PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

PANDUAN AGENDA DAN PELAKSANAAN MESYUARAT JPMS SEKOLAH

(Data Berakhir Januari, April, Jun Dan Oktober)

Peringatan: JANGAN diada-adakan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan

Maklumat Sekolah (JPMS) jika mesyuarat tidak dilaksanakan untuk elak Tindakan
Tatatertib diambil kerana memalsukan maklumat. Mesyuarat hendaklah dilaksanakan 4
kali setahun (sebelum 15 haribulan di atas).

1. Mesyuarat JPMS melibatkan perbincangan berkenaan dengan data sekolah yang

dimasukkan dalam EMIS Online. Data EMIS Online terbahagi kepada empat
komponen utama :
a. Sekolah
i. Profil am
ii. Pengurusan sekolah
iii. Kedudukan sekolah
iv. Kawasan
v. Bangunan
vi. Bilik
vii. Kuarters guru
viii. Peralatan
ix. Kemudahan sukan
x. Tandas
xi. Kenderaan
xii. Tempat letak kenderaan

b. Maklumat Asrama (Sekolah Mempunyai Asrama)

i. Bangunan asrama
ii. Bilik-bilik asrama
iii. Peralatan

c. Maklumat Staf (pengesahan dan verifikasi data individu dibuat

sebelum mesyuarat dengan semua guru dan staf)

 Cadangan pengesahan dan verifikasi data

Melalui edaran maklumat diri yang telah di cetak dari EMIS Online
kepada semua guru/staf dan dipungut semula untuk proses semakan,
pengemaskinian dan penyelarasan data EMIS. Guru Data sebagai S/U
melaporkan jika guru/staf masih gagal hantar cetakan semakan dalam
mesyuarat dan diminitkan senarai nama mereka untuk diberi surat tujuk
sebab oleh pihak pentadbir.
1
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

i. Maklumat Guru

1. Peribadi
2. Perkhidmatan
3. Kelulusan akademik
4. Kelulusan ikhtisas
5. Latihan
6. Elaun
7. Mata pelajaran ajar
8. Sejarah perkhidmatan
9. Kokurikulum
10. Tugas khas

ii. Bukan Guru ( Staf )

1. Peribadi
2. Perkhidmatan
3. Kelulusan
4. Latihan
5. Elaun
6. Sejarah perkhidmatan

d. Enrolmen Dan Kelas

i. Enrolmen & kelas

ii. Murid yatim
iii. Murid pemulihan
iv. Murid asrama
v. Murid inklusif
vi. Murid kelas elektif
vii. Murid POL
viii. Murid ke tingkatan peralihan
ix. Murid ke thn 1 dari / tanpa prasekolah
x. Murid beragama Islam
xi. Murid mengulang
xii. Pemegang biasiswa
xiii. Penghuni asrama
xiv. Murid mendaftar tahun 1
xv. Murid cicir (berhenti sekolah)
xvi. Murid cicir (masuk sistem lain)
xvii. Murid bukan warganegara Malaysia
xviii. Kelas cantum
2
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

 Pengesahan dan verifikasi data Enrolmen

GK/PK HEM membentang dan mengesahkan makumat enrolmen seperti di atas

semasa mesyuarat. Satu salinan hendaklah diserahkan kepada S/U untuk dikemaskini
dalam EMIS Online jika berlaku perbezaan data. Hanya data yang dikeluarkan oleh
Jawatan Kuasa HEM diistilahkan sebagai “data rasmi enrolmen sekolah”.

2. Pengesahan data sekolah dalam mesyuarat JPMS adalah merupakan DATA RASMI
EKOLAH dan hendaklah diguna dalam proses kemaskini data EMIS Online.

3. Elakkan dari Guru Data MENCARI data bersendirian di sekolah. Semua AJK
mesti membekal data masing-masing sebelum mesyuarat dan mengesahkan
data semasa mesyuarat. GK/PK Kokurikulum boleh membantu
mengesahkan maklumat penglibatan guru sebagai Guru Penasihat
berdasarkan Kelab/Persatuan, Sukan/Permainan dan Unit Beruniform.

Perlaksanaan JPMS dan EMIS Di Peringkat Sekolah

1. Setiap AJK JPMS memainkan peranan dalam mengesahkan dan membekalkan data yang
terlibat secara langsung dengan bidang tugas masing-masing di peringkat sekolah. Guru
data boleh memaparkan EMIS Online kepada AJK untuk pengesahan. Contohnya
J/Kuasa HEM membekalkan data enrolmen pelajar terkini kepada guru data untuk
dikemaskini dalam EMIS sebelum mesyuarat.

2. Cadangan menyemak maklumat guru dan staf :

a. Data maklumat guru dan staf boleh dicetak dan diedarkan untuk disahkan oleh
guru dan staf berkenaan serta dipungut kembali dengan TANDATANGAN
GURU/STAF bagi tujuan pengemaskinian sekiranya terdapat sebarang
perubahan maklumat. Sebarang perubahan maklumat yang hendak dilakukan
mestilah dirujuk kesahihannya dengan pihak pentadbiran sekolah (melalui
rujukan fail dan kerani sekolah ) .
b. Semakan maklumat guru/staf dengan merujuk fail peribadi guru atau
BRP di pejabat dengan mendapat kebenaran dari pihak pengurusan
sekolah.

3. Segala komponen maklumat data EMIS hendaklah dikemaskini mengikut data semasa
sebelum tarikh akhir kutipan data EMIS atau APABILA BERLAKU PERUBAHAN.

4. Utiliti Semakan Ralat Data EMIS boleh dibentangkan dan ralat-ralat sepatutnya telah
dibersihkan oleh guru data. (Penerangan ralat yang disemak hendaklah dijelaskan
3
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

dengan sebaik-baiknya oleh guru data kepada AJK JPMS).

5. Lampiran cetakan pengesahan sekolah EMIS Online dipaparkan kepada AJK untuk
semakan bersama.

6. Headcount/Bilangan guru dan staf mengikut gred dan perjawatan hendaklah disemak
dan diselaraskan antara data EMIS dan Headcount semasa. PK Pentadbiran hendaklah
membentangkan headcount semasa termasuklah melaporkan senarai guru/staf baru
berkhidmat berkhidmat dengan kerajaan dan senarai guru/staf lama berpindah
(masuk atau keluar sekolah). Juga disahkan Jawatan yang masih belum diisi
berdasarkan kelulusan Penyata Perjawatan Sekolah (Boleh rujuk cetakan eOperasi).

7. Dokumen yang perlu dihantar ke PPD selepas setiap berakhirnya kutipan data EMIS :
a. Lampiran pengesahan data EMIS.
b. Minit mesyuarat JPMS (Awal Bulan Januari, April, Jun dan Oktober)
c. Cetakan Laporan Ralat Data EMIS sekolah JPN Perak versi semasa.

8. Tarikh akhir dokumen cetakan perlu dihantar ke PPD adalah 5 hari setelah berakhirnya
tarikh akhir Kutipan Perdana Data EMIS. Bermaksud sekolah hantar cetakan semak
ralat pada 25 Januari, 25 Mac, 25 Jun dan 25 Oktober setiap tahun ke PPD.

9. Segala dokumen berkaitan dengan semakan data EMIS yang dilaksanakan setiap kali
kutipan hendaklah difailkan di peringkat sekolah untuk memudahkan semakan semula
semasa pemantauan JPMS dan pengauditan data EMIS sekolah. Pastikan satu salinan
perkara 2 dan 7 di atas disimpan dalam Fail EMIS sekolah.

10. Oleh itu, adalah amat penting untuk sekolah-sekolah sentiasa mengemaskini data EMIS
pada setiap masa bagi memastikan data EMIS negeri adalah yang data yang terkini dan
sahih agar dapat memenuhi permintaan data sekolah sama ada di peringkat
KPM/JPN/PPD.

11. Manual Definisi Variabel EMIS Online boleh diperolehi dalam fungsi muat turun
EMIS Online atau dari Portal JPN Perak (Rujuk Menu Muat Turun > Fail-Fail Guru
Data).

12. Semua AJK yang terlibat hendaklah membantu dalam membekal /

memperbetulkan data di bawah kawalan masing-masing. Sebagai contoh:

4
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

12.1 Guru Perabot

Mengesahkan semua maklumat berkaitan perlatan sekolah (seperti bilangan

kerusi, meja dan sebagainya) adalah betul dan terkini. Guru Data selaku
Setiausaha bolehlah memancarkan Menu Peralatan semasa mesyuarat
sebagai panduan pengesahan data semasa mesyuarat.

12.2 Guru Penyelaras ICT

Mengesahkan bilangan perlatan ICT dibawah kawalan beliau. Antaranya ialah

perlatan seperti bilangan komputer dan pencetak (termasuk di makmal,
pejabat, asrama dan perlatan PPSMI). Pengesahan kemudahan internet di
sekolah berfungsi atau tidak.

12.3 Guru Jadual Waktu

Mengesahkan Jadual Waktu Peribadi TERKINI semua guru telah diberi satu
salinan kepada Guru Data sebelum mesyuarat JPMS untuk dikemaskini. (Jika
berlaku sebarang perubahan jadual – Guru Jadual hanya perlu memaklum dan
berfokus kepada perubahan itu sahaja).

PERINGATAN : Guru Jadual Waktu hendaklah mengesahkan dalam

mesyuarat “TIADA JADUAL HANTU” wujud di sekolah. Untuk makluman,
Guru Jadual Waktu boleh dikenakan Tindakan Tatatertib jika bersubahat
dan memalsukan maklumat Jadual Waktu. JPN MENASIHATKAN semua
pihak akur akan perkara ini untuk menjaga imej pendidikan.

12.4 Setiausaha Peperiksaan (UPSR/PMR/SPM)

Mengesahkan SEMUA GURU telah “key-in” markah peperiksaan dan penilaian

mengikut subjek dan kelas diajar dalam Sistem SAPS mengikut tempoh
ditetapkan. Untuk mengelak masalah “Jadual Hantu”, semua SU Peperiksaan
boleh membantu dengan MEMBENTANGKAN Senarai Guru Yang TIDAK
“key-in” apa-apa markah dalam SAPS. Juga menjelaskan sebab tiada subjek,
tiada kelas ajar, tiada markah serta diminitkan dalam mesyuarat. ( Rujuk
Senarai Pengguna SAPS seperti contoh di bawah).

5
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

Gambarajah 1 : Senarai Pengguna SAPS Sekolah

Dalam data EMIS Online guru nombor 19 di atas, beliau mengakui

mengajar 14 waktu seminggu (subjek perdana/PPSMI dan kelas diajar)
dan terima Elaun BISP setiap bulan.

Rujukan SAPS seperti gambarajah atas jelas menunjukkan guru nombor

19 ini sendiri melaporkan kepada NKRA, KPM beliau TIDAK
MENGAJAR sebarang subjek perdana/PPSMI dalam mana-mana kelas
serta TIDAK “key-in” sebarang markah peperiksaan/penilaian.

Tindakan:

Guru Jadual Waktu hendaklah merujuk jadual induk dan jadual individu
guru yang diragui seperti ini. Semak subjek dan kelas berkenaan siapa
sebenarnya mengajar. Bandingkan antara JADUAL PERIBADI dengan
EMIS dan SAPS. Jika terdapat keraguan atau salahlaku J/K JPMS boleh
usulkan siasatan susulan jika benar berlaku.

13. Data EMIS Online sekolah hendaklah dimuat turun pada setiap 2 minggu sekali untuk
simpanan pihak sekolah bagi rujukan data EMIS mengikut bulan. Data yang dimuat
turun adalah dalam bentuk zip file (Lihat contoh cara simpanan fail di bawah) dan
disimpan dalam fail EMIS sekolah. Untuk memudahkan penyimpanan, data EMIS boleh
diburn dalam CD atau dalam apa jua bentuk storan data yang lain mengikut pihak
pengurusan sekolah.

6
 PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

Cara menyimpan fail emis5.zip (Arkib)

1. 5 Januari 2012 – Muat turun emis5.zip.

(Rename sebagai emis5_0501_2012.zip)

2. 15 Januari 2012 – Muat turun emis5.zip

(Rename sebagai emis5_1501_2012.zip)

3. 1 Februari 2012– Muat turun emis5.zip

(Rename sebagai emis5_0102_2012.zip)

4. 15 Februari 2012– Muat turun emis5.zip

(Rename sebagai emis5_1502_2012.zip)

Ikut langkah di atas untuk simpan fail emis5.zip seterusnya. Ini bermaksud sekolah
mempunyai simpanan data (Arkib) sekurang-kurangnya 2 fail sebulan. Namun sila
muat turun setiap kali ada melakukan kemaskini data dan laksanakan semak ralat
tanpa perlu tunggu arahan surat rasmi JPN/PPD.

Pemberitahuan :

1. Ini hanyalah suatu garis panduan dan boleh diubah suai oleh pihak
pengurusan sekolah mengikut kesesuaian sekolah.
2. Guru Data hendaklah mengedarkan Garis Panduan kepada semua
Ahli Jawatankuasa JPMS.

3. Garispanduan ini juga bertujuan membantu pihak pengurusan

sekolah mengesan kepincangan data di peringkat awal, sebelum
data diterima pakai oleh PPD/JPN/KPM, kerajaan negeri dan agensi
lain.

Unit Pengurusan Maklumat,

Sektor Pengurusan Maklumat (ICT), JPN Perak