Terms 

of Reference 
 
for 
 
Consultancy 
 
to conduct 
 
a detailed study for 
the improvement of water supply to smallholder 
farmers in Northern Sri Lanka 
 
 
 
 
 
 
 
 
14 February 2018 
1. INTRODUCTION 

In  2016  and  2017,  parts  of  Sri  Lanka  experienced  a  lack  of  rainfall,  which  developed  into 
what  was  believed  to  be  the  worst  drought  in  40  years.  Across  the  country,  20  out  of  25 
districts  were  affected  with  significant  impacts  on  economic  activities,  livelihoods  and  the 
lives  of  communities.    The  Disaster  Management  Centre  estimated  that  1.8  million  people 
were  affected  by  the  drought.    Affected  households  lost  more  than  one‐third  of  their 
expected  income  during  the  primary  cultivation  season.    More  than  300,000  households 
were considered food insecure with many households having to limit their food intake.  The 
inability  of  farmers  to  cultivate  lands  also  caused  the  availability  of  agricultural  work  to 
decline and consequently in many drought‐affected communities, indebtedness is rising. 
 
Due to the recurrent nature of droughts and floods, there is a growing appreciation of the 
need  for  comprehensive  efforts  to  develop  stronger  resilience  to  avoid  the  excessive  and 
repetitive  damages.    The  ILO  sees  a  potential  for  contributing  to  this  process  through 
improved  land  and  water  resource  management  practices.    In  Sri  Lanka  it  is  believed  that 
community  driven  public  works  interventions,  combined  with  improved  farming  practices, 
introduction  of alternative crops and establishing  new value  chains, it is possible to  create 
more climate resilient jobs in the rural areas that protect livelihoods and household income.   
 
Since the end of the conflict, smallholder farmers have been resettled, many of which now 
rely  on  farming  activities  located  in  both  low  and  high  lying  lands.    The  existing  reservoirs 
(tanks) and irrigation infrastructure mainly supply water to farming activities in the low‐lying 
lands  where  rice  cultivation  is  the  predominant  crop.    In  addition,  farmers  also  own  small 
plots  of  land  in  higher  lying  terrain  mainly  used  for  fruit  and  vegetable  production.    These 
plots  are  more  difficult  to  irrigate  using  gravity  based  schemes  and  require  pump‐fed 
solutions. 
 
As a result of the conflict and resulting displacements of the population in the north, many 
of  the  smaller  irrigation  schemes  have  not  received  the  necessary  maintenance  and 
rehabilitation to function at optimal levels.  With appropriate restoration and improvement 
works, these schemes may increase and/or improve the reliability of water supply.  It is also 
believed that such measures may increase resilience of local farmers to future droughts in 
the region. 
 
Finally,  it  is  envisaged  that  the  restoration  works  in  itself  may  also  create  new  job 
opportunities, skills development and additional income.  Through the use of employment‐
intensive  work  methods,  the  works  can  further  increase  job  opportunities  in  beneficiary 
communities.  

ILO Project Context 

Since  2011  the  ILO  has  implemented  the  Local  Empowerment  through  Economic 
Development  and  Reconciliation  project,  LEED+  in  Northern  Province  with  the  aim  to 
contribute to inclusive and equitable post conflict recovery and development.  It represents 
ILO’s  contribution  to  reducing  fragility  in  the  post  conflict  setting  of  Sri  Lanka  by  creating 
decent  work  opportunities  and  supporting  inclusive  growth  and  reconciliation  among 
vulnerable  communities.    LEED+  provides  a  comprehensive  package  of  support  to 
smallholder  farmers  including  agriculture  extension  services,  advice  on  appropriate  crops, 
securing access to markets and business development support to farmers cooperatives and 
social enterprises.   
 

2
As  part  of  the  technical  support,  LEED  has  introduced  more  water  conserving  irrigation 
methods  as  a  response  to  the  recent  drought.    This  is  a  good  first  step  in  protecting  rural 
households through improved water management practices.  However, in view of the severe 
impact caused by the recent drought, there is a need for additional measures to strengthen 
climate resilience among smallholder farmers in the North.   
 
 
2. OBJECTIVE AND SCOPE OF STUDY 
 
A preliminary assessment of good water resource management practices among smallholder 
farmers  was  carried  out  in  November  2017.1   This  study  identified  a  number  of  water 
management practices appropriate for the agriculture sector in the north.  
 
Objective 
 
The objective of the current assignment is (i) to identify existing small‐scale surface irrigation 
schemes and connected reservoirs, and (ii) to appraise their development potential thereby 
improving water reliability to smallholder farmers in the north.  
 
The  findings  of  this  assignment  will  provide  the  basis  and  guidance  for  drought  mitigation 
measures  and  climate  resilience  building  activities  as  part  of  the  current  livelihoods 
development support provided by the ILO through the LEED+ programme, the Jobs for Peace 
and Resilience project and other related support activities. 
 
Scope of the Study 
 
The  study  will  cover  smallholder  farmers  working  with  the  project  and  cooperatives  in 
districts of Vavuniya, Killinochci, Mullativue, Mannara and Anuradhpura.
 
3. KEY TASKS AND OUTPUTS 
 
Key Tasks 
The assignment will cover the following tasks: 
 On the basis of information obtained through interviews with the Irrigation Department, 
agriculture department and other relevant departments, as well as field visits, establish 
an overview of the existing community‐based irrigation schemes in the project area. 
 On  the  basis  of  desktop  and  field  assessments,  assess  the  current  condition  of  existing 
community based reservoirs and irrigation schemes and their development potential. 
 Carry  out  closer  studies  of  irrigation  schemes  that  play  an  important  role  for  income 
generation among households in the LEED+ project.   
 Carry  out  field  surveys  to  verify  key  performance  data  on  existing  schemes  and  assess 
their  development  potential,  including  items  such  as  storage  capacity  in  the  reservoir, 
dam  and  canal  structures,  main  leakage  points,  capacity  of  canals,  hydraulic  design  of 
canals, inflows to the reservoir, capacity to capture water, etc.  
 Estimate the potential for and feasibility of increasing the water supply and/or improving 
the performance (at current supply levels) in the inspected schemes. 

1
Improving water security among Smallholder Farmers in Northern Province of Sri Lanka, Arend van
Riessen, ILO 2017

3
 Identify and review relevant rights/entitlements to water sources and/or regulations that 
may potentially limit the development scope of existing schemes. 
 Select  and  prioritise  schemes  and  improvement  works  on  the  basis  of  potential  water 
yields and preliminary estimated investment costs. 
 Prepare  preliminary  designs  and  cost  estimates  for  proposed  schemes  based  on  rough 
estimates of quantities of works. 
 Provide  preliminary  estimates  of  the  expected  benefits  from  improvement  of  selected 
irrigation schemes, in terms of potential increase in beneficiaries, increased water supply, 
regularity of water, resilience to climatic variations, acreage irrigated, etc.  
 Review current water and land uses and explore potential crops, methods and practices 
that can make better use of water at the receiving end of the identified schemes. 
 Assess the capacity of communities to manage and operate the schemes in an equitable, 
transparent  and  sustainable  manner,  and  identify  any  particular  constraints  to  such 
intentions.  Assess the quality of technical support and extension services provided by the 
relevant irrigation authorities. 
 Review the existing mechanisms applied for the distribution of water to individual plots 
and assess the need for capacity strengthening of water user bodies, such as Community 
Committees, and by‐laws regulating its functions and authority.   
 Outline the existing/preferred model for how maintenance and repairs will be financed, 
managed and implemented. 
 
Process 
 
Two consultants will carry out this assignment.  A local consultant will do a desk review and 
field  visits  in  Northern  Province,  as  described  above,  and  commence  the  study  by  first 
carrying out a series of rapid assessments of existing small‐scale community based irrigation 
schemes  with  a  significant  development  potential.    On  this  basis,  the  local  consultant  will 
join with an international consultant to assess in more detail the development potential of 
selected schemes.  
 
Field  surveys  are  expected  to  initially  require  the  inputs  of  an  irrigation  engineer  for  the 
duration  of  two  weeks,  in  order  to  carry  out  a  rapid  review  all  potential  schemes.  Further 
field visits will be required thereafter for closer examination of the potential performance of 
the selected schemes.   
 
The  LEED  project  office  in  Kilinochchi  will  facilitate  meetings  with  relevant  government 
departments and development programmes, farmers’ organisations and individual farmers, 
and  facilitate  field  visits  to  existing  (or  former)  irrigation  schemes.    The  ILO  will  provide 
transport and logistical support for the activities undertaken in the field. 
 
The  selection  of  the  potential  schemes  will  be  carried  out  in  close  collaboration  with  the 
LEED+  National  Project  Manager  and  in  close  consultation  with  the  local  irrigation 
authorities and beneficiary communities.  An itinerary for the field surveys will be developed 
by  the  consultants  during  the  first  week  of  the  assignment  and  agreed  with  the  National 
Project Manager. 
 
Outputs 
 
The  main  output  of  this  assignment,  will  be  a  final  report  documenting  the  appraisal  of 

4
selected  community‐based  irrigation  schemes  with  clear  recommendations  on  which 
schemes have a good improvement/rehabilitation potential.   
 
Preliminary findings on the selection and prioritisation of schemes for improvement will be 
presented to the ILO at an appropriate time at the earlier stages of preparing the final report 
with its recommendations.   
 
A draft report will be submitted to the ILO for comments and observations before submitting 
the final report. 

4. DURATION OF THE ASSIGNMENT

The assignment is expected to take 30 days from the beginning of April to end of May. 
 

5. ADMINISTRATION, REPORTING AND COORDINATION

The assignment will be carried out under the overall supervision of the ILO Country Office in 
Colombo,  under  the  technical  guidance  of  the  LEED  Project  Manager  and  in  close 
consultation with local irrigation authorities.   
 
There will be two consultants: one national consultant and one international consultant.

6. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE