Professional Documents
Culture Documents
(Group 7) Case 5 - Thieves in Texas
(Group 7) Case 5 - Thieves in Texas
Prepared by:
Group 7
UNIVERSITAS INDONESIA
2021
Statement of Authorship
We are group 7, the undersigned declare to the best of our ability that the paper/assignment
herewith is an authentic writing carried out by ourselves. No other authors or work of other
authors have been used without any reference to its sources. This paper/assignment has never
been presented or used as paper’ assignment for other courses except if we clearly stated
otherwise. We fully understand that this assignment can be reproduced and/or communicated for
the purpose of detecting plagiarism.
Signature:
Suspicions Aroused
In September, 1993, Wilson's husband Charles became very ill which necessitated her
being off work for a week so she could be at home with him. During this time, Wilson's work
was performed by other employees within her department. Nothing unusual was noted with the
cash sheets, deposits, or reconciliations. However, on Monday of the following week, employees
began realizing something had occurred during the weekend. Upon arriving at work, employees
noted the computer had a strange message on it like it had been turned on during the weekend
and not turned off properly. Since Wilson was the only one who would come into the office on
Saturdays to enter the tax receipt information into the computer, they realized that Wilson had
been in the office on Saturday. Then, the clerk who had prepared the cash sheet on Friday
noticed that changes had been made on the cash sheet. It seems the clerk's original numbers had
been "whited out" and changed to reflect lower balances. Although the clerk was curious about
the changes, she had seen similar changes before on previous cash sheets that she had prepared.
Normally, when she questioned Wilson about the changes (since it had been preached to her the
cash sheet had to be 100% correct, with no changes showing), Wilson told the clerk that the clerk
had made a mistake which was changed by Wilson and she should not worry about it. However,
this time she was certain she had not made a mistake on Friday since her cash sheet and the cash
receipts counted by another clerk had balanced. She was also disturbed by the fact that whoever
had made the changes was trying very hard to make it appear that the handwriting in the changes
looked just like the handwriting on the unchanged numbers. The clerk decided to ask Blanchard,
the director, why the change was made. Blanchard indicated she had no idea why a change had
been made over the weekend. Wilson was subsequently approached as to why the change was
made? and as before, simply commented that a mistake had been made and she had changed the
numbers. The second clerk informed Blanchard that everything had balanced on Friday and still
balanced on Monday, except the numbers were different, showing the office had taken in less
cash than had been shown on Friday. Blanchard became suspicious. She began checking tax
receipts taken on auto transfers against the amounts shown on the computer printouts. On several
of the tickets, Blanchard noted the amount on the receipt was $500 or $1,000 greater than what
had been recorded on the printouts. Since Wilson was responsible for the data entries, Blanchard
realized that her close friend was responsible for stealing a great deal of money. Finally, she
contacted the Coryell County District Attorney (DA) who instructed her to tally as much of the
losses that she could while the DA's office would initiate an investigate. When Blanchard
discovered that for 1993 alone, Wilson had taken over $100,000 from the Coryell County Tax
Assessor-Collector's office, she had no choice but to swear out a complaint against Joan Wilson
with the county sheriff's office. Finally, on the afternoon of November 8, 1993, before television
cameras, Joan Wilson was arrested in her office. On November 15. 1993, she committed suicide.
Assume you are a state auditor for the State of Texas and you are assigned to deal with this case
(counties are subdivisions of the state). Complete the following:
1. Identify the internal control weaknesses that appear to be in the Tax Assessor-Collector's
office. What types of recommendations would you make to improve the identified
weaknesses.
Answer:
a. Pengawasan minimum dari Direktur TAC, Direktur TAC jarang merekonsiliasi data
akuntansi apa pun dalam laporan ke dokumentasi detail pendukung. Karena dia
mempercayai Wilson, dia hanya memberikan pengawasan seminimal mungkin ketika
Wilson menjalankan pekerjaannya.
b. Wilson memiliki tanggung jawab tunggal dan memiliki terlalu banyak tanggung jawab
atas transaksi dan proses bisnis (Tidak ada pemisahan tugas). Wilson mengambil alih
tanggung jawab tanpa mengganggu beban kerjanya saat ini dan dia memiliki tanggung
jawab penuh untuk merekonsiliasi total penerimaan harian dan merekonsiliasi sendiri
penerimaan pajak ke laporan ringkasan komputer. Tidak satu pun karyawan lain yang
diizinkan memasukkan informasi dari formulir penerimaan pajak penjualan kendaraan
bermotor (Formulir 31) ke dalam database komputer pajak penjualan kendaraan
bermotor. Tidak ada karyawan lain yang diberi akses gratis ke sisi pajak dari tanda terima
Formulir 31.
c. Tidak ada aturan mengenai penggunaan inventaris kantor untuk tujuan mereka sendiri.
Wilson tidak pernah merapat saat dia jauh dari pekerjaannya dan dia akan secara rutin
mencuri; "hal-hal kecil" dengan menggunakan meteran perangko untuk surat pribadinya,
menggunakan telepon bisnis untuk melakukan panggilan jarak jauh pribadi, dll. (tidak
ada aturan mengenai penggunaan inventaris kantor untuk keperluan sendiri)
d. Manual Employee Timesheet Wilson, sebagai wakil kepala kantor bertanggung jawab
atas penanganan lembar waktu karyawan. Dia menjalankan tugas ini dengan sangat serius
karena karyawan akan menuliskan di lembar waktu jam kerja mereka. Tetapi jika Wilson
yakin karyawan tersebut telah mencatat jam kerja yang tidak benar, dia akan mengubah
lembar waktu menjadi jam yang dia rasa seharusnya dicatat.Jadi, Wilson mempunyai
kewenangan tinggi terhadap timesheet pegawai sehingga dia bisa mengubah timesheet
pegawai berdasarkan yang dia inginkan.
e. Tidak ada pemeriksaan independen atas kinerja. Dalam hal ini, tidak ada pemeriksaan
independen atas kinerja seperti tinjauan Tingkat Atas, tinjauan analitis, rekonsiliasi
catatan yang dipelihara secara independen, perbandingan jumlah aktual dengan jumlah
catatan (sebelum kasus terdeteksi) atau tidak ada proses audit. Misalnya, tidak ada
seorang pun kecuali Wilson yang diizinkan melakukan perubahan untuk pembayar pajak
mana pun yang telah menunjukkan tagihan dalam jumlah besar.Jadi, dalam proses bisnis
TAC tidak ada pengecekan atau review yang dilakukan terhadap pekerjaan
seseorang/Wilson. Seharusnya ada orang lain yang berperan dalam menguji pekerjaan
Wilson misalnya dari manajemen/internal auditor perusahaan atau dari pimpinannya.
Sedangkan Turban menyatakan bahwa efektivitas internal control yang kuat bergantung
terhadap IT, dan terdiri dari:
a) Pemisahan tugas menempati urutan teratas dari praktik terbaik dalam prosedur
kontrol. Saat menangani aset perusahaan, pekerjaan manajer dan karyawan harus
mendapat persetujuan atau otorisasi. Misalnya, setiap upaya untuk mengeluarkan cek
ke vendor yang tidak ada dalam database vendor yang disetujui akan dicegah oleh
sistem informasi akuntansi.
b) Rotasi pekerjaan Lebih dari satu orang harus memahami setiap siklus transaksi dalam
bisnis jika memungkinkan. Rotasi pekerjaan membantu mencegah ketergantungan
yang berlebihan pada satu individu — dan merupakan cara untuk mengungkap
aktivitas curang.
c) Kelalaian. Manajemen Apakah seorang pemilik atau tim individu — harus memantau
apa yang sebenarnya terjadi dalam bisnis. Sistem informasi audit adalah bagian dari
fungsi pengawasan yang kuat. Penjelajahan berkala tanpa pemberitahuan dari suatu
proses atau tinjauan tentang bagaimana sesuatu benar-benar dilakukan dapat
mengungkapkan area masalah yang ada atau yang potensial.
d) Pengamanan aset sangat penting untuk program pencegahan penipuan Akses ke
jaringan, sistem keuangan, dan database harus dikontrol dengan kata sandi yang kuat
dan tindakan keamanan lainnya. Demikian pula, cek bank, dana tunai kecil, dan kartu
kredit perusahaan perlu dikunci jika tidak digunakan.
e) Kebijakan TI. Memahami sistem informasi Anda Ketergantungan yang tinggi pada
staf TI dapat membuka peluang penipuan. Menetapkan kebijakan penggunaan
komputer dan mendidik karyawan tentang pentingnya mengamankan informasi.
Terapkan secara ketat penggunaan login terpisah dan jaga kerahasiaan kata sandi.
Depend on those theories, recommendations that would make to improve the identified
weaknesses are:
a) Membuat standard operating procedures (SOP) untuk menguji akuntabilitas kegiatan
Wilson kepada Blanchard secara periodik,
b) Pemisahan fungsi pencatatan, penyimpanan, pelaporan dan rekonsiliasi. Proses
pencatatan pajak, penerimaan, penyimpanan, penyetoran dan pelaporan harus
dilakukan oleh orang yang berbeda. Misalnya penerimaan pajak dapat disetor
langsung ke bank tanpa harus disetor ke TAC.
c) Membuat job desk yang jelas dalam setiap proses bisnis perusahaan,
d) Membentuk internal audit komite untuk melakukan independent check on
performance pekerjaan pegawai,
e) Membuat peraturan penggunaan inventaris kantor,
f) Otomatisasi timesheet pegawai dengan menggunakan IT.
2. What "red flags" could you note, based on the above information, that could arouse
suspicions that some type of fraud or embezzlement could have been occurring? Why do you
suppose that the employees within the county office failed to place much emphasis on these
“red flags”? As a state auditor, what would you recommend to try to prevent future
occurrences of this situation?
Answer:
Red flags yang bisa menimbulkan kecurigaan, seperti:
a) Wilson mulai membuang semua penerimaan pajak ini
b) Wilson tampak sangat terlalu protektif terhadap berbagai tugas yang dia lakukan
c) Wilson secara rutin pergi ke kantor pagi-pagi sekali, biasanya sebelum karyawan lain
datang. Dia juga datang ke kantor pada hari Sabtu untuk memasukkan informasi
Formulir 31 ke dalam database pajak penjualan.
d) Seorang karyawan berkomentar bahwa jika karyawan lain datang lebih awal, Wilson
akan menjadi sangat gugup dan gelisah dan tidak akan memasukkan informasi pajak
ke komputer setiap kali karyawan tersebut berada di dekatnya.
e) Tidak ada yang bisa mengakses informasi atau dokumen yang berkaitan dengan
penerimaan tanpa izin dari Wilson. Jika ada data yang dibutuhkan, Wilson akan
mengambil dokumen itu sendiri dan menyerahkannya kepada karyawan yang
membutuhkan.
f) Wilson sepertinya selalu memiliki banyak uang di dompetnya. Setiap kali rekan kerja
pergi berbelanja dengannya, dia selalu membayar tunai.
g) Wilson memiliki gaya hidup mewah dan royal. Ia pernah mengeluarkan uang dari
dompetnya dan berkata bahwa dia akan "membiarkan departemen membayar
makanan kita" namun dia tidak pernah mengajukan voucher meminta penggantian
untuk makanan tersebut. Wilson dan suaminya, yang merupakan ahli tulang lokal,
melakukan banyak perjalanan ke lokasi yang berbeda sepanjang tahun dan selama
musim panas, mereka akan pergi ke rumah pantai mereka hampir setiap akhir pekan.
Why do you suppose that the employees within the county office failed to place much
emphasis on these “red flags”?
Para karyawan gagal memberikan banyak penekanan karena:
a) Blanchard terlalu percaya kepada Wilson sehingga pekerjaan Wilson jarang diawasi.
b) Wilson terlalu banyak berwenang sehingga dia berpengaruh terhadap pegawai,
bahkan dia bisa mengubah pegawai sesukanya.
c) Pegawai tidak mempunyai akses terhadap data ataupun informasi. Jika ada data yang
dibutuhkan, harus melalui izin Wilson.
Recommendation to try to prevent future occurrences of this situation:
Sebagaimana telah disebutkan dalam jawaban nomor satu, TAC harus memperbaiki internal
kontrol nya secara komprehensif sebagai berikut.
a) Otorisasi transaksi dan aktivitas yang tepat
b) Pemisahan tugas
c) Pengembangan proyek dan kontrol akuisisi
d) Ubah kontrol manajemen
e) Desain dan penggunaan dokumen dan catatan
f) Menjaga aset, catatan, dan data
g) Pemeriksaan independen atas kinerja
3. Prepare a graph (bar graphs x y format, etc.) to compare the known funds claimed by the
Wilsons versus the withdrawals made against the joint bank account. What does this graph
suggest to you? (Note: If possible, it is recommended that you do the graph using appropriate
computer software).
Answer:
Known
Withdrawals
Funds
92.76 179.9
1990
7 93
76.47 191.6
1991
3 44
74.18 204.8
1992
5 63
56.97 142.1
1993
0 53
Known Funds & Withdrawals
Mr & Mrs. Wilson
250,000
200,000
150,000
100,000
50,000
-
1990 1991 1992 1993
pendapatan pengeluaran
pembayaran pinjaman (hutang)
Dari grafik di atas, dapat dilihat bahwa perbandingan pendapatan dan pengeluaran Mr
Wilson dan Mrs. Wilson sangat jauh perbandingannya. Bahkan pengeluaran mereka lebih
dari 2x lipat dari pendapatan. Lebih besar pasak dari pada tiang adalah hal yang sesuai untuk
menggambarkan kondisi ini. Jika melihat perbandingan anatara pendapatan dan pengeluaran
Mr Wilson dan Mrs. Wilson setiap tahun maka ada ketimpangan yang cukup tinggi yang
membuktikan bahwa ada pendapatan lain diluar pendapatan resmi.
4. Dr. Charles Wilson, in his defense, argued that he was unaware of the embezzlement being
perpetrated by his wife. What information can you determine from the case to refute his
argument?
Answer:
Dari hasil penyelidikan dinyatakan bahwa pada saat Joan Wilson melakukan setoran
pribadi dia selalu menyetorkannya ke akun (rekening) bersama atau memasukan ke rekening
anaknya, dimana semua yang terdapat pada rekening bersama bisa melakukan deposit,
penarikan dana dan pengecekan saldo. Setiap orang yang terdapat dalam rekening bersama
bertanggungjawab atas saldo, pemasukan dan penggunaan dana di dalam rekening tersebut.
Selain itu, baik Joan ataupun Charles Wilson setiap bulan melakukan pengeluaran dari
rekening tersebut untuk membayar pengeluaran bulanan seperti hipotek rumah, pembayaran
mobil, asuransi, kartu kredit, dll. Dr. Charles Wilson juga menggunakan dana rekening
bersama untuk melunasi hutang-hutang dan investasi pribadinya.
5. It appears that this county office did not have an internal auditor on its staff. In fact, the state
did not conduct any audit work until the embezzlement was discovered. Do you think that an
internal auditor might have been able to uncover this fraud? If so, how do you think that the
internal auditor would handle the situation?
Answer:
Iya, internal auditor bisa mengungkapkan penipuan ini karena internal auditor bisa
mengetahui proses utama seluruh organisasi dan memiliki jalur komunikasi terbuka dengan
dewan eksekutif dan staff, internal auditor memiliki peran penting dalam mendeteksi
kecurangan. Internal auditor juga mempertimbangkan penilaian organisasi atas resiko
kecurangan, dan secara berkala mungkin membuat penilaian atas kemampuan deteksi
kecurangan manajemen. Internal auditor merancang tes yang menggunakan teknik audit
seperti data mining untuk memastikan control yang ada sudah efektif. Dan untuk mengatasi
permasalahan seperti itu, internal auditor dapat melakukan kegiatan seperti:
- Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana, dan prosedur-prosedur yang telah
ditetapkan oleh manajemen
- Memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi dapat
dipercaya
- Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh
manajemen
- Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari
kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan, dan penyalahgunaan