ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENERIMAAN

SISWA BARU PADA SMK MA’ARIF 2 TEMON

DENGAN PHP DAN MYSQL

Naskah Publikasi

diajukan oleh
Arif Wahyu Nugroho
07.11.1356

kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
2
 SYSTEM ANALYSIS DAN DESIGN OF NEW STUDENT RECEPTION
ON SMK MA’ARIF 2 TEMON WITH PHP AND MYSQL

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU

PADA SMK MA’ARIF 2 TEMON DENGAN PHP DAN MYSQL

Arif Wahyu Nugroho

Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Along with the development of Information Technology and Computer Based

Information Systems which required the user can operate it, then the students of
elementary or secondary school equipped with the basic operation of computer use.
Hopefully with this they are able to utilize technology to facilitate their work.
Prospective Students in the new data collection process was also need for an
Information System that can help data processing. Then comes the concept in the
selection process of the New Student Reception are conducted online by an agency that
is SMK Ma'arif 2 Temon, Private School who has discipline and Automotive Engineering
Computer Network.
The study will be discussed implementation of the manufacture of a Web-based
applications to help SMK Ma'arif 2 Temon in the activities of the New Student Reception
Selection process are conducted online. Restrictions are made starting from the
registration process analysis & planning, information requirements and registration
procedures, other relevant information, data collection Prospective Students with a
registration form and processing the data to obtain information. This Information System
is expected to be able to facilitate between the school with the prospective students in the
selection process and student data collection.
Keywords : Information System, PHP, MySQL

3
 1. Pendahuluan
Perkembangan Teknologi Komunikasi dan Informasi sampai sekarang ini sangatlah
berpengaruh bagi pendidikan dan kalangan umum, dimana setiap pengguna komputer
bisa dengan cepat bertukar informasi. Hal ini dapat berjalan dengan lancar jika adanya
suatu jaringan komputer yang dimanfaatkan. Jaringan Komputer itu sendiri adalah
kumpulan komputer yang bisa saling berkomunikasi, bertukar file menggunakan protokol-
protokol tertentu, melewati media transmisi, sebagai sarana yang tepat untuk aliran data
dan informasi. Dengan jaringan komputer diharapkan informasi tersebut bisa diakses
dimanapun, kapanpun oleh pengguna yang terhubung dengan jaringan komputer atau
internet.

Penerimaan Siswa Baru yang dilakukan oleh SMK Ma’Arif 2 Temon juga masih
menggunakan Sistem konvensional. Calon Siswa diharuskan datang ke sekolah
kemudian mengisi formulir registrasi, melengkapi persyaratan administrasi kemudian
dilakukan proses seleksi yang telah ditentukan oleh panitia. Jadi calon siswa diwajibkan
datang kesekolah sesuai jam kerja panitia. Dengan beberapa tahap tersebut jika Sekolah
kedatangan banyak calon siswa, proses pendataan sampai seleksi akan menghabiskan
waktu dan tenaga yang besar.

Bertitik tolak dengan sistem konvensional, SMK Ma’Arif memiliki sebuah Pemikiran
pemecahan masalah yang baru dengan memanfaatkan teknologi Informasi yang ada.
Yaitu dengan membuat Sistem pendaftaran secara Online, dimana para calon siswa
dapat mendaftarkan dirinya dimana saja berada jika terkoneksi dengan internet. Waktu
melakukan pendaftaran bisa dua puluh empat jam selama tanggal yang telah ditentukan
oleh panitia. Data inputan dari calon siswa tersebut dapat langsung diolah oleh sistem
menjadi informasi yang bisa langsung dipantau.

2. Landasan Teori
2.1 Sistem Informasi

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra Fitzgerald, dan Warren D. Staling, ada dua
pendekatan atau pendefinisian mengenai Sistem, yang pertama berorientasi prosedural
dan yang kedua berorientasi pada objek atau komponennya. Untuk yang berorientasi
prosedur didefinisikan sebagai berikut :

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan atau menyelesaikan tugas
tertentu”

Sistem Informasi didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur, komponen sub-

sistem yang berkumpul, berhubungan, berinteraksi dan bekerjasama untuk mencapai

4
suatu tujuan tertentu dengan cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data dari
masukan (input) berupa data, melakukan pengolahan data (proses) dan mengahasilkan
keluaran (output) berupa informasi yang digunakan sebagai dasar pegambilan
keputusan.

2.2 Web Dinamis

Tampilan web yang dapat dilihat pada layar komputer client-client yang berbeda
komputer akan mendapatkan tampilan yang sama selama file yang diunggah oleh
pembuat web tersebut tidak diubah. Jenis halaman web yang seperti ini adalah web
Statik. Mekanisme web seperti ini saat itu sudah memadai.

Namun dengan perkembangan jaman sesuai dengan kebutuhan web yang

diinginkan akan lebih komplek terutama dengan adanya perudahaan yang menampilkan
prosuknya dinternet, disisi server web mulai berubah.

Apa yang harus berada pada sisi server kini tak cukup lagi hanya kumpulan file
statik, tapi program aplikasi dan database. Situs web seperti ini disebut situs web
dinamis.

2.3 PHP1

PHP (Personal Hypertext Proposesor) adala bahasa server side scripting yang
menyatu dengan HTML untuk membangun Web Dinamis. Maksud dari server side
scripting adalah sintak dan perintah-perintah yang diberikan sepenuhnya dijalankan di
web server tetapi disertakan dalam dokumen HTML. Pembuatan Web itu disusun dengan
PHP sebagai bahasa pemrogramannya kemudian HTML yang membangun halaman
webnya. Ketika client meminta suatu halaman melaui server, maka server akan
memproses perintak PHP kemudian menampilkan hasil pengolahannya berupa format
HTML ke browser tersebut. Dengan demikian client tidak dapat melihat program yang
dijalnkan didalam server sehingga keamamanan web terjamin.

2.4 MySQL2
Untuk menyimpan data di dalam server dibutuhkan sebuah perangkat lunak yang dapat
mengatasi masalah tersebut. Ada beberapa perangkat lunak yang bisa digunakan untuk
menyimpan database diantaranya adalah MySQL, SQL server, microsoft Acess, dll.
Perangkat Lunak database server yang digunakan adalah MySQL versi 5.1.41. MySQL
merupakan database server yangmenggunakan SQL (Structure Query Language)
sebagai bahasa query stadar dalam melakukan akses terhadap database.

1
www.php.net
2
Prasetyo, Didik Dwi, Kolaborasi PHP dan MySQL untuk Membuat Web Database yang Interaktif, Elex
Media Komputindo, Jakarta, 2003

5
 2.5 Sistem Basis Data

Database merupakan kumpulan data yang terorganisasi, dimana data dapat dengan
mudah dimanipulasi, untuk menghasilkan informasi. Database pada umumnya
menggunakan bahasa standar untuk pengaksesan data, yaitu menggunakan bahasa
Structure Query Language (SQL).

3
2.6 DFD
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan
profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses
fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual
maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble
diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya
bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada
data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan
model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data
dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun
rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai
maupun pembuat program

3. Analisis (Proses Penelitian)

Dalam analisis pengidentifikasian masalah merupakan tahap awal yang harus
dilakukan. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu hal yang menghambat proses
untuk mencapai tujuan. Permasalahan yang didapat dicari solusinya supaya sistem dapat
bekerja sesuai dengan apa yang kita kehendaki. Analisis ini meliputi berbagai deskripsi
tentang fitur, karakteristik dan sifat dasar sistem yang diharapkan.meliputi:
3.1 Identifikasi Masalah Perusahaan

Adapun masalah-masalah yang timbul dalam sistem pendaftaran siswa baru secara
konvensional di SMK Maarif 2 Temon adalah sebagai berikut :

a. Data Calon Siswa tidak terorganisir dengan baik, sehingga pencarian data dan
rekap data memerlukan waktu yang lama dan kurang efisien.
b. Waktu dan pelayanan pendaftaran yang dilakukan tidak efektif dan efisien
dengan Sumber Daya.

3
Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company, 1992.

6
 c. Sistem dilakukan harus dalam satu tempat atau di Sekolah sehingga calon siswa
harus datang untuk melakukan proses pendaftaran sampai pengumuman hasil
penerimaannya.

3.1.1 Penyebab Masalah

Untuk mengidentifikasi masalah, maka kita harus melakukan analisis terhadap
kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efesiensi dan pelayanan pengguna.
Panduan ini dikenal dengan PIECES4 analisis (Performance, Information, Economic,
Control, Efficiency, Service), dengan analisis ini kita bisa. mendapatkan beberapa
masalah dan akhirnya dapat menemukan masalah utamanya.

3.1.2 Solusi Penyelesain Masalah

Bertitik tolak dengan sistem konvensional, SMK Ma’Arif memiliki sebuah Pemikiran
pemecahan masalah yang baru dengan memanfaatkan teknologi Informasi yang ada.
Yaitu dengan membuat Sistem pendaftaran secara Online, dimana para calon siswa
dapat mendaftarkan dirinya dimana saja berada jika terkoneksi dengan internet. Waktu
melakukan pendaftaran bisa dua puluh empat jam selama tanggal yang telah ditentukan
oleh panitia. Data inputan dari calon siswa tersebut dapat langsung diolah oleh sistem
menjadi informasi yang bisa langsung dipantau.Sistem ini dibuat berbasikan
pemrograman web.

3.2 Alat dan Bahan penelitian

Perangkat Komputer yang digunakan penulis dengan spesifikasi sebagai berikut :

A. Perangkat Keras (alat)

Perangkat keras dalam pembuatan

1. Processor Intel Core(TM)2 Duo

2. Harddisk 250 GB
3. Memori DDR2 2GB

B. Kebutuhan Perangkat Lunak (bahan)

Perangkat lunak sistem operasi yang digunakan yaitu :

1. Microsoft windows 7 Ultimate

2. Adobe Dreamweaver CS 3
3. PHP

4
Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Persaingan
Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Andy Offset

7
 4. MySql
5. Apache
6. Adobe photoshop CS 3

3.3 Desain sistem dan pembuatan program

DFD yang digunakan sebagai alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur
data yang dapat digunakan untuk menggambarkan hasil analisa maupun perancangan
sistem yang sudah dikomunikasikan oleh sistem kepada user maupun pembuat aplikasi
program.

Gambar DFD Level 0

Gambar DFD level 0 ini menunjukkan bahwa sistem ini berintraksi dengan tiga
external entity yaitu admin, user admin dan pengunjung. Seorang admin web dapat
memasukan data-data informasi web kedalam sistem serta dapat memperoleh informasi
PSB Online , user admin dapat memasukan data-data di konten-konten tertentu
,sedangkan pengunjung bisa melihat informasi PSB Online dengan sistem yaitu memilih
menu-menu web kepada sistem dan mendaftarkan diri menjadi calon siswa baru SMK
Maarif 2 Temon serta memperoleh informasi data yang di pilih.

Gambar Rancangan Halaman Utama Website

8
 Gambar Rancangan Halaman Utama Administrator

Gambar tersebut merupakan rancangan halaman utama website dan halaman utama
administrator.

Gambar Rancangan Tampilan Utama

Gambar ini menunjukkan rancangan tampilan awal web pada sisi client. Setelah
melakukan perancangan sistem selanjutnya adalah membuat database dan melakukan
coding pemrograman php.

9
 Gambar Database PSB Online

<html>
<head>
<title>Halaman Login Administrator</title>
<link href="../config/adminstyle.css" rel="stylesheet" type="text/css" />
</head>
<body>
<div id="header">
<div id="content">
<h2>Login</h2>
<img src="images/login-welcome.gif" width="97" height="105" hspace="10"
align="left">

<form method="POST" action="cek_login.php">

<table>
<tr><td>Username</td><td> : <input type="text" name="username"></td></tr>
<tr><td>Password</td><td> : <input type="password" name="password"></td></tr>
<tr><td colspan="2"><input type="submit" value="Login"></td></tr>
</table>
</form>

<p>&nbsp;</p>
</div>
<div id="footer">
Copyright &copy; 2011 by PSBOnlineSMKMaarif2temon. All
rights reserved.
</div>
</div>
</body>
</html>

Gambar sourcescode halaman login admin

Ini merupakan salah satu source dari aplikasi web yang dibuat yaitu dibagian login
administrator.

10
 4. Hasil Percobaan dan Pembahasan
Dari perancangan dan coding yang dilakukan menghasilkan aplikasi web dengan
tampilan sebgai berikut :
4.1 Halaman login admin

Pada halaman ini dibedakan berdasarkan level atau status admin dan users.
Jika username dan password yang dimasukkan benar akan diijinkan masuk
kehalam admin.

Gambar Halaman Login Admin

Setelah user atau admon berhasil login selanjutnya akan ditampilkan halaman
utama administrator jika statusnya admin dan akan ditampilkan halaman utama users jika
statusnya users.

4.2 Halaman Utama Administrator

Halaman ini terdapat menu-menu yang merupakan modul yang digunakan dalam
web dan merupakan halaman kerja bagi administrator untuk mengelola, mengendalikan
dan mengolah web PSB Online tentunya sesuai dengan hak akses dari username saat
login.

Gambar Halaman Utama Adminstrator

11
 Berikut ini adalah fasilitas yang terdapat pada form tambah dan edit pada masing-
masing modul.

a. Simpan
Digunakan untuk menyimpan data users yang sudah diinputkan oleh
administrator. Sama jua di form edit, hanya saja tombol save diganti dengan
kata “update”.
b. Batal
Digunakan untuk membatalkan langkah untuk menambah user dan kembali
ke halaman awal manajemen users.
c. Hapus
Digunakan untuk menghapus data users.

4.3 Halaman awal Pengunjung

Merupakan halaman utama atau index yang berisi berbagai menu dan link untuk
memudahkan pengunjung memperolah informasi sampai tahap pendaftaran Online.
Berikut adalah tampilan awal dari web PSB Online :

Gambar Halaman Utama Pengunjung

12
 Dimana tampilan awal tersebut terdiri dari konten utama yaitu konten kanan dan kiri.
Bagian kanan yang berisi link-link tersebut merupakan tampilan dari modul modul yang
dibuat dibagian admin. Selanjutnya apabila memilih salah satu link di bagian kanan,
maka web akan menampilkan informasi dibagian kanan web.
4.4 Menu Daftar Sekarang

Dalam menu ini adalah sebagai inti dari sistem, yaitu input data calon siswa. Dimana
Calon siswa untuk mengisi form yang telah disediakan sesuai dengan identititas
sebenarnya.

Setelah mengisi akan adanya konfirmasi pendaftaran pada halaman yang berbeda,
setelah itu calon siswa untuk memprint-out formulir tesebut dan melengkapi dengan foto
ukuran 4 x 3 yang nantinya ditempel. Setelah lengkap dan persyaratan yang lain baru
calon siswa registrasi ulang ke SMK.

Berikut tampilan form pendaftarannya :

Gambar Tampilan Form Pendaftaran

13
 Gambar Tampilan Konfirmasi Pendaftaran

Selanjutnya meminta calon siswa untuk memprint form pendaftaran dengan

menekan tombol “Print Formulir Sekarang !!”.

5. Kesimpulan
Berdasarkan rumusan masalah yang telah disampaikan pada bab-bab sebelumnya,
telah diselesaikan permasalahan tersebut dengan beberapa kesimpulan hasil dari
penelitian yang dilakukan.
Kesimpulan yang dapat diambil diantaranya:

1. Untuk mengorganisasikan data calon siswa SMK Maarif 2 Temon dengan baik
dibuatlah sistem teknologi informasi berbasis web mulai dari proses input data,
pencarian data sampai menghasilkan report yang diinginkan sesuai dengan
waktu yang ditentukan sebelumnya.

2. Dengan menggunakan sistem teknologi informasi berbasis web, pelayanan

pendaftaran dapat dilakukan kapan saja 2 x 24 jam selama rentang waktu
pendaftaran yang ditentukan dan dapat diakses oleh calon siswa dimanapun
dengan catatan terhubung dengan internet. Sumber Daya manusia hanya
digunakan ketika mengolah data yang sudah masuk kedalam sistem.

3. Bagian administrator dan panitia pada Penerimaan Siswa Baru Online dapat
memberikan informasi secara continue dan terupdate melalui sistem berupa
informasi pendaftaran dan pengumuman penerimaan. Sehingga calon siswa
dapat mengakses informasi ini tanpa harus datang kesekolah tetapi melalui
website.

14
 Daftar Pustaka

Burch, J.G. 1992. System, Analysis, Design, and Implementation. Boyd & Fraser
Publishing Company

Bustami, Ahmad. 1999. Internet Homesite dan HTML, Dinastindo.

Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan
Persaingan Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Andy Offset

Kurniawan, Dio. 1997. ,HTML 3 Untuk Publikasi di Internet. Yogyakarta : BPFE

Yogyakarta

Parno, S.Kom., MMSI. 2002. Perancangan Sistem Data Base.

Prasetyo, Didik Dwi. 2003. Kolaborasi PHP dan MySQL untuk Membuat Web Database
yang Interaktif. Jakarta : Elex Media Komputindo

Sugiyanto, David dan Renaldy N, Harpsoro. 2003. Langkah Demi Langkah Membangun
Website dengan PHP. Jakarta : Datakom Lintas Buana

15