KAJIAN KES 1 : Akibat Mengabaikan Pengurusan Fail & Rekod

Encik Faris serta isteri telah membuka kedai fotostat secara kecil-kecilan sejak tahun 2010. Isteri
beliau telah mendapat jolokan nama "Arkib Negara" daripada pekerja mereka kerana isteri beliau
berkebolehan menghafal transaksi dari pembekal dan pelanggan seperti tarikh dan jumlah
transaksi dengan tepat tanpa menfailkan rekod-rekod tersebut secara formal. Oleh kerana itu,
pasangan ini tidak menitikberatkan pengurusan fail & dokumen. 

Namun, kepakaran isterinya mula diuji apabila pasangan ini mengembangkan perniagaan mereka
pada tahun 2015. Pelanggan mereka mula bertambah secara mendadak. Sebelum mereka
mengembangkan perniagaan, mereka hanya mempunyai kurang daripada 10 pelanggan sehari.
Kini, mereka mempunyai beratus pelanggan sehari. Encik Faris terpaksa menambah bilangan
pembekal kedai mereka untuk melancarkan perniagaan mereka. 

Terbeban dengan pembekal dan pelanggan yang bertambah, isteri Encik Faris mula alpa akan
transaksi harian. Untuk mengeruhkan lagi keadaan, salah seorang pekerjanya mengambil
kesempatan untuk mencuri wang kedai secara kecil-kecilan kerana dia mengetahui majikanya
tidak merekod transaksi perniagaan dengan baik. Pekerja ini meletakkan jawatan pada
pertengahan tahun 2018 untuk mengaburi perbuatannya. Pasangan in hanya sedar mereka
mengalami kerugian yang teruk pada hujung 2018, apabila mereka tidak mampu membayar
pembekal dan pekerja baru.

KAJIAN KES 2 : Akibat Pengurusan Fail Dan Rekod Yang Tidak Cekap

Bahar dan Ali telah membuka firma guaman mereka pada tahun 2016. Untuk memudahkan semua
pekerja mereka mengakses fail yang banyak, satu rak penyimpanan fail yang besar telah dibeli
untuk menyimpan kesemua fail organisasi mereka untuk membentuk satu sistem penyimpanan fail
yang berpusat. Fail yang seragam pula telah dibeli secara pukal untuk menjimatkan kos. Untuk
mengelakkan kekeliruan, fail-fail telah dilabel dan dilekat dengan menggunakan glue stick.

Pada tahun pertama, idea Bahar dan Ali dalam menguruskan fail dan dokumen ternyata berkesan.
Pekerja bekerja dengan tangkas kerana fail amat senang untuk diakses dan dilabel dengan
sempurna. Firma guaman mereka semakin mendapat nama kerana ketangkasan dan kecekapan
mereka. Oleh itu, semakin ramai klien yang diperoleh, menandakan semakin banyak fail baru
dibuka.

Pada tahun kedua, masalah mula timbul. Tempat penyimpanan fail yang semakin padat
menyebabkan fail rosak, mengeluarkan isi kandungan fail tersebut. Label fail mula tertanggal
sekaligus mengelirukan pekerja. Pada masa ini, Bahar dan Ali masih enggan membeli rak baru
kerana masih ingin mengekalkan sistem penyimpanan fail yang berpusat. Label juga masih dilekat
menggunakan glue stick untuk menjimatkan masa.

Namun, kedegilan meraka nyata membawa padah apabila mereka telah berulang kali membawa
fail dan dokumen yang salah untuk perbicaraan. Reputasi mereka sebagan firma guaman yang
tangkas dan cekap musnah sekaligus. Ramai klien mula menarik diri dari menggunakan khidmat
mereka dan ada juga klien yang menyaman mereka. Firma guaman ini akhirnya mengistiharkan
bankrup pada hujung 2018.

Kajian Kes 3 : Akibat Penyimpanan Fail Dan Dokumen Yang Tidak Selamat

Encik Osman membuka perniagaan menjual kereta terpakai pada tahun 2017. Beliau membina
kedai di atas tanah yang rata, sekaligus memudahkan beliau untuk membuat tempat parkir kereta
untuk menyimpan kereta terpakai yang telah dibeli. Pejabat beliau pula merupakan pejabat satu
tingkat yang kecil. Beliau mencadang untuk membesarkan pejabat ini apabila perniagaan ini maju.

Encik Osman amat teliti dalam menguruskan fail dan dokumen pelanggan. Setiap fail dilabel
dengan kemas dan dilekat dengan salotap. Encik Osman juga tidak lokek untuk membeli fail
berlainan warna untuk membezakan setiap isi kandungan fail. Fail-fali tersebut disimpan di dalam
rak yang berkunci untuk menjaga keselamatan data pelanggan. Natijahnya, Encik Osman
menguruskan fail dan rekod dengan amat baik.
Namun, malang tidak berbau. Pada penghujung 2018, hujan lebat yang berlangsung selama
seminggu telah menyebabkan banjir di kawasan kedai Encik Osman. Paras air yang mencecah
pinggang bukan sahaja merosakkan kereta terpakai yang disimpan oleh beliau, malah juga fail-fail
di dalam pejabat beliau. Mengeruhkan lagi keadaan apabila Encik Osman tidak pernah membuat
salinan maya ke atas dokumen-dokumen tersebut.

Encik Osman mengalami kerugian yang amat teruk kesan daripada banjir tersebut. Beliau tidak
dapat menuntut insurans di atas kerosakan pejabat dan kereta terpakai kerana dokumen-dokumen
yang berkaitan telah musnah oleh air banjir. Encik Osman terpaksa gulung tikar pada awal 2019,
hanya selepas 2 tahun beroperasi.