TABLE OF CONTENT

1. CẤU TRÚC CỦA MỘT EMAIL TRANG TRỌNG

I. Greeting (Chào hỏi)

II. Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
III. Introduction (Giới thiệu)
IV. Main point (Nội dung chính)
V. Concluding sentence (Kết thúc email)
VI. Signing off

2. NHỮNG MẪU CÂU THÔNG DỤNG TRONG EMAIL

3. 42 TỪ VỰNG CẦN BIẾT KHI VIẾT EMAIL

 1. CẤU TRÚC CỦA MỘT EMAIL TRANG TRỌNG

I. Greeting (Chào hỏi)

II. Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
III. Introduction (Giới thiệu)
IV. Main point (Nội dung chính)
V. Concluding sentence (Kết thúc email)
VI. Signing off

I. GREETING

Một Email thông tường sẽ bắt đầu với phần GREETING, chúng ta có thể sử dụng
các cụm từ sau để dung chào hỏi trong email:

Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thứ là mối quan hệ lịch sự, ta nên sử dụng các
danh xưng như Mr, Mrs,Ms…

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),

 Dear Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận)
 Dear Sir/Madam (nếu không biết tên người nhận).
 Thank you for your email on April 1st.
 It was my pleasure meeting you at the conference last week.

Ví dụ: Dear Mrs.PrAice

Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân mật hơn bạn có thể đơn giản sử
dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏi
Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….
Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thong tin về
người nhận thư bạn có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear
Sir/Madam”

II. OPENING COMMENT

Tiếp theo là OPENING COMMENT, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm
về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận
How are you?
How are things?
Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp , chúng ta nên mở đầu với từ cảm ơn “thanks”

Ví dụ:
 Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang
làm chúng ta có thể viết
 Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty
ABC)
 Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :
 Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
 Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)
 Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm tháy thoải mái hơn và cảm giác
sự mở đầu mang cảm giác lịch sự
 Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở
đầu là những câu chúc:

 I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)

 I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui
vẻ.)
 III. INTRODUCTION
Phần tiếp theo của email là INTRODUCTION. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ
lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách
mở đầu khác nhau.

Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

I am writing to + verb…

Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì
không dùng từ viết tắt.

Ví dụ:

 I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này
để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
 I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết
email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)
 I am writing to reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
 I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)
Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và dùng
câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.
 I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một
số điểm trong hợp đồng.)
Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/
explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…”
thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá,
các bạn có thể dùng “I just want to…”
*Lưu ý
Chú ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong
phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh
chóng và gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự
chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận
thư về bạn

IV. MAIN POINT

Đến phần MAIN POINT, bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn,
súc tích càng tốt.

Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông
báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn
tiếp theo thay vì mở đầu thư.

Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:

o We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
o It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
o After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ
lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
o I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding
invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa
đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)
Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước
đó, hãy dùng những mẫu câu sau:

o Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am
on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận
lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
o As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
o Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan
đến… / Liên quan với…)
o As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
o As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
o As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:
o I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
o I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
o Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể vui
lòng… / Bạn có thể cho tôi biêt về…)
o I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
o I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có
thêm chi tiết về việc…)
o Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông
có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin
vui lòng?)
o I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

V. CONCLUDING SENTENCE
  Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu CONCLUDING SENTENCE để kết
thúc email như sau:
 Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần
them thông tin)
 Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể
nhé.)
 I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
 Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ
với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
 I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi
sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
 If you would like any further information, please don’t hesitate to contact
me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
 I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
 Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các
ngài có thể).
 Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên
kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully, (kính thư)
 Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế
cho “Feel free to contact me…”

VI. SIGNING OFF

Phần cuối cùng “SIGNING OFF” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những
dòng chữ đi kèm như sau:
Trường hợp không trang trọng

 Best,
  Best wishes,
 Regards,
 Take care,
 Bye,

Trường hợp trang trọng:

 Best regards,
 Warm regards,

2. NHỮNG MẪU CÂU THÔNG DỤNG TRONG EMAIL

Trình bày lý do viết email

Sau phần chào hỏi thông thường, bạn nên trình bày lí do viết email ở đoạn mở đầu.
Một số mẫu câu bạn có thể áp dụng là:

 I am writing to you regarding…/ in connection with…

Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề…

 Further to…/ With reference to…

Liên quan đến việc…

 I am writing to you on behalf of…

Tôi thay mặt…viết email này để…

 Might I take a moment of your time to…

Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…(đây là cách viết rất trang trọng, thường dùng
trong lần đầu tiên liên hệ với đối tác)
 Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu

Là một trong hai nội dung phổ biến nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Anh,
lời đề nghị, yêu cầu trong email cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh
nhầm lẫn. Bốn mẫu câu thông dụng gồm:

 I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information

about…
Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…

 Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

Xin ông/ bà/ công ty vui lòng…

 We are interested in…and we would like to…

Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…

 We carefully consider…and it is our intention to…

Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…

Xin lỗi người nhận email

Trong quá trình cộng tác, kinh doanh, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những vấn đề
phát sinh ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành nhưng vẫn chuẩn mực, bạn
có thể tham khảo:

 We regret / are sorry to inform you that…

Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…

 Please accept our sincere apologies for…

Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…

 We truly understand and apologize for…you are given due to…

 Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…

 I promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could
accept…as a humble compensation.
Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong ông / bà có thể chấp nhận….
như một khoản bồi thường.

Đề cập đến tài liệu đính kèm

Thông thường khi gửi email thương mại, chúng ta rất hay đính kèm các tài liệu liên
quan. Để thông báo, nhắc nhở người nhận không bỏ sót phần này, bạn nên nói:

 Please find attached…

Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.

 Attached you will find…

Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.

 I am sending you…as an attachment.

Tôi đã đính kèm…

 Can you please sign and return the attached contract by next Friday?
Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau (với cách
này, bạn sẽ có thể dùng kèm thêm động từ.)

➢ Kết thúc email

Cuối cùng, để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email thương mại bằng một
lời chào đơn giản. Thay vào đó, hãy giữ liên lạc với người nhận theo các cách như:

 Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.
 I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can
be of further assistance.
Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ
gì thêm, xin hãy liên hệ.

 Please reply once you have the chance to…

Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…

 We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.

3. 42 TỪ VỰNG CẦN BIẾT KHI VIẾT EMAIL

Từ vựng Nghĩa tiếng Việt

Apology (v.) Xin lỗi, thứ lỗi
Approach (n.) Cách tiếp cận, cách thực hiện một
việc gì đó
Attitude (n.) Thái độ
Commence (n.) Bắt đầu
Complimentary (adj) Miễn phí
Concerns (n.) Vấn đề, lo ngại
Confidential Tối mật
Conscientious (adj.) Quan tâm tới chất lượng công việc
Contribution (n.) Đóng góp
Convenient (adj.) Thuận tiện, tiện lợi
Cooperation (n.) Hợp tác
Coordinator (n.) Đối tác
Dedication (n.) Tâm huyết
Dependable (adj.) Đáng tin tưởng
Disregard Không quan tâm
Effective (adj.) Hiệu quả
Efficient (adj.) Có hiệu suất cao
Encourage (v.) Động viên
Enquire/Inquire (v.) Yêu cầu thông tin
Formal (adj.) Trang trọng
Grateful (adj.) Biết ơn
Guarantee (adj.) Đảm bảo
Impact (n.) Ảnh hưởng
Indicate (v.) Cho thấy
Invoice (n.) Hóa đơn
Latest (adj.) Mới nhất
Notice (n.) Thông báo
Pleasure (n.) Niềm hân hạnh, vinh dự
Postpone (v.) Hoãn lại
Professional (adj.) Chuyên nghiệp
Profound (adj.) Sâu sắc
Punctual (n.) Đúng giờ
Regret (n.) Tiếc nuối
Reliable (adj.) Đáng tin cậy
Replacement (n.) Thay thế
Replacement (n.) Thay thế
Representative (n.) Người đại diện
Resignation (n.) Xin thôi việc
Respected (adj.) Đáng tôn trọng
Retirement (n.) Nghỉ hưu
Stock (n.) Cổ phiếu
Sufficient (adj.) Đủ
Support (n.) Hỗ trợ
Speak UP Việt Nam

Website: https://hubs.li/H0y6ng00
Speak UP Hồ Chí Minh
Hotline: 028 3622 7776
Quận 3 - 112 Cao Thắng
Bình Thạnh - tầng 6 tòa nhà Techcombank, 36 Phan Đăng Lưu
Gò Vấp - tầng trệt, trung tâm Centre Mall, 2A Phan Văn Trị
Quận 2 - tầng 11 tòa nhà Nhạc Việt, 59 Xa Lộ Hà Nội
Speak UP Hà Nội
Cầu Giấy - Tầng 3, Toà nhà 29T2, Đường Hoàng Đạo Thuý, Phường
Trung Hoà
Hotline: 1900277202
Speak UP Đà Nẵng
Hải Châu - 103 Trưng Nữ Vương, P. Bình Hiên
Hotline: 1900277202
Speak UP Cần Thơ
41 Đường Cách Mạng Tháng 8, An Hoà, Ninh Kiều, Cần Thơ
Hotline: 0945005800