Optimisation of the sourcing process cost

The following chapters, aiming to ensure the relevance of optimisation for the company, will present
olger Clasen activities, which influence material flow processes. In order to achieve the best result, each
of the process were evaluated in respect of different factors and undaries, which will be presented in
each section separately. The goal of using linear programming tool is to optimise the process which is
directly affecting the final product cost. It means to find optimal proportion between delivered product
amount and the right transportation mode; including the delivery time restriction. Holger Clasen uses
four modes of transportation: air freight, sea freight, road freight and rail freight. All transportation is
ensured through third-parties. Transportation mode or services was chosen depending on availability and
price.

For these analyses we will take into account product delivery cost measured by product weight, average
amount ordered per product, delivery time and transportation mode. Rail freight is used in calculations in
order to find out its value for the company. The other transportation modes are used in daily company’s
activities. Short interviews with Holger Clasen employees demonstrated that the most costly is the
product delivery from supplier to the company. Nevertheless, it will be analysed. Finally, solutions and
suggestions for the company will be presented on how the product supply and distribution can be
divided.

Product cost depends on several factors. Holger Clasen product cost is divided into two parts: direct
product cost and indirect product cost. Direct product cost is defined as costs that are completely
contributed to the production. Indirect cost is all costs that are more difficult to evaluate and estimate;
for example, administration costs. To gain more understanding, the most sold tool of 2013 will be
analysed; it will be referred to as Tool 1. Costs of the presented tool will be analysed starting from the
supplier to the end customer. Tool 1 is supplied by two suppliers. The tool is used as a base of the five
different types of tools, which means that tools are modified in the company or have extra parts in the
selling package. During 2013, 647 tools were sold out of 900 of total tools sales. The table below (Table
8) presents the list of costs that impact on the final product cost.

Holger Clasen material flow starts in sourcing process. Sourcing process is based on elationships among
the company and its suppliers. The company has over 100 suppliers all over world. The chapter on
supplier analysis describes the main information about suppliers,
including the country of origin and the product group, which they supply to Holger Clasen. Further
analysis will be based on this prepared information about each company.

Supply chain costs amount to 85 euros per one tool (Fig. 2). Taking into account that the company sells
450 tools per year, it amounts to approx. 38.000 euros per year for the supply chain. Nevertheless, it is
just one half of all expenses related to tools logistics. Transportation costs are the most costly part in the
product cost. Therefore, the following chapter will present optimisation model, analysing the
possibilities to minimize product cost through supply chain cost minimisation.
Fig. 2. Impact on final product cost of direct and indirect supply chain costs (made by the authors)

Sourcing includes such processes as inventory planning, scheduling deliveries and choosing
transportation mode. The goal of this section is to find the dependence of final product cost on the right
transportation freight (air, sea, road or rail freight). The theoretical part discusses the reasons for and
appropriateness of different transportation freights or different types of ervices of the same freight. In the
practical part, three main factors are chosen to evaluate the ransportation mode, which is the best for a
particular supply logistics. The Table 9 below presents the relevant data.

Table 9. Distribution information of main suppliers (created by the authors)

The table divides suppliers into two groups. The first group includes suppliers, for whom air and sea
freight is relevant. Supplier 1 supplied around 427 tools in 2013. The second group is suppliers from
Europe, for whom road and rail freight is relevant. Rail freight is not used in daily activities of the
company activities; nevertheless, it is presented as an option for improvement. Road and rail freight is
considered, because the distance between supplier and Holger Clasen is too small to use sea or air
freight. The second supplier supplied around 220 tools in 2013. In total, the analysis covers 647
delivered tools. The data is presented for 2013, because only the most recent information is relevant for
analysis of the impact on final product cost as well as tendencies of supplier order quantities,
transportation costs and delivery time.
To sum up the table, firstly it evaluated the distance between the supplier and Holger Clasen. Secondly,
it determined the costs of each transportation mode considering the weight of the product. Thirdly, it
considered the delivery time.
From the data presented in Table 9, a linear programming problem was formulated. First of all, a
function is settled. In this case, the goal is to minimise the cost of delivery by optimising the quantity of
product delivered by a particular freight (air, sea, road or rail). The function is ovided below:
min: 1.17x1 + 0.10x2 + 0.27x3 + 0.31x4;(5)

In this case, independent variables are x1 (air), x2 (sea), x3 (road) and x4 (rail); it is named the
transportation mode, which is used in the process. Constant matrixes are all real and ontinuous values. In
case of the optimisation task, it expresses the cost of delivery evaluated by days. The results are for air
freight delivery per day cost EUR 1.17; for sea freight delivery per day cost EUR 0.10; for road freight
delivery per day cost EUR 0.27 and for rail freight delivery per day cost EUR 0.31.

Secondly, problem constrains are settled, which are:

x1 + x2 + x3 + x4 = 647; (6)

It means the total of delivered 647 tools per year. Table 9 presents variable constrains, which in case of
x1 delivered product amount are less or equal to EUR 49 euros; in x2, x3 and x4 delivered product
amount are less or equal to EUR 1612 euros per delivery. As it was entioned before, the theory bounds
can be expressed by positive and negative values and there is no restriction for the amount.

Then, the main problem steps are determined and the problem is solved by linear rogramming tool
lp_solve. Several constrain combinations have been considered in order to ensure the best result. For the
final results are presented in Table 10. This table demonstrates the distribution of products by
transportation mode. In order to achieve the best result, several options have been considered comparing
different variables. In the first row of the table, the minimum mount of products to be delivered by air
freight is suggested as it is the most costly delivery. The other options mostly offer dividing the product
quantities into half and deliver cargos by either sea, oad or rail.

As it was already discussed, supply chain costs per one product amount to approx. EUR 85.
Table 8 presents prices of transportation.
It is assumed that each calculation applies different constrains. Table 11 presents the omparison of
several constrains of distribution. In the first and second cases, comparing distributions between x1 and
x2, x1 and x3, it is assumed that the total transportation costs amount EUR 4,042.00; they are the most
expensive options for the company. In the third case, comparing x1 and x4, the assumed costs amount to
EUR 386.40 less than the first two options. The fourth option is taking in to account x2 and x3, and
increases by EUR 355.80 compared with the previous value. The last two options are the cheapest ways
to deliver products of the company. Comparing with the first values, they amount to EUR 417.00 less of
final transportations costs.

Comparing the result with transportation costs presented in Table 8, the company can save over EUR 5
per unit if they choose to distribute products by one of the last options; it is 65 products delivered by sea,
260 products delivered by road and 322 products delivered by rail; or 325 products delivered by sea and
322 by rail. It should be mentioned, that the use of rail freight can cause delay problems and it would
add
double handling costs needed for rail freight. The main reason for big savings is the fact that the
company mainly uses air freight instead of sea, road or rail freights. The reason is mostly related to time
as products are needed quickly and it can be due to ineffective inventory planning. The following supply
chain optimisation processes will be analysed next.

All in all, the adopted changes in the company can save around 29% of supply chain costs (Fig. 3) and to
reduce around 4.7% of total product cost. It means that the company can save more than 81% of overall
spending for the supply chain process by taking overall deliveries of 647 products per year.
The company not only delivers tools, but also more than 100 000 of spare parts and accessories.
Considering this number, the company can make enormous savings by reducing air freight
deliveries and improving long-term planning and using sea, road or rail freight.

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 Optimización del costo del proceso de abastecimiento

Los siguientes capítulos, con el objetivo de asegurar la relevancia de la optimización para la

empresa, presentarán las actividades de Holger Clasen que influyen en los procesos de flujo de
materiales. Para lograr el mejor resultado, cada uno de los procesos fue evaluado con respecto a
diferentes factores y unitarios, los cuales serán presentados en cada sección por separado. El
objetivo de utilizar la herramienta de programación lineal es optimizar el proceso que está afectando
directamente el costo del producto final. Significa encontrar la proporción óptima entre la cantidad
de producto entregado y el modo de transporte correcto; incluida la restricción del tiempo de
entrega. Holger Clasen utiliza cuatro modos de transporte: flete aéreo, flete marítimo, flete por
carretera y flete ferroviario. Todo el transporte está asegurado a través de terceros. Se eligió el
modo o servicios de transporte según disponibilidad y precio.

Para estos análisis, tendremos en cuenta el costo de entrega del producto medido por el peso del
producto, la cantidad promedio solicitada por producto, el tiempo de entrega y el modo de
transporte. El transporte de mercancías por ferrocarril se utiliza en los cálculos para conocer su
valor para la empresa. Los otros modos de transporte se utilizan en las actividades diarias de la
empresa. Breves entrevistas con los empleados de Holger Clasen demostraron que lo más costoso es
la entrega del producto del proveedor a la empresa. Sin embargo, será analizado. Finalmente, se
presentarán soluciones y sugerencias para la empresa sobre cómo se puede dividir el suministro y la
distribución del producto.

El costo del producto depende de varios factores. El costo del producto de Holger Clasen se divide
en dos partes: costo directo del producto y costo indirecto del producto. El costo directo del
producto se define como los costos que contribuyen completamente a la producción. Los costos
indirectos son todos los costos que son más difíciles de evaluar y estimar; por ejemplo, costos de
administración. Para comprenderlo mejor, se analizará la herramienta más vendida de 2013; se
denominará Herramienta 1. Los costes de la herramienta presentada se analizarán desde el
proveedor hasta el cliente final. La herramienta 1 es suministrada por dos proveedores. La
herramienta se utiliza como base de los cinco tipos diferentes de herramientas, lo que significa que
las herramientas se modifican en la empresa o tienen piezas adicionales en el paquete de venta.
Durante 2013, se vendieron 647 herramientas de las 900 ventas totales de herramientas. La
siguiente tabla (Tabla 8) presenta la lista de costos que impactan en el costo del producto final.

El flujo de material de Holger Clasen comienza en el proceso de abastecimiento. El proceso de

abastecimiento se basa en las relaciones entre la empresa y sus proveedores. La empresa tiene más
de 100 proveedores en todo el mundo. El capítulo sobre análisis de proveedores describe la
información principal sobre proveedores,
incluido el país de origen y el grupo de productos, que suministran a Holger Clasen. El análisis
adicional se basará en esta información preparada sobre cada empresa.
Los costes de la cadena de suministro ascienden a 85 euros por herramienta (Fig. 2). Teniendo en
cuenta que la empresa vende 450 herramientas al año, asciende a aprox. 38.000 euros anuales para
la cadena de suministro. Sin embargo, es solo la mitad de todos los gastos relacionados con la
logística de herramientas. Los costos de transporte son la parte más costosa del costo del producto.
Por lo tanto, el siguiente capítulo presentará el modelo de optimización, analizando las
posibilidades de minimizar el costo del producto mediante la minimización del costo de la cadena
de suministro.

Fig. 2. Impacto en el costo del producto final de los costos directos e indirectos de la cadena de
suministro (elaborado por los autores)

El abastecimiento incluye procesos como la planificación de inventario, la programación de

entregas y la elección del modo de transporte. El objetivo de esta sección es encontrar la
dependencia del costo del producto final del transporte de carga correcto (transporte aéreo,
marítimo, terrestre o ferroviario). La parte teórica discute las razones y la idoneidad de diferentes
tipos de transporte de mercancías o diferentes tipos de servicios de una misma carga. En la parte
práctica, se eligen tres factores principales para evaluar el modo de transporte, que es el mejor para
una logística de suministro en particular. La Tabla 9 a continuación presenta los datos relevantes.

Tabla 9. Información de distribución de los principales proveedores (elaborada por los autores)

La tabla divide a los proveedores en dos grupos. El primer grupo incluye proveedores, para quienes
el transporte aéreo y marítimo es relevante. El proveedor 1 suministró alrededor de 427
herramientas en 2013. El segundo grupo son los proveedores de Europa, para quienes el transporte
de mercancías por carretera y ferrocarril es relevante. El transporte ferroviario no se utiliza en las
actividades diarias de la empresa; sin embargo, se presenta como una opción de mejora. Se
considera el transporte por carretera y por ferrocarril, porque la distancia entre el proveedor y
Holger Clasen es demasiado pequeña para utilizar el transporte marítimo o aéreo. El segundo
proveedor suministró alrededor de 220 herramientas en 2013. En total, el análisis cubre 647
herramientas entregadas. Los datos se presentan para 2013, porque solo la información más reciente
es relevante para el análisis del impacto en el costo del producto final, así como las tendencias de
las cantidades de pedidos de proveedores, costos de transporte y tiempo de entrega.
Para resumir la tabla, en primer lugar se evaluó la distancia entre el proveedor y Holger Clasen. En
segundo lugar, determinó los costos de cada modo de transporte considerando el peso del producto.
En tercer lugar, consideró el tiempo de entrega.

A partir de los datos presentados en la Tabla 9, se formuló un problema de programación lineal. En

primer lugar, se establece una función. En este caso, el objetivo es minimizar el costo de entrega
optimizando la cantidad de producto entregado por un flete en particular (aéreo, marítimo, terrestre
o ferroviario). La función se proporciona a continuación:
mínimo: 1,17x1 + 0,10x2 + 0,27x3 + 0,31x4; (5)

En este caso, las variables independientes son x1 (aire), x2 (mar), x3 (carretera) y x4 (ferrocarril);
se denomina modo de transporte, que se utiliza en el proceso. Las matrices constantes son valores
reales y continuos. En el caso de la tarea de optimización, expresa el costo de entrega evaluado por
días. Los resultados son para el envío de carga aérea por día con un coste de 1,17 EUR; para el
envío de flete marítimo por día cuesta 0,10 EUR; para la entrega de mercancías por carretera por día
cuesta 0,27 EUR y para la entrega por ferrocarril de mercancías por día cuesta 0,31 EUR.

En segundo lugar, se resuelven las restricciones del problema, que son:

x1 + x2 + x3 + x4 = 647; (6)

Significa el total de 647 herramientas entregadas por año. La Tabla 9 presenta restricciones
variables, que en el caso de x1 cantidad de producto entregado son menores o iguales a EUR 49
euros; en x2, x3 y x4 el importe del producto entregado es inferior o igual a 1612 euros por envío.
Como se mencionó anteriormente, los límites de la teoría se pueden expresar mediante valores
positivos y negativos y no hay restricción para la cantidad.

Luego, se determinan los pasos principales del problema y el problema se resuelve con la
herramienta de programación lineal lp_solve. Se han considerado varias combinaciones de
restricciones para garantizar el mejor resultado. Los resultados finales se presentan en la Tabla 10.
Esta tabla demuestra la distribución de productos por modo de transporte. Para lograr el mejor
resultado, se han considerado varias opciones comparando diferentes variables. En la primera fila
de la tabla, se sugiere la cantidad mínima de productos a entregar por flete aéreo ya que es la
entrega más costosa. Las otras opciones ofrecen en su mayoría dividir las cantidades de producto
por la mitad y entregar las cargas por vía marítima, terrestre o ferroviaria.
Como ya se mencionó, los costos de la cadena de suministro por producto ascienden a aprox. 85
euros.
La Tabla 8 presenta los precios del transporte.

Se supone que cada cálculo aplica restricciones diferentes. La Tabla 11 presenta la comparación de
varias restricciones de distribución. En el primer y segundo caso, comparando distribuciones entre
x1 y x2, x1 y x3, se asume que los costos totales de transporte ascienden a 4.042,00 EUR; son las
opciones más caras para la empresa. En el tercer caso, comparando x1 y x4, los costes asumidos
ascienden a 386,40 euros menos que las dos primeras opciones. La cuarta opción es tener en cuenta
x2 y x3, y aumenta en 355,80 euros respecto al valor anterior. Las dos últimas opciones son las
formas más económicas de entregar productos de la empresa. Comparando con los primeros
valores, ascienden a 417,00 EUR menos de los costes de transporte finales.

Comparando el resultado con los costos de transporte presentados en la Tabla 8, la empresa puede
ahorrar más de EUR 5 por unidad si opta por distribuir los productos por una de las últimas
opciones; son 65 productos entregados por vía marítima, 260 productos entregados por carretera y
322 productos entregados por ferrocarril; o 325 productos entregados por mar y 322 por ferrocarril.
Cabe mencionar que el uso del transporte ferroviario de mercancías puede causar problemas de
demora y agregaría
costes de manipulación dobles necesarios para el transporte de mercancías por ferrocarril. La
principal razón de los grandes ahorros es el hecho de que la empresa utiliza principalmente
transporte aéreo en lugar de transporte marítimo, terrestre o ferroviario. La razón está relacionada
principalmente con el tiempo, ya que los productos se necesitan rápidamente y puede deberse a una
planificación de inventario ineficaz. A continuación, se analizarán los siguientes procesos de
optimización de la cadena de suministro.

Con todo, los cambios adoptados en la empresa pueden ahorrar alrededor del 29% de los costos de
la cadena de suministro (Fig. 3) y reducir alrededor del 4.7% del costo total del producto. Significa
que la empresa puede ahorrar más del 81% del gasto total para el proceso de la cadena de
suministro aceptando entregas totales de 647 productos por año.

La empresa no solo entrega herramientas, sino también más de 100 000 de repuestos y accesorios.
Teniendo en cuenta este número, la empresa puede hacer enormes ahorros reduciendo las entregas
de carga aérea y mejorando la planificación a largo plazo y utilizando el transporte marítimo,
terrestre o ferroviario.