LAPORAN MAJLIS AKHIR TAHUN

KELAB SEAS

DIKEMUKAKAN KEPADA:
PUAN INTAN SURIANI BINTI SHAMSUDDIN
PENSYARAH

DISEDIAKAN OLEH:
MUHAMMAD IRFAN DANIAL BIN YUSAINI
NURUL AQILAH BINTI SHAFIE
SENARAI KANDUNGAN

1.0 Pengenalan………………………………………………………………………………… 2
2.0 Carta Alir Penyediaan Dokumentasi Pejabat……………………………………………… 2
3.0 Dokumen Dalaman: Memo………………………………………………………………... 3
4.0 Dokumen Dalaman: Surat Jemputan……………………………………………..………. 4,5
5.0 Dokumen Dalaman: Kad Jemputan, Tentatif, RSVP………………………………..…… 6,7
6.0 Prosedur Pengendalian Mel Keluar
6.1 Kaedah Edaran secara Manual: Pos Laju…………………………………………... 8
6.2 Kaedah Edaran secara Elektronik : Email……………………………………...........9
7.0 Persembahan Elektronik…………………………………………………………. .10,11,12,13
8.0 Penutup……………………………………………………………………………………... 14
9.0 Apendiks……………………………………………………………………………………. 14
10.0 Indeks……………………………………………………………………………………… 15

1
1.0 PENGENALAN
Tujuan Majlis Sambutan Akhir Tahun Kelab SeAs diadakan adalah untuk memberi
penghargaan kepada semua ahli kelab SeAs dalam memberi kerjasama yang baik dalam
melancarkan program-program yang telah dilaksanakan oleh Kelab SeAs bagi sepanjang
tahun ini. Selain itu, matlamat majlis ini adalah untuk mengeratkan lagi hubungan
silaturrahim antara pensyarah dan pelajar. Selain daripada mengeratkan hubungan antara para
pelajar dan pensyarah, tujuan majlis ini di jalankan adalah sebagai salah satu cara untuk
meningkatkan kemahiran komunikasi pelajar mengelolakan sesuatu majlis dengan pihak luar
dan memberi peluang kepada pelajar untuk mengaplikasikan apa yang dipelajari untuk
menguruskan sesuatu majlis dan memastikan ia berjalan dengan lancar.

2.0 CARTA ALIR PENYEDIAAN DOKUMENTASI PEJABAT

MEMO
Komunikasi bertulis yang digunakan dalam organisasi untuk
berhubung secara rasmi.

SURAT JEMPUTAN
Surat jemputan disediakan untuk diserahkan kepada tetamu-
tetamu yang perlu hadir ke sesuatu majlis.

TENTATIF
Tentatif adalah sumber rujukan bagi para tetamu mengenai
aktiviti yang akan diadakan dalam sesuatu majlis.

RSVP
RSVP adalah kad jawapan yang hendaklah diserahkan
kepada setiausaha bagi menentukan sama ada hadir
ataupun tidak.

2
3.0 DOKUMEN DALAMAN: MEMO

KELAB SECRETARIAL ADMINISTRATION SOCIETY (SeAS)

MEMO
KEPADA : AHLI JAWATANKUASA KELAB SEAS
DARIPADA : PENGERUSI KELAB SEAS
TARIKH : 9 NOVEMBER 2020
PERKARA : MAKLUMAN MESYUARAT PERBINCANGAN MENGENAI MAJLIS
SAMBUTAN AKHIR TAHUN KELAB SEAS

Untuk makluman semua ahli jawatankuasa Kelab SeAs, Kelab SeAS akan mengadakan satu
mesyuarat perbincangan bagi membincangkan mengenai Majlis Sambutan Akhir Tahun Kelab
SeAS yang akan diadakan pada 2 Disember 2020.

Mesyuarat perbincangan ini akan diadakan pada 16 November 2020 iaitu pada hari
Isnin. Mesyuarat ini akan bermula pada pukul 9.00 pagi dan tamat pada pukul 12.00 tengah
hari. Mesyuarat ini juga akan diadakan di Bilik Mesyuarat Dahlia.

Diharapkan semua ahli jawatankuasa Kelab SeAS dapat menghadiri mesyuarat

perbincangan ini agar mesyuarat ini dapat berjalan dengan lancar seperti yang dirancang.

Sekian, terima kasih.

 Memo ini adalah untuk memaklumkan bahawa kelab Secretarial Administration Society
(SeAS) akan mengadakan mesyuarat untuk membincangkan mengenai Majlis Sambutan
Akhir Tahun Kelab SeAS yang akan diadakan pada 2 Disember 2020 di Hotel Grand Baron,
Taiping.

3
 4.0 DOKUMEN DALAMAN: SURAT JEMPUTAN

KOLEJ VOKASIONAL TAIPING

34600, KAMUNTING
PERAK DARUL RIDZUAN.
________________________________________________________________________________
Tarikh : 28 November 2020

Tuan / Puan,

MAJLIS SAMBUTAN AKHIR TAHUN KELAB SECRETARIAL ADMINISTRATION

SOCIETY (SeAS)

Dengan segala hormatnya perkara di atas dirujuk,

2. Sukacita memaklumkan bahawa Majlis Sambutan Akhir Tahun Kelab SeAs akan diadakan
seperti berikut:

Tarikh : 2 Disember 2020

Masa :8.00 pagi – 12.00 tengah hari
Tempat : Hotel Grand Baron, Taiping
Pengerusi : Putri Irna Diana

3. Kami berharap agar tuan / puan dapat menghadiri Majlis Sambutan Akhir Tahun Kelab SeAS
tersebut.

Kerjasama tuan / puan menghadiri mesyuarat ini amat kami hargai.

Sekian, terima kasih.

Saya menurut perintah,

_______________________
(JUNI QALISHA)
Setiausaha

4
 Surat adalah untuk memberitahu tentang Majl;is Sambutan Akhir Tahun Kelab SeAS yang
akan diadakan di Hotel Grand Baron, Taiping.

5
5.0 DOKUMEN DALAMAN: KAD JEMPUTAN, TENTATIF, RSVP

JEMPUTAN KE MAJLIS SAMBUTAN AKHIR TAHUN KELAB

SECRETARIAL ADMINISTRATION (Seas)
ASSALAMUALAIKUM DAN SALAM SEJAHTERA.
DENGAN SEGALA HORMATNYA, KAMI MENJEMPUT
DATO/DATIN/TUAN/PUAN/ENCIK/CIK

______________________________________________
KE MAJLIS SAMBUTAN AKHIR TAHUN KELAB SECRETARIAL
ADMINISTRATION (SeAS)

Tarikh : 2 Disember 2020 (Rabu)

Masa : 8.00 Pagi – 12.00 Tengahari
Tempat : Hotel Grand Baron, Taiping.
TEMA : SMART AND CASUAL

 Muka depan Kad Jemputan yang mempunyai logo, nama tetamu, tarikh, masa, tempat dan
tema majlis.

6
 TENTATIF MAJLIS
MASA PERKARA
7.50 PAGI  KETIBAAN PELAJAR DAN PENSYARAH
 PENDAFTARAN
8.00 PAGI  KETIBAAN VIP
8.10 PAGI  UCAPAN PENGACARA MAJLIS
 BACAAN DOA
 UCAPAN DARIPADA :
- PENGARAH KOLEJ
- KETUA PROGRAM KESETIAUSAHAAN
PENTADBIRAN
 PELANCARAN MAJLIS
9.00 PAGI  JAMUAN MAKAN
 CABUTAN BERTUAH
 PERSEMBAHAN
 PENYAMPAIAN HADIAH
11.00 PAGI  SESI FOTOGRAFI
12.00 PAGI  BERSURAI

 Tentatif
adalah untuk memberitahu tetamu jadual semasa perjalanan berlangsung dan supaya tetamu
dapat mengikut
masa yang

ditetapkan.

KAD JAWAPAN
Saya
…………………………………………………………………………………………………… 7
(NAMA)
 Bertujuan untuk mendapatkan maklum balas daripada tetamu sama ada hadir atau tidak.

6.0 PROSEDUR PENGENDALIAN MEL KELUAR

6.1 KAEDAH EDARAN SECARA MANUAL: POS LAJU

Contoh: Pos Laju/Pos

Melibatkan perkhidmatan Daftar/Pos Ekspres (Telah
dispatch pelbagai dokumen diajarKAD
dalam Modul BKP -
JAWAPAN
atau barangan Reception Duties)
Saya ……………………………………………………………………………………………………
(NAMA)

Seorang
Diperlukan apabila Hadir Tidak
Berdua
memerlukan masa Hadir

penghantaran yang
terjamin dan tepat pada
KE MAJLIS SAMBUTAN AKHIR TAHUN KELAB SEAS
penerima.
PENTING!
Sila Jawab Sebelum: 30 NOVEMBER 2020
Atau Hubungi : 011-20919866

8
6.2 KAEDAH EDARAN SECARA ELEKTRONIK: EMAIL
Melibatkan dokumen yang
perlu dihantar dengan
Lebih mudah dan pantas
segera sama ada dalam
serta menjimatkan kos
jabatan yang sama atau
kertas dan percetakan.
antara jabatan syarikat yang
berbeza.

Kekangan: Penghantar dan

penerima perlu ada alamat Mempunyai talian internet
email dan syarikat atau yang pantas.
jabatan jika perlu.

9
7.0 PERSEMBAHAN ELEKTRONIK
-

10
8.0 PENUTUP
Kami berharap agar majlis tersebut dapat mencapai objektif yang ingin dicapai. Dengan adanya
majlis ini para pensyarah dan pelajar Program Kesetiausahaan Pentadbiran, Kolej Vokasional
Taiping dapat diberi pendedahan dan pengetahuan berkenaan kelab Secretarial Administratrion
Society (SeAS) yang baru ditubuhkan. Seterusnya para pelajar yang terlibat pula dapat
mempelajari cara menguruskan majlis dan mengetahui cara berkomunikasi dengan pihak luar
bagi menguruskan sesuatu majlis.

9.0 APENDIKS
1. RSVP
RSVP perkataan daripada Bahasa Perancis iaitu Respondez S ‘il Cous Plait yang bermaksud sila
beri maklum balas.

2. SeAS
Bermaksud Secretarial Administration Society.

3. Dispatch
Maksud perkataan dispatch ialah menghantar atau penghantaran.

4. VIP
Perkataan Bahasa Inggeris iaitu Very Important People yang bermaksud orang paling penting
contohnya golongan yang berjawatan tinggi dan berpengaruh,

5. Tentatif
Tentatif merupakan aturcara sesuatu acara. Tentatif juga bermaksud tidak muktamad dan boleh
diubah dalam mesyuarat.

11
10. INDEKS

A
Administration
Apendiks

D
Dokumen
Dispatch

12