7 navika efikasnih rukovodilaca projekata

Objava 15.06.2020.

Navike efikasnih rukovodilaca projekata

Ovaj post je je zasnovan na knjizi Stephena Coveyja "7 navika uspješnih ljudi". Ovih 7 navika su veoma poznate u
poslovnom svijetu, a knjiga je posebno cijenjena od proaktivnih ljudi koji praktikuju stalno učenje i usavršavanje.
Ovaj tekst treba biti povod da koristite ovu knjigu. Na slici 1 su prikazane 7 navika uspješnih ljudi.

7 Naoštrite pilu (obnova)

MEĐUZAVISNOST
5 Tražite da razumijete
pa onda tražite da vas
6 Ostvarite
razumiju Javna sinergiju
pobjeda

4 Razmišljajte tako
da oboje dobijate

NEZAVISNOST
3 Stavite najbitnije
stvari na prvo mjesto

Lična
1 Budite pobjeda 2 Krenite imajući na
proaktivni umu konačni cilj

ZAVISNOST

Slika 1 - 7 navika uspješnih ljudi

Na koji način se prokazane navike mogu koristiti u upravljanju projektima? Vjerujemo da autor knjige neće
zamjeriti što koristimo njegovu veliku životnu mudrost u području upravljanja projektima. U nastavku su opisane 7
navika efikasnih rukovodilaca projekata.

1. Budite proaktivan rukovodilac projekta

S obzirom na proaktivnost rukovodilaca projekta u praksi su prepoznate 3 vrste rukovodilaca projekata: konfliktni,
dobri i proaktivni. Karakteri pomenutih rukovodilaca projekta su opisani u nastavku.
1. Konfliktni rukovodilac projekta: "konfliktni" rukovodilac projekta je neko ko se možda je izabran da vodi
projekt zbog svog ogromnog tehničkog iskustva, ali ne i svoje stručnosti u upravljanju ljudima. Na primjer, on
može tražiti od mrežnog administratora da usmjeri nadogradnju mreže jer takav rukovodilac projekta "se
razumije u sistem bolje od bilo koga drugog". Ovakvi rukovodioci projekata mogu igrati bitnu ulogu u poslu u
kojem je potrebno određeno projektno znanje, ali mogu imati poteškoće u korištenju potencijala projektnog
tima što je rukovodni aspekt upravljanja.
2. Dobar rukovodilac projekta: "dobar" rukovodilac projekta je osoba koja dobro upravlja i dijelom znanja i
dijelom rukovođenja u poslu, ali oni imaju tendenciju da budu više reaktivni nego proaktivni u svom pristupu.
Oni rade ono što se očekuje, ali više ne. Oni slijede pravila, ali ne stvaraju nove inovativne prostore da bi stvari
radile bolje.
3. Proaktivni rukovodilac projekta: "proaktivni" rukovodilac projekta razvija planove za rješavanje problema
prije nego što se pojave i uvijek je korak ispred potreba klijenta. On uspostavlja optimalnu komunikaciju sa
svima koji su uključeni projekt i smatra svakog člana projektnog tima odgovornim za svoj dio ukupnog posla.
Nađe način za uključivanje različitih alata za timsku saradnju koja se ostvaruje realnom vremenu. Proaktivni
rukovodilac projekta čine sve što može da se osigura sprečavanje gubitka vremena zbog pogrešne
komunikacije, sprečavanje nerazumijevanja potreba i očekivanja ili sprečavanje gubitka produktivne energije
na pogrešnim mjestima. (U stvari, ova vrsta rukovodilaca projekta zna i osjeća suštinsku ulogu rukovodioca
projekta).

2. Pokrenite projekt imajući uvijek na umu konačni cilj

U upravljanju projektima, kao i u svemu, lako je ići u paralizu analiza. Kada više ljudi preuzme projekt i podijeli ga
na dijelove svoje odgovornosti, ponekad može biti teško ostati fokusiran na konačni cilj.
Međutim, na kraju se svi dijelovi moraju spojiti. Da bi se postigla veća usklađenost cjelokupnog posla, treba staviti
ego. Mnogo je lakše raditi zajedno kada su svi fokusirani na konačni rezultat tima, a ne da pojedinačno prigrabe
slavu.

3. Stavite najbitnije stvari na prvo mjesto (Odredite prioritete)

Dati prednost važnim projektnim zadacima
Covey kaže da se prvo urade one krupne stvari (najutjecajnije i najvažnije). To znači da ne treba dopustiti da mala
ometanja i nevažne stvari oduzmu fokus sa glavnih područja projekta.
Na primjer, ako treba ispuniti vrlo važne stavke u toku dana, onda se ne treba nevažnim stavkama dok se ne
ispune važne stavke. Ujutro je važno isključiti obavijesti elektronske pošte i tekstualnih poruka, kako bi se mogli
koncentrirati na završenje najbitnijih zadataka projekta. Kasnije se može doći do drugih manje hitnih predmeta
nakon što se ostvare najvažniji dnevni ciljevi. Ovdje mogu pomoći softverski alati i programi.

4. Razmišljajte tako da oboje dobijate

Fokus na snagu projektnog tima
Saradnja sa ljudima na projektu odličan je način poboljšanja vještina izgradnje snage projektnog tima. To može
značiti uklanjanje određenih strategija radi većeg dobro svih članova tima. Ako rukovodilac projekta pobjeđuje, a
svi ostali u timu ne, to nije tim nego diktatura. Da bi rukovodilac projekta svojim kolegama, klijentima i
nadređenima stvorio najbolji mogući ishod, mora razmišljati o tome kako će njegovi postupci utjecati na
"pobjede" kako drugih tako i samog sebe.
Vrlo često je zahtjevno pronaći scenarij pobjedu svih. Potrebno je više kreativnosti, više razmišljanja i više
komunikacije nego što neki žele da ulože. Međutim, kada rukovodilac projekta uloži napore da pronađete rješenje
koje koristi svima, otvara dodatna vrata u povećanoj produktivnosti, povjerenju u tim i općoj sinergiji projekta.
5. Tražite da razumijete pa onda tražite da vas razumiju
Jeste li ikad bili na sastanku na kojem svi razgovaraju, ali niko nikoga ne sluša? Ništa se ne može postići na ovaj
način.
Na nekim frustrirajućim sastancima može biti vrlo loše pa se mora posegnuti za strogim mjerama (štap i mrkva).
To je u osnovi pravilo kada je moguće razgovarati samo ako rukovodilac projekta ima sredstvo za stroge mjere
određeni vremenski period. Ako toga nema onda nije moguć razgovor. Ako na sastanku preovladavaju strasti i
nerazumijevanje onda se bez sredstva za strogu postupanje samo gubi vrijeme.
S obzirom da ljudi imaju 2 uha i 1 usta, a za uspješan sastanak projektnog tima, svaki član tima treba da dvostruko
više sluša nego što govori.
Ako se aktivno traži razumijevanje teme sa drugačijim stajalištima, onda znači da je potrebno ne samo slušanje,
već i obrada tih informacija. Za svoj odgovor na postavljeno pitanje, rukovodilac projekta treba dati objašnjenje
osobi koja je postavila pitanje. Treba govoriti svojim rječnikom radi sigurnosti da je tako ispravno i dozvoliti da
kažu kako su oni razumjeli.
Kada se rukovodilac projekta iskreno angažira i pokuša da shvati sagovornika, obično će dobiti isti tako iskrenu
ljubaznost. Može se desiti da neki član tima ima sjajnu ideju, ali može bit previše sramežljiv da bi obranio svoju
ideju. Introvertne osobe često imaju zadivljujuće percepcije jer razmišljaju i obrađuju informacije iznutra, ali teško
mogu da ih objasne. Ovakve osobe ne daju svoje mišljenje ako ih se ne pita. Rukovodila projekta treba da pokaže
jednako razumijevanje u najboljem je interesu za sve članove tima.
Ako rukovodilac tima upozna sve članove tima, bez obzira na njihovu personalnost ili stil komunikacije, dobit će
mnogo korisničkih informacija slušajući članove tima kako oni sami govore.

6. Ostvarite sinergiju
Sinergija jednostavno znači da možete učiniti više kao tim nego što možete kao pojedinac. To znači da je 1 + 1 = 3
ili više. To se postiže u okruženju otvorenosti, prihvaćanja i ideje da su dvoje pametnije od jednog.
Neki članovi tima se u početku mogu bojati sinergije. Međutim, niti jedan rukovodilac projekta ne može se
ograditi od činjenice da će pojedinac u timu postići bolji ishod nego ako radi sam, bez obzira koliko kompetentan
ili obrazovan. Naravno, svaki pojedinac u timu se mora odreći svog ega za veće dobro tima. Istinski sinergijski tim
radi u potpunoj harmoniji i tako donosi više uspjeha svakom svom članu nego što bi to ikad mogla postići jedna
osoba.
Sinergija je znak sazrijevanja. Kao dijete dok odrasta. U dojenačkoj dobi vrlo ovisi o drugima. Tada se u
tinejdžerskim godinama dijete gura od roditelja da rade stvari samostalno. I konačno, kao odrasla osoba odnos
poprima novi zaokret kad je dijete dovoljno zrelo da prepozna svoja ograničenja i pita roditelje za savjet.
To je isti koncept u poslu. Kad se prvi put zaposli, zaposlenik ovisi o svom mentoru. Tada postaje samostalniji dok
uči svoj posao. I na kraju, odriče se ponosom prepoznajući potrebu da postigne čak i više nego što je sposoban i
prihvaća važnost sintaktičkog rada s drugima.

7. Naoštrite pilu (Povećajte kompetencije)

Izoštriti svoje vještine upravljanja projektima
Covey priča slikovitu priču o dva muškarca koji su otišli sjeći drveće u šumi. Oba su trebali dobiti što više drva
tokom dnevnih sati koja su im na raspolaganju. Obojica su započela u isto vrijeme, ali su uzeli različit pristup.
Prvi se čovjek često zaustavljao kako bi naoštrio svoju pilu čim bi se istupila u odnosu na drvo.
Drugi čovjek nije osjećao da ima dovoljno vremena za te gluposti i nastavio je sjeći drveće.
Desila se interesantna stvar. Čovjek koji se zaustavljao kad se njegova pila istupi i ponovno je oštrio, te počinjao
sjeći stabla bržim tempom s manje utrošene energije. Čovjek koji nije mislio da si može priuštiti vrijeme da naoštri
pilu počeo je zaostajati, usprkos ulaganju više napora jer je njegova pila sve sporije i sporije rezala.
To se, naravno, može odnositi i na svakodnevni život pa tako i na upravljanje projektima. Kada zanemarimo stvari
poput spavanja, upravljanja stresom, socijalne snage i relacije ili zdravlje jer mislimo da nemamo vremena, to
kasnije plaćamo smanjenom produktivnošću. Vježbanje samoobnove sprječava izgaranje pojedinca i tima.
Neki veliki koncepti oštrenja pila koji su posebno usmjereni na upravljanje projektima su:
• Odvojiti vrijeme radi osiguranja da svi u timu razumiju svoj specifičan dio posla i kako se on integrira sa
drugima te da su očekivanja svih strana jasna
• Kreirati okvir i plan projekta kako bi svi bili u toku rada i komunikacija bez napora
• Slati ljude na dodatnu obuku radi osiguranja da budu upoznati sa njihovim projektom ili načinima kako da svoj
posao rade efikasnije
• Osigurati da svi budu upoznati sa uputstvima, budžetima i pravilima projekta kako bi se izbjegle skupe
pogreške
Za ovo treba vremena - ali to je prevencija koja štedi nebrojeno sati u ispravljanju pogrešaka ili loših odluka na
projektu. Iako je u početku teško sastaviti sve evidencije o izdvojenom vremenu za uspostavljanje dobrog temelja
i "oštrenje" tima, ipak na kraju dana postiže se čista pobjeda.

Primjenom ovih 7 navika rukovodilac projekta je efektivniji i efikasniji

Ako rukovodilac projekta uvede ovih 7 navika u svoj svakodnevni rad, sigurno će poboljšati svoje ukupno
upravljanje projektima. A ako ih posebno prevede u proces upravljanja svojim projektima, postići će velike
prednosti u krajnjem proizvodu, steći će više poštovanja od svojih kolega i uživati u avanturi postizanja svog
najvećeg uspjeha u okruženju svog kohezivnog tima.
Možda će trebati nekoliko sedmica dan rukovodiocu projekta da u potpunosti prihvati nove navike, ali to ga ne bi
trebalo zaustaviti da odmah implementira ovih 7 dragocjenih navika u svoj sljedeći projekt. Kada jednom
rukovodilac projekta integrira ove koncepte u svoje svakodnevne navike, poslužiće mu tokom cijele karijere.

Proaktivan pristup olakšava upravljanje projektima

Želite li biti proaktivan rukovodilac projekta?
Pomoću različitih softvera za upravljanje projektima rukovodilac projekta može lako izraditi jasan plan projekta
što njemu i njegovom timu omogućava da brže zajedno realiziraju projekt. Softveri za upravljanje projektima
omogućavaju praćenje napredovanja izvršenja zadataka, uočavanje potencijalnih kašnjenja, saradnju u realnom
vremenu i dijeljenje ažurnih informacije projekta sa svojim projektnim timom i zainteresiranim stranama.
> Detaljnije o softverima za upravljanje projektima...