U.P.
 LAW BOC CIVIL PROCEDURE
10. PRE-TRIAL
a. Concept of Pre-Trial
Pre-trial is a procedural device by which the
court is called upon, after the filing of the last
pleading, to compel the parties and their
lawyers to appear before it, and negotiate an
amicable settlement or otherwise make a
formal settlement and embody in a single
document the issues of fact and law involved in
the action, and such other matters as may aid
in the prompt disposition in the action, such as
the
a. Number  of  witnesses  the  parties  intend  to
present
b. Tenor or character of their testimonies
c. Documentary evidence
d. Nature and purpose of each of them
e. Number of trial dates that each will need to
put on his case. [1  Herrera 1074, 2007 Ed.]
b. Nature and Purpose
Pre-trial is mandatory and should be
terminated promptly. [Sec.  2, Rule  18]
Purpose of pre-trial is to consider
1. Possibility  of  an  amicable  settlement  or  of
a submission to alternative modes of
dispute resolution
2. Simplification of the issues
3. Possibility of obtaining stipulations or
admissions of facts and of documents to
avoid unnecessary proof
4. Limitation  of  the  number  and  identification
of witnesses and the setting of trial dates
Page 80 of 525
U.P. LAW BOC CIVIL PROCEDURE
REMEDIAL LAW
5. Advisability of a preliminary reference of
issues to a commissioner
6. Propriety of rendering judgment on the
pleadings, or summary judgment, or of
dismissing the action should a valid ground
therefore be found to exist
7. The requirement for the parties to:
a. Mark their evidence if not yet marked in
the judicial affidavits of their witnesses,
Note: The Judicial Affidavit Rule requires
that documentary or object evidence must
be marked and attached to the judicial
affidavits,  with  such  evidence  being
marked  as  Exhibit  A,  B,  C  for  the  plaintiff,
and Exhibit 1, 2, 3 for the defendant. [Sec.
2(a)(2),  AM  No.  12-8-8-SC]
b. Examine and make comparisons of
the adverse parties’ evidence vis-
a-vis the copies to be marked,
c. Manifest for the record, stipulations
regarding the faithfulness of the
reproductions and the genuineness
and due execution of the adverse
parties’ evidence,
d. Reserve evidence not available at
the pre-trial, but only in the
following manner, or else it shall
not be allowed
i.  Testimonial  evidence:  by
giving the name or position and
the nature of the proposed
witness
ii. Documentary/Object
evidence:   by   giving   a
particular description of the
evidence
8. Such other matters as may aid in the
prompt disposition of the action
Failure without just cause of a party and
counsel to appear during pre-trial, despite
notice, shall result in a waiver of any
REMEDIAL LAW
objections  to  the  faithfulness  of  the
reproductions marked, or their genuineness
and due execution
Failure without just cause to bring the evidence
required shall be deemed a waiver of the
presentation of such evidence. [Sec.  2, Rule
18]
Note: Both waivers mentioned above are
based  on  lack  of  just  cause either  to  appear
during pre-trial or to bring the evidence
required.
c. Notice of Pre-Trial
After the last responsive pleading has been
served and filed, the branch clerk of court shall
issue a notice of pre-trial within 5 calendar
days from filing. [Sec.  1, Rule  18]
Note: Under the Amended Rules, there is no
longer a need for the plaintiff to move  ex  parte
for the case to be set for pre-trial. Such was the
case before, as mandated by AM No. 03-1-09-
SC. Under that circular, the plaintiff used to be
burdened with the duty to move ex parte that
the case be set for pre-trial conference. Such
was done 5 days  from  the date  of  the filing  of
the reply. If the plaintiff failed to move for such,
it became the duty of the branch clerk of court
to do so. [BPI v. Genuino, G.R. No. 208792
(2015)] The Amended Rules have now deleted
the requirement for the plaintiff to move for pre-
trial, and has directly vested it with the clerk of
court.
The “last pleading” need not be literally
construed as the actual filing of the last
pleading. For the purpose of pre-trial, the
expiration of the period for filing the last
pleading is sufficient. [Sarmiento  v.  Juan, G.R.
No. L-56605 (1983)]
Page 81 of 525
U.P. LAW BOC CIVIL PROCEDURE
The sufficiency of the written notice of pre-trial
is irrelevant where evidence shows that
counsel and the parties actually knew of the
pre-trial. [Bembo  v.  CA, G.R. No. 116845
(1995)]
When pre-trial conducted
The notice of pre-trial shall set pre-trial to be
conducted not later than 60 calendar days
from  the  filing  of  the  last  responsive  pleading.
[Sec.  1, Rule  18]
Contents of Notice of Pre-Trial
The notice of pre-trial shall include the dates
set for:
a. Pre-trial;
b. Court-Annexed Mediation (CAM); and
c. Judicial Dispute Resolution (JDR), if
necessary [Sec.  3, Rule  18]
Service of Notice of Pre-Trial
The notice of pre-trial shall be served on
counsel, or on the party if he or she has no
counsel [Sec.  3, Rule  18]
d. Appearance of Parties; Effect of
Failure to Appear
It shall be the duty of the parties and their
counsel to appear at:
a. Pre-trial,
b. Court-annexed mediation, and
c. Judicial dispute resolution, if necessary.
[Sec.  4, Rule  18]
Note: Both parties and their counsel are
required to attend. Appearance of either only
the party or his counsel counts as non-
appearance, unless:
Excused non-appearance
Appearance of a party and counsel may only
be excused for:
a. Acts of god,
REMEDIAL LAW
b. Force majeure, or
c. Duly  substantiated  physical  inability.  [Sec.
4, Rule  18]
Appearance by Representative
A representative may appear on behalf of a
party, but must be fully authorized in writing to:
a. Enter into an amicable settlement,
b. To submit to alternative modes of dispute
resolution, and
c. To enter  into stipulations  or  admissions  of
facts and documents. [Sec.  4, Rule  18]
Note: It is not sufficient for the representative to
be given the power to enter into one or two of
the  matters  enumerated.  An  incomplete
authority does not satisfy the requirement of
the Rules and should be deemed the
equivalent of having no authority at all. [1  Riano
429, 2016 Bantam Ed.]
Moreover, only the authorization is required in
order  for  a  representative to  appear on  behalf
of a party. A ground for excused non-
appearance need not concur with the written
authorization in order to allow a representative
to appear on behalf of the party.
The written authorization must be in the form of
a special power of attorney as authority to
enter into amicable settlement must be in such
form [Sec. 23, Rule  138; Art. 1878(3), Civil
Code]
Effect of failure to appear
Note: The party and counsel must have been
duly notified and their failure to appear was
without valid cause. It is only then that the
following effects occur upon non-appearance
of both party and counsel:
Page 82 of 525
i. By the plaintiff and counsel
The action shall be dismissed with prejudice,
unless otherwise ordered by the court. [Sec.  5,
Rule  18]
Remedy: Motion for reconsideration, then
appeal
Note: This would be the proper remedy
because dismissal with prejudice amounts to
an adjudication on the merits and is thus, final.
[1  Riano 426, 2016 Bantam Ed.]
ii. By the defendant and counsel
The plaintiff shall be allowed to present
evidence  ex  parte within 10 calendar days from
termination  of  pre-trial,  and  judgment  shall be
rendered based on the evidence offered. [Sec.
5, Rule  18]
Remedy: Motion for reconsideration, and if the
denial is tainted with grave abuse of discretion,
a petition for  certiorari
Note: This is because the order of the court
allowing the plaintiff to present evidence  ex
parte does not dispose of the case with finality
and the order is, therefore, interlocutory and
not appealable. [1 Riano 428, 2016 Bantam
Ed. citing Sec.  1(b), Rule  41]
The non-appearance of the defendant in pre-
trial is not a ground to declare him in default.
While the effect of the failure of the defendant
to appear at the pre-trial is similar to that of
default (possible presentation of evidence ex
parte), under the Rules, this consequence is
not to be called a declaration of default. [1
Riano  302, 2016 Bantam Ed.]
U.P. LAW BOC
Default by
defendant [Sec.  3,
Rule  9]
Upon motion of the
claiming party with
notice         to         the
defending party
Requires    proof    of
failure to answer
Court    may    render
judgment        without
receiving evidence
Judgment by default
Relief awarded must
be    the    same    in
nature and amount
as prayed for in the
complaint
e. Pre-Trial Brief; Effect of Failure
to File
CIVIL PROCEDURE REMEDIAL LAW
e. The documents or other object evidence to
Failure to appear
be marked, stating the purpose thereof;
by defendant [Sec.
f. The names of the witnesses, and the
5, Rule  18]
summary of their respective testimonies;
Not required and
g. A brief statement of points of law and
citation of authorities. [Sec.  6, Rule  18]
Not required
Court              renders
judgment based on
the                evidence
presented  ex  parte
Judgment  ex  parte
No such limitation
Legal effect of representations and
statements in the pre-trial brief
The parties are bound by the representations
and statements in their respective pre-trial
briefs. [A.M.  03-1-09-SC  (2004)]
Note: Representations and statements in the
pre-trial briefs are in the nature of judicial
admissions [Sec.  4, Rule  129]
Effect of failure to file:
Failure to file the pre-trial brief shall have the
same effect as failure to appear at the pre-trial.
[Sec.  6, Rule  18] Therefore, the following
sanctions are  meted out  to those  failing  to file
their respective pre-trial briefs:
1. Waiver of any objections to the faithfulness
When to file and serve pre-trial brief
The parties shall file with the court and serve
on the adverse party to ensure receipt at least
3 calendar days before the date of pre-trial
their pre-trial briefs. [Sec.  6, Rule  18]
Contents of pre-trial brief:
a. A concise statement of the case and the
reliefs prayed for;
b. A summary of admitted facts and proposed
stipulation of facts;
c. The main factual and legal issues to be
tried or resolved;
d. The propriety of referral of factual issues to
commissioners;
of the reproductions marked, or their
genuineness and due execution, [Sec.  2,
Rule  18]
2. If plaintiff and counsel fail to appear
  The action will be dismissed with
prejudice, unless otherwise ordered by
the court
If defendant and counsel fail to appear
  The plaintiff shall be allowed to present
evidence  ex  parte within 10 calendar
days from termination of pre-trial, and
judgment shall be rendered based on
the evidence offered. [Sec.  5, Rule  18]

Page 83 of 525
U.P. LAW BOC CIVIL PROCEDURE REMEDIAL LAW

f. Pre-Trial Order
When is a Pre-trial order Issued
The court shall issue and order within 10
calendar days from termination of pre-trial.
[Sec.  7, Rule  18]
Effects of pre-trial order
The contents of the order shall control the
subsequent course of the action, unless:
a. The order is modified before trial to prevent
manifest injustice, or [Sec.  7, Rule  18]
b. There are issues impliedly included therein
or may be inferable therefrom by
necessary implication. [Philippine  Export
and Foreign Loan Guarantee Corp. v.
Amalgamated Management
Development  Corp., G.R. No. 177729
(2011)]
jurisprudence;
e. The evidence marked;
f. The specific trial dates for continuous trial,
which shall be within the period provided by
the rules;
g. The case flowchart to be determined by the
court
 Contains the different stages of the
proceedings  up  to  the  promulgation  of
the decision and the use of time frames
for each stage in setting the trial dates.
h. A  statement  that  the  one-day  examination
of witness rule and most important witness
rule shall be strictly followed; and
 One day examination of witness rule
The One-Day Examination of Witness
and
Rule, that is, a witness has to be fully

Contents of a pre-trial order
a. An enumeration of the admitted facts;
b. The minutes of the pre-trial conference
prepared by the branch clerk of court [Sec.
2, Rule 18];
c. The legal and factual issued to be tried;
d. The applicable law, rules, and
 examined in one (1) day only, shall be
strictly adhered to subject to the courts'
discretion during trial on whether or not
to extend the direct and/or cross-
examination for justifiable reasons
[Item  I-A-5-i, A.M. No.  03-1-09-SC]
  Most important witness rule
The court shall determine the most
important witnesses to be heard and
limit the number of witnesses (Most
Important Witness Rule) [Item  I-A-5-j,
AM No. 03-1-09-SC]
The court shall require the parties
and/or counsel to submit to the Branch
COC the names, addresses and
contact numbers of the witnesses to be
summoned by subpoena [Item  I-A-5-l,
AM No. 03-1-09-SC]
i.  A statement that the court shall render
judgment on the pleadings or summary
judgment, as the case may be. [Sec. 7,
Page 84 of 525
U.P. LAW BOC CIVIL PROCEDURE
Exception: A motion for postponement for
presentation of witnesses is allowed if the
postponement is based on:
a. Acts of God,
b.  Force  majeure, or
c. Duly substantiated inability of the witness
to appear and testify.
Note: The party causing the postponement
must still finish his presentation of evidence
within the remaining dates previously agreed
upon. [Sec.  7, Rule 18 in relation to Sec.  2,
Rule  30]
Conduct of pre-trial
The judge shall be the one to ask questions
on issues raised by the parties, and all
questions or comments by counsel or parties
must be directed to the judge to avoid hostilities
between the parties. [A.M. No. 03-1-09-SC
(2004)]
Rule  18]
Use of Judicial Affidavits
The direct   testimony   of   witnesses   for   the
plaintiff shall be in the form of judicial
affidavits. However, even witnesses for the
defendant are required to submit judicial
affidavits, which likewise take the place of their
direct testimony. [AM No.  12-8-8-SC, Sec.
2(a)(1)]
After identification of such affidavits, cross-
examination shall proceed immediately. [Sec.
7, Rule  18]
Postponement of presentation of witnesses
General Rule: Postponement of presentation
of the parties’ witnesses at a scheduled date is
prohibited.
  Effect of failure to appear without valid
cause: The presentation of the scheduled
witness will proceed with the absent party
REMEDIAL LAW
appeal or certiorari as provided for expressly
Motu proprio order for summary judgment
or judgment on the pleadings
The court may  motu  proprio include in the pre-
trial order that the case be submitted for
summary judgment or judgment on the
pleadings without need of position papers or
memoranda, and without prejudice to a party
moving for either judgement on the pleadings
or summary judgement when:
a. There be no more controverted facts,
b. No more genuine issue as to any material
fact,
c. There be an absence of any issue, or
d. Should  the  answer  fail  to  tender  an  issue.
[Sec.  10, Rule  18]
Note: Such order is deemed an interlocutory
order as it is included in the pre-trial order.
However, the order of the court submitting the
case for such judgment shall not be subject to
under Sec. 10, Rule 18. shall proceed on the dates agreed upon.
[Sec.  9, Rule  18]
Judgment shall be rendered within 90 calendar
days from termination of pre-trial. [Sec.  10, Pre-trial in a Pre-trial in a
Rule  18] Civil Case Criminal Case
[Rule  18] [Rule  118]
Court-Annexed Mediation (CAM)
After pre-trial and after the issues are joined,
the court shall refer the parties for mandatory As  to Not later than After
CAM. when 60      calendar arraignment
conducted days from the and within 30
Period: Not exceeding 30 calendar days filing of the last days from the
without extension. responsive date the court
[Sec.  8, Rule  18] pleading. acquires
[Sec.  1] jurisdiction
Note: A.M. 11-1-6-SC-PHILJA insofar as it over              the
provides that an extended period of another 30 person of the
days may be granted by the court upon motion accused
by the mediator and with the conformity of the
parties shall no longer apply. Exception:      If
special       laws
Effect of failure of mediation: and      circulars
a. Proceed with trial; or provide for a
b. If the judge is convinced that settlement is shorter period
possible, referral to another court to
proceed with JDR. [Sec.  1]

As  to  need There    is    no Ordered by the

Judicial Dispute Resolution (JDR)
of  motion longer a need court and no
If the judge of the court to which the case is
for the plaintiff motion             is
originally raffled is convinced that settlement is
to    move        ex required    from
still possible, the case may be referred to
parte to set the either        party
another court for JDR.
case for pre- [Sec.  1]
trial. Under the
Period: Non-extendible period of 15 calendar
Amended
days from notice of failure of CAM. Note that
Rules,         the
the period to conduct JDR is included in the
clerk of court
period for the presentation of plaintiff’s
should     issue
evidence. [Sec.  1[a][i], Rule  30]
the notice of
pre-trial within
Effect of failure: Trial before the original court
5        calendar
days          from
filing of the last
Page 85  responsive o
f 525 pleading.
U.P. LAW BOC [Sec.  1]
CIVIL PROCEDURE
REMEDIAL LAW

Note: JDR is no longer mandatory as provided
for under A.M. 11-1-6-SC-PHILJA due to the
amended rules. The aforementioned A.M. also
provides for a 30-day JDR for first level courts,
As  to Mandatory Mandatory a 60-day JDR for second level courts, and
whether  or [Sec.  2] [Sec.  1] discretion on the part of the JDR judge to order
not a longer period of JDR. Such provisions are
mandatory
now repealed due to the Amended Rules
As  to Of the plaintiff If the counsel providing for a non-extendible shorter period of
effect  of 15 calendar days for JDR.
–     the     case for the accused
failure  to shall              be or                   the
appear Confidentiality
dismissed with prosecutor
prejudice, does             not All proceedings during CAM and JDR shall be
confidential. [Sec.  9, Rule  18]
unless         the appear at the
court orders pre-trial
Effect of non-appearance at CAM or JDR
conference
Of                 the and does not Note: Non-appearance at CAM or JDR, if
defendant      – offer               an necessary, shall be deemed as non-
appearance at pre-trial. [Sec.  3, Rule  18]
the        plaintiff acceptable
shall              be excuse for his
Therefore, the following sanctions are meted
allowed         to lack                 of
out to non-appearing parties at CAM or JDR:
present cooperation,
evidence         ex the court may 1. Waiver of any objections to the faithfulness
parte,         and impose proper of the reproductions marked, or their
genuineness and due execution, [Sec. 2,
judgment shall sanctions       or
Rule  18]
be     rendered penalties. [Sec.
2. If plaintiff and counsel fail to appear
based thereon 3]
[Sec. 5, Rule  The action will be dismissed with
18] prejudice, unless otherwise ordered by
the court
As  to The court shall Not      in      the If defendant and counsel fail to appear
possibility consider    this enumeration to  The plaintiff shall be allowed to present
of  an matter     [Sec. be considered. evidence  ex  parte within 10 calendar
amicable 2(a)] [Sec.  1] days from termination of pre-trial, and
settlement judgment shall be rendered based on
the evidence offered. [Sec.  5, Rule  18]
As  to A pre-trial brief A pre-trial brief
requireme is specifically is not required
nt  of  Pre- required to be under         Rule
g. Pre-Trial in Civil Cases vs. Pre-
Trial  Brief submitted 118. Trial in Criminal Cases
[Sec.  6]

Page 86 of 525
U.P. LAW BOC CIVIL PROCEDURE REMEDIAL LAW
 As  to The  pre-trial Shall      be
agreement order    shall reduced    in
s  of include    an writing    and
admission enumeration signed by the
s  made of the admitted accused  and
facts     and counsel,
proposed otherwise,  they
stipulation  of cannot be used
facts.   [Sec. against    the
7(a)] accused. [Sec.
2]

11. INTERVENTION
Definition of Intervention
A proceeding in a suit or an action by which a
third person is permitted by the court to
make himself a party, either:
1. Joining plaintiff in claiming what is sought
by the complaint,
2. Uniting with defendant in resisting the
claims of the plaintiff, or
3. Demanding something adverse to both of
them. [1  Herrera 1117, 2007 Ed., citing
Gutierrez  v.  Villegas, G.R. No. L-11848
(1962)]

Purpose of Intervention
Its purpose is to afford one not an original party,
yet having a certain right/interest in the pending
case, the opportunity to appear and be
joined so he could assert or protect such
right/interest [Cariño  v.  Ofilada, G.R. No.
102836 (1993)]

Nature of Intervention
Intervention cannot alter the nature of the
action and the issues already joined. [Castro  v.
David, 100 Phil 454 (1956)]

Intervention is never an independent action,
but is ancillary and supplemental to the
existing litigation. [Saw  vs  CA, 195 SCRA 740

Page 87 of 525
U.P. LAW BOC CIVIL PROCEDURE REMEDIAL LAW
(1991)] An independent controversy cannot be
injected in the suit by intervention since it would
enlarge the issues and expand the scope of the
remedies. [Mactan-Cebu Intl  Airport  Authority
vs  Heirs  of  Minoza, 641 SCRA 520 (2011)]
a. Requisites for Intervention
1. A motion for leave to intervene filed at any
time before rendition of judgement by the
trial court [Sec.  2, Rule  19]
Note: A motion for intervention is a litigious
motion. Therefore, the court shall resolve
the  motion within  15  calendar  days  from
receipt of the opposition or upon expiration
of the period to file such opposition. The
period to file an opposition would be 5
calendar days from the receipt of such
opposition. [Sec.  5, Rule  15]
2. A legal interest:
a. In the matter in litigation;
b. In the success of either of the parties;
c. An interest against both; or
d. So situated as to be adversely affected
by a distribution or other disposition of
property  in  the  custody  of  the  court  or
of an officer thereof
3. Intervention will not unduly delay or
prejudice the adjudication of rights of the
original parties
4. Intervenor’s rights may not be fully
protected in a separate proceeding. [Sec.
1, Rule 19;  Lorenza  Ortega v. CA, G.R. No.
125302 (1998)]
Meaning of legal interest
The interest which entitles a person to
intervene in a suit must be on the matter in
litigation and of such direct and immediate
character that the intervenor will either gain or
lose by the direct legal operation and effect of
the judgment [1 Regalado 324-325, citing  6318
v.  Nocom, G.R. No. 175989 (2008)]
Page 88 of 525
U.P. LAW BOC CIVIL PROCEDURE
The interest must be actual and material, a
concern  which  is more than  mere  curiosity, or
academic or sentimental desire; it must not be
indirect and contingent, indirect and remote,
conjectural, consequential or collateral [Virra
Mall Tenants  v.  Virra Mall, G.R. No. 182902
(2011)]
Notwithstanding the presence of a legal
interest,  permission  to intervene  is  subject to
the sound discretion of the court, the
exercise of which is limited by considering
"whether or not the intervention will unduly
delay or prejudice the adjudication of the rights
of the original parties and whether or not the
intervenor’s rights may be fully protected in a
separate proceeding [Virra Mall  Tenants  v.
Virra  Mall, G.R. No. 182902 (2011)]
b. Time to Intervene
The motion to intervene may be filed at any
time before rendition of judgment by the trial
court. [Sec.  2, Rule  19]
How effected
a. By filing a motion to intervene,
b. Attaching a copy of the pleading-in-
intervention, and
c. Serving  the  motion  and  pleading-in-
intervention on the original parties [Sec.  2,
Rule  19]
Pleadings-in-intervention
a. Complaint-in-intervention – If intervenor
asserts  a  claim  against  either  or  all of  the
original parties
b. Answer-in-intervention – If intervenor
unites with the defending party in resisting
a claim against the latter
[Sec.  3, Rule  19]
c. Answer  to  complaint-in-intervention  -  It
shall be filed within 15 calendar days from
notice of the order admitting the complaint-
REMEDIAL LAW
 in-intervention,  unless  a  different  period  is
fixed by the court [Sec.  4, Rule  19]

c. Remedy for the Denial of Motion
to Intervene

An improper denial of a motion for intervention
is correctable by appeal [1  Regalado 324, 2010
Ed., citing  Ortiz  v.  Trent, G.R. No. 5099 (1909)
and  Hospicio  de  San  Jose  v.  Piccio, G.R.  No.
L-8540 (1956)]

But if there is grave abuse of discretion,
mandamus will lie, where there is no other
plain, speedy and adequate remedy [1
Regalado 324, 2010 Ed., citing  Dizon  v.
Romero, G.R. No. L-26252 (1968) and  Macias
v.  Cruz, G.R. No. L-28947 (1973)]

Remedy for granting of the motion to
intervene
An  improper  granting  of  a  motion  for
intervention may be controlled by  certiorari and
prohibition. [1 Regalado 324, 2010 Ed., citing
Pflieder  v.  De  Britanica, G.R. No. L-19077
(1964)]