1.

Документ - це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному

матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та результати розумової діяльності
людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства має
юридичну силу.

Як джерело та носій інформації документи широко використовують у повсякденному житті, вони

сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є
підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення,
спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні,
службові, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.

У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна.

Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська1.

Відповідно до загальних ознак документи поділяють на2:

2. За призначенням:

- організаційні - документи, які закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого
часу (положення, статути, правила, інструкції тощо);

- розпорядчі - документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне

керівництво в конкретній установі, організації, фірмі, на підприємстві (постанови, розпорядження,
накази, вказівки, ухвали тощо);

- інформаційні - документи, що містять інформацію про фактичний стан справ в установі. Вони є
підставою для прийняття розпорядчих документів і мають допоміжний характер порівняно з
організаційно-розпорядчою документацією. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії
або бути лише доведена до відома (довідки, протоколи, акти, доповідна і пояснювальна записка,
доповіді, звіти, плани робіт тощо)3.\\

За походженням:

- службові-документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;

- особисті - документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.

5. За місцем складання:

- внутрішні - документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено;

- зовнішні - документи, які є результатом спілкування між різними установами, організаціями чи

службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).

6. За формою:

- стандартні (типові) - документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюються в

певній послідовності за обов'язковими, строго регламентованими правилами. Документи високого
рівня стандартизації (трафаретні) виготовляються друкарським способом: незмінна частина тексту
документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;

- індивідуальні - документи, які створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих
ситуацій.
2. Загальні функції характерні для всіх документів, незалежно від їхнього типу та виду.

Завдання 1

Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації.

Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.

Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.

Спеціальні функції властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються
переважно залежно від соціальних потреб суспільства.

Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством.

Правова — за документом закріплена юридична сила.

Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

Інформаційна функція документа

Інформаційна функція полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації,

тобто служити джерелом інформації, знань.

Підфункції:

Закріплення (фіксація) інформації

Зберігання інформації

Трансляція інформації

Комунікативна функція

Комунікативна функція полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну,
комунікації, спілкування, наступництва.

Підфункції:

Одновекторна комунікація — проявляється в документах односторонньої дії: або зверху вниз, або
знизу вверх

Двовекторна комунікація — проявляється в документах двосторонньої дії: договори, угоди,

листування

Кумулятивна функція

Полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати

інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь.

Управлінська або регулятивна функція

Управлінська або регулятивна функція виконується документами, створеними з метою управління і в

процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази,
протоколи, циркуляри, приписи, тобто офіційні ділові документи).

Підфункції:
Матеріалізація управлінської дії — є основним критерієм доцільності виникнення документа і
завбачає його цінність як історичного джерела

Організація інформації — лише за допомоги документа інформація зберігається і передається у

суворо визначеній формі

Забезпечення функціонування і вдосконалення державної системи в цілому і кожної державної

структури зокрема

Забезпечення функціонування кожного члена даного соціального інституту і даного суспільства в його
конкретній соціальній ролі

Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція

Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція — здатність документа служити засобом отримання і
передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства. Ця функція наявна в навчальних
документах — підручниках, навчальних посібниках тощо, а також у наукових документах —
монографіях, дисертаціях, авторефератах дисертацій, патентах тощо.

Правова функція

Здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей).

Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що
служать засобом підтвердження).

Загальнокультурна функція

Здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі
культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві.
Такою функцією володіють літературно-художні видання, кіно-, відеофільми тощо

Меморіальна (пам'яткова) функція

Здатність документа служити «зовнішньою пам'яттю» людини і суспільства в цілому, зберігати

інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-
пам'яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні,
особливо цінні і унікальні документи).

Гедонічна функція

Гедонічна функція — здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального

використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з
мистецтва, листівки, кінофільми, відеофільми, компакт-диски, грамплатівки, магнітні фонограми
тощо.

Статистична функція

Статистична функція — Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації,

служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації,
пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу,
контролю та оптимізації.

Функція історичного джерела

Здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою
дослідження історії розвитку природи та суспільства.

3. Головна функція документа полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати)

інформацію у часі та/або просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за
допомогою розмноженої документної інформації.

Класифікація документів

За найменуванням – заява, лист, телеграма, службова записка, протокол тощо.

За походженням – службові (офіційні) та особисті документи. Службові документи створюються

організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Особисті документи
створюють окремі особи, вони не стосуються сфери їхньої службової діяльності.

За призначенням – щодо особового складу (заява, автобіографія, резюме, наказ), довідково-

інформаційні (довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс, стаття),
обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, ухвала,
вказівка, розпорядження), організаційні (положення, статут, інструкція), господарсько-договірні
(договір, трудова угода, контракт).

За формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нетипові). Стандартні документи мають однакову

форму й заповнюються в певній послідовності й за однаковими правилами. Індивідуальні документи
створюються в кожному конкретному випадку для вирішення проблем в окремих ситуаціях. Їх
друкують або пишуть від руки.

За терміном виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

За ступенем гласності – для загального користування, для службового користування, таємні, цілком
таємні.

За стадіями створення – оригінали й копії. Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його
примірник. Копія – це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії є копія, витяг, дублікат. Копія –
повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає
потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, роблять витяг. Дублікат – це другий
примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. Юридично оригінал і дублікат
рівноцінні.

За терміном зберігання – тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

5. Документи з високим рівнем стандартизації складаються за встановленою формою. У цих

документах передбачено не тільки формуляр, а і словосполучення, якими має користуватися той, хто
заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього
місцях (свідоцтво про народження, атестат, диплом, паспорт, довідка, перепустка і под.).

В установах, де функціонує багато документів з повторюваністю інформації, як правило

застосовуються бланки з трафаретним текстом. Трафаретні тексти– це дослівне відтворення постійної
інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретними даними.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень у кожному окремому

випадку залежить від конкретних ситуацій, обставин та змісту документа. Для цих документів важко
передбачити бланк (біографія, доручення, звіт, характеристика тощо).
За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на: розповіді,
описи, міркування.

У розповіді йдеться про події, явища, факти у тій хронологічній послідовності, у якій вони відбувались
у дійсності (автобіографія, пояснювальна і доповідна записка, протокол тощо).

описі подається характеристика явища, події, предмета, властивостей, особливостей, рис, проявів, дії
особи чи факту у формі переліку його ознак (акт, наказ, розпорядження, постанова, звіт та под.) У
цьому типі викладу можна виділити окремі елементи, уривки, що розкривають ті чи інші сторони
об’єкта. Такі елементи конкретизують і обґрунтовують загальну характеристику,

Серед причин, які виправдовують стандартизацію ділового тексту слід назвати:

Правову точку зору, адже переважна більшість службових документів оформляється від імені
підприємств, організацій, установ (не випадково вони пишуться від 3-ої, а не від 1-ої особи), що
робить документ нейтральним.

Зі стандартним текстом значно легше працювати, такий текст сприймається у декілька разів швидше,
ніж нестандартний.

Стандартизація текстів документів сприяє скороченню надлишкової інформації, отже підвищує

загальну культуру ділового мовлення.

Завдання 2

Документи поділяють на види за різними ознаками.

За стадіями виготовлення розрізняють:

– оригінали;

– копії.

Оригінал офіційного документа

– перший або єдиний його примірник. Копія точно відтворює текст оригіналу, а також усі реквізити.
Виготовляється вона рукописним, машинописним або іншим способом. Копія обов’язково має у
верхньому правому куті позначку “Копія”, завіряється підписом посадової особи. З юридичного
погляду оригінали і копії є рівнозначними.

За ступенем гласності документи бувають:

– звичайні;

– для службового користування (ДСК);

– таємні та ін.

За місцем складання документи поділяють на:

– внутрішні, які фіксують внутрішні питання підприємства і не виходять за його межі

– зовнішні,

тобто вхідна та вихідна документація.

За походженням розділяють такі документи:

– службові (офіційні);

– особисті.

Службові документи створюються в організаціях, установах, на підприємствах службовими особами.

Особисті документи пишуться громадянами поза сферою їхньої службової діяльності.

За технікою відтворювання розрізняються документи:

– рукописні;

– відтворені механічним способом.

За змістом документи поділяють на

– організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

– розпорядчі (постанови, ухвали, рішення, розпорядження, накази, вказівки тощо);

– довідково-інформаційні (пояснювальні, доповідні записки, службові листи, телеграми,

телефонограми, оголошення, запрошення, довідки, акти, плани роботи, звіти, доповіді тощо);

– документи колегіальних органів (протоколи);

– документи особового складу (автобіографії, резюме, характеристики, особові листки, трудові

книжки, особові картки, трудові угоди, контракти);

– особисті офіційні документи (доручення, розписки, заяви, пояснювальні записки, пропозиції, скарги,
заповіти)

За формою документи поділяються на:

– трафаретні (стандартні, регламентовані);

– індивідуальні (нестандартні, нерегламентовані).

Трафаретні документи відображають регулярну виробничо-управлінську ситуацію і складаються за

однаковими зразками. Як правило, у них використовуються типові слова і вирази. При складанні таких
документів можуть використовуватися бланки – друковані стандартні форми, що заповнюються
конкретними даними. Трафаретні документи мають найвищий рівень стандартизації.

Індивідуальні документи створюються для вирішення конкретної, часто нестандартної ситуації, вони
передбачають більш широкий вибір слів і конструкцій, способу викладу, тобто характеризуються
низьким рівнем стандартизації.

Завдання 3

Назва виду документа - розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів,
наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту,
особливості викладу.

Дата - документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання
документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього
місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується
словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим - трьома парами арабських цифр у
такій послідовності: день, місяць, рік - 17.06. 96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах
матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.

Адресат - розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назва установи,
підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - пишеться з середини нового рядка з
великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви
установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її
прізвищем. Наприклад:

Друкарня "Преса 252030, м. Київ,

України" вул. Пирогова,

Головному ре- 12, кв. 6

дакторові Никонову М. П.

Романову В. О.

Текст - складається з таких логічних елементів: - вступу; - доказу; - закінчення. Розташовується по всій
ширині сторінки (від поля до поля).

Відмітка про наявність додатка - розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи
оформлення додатків:!) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його
зміст, то відмітку про це оформляють так:

Додаток: на 2 стор. у 3 прим.:

2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням

кількості сторінок у кожному додатку й кількість їх примірників

Додаток: "Проект реконструкції ділянки" на 5 стор. у 2 прим.

Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:

Додаток: на 2 стор. лише адресатові.

При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту
зазначається:

Додаток: відповідно до списку на 7 стор.

Підпис - Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:

зазначення посади (з лівого боку);

підпис (з правого боку);

ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч).

Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що
відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх
підписи розташовуються на одному рівні:
Віза - Внутрішнє узгодження проекту документа - це його візування. Віза складається з:

особистого підпису особи, що візує,

дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали
і прізвище):

Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко

28.08. 96

Невеликі зауваження (1 - 2 рядки) розташовуються перед візою. При внутрішньому узгодженні візи
ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на
примірнику, який лишається в установі.