ÖRNEK TETKİK KILAVUZU VE 9001 KALİTE

YÖNETİM SİSTEMİ STANDART MADDELERİ İLE

SORU LİSTELERİ
Kys İç Denetimi Nedir?

Kalite faaliyetleri ve bu faaliyetlerin sonuçlarının planlanan düzenlemelere uyumunu belirlemek ve bu düzenlemelerin etkin olarak uygulanıp
uygulanmadığını ve hedeflerin başarılması için uygunluğunun sistematik ve tarafsız olarak incelenmesidir.Kalite denetimleri,denetlenen alandan direkt
sorumluluğu olmayan personel tarafından yürütülmelidir.

Kys İç Denetiminin Amaçları Nelerdir?

 Kalite sisteminin ilgili standart ve yasal şartlara uygun olup olmadığının saptanması

 KYS ‘ne uygun çalışılıp çalışılmadığının teyidi

 KYS’nin etkinliğinin incelenmesi

 Standart gereği olan iç denetim şartının yerine getirilmesi

 KYS’nin sürekli iyileştirilmesi için şartların belirlenmesi

 Sistematik ve tarafsız kanıt toplanması

 Yönetimin bilgilendirilmesi

Kys İç Denetimi Neden Yapılır?

 Yeni strateji ve hedefler

 Dış ve iç müşteri talepleri

 Kalitesizlik maliyetlerinin azaltılması

 Dış ve iç müşteri şikayetlerinin artması

 İşletmenin kalite sistemini iyileştirmek veya standartlara uygunluğunu belgelendirmek istemesi

 Yasal şartlara uyumun belirlenmesi

 İç Denetim Öncesi Yapılması Gerekenler

İç denetim gerçekleştirmeden önce gideceğiniz departmana ait prosedür,talimat,iş akış şemaları,faaliyet planı,vizyon ve misyon,alınan iç ve dış müşteri
şikayetleri,bir önceki seneye ait iç denetim raporunu ve işletmenin Kalite El Kitabı ile Stratejik Planını inceleyiniz.

İç Denetim Planı

İç Denetim Planı her sene başında Yönetim Temsilcisi ve Baş Denetçi tarafından bağımsızlık felsefesine uygun olarak hazırlanır. Denetim planı
hazırlanırken tüm departmanlar ve alt bölümleri ayrı ayrı denetlenir. Denetim planı belirlenmiş iletişim yoluyla (e-mail,duyuru panoları vb.) işletme
içerisinde duyurulur.

Baş Denetçi Ve Sorumlulukları

Bir kalite sistemi denetimini yönetebilecek nitelikte ve yetkide olan kişiye ‘’Ekip Lideri/Baş Denetçi’’ denir.

Baş Denetçilerin Sorumlulukları

 Denetim planını hazırlamak

 Yeni denetçi yetiştirme ile ilgili eğitim ve gözlem denetimleri organizasyonlarını sağlamak
 Denetimlerde ortaya çıkan anlaşmazlık durumlarının çözümlenmesi ve karara bağlanmasını sağlamak
 Denetim raporlarının incelenmesi ve olası uygunsuzlukların tespit edilerek düzeltme için denetçilere bildirilmesini sağlamak
 Denetçilerin 2 yılda bir kez performans değerlendirmelerinin gerçekleştirilmesinin sağlanması ve gerekli görülen iyileştirmelerin bildirilmesi ve takibi

İç Denetçi Ve Sorumlulukları

Bir kalite sistem denetiminin tümünün ya da bir kısmının uygunluğunun değerlendirilmesinde görev alabilecek nitelikte ve yetenekteki kişiye ‘’Denetçi ‘’
denir.
 İç Denetçilerin Sorumlulukları

 Denetim kurallarına uymak

 Denetlenenlere denetim şartları hakkında bilgi vermek,soruları açıklığa kavuşturmak

 Denetimlerin gerçekleştirilmesine ilişkin yayınlanmış standartlara ve yönetmeliklere uygun davranmak

 Verilen görevleri etkin ve akılcı bir şekilde planlamak ve uygulamak

 Ekip Lideri tarafından verilen görevi etkin ve amaca uygun bir biçimde gerçekleştirmek

 Bulgu ve gözlemleri kaydetmek

 Denetim sonuçlarını raporlamak

Açılış Toplantısı

Açılış toplantısı 15-30 dk. arasında sürer.

Konuşulması gerekenler;

 Denetçilerin kendilerini tanıtmaları (öğrenim ve mesleki tecrübeleri vs…)

 Denetimin kapsam ve amacının tekrarlanması,uygulanacak denetimin örnekleme yöntemi esasına dayandığının açıklanması

 Uygunsuzluk tiplerinin açıklanması (Major-Minör-Gözlem)

 Denetim planı konusunda varsa mevcut değişiklik taleplerinin teyidi

 Denetimin gerçekleştirileceği alanların belirlenmesi ve kılavuz istenmesi

 Saha denetimleri için varsa iş güvenliği,acil durum ve emniyet konularının açıklığa kavuşturulması

 Ara ve kapanış toplantıları zamanlarının belirlenmesi

 Gizlilik prensibi

 Denetlenenden gelecek soruların cevaplanması

Katılım Tutanağı

İç denetim sırasında açılış ve kapanış toplantılarına katılan kişilerin isim,görev ve katılımı ispatlayan imzalarının kaydedildiği tutanaktır.Denetçilerin de
katılım imzalarının bulunması gereklidir.

Denetimin Gerçekleştirilmesi

Denetim,standartın 4 -5-6-7-8 no’lu maddelerini kapsayan denetim soru listeleri vasıtası ile gerçekleştirilir.Soru listelerinde her sorunun standardın hangi
maddesine karşılık geldiği yazılıdır.Denetim esnasında verilebilir 3 puan bulunur.

3……..Uygulamalar çok iyi

2…….. Uygulamalar iyi,gözlemgerekebilir

1……..Uygulamalar kötü acil iyileştirme gerekir (minör ve duruma göre majör)

0…….Uygulama yok (major hata)

DD….. Bu madde ilgili bölüm için değerlendirme dışıdır.

 Denetim soru listelerinin uygun gördüğünüz puan kutucuğunun içine (DD kutucukları dahil) 1 yazınız.
 Toplam Alınabilir Puan=Maksimum puan (3)x Soru Sayısı
Başarı %=Alınan Puan/(Toplam Alınabilir Puan-DD kriter sayısı)

Her verilen puan, otomatik olarak Denetim Puan Sayfasına kayıt olacak ve denetim tamamlanınca da ortalama denetim puanı hesaplanacaktır.
Denetimde tespit edilen tüm olumlu ve olumsuz bulgu ve gözlemler Denetçi Bulgu,Görüş ve Öneri not sayfasına standart madde no bildirilerek
kaydedilmelidir.
Major Hata

Standardın herhangi bir maddesinin tamamen uygulanmadığıdurumların objektif kanıtlar ile ispatı halinde yazılması gereken bulgu türüdür.Ancak aynı
maddeden birden çok minör hata durumu var ise bu durum da major bulguya dönüşebilir.

Minör Hata

Standardın herhangi bir maddesinin uygulamalar esnasında aksatılması ya da gerçekleştirilen bazı uygulamaların standart olarak yazılı getirilmemesi
durumunda objektif kanıtlarla ispatlanması gereken bulgu türüdür.‘’Yazılmış bir eylemin yapılmaması ya da yapılmış bir eylemin yazılmaması’’
durumudur.

Gözlem

Denetim esnasında tespit edilen iyileştirmeye yönelik izlenimlerdir.Objektif kanıtlara yönelmesi ve teyit edilmesi gerekir.Bir sonraki denetimde
giderilmediğinde uygunsuzluğa dönüşebilir.

Kapanış Toplantısı

Denetim sonunda denetim raporu hazırlanmadan önce denetim ekibi denetim kapsamında olan birimlerin yöneticileri ile kapanış toplantısı yapmalıdır.

Bu toplantının amacı, denetim sonuçlarının ve denetim gözlemlerinin yönetime anlaşılır olarak sunularak kalite sisteminin etkinliği ile değerlendirmeyi
açıklamaktır.

Denetim ekibi tarafından

-Tespit edilen uygunsuzluklar

-Gözlemler

-İyileştirme ve geliştirme önerileri

-Pozitif veya güçlü yönlere yönelik yapılan tespitler sunulmalıdır.

 -Kapanış toplantısında tespit edilen tüm uygunsuzluk ve gözlemler için denetlenen bölümle mutabık kalınmalıdır.

 Katılım için teşekkür edilmesi

 Öncelikle olumlu gözlemlerin açıklanması

 Tespit edilen major ve minör bulguların açıklanması

 Anlaşma sağlanmayan noktalar hakkında yeniden değerlendirme yapılması

 Tespit edilen uygunsuzluklara ait düzeltici ve önleyici faaliyetlere ilişkin zamanların belirlenmesi

 Gizlilik beyanı tekrarı

 Denetçinin denetim raporunu imzalaması aşamalarından oluşur.

Düzeltici Faaliyet Talep

Denetçi tarafından tespit edilen her türlü uygunsuzluk için DÖF Formu açılır. Denetlenen bölüm 3 işgünü içinde ilgili DÖF Formunun kök neden ve kalıcı
aksiyonlarını sorumlu ve termin yazarak denetçiye veya Kalite Departmanına iletir.Denetçi gelen bu DÖF formlarındaki kök nedenleri ve kalıcı aksiyon
planlarını inceler ve eğer yeterli bulmaz ise; denetlenene düzeltme için geri iade eder.

Denetim Raporu Hazırlama

Denetim Raporuna kuvvetli yönler ve gözlemler yazılmalıdır. Uygunsuzluklar ise sadece sayı olarak belirtilmeli,detayları DÖF Formunda tanımlanmalıdır.

DÖF Formu için kapanış toplantısından önce Yönetim Temsilcisinden DÖF No alarak ilgili DÖF no’larını rezerve ettirmeyi unutmayınız.

Denetlenen tarafından kabul edilmeyen ve denetimde çıkan anlaşmazlık durumlarında acilen Baş Denetçi’ye bilgi vererek,karar alınmasını sağlayınız.

Denetimler esnasında aşağıdaki özellikleri sağlamaya çalışınız.

Denetçi Özellikleri

 İyi bir dinleyici

 Zamanı iyi kullanabilen
 Tartışma zemini yaratmayan
 Mantıklı
 Analitik düşünebilen
 Özgüveni tam
 Güvenilir
 Samimi
 Dürüst
 Sağduyulu
 Sakin
 Sabırlı
 Nazik
 Denetim tekniğine hakim
 Kalite sistemi konusunda yeterli bilgiye sahip
 İletişimi güçlü
 Uzlaştırmacı
 İyi bir araştırmacı
 Sezgileri güçlü
 Objektif
 Kararlı
 Tarafsız
 Önyargısız
 Yapıcı
 SİSTEM İÇ DENETİMİ ÖRNEK SORU LİSTESİ-MADDE 4

SORULAR ISO 9001:2008 Madde No 3 2 1 0 DD

1-İş Akış Şemaları oluşturulmuş mu? 4.1.

2-Kaynaklar doğru tanımlanmış mı ve mevcut mu? 4.1.
3-Girdilerin çıktıları mevcut mu? 4.1.
4-Kim kısmında ilgili görev tanımlarına atıf yapılmış mı? 4.1.
5-Nasıl kısmında ilgili iç dokümanlar tanımlanmış mı? 4.1.
6-Performans hedefleri belirlenmiş mi? 4.1.
7-Dış kaynaklı proses var mı? Kontrolü sağlanıyor mu? 4.1.
8-Doküman Yönetim Prosedürü mevcut ve güncel mi? 4.2.3.
9-Kalite Kayıtlarının Yönetimi Prosedürü mevcut mu ve güncel mi? 4.2.4.
10-Son 6 aydır yeni bir doküman hazırlama talebi olmuş mu?Talep sisteme uygun mu? 4.2.3.
11-Son 6 aydır doküman değişikliği talebi mevcut mu? Talep sisteme uygun mu? 4.2.3.
12-Bölüm sorumlusu Kalite Dokümanlarının orjinaline ulaşabiliyor mu? 4.2.3.
13-Yayınlanan doküman no’su ile fiil kullanılan doküman no’ları birbirini tutuyor mu? 4.2.3.
14-Kalite El Kitabının mevcut ve güncel midir?Sistemden ulaşılabilinmekte midir? 4.2.2.
15-Hazırlanan kalite kayıtları prosedüre uygun olarak mı oluşturulmuştur? 4.2.4.
16-Dokümanlar elektronik ortamda yedeklenmekte midir?Korunabilir ve ulaşılabilir durumda mıdır? 4.2.3.
17-Arşivleme yöntemi belirlenmiş midir? 4.2.4.
18-Arşiv bölgeleri arşivlemeye uygun mudur? 4.2.4.
19-Güncel olarak ofis ortamında arşivlenen doküman ve kayıtlara uygun ortamda mı arşivlenmektedir? 4.2.4.
20-Dış kaynaklı dokümanlar tanımlanmış mıdır? 4.2.3.
21-Dış kaynaklı dokümanlar güncel midir?Güncelleme yöntemi tanımlanmış mıdır? 4.2.3.
ALINAN BAŞARI
ALINABİLİR MAX.PUAN 63 PUAN 0 % 0% 0 0 0 0 0
 SİSTEM İÇ DENETİMİ ÖRNEK SORU LİSTESİ-MADDE 5
ISO 9001:2008
SORULAR Madde No 3 2 1 0 DD

1-Bölüme ait vizyon ve misyonlar mevcut mudur? 5.1.

2-Vizyon,misyon ve politikalar sürekli iyileştirme taahhüdü içeriyor mu? 5.1.
3-Birim/bölüm Yöneticisi sorumlu olunan yasal şartlar ve mevzuat hakkında bilgi sahibi mi? 5.1.
4-Yönetim müşterilerini tanıyor mu? 5.2.
5-Yönetim ,müşteri memnniyeti için neler yapıyor ya da planlıyor? 5.2.
6-Yönetim müşteri talep ve beklentilerini takip ediyor mu nasıl? 5.2.
7-Kalite Politikası biliniyor mu? 5.3.
8-Kalite Politikası çalışanlara nasıl duyurulmuş? 5.3.
9-Bölüm Kalite Politikasına ulaşmak adına neler yapıyor? 5.3.
10-SPİK’ler mevcut mu? 5.4.1.
11-SPİK’ler sürekli iyileştirme trendlerine göre mi verilmiş?Eğer değil ise açıklaması var mı? 5.4.1.
12-SPİK’lere ulaşmak için hangi faaliyetler planlanıyor? 5.4.2.
13-Planlanan faaliyetler SPİK hedeflerini karşılar nitelikte mi? 5.4.2.
14-Tutmayan hedefler için DÖF planlanmış mı? 8.5.2.
15-Bölüme ait Organizasyon Şeması mevut ve güncel mi? 5.5.1.
16-Görev tanımları mevcut ve güncel mi? 5.5.1.
17-Görev vekaletleri mevcut ve güncel mi? 5.5.1.
18-Yönetim Temsilcisi biliniyor mu? 5.5.1.
19-Yönetim Temsilcisi atama yazısı var mı? Nerede olduğu biliniyor mu? 5.5.2.
20-Bölümün performansı hakkında tüm bölüm çalışanları haberdar mıdır? 5.5.3.
21-YGG Toplantı sunumu hazırlanmış mı? 5.6.
22-Bir önceki sene YGG toplantı kaydı var mı? 5.6.
23-Yeni sene Toplantı Tutanağı var mı? 5.6.
24-Bir önceki sene alınan kararlar gerçekleştirilmiş mi? 5.6.
25-YGG Gündemi standardın istediği şekilde mi? 5.6.
26-YGG de alınan kararların sorumlu ve terminleri belirlenmiş mi? 5.6.
ALINAN BAŞARI
ALINABİLİR MAX.PUAN 78 PUAN 0 % 0% 0 0 0 0 0
 SİSTEM İÇ DENETİMİ ÖRNEK SORU LİSTESİ-MADDE 6
ISO 9001:2008
SORULAR Madde No
3 2 1 0 DD
1-Bütçe planlaması mevcut mu? 6.1.
2-Bütçeler planlanan oranlarda kullanılıyor mu? 6.1.
3-Kaynak ihtiyaçları nasıl belirlenip iletiliyor? 6.1.
4-Çalışan ekibin nitelikleri belirlenmiş mi?Bu nitelikler fiili durum ile örtüşüyor mu? 6.2.1.
5-Son 1 yıl içinde yeni personel alınmış mı?Oryantasyon eğitimleri planlanmış ve gerçekleştirilmiş mi? 6.2.2.
6-Periyodik hizmet içi eğitim planına ulaşılabiliniyor mu?Eğitimler alınıp,kayıtları tutuluyor mu? 6.2.2.
7-Eğitim sonrası memnuniyetler ölçülüyor mu? 6.2.2.
8-Eğitim etkinlik ölçümleri yapılıyor mu? 6.2.2.
9-Hizmet gerçekleştirmek için gerekli olan yazılım ve donanım mevcut mu? 6.3.
10-Hizmeti gerçekleştirmek üzere gerekli olan tüm ekipman ve teçhizat mevcut mu? 6.3.
11-Teçhizatlar için bakım planları yapılıyor ve bakımlar gerçekleştirilip kayıtlanıyor mu? (bilgisayar, ofis ekipmanları, derslikler ve hizmet alanları) 6.3.
12-İş güvenliği ekipmanları tam mı? İş güvenliği ile ilgili çalışmalar yapılıyor mu? 6.3.
13-Çalışma ortamı temiz ve düzenli mi? 6.4.
14-Çalışma ortamında gerekli olan klima,kalorifer mevcut mu? 6.4.
15-Çalışma ortamındaki bilgisayarlar okunabilir şekilde yerleştirilmiş mi? 6.4.
16-Nem,koku,toz,gürültü vs…. Mevcut mu? 6.4.
ALINAN BAŞARI
ALINABİLİR MAX.PUAN 48 PUAN 0 % 0% 0 0 0 0 0
 SİSTEM İÇ DENETİMİ ÖRNEK SORU LİSTESİ-MADDE 7
ISO
SORULAR 9001:2008 3 2 1 0 DD
Madde No

1-Hizmeti gerçekleştirmek üzere ekipman,personel vb… tüm parametreler planlanmış mı? 7.1.
2-Yapılan işler ile çalıştırılan personel sayısı uyumlu mu?Eksik ya da fazla işgücü istihdamı mevcut mu? 7.1.
3-Hizmete ait yasal şartlar ve mevzuatlar biliniyor mu? 7.1.
4-Planlamanın ne şekilde yapılacağı tanımlanmış mıdır? 7.1.
5-Hizmetin gerçekleştirilmesine ait şartlar belirlenmiş ve sağlanmış mı? 7.2.1.
6-Şartlar periyodik gözden geçirilmekte ve varsa eksikliler hizmet sunumundan önce giderilmekte midir? 7.2.2.
7-Müşteriler ile olan iletişim yöntemleri belirli mi?(Hangi bölümde kiminle hangi konularda iletişim) 7.2.3.
8-Tasarım planı hazırlanmış mı? 7.3.1.
9-Tasarım girdileri belirlenmiş mi?Nelerdir? 7.3.2.
10-Tasarım çıktıları belirlenmiş mi?Nelerdir? 7.3.3.
11-Tasarım gözden geçirilmesi sağlanıyor mu?Nasıl? 7.3.4.
12-Tasarımın doğrulanması sağlanıyor mu? Nasıl? 7.3.5.
13-Tasarım değişiklikleri kontrol ediliyor ve gerçekleştiriliyor mu? 7.3.7.
14-Tasarımın geçerliliği (pilot denemesi) yapılıyor mu? 7.3.6.
15-Tüm tasarım sürecine ait kayıtlar mevcut mu? 7.3.4.
16-Tedarikçi seçme yöntemi belirlenmiş mi? 7.4.1.
17-Ürün ve hizmetler prosedüre uygun olarak satın alınmış mı? 7.4.2.
18-Tedarikçi listesi mevcut ve güncel midir? 7.4.1.
19-Tedarikçi performans değerlendirme yöntemi belirlenmiş midir? 7.4.1.
20- Performanslar değerlendirilmiş midir? 7.4.1.
21-Performansı düşük çıkan tedarikçilere DÖF açılmış mıdır ve takip edilmekte midir? 8.5.2.
22-Girdi ürün kontrolü yapılmakta mıdır?Kontrol sonuçları kayıtlanmakta mıdır? 7.4.3.
23-İş akışları hazırlanmış ve güncel midir? 7.5.1.
24-İş akışları fiili uygulama ile örtüşmekte midir? 7.5.1.
25-Özel proses var ise kontrolü konusunda yöntem tanımlanmış mıdır ve etkin midir? 7.5.2.
26-Bölümdeki tüm ofisler,ortak kullanım alanları,çalışma bölgeleri,dosya sırtları demirbaşlar tanımlanmış mıdır? 7.5.3.
27-Bölümde yapılan işlerin geriye doğru izlenebilirliği sağlanmakta mıdır? 7.5.3.
28-Müşteriye ait olan bir bilgi,dosya,evrak,ekipman kullanılıyor mu? 7.5.4.
29-Bunlar korunuyor ve tanımlanıyor mu? 7.5.4.
30-Bunlara zarar gelmemesi için önlemler alınıyor mu? 7.5.4.
31-Bir yerden bir yere taşıma yapılması gereken durumlar varsa taşıma şekli ve aracı tanımlanmış mı? 7.5.5.
32-Depolama yapan bölümler için depo stok kartları,emniyet stokları ve uygun depolama şartları mevcut mu? 7.5.5.
33-Ambalajlama yapan bölümler için tanımlı ve uygun ambalajlama koşulları mevcut mu? 7.5.5.
34-Sevkiyat yapan bölümler için sevkiyat şartları tanımlı mı? 7.5.5.
35-Kalibrasyona Tabi Cihaz Listesi mevcut mu? 7.6.
36-Kalibrasyon Planı mevcut mu? 7.6.
37-Kalibrasyonu geçmiş cihaz mevcut mu? 7.6.
38-Kalibrasyonlar TÜRKAK’tan akredite laboratuarda mı yaptırılmış? 7.6.
39-Kalibrasyon kayıtları mevcut mu? 7.6.
40-Kalibrasyon Sertifikaları mevcut mu? 7.6.
41-Kalibrasyondan dönen cihazlara Kalibrasyon kabulü yapılmış mı? 7.6.
42-Doğrulama yapılıyor ise doğrulama aparatları kalibreli mi? 7.6.
43-Doğrulama ortamı uygun mu? 7.6.
44-Doğrulama ve kalibrasyon kayıtları mevcut mu ?Muhafaza ediliyor mu? 7.6.
ALINAN
ALINABİLİR MAX.PUAN 132 PUAN 0 BAŞARI % 0% 0 0 0 0 0
 SİSTEM İÇ DENETİMİ ÖRNEK SORU LİSTESİ-MADDE 8
ISO 9001:2008
SORULAR Madde No
3 2 1 0 DD

1-İç ve dış müşteri için anket yapılmış mı? 8.2.1.

2-Anket sonuçları analiz edilmiş mi? 8.2.1.
3-Bir önceki seneye ait anket sonuçlarına göre gelişme izlenebiliyor mu? 8.2.1.
4-Bir önceki senenin iç denetim uygunsuzlukları kapatılmış mı? 8.2.2.
5-SPİK’te yazılı olan proses ve hizmet hedefleri izlenmekte midir?Nasıl? 8.2.3.-8.2.4.
6-Son 6 ayda açılan uygunsuzluklar takip edilmiş ve düzeltici faaliyetler açılmış mı? 8.3.

7-Standartta yazılı olan ve ihtiyaç görülen diğer konularda istatistiksel yöntemler ile veri analizi yapılıyor mu? 8.4.

8-SPİK lerde yazılı olan hedefler sürekli iyileştirme trendine göre mi verilmiş?Değil ise açıklamaları var mı?Açıklama tatmin edici mi? 8.5.1.

9-Reel uygunsuzluklar için düzeltici faaliyet planlanmış mı?(Kök neden analizi yapılmış ve kalıcı aksiyonlar sorumlu ve termin belirtilerek
8.5.2.
planlanmış ve gerçekleştirilmiş mi?
10-Potansiyel uygunsuzluklar için düzeltici faaliyet planlanmış mı?(Kök neden analizi yapılmış ve kalıcı aksiyonlar sorumlu ve termin
8.5.3.
belirtilerek planlanmış ve gerçekleştirilmiş mi?
ALINAN BAŞARI
ALINABİLİR MAX.PUAN 30 PUAN 0 % 0% 0 0 0 0 0