MODUL SEBUT HARGA DAN TENDER

ePerolehan
Edisi Pengguna Kerajaan
2018

1
 KANDUNGAN
1
2 3

OBJEKTIF PENGENALAN PEKELILING

4 5 6

PERANAN PERSEDIAAN ALIRAN

PROSES

2
 Objektif Kursus
Memberi penerangan kepada agensi tentang modul; ciri-ciri
1 baharu, peranan dan proses-proses yang terlibat .

Memberi penerangan mengenai tatacara dalam pelaksanaan

2 perolehan secara Sebut harga dan Tender.

Membolehkan agensi memahami aliran proses end to end di

3 dalam modul ini.

4 Persediaan agensi ke arah pelaksanaan modul ini.

3
 KANDUNGAN
2
1 3

OBJEKTIF PENGENALAN PEKELILING

4 5 6

PERANAN PERSEDIAAN ALIRAN

PROSES

4
 Definasi Modul Sebut harga dan Tender (1/7)
1. Modul yang dibangunkan bagi melaksanakan proses Pemilihan
Pembekal iaitu merujuk kepada proses mencari, memilih, menilai,
dan melantik pembekal untuk membekalkan barangan atau
perkhidmatan tertentu.

2. Kaedah perolehan ini melibatkan:

i. Perolehan melebihi RM 20,000 hingga RM 500,000 melalui

Sebut harga
ii. Perolehan melebihi RM 500,000 melalui Tender

5
 Ciri-ciri Modul Sebut harga dan Tender (2/7)
Ciri-ciri
No Penerangan

1. Kodifikasi kod produk dan Memperkenalkan piawaian kod produk baharu menggunakan kod piawaian
perkhidmatan UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) semasa
peringkat penerimaan Surat Setuju Terima.

2. Templat dokumen Sebut Harga & Kemudahan templat yang disediakan di dalam sistem seperti:
Tender  Templat Dokumen Spesifikasi
 Templat Dokumen Sebut Harga/ Tender
 Terma Syarat-Syarat Am, Khas dan Arahan yang boleh dikemaskini
 Boleh ‘combine’ jenis item produk dan perkhidmatan

6
 Ciri-ciri Modul Sebut harga dan Tender (3/7)
No Ciri-ciri
Penerangan

3. Penjanaan Laporan Penilaian Templat laporan yang standard telah disediakan dan dijana secara
automatik

4. Pembentukan Jawatankuasa  Hanya Jawatankuasa Spesifikasi perlu diwujudkan di peringkat awal

penilaian manakala pengguna boleh memilih sama ada ingin
mewujudkan Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa
Penilaian Kewangan pada peringkat awal persediaan atau sebelum
proses penilaian dilaksanakan.
 Pembentukan Jawatankuasa ini adalah berdasarkan jenis perolehan.

7
 Ciri-ciri Modul Sebut harga dan Tender (4/7)
No Ciri-ciri
Penerangan

5. Pendaftaran bagi Kehadiran Taklimat/  Pendaftaran sesi taklimat / lawatan tapak boleh dilakukan secara
Lawatan Tapak atas talian (self-registration) oleh pembekal yang layak sebelum
hari / masa yang ditetapkan
 Pendaftaran kehadiran pembekal juga dibenarkan semasa hari
sebenar taklimat / lawatan tapak dan ianya dilakukan oleh agensi
sendiri.
 Semakan atas talian oleh pembekal boleh dilakukan bagi
memastikan syarikat tersebut layak (kod bidang, kawasan, status
bumiputera) bagi menghadiri sesi taklimat / lawatan tapak.

8
 Ciri-ciri Modul Sebut harga dan Tender (5/7)
No Ciri-ciri Penerangan

6. Tawaran Cadangan Pembekal Tawaran cadangan pembekal termasuk dokumen sokongan hendaklah
dihantar melalui atas talian kecuali dibenarkan sampel secara manual.

7. Tawaran Cadangan Pembekal – Menyediakan fungsi kemudahan label/tag yang boleh dijana melalui sistem
sampel produk untuk dilekatkan pada sampel yang dihantar.

8. Pembukaan Peti Sebut Harga &  Wajib bagi perolehan yang memerlukan sampel sahaja.
Tender  Bagi perolehan yang tidak memerlukan sampel, pembukaan akan
dilakukan secara automatik melalui sistem pada hari yang telah ditetapkan
oleh pihak agensi.

9
 Ciri-ciri Modul Sebut harga dan Tender (6/7)
No Ciri-ciri Modul
Penerangan

9. Kaedah Penilaian oleh Kaedah penilaian satu (1) peringkat dengan mewujudkan:-
Jawatankuasa  (Jawatankuasa Penilaian) ATAU
Kaedah penilaian dua (2) peringkat dengan mewujudkan:
 Jawatankuasa Pembuka
 Jawatankuasa Penilaian Teknikal
 Jawatankuasa Penilaian Kewangan.
Jawatankuasa Penilaian Teknikal akan bersidang dahulu sehingga selesai
sebelum Jawatankuasa Penilaian Kewangan

10. Kaedah Pemarkahan Menyediakan fungsi pemarkahan atas talian bagi membantu penilaian,
samada pemarkahan automatik atau manual yang dikuncimasuk agensi.

10
 Ciri-ciri Modul Sebut harga dan Tender (8/7)
No Ciri-ciri Modul Penerangan

11. Senarai Semak Dokumen Teknikal & Kemudahan senarai semak disediakan di dalam sistem iaitu Senarai
Dokumen Kewangan semak Teknikal & Kewangan

12. Memuktamadkan Pemilihan Pembekal
oleh Pihak Berkuasa Melulus
 Pihak Berkuasa Melulus menentukan pemilihan berdasarkan Item
dan Pakej.
 Memuktamadkan Pemilihan Pembekal oleh Jawatankuasa
Sebutharga atau Lembaga Perolehan adalah melalui:-
 Pemilihan Terus
 Pemilihan Pelbagai
 Bidaan

13. Bidaan Atas Talian Bidaan atas talian dilaksanakan dengan menggunakan harga
seunit/kuantiti

11
 KANDUNGAN
3
1 2 3

PEKELILING
OBJEKTIF PENGENALAN PEKELILING

4 5 6

PERANAN PERSEDIAAN ALIRAN

PROSES

12
 PK 5.1 Perolehan Kerajaan Secara Elektronik
1. Sebut harga merupakan kaedah untuk melaksanakan
sesuatu perolehan yang melibatkan jumlah had nilai melebihi
RM20,000 hingga RM500,000 setahun di kalangan
pembekal yang berdaftar dalam kod bidang berkaitan.

PK 5.1.3 (b) 2. Tender merupakan kaedah untuk melaksanakan sesuatu

perolehan yang melibatkan jumlah had nilai melebihi
RM500,000 setahun di kalangan pembekal yang berdaftar
dalam kod bidang berkaitan.

3. Bagi item Kontrak Panel Berpusat, perolehan yang bernilai

melebihi RM50,000 perlu dilaksanakan secara sebut harga.

13
 PK 5.1 Perolehan Kerajaan Secara Elektronik (1/4)
Kaedah dan Syarat
Bil Had Nilai Kaedah dan Syarat Perolehan Pihak Berkuasa Melulus

1. Melebihi RM20,000 hingga Dilaksanakan secara sebut harga Jawatankuasa Sebut Harga
RM50,000 setahun atau sesuatu mengikut tatacara seperti berikut:- (JKSH) yang dilantik oleh
kontrak a) Pelawaan kepada pembekal tempatan (di Pegawai Pengawal seperti di
negeri berkenaan) yang berdaftar dengan dalam peraturan semasa
Kementerian Kewangan dan menepati kriteria yang berkuat kuasa.
kelayakan;

b) Tempoh notis sekurang kurangnya tiga (3) hari

berturut turut; dan

c) Penilaian sebut harga dibuat secara satu (1)

peringkat oleh Jawatankuasa Penilaian.

14
 PK 5.1 Perolehan Kerajaan Secara Elektronik (2/4)
Bil Had Nilai Kaedah dan Syarat Perolehan Pihak Berkuasa Melulus

2. Melebihi RM50,000 hingga Dilaksanakan secara sebut harga
RM100,000 setahun atau sesuatu mengikut tatacara seperti berikut:-
kontrak a) Pelawaan kepada pembekal tempatan (di
negeri berkenaan) yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan, menepati kriteria
kelayakan dan bertaraf Bumiputera;
Jawatankuasa Sebut Harga
(JKSH) yang dilantik oleh
Pegawai Pengawal seperti di
dalam peraturan semasa
yang berkuat kuasa.

b) Tempoh notis adalah sekurangkurangnya

tujuh (7) hari berturut turut; dan

c) Penilaian sebut harga boleh dibuat secara

satu (1) peringkat ATAU dua (2) peringkat

15
 PK 5.1 Perolehan Kerajaan Secara Elektronik (3/4)
Bil Had Nilai Kaedah dan Syarat Perolehan Pihak Berkuasa Melulus

3. Melebihi RM100,000 hingga Dilaksanakan secara sebut harga Jawatankuasa Sebut Harga
RM500,000 setahun atau sesuatu mengikut tatacara seperti berikut:- (JKSH) yang dilantik oleh
kontrak a) Pelawaan kepada pembekal tempatan (di Pegawai Pengawal seperti di
negeri berkenaan) yang berdaftar dengan dalam peraturan semasa
Kementerian Kewangan dan menepati kriteria yang berkuat kuasa.
kelayakan;

b) Tempoh notis adalah sekurang kurangnya

tujuh (7) hari berturut turut; dan

c) Penilaian sebut harga boleh dibuat secara

satu (1) peringkat ATAU dua (2) peringkat

16
 PK 5.1 Perolehan Kerajaan Secara Elektronik (4/4)
Bil Had Nilai Kaedah dan Syarat Perolehan Pihak Berkuasa Melulus

4. Melebihi RM500,000 setahun Dilaksanakan secara sebut harga Jawatankuasa Sebut Harga
atau sesuatu kontrak mengikut tatacara seperti berikut:- (JKSH) yang dilantik oleh
a) Pelawaan kepada pembekal yang berdaftar Pegawai Pengawal seperti di
dengan Kementerian Kewangan dan menepati dalam peraturan semasa
kriteria kelayakan; yang berkuat kuasa.

b) Tempoh notis adalah sekurang kurangnya dua

puluh satu (21) hari berturut turut; dan

c) Penilaian tender boleh dibuat secara satu (1)

peringkat ATAU dua (2) peringkat

17
 KANDUNGAN
1 2 3

OBJEKTIF PENGENALAN PEKELILING

4
4 5 6

PERANAN
PERANAN PERSEDIAAN ALIRAN
PROSES

18
Peranan-peranan (1/14)
Modul Sebut harga dan Tender ePerolehan

Peranan Keperluan Token Penerangan

1. Urus Setia Tidak • Menyediakan dokumen Sebut Harga/ Tender

• Memulakan penubuhan Jawatankuasa
(Peranan ini di PTJ/Kumpulan • Menyediakan kriteria pemilihan pembekal
PTJ/ Kementerian/ dan • Menyediakan proses permulaan untuk sebut harga dan tender
diilantik oleh Pegawai • Menyediakan Surat Niat/Surat Setuju Terima
Pengawal)

19
Peranan-peranan (2/14)
Modul Sebut harga dan Tender ePerolehan

Peranan Keperluan Token Penerangan

2. Pembantu Urus Setia Tidak Membuat pendaftaran kehadiran pembekal untuk taklimat/lawatan
tapak
(Peranan ini di PTJ/Kumpulan
PTJ/ Kementerian/ dan
diilantik oleh Pegawai
Pengawal)

20
Peranan-peranan (3/14)
Modul Sebut harga dan Tender ePerolehan

Peranan Keperluan Token Penerangan

3. Pencadang
Spesifikasi –Business
Owner
(Peranan ini di BPK dan
diilantik oleh Pegawai
Pengawal)
Tidak • Boleh meluluskan semua permohonan yang memerlukan
kelulusan BPK untuk semua PTJ dari semua Kementerian
• Menyediakan perincian item dan spesifikasi
• Menyediakan skema pemarkahan untuk item dan spesifikasi
bagi tujuan penilaian teknikal dan kewangan

21
Peranan-peranan (4/14)
Modul Sebut harga dan Tender ePerolehan

Peranan Keperluan Token Penerangan

4. Pelulus Jawatankuasa Ya • Meluluskan maklumat sebelum pengiklanan Sebut Harga dan

Tender sebelum maklumat diiklankan
• Meminda maklumat sebelum pengiklanan diiklankan
• Menyemak dan mengesahkan maklumat Surat Niat sebelum
dihantar kepada pembekal.

22
Peranan-peranan (5/14)
Modul Sebut harga dan Tender ePerolehan

Keperluan
Peranan Penerangan
Token
5. Pelulus Barang Import Ya Boleh meluluskan semua permohonan yang memerlukan kelulusan MITI
untuk semua PTJ dari semua Kementerian

6. Pelulus BPK Ya Boleh meluluskan semua permohonan yang memerlukan kelulusan BPK
untuk semua PTJ dari semua Kementerian

7. Pelulus Pengiklanan
(Peranan ini di
PTJ/Kumpulan PTJ/
Kementerian/ dan diilantik
oleh Pegawai Pengawal)
Ya • Meluluskan maklumat sebelum pengiklanan Sebut Harga dan Tender
sebelum maklumat diiklankan
• Meminda maklumat sebelum pengiklanan diiklankan
• Menyemak dan mengesahkan maklumat Surat Niat sebelum dihantar
kepada pembekal.

23
Peranan-peranan (6/14)
Modul Sebut harga dan Tender ePerolehan Baharu
Keperluan
Peranan
Token
Penerangan

8. Jawatankuasa Spesifikasi

• Pengerusi Ya Memperaku spesifikasi selepas semua ahli membuat semakan dan bersetuju.

• Setiausaha Tidak • Mengunci masuk spesifikasi yang dipersetujui oleh Jawatankuasa Spesifikasi
• Menyediakan senarai semak pematuhan, kriteria penilaian dan skema pemarkahan
untuk teknikal dan kewangan
• Bagi Setiausaha di peringkat Kementerian, beliau bertanggungjawab membuat
pengesahan spesifikasi untuk semua PTJ di bawah Kementerian (sekiranya perlu)

• Ahli Tidak Menyemak, meminda dan mengesahkan perincian item dan spesifikasi yang
dikuncimasuk oleh Setiausaha

24
Peranan-peranan (7/14)
Modul Sebut harga dan Tender ePerolehan

Keperluan
Peranan Penerangan
Token
9. Jawatankuasa Penilaian Teknikal

• Pengerusi Ya Memperaku keputusan penilaian teknikal 2 peringkat selepas semua ahli membuat
semakan dan bersetuju.

• Setiausaha Tidak • Menetapkan mesyuarat.

• Mengunci masuk penilaian yang telah dipersetujui oleh Jawatankuasa.
• Menjana dan menyediakan laporan jawatankuasa penilaian teknikal.
• Menyediakan minit mesyuarat.

• Ahli Tidak • Menyemak, meminda dan menilai cadangan teknikal dari pembekal.
• Mengesahkan penilaian teknikal.

25
Peranan-peranan (8/14)
Modul Sebut harga dan Tender ePerolehan

Keperluan
Peranan Penerangan
Token
10. Jawatankuasa Penilaian Kewangan

• Pengerusi Ya Memperaku keputusan penilaian kewangan 2 peringkat selepas semua ahli membuat
semakan dan bersetuju.

• Setiausaha Tidak • Menetapkan mesyuarat.

• Mengunci masuk penilaian yang telah dipersetujui oleh Jawatankuasa.
• Menjana dan menyediakan laporan jawatankuasa penilaian kewangan.
• Menyediakan minit mesyuarat.

• Ahli Tidak • Menyemak, meminda dan menilai cadangan kewangan dari pembekal.
• Mengesahkan penilaian kewangan.

26
Peranan-peranan (9/14)
Modul Sebut harga dan Tender ePerolehan Baharu
Keperluan
Peranan
Token
Penerangan

11. Jawatankuasa Penilaian

• Pengerusi Ya Memperaku keputusan penilaian 1 peringkat selepas semua ahli membuat semakan dan
bersetuju.

• Setiausaha Tidak • Menguncimasuk hasil pematuhan dan sampel.

• Menetapkan mesyuarat.
• Mengunci masuk penilaian yang telah dipersetujui oleh Jawatankuasa.
• Menjana dan menyediakan laporan penilaian serta menyediakan minit mesyuarat.

• Ahli Tidak • Menyemak, meminda & menilai cadangan kewangan & teknikal dari pembekal.
• Mengesahkan penilaian kewangan dan teknikal.

27
Peranan-peranan (10/14)
Modul Sebut harga dan Tender ePerolehan Baharu

Keperluan
Peranan Penerangan
Token

12. Jawatankuasa Pembuka

• Pengerusi Ya Memperakukan penilaian berdasarkan pematuhan senarai semak.

• Setiausaha Tidak Mengunci masuk hasil semakan pematuhan dokumen dan sampel serta menyediakan
Laporan Jawatankuasa Pembuka.

• Ahli Tidak Membuka Sebut Harga/Tender dan membuat semakan ke atas semua dokumen dan
sampel yang disyaratkan.

28
Peranan-peranan (11/14)
Modul Sebut harga dan Tender ePerolehan Baharu

Keperluan
Peranan Penerangan
Token

13. Jawatankuasa Sebut harga A/B

• Pengerusi Ya Memperaku dan Memuktamadkan Pemilihan Akhir Pembekal.

• Setiausaha Tidak • Mengunci masuk pemilihan pembekal yang telah dimuktamadkan oleh
Jawatankuasa Sebut Harga A/B.
• Menyediakan minit mesyuarat.

• Ahli Tidak Menyemak, meminda dan mengesahkan penilaian akhir pemilihan pembekal.

29
Peranan-peranan (12/14)
Modul Sebut harga dan Tender ePerolehan Baharu

Keperluan
Peranan Penerangan
Token
14. Lembaga Perolehan A/B

• Pengerusi Ya Memperaku dan Memuktamadkan Pemilihan Akhir Pembekal.

• Setiausaha Tidak • Mengunci masuk pemilihan pembekal yang telah dimuktamadkan oleh Lembaga
Perolehan A/B.
• Menyediakan ulasan dalam kertas taklimat .
• Menyediakan minit mesyuarat.

• Ahli Tidak Menyemak, meminda dan mengesahkan penilaian akhir pemilihan pembekal.

30
Peranan-peranan (13/14)
Modul Sebut harga dan Tender ePerolehan Baharu

Keperluan
Peranan Penerangan
Token
15. Lembaga Perolehan Persekutuan

• Pengerusi Ya Memperaku dan Memuktamadkan Pemilihan Akhir Pembekal.

• Setiausaha Tidak • Mengunci masuk pemilihan pembekal yang telah dimuktamadkan oleh Lembaga
Perolehan Persekutuan
• Menyediakan ulasan dalam kertas taklimat .
• Menyediakan minit mesyuarat.

• Ahli Tidak Menyemak, meminda dan mengesahkan penilaian akhir pemilihan pembekal.

31
Peranan-peranan (14/14)
Modul Sebut harga dan Tender ePerolehan Baharu

Keperluan
Peranan Penerangan
Token
16. Tidak Menandatangan SST dan/atau kontrak dalam Sistem ePerolehan.
Penandatangan
SST

32
 KANDUNGAN
1 2 3

OBJEKTIF PENGENALAN PEKELILING

5
4 5 6

PERSEDIAAN
PERANAN PERSEDIAAN ALIRAN
PROSES

33
 Persedian Pembolehan (“eP enable”)
Capaian Sistem Latihan
Keperluan Sistem
Pengguna
• Processor Pentium Dual core • Token USB 2048 dari • Latihan secara
atau setaraf MAMPU melalui GPKI. berperingkat
• Kapasiti Memori 1GB • No Kad Pengenalan (ID • Latihan melalui ePOL
• Mempunyai sambungan Internet Pengguna) dan Kata (ePerolehan Online
• Resolusi skrin 1280 x 800 laluan yang sah (dhantar Learning)
• Alat Pengimbas 200 x 200 dpi ke emel rasmi pengguna).
(untuk Pentadbir Kontrak dan • Perlantikan pengguna
Urus Setia/pihak berkuasa dalam sistem eP Baharu
melulus) oleh Pentabir PTJ.
• Pelayar IE versi 9.0 atau Mozilla
Firefox versi 20 atau Chrome
versi 24

34
 KANDUNGAN
1 2 3

OBJEKTIF PENGENALAN PEKELILING

6
4 5 6

PERANAN PERSEDIAAN ALIRAN

ALIRAN
PROSES
PROSES

35
 Aliran Proses Modul Sebut harga & Tender eP
1. Mencipta sebut 2. Kelulusan penciptaan 3. Penyediaan & 4. Penyediaan Jadual 5. Kelulusan
harga/tender dan perlantikan sebut harga/tender dan Kelulusan Spesifikasi & dokumen tawaran Pengiklanan
jawatankuasa spesifikasi JK spesifikasi •Jawatankuasa •Urusetia •Pelulus Pengiklanan
•Urusetia •Pelulus Pelantikan Spesifikasi
Jawatankuasa

8. Penyediaan 9. Pembukaan Sebut harga / 10. Penilaian cadangan

7. Urus Setia/Pembantu
6. Iklan Urusetia Cadangan tender •1 peringkat – JK Penilaian
•Sistem •Pembekal •1 peringkat – JK Penilaian •2 peringkat
•Pendaftaran
taklimat/lawatan tapak •2 peringkat - JK Pembuka - JK Pembuka
- JK Penilaian Teknikal
- JK Penilaian Kewangan

11. Penyatuan 12. Pemilihan akhir pembekal 13. Penyediaan 15. Pengesahan
14. Pengesahan
Laporan Rundingan
• Jawatankuasa LOI/LOA LOI
•Urusetia Sebutharga/Lembaga Perolehan •Urusetia Urusetia
•Pembekal
akan memilih samada:
A. Pemilihan terus
B. Pemilihan pelbagai
18. Pengesahan 17. Pengesahan 16. Penyediaan LOA
C. Bidaan LOA
LOA •Urusetia
•Urusetia •Pembekal
Klik pada gambarajah untuk penerangan proses

Proses berbeza berdasarkan pilihan SETERUSNYA

36
Tugasan Urusetia
1. Sediakan maklumat asas seperti:
• Tajuk Perolehan
• Panel Ya/Tidak
• Jenis Sebut Harga/Tender
• Terbuka Kepada Bumiputera/ Semua
• Anggaran Harga Inginan (Harga Anggaran Jabatan)
• Kod Bidang Indikatif

2. Melantik Jawatankuasa Spesifikasi adalah wajib.

3. Memuat naik dokumen sokongan berkaitan kelulusan perolehan

37
Tugasan Pelulus Jawatankuasa
1. Meluluskan pelaksanaan Sebut Harga/Tender dan pelantikan
Jawatankuasa Spesifikasi.

38
Tugasan Jawatankuasa Spesifikasi
1. Spesifikasi disediakan oleh Jawatankuasa Spesifikasi yang terdiri
daripada:

• 1 Pengerusi, 1 Setiausaha dan 2 Ahli

2. Maklumat yang perlu disediakan adalah:

• Cadangan samada kaedah penilaian 1 atau 2 peringkat
• Penilaian 1 peringkat hanya bagi:
• Sebut harga B bagi semua kod bidang
• Perolehan melebihi RM50,000 khusus bagi bidang tertentu
(rujuk PK 5.1) (M.S 3/31)
39
Tugasan Jawatankuasa Spesifikasi
3. Lengkapkan Senarai Semak Teknikal
No. Senarai Semak Teknikal
1. Sediakan Spesifikasi mengunakan templat di dalam sistem
2. Sediakan Senarai Semak Standard beserta dokumen pematuhan
3. Penetapan maklumbalas oleh Pembekal
Kaedah maklumbalas :
1. Ya atau Tidak
2. Kuncimasuk nilai digit
3. Kuncimasuk teks
4. Penetapan skor samada automatik atau pengguna (manual)
1 & 2 boleh pilih jenis skor, 3 hanya skor pengguna
5. Bagi sampel, perlu ditetapkan di sebagai salah satu item dalam senarai semak (samada sampel
fizikal ataupun muat naik)
6. Bagi perolehan yang memerlukan demo hanya dibenarkan bagi perolehan 2 peringkat dan juga
40 perlu ditetapkan sebagai salah satu item dalam senarai semak.
Tugasan Jawatankuasa Spesifikasi
4. Lengkapkan Senarai Semak Kewangan
No. Senarai Semak Kewangan
1. Menentukan jumlah harga indikatif (harga anggaran Jabatan)
2. Menentukan varian dan skor sekiranya penilaian secara skor auto.
Skor di bawah varian : markah bagi harga tawaran yang di bawah varian
Skor dalam varian: markah bagi harga tawaran dalam julat varian
Skor melebihi varian: markah bagi harga tawaran atas varian
3. Senarai semak mesti berserta dokumen pematuhan, contoh penyata bank
4. Skor juga boleh secara automatik atau manual (pengguna).

41
Tugasan Jawatankuasa Spesifikasi
5. Melengkapkan Skor Teknikal
• Penentuan penilaian samada perlu berdasarkan wajaran elemen
(ikut kriteria penilaian) atau tidak. Wajaran elemen adalah peratus
pemberat yang perlu ditentukan bagi setiap kriteria penilaian.
• Penetapan markah lulus teknikal. Jika ada demo, yang melepasi
tahap markah lulus layak dijemput.
• Muat naik skema pemarkahan jika skor secara manual dan
kriteria penilaian bagi demo (jika ada) sebagai garis panduan
penilaian.

42
Tugasan Jawatankuasa Spesifikasi
6. Melengkapkan Skor Kewangan

• Penentuan penilaian samada perlu berdasarkan wajaran elemen

(ikut kriteria penilaian) atau tidak. Wajaran elemen adalah peratus
pemberat yang perlu ditentukan bagi setiap kriteria penilaian.
• Penetapan skor kewangan berdasarkan Pakej dan Item
(rujuk PK5.1 (m.s 8/31)
• Penetapan markah lulus kewangan.
• Muat naik skema pemarkahan jika skor secara manual sebagai
garis panduan penilaian.

43
Tugasan Jawatankuasa Spesifikasi
7. Melengkapkan Skor Keseluruhan
• Penetapan wajaran minima markah teknikal dan kewangan.
Teknikal telah ditetapkan 50% dan boleh dipinda.

8. Penetapan alamat penghantaran/perkhidmatan

• Penentuan penilaian samada perlu

9. Pindaan spesifikasi boleh dibuat jika:

• Salah ejaan dan pindaan kuantti serta harga indikatif item selagi
masih dalam kaedah perolehan awal
• Pengguguran/penambahan item tidak dibenarkan.

44
Tugasan Urusetia
1. Mengemas kini dan memuktamadkan kaedah penilaian (sekiranya terdapat
pindaan/berbeza dengan cadangan Jawatankuasa Spesifikasi)

2. Melantik jawatankuasa berdasarkan kaedah penilaian (Boleh dibentuk pada masa

ini atau sebelum jawatankuasa bersidang).

3. Memuktamadkan peringkat penilaian iaitu:

• 1 Peringkat : Jawatankuasa Penilaian
• 2 Peringkat : Jawatankuasa Pembuka,
Jawatankuasa Penilaian Teknikal,
Jawatankuasa Penilaian Kewangan

45
Tugasan Urusetia
4. Menetapkan tarikh dan tempoh iklan serta jadual taklimat/ lawatan tapak (jika ada)

5. Mengemas kini dan melengkapkan Dokumen Tawaran (Syarat-syarat

Am/Khas/Arahan).

6. Spesifikasi dan senarai semak akan dilampirkan di dalam dokumen tawaran dan
tidak boleh dipinda.

46
Tugasan Pelulus Pengiklanan
1. Meluluskan/mengemaskini notis iklan Sebut Harga/Tender

47
Notis Iklan dan Pelawaan
1. Notis iklan akan dipaparkan secara automatik di portal MyProcurement dan portal
ePerolehan berdasarkan tarikh iklan yang ditetapkan bermula jam 12:00 tengah hari.

2. Notis iklan dan dokumen tawaran akan dihantar bersekali kepada pembekal yang
layak bagi pelawaan yang tidak melibatkan taklimat atau lawatan tapak.

3. Bagi pelawaan yang melibatkan taklimat atau lawatan tapak:

• Notis jemputan taklimat/lawatan tapak akan dihantar kepada pembekal pada
tarikh notis iklan dipaparkan
• Dokumen tawaran akan diserahkan kepada pembekal berdasarkan senarai
kehadiran pembekal yang dikunci masuk dan memenuhi semua kriteria
kelayakan

48
Tugasan Urusetia/Pembantu Urusetia
1. Kunci masuk kehadiran pembekal.Sekiranya terdapat taklimat/lawatan tapak,
pembekal wajib hadir.

2. Dokumen tawaran akan diserahkan kepada pembekal berdasarkan senarai

kehadiran pembekal yang dikunci masuk dan memenuhi semua kriteria
kelayakan.

49
Pembukaan Sebut Harga / Tender
1. Jadual harga akan dipaparkan secara automatik di portal ePerolehan pada tarikh
tutup iklan mulai jam 12:00 tengah hari sekiranya Jawatankuasa
Pembuka/Penilaian telah ditubuhkan.

2. Proses pembukaan melibatkan semakan pematuhan dokumen (Teknikal dan

Kewangan) oleh Jawatankuasa Penilaian bagi penilaian 1 peringkat atau
Jawatankuasa Pembuka bagi penilaian 2 peringkat.

50
Penilaian Cadangan : 1 Peringkat
Tugas Jawatankuasa Penilaian

1. Melaksanakan penilaian pematuhan dokumen berkaitan dokumen sokongan,

sampel dan memperakukan pembekal yang layak dinilai.

2. Menilai cadangan tawaran teknikal berasaskan spesifikasi dan skema

pemarkahan yang disediakan oleh Jawatankuasa Spesifikasi.

3. Kaedah permarkahan:
• Skor Automatik : Sistem akan jana skor berdasarkan skema permarkahan
yang telah ditetapkan.
• Skor Pengguna : Jawatankuasa Penilaian hendaklah mengunci masuk skor
penilaian

51
Penilaian Cadangan : 1 Peringkat
Tugas Jawatankuasa Penilaian

4. Menilai cadangan tawaran kewangan berasaskan penyataan pematuhan dan

skema pemarkahan yang disediakan oleh Jawatankuasa Spesifikasi.

5. Pengesahan laporan penilaian oleh semua ahli termasuk Pengerusi.

52
Penilaian Cadangan : 2 Peringkat
Tugas Jawatankuasa Pembuka

1. Menyemak dan mengesahkan dokumen yang diterima daripada pembekal

berdasarkan senarai semak yang disediakan oleh Jawatankuasa Spesifikasi

2. Menyemak dan mengesahkan sampel yang telah dihantar oleh pembekal.

3. Memperaku senarai pembekal yang layak ke peringkat penilaian teknikal.

4. Pengesahan laporan penilaian oleh semua ahli termasuk Pengerusi.

53
Penilaian Cadangan : 2 Peringkat
Tugas Jawatankuasa Penilaian Teknikal

1. Menilai cadangan tawaran teknikal berasaskan spesifikasi dan skema skor yang
disediakan oleh Jawatankuasa Spesifikasi, penyataan pematuhan (statement of
compliance) dan/atau penilaian fizikal (sampel).

2. Memperakukan pembekal yang melepasi penilaian teknikal untuk dikemukakan

kepada Jawatankuasa Penilaian Kewangan.

3. Pengesahan laporan penilaian oleh semua ahli termasuk Pengerusi.

54
Penilaian Cadangan : 2 Peringkat
Tugas Jawatankuasa Penilaian Kewangan

1. Menilai cadangan tawaran kewangan di kalangan pembekal yang lulus penilaian

teknikal berasaskan spesifikasi dan skema skor yang disediakan oleh
Jawatankuasa Spesifikasi kepada dokumen kewangan yang dikemukakan dan
penyataan pematuhan (statement of compliance).

2. Pengesahan laporan penilaian oleh semua ahli termasuk Pengerusi.

55
Penyatuan Laporan
Tugasan Urusetia

1. Urusetia hendaklah melengkapkan Kertas Taklimat dengan:

• Mengesyorkan kedudukan pembekal berdasarkan laporan penilaian
• Memberi ulasan ke atas syor yang telah dibuat.

2. Hendaklah menyerahkan Kertas Taklimat kepada Urus Setia PBM untuk

penyediaan ulasan dan perakuan ke atas kertas taklimat tersebut sebelum
diangkat untuk pertimbangan PBM.

56
Pemilihan Akhir Pembekal
Pertimbangan dan Keputusan Pihak Berkuasa Melulus (PBM)

1. Berdasarkan Kertas Taklimat, PBM hendaklah membuat pertimbangan dan

memutuskan sama ada:

a) Memuktamadkan pemilihan pembekal berdasarkan perolehan secara pakej

atau item melalui kaedah berikut:
i. Pemilihan Terus
PBM terus memuktamadkan pemilihan pembekal yang berjaya.

ii. Bidaan
PBM memutuskan untuk melaksanakan proses bidaan atas talian terlebih dahulu
sebelum memuktamadkan pemilihan pembekal yang berjaya.

57
Pemilihan Akhir Pembekal
Pertimbangan dan Keputusan Pihak Berkuasa Melulus (PBM)

iii. Pemilihan Pelbagai

• PBM memutuskan supaya perolehan dibuat secara agihan kuantiti
(kuota) dengan beberapa pembekal yang disenarai pendek. Agensi
hendaklah membuat rundingan dengan menyeragamkan kadar harga
berasaskan harga tawaran terendah yang boleh disetuju terima di
kalangan pembekal yang disenarai pendek.
• PBM memutuskan supaya perolehan tersebut ditawarkan secara
sebahagian kepada beberapa pembekal bagi item yang berbeza

58
Pemilihan Akhir Pembekal
b) Membuat penilaian semula sama ada bermula dari penilaian pematuhan atau
penilaian teknikal atau penilaian kewangan.

c) Mengiklankan semula sama ada dengan spesifikasi yang sama atau yang
dipinda

d) Mengemukakan kepada PBM yang lebih tinggi bagi sebut harga/tender yang
melebihi had nilai kuasa PBM yang dibenarkan atau keputusan yang tidak sebulat suara

e) Membatalkan sebut harga/tender dengan justifikasi yang kukuh.

59
Penyediaan Surat Niat
1. Agensi dibenarkan untuk mengadakan rundingan dengan pembekal berkaitan
terma berikut:
(a) Harga sebut harga/tender (hanya bagi Pemilihan Pelbagai);
(b) Pembiayaan kontrak yang dicadangkan;
(c) Penyertaaan tenaga kerja tempatan/bumiputera;
(d) Pemindahan teknologi/latihan/guna tenaga tempatan;
(e) Terma-terma pembayaran; dan
( f) Lain-lain terma mengikut keperluan.

2. Surat Niat hendaklah dikeluarkan dalam tempoh tiga (3) hari selepas
diputuskan oleh PBM dan Agensi hendaklah menentukan tempoh maklum
balas pembekal tidak melebihi lima (5) hari.

60
Pengesahan Rundingan
1. Urusetia hendaklah mengunci masuk hasil rundingan sebelum Surat Setuju
Terima (SST) dikeluarkan.

61
Penyediaan Surat Setuju Terima (SST)
1. SST hendaklah dilkeluarkan kepada pembekal bagi mengesahkan penerimaan
sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan.

2. Dalam menyediakan SST, Agensi hendaklah melengkapkan maklumat seperti

berikut:
a) Cukai Barang dan Perkhidmatan (CBP) (jika berkaitan);
b) Bon Pelaksanaan, Insuran/Jaminan;
c) Perincian Kontrak.

3. SST hendaklah dimuat turun untuk dilengkapkan/dipinda berdasarkan keperluan

Agensi dan perlu disemak oleh Pelulus sebelum ditandatangani.

62
Penyediaan Surat Setuju Terima (SST)
4. SST yang telah ditandatangani hendaklah dimuat naik semula ke dalam sistem
untuk diserahkan kepada pembekal bagi tujuan pengesahan penerimaan.

5. Bagi kaedah Pemilihan Pelbagai, pembekal tidak dibenarkan menolak SST setelah
rundingan dipersetujui oleh kedua-dua pihak.

63
Pengesahan Surat Setuju Terima (SST)
1. Urusetia akan mengesahkan dan mencetak Surat Setuju Terima setelah Pembekal
mengunci masuk akaun bank dan mengesahkan Surat Setuju Terima.

64
 Khidmat Bantuan
Khidmat Pelanggan
• bantuanptj@eperolehan.com.my
• bantuan@eperolehan.com.my
• eAduan

Unit Pengurusan Kerajaan, Commerce Dot Com

Emel: ptj-onboarding@eperolehan.gov.my

Sektor Sistem ePerolehan & Pendaftaran,

Bahagian Perolehan Kerajaan
Telefon: 03-8882 6900 / 8904 / 8913
Emel: pmo.ep@treasury.gov.my

65
66