PHÂN TÍCH VÀ SO SÁNH 5S CỦA 2 VĂN PHÒNG

( VĂN PHÒNG BAN TRUYỀN THÔNG VÀ QUAN HỆ CÔNG

CHÚNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG VỚI VĂN
PHÒNG CÔNG TY LUẬT CENTA)
1.Khái niệm:
- 5S là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu đối với mọi người, thực hiện dễ
dàng và chi phí thực hiện ít tốn kém.
- 5S không những giúp cho các công ty nâng cao được chất lượng hoạt động mà còn
giúp mọi người nâng cao được khả năng để đem lại sự phát triển cho công ty và làm
giảm lãng phí cho doanh nghiệp.
2.Ý nghĩa:

3. Phân tích tổng thể về 5S và lợi ích 5S của 2 văn phòng:

3.1.Văn phòng Công ty Luật CENTA:
Tổng quan 5S:
- Sàng lọc: Không có những đồ vật gây nguy hiểm tính mạng, có trang bị nước rửa tay
để ngăn ngừa Covid – 19, hệ thống điện được lắp âm tường không gây nguy hiểm về
điện.
- Sắp xếp:
+ Mọi thứ được sắp xếp gọn gàng từ bàn ghế, vật trang trí, hồ sơ, tài liệu được đựng
trong tủ kính dễ tìm kiếm, dễ lấy, dễ sắp xếp khi sử dụng xong, mỗi bàn ứng với mỗi
vị trí làm việc đều có đầy đủ thiết bị để phục vụ cho công việc của từng vị trí.
+ Máy móc như máy vi tính được giữ khoảng cách đúng với nhân viên để tránh tình
trạng gây bệnh khúc xạ cho nhân viên, máy nước nóng/ lạnh đặt trong phòng làm việc
để nhân viên có thể sử dụng nếu cần thiết trong lúc làm việc mệt mỏi, lịch được đặt
trên bàn để nhân viên dễ nằm bắt ngày tháng, nước rửa tay thì được đặt gần nơi làm
việc của mỗi nhân viên để có thể vệ sinh tay thường xuyên, điện thoại bàn được đặt
vừa tầm để nhân viên có thể kịp thời trả lời các cuộc gọi của khách hàng một cách
nhanh chóng, bàn và sofa tiếp khách cũng được sắp xếp hợp lí để khách hàng có thể
ngồi chờ hoặc quản lí có thể quan sát quá trình làm việc của nhân viên.
- Sạch sẽ: Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp. Bàn làm việc, ghế làm việc, sofa,… tất cả
đều được vệ sinh mỗi ngày để tránh bụi làm hư hỏng hoặc làm mất vẻ chuyện nghiệp
của văn phòng.
- Săn sóc: Máy móc, thiết bị như máy vi tính, máy điều hòa, máy nước nóng/ lạnh,
điện thoại bàn, đèn,… đều được bảo dưỡng định kì để tránh tình trạng hư hỏng, đảm
bảo công suất làm việc. Ngoài ra việc vệ sinh, bảo dưỡng định kì khiến nơi làm việc
sạch sẽ cũng khiến nhân viên tự hào về nơi làm việc, có tinh thần làm việc hơn, không
có vật dụng thừa trên bàn.
- Sẵn sàng: Nhân viên luôn tự giác chủ động giữ vệ sinh và dọn dẹp ngăn nắp bàn làm
việc cá nhân, góp phần giữ môi trường làm việc chung thoáng đãng, sạch sẽ, chuyên
nghiệp.
Lợi ích của 5S:
- Nâng cao năng suất làm việc, gia tăng chất lượng công việc.
- Tăng cường khả năng làm việc của mọi người, phát huy các sáng kiến mới, phục vụ
khách hàng một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp hóa trong cách làm việc.
- Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp, an toàn, nâng cao ý thức kỷ luật trong
công ty.
3.2. Văn phòng Ban truyền thông và Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức
Thắng:
Tổng quan 5S:
-Sàng lọc: Các vật dụng, thiết bị không còn giá trị sử dụng, lưu trữ quá lâu không
dùng đến hoặc bị hư hỏng sẽ được kiểm tra, xét duyệt, phân chia và chọn lọc để loại
bỏ. Đảm bảo tính hiệu quả và gọn gàng không gian làm việc.
- Sắp xếp: Các đồ dùng văn phòng, thiết bị điện tử, vật dụng thường ngày,... được sắp
xếp gọn gàng, đúng vị trí theo quy định và theo thói quen sử dụng. Các tài liệu, công
văn, sách báo,... được phân chia và sắp xếp theo nhóm, đặt trong tủ kính đảm bảo dễ
dàng lưu trữ, sử dụng và an toàn theo thời gian. Hệ thống dây điện, ổ điện được bao
bọc kĩ càng, sắp xếp khoa học để tránh tình huống nguy hiểm và an toàn cho con
người.
- Sạch sẽ: Khu vực làm việc, không gian trong văn phòng được lau dọn định kỳ và sắp
xếp gọn gàng, vì vậy văn phòng luôn duy trì được sự ngăn nắp, sạch sẽ.
- Săn sóc: Theo định kỳ mỗi năm một lần, văn phòng Ban Truyền thông và Quan hệ
công chúng sẽ được tái thiết lập vị trí bố cục cũng như màu sơn và tổng vệ sinh toàn
Ban để tạo sự mới mẻ trong không gian làm việc, ngoài ra còn là để khắc phục những
nhược điểm mà cách bố trí trước đó còn tồn đọng.
- Sẵn sàng: Đội ngũ nhân viên các cấp luôn tự giác, chủ động thực hiện 4S khi có vấn
đề phát sinh và phân chia nhiệm vụ, công việc theo thứ tự mỗi tuần để đảm bảo văn
phòng luôn đảm bảo tính 5S.
Lợi ích của 5S:
- Loại bỏ được những thứ không cần thiết, thu dọn không gian được gọn gàng, thoáng
đãng hơn.
- Những vật dụng được đặt vào đúng nơi, đúng chỗ, thuận tiện hơn cho công việc.
- Máy móc, thiết bị làm truyền thông cũng nhờ đó mà bền bỉ hơn do được lau chùi và
bảo quản tốt.
- Nơi làm việc thoải mái khiến cho mọi người phát triển thêm nhiều sáng kiến và tăng
hiệu quả công việc.
- Tất cả mọi thứ đều luôn ở vị trí sẵn sàng phục vụ cho công tác tác nghiệp và truyền
thông tức thời.
- Xây dựng hình ảnh phòng ban chuyên nghiệp, sáng tạo.
4.So sánh giữa 2 văn phòng:
Giống nhau Khác nhau
 Sàng lọc:  Sàng lọc:
+ Đều đã loại bỏ những thiết bị, vật dụng + Văn phòng Luật CENTA: Có hệ thống
không cần thiết, không an toàn. điện được lắp âm tường.
+ Văn phòng Ban truyền thông và Quan
hệ công chúng của ĐH Tôn Đức Thắng:
Không có hệ thống điện được lắp âm
tường.
 Sắp xếp:  Sắp xếp:
+ Các tài liệu, công văn, sách báo,... + Văn phòng Luật CENTA: Có bố trí
được phân chia và sắp xếp theo nhóm, thêm những vật dụng văn phòng khác
đặt trong tủ kính đảm bảo dễ dàng lưu như điện thoại bàn, dung dịch nước rửa
trữ, sử dụng và an toàn theo thời gian. tay, lịch bàn, bàn và ghế sofa tiếp khách.
+ Đồ dùng và thiết bị điện tử được đặt Mỗi bàn ứng với mỗi vị trí làm việc
khoa học, hợp lý, đúng vị trí.
 Sạch sẽ:
+ Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp.
+ Văn phòng Ban truyền thông và Quan
hệ công chúng của ĐH Tôn Đức Thắng:
Hệ thống dây điện, ổ điện được bao bọc
kĩ càng, sắp xếp khoa học
 Sạch sẽ:
+ Không có.

 Săn sóc:  Săn sóc:

+ Văn phòng luôn được vệ sinh và bảo + Văn phòng Luật CENTA: Không được
dưỡng định kì. tái thiết lập lại văn phòng.
+ Văn phòng Ban truyền thông và Quan
hệ công chúng của ĐH Tôn Đức Thắng:
Được tái thiết lập lại hằng năm, thay đổi
màu sơn, bố cục văn phòng.
 Sẵn sàng:  Sẵn sàng:
+ Đội ngũ nhân viên tự giác chủ động + Văn phòng Luật CENTA: Chưa có sự
giữ vệ sinh và dọn dẹp ngăn nắp bàn làm phân chia trách nhiệm dọn dẹp.
việc cá nhân. + Văn phòng Ban truyền thông và Quan
+ Có ý thức giữ gìn môi trường làm việc hệ công chúng của ĐH Tôn Đức Thắng:
chung. Phân chia nhiệm vụ, công việc theo thứ
tự mỗi tuần để đảm bảo văn phòng luôn
đảm bảo tính 5S