06600 0005 APGYV ban hành bởi Trung tâm
SCC
- Quy trình quy trình triển khai hoạt động logistics VNT 06604 0000 APGYV ban
hành bởi Trung tâm SCC


2.1 Lưu đồ
04Ấn bản/Edition
VNPT Technology
15/ 06 /2020
2. QUY TRÌNH CUNG ỨNG VẬT TƯ LINH KIỆN
VNT 06600 0000 APGYV

Đã phê chuẩn/ Approved
9/43
2.2 Giải thích lưu đồ
Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu, khảo sát và lập kế hoạch cung ứng
- SCC tiếp nhận Kế hoạch yêu cầu NVL phục vụ nhu cầu sản xuất, sửa chữa, bảo hành
được TGĐ phê duyệt từ PEO
- SCC tiếp nhận Tờ trình đề nghị đặt hàng được TGĐ phê duyệt từ các
phòng/ban/trung tâm có nhu cầu phát sinh ngoài kế hoạch yêu cầu VTLK cho sản
xuất, sửa chữa, bảo hành
Các thông tin tối thiểu các đơn vị cần cung cấp theo từng mục đích mua sắm như sau:
Mục Đơn vị cung
Thông tin cần cung cấp
đích cấp
1. HEC cung cấp tờ trình đề nghị mua sắm được TGĐ phê
duyệt
2. R&D BOM mới nhất kèm tiêu chuẩn kỹ thuật của các
hạng mục đã được phê duyệt
HEC (Yêu cầu HEC gửi sau khi nhận tờ trình mua sắm tối đa
PEO 1 ngày làm việc)
Sản xuất Đơn vị phụ 3. Tỷ lệ tiêu hao của VTLK được TGĐ phê duyệt và tồn
pilot trách tiêu kho khả dụng của VTLK (nếu có)
chuẩn chất (Yêu cầu PEO gửi sau khi nhận tờ trình mua sắm tối đa
lượng VTLK 1 ngày làm việc)
4. Tiêu chuẩn kiểm tra IQC và tiêu chuẩn đóng gói hàng
hóa của VNPT Technology
(Yêu cầu đơn vị phụ trách thực hiện gửi ra trong vòng
01 ngày sau khi nhận R&D BOM chuyển giao từ HEC)
Sản xuất HEC 1. PEO cung cấp kế hoạch yêu cầu NVL được TGĐ phê
hàng loạt PEO duyệt
Đơn vị phụ 2. R&D BOM mới nhất kèm tiêu chuẩn kỹ thuật của các
trách tiêu hạng mục đã được phê duyệt
chuẩn chất (Yêu cầu HEC/PEO gửi sau khi nhận Kế hoạch yêu cầu
lượng VTLK NVL tối đa 1 ngày làm việc)
3. Tỷ lệ tiêu hao của VTLK được phê duyệt và tồn kho
khả dụng của VTLK (nếu có)
(Yêu cầu PEO gửi sau khi nhận KH yêu cầu VTLK tối

đa 1 ngày làm việc)

1. PEO cung cấp tờ trình mua sắm được TGĐ phê duyệt
bao gồm:
- Tên sản phẩm cần sửa chữa, bảo hành

- Danh mục VTLK bao gồm: Mô tả, định mức, tên nhà
sản xuất, mã nhà sản xuất và toàn bộ các option tương
ứng trong R&D BOM mới nhất của từng hạng mục
VTLK.
- Số lượng cần mua (số lượng VTLK tổng hợp & số
PEO lượng VTLK chi tiết tương ứng cho từng sản phẩm)
Sửa Đơn vị phụ - Giá tham khảo & dự toán chi phí
chữa, trách tiêu - Tình trạng và Kế hoạch sửa chữa, bảo hành: đối chiếu
bảo hành chuẩn chất số lượng đã sử dụng thực tế so với kế hoạch xin trình
lượng VTLK duyệt trước đó, số lượng tồn kho hiện tại để tính toán số
lượng cần mua cho những lần tiếp theo.
- Thời gian dự kiến bắt đầu và hoàn thành hoạt động sửa
chữa bảo hành
- Nhu cầu sử dụng từng VTLK theo tháng.
(Yêu cầu đơn vị phụ trách thực hiện gửi ra trong vòng 01
ngày sau khi nhận R&D BOM chuyển giao từ HEC)
Vật tư NMĐT 1. NMĐT cung cấp tờ trình mua sắm được TGĐ phê duyệt
tiêu hao Đơn vị phụ bao gồm:
phục vụ trách tiêu - Mô tả, định mức, tên nhà sản xuất, mã nhà sản xuất,
sản xuất chuẩn chất tiêu chuẩn kỹ thuật đi kèm và toàn bộ các option tương
lượng VTLK ứng của từng hạng mục VTTH.
- Số lượng cần mua
- Tình trạng và kế hoạch sử dụng VTTH: đối chiếu số
lượng đã sử dụng thực tế so với kế hoạch xin trình duyệt
trước đó và số lượng tồn kho hiện tại để tính toán số

lượng cần mua cho những lần tiếp theo
- Thời gian yêu cầu nhận được VTTH
- Nhu cầu sử dụng từng VTTH theo tháng

- SCC phân tích kế hoạch yêu cầu NVL, tiến hành khảo sát, tính toán chi phí dự kiến,
khả năng đồng bộ và xây dựng kế hoạch cung ứng VTLK, trình TGĐ phê duyệt triển
khai
+ SCC lập hồ sơ mời chào giá và gửi cho các NCC đã được lựa chọn trong Danh
sách NCC tiềm năng.
Chi tiết việc xác lập danh sách NCC tiềm năng tham khảo “Quy trình quản lý nhà
cung cấp’’
+ Hồ sơ mời chào giá bao gồm Thư hỏi giá kèm danh mục và các tiêu chuẩn kỹ thuật
(nếu có) của các VTLK/VTTH
Tham khảo các biểu mẫu “Tờ trình sản xuất pilot”, “Kế hoạch yêu cầu VTLK”, “Tờ
trình kế hoạch sửa chữa, bảo hành”, “Tờ trình nhu cầu vật tư tiêu hao”, “R&D
BOM”, “ Kế hoạch cung ứng VTLK”
Lưu ý:
- Yêu cầu về R&D BOM: thông tin về VTLK trong R&D BOM cần được cung cấp đầy
đủ và chi tiết nhất có thể, bao gồm nhưng không giới hạn: mô tả VTLK (tiếng Anh và
tiếng Việt), loại hình (eBOM, mBOM, pBOM), định mức, mã VTLK (mã nội bộ của
VNPT Technology và mã nhà sản xuất), tên nhà sản xuất, ghi chú và giải thích các
vấn đề cần lưu ý…
- R&D BOM được chuyển giao từ HEC tới SCC, ngoại trừ các dự án EMS thì sẽ do
PEO thực hiện
- Đối với nhu cầu NVL nhỏ, lẻ từ các phòng/ban/trung tâm phát sinh ngoài kế hoạch
yêu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, sửa chữa, bảo hành, không bắt buộc thực hiện
bước lập tờ trình kế hoạch cung ứng NVL trình TGĐ phê duyệt
- Đối với các dự án đặt hàng liên tục, SCC có thể dựa trên thông tin chi phí và thời
gian thực tế đã triển khai của lô đặt hàng gần nhất để xây dựng kế hoạch cung ứng
NVL, trình TGĐ phê duyệt triển khai

Bước 2: Lựa chọn NCC và đàm phán thương thảo hợp
đồng
- SCC tiến hành lựa chọn, đàm phán với các nhà cung cấpNCC để tối ưu chi phí và
tiến độ giao hàng, dựa trên các mục tiêu về chi phí và tiến độ trong kế hoạch cung
ứng VTLK đã được phê duyệt

+ SCC chủ trì và TCKT phối hợp trong việc tổ chức đánh giá, lựa chọn NCC dựa
trên các tiêu chí đã lập
+ SCC chủ trì tổ chức và TCKT phối hợp tham gia đàm phán và thương thảo nội
dung hợp đồng với NCC tối ưu nhất dựa trên các tiêu chí đánh giá đã quy định thông
qua hình thức gặp mặt trực tiếp hoặc đàm phán qua các cuộc họp online.
Chi tiết việc đánh giá, lựa chọn NCC theo nhu cầu tham khảo “Quy trình quản lý
nhà cung cấp”
Tham khảo biểu mẫu “Thư hỏi giá”, “Phiếu đánh giá lựa chọn NCC”, “Biên bản
thương thảo hợp đồng”
Lưu ý:
Một số trường hợp ngoại lệ chỉ có một NCC được áp dụng khi:
- Hàng hóa được báo giá bởi một nguồn cung cấp duy nhất
- Hàng hóa cần mua theo hãng sản xuất độc quyền và được mua trực tiếp từ chính nhà
sản xuất hoặc nhà phân phối được nhà sản xuất chỉ định
- Hàng hóa cần mua từ nguồn cung cấp được chỉ định từ bên có nhu cầu đặt hàng đã
được TGĐ phê duyệt
- Hàng hóa cần đặt hàng trong trường hợp khẩn cấp và ứng cứu
- Hàng hóa cần đặt hàng từ nguồn cung cấp ổn định hoặc các trường hợp khác được
sự chấp thuận của TGĐ
- Hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc yêu cầu chất lượng chỉ có từ một nhà
cung cấp duy nhất
Bước 3: Lập hồ sơ mua sắm và trình ký Hợp đồng/Đơn hàng
- SCC tiến hành lập hồ sơ mua sắm, chuyển các đơn vị liên quan xét duyệt và trình
TGĐ phê duyệt.
Hồ sơ mua sắm bao gồm nhưng không giới hạn:
 Kế hoạch cung ứng VTLK đã được TGĐ phê duyệt
 Thư hỏi giá

 Báo giá sau đàm phán của các NCC
 Biên bản thương thảo hợp đồng
 Phiếu đánh giá lựa chọn NCC
 Phiếu đề nghị mua hàng (DA)
 Hợp đồng/Đơn hàng

- TC-KT xét duyệt các thông tin về chi phí đặt hàng và điều khoản thanh toán tối đa
trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ từ SCC
- PC&KSNB xét duyệt trong trường hợp nội dung hợp đồng/đơn hàng thay đổi so với
khung mẫu hợp đồng/đơn hàng đã chuyển giao SCC thực hiện trước đó, tối đa trong
vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông tin từ SCC
- Mọi thông tin chi tiết liên quan đến hàng hóa như: thời gian, địa điểm giao hàng, bao
gói, vận chuyển, chất lượng hàng hóa, điều kiện bảo hành, giá cả, điều kiện thanh
toán,… và các quy định về ngôn ngữ, tiền tệ đều phải được ghi rõ trong đơn
hàng/hợp đồng hoặc trong các tài liệu kèm theo
- Yêu cầu về Hợp đồng/Đơn hàng: cần có đầy đủ các điều khoản cơ bản của một Hợp
đồng/Đơn đặt hàng theo quy định của pháp luật, các điều khoản liên quan đến hàng
hóa bao gồm tiêu chuẩn kiểm tra IQC, tiêu chuẩn đóng gói và các điều khoản khác đã
được thống nhất giữa VNPT Technology và NCC
Tham khảo biểu mẫu “Đề nghị mua hàng”, “Đơn đặt hàng”, “Hợp đồng”
Lưu ý:
- Nếu có sự thay đổi về danh mục VTLK/VTTH bao gồm: Mô tả, tên nhà sản xuất, mã
nhà sản xuất, tiêu chuẩn kỹ thuật dựa trên phản hồi từ các NCC, SCC sẽ thông báo
lại HEC/NMĐT và chỉ thực hiện đặt hàng sau khi Giám đốc HEC/NMĐT xác nhận
VTLK/VTTH bị thay đổi đạt yêu cầu về mặt chất lượng.
- Đối với các NCC mới, nếu kết quả xác nhận tiêu chuẩn kỹ thuật và/hoặc mẫu ĐẠT từ
HEC/NMĐT được chuyển đến SCC sau khi SCC đã hoàn thành hồ sơ đặt hàng thì sẽ
được đưa vào danh mục NCC được hỏi giá và đánh giá tại các lần đặt hàng tiếp
theo.
- Nếu có sự thay đổi (số lượng, giá cả, thời gian giao hàng…) hoặc hủy hợp đồng,
SCC sẽ thông báo cho các Phòng ban liên quan.
- Riêng đối với VTLK/VTTH có giá trị nhỏ (dưới 10 triệu VNĐ), hình thức mua sắm và
thanh toán đơn giản (nhận hàng trước, trả tiền sau khi NCC xuất hoá đơn đầy đủ),
SCC sẽ trao đổi với NCC về việc không bắt buộc ký kết hợp đồng kinh tế sau khi
thống nhất với Ban TCKT.

- Những VTLK đặt mua online thì thực hiện hồ sơ mua
hàng theo quy định của đơn vị cung cấp VTLK Onlinekhông bắt buộc ký hợp đồng
kinh tế.
Bước 4: Theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện các Hợp đồng / Đơn hàng
- SCC làm việc với các nhà cung cấp để theo dõi tiến độ ký kết Hợp đồng / Đơn hàng,
tiến độ thực hiện các Hợp đồng/Đơn hàng đã ký kết
- SCC báo cáo tổng quan kế hoạch cung ứng VTLK tới TGĐ/Các đơn vị liên quan
định kỳ hàng tuần hoặc báo cáo bất thường nếu cần
Tham khảo biểu mẫu “Báo cáo định kỳ hàng tuần Kế hoạch cung ứng VTLK”
Bước 5: Vận chuyển hàng hóa

- SCC làm việc với đối tác vận chuyển và nhà cung cấp để thực hiện việc nhập khẩu
hàng hóa / giao hàng theo như thỏa thuận trong Hợp đồng/Đơn hàng và theo mục tiêu
về tiến độ trong kế hoạch cung ứng NVL đã được phê duyệt
Chi tiết hoạt động vận chuyển tham khảo “Quy trình quy trình triển khai hoạt động
logistics”
Bước 6: Chuyển giao hàng hóa sang Đơn vị Kho

- SCC thực hiện chuyển giao thông tin hàng hóa sang Đơn vị Kho
- Kho nhận hàng, kiểm đếm số lượng, kiểm tra IQC và thực hiện các thủ tục nhập kho
theo quy định công ty. Kho thông báo kết quả IQC tới SCC trong vòng 01 ngày kể từ
ngày Kho nhận hàng.
- SCC làm việc với NCC để thực hiện các thủ tục yêu cầu xuất trả hàng lỗi/ xử lý giao
bù hàng thiếu/ hàng lỗi dựa trên thông tin từ Kho và kết quả phân tích, đánh giá của
các đơn vị liên quan (HEC, BCL, GĐSX, Kinh doanh) đối với trường hợp hàng lỗi
- Kho chuyển giao Phiếu nhập/xuất kho tới SCC trong vòng 01 ngày kể từ ngày Kho
thực hiện hoạt động nhập/xuất kho
Tham khảo biểu mẫu “Thông tin nhận hàng”, “Kết quả IQC”, “Phiếu nhập Kho”,
“Biên bản bàn giao và nghiệm thu”
Lưu ý:

- Trường hợp hàng hóa đặc biệt như các loại khuôn,
chuyển giao công nghệ… không thể tiến hành kiểm tra IQC như thông thường: HEC
chịu trách nhiệm đánh giá / nghiệm thu
Bước 7: Lập hồ sơ đề nghị thanh toán, thanh lý Hợp đồng / Đơn hàng
- SCC thực hiện bộ hồ sơ yêu cầu thanh toán cho từng Hợp đồng / Đơn hàng, chuyển
Ban Tài chính kế toán
- SCC hoàn thiện hồ sơ thanh lý Hợp đồng / Đơn hàng (trong trường hợp Hợp đồng /
Đơn hàng không tự động thanh lý)
- Bộ hồ sơ thanh toán có thể bao gồm nhưng không giới hạn:
 Phiếu đề nghị thanh toán
 Bảng cập nhật tiến độ thanh toán
 Đề nghị mua hàng
 Đơn đặt hàng/ hợp đồng
 Giấy đề nghị thanh toán của NCC (đối với NCC trong nước)
 Hóa đơn thương mại (đối với hàng hóa nhập khẩu)/Hóa đơn VAT
 Danh mục đóng gói hàng hóa (đối với hàng hóa nhập khẩu)
 Hóa đơn tổng đối với tờ khai hàng nhập khẩu có nhiều hóa đơn thương mại
 Biên bản bàn giao và nghiệm thu giữa 2 bên
 Giấy chứng nhận chất lượng (nếu có)
 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có)
 Vận đơn (bản sao) đối với hàng nhập khẩu
 Tờ khai hải quan (bản sao) đối với hàng nhập khẩu
 Biên bản thanh lý hợp đồng (trong trường hợp giá trị thực hiện lớn hơn hoặc
nhỏ hơn giá trị hợp đồng)
 Hồ sơ hiệu chỉnh hợp đồng (nếu có)
Sau khi kiểm tra bộ hồ sơ thanh toán, Ban Tài chính kế toán có trách nhiệm:
 Nếu chấp nhận bộ hồ sơ và làm thủ tục thanh toán, TC-KT thông báo cho SCC
ngày thanh toán dự kiến
 Nếu có vấn đề không hợp lý trong bộ hồ sơ thanh toán, TC-KT thông báo cho
SCC để hoàn thiện

 TCKT chịu trách nhiệm cập nhật tiến độ thanh toán
và kế hoạch thanh toán cho NCC và gửi cho SCC định kỳ hàng tuần
Tham khảo biểu mẫu “Phiếu đề nghị thanh toán”,”Bảng cập nhật tiến độ thanh toán”, “Biên
bản thanh lý hợp đồng”
Bước 8: Báo cáo đóng dự án và thực hiện đánh giá lại NCC
- Sau khi toàn bộ hàng hóa của dự án mua hàng đã hoàn thành nhập kho, SCC thống
kê chi phí mua hàng / chi phí vận chuyển thực tế, đánh giá lại nhà cung cấp (theo
nguyên tắc trong quy trình quản lý NCC) và lập báo cáo đóng dự án mua hàng để
trình TGĐ phê duyệt
Tham khảo biểu mẫu “Báo cáo đóng dự án mua hàng”

VNPT Technology
3. CÁC MẪU BIỂU
3.1 Mẫu Tờ trình sản xuất pilot
15/ 06 /2020

CỦA QUY TRÌNH
18/43
3.2 Mẫu Kế hoạch yêu
VNPT Technology
15/ 06 /2020
cầu VTLK

19/43
3.3 Mẫu Tờ trình kế
VNPT Technology
15/ 06 /2020

hoạch sửa chữa, bảo hành
20/43
VNPT Technology
3.4 Mẫu Bảng nhu cầu
15/ 06 /2020
vật tư tiêu hao

21/43
3.5 Mẫu R&D BOM
VNPT Technology
15/ 06 /2020

22/43
3.6 Mẫu Thư hỏi giá
VNPT Technology
15/ 06 /2020

23/43
VNPT Technology
15/ 06 /2020

24/43
VNPT Technology
3.7 Mẫu Phiếu đánh giá
15/ 06 /2020
lựa chọn NCC

25/43
3.8 Mẫu Biên bản
VNPT Technology
15/ 06 /2020

thương thảo hợp đồng
26/43
3.9
VNPT Technology
Mẫu Đề nghị mua hàng
15/ 06 /2020

27/43
VNPT Technology
3.10 Mẫu Đơn đặt hàng/
15/ 06 /2020
hợp đồng

28/43
VNPT Technology
15/ 06 /2020

29/43
3.11 Mẫu Báo cáo định kỳ hàng tuần Kế hoạch cung ứng VTLK
3.12 Mẫu Thông tin nhận hàng

3.13 Mẫu Kết quả IQC
VNPT Technology
15/ 06 /2020

31/43
VNPT Technology
3.14 Mẫu Phiếu nhập kho
15/ 06 /2020

32/43
VNPT Technology
3.15 Mẫu Phiếu xuất Kho
15/ 06 /2020

33/43
3.16 Mẫu Biên bản bàn
VNPT Technology
15/ 06 /2020

giao và nghiệm thu hàng hóa
34/43
VNPT Technology
15/ 06 /2020
3.17 Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng

35/43
VNPT Technology
3.18 Mẫu Phiếu đề nghị
15/ 06 /2020
thanh toán

36/43
VNPT Technology
3.19 Mẫu Bảng cập nhật
15/ 06 /2020
tiến độ thanh toán

37/43
3.20 Mẫu Báo cáo đóng
VNPT Technology
15/ 06 /2020
dự án

38/43
VNPT Technology
15/ 06 /2020

39/43

SCC - Quy Trình Cung NG VTLK - TCKT Update 110121 6pm

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

SCC - Quy Trình Cung NG VTLK - TCKT Update 110121 6pm

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Soạn thảo/ Editor

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ CÔNG NGHIỆP BƯU

QUY TRÌNH CUNG ỨNG VẬT TƯ LINH KIỆN

Lĩnh vực : Mua sắm

PHÊ CHUẨN/ APPROVAL

Phùng Thế Khiêm Tô Mạnh Cường

TCKT Trần Đức Giang HEC Phạm Hùng Mạnh

SOÁT XÉT/ REVIEW: Ngày/Date:

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 1/43

Theo danh sách do Lãnh đạo phê duyệt.

LỊCH SỬ TÀI LIỆU/ HISTORY:

Cập nhật Bộ phận Kho trực

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 2/43

1.2. Đối tượng áp dụng...................................................................................................5

1.3. Lĩnh vực áp dụng.....................................................................................................5

1.6. Tài liệu tham khảo...................................................................................................8

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 3/43

TGĐ : TỔNG GIÁM ĐỐC

GĐSX : GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT

SCC : TRUNG TÂM CUNG ỨNG VẬT TƯ LINH KIỆN

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 4/43

1.1. Mục đích

định của Công ty.

1.2. Đối tượng áp dụng

1.3. Lĩnh vực áp dụng

1.4. Trách nhiệm và thẩm quyền

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 5/43

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 6/43

kế hoạch cung ứng và triển khai đặt hàng

1.5. Sở cứ đặt hàng:

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 7/43

hành bởi Trung tâm SCC

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 8/43

VNT 06600 0000 APGYV

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 10/43

01 ngày sau khi nhận R&D BOM chuyển giao từ HEC)

- Tên sản phẩm cần sửa chữa, bảo hành

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 11/43

hóa của VNPT Technology

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 12/43

ứng VTLK đã được phê duyệt

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 13/43

 Hợp đồng/Đơn hàng

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 14/43

Bước 5: Vận chuyển hàng hóa

Bước 6: Chuyển giao hàng hóa sang Đơn vị Kho

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 15/43

Ấn bản/Edition 04 15/ 06 /2020 Đã phê chuẩn/ Approved

VNPT Technology VNT 06600 0000 APGYV 16/43