PRODUCTIVITY HACKS  
You can start implementing them tomorrow 

Abstract 
Simple . Doable. Action Oriented. Works for everyone. 

Sandeep Gondhalekar 
Inspired from an article from Typetalk Blog by G. Gorgina 
Contents 
1. Cancel pointless meetings. ....................................................................................................................... 2 
2. Stop refreshing your inbox. ....................................................................................................................... 2 
3. Don’t worry about Inbox Zero .................................................................................................................. 2 
4. Quit multitasking ....................................................................................................................................... 2 
5. Use templates ........................................................................................................................................... 2 
6. Move on when you’re stuck ...................................................................................................................... 2 
7. Embrace delegation .................................................................................................................................. 3 
8. Put your phone down ............................................................................................................................... 3 
9. Unsubscribe, unfollow, and declutter ....................................................................................................... 3 
10. Swallow a frog ......................................................................................................................................... 3 
11. Embrace automation .............................................................................................................................. 3 
12. Take care of yourself ............................................................................................................................... 4 
 

   
1. Cancel pointless meetings. 
Most  meetings  are  unnecessary,  too  long,  and  unproductive.  Learn  to  plan  your  meetings  so  they’re 
efficient, focused, and actually have a point; you’ll save yourself (and everyone else) time and money. 
Remember: you should only have a meeting if it’s the quickest and cheapest way to accomplish something. 
The rest of the time, an email, virtual collaboration, or a phone call will do. 

2. Stop refreshing your inbox. 
We’re addicted to our email. In the 1930s, a professor of psychology at Harvard University discovered that 
rats are more motivated by random rewards than fixed ones. Similarly, we never know when we’ll get a 
message  that’s  interesting  (our  reward)—but  the  faintest  possibility  of  it  keeps  us  clicking  the  refresh 
button. It’s an addiction, and it wastes time. It takes around 23 minutes to recover from a distraction. So 
if you’re working, close your email tab, turn off notifications, and designate specific intervals throughout 
the day where you’re allowed to look at it. If you’re using a chat app, put your status to ‘do not disturb’, 
and switch off notifications. Now you can work distraction‐free. 

3. Don’t worry about Inbox Zero 
Another inbox time‐waster is ‘Inbox Zero’ — a popular time management strategy that advocates keeping 
your inbox empty at all times. But it’s pointless because firstly, it’s unrealistic, and secondly, getting hung 
up on it causes distraction — the very thing it aims to minimize. 

4. Quit multitasking 
Ever try to pat your head and rub your tummy at the same time? Stick with me. Aside from looking silly, 
this little trick neatly demonstrates how difficult it is for our brain to deal with two separate commands 
at once. Multitasking is bad for your brain because it’s only designed to do one thing at once. When you 
make it do more, the quality of each task suffers. In fact, studies have shown frequent multitasking lowers 
your job satisfaction and creativity. It’s terrible for productivity and needs to be stopped. 

5. Use templates 
Have a regular email you need to send? Create a template and save it in drafts. Creating a diagram or 
draft? Invest in a diagramming tool and make use of its templates. There’s no need to reinvent the wheel 
every time. 

6. Move on when you’re stuck 
Whether you’re writing an article or planning a schedule, when we hit a wall we often head back to the 
beginning and start again. The issue here is that instead of uncovering something new, you’re much more 
likely to end up back at the same dead end. Instead, break the task into chunks and try a different section. 
You’ll get more done and the answer you’ve been looking for may suddenly arrive while you’re focusing 
on something else. 

7. Embrace delegation 
Completing  every  task  yourself  may  feel  like  the  easiest  thing  to  do,  but  it  could  leave  you  feeling 
overwhelmed  and  exhausted.  Where  possible,  delegate  tasks  to  others  on  your  team.  Make  sure  you 
properly  train  your  subordinates  so  they  can  complete  the  work  efficiently  —  and  invest  in  project 
management software to help you keep track of everyone’s progress automatically. 

8. Put your phone down 
Social media and other apps are time vacuums, and they’re designed to keep you hooked. Every time your 
brain’s exposed to some novel information, it releases a little hit of dopamine, which makes you feel good. 
So you keep scrolling on the hunt for more. But of course social media feeds are endless, and it’s very easy 
to end up falling down an information black hole. The wasted time wouldn’t be so bad if we felt better 
after it, but sadly, that’s not true. Social media is trivial and, some studies suggest, bad for your mental 
health  in  large  quantities.  Leave  your  phone  downstairs  when  you  go  to  bed.  Turn  off  intrusive 
notifications. And lock it in a drawer when you’re at work. You’ll feel better for it. 

9. Unsubscribe, unfollow, and declutter 
The reality is, you’re still going to scroll through your phone from time to time. So at least make it as 
clutter‐free  as  possible.  If  your  inbox  is  filling  up  with  promotions  and  newsletters  you  don’t  read, 
unsubscribe. If a social media account isn’t providing value or is making you feel anxious or inadequate, 
unfollow, mute, or block. It’ll feel a little like ripping off a bandaid, but once you’ve done it, you’ll feel 
calmer and it’ll clear your feed of useless or toxic information. Repeat the process weekly or monthly. 

10. Swallow a frog 
Mark Twain famously said that if the first thing you do in the morning is to eat a live frog, you can go 
through the rest of the day knowing the worst is behind you. So with that in mind, work out what your 
biggest and least appealing job is — and get it done first. The rest of your to‐do list will fly by. 

11. Embrace automation 
Putting  some  time  aside  to  research,  install.  and  roll  out  a  new  app  or  process  at  work  may  seem 
counterintuitive, but the time you save faffing around with awkward MS Word formatting, updating Excel 
spreadsheets (or learning to use them in the first place), sending and receiving countless email updates, 
hunting around for different versions on the server, and… you get the point. Now, imagine if you could 
automate  all  those  things.  Project  management  software  is  great  for  tracking  multiple  projects 
automatically. Every tool is different, but ideally, you’ll want to pick a version that’s cloud‐based, and one 
that sends out notifications in real‐time to make it easier for everyone to stay on track. That means no 
more email updates, and no more dealing with people messing up your spreadsheet color scheme. 

12. Take care of yourself 
Looking after yourself is important if you want to function at full capacity. Once a day (or once a week — 
minimum) assess how you’re feeling physically and mentally. Write it down if you need to. Work towards 
eliminating sources of negative emotions — whether that’s deleting demanding apps, taking a break from 
social media, leaving work on time so you can go to the gym, hanging out with friends, or speaking to a 
therapist. Pay attention to how you’re feeling and honor it. The better you feel, the more productive you’ll 
be.