BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL,

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,

ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA.

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA

PROGRAM / HT-101-3:2014 PERUNDINGAN PELANCONGAN
PROGRAM CODE & NAME

TAHAP DAN SEMESTER /

L3 (SEMESTER 3)
LEVEL AND SEMESTER
NO DAN TAJUK UNIT
KOMPETENSI /
HT-101-3:2014-C04 SUPERVISORY AND ADMINISTRATIVE
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE

1. PREPARE JOB SCHEDULE

2. ORGANISE DEPARTMENT OPERATION
NO. DAN PENYATAAN 3. HANDLE CUSTOMER COMPLAINT AND FEED BACK
AKTIVITI KERJA /
4. APPRAISE STAFF PERFORMANCE
WORK ACTIVITIES NO.
AND STATEMENT 5. CONDUCT TRAINING
6. CONDUCT STAFF MEETING
7. MONITOR OFFICE ETIQUETTE

NO. KOD KSKV / KSKV

CODE NO.
Muka Surat / Page : 1 Drp / Of 11
NO. KOD / CODE NO. HT-101-3:2014-C04/P(1/7)

TAJUK / TITLE:

PENYEDIAAN JADUAL KERJA

 HT-101-3:2014-C04/P(1/7) Muka Surat / Page : 2 Drp / Of
NO. KOD / CODE NO.
12

TUJUAN / PURPOSE:
Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada
pelajar mengenai proses penyediaan jadual kerja staf / kakitangan dengan lebih
terperinci.

PENERANGAN / INFORMATION :

Menyediakan jadual kerja adalah cabaran terbesar bagi kumpulan pengurusan

sumber manusia. Kekurangan kakitangan boleh menyebabkan pekerja merasa
tertekan kerana terpaksa melakukan kerja berlebihan, manakala jika pekerja
berlebihan pula boleh menyebabkan syarikat kerugian. Oleh itu, pihak pengurusan
perlu bijak dalam menyeimbangkan kedua-dua perkara ini. Apabila seseorang
dilantik memegang sesuatu jawatan, mereka sepatutnya diberitahu tentang kerja
dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan. Oleh itu perancangan jadual kerja
perlu dilakukan dengan sistematik supaya perjalanan syarikat lancar dan mengikut
ketetapan masa disamping mengelakkan pembaziran kewangan.

1. MENYATAKAN DEFINISI JADUAL KERJA

 DEFINISI

Jadual kerja ialah satu senarai tugas yang telah disediakan oleh seorang ketua dalam
sesebuah organisasi ataupun syarikat. Di sebuah syarikat, jadual kerja akan
disediakan oleh penyelia kepada para pekerja bawahan dalam melaksanakan tugas-
tugas yang diberi.
 
 Contohnya, giliran bagi mereka yang membersihkan tempat kerja atau
peralatan/mesin.

Walaupun dalam sesebuah syarikat terdapat pengarah ataupun pengerusi syarikat

tersebut, tetapi penyelia bertanggungjawab untuk menyediakan jadual kerja kerana
kerja yang akan dilakukan dalam syarikat tersebut akan diselia oleh penyelia.
 

 KEPENTINGAN JADUAL KERJA

 Mengatur setiap tugas yang akan dilakukan semasa waktu bekerja dalam
sesebuah syarikat ataupun organisasi.

 Memastikan perjalanan tugas yang telah disediakan oleh penyelia tidak tegendala.
 HT-101-3:2014-C04/P(1/7) Muka Surat / Page : 3 Drp / Of
NO. KOD / CODE NO.
12

 Membantu memudahkan kerja penyeliaan yang akan dilakukan oleh penyelia

semasa atau selepas sesuatu projek dilaksanakan.

 Memaparkan segala perkara yang dilakukan semasa program/projek berjalan.

2. MENYATAKAN KRITERIA TENAGA KERJA YANG BAIK

Kriteria tenaga kerja yang baik dalam menyediakan jadual kerja adalah seperti berikut:
i. Kelulusan / kelayakan
- SRP, SPM, Sijil, Diploma, Ijazah Sarjana Muda, Sarjana (Master), Doktor
Falsafah (PHD)
ii. Kemahiran
- Kemahiran bahasa, kemahiran komputer, kemahiran menaip, kemahiran
trengkas
iii. Pengalaman
- Penglibatan mengendalikan acara, penglibatan ko-kurikulum
iv. Sejarah lampau
- Pengalaman kerja lama
v. Pengetahuan
- Mempunyai pengetahuan lain selain dari jawatan yang dipohon.
vi. Rujukan personel
- Perujuk di tempat belajar atau tempat kerja lama

3. TUGAS TENAGA KERJA DALAM ORGANISASI

Peruntukan tenaga kerja mengikut keperluan tugas yang ditetapkan seperti:
i. Memilih individu mengikut kelulusan dan kelayakan yang diperlukan mengikut
jawatan yang dipohon.
ii. Memilih individu yang mempunyai kemahiran yang lebih dari kemahiran sedia
ada.
iii. Memilih individu yang pernah mempunyai pengalaman mengacarakan sesuatu
majlis sesuai dengan jawatan yang dipohon.
iv. Memilih individu yang pernah mempunyai pengalaman kerja lama yang
berkaitan dengan jawatan dipohon.
 HT-101-3:2014-C04/P(1/7) Muka Surat / Page : 4 Drp / Of
NO. KOD / CODE NO.
12

v. Memilih individu yang berilmu pengetahuan dan berkarisma bagi memudahkan

menjalankan tugasan dengan baik.
vi. Membuat rujukan terlebih dahulu dengan majikan lama sebelum betul-betul
ingin mengambil individu tersebut bekerja.

4. TUGAS KAKITANGAN UNTUK URUSAN KERJA LUAR

Untuk mencari pengalaman dan menambah kemahiran kakitangan dalam setiap
organisasi, mereka perlu melaksanakan tugasan di luar organisasi. Antara tugasan
yang sering dilaksanakan dalam industry pelancongan adalah seperti berikut:
i. Memasarkan produk dan perkhidmatan
ii. Temujanji bersama pembekal pelancongan
iii. Mengetuai lawatan
iv. Familiarization trip
v. Menghadiri persidangan, kursus dan seminar.

5. ASAS UNDANG-UNDANG BURUH

Undang-undang buruh merupakan satu rangka kerja undang-undang yang menyeluruh
meliputi soal pembayaran gaji pekerja, hari rehat, cuti umum, penamatan kontrak kerja
dan sebagainya.
 HT-101-3:2014-C04/P(1/7) Muka Surat / Page : 5 Drp / Of
NO. KOD / CODE NO.
12

GARIS PANDUAN YANG DISENTUH DALAM AKTA KERJA 1955

i. Jam Bekerja
“Jangka masa di mana pekerja berada di bawah kegunaan majikan dan ia tidak
bebas untuk menggunakan masanya dan pergerakkannya sendiri”.
Mengikut Seksyen 60A (1) Akta Kerja 1955, pekerja TIDAK BOLEH
DIARAHKAN bekerja:-
- Lebih dari 5 jam berturut-turut tanpa rehat yang tidak kurang daripada 30 minit.
 Pekerja mempunyai tempoh masa tidak kurang dari 45 minit untuk makan.
- Lebih dari 8 jam sehari
 Jika melebihi 8 jam sehari pekerja di bayar pada kadar satu setengah kali
ganda kadar upahnya mengikut jam.
- Lebih tempoh masa (in spread-over period) 10 jam sehari.
 Namun jika di minta juga, maka pekerja perlu di bayar pada kadar satu
setengah kali ganda kadar upahnya mengikut jam.
- Lebih 48 jam seminggu
 Majikan dan pekerja menerusi persetujuan/kontrak kerja boleh memilih agar
pekerja berkerja lebih 8 jam sehari tetapi tidak melebihi 9 jam BAGI satu
atau lebih hari dalam seminggu.
ii. Hari Rehat
“Pekerja berhak kepada minima 1 hari rehat dalam seminggu”.
- Hari Rehat boleh di tetapkan bagi semua pekerja (Misalnya hari Ahad adalah
hari rehat buat semua pekerja) atau ia boleh di gilirkan mengikut kumpulan-
 HT-101-3:2014-C04/P(1/7) Muka Surat / Page : 6 Drp / Of
NO. KOD / CODE NO.
12

kumpulan pekerja (biasanya berlaku bagi pekerja-pekerja shift atau syarikat-

syarikat yang beroperasi 24 jam, 7 hari seminggu.
- Jika Hari Rehat di gilirkan, maka majikan perlu menyediakan roster dan
memaklumkan pekerja-pekerja akan Hari Rehat mereka pada bulan tersebut
pada setiap awal bulan. [Seksyen 59 (2) Akta Kerja 1955].
- Roster ini perlu disimpan majikan selama tidak kurang 6 tahun bagi rujukan JTK
[Seksyen 59 (3) Akta Kerja 1955].
- Jika pekerja dalam cuti tahunan, Hari Rehat tidak boleh dikira bersama cuti
tahunan.
- Jika Cuti Umum jatuh pada hari rehat, maka hari kerja yang berikutnya akan
dikira sebagai cuti umum.
iii. Bayaran pada cuti umum
 HT-101-3:2014-C04/P(1/7) Muka Surat / Page : 7 Drp / Of
NO. KOD / CODE NO.
12

- Walaupun majikan telah menetapkan hari-hari cuti yang pekerja layak

mendapat cuti berbayar, namun ini tidak bermakna majikan tidak boleh meminta
pekerja BERKERJA PADA HARI KELEPASAN AM tersebut.
- Namun, jika pekerja pada hari cuti umum (kelepasan am), maka pekerja layak
mendapat upah yang lebih tinggi mengikut kadar minima yang ditetapkan oleh
Akta Kerja 1955.

6. PERANCANGAN JADUAL KERJA

Perancangan jadual kerja boleh dilakukan berdasarkan langkah-langkah dibawah:
1. Memastikan jadual kerja tidak menyalahi undang-undang. Contoh: tempoh jam
bekerja bagi satu hari
2. Menentukan berapa ramai pekerja yang diperlukan bergantung kepada jenis
pengoperasian syarikat samaada menjalankan perniagaan atau pekhidmatan.
3. Buat carta mewakili jadual
4. Isikan tempat kosong dengan nama pekerja.
5. Setiap pekerja perlu bekerja mengikut jumlah jam minimum atau maksimum
yang telah ditetapkan.

7. FORMAT MENYEDIAKAN JADUAL KERJA

Maksud jadual kerja ialah senarai tugas yang telah disediakan oleh seseorang
ketua/ pengurus/ penyelia dalam sesebuah organisasi. Jadual kerja akan
disediakan oleh penyelia kepada para pekerja mengikut bidang kepakaran
 HT-101-3:2014-C04/P(1/7) Muka Surat / Page : 8 Drp / Of
NO. KOD / CODE NO.
12

masing-masing. Pekerja akan melaksanakan tugas yang diberikan dan

menyempurnakan tugasan pada masa yang dikehendaki.

Format dalam menyediakan jadual kerja kepada pekerja melibatkan:

a) JABATAN: Kumpulan pekerja dalam suatu jabatan yang bertanggungjawab

terhadap aktiviti kerja yang dilaksanakan. Sebagai contoh, jabatan sales and
marketing, jabatan ticketan, jabatan akaun dan jabatan pengangkutan dalam
sesebuah organisasi pelancongan. Jabatan-jabatan ini bertindak dan
memerlukan antara satu sama lain bagi memudahkan proses produk dan
perkhidmatan dijalankan.

b) AKTIVITI KERJA: Tugas yang perlu dilakukan apabila mendapat job order
daripada pelanggan. Contohnya, penyediaan pakej 3 hari 2 malam ke Pulau
Redang. Aktiviti kerja yang perlu dilakukan termasuklah penyediaan jadual
perjalanan, menguruskan tiket penerbangan atau feri, tiket lawatan ke pulau,
pengurusan makanan dan penginapan serta harga atau bayaran yang
dikenakan. Aktiviti kerja yang diagihkan kepada pekerja haruslah bersesuaian
dengan jabatan masing-masing agar wujud spesifikasi tugas yang lebih teratur
dan sistematik.

c) KUANTITI/ SAIZ/ BILANGAN: Bilangan atau pax pelancong yang menyertai

aktiviti pelancongan. Pekerja yang bertugas perlu mengetahui berapa bilangan
individu yang bakal mengikuti pakej pelancongan untuk memudahkan proses
kerja dan pembayaran. Ianya termasuklah bilangan individu dewasa, kanak-
kanak, warga emas mahupun bayi di bawah usia 2 tahun. Melalui cara ini,
pekerja akan tahu kesesuaian aktiviti, makanan, penginapan dan
pengangkutan terhadap pelanggan.

d) KOS: Pekerja perlu memberi sebut harga terhadap pakej atau aktiviti
pelancongan yang dilaksanakan. Sebagai contoh, jabatan sales and marketing
perlu menyatakan harga pakej 3 hari 2 malam ke Pulau Redang berdasarkan
bilangan pelancong dan aktiviti yang terkandung di dalam pakej tersebut. Hal
ini bagi memudahkan proses pembayaran untuk pakej tersebut.
 HT-101-3:2014-C04/P(1/7) Muka Surat / Page : 9 Drp / Of
NO. KOD / CODE NO.
12

e) NAMA PETUGAS: Penyelia harus menyatakan nama petugas yang terlibat

dalam sesuatu aktiviti kerja yang dilakukan. Hal ini bagi memudahkan penyelia
merujuk dan memberi arahan seterusnya jika mempunyai sebarang masalah
atau penambahan aktiviti dalam pakej yang disediakan.

f) TEMPAT/ DESTINASI PELANCONGAN: Destinasi aktiviti pelancongan bakal

dilaksanakan. Pekerja harus menyediakan aktiviti-aktiviti yang bersesuaian
dengan tempat lawatan/ pelancongan yang dipilih. Contohnya, pakej 3 hari 2
malam ke Pulau Redang memerlukan jenis pengangkutan dan aktiviti yang
berbeza berbanding pakej 3 hari 2 malam di Universal Studio Singapore
(USS).

g) NAMA/ ALAMAT/ EMEL SYARIKAT: Digunakan sebagai rujukan yang wajib

ada pada setiap jadual kerja yang disediakan kepada pekerja. Dalam setiap
jadual kerja mahupun dokumen yang disediakan kepada pekerja, perkara-
perkara ini amat penting sebagai menunjukkan imej organisasi itu sendiri ke
arah profesionalisme yang berterusan.

h) TAJUK JADUAL KERJA: Tajuk adalah perkara utama dalam menyediakan

jadual kerja yang baik. Tajuk perlulah ringkas dan mudah difahami oleh
pekerja-pekerja agar tidak wujud masalah serta kesalahan membuat pakej
pelancongan yang dinginkan oleh pelanggan. Contoh tajuk jadual kerja adalah
“ JADUAL KERJA BAGI PAKEJ 3 HARI 2 MALAM KE PULAU REDANG/
Travel date: 1 Ogos 2018”.

i) NAMA PENYEDIA JADUAL KERJA: Kebiasaannya, nama pengurus atau

penyelia akan ditulis pada setiap jadual kerja yang disediakan. Hal ini untuk
memberitahu pekerja akan individu yang menyediakan jadual kerja kerana jika
ada sebarang kemusykilan dalam proses kerja, pekerja-pekerja dapat
menjadikan individu-individu ini sebagai rujukan pada masa hadapan. Di akhir
setiap penulisan jadual kerja haruslah dinyatakan nama penyelia/ pengurus,
jawatan yang disandang serta tandatangan yang sah.
 HT-101-3:2014-C04/P(1/7) Muka Surat / Page : 10 Drp / Of
NO. KOD / CODE NO.
12

Sebagai tambahan, jadual kerja berfungsi sebagai alat bantuan dalam

pentadbiran organisasi supaya tugas kerja dapat dipatuhi oleh pekerja serta dapat
diselia dengan baik dan sistematik. Tanpa penguasaan kaedah dan format
penyediaan yang betul, penghasilan kerja yang baik tidak dapat berjalan dengan
sempurna.

SUN TRAVEL SDN BHD

No. 6, Jalan Harmoni 16, Taman Cempaka 56300 Kuala Lumpur
No. Tel: 03-5243 7788
No. Faks: 03-5243 7789
Emel: suntravel@gmail.com.my
JADUAL KERJA BAGI PAKEJ 3H2M PULAU REDANG/ Travel Date: 1 Ogos 2018
Bil. Jabatan Tarikh Perkhidmatan Kuantiti Harga/pax Nama Destinasi Catatan
Petugas

1 Sales and 01/08/2018 BUAT PAKEJ 8 Adult RM300/ adult Amir Pulau Sediakan
marketing Nyatakan aktiviti, masa dan Suraya Redang, sarapn
tempat lawatan 2 Child RM240/ child Terengganu sebelum
menaiki feri
BERI TAKLIMAT ke pulau
Beritahu keperluan perjalanan
dan beri taklimat semasa
aktiviti

BUAT JADUAL
PERJALANAN/ ITINERARI
Sediakan jadual mengikut
pakej dan masa yag sesuai

2 Tiketan 01/08/2018 Buat tempahan tiket feri 8 Adult RM60/ adult Ziana Pulau Tiket
(return) 2 Child RM45/ child Intan Redang, diberikan
8 Adult RM25/ adult Terengganu kepada
Tiket lawatan ke 3 pulau kecil 2 Child RM18/ child pelancong
termasuk snorkeling trip semasa di
jeti

3 Pengangkutan 01/08/2018 Tempahan sebuah van 15 8 Adult RM70/ van Rozaini Pulau Van
tempat duduk 2 Child Redang, menunggu
Terengganu pelancong
Feri- pastikan feri sampai (bermula dari sebelum
pada waktu yag sepatutnya stesen bas jam 9.00
Kuala pg
 HT-101-3:2014-C04/P(1/7) Muka Surat / Page : 11 Drp / Of
NO. KOD / CODE NO.
12
Terengganu-
Jeti
Shahbandar)

Jadual 1 : Contoh jadual kerja

SOALAN / QUESTIONS:

1. Nyatakan tiga (3) format menyediakan jadual kerja.

a. __________________________________________________________________
b. __________________________________________________________________
c. __________________________________________________________________

2. Berikan tiga (3) asas undang-undang pekerja.

a. __________________________________________________________________
b. __________________________________________________________________
c. __________________________________________________________________

3. Berikan waktu bekerja norma di Malaysia?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

4. Berikan 5 hari cuti umum yang wajib dibayar oleh majikan kepada pekerja jika
pekerja bekerja pada hari tersebut .
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
 HT-101-3:2014-C04/P(1/7) Muka Surat / Page : 12 Drp / Of
NO. KOD / CODE NO.
12

RUJUKAN / REFERENCES:
1. Penyediaan jadual projek yang berkesan
http://pengurusanprojek.com/6-langkah-penyediaan-jadual-projek-yang-
berkesan.html, 27 Oktober 2015, 1.20 pm

2. Cuti Umum di Malaysia

http://www.wikikau.com/jumlah-cuti-umum-bergaji-mengikut-undang-undang-buruh-di-
malaysia/, 12 Julai 2013, 3.40 pm.