The Road to Successful Digital

Transformation: 5 Steps to Do It Right

by Marcell Vollmer
April 20, 2020
https://www.celonis.com/blog/digital-transformation-how-to-do-it-right?utm_source=pardot&utm_medium=email&utm_campaign=nrt_%5BEmail%5D%20PEX%20nurture%20-%20Pre%20MQL%20-
%20Prospects

The word “digital transformation” gets thrown around a lot these days. For the last
couple of years, almost every big company has been reinventing their business
processes, culture, and customer experiences by embracing digital technologies.

No wonder: Digital transformation is the promise of fewer silos and more

collaboration, of faster growth and bigger revenue.

According to a prediction from research firm IDC, enterprises will globally invest
US$2 trillion on digital transformation by 2022. But despite companies’ best efforts,
a large amount of investments in digital transformation actually goes to waste.

A report by McKinsey reveals that 70% of large-scale transformation programs don’t

meet the organizer’s targets. That’s roughly US$1.4 trillion which will be spent in
vain.

Going about business transformation the wrong way doesn’t only mean huge losses,
it also leads to unhappy customers and disillusioned employees.

So how can businesses (and you) start digital transformation on the right foot? Is it
only successful as a rip-and-replace of all of our existing systems? Or should you
rather do it step by step, replacing or modifying our existing systems one by one?

In my different roles as Chief Procurement Officer, COO, Chief Digital and Chief
Innovation Officer (a lot of Chiefs, I know!), I had the chance to speak with hundreds
of customers from different industries, leading strategy consultants, professors and
thought leaders in Europe and the United States who shared their experiences.

Here’s the approach for digital transformation that really works.

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1. Start with a vision

Transformation initiatives, whether it’s about digital or business transformation,

require you to rethink how your business creates outcomes — today and in the
future. In other words, to really transform the way you’re doing business, you need
to think big.

Tech has become an indispensable part of our lives. And organizations around the
globe are feeling the pressure adapt. However, we shouldn’t forget that digital
transformation has to have a purpose.

Otherwise, you just throw technology at a problem instead of solving it.

Think on what you want to achieve and why you want to transform. Be it because
you need new innovations to keep and gain new customers, be it because you need
to catch up with competitors, or to reduce the cost base to deliver higher margins.

2. Get your processes right

Digital transformation doesn’t work on paper. It will only be successful if you integrate
digitization into your daily workflows.

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Make your processes about the people that deal with them. Your processes should
be focused on the needs and expectations of your stakeholders: customers,
suppliers, and employees.

Ask yourself questions like: How can I improve my sales team's effectiveness by
implementing a digital solution like Salesforce CRM? How do I help my accountants
to prioritize the right invoices like SAP ERP? How can I automate repetitive process
steps to give my employees time to focus on value-adding tasks like SAP HCM?

And if I can give you one more tip: Don’t try to rip-and-replace all of your systems
and processes at once. Select the process and use case you want to tackle first,
implement the technology, get your KPIs on track — and then spread the technology
across your process landscape.

3. Get the right structure in place

For a successful digital transformation, you need to define a structure that supports
your business processes, your organization, and all stakeholder relations, including
your employees.

From my experience, one of the most common reasons why digital transformation
initiatives fail is the lack of leadership support. If the management level doesn’t
define a clear goal and strategy you will simply fight a losing battle.

To give you an example: Over the last years, an increasing number of companies
have installed the role of Chief Digital Officer (CDO). Their job is to generate new
business opportunities, revenue streams, and customer services from the adoption
of digital technologies across the organization.

But as so many businesses have started to realize, it’s not enough to just put
someone with a shiny title in charge to ring in the digital era. To be successful,
organizations need strong leadership focus on and company-wide adoption of new

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technologies. Every department from top to bottom, every member of the C-suite
level, but also all managers and their teams need to be held accountable for defining
and executing digital transformation. In every process. Every day.

As McKinsey states it: “Many companies are focused on developing a digital strategy
when they should instead focus on integrating digital into all aspects of the business,
from channels and processes and data to the operating model, incentives, and
culture."

4. Invest in the right technology

Digital transformation isn't about spending money on tech, it's about spending money
right. So once you’ve defined your desired business outcomes, decide on the
systems and technology that will support your goal.

Regarding the technical part of digital transformation, you will have to focus on two
things:

• Build or implement a brand-new digital platform

• Iterate or change your operating model to use that platform and accelerate
the time to value.

The biggest misunderstanding I see when it comes to driving successful digital

transformation is that new technology alone is the answer to all problems.

Technology is an enabler, it isn't what drives true return on investment. It’s your
processes that drive outcomes — if you do it the right way. Which brings us to our
next step.

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5. Get both your employees and customers involved

Bringing in new state-of-the art systems and technologies alone won’t guarantee
success. It’s the commitment of the people behind those processes — your
employees — that will drive digital transformation.

So how do you get them on board?

The secret is…communication, communication, communication. It sounds simple

but the lack of proper change management is very often the reason why the people
in your company rather stick to their old workflows.

Let me give you an example from my time as CPO for SAP. When I was leading the
transformation initiative within Procurement, we started with the Source-to-Pay
process and established a global category management organization for sourcing.
At the same time, SAP acquired Ariba (goods and services) , Fieldglass (temp labor),
and Concur (travel and expense management) — the market leaders in the cloud
for Source-to-pay.

No surprise: the procurement and category teams didn’t immediately switch to those
tools. The reason for this was weak change management. We didn’t ensure that
everyone knew how to use systems once they were made available. So the adaption
of the newly deployed solutions was slow at the beginning.

Digital transformation initiatives also need reinforcement. We trained all procurement

employees, made the use of the new systems mandatory, and communicated the
goals and outcomes this would help deliver.

And don’t forget: Communication is a two-way street, so listen to your customers,

suppliers, partners, and employees to steer and adapt your initiative.

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Hear about best practices in Digital Transformation at Celosphere Live!

Without clear vision and strategy, any kind of transformation initiative will likely fail.
At Celosphere Live, our first-ever virtual Process Excellence conference, you can
learn hands-on how to kick off digital transformation on the right foot.

Join us from April 28 to 30, and hear from global industry leaders like Uber,
Lufthansa, Zalando, and many more how they are unlocking transformation value
with Process Mining.

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Marcell Vollmer

Chief Innovation Officer

Marcell Vollmer leads partnership and go-to-market teams at Celonis as its Chief Innovation Officer.
A former business process owner, Vollmer evangelizes the power of process mining and is a key
executive sponsor for the some of the world’s largest enterprises. Vollmer is a 14-year SAP veteran
who served as Chief Digital Officer at SAP Ariba, where he drove strategies to help the world’s leading
companies to eliminate procurement and supply chain complexity. Before that, he was Chief
Procurement Officer at SAP, where he led over 200 professionals who managed billions in global
spend volume and created a shared services team. Prior to that he held strategic project and finance
roles at SAP.

El camino hacia una transformación digital

exitosa: 5 pasos para hacerlo bien
La palabra "transformación digital" se usa mucho en estos días. Durante los últimos
años, casi todas las grandes empresas han reinventado sus procesos comerciales,
su cultura y las experiencias de los clientes adoptando tecnologías digitales.
No es de extrañar: la transformación digital es la promesa de menos silos y más
colaboración, de un crecimiento más rápido y mayores ingresos.
Según una predicción de la firma de investigación IDC, las empresas invertirán a
nivel mundial 2 billones de dólares en transformación digital para 2022. Pero a pesar
de los mejores esfuerzos de las empresas, una gran cantidad de inversiones en
transformación digital en realidad se desperdicia.
Un informe de McKinsey revela que el 70% de los programas de transformación a
gran escala no cumplen con los objetivos del organizador. Eso es aproximadamente
1,4 billones de dólares que se gastarán en vano.

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Llevar a cabo la transformación empresarial de manera incorrecta no solo significa
grandes pérdidas, sino que también genera clientes insatisfechos y empleados
desilusionados.
Entonces, ¿cómo pueden las empresas (y usted) comenzar la transformación digital
con el pie derecho? ¿Solo tiene éxito como una operación de extracción y
reemplazo de todos nuestros sistemas existentes? ¿O debería hacerlo paso a paso,
reemplazando o modificando nuestros sistemas existentes uno por uno?
En mis diferentes roles como director de adquisiciones, director de operaciones,
director digital y director de innovación (¡muchos directores, lo sé!), Tuve la
oportunidad de hablar con cientos de clientes de diferentes industrias, consultores
de estrategia líderes, profesores y líderes de opinión. en Europa y Estados Unidos
que compartieron sus experiencias.
Este es el enfoque para la transformación digital que realmente funciona.
1. Empiece con una visión
Las iniciativas de transformación, ya se trate de transformación digital o
empresarial, requieren que reconsidere cómo su empresa genera resultados, hoy y
en el futuro. En otras palabras, para transformar realmente la forma en que hace
negocios, debe pensar en grande.
La tecnología se ha convertido en una parte indispensable de nuestras vidas. Y las
organizaciones de todo el mundo están sintiendo la presión de adaptarse. Sin
embargo, no debemos olvidar que la transformación digital debe tener un propósito.
De lo contrario, simplemente arroja tecnología a un problema en lugar de resolverlo.
Piense en lo que quiere lograr y por qué quiere transformarse. Ya sea porque
necesita nuevas innovaciones para mantener y ganar nuevos clientes, ya sea
porque necesita ponerse al día con la competencia o para reducir la base de costos
para ofrecer mayores márgenes.
2. Realice sus procesos correctamente
La transformación digital no funciona en papel. Solo tendrá éxito si integra la
digitalización en sus flujos de trabajo diarios.
Haga sus procesos sobre las personas que los tratan. Sus procesos deben
centrarse en las necesidades y expectativas de sus partes interesadas: clientes,
proveedores y empleados.
Hágase preguntas como: ¿Cómo puedo mejorar la efectividad de mi equipo de
ventas implementando una solución digital como Salesforce CRM? ¿Cómo ayudo a
mis contables a priorizar las facturas correctas como SAP ERP? ¿Cómo puedo

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automatizar los pasos repetitivos del proceso para que mis empleados tengan
tiempo para concentrarse en tareas de valor agregado como SAP HCM?
Y si puedo darle un consejo más: no intente extraer y reemplazar todos sus sistemas
y procesos a la vez. Seleccione el proceso y el caso de uso que desea abordar
primero, implemente la tecnología, ponga en marcha sus KPI y luego difunda la
tecnología en su panorama de procesos.
3. Coloca la estructura adecuada
Para una transformación digital exitosa, necesita definir una estructura que respalde
sus procesos comerciales, su organización y todas las relaciones con las partes
interesadas, incluidos sus empleados.
Desde mi experiencia, una de las razones más comunes por las que fracasan las
iniciativas de transformación digital es la falta de apoyo del liderazgo. Si el nivel de
gestión no define un objetivo y una estrategia claros, simplemente librará una batalla
perdida.
Para darte un ejemplo: en los últimos años, un número creciente de empresas han
instalado el rol de Chief Digital Officer (CDO). Su trabajo es generar nuevas
oportunidades comerciales, flujos de ingresos y servicios al cliente a partir de la
adopción de tecnologías digitales en toda la organización.
Pero como muchas empresas han comenzado a darse cuenta, no basta con poner
a alguien con un título brillante a cargo para que suene en la era digital. Para tener
éxito, las organizaciones necesitan un fuerte enfoque de liderazgo y la adopción de
nuevas tecnologías en toda la empresa. Todos los departamentos de arriba a abajo,
todos los miembros del nivel C-suite, pero también todos los gerentes y sus equipos
deben ser responsables de definir y ejecutar la transformación digital. En cada
proceso. Todos los días.
Como dice McKinsey: “Muchas empresas se centran en desarrollar una estrategia
digital cuando, en cambio, deberían centrarse en integrar lo digital en todos los
aspectos del negocio, desde los canales y procesos y los datos hasta el modelo
operativo, los incentivos y la cultura”.
4. Invierta en la tecnología adecuada
La transformación digital no se trata de gastar dinero en tecnología, se trata de
gastar el dinero correctamente. Por lo tanto, una vez que haya definido los
resultados comerciales deseados, decida los sistemas y la tecnología que
respaldarán su objetivo.
En cuanto a la parte técnica de la transformación digital, tendrás que centrarte en
dos cosas:

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• Construir o implementar una plataforma digital completamente nueva
• Itere o cambie su modelo operativo para utilizar esa plataforma y acelerar el tiempo
de valoración.
El mayor malentendido que veo cuando se trata de impulsar una transformación
digital exitosa es que la nueva tecnología por sí sola es la respuesta a todos los
problemas.
La tecnología es un facilitador, no es lo que impulsa el verdadero retorno de la
inversión. Son sus procesos los que impulsan los resultados, si lo hace de la manera
correcta. Lo que nos lleva a nuestro siguiente paso.
5. Involucre a sus empleados y clientes
La incorporación de nuevos sistemas y tecnologías de vanguardia por sí sola no
garantizará el éxito. Es el compromiso de las personas detrás de esos procesos,
sus empleados, lo que impulsará la transformación digital.
Entonces, ¿cómo los subes a bordo?
El secreto es ... comunicación, comunicación, comunicación. Suena simple, pero la
falta de una gestión adecuada del cambio es a menudo la razón por la que las
personas de su empresa prefieren ceñirse a sus antiguos flujos de trabajo.
Permítanme darles un ejemplo de mi época como CPO para SAP. Cuando lideraba
la iniciativa de transformación dentro de Adquisiciones, comenzamos con el proceso
Source-to-Pay y establecimos una organización de gestión de categorías global
para abastecimiento. Al mismo tiempo, SAP adquirió Ariba (bienes y servicios),
Fieldglass (mano de obra temporal) y Concur (gestión de viajes y gastos), los líderes
del mercado en la nube para Source-to-pay.
No es de extrañar: los equipos de adquisiciones y categorías no cambiaron de
inmediato a esas herramientas. La razón de esto fue una gestión de cambios débil.
No nos aseguramos de que todos supieran cómo usar los sistemas una vez que
estuvieran disponibles. Así que la adaptación de las soluciones recientemente
implementadas fue lenta al principio.
Las iniciativas de transformación digital también necesitan refuerzo. Capacitamos a
todos los empleados de adquisiciones, hicimos obligatorio el uso de los nuevos
sistemas y comunicamos los objetivos y resultados que esto ayudaría a lograr.
Y no lo olvide: la comunicación es una vía de doble sentido, así que escuche a sus
clientes, proveedores, socios y empleados para dirigir y adaptar su iniciativa.
Sin una visión y una estrategia claras, cualquier tipo de iniciativa de transformación
probablemente fracasará. En Celosphere Live, nuestra primera conferencia virtual

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de excelencia en procesos, puede aprender de forma práctica cómo iniciar la
transformación digital con el pie derecho.
Únase a nosotros del 28 al 30 de abril y escuche a los líderes de la industria global
como Uber, Lufthansa, Zalando y muchos más cómo están desbloqueando el valor
de transformación con Process Mining.
Marcell Vollmer
Director de Innovación

Marcell Vollmer lidera equipos de asociación y comercialización en Celonis como su director de

innovación. Vollmer, expropietario de procesos comerciales, evangeliza el poder de la minería de
procesos y es un patrocinador ejecutivo clave para algunas de las empresas más grandes del mundo.
Vollmer es un veterano de SAP con 14 años de experiencia que se desempeñó como director digital
en SAP Ariba, donde impulsó estrategias para ayudar a las empresas líderes del mundo a eliminar
la complejidad de la cadena de suministro y las adquisiciones. Antes de eso, fue Director de
Adquisiciones en SAP, donde dirigió a más de 200 profesionales que administraron miles de millones
en volumen de gasto global y crearon un equipo de servicios compartidos. Antes de eso, ocupó
puestos estratégicos de proyectos y finanzas en SAP.

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