Accounting 

Information Systems, 6th edition

James A. Hall

COPYRIGHT © 2009 South-Western, a division of Cengage Learning. Cengage Learning and South-Western
are trademarks used herein under license
Objectives for Chapter 5
y Fundamental tasks performed during purchases and cash 
disbursement processes
y Functional areas involved in purchases and cash 
disbursements and the flow of these transactions through 
the organization
y Documents, journals, and accounts that provide audit 
trails, promote the maintenance of records, and support 
decision making and financial reporting
y Risks associated with purchase and cash disbursements 
activities and the controls that reduce these risks
y Operational features and the control implications of 
technology used in purchases and cash disbursement 
systems
Purchase Requisition Purchasing
1 2

PROCUREMENT CYCLE
(SUBSYSTEM)
Receiving/
Cash Disbursements Inspection
3
5

Accounts Payable
4
Goals of the Expenditure Cycle
y The goal of providing needed resources to organization 
can be broken down into several objectives:
y purchase from reliable vendors
y purchase high quality items
y obtain best possible price
y purchase only items that are properly authorized
y have resources available when they are needed
y receive only those items ordered
y ensure items are not lost, stolen,                               or 
broken
y pay for the items in a timely manner 
DFD of Purchases System
A Manual Purchases System
y Begins in Inventory Control when inventory levels 
drop to reorder levels
y A purchase requisition (PR) is prepared and copies to 
sent to Purchasing and Accounts Payable (A/P)
y Purchasing prepares a purchase order (PO) for each 
vendor and sends copies to Inventory Control, A/P, 
and Receiving
A Manual Purchases System
y Upon receipt, Receiving counts and inspects the 
goods.  
y A blind copy of the PO is used to force workers to 
count the goods.  
y A receiving report is prepared and copies sent to the 
raw materials storeroom, Purchasing, Inventory 
Control, and A/P.
A Manual Purchases System
y A/P eventually receives copies of the PR, PO, 
receiving report, and the supplier’s invoice.
y A/P reconciles these documents, posts to the 
purchases journal, and records the liability in the 
accounts payable subsidiary ledger.  
A Manual Purchases System
y A/P periodically summarizes the entries in the 
purchases journal as a journal voucher which is sent to 
the General Ledger (G/L) department.
Inv‐Control or Purchases DR
Accts Payable‐Control CR
y A/P also prepares a cash disbursements voucher and 
posts it in the voucher register.  
A Manual Purchases System
yG/L department: 
y posts from the accounts payable journal 
voucher to the general ledger
y reconciles the inventory amount with the 
account summary received from 
inventory control
Manual Purchases Flowchart
DFD of Cash Disbursements System
Manual Cash Disbursements System
y Periodically, A/P searches the open vouchers payable 
file for items with payments due: 
y A/P sends the voucher and supporting 
documents to Cash Disbursements
y A/P updates the accounts payable 
subsidiary ledger
Manual Cash Disbursements System
y Cash Disbursements:
y prepares the check
y records the information in a check register (cash 
disbursements journal)
y returns paid vouchers to accounts payable, mails the 
check to the supplier
y sends a journal voucher to G/L:
Accounts Payable DR
Cash CR
Manual Cash Disbursements System
y G/L department receives: 
y the journal voucher from cash disbursements
y a summary of the accounts payable subsidiary ledger 
from A/P  
y The journal voucher is used to update the 
general ledger.  
y The accounts payable control account is 
reconciled with the subsidiary summary. 
Cash Disbursements System
Computer‐Based Accounting Systems
y CBAS technology can be viewed as a continuum with 
two extremes:
y automation ‐ use technology to improve 
efficiency and effectiveness 
y reengineering – use technology to 
restructure business processes and firm 
organization
Levels of Automating and Reengineering 
Ordering
y Computer generates PR
y Purchases manually generates PO
y Computer generates PO (no PR needed)
y PO not sent until manually reviewed
y Computer‐generated PO is automatically sent without 
manual review
y Electronic Data Interchange (EDI) 
y Computer‐to‐computer communication without PO 
Expenditure Cycle Database
y Master Files • Other Files
y supplier (vendor) master file – supplier reference and
y accounts payable master file
history file
y merchandise inventory master  – buyer file
file – accounts payable detail file
y Transaction and Open 
Document Files
y purchase order file
y open purchase order file
y supplier’s invoice file
y open vouchers file
y cash disbursements file
Computer‐Based Purchases
y A Data Processing dept. performs routine 
accounting tasks.
y Purchasing ‐ a computer program identifies 
inventory requirements 
y The following methods are used for authorizing 
and ordering inventories:
y the system prepares POs and sends them to 
Purchases for review, signing, and distributing
y the system distributes POs directly to the vendors 
and internal users, bypassing Purchases
y the system uses electronic data interchange (EDI) 
and electronically places the order without POs
Computer‐Based Purchases
y Other tasks performed automatically by the 
computer:
y updates the inventory subsidiary file from 
the receiving report
y calculates batch totals for general ledger 
update 
y closes the corresponding records in the open 
PO file to the closed PO file
y validates the voucher records against valid 
vendor files
Computer‐Based Cash Disbursements

yTasks performed automatically by 
the computer:
y the system scans for vouchers currently 
due 
y prints checks for these vouchers 
y records these checks in the check register
y batch totals are prepared for the general 
ledger update procedure
Automated Batch Purchases
Automated Batch Purchases
Advantages of Real‐Time Data Input & 
Processing Over Batch Processing
y Shortens the time‐lag in record‐keeping; 
hence, records are more current
y Eliminates much of the routine manual 
procedures, such as transcribing information 
onto paper documents
y Eliminates much of the storage and shuffling 
of paper documents
y Reduces data entry correction procedures
Reengineered Purchases/Cash 
Disbursements
Summary of Internal Controls
General Internal Controls
y Organization controls
y segregation of duties
y Documentation
y Asset Accountability Controls
y Management Practices
y Data Center Operations Controls
y Authorization Controls
y Access Controls
Manual 
Authorization Controls
y Purchases of inventory should be authorized by the 
Inventory Control department, not by purchasing 
agents
y Accounts Payable authorizes the payments of bills, 
not the cash disbursements clerk, who writes the 
checks

How do these controls change in a CBAS?

 Computer‐Based Authorization 
Controls
y Authorizations are automated.
y programmed decision rules must be debugged
y Automating inventory in EDI and JIT 
y faulty inventory model can lead to over‐purchasing or 
under‐purchasing
y Cash disbursements may automate check printing and 
signing.
y programming logic must be flawless 
y automated signing only below a dollar threshold
Traditional Segregation of Duties
y Warehouse (stores)
y Inventory control
y Accounts payable
y General ledger
y Requisitioning
y Purchases
y Purchases returns and allowances
y Cash disbursements
Manual 
Segregation of Functions
y Custody of the asset, inventory, by the Warehouse 
must be separate from recordkeeping for the assets by 
the Inventory Control.
y Custody of the asset, cash, by Cash Disbursements 
must be kept separate from recordkeeping for the 
asset by A/P.

How do these controls change in a CBAS?

Computer‐Based Segregation 
of Functions
y Extensive consolidation by the 
computer of tasks traditionally 
segregated
y computer programs authorize and 
process purchase orders
y computer programs authorize and issue 
checks to vendors
Manual 
Supervision
y Within the expenditure cycle, supervision is of 
highest importance in the Receiving department, 
where the inventory arrives and is logged in by a 
receiving clerk.  Need to minimize:
y failures to properly inspect the assets
y theft of the assets

How do these controls change in a CBAS?

Computer‐Based Supervision
y Automation often leads to a collapsing of the 
traditional segregation of duties.
y requires greater supervision
y Supervision takes on new aspects as technology 
advances.
y electronic monitoring 
y Supervision because more difficult as the workplace 
becomes more sophisticated.
y employees may have advanced IT training
 Manual
Accounting Records
y Must maintain adequate records for: 
y accounts payable 
y vouchers payable
y checks
y general ledger
y subsidiary ledgers 

How do these controls change in a CBAS?

Computer‐Based
Accounting Records
y Accounting records rest on the reliability and 
security of stored digitalized data.
y Accountants should be skeptical about the accuracy of 
hard‐copy printouts.
y Backups ‐ the system needs to ensure that backups of 
all files are continuously kept
y Most automated systems still have a lot of paper 
documents. 
y This is good for audit trail purposes but is often 
inefficient.
y As the system becomes increasing paperless, 
maintaining an audit trail becomes more difficult.
Manual 
Access Controls
yAccess to: 
y inventories (direct)
y cash (direct)
y accounting records (indirect)

How do these controls change in a CBAS?

Computer‐Based 
Access Controls
y Magnetic records are vulnerable to both authorized 
and unauthorized exposure and should be protected
y must have limited file accessibility
y programs must be safeguarded and monitored
 Manual
Independent Verification
y A/Payable dept. verifies much of the work done 
within the expenditure cycle.  
y PR, PO, receiving reports, and suppliers’ invoices must be 
checked and verified by A/P.
y G/Ledger dept. verifies:
y the total obligations recorded equal the total inventories 
received 
y the total reductions in accounts payable equal the total 
disbursements of cash
How do these controls change in a CBAS?
Computer‐Based
Independent Verification
y Automating the accounting function reduces the need 
for verification by reducing the chances of fraud and 
error in the expenditure cycle.
y However, the need for verification shifts to the 
computer program and the programmers where fraud 
and error may still be present.