Phương pháp 5 why là gì?

Cách sử dụng 5
why khi giải quyết vấn đề
Chuyên mục : Kỹ năng - Nguyễn Ngọc Bích - 2020-08-11 11:23:08
4221 lượt xem

Bạn tò mò không biết 5 why là gì? Phương pháp 5 why có tác dụng và vai trò
như thế nào trong cuộc sống? Cách sử dụng phương pháp này như thế nào cho
hiệu quả? Cùng 123job.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Bạn đã nghe tới phương pháp 5 why nhưng không rõ 5 why là gì, biểu đồ 5

why được thiết lập như thế nào... Trong bài viết dưới đây 123job.vn sẽ cung
cấp những thông tin về phương pháp này để giúp bạn có những hiểu biết và áp
dụng nó trong cuộc sống. Để từ đó giải quyết các vấn đề hiệu quả và nhanh gọn
nhất. Cùng theo dõi và tham khảo ngay bài viết này nhé!
I. Phương pháp 5 Why là gì?

5 why là gì?
5 why là phương pháp sử dụng để giải quyết vấn đề được Sakichi Toyoda - cha
đẻ của cuộc cách mạng công nghiệp Nhật Bản, đã phát triển phương pháp này
từ những năm 1930. Được biết đến là người sáng lập nên Toyota Industries, ông
đã phổ biến phương pháp trong suốt những năm 1970 đến tận ngày nay Toyota
vẫn áp dụng nó để giải quyết vấn đề.
Đúng như tên gọi của nó, phương pháp này sử dụng 5 câu hỏi vì sao và biểu đồ
5 why để tìm hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến kết quả hiện tại, để giải quyết vấn
đề từ gốc rễ, từ đó đưa ra những quyết định sáng suốt nhất. Phương pháp này
sẽ hiệu quả nhất khi câu trả lời có sự hợp tác, trung thực từ người có kinh
nghiệm thực tiễn thực hiện trong quá trình kiểm tra. 
Ví dụ vấn đề bạn đang gặp phải đó là khách hàng từ chối giao dịch vì lô hàng tới
họ bị trễ quá thời gian quy định. Bạn hãy đặt ra 5 why để trả lời cho vấn đề này
nhé!
 Tại sao? Việc giao hàng trễ là do sản phẩm chưa hoàn thiện

 Tại sao? Sản phẩm chưa hoàn thiện do mất nhiều thời gian hơn so
với dự kiến.

 Tại sao? Mất thời gian do vải thiết kế chưa phù hợp.

 Tại sao? Vải chưa phù hợp do bên sản xuất gửi nhầm.

 Tại sao? Vì vải gửi nhầm nên mất thời gian chờ đợi vải đúng chuyển
lại

Biện pháp ứng phó: Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên để nhanh chóng
hoàn thiện sản phẩm khi có vải về.

II. Lợi ích của phương pháp 5 Why là gì?

 Giúp tìm ra nguyên nhân, gốc rễ của vấn đề: Từ ví dụ trên ta có thể
thấy rằng chỉ với 5 câu hỏi 5 why nhưng với mỗi câu chúng ta lại có
thêm những gợi ý để dần tìm được nguyên nhân gốc rễ xảy ra vấn
đề, từ đó ta có thể giải quyết nó một cách triệt để.
  Ngăn chặn vấn đề tiếp tục xảy ra: Nếu chúng ta đã tìm được nguyên
nhân gốc rễ và giải quyết triệt để thì sẽ giúp ngăn chặn các vấn đề
khác tiếp tục xảy ra. Cũng như khi bạn làm đổ sơn ra tường trắng,
việc của bạn là phải khoanh vùng những chỗ đã lan và lau sạch nó
chứ không được để nó tiếp tục lan ra nhiều vùng khác.
III. Cách sử dụng phương pháp 5 Why

Biểu đồ 5 why
Cách sử dụng phương pháp 5 why này chính là bắt đầu từ kết quả cuối cùng,
hãy đặt câu hỏi với nó và suy ngược lại để tìm nguyên nhân gốc rễ. Đây là một
phương pháp dễ sử dụng và mang lại hiệu quả cao, nhằm xử lý tình huống, giải
quyết các vấn đề và đưa ra cách giải quyết tốt nhất. Để tìm ra nguyên nhân
chính một cách hiệu quả thì bạn phải chắc chắn rằng những câu trả lời của bạn
dựa trên thực tế và logic. Tiếp tục đặt các câu hỏi “tại sao” tiếp theo để đi đến
nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Từ đó tìm ra biện pháp để ngăn chặn vấn đề tái
phát.
Quá trình 5 why này thích hợp nhất là bắt đầu từ những vấn đề đơn giản đến
khó vừa phải. Với những vấn đề phức tạp thì cần đến cách giải quyết chi tiết
hơn. Vậy cụ thể cách sử dụng phương pháp này như thế nào, cùng xem các
bước để làm biểu đồ 5 why dưới đây nhé!
Bước 1: Thiết lập một nhóm giải quyết vấn đề: Nhóm này bao gồm những thành
viên nòng cốt, nắm chắc các chi tiết vấn đề đang gặp phải. Hãy phân ra một
người điều phối để giúp nhóm theo sát mục đích tìm ra gốc rễ vấn đề.
Bước 2: Định nghĩa vấn đề: Nêu tên vấn đề đang gặp phải để cả nhóm cùng
phân tích.
Bước 3: Đặt câu hỏi “Tại sao” đầu tiên
Bước 4: Tiếp tục đặt 4 câu hỏi “Tại sao” cho đến khi bạn tìm ra được vấn đề gốc
rễ.
Bước 5: Giải quyết nguyên nhân gốc rễ
Quy tắc khi cùng giải quyết vấn đề với kĩ thuật 5 why:
1. Sử dụng giấy hoặc bảng để rèn luyện thói quen ghi chú thay vì máy
tính và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu nó.
2. Đảm bảo tính logic của mối quan hệ nguyên nhân và kết quả.

3. Đảo ngược vấn đề khi đã tìm ra nguyên nhân gốc rễ 

4. Trả lời ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, chính xác.

5. Không vội kết luận mà tìm từng nguyên nhân

6. Đánh giá quá trình xảy ra vấn đề

7. Trung thực nhận lỗi

8. Tôn trọng và tin cậy người khác trong team.

IV. Lưu ý khi sử dụng phương pháp 5 Why là gì?
 Không mặc định sẵn nguyên nhân và giải pháp là gì mà phải phân
tích từng chi tiết và sâu chuỗi 1 cách logic để tìm ra nguyên nhân gốc
rễ

 5 why là biện pháp ngăn chặn 1 hay chuỗi các hành động xảy ra dẫn
đến vấn đề rắc rối tái phát. Nó không phải là 1 giải pháp ứng phó kịp
thời, ngắn hạn.
  Để trả lời cho 5 why cần những căn cứ thực tế, chính xác để sâu
chuỗi thành một quá trình lý luận, thuyết phục
V. Ví dụ

Ví dụ về 5 why
Ví dụ 1: Bạn là nhân viên hành chính của một công ty nhưng thường xuyên đi
làm trễ khiến sếp không hài lòng, tất cả nhân viên khác cũng nhìn bạn với ánh
mắt ái ngại. Hãy đặt câu hỏi 5 why để tìm ra gốc rễ vấn đề nhé!
1. Tại sao bạn thường xuyên đi làm muộn?
Trả lời: Bởi vì tôi không thể dậy sớm để đi làm vào mỗi buổi sáng.

2. Tại sao bạn lại không thể dậy sớm để đi làm vào mỗi buổi sáng?
Trả lời: Bởi vì tôi thích ngủ hơn là đi làm.
3. Tại sao bạn lại không thích đi làm?
Trả lời: Bởi vì công việc tôi đang làm không dùng những kỹ năng tốt nhất mà tôi
có.

4. Tại sao bạn lại gắn bó với công việc này khi nó không đòi hỏi những kĩ năng
tốt nhất của bạn?
Trả lời: Bởi vì tôi đã bỏ thời gian ra để học những kỹ năng được yêu cầu trong
công việc này, mặc dù tôi không thích nó lắm.

5. Tại sao bạn lại quan tâm học những kĩ năng đó mặc dù bạn không thích lĩnh
vực ấy?
Trả lời: Bởi vì tôi sợ phải thừa nhận với gia đình và bạn bè rằng tôi đã sai lầm khi
chọn công việc này.

Kết luận: Sau 5 câu hỏi nguyên nhân gốc rễ đã được hé mở “Bạn thường xuyên
đi muộn bởi vì bạn chọn sai sự nghiệp” và từ đó cũng dễ dàng đưa ra những giải
pháp cụ thể.
Ví dụ thứ 2: Vợ chồng bạn thường xuyên đi làm về muộn và không có thời gian
ăn tối với con? Con bạn thường xuyên ăn tối cùng người giúp việc hoặc ông bà
và bạn muốn thay đổi điều này vì những bữa tối gia đình cùng nhau rất tốt cho
sự phát triển tâm sinh lí của con bạn, vì vậy bạn thử đặt 5 câu hỏi tại sao và trả
lời nó để có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
1. Tại sao vợ chồng bạn lại không ăn tối với các con?
Trả lời: Bởi vì chúng tôi luôn về nhà muộn hơn dự định

2. Tại sao bạn lại về nhà muộn hơn dự định?

Trả lời: Bởi vì chúng tôi có rất nhiều việc phải làm vào cuối ngày làm việc, và vì
vậy chúng tôi không thể về đúng giờ.

3. Tại sao bạn lại có nhiều việc để làm vào cuối ngày làm việc?
Trả lời: Bởi vì mỗi ngày, chúng tôi đều có ý định đến sớm để sắp xếp công việc,
nhưng chúng tôi lại thường xuyên đến muộn và sau đó tham gia luôn vào một
cuộc họp nào đó.

4. Vậy, tại sao bạn lại luôn đến làm muộn vào buổi sáng?
Trả lời: Chúng tôi luôn mong muốn đi làm đúng giờ, nhưng chúng tôi thường
xuyên mất hơn 20 phút so với bình thường để chuẩn bị cho các con của tôi đến
trường.

5. Tại sao bạn lại mất nhiều hơn 20 phút để chuẩn bị cho các con của bạn đến
trường?
Trả lời: Bởi vì chúng tôi đã mất khá nhiều thời gian để chuẩn bị quần áo cho con
vào mỗi buổi sáng.

Kết luận: Sau khi đã đặt và trả lời 5 why, bạn cũng đã thấy được vấn đề thực sự
mà bạn gặp phải và cũng có hướng đề giải quyết vấn đề này. Một trong những
giải pháp đó là bạn và con bạn hãy chuẩn bị quần áo sẵn sàng từ tối hôm trước.
VI. Kết luận
Trên đây là những thông tin liên quan đến phương pháp 5 why, giúp bạn hiểu 5
why là gì, biểu đồ 5 why được viết như thế nào... Mong rằng với những thông tin
về phương pháp này sẽ giúp bạn có những hiểu biết và áp dụng nó trong cuộc
sống để giải quyết các vấn đề hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công!