JURNAL VISIKES - Vol. 9 / No.

2 / September 2010

ANALISA KETERLAMBATAN PENYERAHAN

DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT INAP
DI RUMAH SAKIT POLRI DAN TNI SEMARANG

Enny Rachmani*)
*) Staf Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
Jl Nakula I No 5-11 Semarang
Email : rachma@dosen.dinus.ac.id

ABSTRACT

Background : Medical record is used as a guide or a binding legal protection because in it

there is any record of the actions, services, therapy, time of therapy, the treating physician
signature, signature concerned patients, and others. Document the return of a delay in medi-
cal records due to the charging document is not complete medical records of one doctor in
the signature. Therefore the document can not be returned to the assembling within 2x24
hours, because the documents are not complete or incomplete filling. The general aim of this
study describes the causes of delay return of medical records to document assembling with
three behavioral factors predisposing factors, enabling factors, reinforcing factors in RST
Bhakti Wira Tamtama and degree of delay return of medical records to assembling in RS
Bhayangkara .
Method : Type of research is descriptive research that is depicted in accordance with the
observations of research results to produce a clear picture approach that is done using a
cross sectional approach is to analyze the variables study conducted during the research
conducted. Instrument used in this study is observation and interview guidelines. While this
type of data used are primary and secondary. The data processing is the editing and tabula-
tion. Then the data will be analyzed through descriptive.
Result : Results obtained from this study that 100% of the officers already knew about the
return time limit is 2x24jam medical record documents. But in fact the attitude taken by the
officers who agree to only 56.25% return of the documents in the medical record must be
timely Assembling 2x24jam. Returns medical record documents that are often too late will
disrupt the performance of worker assembling and service to patients. While 68.75% of the
officers know about it. However, they assume that the service in the inpatient unit is more
important than return the documents to the Assembling and medical records as much as
75% agree with that assumption. Results obtained from this study are the percentage of the
overall level of delay that is equal to 95,10%%, where the level of delay is high. Level of delay
in each ward occurred in wards which rose 43,41%.

107
 Analisa Keterlambatan ... - Enny Rachmani
PENDAHULUAN
Dalam permenkes RI No.269 / MENKES
/ PER / III /2008 Bab I pasal 1 disebutkan
bahwa Rekam Medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Sistem Rekam
Medis disuatu Rumah Sakit merupakan
proses pengumpulan data, pengolahan data,
penyimpanan data dan pelaporan data, maka
setiap Rumah Sakit harus memperhatikan
sistem informasinya.
Rekam medis digunakan sebagai
pedoman atau perlindungan hukum yang
mengikat karena di dalamnya terdapat segala
catatan tentang tindakan, pelayanan, terapi,
waktu terapi, tanda tangan dokter yang
merawat, tanda tangan pasien yang
bersangkutan, dan lain-lain. Dengan kata lain,
rekam medis dapat memberikan gambaran
tentang standar mutu pelayanan yang
dibarikan oleh fasilitas pelayanan kesehatan
maupun oleh tenaga kasehatan yang
berwenang. Berkas rekam medis juga
menyediakan data untuk membantu
melindungi kepentingan hukum pasien, dokter
dan penyedia fasilitas pelayanan kesehatan.
Catatan ini juga menyediakan data yang dapat
melindungi kepentingan hukum pasien dalam
kasus-kasus kompensasi pekerja,
kecelakaan pribadi atau malpraktek.
Pelayanan rekam medis terdiri dari
pelayanan pencatatan dan pengolahan data.
Salah satu pelayanan pencatatan data
sekaligus pelayanan kesehatan yaitu URI. URI
merupakan bagian pelayanan klinis yang
melayani pasien karena keadaannya harus
dirawat 1 hari atau lebih. Tugas pokok URI
adalah mencatat semua hasil pelayanan
klinis dicatat oleh petugas rekam medis dan
dokter. Kemudian dokumen rawat inap
diserahkan ke bagian URM bagian Assem-
bling untuk diteliti kelengkapan isi rekam
medis. Bila belum lengkap, maka dokumen
rekam medis rawat inap diserahkan ke unit
pencatatan data untuk dilengkapi isi rekam
medisnya. Dalam melengkapi isi rekam
medis pada dokumen rekam medis rawat
inap ada batas waktu selambat-lambatnya
2x24 jam setelah pasien pulang.
Dokumen rekam medis dirumah sakit
bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam meningkatkan mutu
pelayanan kesehatan di rumah sakit. Untuk
mencapai tujuan tersebut maka dalam
pengisian atau pencatatan rekam medis
harus lengkap dan dapat di baca sehingga
informasi yang di hasilkan akan dapat
digunakan sebagai pertanggung jawaban,
oleh karena pentingnya dokumen rekam
medis sebagai sumber informasi maka
diperlukan adanya analisis kuantitatif.
Dokumen rekam medis di isi oleh dokter atau
perawat tentang hasil kegiatan yang telah
dilakukan, namun bisa saja, karena kesibukan
dokter dan perawat maka dokumen rekam
medis tidak di isi dengan lengkap atau
mungkin di catat pada formulir yang salah.
Pengisian dokumen rekam medis yang tidak
lengkap ataupun belum tepat pengisiannya,
membutuhkan daftar catatan sehingga dapat
diketahui bagian mana yang tidak akan
lengkap.
Dengan demikian untuk memperta-
hankan mutu pelayanan rumah sakit tersebut
perlu ditunjang oleh adanya pengolahan
rekam medis yang baik,salah satunya di
bagian assembling.Tugas assembling adalah
Sebagai perakit formulir rekam medis, peneliti
isi data rekam medis,pengendali dokumen
rekam medis,yang tidak lengkap,pengendali
penguna nomor rekam medis dan formulir
rekam medis.
Berdasarkan survei awal di Rumah Sakit
Bhakti Wira Tamtama Semarang dan RS
Bhayangkara belum ada protap
pengembalian dokumen rekam medis dari
bangsal ke assembling, sehinga masih
dijumpai masalah keterlambatan
108
 JURNAL VISIKES - Vol. 9 / No. 2 / September 2010
pengembalian dokumen rekam medis pasien
dari bangsal ke Assembling. Tidak adanya
tenaga rekam medis yang di tempatkan di Unit
Rawat Inap untuk meneliti kelengkapan isi
dokumen rekam medis. Adanya
keterlambatan pengembalian dokumen
rekam medis dikarenakan belum lengkapnya
pengisian dokumen rekam medis salah
satunya pada tanda tangan dokter. Maka dari
itu dokumen tersebut belum bisa
dikembalikan ke assembling dalam waktu
2x24 jam, karena dokumen tersebut tidak
lengkap atau belum lengkap pengisiannya.
Dan untuk mengetahui penyebab
keterlambatan pengembalian dokumen
rekam medis dari bangsal ke Assembling
peneliti mendeskripsikan dengan
mengunakan 3 faktor perilaku yaitu :
1. Predisposing Factor
2. Enabling Factor
3. Reinforcing Factor
Pengembalian dokumen rekam medis
dikatakan terlambat apabila melebihi batas
waktu pengembalian yaitu maksimal 2×24 jam
setelah pasien keluar dari rumah sakit dari
hal hal tersebut akan menghambat
pelaksanaan kinerja petugas rekam medis
terutama di bagaian Assembling
URI
Penyerahan
Assembling
DRM rawat
inap
Gambar 1.
109
Oleh sebab itu perlu menganalisa tingkat
keterlambatan dan penyebab keterlambatan
penyerahan dokumen rekam medis rawat
inap dari bangsal rawat inap ke assembling
di RS berlatar belakang angkatan yaitu RS
Bhayangkara & RST Bhati Wira Tamtama.
Perumusan Masalah
Bagaimana keterlambatan penyerahan
dokumen rekam medis rawat inap dari
bangsal ke assembling di RS Bhayangkara
Semarang serta factor penyebab
keterlambatan di RST Bhati Wira Tamtama?
Tujuan dalam penelitian ini adalah
a) Mendeskripsikan tingkat keterlambatan
penyerahan dokumen rekam medis rawat
inap ke assembling di RS Bhayangkara
b) Mendeskripsikan penyebab keterlambatan
penyerahan dokumen rekam medis rawat
inap ke assembling di RST Bhakti Wira
Tamtama
Jenis Analisis Dokumentasi Rekam Medis
Ada 3 jenis analisis dokumentasi Rekam
Medis, antara lain :
1. Analisis kuantitatif
Analisis Kuantitatif adalah suatu review
tertentu catatan medis untuk
mengidentifikasi definisiensi spesifik.
2. Analisis Kualitatif
Penyebab Keterlambatan :
• Faktor presdisposing
• Faktor enabling
• Faktor reinforcing
Terlambat
>2x24 jam
Tidak Terlambat
?2x24 jam
 Analisa Keterlambatan ... - Enny Rachmani

Analisis Kualitatif adalah review isi entry
catatan medis untuk mencari
inkonsistensi yang bisa menyebabkan
catatan tersebut dianggap tidak tepat atau
tidak lengkap.
3. Analisis Statistik
Analisis Statistik adalah mencakup
pengabstrakan (peringkasan) data dari
catatan medik untuk pengambilan
keputusan administrasi dan klinik.
Ketentuan Kelengkapan Isi Rekam Medis
1. Setiap tindakan atau konsultasi yang
dilakukan terhadap pasien selambat-
lambatnya dalam waktu 1x24 jam harus
ditulis dalam lembar formulir rekam
medis.
2. Semua pencatatan harus di tandatangani
oleh dokter atau tenaga kesehatan lainnya
sesuai dengan kewenangannya dan
ditulis nama terangnya serta diberi
tanggal.
3. Pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa
kedokteran dan mahasiswa lainnya
ditanda tangani dan menjadi tanggung
jawab dokter yang merawat atau oleh
dokter yang membimbingnya.
4. Pencatatan yang dibuat oleh residens
harus diketahui oleh dokter yang
membimbingnya.
5. Dokter yang merawat harus memperbaiki
kesalahan penulisan dan melakukannya
pada saat itu juga serta dibubuhi paraf.
6. Penghapusan tulisan dengan cara
apapun tidak diperbolehkan.

Tabel 1. Lama Waktu Keterlambatan di RS Bhayangkara Semarang.

Lama Waktu
No Nama Bangsal
Minimal Maksimal Frekuensi Terbanyak

1 Seruni 3 hari 23 hari 15 hari

2 Cendana 5 hari 152 hari 9 hari
3 Melati 4 hari 36 hari 15 hari
4 Mawar 3 hari 159 hari 5 hari

Tabel 2. Daftar 10 Dokumen Rekam Medis Yang Terlambat Di Kembalikan Ke Assembling

Di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang 2010
Tanggal keluar Tanggal masuk Terlam Tidak
No No RM Keterangan
pasien ke assembling bat terlambat

1 No RM 1 24 Januari 2010 27 Januari 2010 √ 3 hari

2 No RM 2 26 Januari 2010 27 Januari 2010 √ 1 hari
3 No RM 3 24 Januari 2010 27 Januari 2010 √ 3 hari
4 No RM 4 26 Januari 2010 27 Januari 2010 √ 1 hari
5 No RM 5 24 Januari 2010 27 Januari 2010 3 hari
√
6 No RM 6 25 Januari 2010 27 Januari 2010 √ 2 hari
7 No RM 7 23 Januari 2010 27 Januari 2010 4 hari
8 No RM 8 24 Januari 2010 27 Januari 2010 √ 3 hari
9 No RM 9 24 Januari 2010 27 Januari 2010 √ 3 hari
10 No RM 10 26 Januari 2010 27 Januari 2010 √ 1 hari
√

110
 JURNAL VISIKES - Vol. 9 / No. 2 / September 2010

METODE PENELITIAN 4. Faktor reinforcing : sikap dan perilaku

Jenis penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan adalah
jenis penelitian deskriptif yaitu
mengambarkan keadaan dan kegiatan yang
ada di unit rawat inap dan rekam medis
khususnya di bagian assembling di RS
Bhayangkara Semarang secara obyektif
dengan metode observasi dan pendekatan
secara cross sectional yaitu menganalisis
variabel penelitian yang dilakukan pada saat
penelitian.
Variabel Penelitian
1. Penyerahan dokumen rekam medis rawat
inap ke assembling :
a. Terlambat (> 24 jam)
b. Tidak terlambat
2. Faktor predisposing : pengetahuan dan
sikap tentang prosedur pengembalian
DRM
3. Faktor enabling : fasilitas, jarak bangsal
petugas URM
Populasi Sampel
Objek Penelitian :
Objek penelitian dalam penelitian ini
adalah dokumen rekam medis rawat inap
yaitu selama bulan januari 2009 adalah 327
dokumen. Sampel adalah dokumen rekam
medis yang terlambat yang tercatat pada
bulan pemantauan pada bulan januari 2009
di RS Bhayangkara.
Subjek Penelitian :
Dipenelitian ini jumlah petugas bangsal
di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama
sebayak 84 petugas dari 7 bangsal yaitu :
Flamboyan, Anggrek, Melati, Dahlia, ICU,
Bogenvil, Nusa Indah. Sampel yang akan
diambil untuk petugas bangsal sebanyak 16
petugas bangsal.
Cara Pengumpulan Data
1. Wawancara

Tabel 3. Distribusi frekwensi kebenaran jumlah pengetahuan petugas bangsal tentang

keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis di RS Bhakti Wira Tamtama
Semarang
Benar Salah Total
No Pertanyaan
∑ % ∑ % ∑ %

1. Ketetapan batas waktu 16 100 0 0 16 100

pengembalian DRM ke
Assembling.
2. Dokumen rekam medis 11 68,75 5 31,25 16 100
terlambat di kembalikan,
apakah menganggu kinerja
petugas assembling.
3. Ketentuhan kelengkapan isi 14 87,5 2 12,5 16 100
dokumen rekam medis.
4. Yang berkwajiban mingisi 10 62,5 6 37,5 16 100
dokumen rekam medis.
Dokumen rekam medis
5. 7 43,75 9 56,25 16 100
dikatakan lengkap jika.
Yang menyebabkan
6. 6 37,5 10 62,5 16 100
dokumen rekam medis
terlambat dikembalikan ke
assembling.

111
 Analisa Keterlambatan ... - Enny Rachmani

2. Observasi Memeriksa data hasil penelitian untuk

3. Table checkclist mengoreksi kesalahan-kesalahan yang
Jenis Data ada sehingga diperoleh data yang valid
1. Data primer dan dapat dipertanggung jawabkan.
Yaitu data yang diperoleh dari hasil 2. Tabulasi
wawancara dengan petugas bangsal dan Memasukan data ke dalam bentuk table.
petugas assembling dan hasil dari Analisis Data
observasi. Analisis data yang dilakukan dalam
2. Data sekunder penelitian ini adalah analisis deskritif dimana
Yaitu data yang diambil dari data yang memaparkan hasil penelitian yang diperoleh
sudah ada (prosedur tetap) penyerahan yaitu tentang tingkat keterlambatan
dokumen rekam medis rawat inap ke as- penyerahan dokumen rekam medis rawat
sembling inap ke assembling dan factor penyebab
Pengolahan data keterlambatan.
1. Editing

Tabel 4. Distribusi frekwensi sikap petugas bangsal tentang keterlambatan pengembalian

dokumen rekam medis di RS Bhakti Wira Tamtama semarang
Setuju Tidak setuju Ragu-ragu Total
No Pertanyaan
∑ % ∑ % ∑ % ∑ %
1 DRM dikembalikan ke
assembling dalam waktu 56.2 43.7
9 7 0 0 16 100
2x24 jam setelah selesai 5 5
pelayanan
2 DRM yang belum lengkap
pengisiannya langsung 18.7 43.7
3 7 6 37.5 16 100
dikembalikan ke 5 5
assembling
3 Lebih mementikan
pelayanan di unit rawat
inap dari pada
12 75 4 25 0 0 16 100
mengembalikan dokumen
rekam medis ke
assembling tepat waktu

Tabel 5. Distribusi frekwensi persepsi petugas tentang jarak bangsal dengan URM di RS
Bhakti Wira Tamtama semarang
Ya Tidak
No Pernyataan
∑ % ∑ % ∑ %
1. Jarak antara bangsal ke 11 68,75 5 31,25 16 100
assembling jauh.
Membuat merasa malas untuk
2. mengembalikan dokumen 4 25 12 75 16 100
rekam medis ke assembling.

112
 JURNAL VISIKES - Vol. 9 / No. 2 / September 2010
HASIL & PEMBAHASAN
Tingkat Keterlambatan Penyerahan DRM
Rawat Inap ke Assembling
Berdasarkan hasil pengamatan di RS
Bhayangkara Semarang, DRM Rawat Inap
dikatakan terlambat masuk ke assembling
apabila melebihi batas waktu penyerahan
yaitu 1x24 jam setelah pasien pulang dari
RS Bhayangkara Semarang. Batas waktu
keterlambatan diperoleh dari tanggal masuk
DRM ke assembling dikurangi tanggal
pasien pulang.
Tanggal DRM Rawat Inap masuk ke as-
sembling dapat diperoleh datanya dari buku
ekspedisi, sedangkan untuk tanggal pasien
pulang dapat diketahui datanya dari CM1
(ringkasan masuk dan keluar) ataupun melalui
komputer. Data tentang keterlambatan dapat
dilihat pada lampiran, sehingga persentase
keterlambatan adalah sebagai berikut :
Persentase tingkat keterlambatan
Jumlah DRM terlambat
= ------------------------------------ x 100%
Jumlah seluruh dokumen
311
= ------ x 100%
327
= 95,10%
Berdasarkan perhitungan diatas tingkat
keterlambatan penyerahan dokumen rawat
inap ke assembling tergolong tinggi yaitu
95,10%.
Menghitung Tingkat Keterlambatan
Penyerahan DRM Rawat Inap ke Assem-
bling pada Masing-masing Bangsal
Berdasarkan hasil penelitian di RS
Bhayangkara Semarang diketahui jumlah
seluruh dokumen rawat inap yang terlambat
diserahkan ke assembling yaitu 311 dokumen
yang terdiri dari bangsal seruni 42 DRM,
cendana 89 DRM, melati 45 DRM, mawar
135 DRM. Sehingga yang paling tinggi yaitu
di bangsal mawar sebanyak 43,41% dari 4
bangsal.
113
Menghitung rata-rata lamanya tingkat
keterlambatan penyerahan dokumen
rekam medis rawat inap.
Berdasarkan hasil pengamatan yang
diperoleh di rumah sakit lamanya waktu
tingkat keterlambatan penyerahan dokumen
rekam medis rawat inap dari masing-masing
bangsal dapat dilihat pada table berikut :
Faktor Penyebab Keterlambatan
Pengiriman DRM
Predisposing faktor
Berdasarkan tabel 4 diatas dapat
diketahui bahwa 56,25 % responden setuju
bila dokumen rekam medis di kembalikan ke
assembling dalam waktu 2x24jam setelah
pelayanan, 43,75 % tidak setuju bila dokumen
rekam medis yang belum lengkap langsung
dikembalikan ke assembling, 75 %
responden setuju untuk lebih mementingkan
pelayanan rawat inap daripada mengem-
balikan dokumen rekam medis ke assem-
bling tepat waktu.
Enabling Faktor
Berdasarkan penelitian diketahui bahwa
56,25 % responden menjawab trecer bukan
alat bantu yang digunakan petugas untuk
mengembalikan dokumen rekam medis, 100
% responden setuju untuk menambah sarana
agar mempermudah pengembalian dokumen
rekam medis.
Berdasarkan penelitian diketahui bahwa
87,5 % responden menyatakan tidak ada
protap tentang pengembalian dokumen
rekam medis dari bangsal ke assembling,
81,25 % responden menyatakan bahwa
petugas tidak bekerja sesuai dengan protap.
Berdasarkan tabel 5 dapat diketahui
bahwa 68,75 % responden setuju bahwa jarak
antara bangsal ke assembling jauh, 75 %
responden bahwa petugas tidak malas untuk
mengembalikan dokumen rekam medis ke
assembling meskipun jaraknya jauh.
Reinforcing Factor
Berdasarkan penelitian diketahui bahwa
56,25 % responden tidak pernah menelfon
 Analisa Keterlambatan ... - Enny Rachmani
dan mendatangi bangsal ketika sudah masuk
waktu pengembalian dokumen rekam medis,
87,5 % responden tidak pernah ditegur oleh
petugas URM karena belum lengkapnya
pengisian dokumen rekam medis, 87,5 %
responden menyatakan petugas URM tidak
pernah mengembalikan dokumen rekam
medis yang belum lengkap
PEMBAHASAN
Tingkat Keterlambatan Pengembalian
DRM
Berdasarkan hasil pengamatan diketahui
jumlah dokumen yang terlambat masuk ke
assembling 95,10% yang tidak terlambat
masuk sebanyak 4,89%. Tingkat
keterlambatan yang terjadi tinggi, sehingga
petugas assembling tidak dapat segera
melakukan analisa dokumen terjadi kesulitan
bila dokumen rekam medis akan digunakan
untuk rawat inap lagi.
Berdasarkan hasil penelitian di RS
Bhayangkara Semarang keterlambatan
penyerahan dokumen pada masing-masing
bangsal, tingkat keterlambatan penyerahan
dokumen rawat inap ke assembling terjadi
pada bangsal mawar sebanyak 43,41%. Hal
ini dimungkinkan terjadi karena letak bangsal
yang jauh dari ruang URM, selain itu bangsal
mawar merupakan kelas 2 dan 3 kelas yang
mempunyai jumlah tempat tidur lebih banyak
sehingga beban kerjanya pun lebih banyak.
Karena dokumen rekam medis diserahkan
terlambat petugas assembling tidak dapat
segera melakukan analisa terhadap dokumen
rawat inap.
Berdasarkan pengamatan, untuk
menghitung lamanya waktu keterlambatan
penyerahan dokumen rekam medis rawat
inap dari masing-masing bangsal, waktu
keterlambatan paling lama terjadi di bangsal
mawar yang mencapai 159 hari.
Faktor Penyebab keterlambatan
Presdisposing Factor
Wawancara terhadap responden tentang
pengetahuan petugas, 100% petugas sudah
mengetahui tentang batas waktu
pengembalian dokumen rekam medis yaitu
2x24jam. Namun pada kenyataanya sikap
yang dilakukan oleh petugas hanya 56,25%
yang setuju pengembalian dokumen rekam
medis di Assembling harus tepat waktu
2x24jam. Hal itu menunjukan bahwa
pengetahuan yang dimiliki oleh petugas tidak
selalu sesuai dengan sikap dan praktek yang
dilaksanakan.
Kelengkapan isi dari dokumen rekam
medis dan ketentuan kelengkapan dokumen
rekam medis yaitu : Setiap tindakan atau
konsultasi yang dilakukan terhadap pasien
selambat lambatnya dalam waktu 2x24 jam
harus ditulis dalam lembar ( formulir ) rekam
medis, Semua pencatatan harus ditanda-
tangani oleh dokter atau tenaga kesehatan
lainnya sesuai dengan kewenangan dan ditulis
nama terangnya serta diberi tanggal.
Berdasarkan hasil wawancara sebanyak
87,5% petugas sudah mengetahui ketentuan
kelengkapan isi dokumen rekam medis
tersebut dan 43,75% petugas tidak setuju bila
dokumen rekam medis yang belum lengkap
pengisiannya langsung dikembalikan ke As-
sembling. Sehingga dalam prakteknya masih
ada dokumen rekam medis yang belum
lengkap pengisianya dan hal ini menyebabkan
dokumen rekam medis terlambat
dikembalikan
Pengembalian dokumen rekam medis
yang sering terlambat akan menganggu
kinerja petugas assembling dan pelayanan
kepada pasien. Berdasarkan hasil
wawancara 68,75% petugas mengetahui hal
tersebut. Namun mereka beranggapan
bahwa pelayanan di Unit rawat inap lebih
penting daripada mengembalikan dokumen
rekam medis ke Assembling dan sebanyak
75% setuju dengan anggapan itu.
Sebanyak 62,5 % mengetahui siapa yang
berkewajiban mengisi dokumen rekam medis
adalah tenaga medis (dokter, perwat, bidan),
114
 JURNAL VISIKES - Vol. 9 / No. 2 / September 2010
tenaga rekam medis dan sebanyak 43,75 %
petugas mengetahui dokumen rekam medis
dikatakan lengkap bila setiap tindakan atau
konsultasi yang dilakukan terhadap pasien
selambat lambatnya dalam waktu 2x24 jam
harus ditulis dalam lembar (formulir) rekam
medis. Semua pencatatan harus
ditandatangani oleh dokter atau tenaga
kesehatan lainnya sesuai dengan
kewenangan dan ditulis nama terangnya
serta diberi tanggal.
Sedangkan 37,5 % petugas mengetahui
yang menyebabkan dokumen rekam medis
terlambat dikembalikan ke Assembling karena
belum lengkapnya pengisian dokumen rekam
medis pada item tanda tanggan dokter,nama
dokter dan kurang lengkapnya identitas
pasien. Hal ini yang menyebabkan
terlambatnya pengembalian dokumen rekam
medis ke Assembling karena belum
lengkapnya pengisiannya. Dari sinilah dapat
diketahui bahwa sebagian besar petugas
sudah mengetahui tentang ketetapan batas
waktu pengembalin dokumen rekam medis
dan ketentuan kelengkapan isi rekam medis.
Akan tetapi masih ada petugas yang lebih
mementingkan pelayanan di unit rawat inap
dari pada mengembalikan dokumen rekam
medis.
Enabling Factor
Hasil wawancara terhadap responden
68,75% petugas menjawab “ya” jarak antara
bangsal ke Assembling jauh. Sedangkan
75% menjawab tidak merasa malas untuk
mengembalikan dokumen rekam medis. Dan
pengembalian dokumen rekam medis ke
Assembling ditempuh dengan jalan kaki, dan
dokumen rekam medis dibawa dengan
tangan. Maka dari itu perlu ditambahkan
sarana atau alat bantu untuk mempermudah
pengembalian dokumen rekam medis ke As-
sembling. Karena jarak antara bangsal
dengan Unit Rekam Medis jauh. Sarana
seperti sepeda ,troli,box merupakan alat
bantu yang digunakan oleh petugas.
115
Berdasarkan hasil wawancara 100%
petugas setuju bila ditambahkan sarana atau
alat bantu tersebut untuk mempermudah
pengembalian dokumen rekam medis agar
beban petugas menjadi lebih ringan.
Berdasarkan hasil wawancara terhadap
responden 87,5% petugas menjawab bahwa
tidak ada prosedur tetap yang mengatur
tentang pengembalian dokumen rekam
medis dari bangsal ke Assembling.
Seharusnya setiap rumah sakit harus ada
prosedur tetap pengembalian dokumen
rekam medis dari bangsal ke Assembling.
Menurut teori prosedur tetap pengembalian
dokumen rekam medis dari bangsal ke As-
sembling sebagai berikut :
1) Setelah pasien dinyatakan keluar dari
rumah sakit,maka dokter segera mengisi
isi dokumen rekam medis pasien.
2) Dokumen rekam medis diserahkan ke as-
sembling.
3) Di assembling akan diteliti kelengkapan
isi dokumen rekam medis dan mencatat
identitas pasien ke dalam kartu
kendali,sambil meneliti kelengkapan isi
sekaligus formulir rekam medis diatur
kembali sehingga sejarah dan riwayat
penyakit pasien mudah ditelusuri.
4) Bila dokumen rekam medis tidak lengkap.
a) Tulis ketidak lengkapannya pada
secarik kertas kecil (kartu
kendali),kemudian ditempelkan pada
alamat depan folder dokumen rekam
medis.
b) Dengan mengunakan buku
ekspedisi, mengembalikan dokumen
rekam medis tidak lengkap ke unit
pencatat untuk diteruskan kepada
petugas yang bertanggung jawab
terhahadap kelengkapan isi data
rekam medis yang bersangkutan
untuk dilengkapi.
c) Mengambil dokumen rekam medis
tidak lengkap pada 2×24 jam setelah
waktu pengembalian, bila batas waktu
 Analisa Keterlambatan ... - Enny Rachmani
di lampui dokumen rekam medis
tersebut akan diserahkan ke bagian
filling untuk disimpan tersendiri,oleh
bagian filling akan diulangi lagi
tatacara tersebut dalam batas waktu
2×24 jam setelah waktu penyerahan
dokumen rekam medis tidak lengkap.
5) Bila dokumen rekam medis lengkap,maka
dokumen rekam medis dan kartu kendali
diserahkan kebagian koding/indeksing.
Reinforcing Factor
Berdasarkan hasil wawancara dengan
responden 56,25 % petugas tidak pernah
diberi isyarat oleh petugas Unit Rekam Medis
seperti contoh menelfon bangsal, petugas
Unit rekam medis mendatangi bangsal pada
saat masuk waktu pengembalian dokumen
rekam medis, sebanyak 87,5 % tidak pernah
ditegur oleh petugas Unit rekam medis
karena belum lengkapnya pengisian dokumen
rekam medis dan 87,5 % petugas, menjawab
petugas Unit rekam medis tidak pernah
mengembalikan dokumen rekam medis yang
belum lengkap.
Sedangkan menurut standar pelayanan
rekam medis dokumen rekam medis yang
belum lengkap pengisiannya harus
dikembalikan ke Unit Pencatatan Data untuk
dilengkapi pengisiannya.
Berdasarkan hasil wawancara dengan
responden 50% petugas masih ragu ragu
dalam melakukan prosedur pengembalian
dokumen rekam medis sesuai waktu 2x24
jam sedangkan 87,5 % petugas tidak langsung
melengkapi dokumen rekam medis yang
belum lengkap pada saat itu juga.
Menurut Permenkes 269 bila setelah
selesai pelayanan maka dokter / tenaga
kesehatan harus segera mengisi isi dokumen
rekam medis pasien.
SIMPULAN
Dari hasil penelitian dan pembahasan,
maka dapat diambil kesimpulan sebagai
berikut :
1. Tingkat keterlambatan penyerahan
dokumen rekam medis ke assembling
adalah sebesar 95,10%.Waktu
keterlambatan dokumen rekam medis
rawat inap yaitu pada bangsal mawar
yang paling cepat 3 hari paling lama 159
hari paling banyak 5 hari.
2. Faktor penyebab keterlambatan terbesar
adalah pada sikap responden yang
menganggap pelayanan di Unit rawat inap
lebih penting daripada mengembalikan
dokumen rekam medis ke Assembling
dan sebanyak 75% setuju dengan
anggapan itu, serta anggapan jauhnya
jarak antara bangsal dengan Unit Rawat
Inap yang dirasakan oleh sekitar 70 %
responden.
SARAN
Dari kesimpulan diatas dapat diberikan
saran sebagai berikut :
1. Perlunya sosialisasi tentang protap
kepada petugas bangsal atau ruangan
rawat inap mengenai pentingnya tingkat
keterlambatan pengembilan dokumen
rekam medis rawat inap ke assembling
adalah 2x24 jam.
2. Perlu adanya penelitian yang
membandingkan secara langsung antara
tingkat keterlambatan dan penyebab
keterlambatan dari dua rumah sakit
angkatan tersebut.
116
 JURNAL VISIKES - Vol. 9 / No. 2 / September 2010

DAFTAR PUSTAKA
Shofari, Bambang, Pengelolaan Sistem
Rekam Medis,Semarang, 2002
Huffman, EK Health Informasi Management,
Physician Record Company, Berwyn
lilions, 1994.
Director Jendral Pelayanan Medik. Pedoman
Catatan Medik Rumah Sakit, Jakarta,
Desember, 1997.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia
Direktorat Jenderal Pelayanan Medik,
Petunjuk Teknis Penyelenggaran Rekam
Medis 1 Medical Record Rumah Sakit,
Jakarta, 1993.
Wijono, Djoko, manajemen Mutu Pelayanan
Kesehatan, volume 1, Erlangga Univer-
sity Press, 1994.
Shofari, Bambang, Sistem dan Prosedur
Pelayanan Rekam medis, Semarang,
2002.
Huffman, EK, Health Information Manage-
ment, APIKES Dharma Lanbaw Padang,
1999.

117