DarmaHenwa integrated mining services No :DEWA-SCM-SOP-07 Revisi: 00 Tanggal Terbit 04 November 2015 Drees Head of Head Of QHSE Division Division Management Officer “This documents the property of PTOARMA HENWA TK, It must not be tepcoduced or transmitted withaut COMPANY'S authoriation,PEMESANAN ULANG (REPLENISHMENT STOCK) 1. TUJUAN 1.1 Prosedur ini menjabarkan proses persiapan, analisa dan bertindak terhadap laporan pemesanan ulang (Replenishment stock) yang ada melalui modul JDE. 1.2 Prosedur ini membantu Inventory Controller mengontrol efesiensi ketersediaan suku cadang pada pengoperasian warehouse di proyek. Laporan ini sangat tergantung kepada keterampilan analitis personil warehouse untuk mencapai hasil yang positif. Koreksi yang. dilakukan harus disesuaikan dengan sistem sesegera mungkin, Persediaan tertentu seperti ban, bahan bakar dan pelurias memiliki siklus penggantian atau penambahan yang berbeda, laporan pemesanan ulang melengkapi prosedur tersendiri untuk komponen- komponen tersebut. 2. RUANG LINGKUP 2.1 Prosedur ini diperuntukkan di seluruh operasional Supply Chain Management dan Warehouse Management Division PT Darma Henwa Tbk. 3. REFERENSI 3.1 Persyaratan Dokumentasi 1SO 9001:2008 klausul 4.2.3 3.2 Persyaratan Dokumentasi ISO 14001:2004 Klausul 4.4.4, 4.4.5, 3.3. Persyaratan Dokumentasi OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.4, 4.4.5 4, TANGGUNG JAWAB 4.1 Head Of Warehouse Division dan Supply Chain Management Division 4.1.1 Memastikan SOP ini dijalankan di lingkungan perusahaan PT Darma Henwa Tok 4.1.2. Memastikan SOP ini di sosialisasikan kepada semua personil dilingkungan Supply Chain Management dan Warehouse Division 4.1.3 Mengawasi pelaksanaan SOP ini dan mereview jika dikemudian hari ditemukan hal-hal yang belum mencakup dalam prosedure 4.2 Inventory Controller 4.2.1 Menetapkan Min dan Max pada semua item stok untuk mempermudah pengontrolan pemesanan ulang jika stok telah mencapai level minimum. 4.2.2 Menganalisa persediaan inventory terhadap jumlah dan usia serta harga/biaya. 43 Procurement/SCM 43.1 Melakukan pembelian barang yang dipesan oleh Inventory dan memastikan barang yang dibeli sesuai dengan spesifikasi yang dipesan. MRED eee re os noverera0ss Dokumen Tidak TerkendaliJika DicetakPEMESANAN ULANG (REPLENISHMENT STOCK) bse rat se 5. PROSES PEMESANAN 5.1 Mencetak Laporan Pemesanan Ulang Dari Module Persediaan Sistem JOE 5.1.1 _ Inventory controller bertanggung jawab untuk mengelola penambahan dan pengurangan persediaan suku cadang. 5.12 Cetak/print laporan pemesanan setiap hari 5.1.3 Identifikasi dan review item persediaan suku cadang dan/atau komponen sejenis untuk di pesan ulang 5.2. Menganalisa Laporan Pesanan Ulang 5.2.1 Hal ini merupakan bagian terpenting dari prosedur, informasi pada lembar laporan pemesanan ulang harus dianalisa secara teliti sebelum dipesan dalam sistem JOE. 5.2.2 Analisa pengeluaran dan penerimaan terakhir kemudian menentukan jumlah minimum, maksimum serta reorder point. 5.2.3 Memperbaharui sistem JDE sesuai jumlah yang diperlukan dan pastikan tidak terjadi kehabisan dan kelebihan stok atau pembelian yang tidak tepat. 5.2.4 Menganalisa jumlah inventory dan usia persediaan. 5.3 Penerbitan Pemesanan Ulang 5.3.1 _Setelah pengelompokan dan analisa selesai, maka inventory controller dapat menerbitkan pesanan penambahan persediaan dilakukan melalui modul persediaan. 5.3.2 _ Inventory controller mengirimkan permintaan pemesanan ulang kepada Head of Warehouse Department/Division atau yang di delegasi untuk mendapatkan persetujuan. 5.3.3 Informasi yang diperlukan adalah part number/fisik number/dimensi serta jumlah yang akan dipesan kembali. 6 PERCEPAT PERINTAH PENAMBAHAN PERSEDIAAN 6.1 Sesuai dengan prosedur PR to PO DEWA-SCM-SOP-02 dan Warehouse Expediting DEWA- SCIV-SOP-10, maka semua pesanan yang masih menggantung (outstanding) harus diupdate statusnya hingga barang diterima (Lihat prosedur Warehouse Expediting DEWA- SCM-SOP-10) 7 LAMPIRAN 7.1 Diagram Alir Pemesanan Ulang Tonal Teri 08 Noverber 2088 Dokumen Tidak Terkendali Jika DicetakPEMESANAN ULANG (REPLENISHMENT STOCK) 8 DOKUMEN TERKAIT a1 82 83 a4 aS 86 [BRDEEEENEEIED ese tei otrovemter025 DEWA-SCM-SOP-04 Penerimaan Material DEWA-SCIV-SOP-06 Inventory Stock Opname DEWA-SCIV-SOP-08 Pengeluaran Material/Material Issue DEWA-SCM-SOP-09 Penyimpanan Material DEWA-SCIV-SOP-10 Warehouse Expediting DEWA-SCIV-SOP-02 PR to PO Dokumen Tidak Terkendali Jika DicetakPEMESANAN ULANG (REPLENISHMENT STOCK) Lampiran 7.1 Diagram Alir Pemesanan Ulang PEMESANAN ULANG FLOWCHART Print Laporan Re- | order dari | Inventory | : Analisa ulang Laporan Re-Order Revise System ROP’s & ROQ's as Required aN Sa pause ye Kelompokan Barang yang dipesan ulang berdasarkan supplier alc et eee Be Tentukan Jumiah Pemesanan untuk ‘masing-masing barang yang di order Update ROP, ROO dalam ERP sesual analisa sae | j Terbitkan Pemesanan sesuai yang diminta Tonal Tee Governor 205 Dokumen Tidak TerkendaliJika Dicetak ‘Average Issues, ROP, ROO & Previous Months Issues, Obsolescence an