Guideline 3 Implementation and Monitoring Plan Preparation and Assessment

Guideline 3፡ Implementation and Monitoring Plan Preparation and
Assessment
Guideline 3፡ Implementation and Monitoring Plan

Preparation and Assessment
መመሪያ 3፡ የፕሮጀክቶች የትግበራ ዕቅዴ፤ ክትትሌ እና ግምገማ
አዘገጃጀት እና አቀራረብ መመሪያ
The Development and Planning Commission

August 2018
Guidelines for Stages of Public Project Development and Implementation
Guideline 3: Implementation and Monitoring Plan Preparation and Assessment
1. Introduction
Guideline 3 and the accompanying template - Template 3 - are issued under authority of the
Regulation governing the Public Projects Management System (PPMS), specifically, Section
4.1, ‘Public Projects Implementation, Adjustment, Monitoring and Evaluation Principles and
Criteria’. It supports the implementation, and monitoring and evaluation functions.
Guideline 3 sets out how to prepare an Implementation and Monitoring Plan. It then goes on
to explain how the plan should be summarized by the responsible line ministry using the
specially designed template. The same template is used by the National Planning
Commission (NPC) to review the quality of the plan. The Guideline sets out the review
criteria used by the NPC and the recommendations it is able to reach.
An Implementation and Monitoring Plan should be prepared by the project owner’s project
management team before implementation begins. It should be prepared for all projects –
small, medium and large.
The Implementation and Monitoring plan is the basic instrument for verifying that the project
is ready to go and the baseline document for monitoring implementation and operational
performance. The plan provides the foundation for subsequent monitoring and assessment of
how successful implementation of the project has been in terms of remaining within budget,
sticking to the implementation schedule and delivering on the technical specification in terms
of quantity and quality. It also provides the baseline against which operational performance is
monitored and assessed in terms of the extent to which planned outcomes - sustainable
benefits to the target group - and impacts - developmental goals - have been achieved.
The assessment of Implementation and Monitoring Plans by the National Planning
Commission (NPC) does not constitute a formal decision step. NPC reviews plans (for large
and medium projects) to assist in strengthening the PPMS and in improving transparency.
The NPC’s opinion on a plan is advisory only and does not constitute part of a formal
approval process.
For large and medium projects, much of the material in the plan should already have been
developed as part of the Feasibility Study, which will have been prepared to inform the
appraisal decision. This material will require updating and some deepening based on detailed
design studies1. If a significant effort is required in preparing the Implementation and
Monitoring Plan and/or extensive updating is needed, then this raises questions about the
quality of the Feasibility Study and the basis for the appraisal decision. If there no Feasibility
Study has been prepared, then the project should not proceed. For smaller projects, the
information for the plan should be assembled from the Project Concept Note and from the
subsequent design documentation.
This Implementation and Monitoring Plan should be subject to review by the responsible line
ministry and then reviewed an objective third party to assure its quality. Failure to produce a
plan of adequate quality or which fails to provide answers to critical questions risks delaying
implementation while the issues are rectified, and should be avoided.
Part of the reason for the external review is to spot any material divergences between the
project as approved at appraisal and the project that is intended to be implemented.
‘Creepage’ in scope is a common feature of problem projects and must be guarded against. If
1
The feasibility study is usually based on preliminary designs.
The National Planning Commission Page 1

such material divergences are discovered, then the project should not be implemented before
it has been properly re-appraised. Potential material divergences mainly concern outputs –
quantities and quality - and outcomes. Based on the work carried out as part of the detailed
design, there is usually some flexibility to adjust the project activities required to deliver the
specified outputs. This is particularly to be encouraged if it results in outputs being delivered
more efficiently.
The following instructions explain how to prepare an Implementation and Monitoring Plan
and go on to set out the review process to be used by the responsible line ministry and an
independent review - the NPC in the case of major projects. Preparing an implementation
plan involves:
 Summarizing the project scope;
 Establishing the status of pre-implementation conditions;
 Describing the basis for implementation monitoring; and
 Describing the basis for performance monitoring.
The format for the contents of the Implementation and Monitoring Plan is given in Box 1.
Box 1: Contents of Implementation and Monitoring Plan Format

1. Project Scope
 Summary project description – main activities and outputs
 Need for the project - Do the conditions that created the need for the project remain unchanged?
 Project logic – results chain
 Project management arrangements
 Project cost broken down by main activity/component
2. Pre-Implementation Conditions
 Pre-implementation status of the following:
o Public consultations
o Permits and approvals
o Land acquisition, compensation and resettlement
o Site Access
o Co-funding commitments
o M&E arrangements
o Handover arrangements
o O&M coverage
3. Implementation Monitoring
 Implementation plan (including main activities, milestones and outputs)
 Financial plan
 Procurement plan and contract management plan
 Plan for financial and physical monitoring – What data? How frequently? From where? By whom?
To whom? Triggers for warnings/action on negative variances
 Risk management plan
 Conditional and/or planned mid-term review – triggers, timing, key questions
4. Performance Monitoring
 M&E Framework – indicator, definition [SMART], baseline, target, data source, frequency of
reporting, responsibility, reporting [see template]
 Plans and resources for collecting new data where there are no existing data sources
 Narrative on M&E Framework – for complex/mega-projects

The review process involves completing a tailor-made template – Template 3. The first step
is for the responsible line ministry to complete its narrative assessment of the plan according
to the parameters set out in Template 3. Then the independent reviewer will carry out a
parameter-by-parameter assessment of the quality of the plan, drawing on the answers
provided by the line ministry. Depending on the answers, the reviewer may go back to the
original plan for verification. This will particularly be the case for medium and large project
reviewed by the NPC.
1. Preparing an Implementation and Monitoring Plan
1.1 Summarize the project scope
The plan should begin with a summary of the scope of the project. In all material ways, this
should be consistent with what was approved at appraisal. Some variations in activities and
costs should, however, be expected.
The summary should begin with a description of the project, covering the main
activities/components and outputs – the deliverables for which the project management team
will be held accountable. Outputs should not be limited to physical deliverables if there are
other deliverables, training of staff or creation of new organizations for example, that will be
required to make the project operational and deliver sustainable benefits.
The Project Concept Note and/or Feasibility Study will have explained why the project needs
to be implemented2. This reasoning should be revisited in summary form and the basis for the
project reconfirmed. If there has been any change in the severity of the problems or the extent
of the opportunity which created the need this should be noted.
The project logic will also have been explained in the Project Concept Note and/or Feasibility
Study in the form of a results chain3. This should be reiterated and any changes noted. The
results chain is very important as this is the basis for performance monitoring.
The results chain – sometimes also referred to as the ‘theory of change’ behind the project -
shows how the work to be carried out under a project will ultimately contribute to the
achievement of the intended developmental goal (impact) if all the assumptions underpinning
the rationale are met. The project works involve assembling the various inputs required to
carry out the planned activities. If the right inputs of the appropriate quality are made
available on time, and the required activities are performed, then the planned project outputs
should be delivered. The project management team are accountable for delivering the outputs
to budget, on time and to the desired specification. If the project concept has been properly
developed, the outputs will result in the target group enjoying the planned benefits of the
project on a sustainable basis – the desired outcome. If the outcome is achieved, this should
contribute to the achievement of the project impact, which is the higher level societal goal of
the projects, usually deriving from national development objectives. The results chain is
presented graphically in Figure 1 and an example provided in Figure 2.
The performance concepts of economy, efficiency and effectiveness (‘the 3 Es’) link the
components of the results chain. These concepts are important in ex post evaluation as dealt
with in Guideline 6. Economy is achieved if inputs are obtained at the lowest cost. Efficiency
is achieved if the used inputs in the production of outputs is minimized. Effectiveness is
achieved if the outputs result in the desired outcomes in a socially optimal way.
2
Q 2.1: Why does this project need to be implemented? (In terms of problem to be resolved or opportunity to be
exploited). Include basic information about the scale of the problem or opportunity).
3
Q 2.6: What are the intended activities, outputs (deliverables) and outcomes (results) of the proposed project?

Figure 1: The Results Chain - Conceptual Logic
Inputs Activities •If the planned Impacts

Outputs activites are
Outcomes •If the planned
acccomplished benefits are
•Certain inputs •If there is access •If the planned as intended and achieved, then
(resources) are to required activities are the expected certain changes
needed to inputs, then accomplished, products/service in society,
implement the these can be then the s delivered, then organisations,
project used to intended volume the target communities or
activities. accomplish the of products beneficiaries/ systems might
planned and/or services stakeholders will be expected to
activities. can be delivered. benefit in occur.
certain ways.
Planned Work Intended Results
Source: Presentation by World Bank Institute Evaluation Group

Figure 2: The Results Chain - Illustrations
Inputs Activities Outputs Outcomes Impacts
•Finance •Constructing •Roads •Access to •Improved

•Facilities roads constructed markets household
•Equipment •Building, •Students increased and incomes
equipping and completing more products •Improved labor
•Supplies sold
staffing courses force incomes
•Staff
secondary •Babies •Students •Decreased
•Technical schools entering
vaccinated incidence of
expertise university
•Development preventable
of health and/or using disease and
center knowledge infant/child
providing •Reduction in mortality,
vaccinations susceptibility of improved
babies to health
preventable
diseases
Source: Presentation by World Bank Institute Evaluation Group

It is important that satisfactory project management arrangements are established for project
implementation to ensure that responsibilities and lines of accountability are clear.
Provisional arrangements for project management should have been set out in the Feasibility
Study, but these should be elaborated and made concrete in the plan. Box 2 summarizes
possible project management roles and responsibilities that may be assigned, depending on
the scale of the project and the nature of existing arrangements. For small projects, it will not
be necessary to adopt arrangement as elaborate as those illustrated in Box 2. There will be no
need for a project board and it may not be necessary to assemble a project team, for example.
In certain sectors, there may already be permanent institutionalized project management
arrangements, and there will be no need to create duplicate arrangements along the lines of
those in Box 2; the important thing is for the functions described in Box 2 to be performed,
even if the titles and organizational arrangements are different.

Box 2: Project Management Arrangements – Roles and Responsibilities
 Senior responsible owner (may also be referred to as project executive/director):
The senior responsible owner (SRO) chairs the project board and, as such, has executive
responsibility for decisions relating to the project. The SRO ensures that the project
remains focused on achieving its objectives and delivers the anticipated benefits.
 Project board (may be referred to as project steering committee):

The project board comprises representatives with the authority to make decisions and
commit resources. Chaired by the SRO, it has overall accountability for the successful
delivery of the project. It comprises representatives from both user and supplier sides. Its
membership should include a single individual – the senior user - who represents those
senior managers who have an interest in, and whose activities will be affected by, the
project. This person should also represent end users to promote their concerns and
interests. The senior supplier is the board member representing those designing,
developing, facilitating, procuring and implementing, and is also responsible for the
quality of project outputs. In addition, a senior representative of the suppliers or delivery
agents - the senior supplier - can be invited to the project board to provide their
perspective and expertise. Depending on the nature of the project other people's expert
opinion may be sought to provide input to decisions made by the SRO and the project
board. For example, the views of corporate management, technical specialists and other
key stakeholders (perhaps from other agencies) may be required. Membership of the
board should, however, be kept to the minimum level necessary to make effective
decisions and provide clear leadership and direction.
 Project manager:
The project manager is the individual responsible for managing the development and
delivery of the project on behalf of the project sponsor/owner, or a delegated agency.
The project manager leads and manages the project team and has the authority and
responsibility to run the project on a day-to-day basis, within the remit provided by the
project sponsor/owner and agreed constraints/delegations provided by the SRO/project
board.
 Project team (may be referred to as the project implementation unit):
The project team is a group of individuals with appropriate and complementary
professional, technical or specialist skills. Reporting to the project manager, the project
team is responsible for carrying out the activities defined by the project manager within
the time, cost and quality constraints set by the project board. The size and makeup of
the team will depend on the nature of the work being undertaken and, on occasion, may
be supplemented by specialists at key points in the programme or project. It may also
include staff from different organisations working together as part of the team.
Project costs should be presented broken down by main activity/component. It is against

these figures that monitoring of financial implementation will be carried out, so it is
important that they are accurate. Detailed design will have allowed more accurate estimation

of costs, so some variation compared to feasibility estimates should be expected. Any
variation should be noted and any increases put in the context of sensitivity tests that were
performed as part of the Feasibility Study. Normally, a project should not proceed to
implementation if cost increases exceed thresholds established by the relevant switching
values4 estimated as part of sensitivity tests. Where the Feasibility Study did not include a
social cost-benefit analysis and sensitivity testing (or in the case of small projects where no
Feasibility Study will have been prepared), cost increases should be put in the context of
relevant sector benchmarks for the unit cost of similar outputs. This means comparing the
new cost per unit output based on the updated costs with unit output costs from completed
projects, which have delivered the same output in similar conditions. For example, to make
sure that costs still remain within reasonable ranges, the updated cost per kilometer for a road
project should be compared to the cost per kilometer of recently completed roads with similar
characteristics (design specification and topography). Likewise, the cost per square meter of a
social facility, a health center for example, should be compared to the achieved cost per
square meter of a facility with a similar specification.
1.2 Establish the status of pre-implementation conditions
A project should not proceed to implementation until critical pre-implementation conditions
have been met or are highly likely to be met within a timescale that allows implementation to
begin at the planned time. Over-optimism about meeting pre-implementation conditions is a
very frequent cause of later problems and satisfaction of such conditions must be
substantiated. This is especially the case if a condition has not been met, but is anticipated to
be met in time. In this case, evidence is needed that all potential obstacles have been dealt
with.
The important pre-implementation conditions which must be confirmed are:
Public consultations: Any legally binding or desirable public consultations should have been
completed before implementation. This is not an area where there is scope for slippage:
public consultations must have been completed. Evidence of consultations should be
provided - dates, locations and attendance – as well as a summary of any impacts on project
design. Additional material may be annexed to the plan.
Permits and approvals: All permits, approvals and consents for construction to begin should
have been obtained prior to implementation. Evidence – dates and references – should be
provided.
Land acquisition, resettlement and compensation: This is one of the most sensitive areas of
preparatory work before implementation can proceed and often leads to substantial delays.
While resettlement and compensation may lag behind because of the workings of the judicial
system, evidence must be supplied that: land required for construction has been vacated; legal
requirements regarding resettlement have been met or are in the process of being met; that
there are no major obstacles in the way of rulings on compensation. This section should
demonstrate that the requirements of Proclamation No. 455/2005, on expropriation of land
and payment of compensation, and of Council of Ministers Regulation No. 135/2007, on
payment of compensation for expropriated land, have been met, or are in the process of being
met.
4
A switching value is a % increase or decrease in a critical parameter in a cost-benefit analysis that causes a
positive NPV to turn negative or vice versa.

Site access: It is impossible for construction to commence without access to the site for the
contractor. Evidence that there are no impediments to access should be provided, including
dates and references for any agreements required with third parties.
Co-funding commitments: In cases where co-funding for the project has been agreed,
evidence of binding co-funding commitments should be supplied.
Monitoring and evaluation arrangements: The rest of the plan goes on to describe plans for
implementation and performance monitoring. To ensure that these plans can be carried out,
organizational arrangements need to exist or be put in place for monitoring and evaluation.
These should already have been described in the feasibility report, but should be summarized
here. Particular attention should be paid to the status of any new arrangements identified as
being required in the Feasibility Study.
Handover arrangements: On completion there should be a formal handover of the completed
project, involving acceptance of the works and formal transfer to the operating entity. The
organizational arrangements and allocation of responsibilities for handover should be set out
and consistency with relevant legal requirements confirmed.
O&M coverage: The sustainability of the project is dependent on adequate coverage of
operating and maintenance costs. These arrangements should have been discussed in the
Feasibility Study, but the plan will need to demonstrate how these have been made concrete.
If operations and maintenance are to be covered out of the budget, evidence that there is
scope for this within the operating entity’s budget should be provided. Where user charges
are expected to cover all or part of operations and maintenance, the plan will need to show
that the necessary legal and administrative steps are in place to do this. Updated evidence on
the affordability of user charges should also be provided, taking into account any changes
since the Feasibility Study as a result of the more accurate cost estimates coming out of
detailed design.
There may be additional, project-specific conditions that do not appear in the list above.
These must also be identified and confirmed in the plan. These should initially have been
picked up in the Feasibility Study.
1.3 Describe the basis for implementation monitoring
Implementation monitoring consists of monitoring physical and financial progress against
plans. Realistic project implementation and financial plans are therefore essential as baselines
against which to monitor progress. Preliminary implementation, financial and procurement
plans should have been prepared as part of the Feasibility Study. These ‘sub-plans’ will need
to be updated and, if necessary, given more detail, and then included in the overall
Implementation and Monitoring Plan, together with the monitoring and risk management
‘sub-plans’.
Project implementation sub-plan
The project implementation plan indicates the timing for the main activities, the achievement
of key implementation milestones and the delivery of the defined project outputs. It involves
breaking the work down into simple and clear activities, and defining a realistic timetable for
their accomplishment. A Gantt chart, or the equivalent, can be used to represent the schedule
for the planned activities. In complex projects, it may be necessary to prepare a hierarchy of
implementation plans, with separate plans for implementation of project sub-components.
The project implementation plan should indicate milestones against which physical progress
can be effectively monitored. Monitoring physical progress is best done against project
implementation ‘milestones’, rather than in terms of percentage completion, which is never
easy to gauge and subject to potential manipulation. Monitoring against the final project
deliverables alone, e.g., 120 km of national standard road or 200 bed general hospital
constructed5, is also not desirable because it gives no idea of progress towards achieving the
deliverables and can give the appearance of long periods of inactivity.
A milestone is the achievement of a significant step in the project, usually the completion or
acceptance of an important component of the final deliverable. Milestones are generally
indicative of the project having reached a status that is readily recognizable. This may be
based on either a key project management stage having been started or completed, or
significant progress having been made with the construction work. A milestone should be
clearly indicated in the implementation plan, even though it is not technically an item of
work. Milestones are very project-specific, but examples might be:
 Detailed design completed;
 Tender launched;
 Land acquisition completed;
 Foundation for new building completed;
 Buildings watertight;
 New equipment received and ready for use;
 Handover of completed facility; and
 Facility operational and delivering services.
It can be seen that milestones should be relatively high-level accomplishments. The number
of milestones will depend on the complexity and duration of the project. For a relatively
straightforward project with a short implementation period, milestones might be few in
number, while, for a complex project with a construction period extending over many years,
there might be more milestones, perhaps organized in a hierarchy, with milestones defined
for sub-components.
Financial sub-plan
The financial plan for the project prepared for Feasibility Study should be updated and
developed in more detail. As well as project-specific financial management and monitoring,
the financial plan must also serve as a basis for budgeting and for in-year cash management at
the national level. The former requires realistic forecasts of annual disbursements over the
implementation period, while the latter requires at least quarterly forecasts of project cash
flows during implementation, with greater accuracy required for the first year of
implementation6. The financial plan should be fully consistent with the physical project
implementation plan.
Procurement sub-plan
In addition there should be a procurement plan and an associated contract management plan.
The procurement plan and project implementation plan, need to be mutually consistent: the
implementation plan should make realistic allowance for procurement lead times; and the
contractual delivery dates in the procurement plan must coordinate with the timetable in the
implementation plan. The procurement plan needs to set out the proposed procurement
method and demonstrate that it is cost-effective and in line with the legal framework for
5
Some output-based budgeting systems monitor performance in this way.
6
Cash-flow profiles for subsequent years will be updated as the project progresses.

public procurement. The plan should include a description of the bidding and bid evaluation
processes to be adopted and define the procedures for the following:
 Finalization of procurement documents;
 Advertising;
 Bidder conferences;
 Bidder pre-qualification, if any; and
 Receipt of proposals/bids;
 Evaluation and selection;
 Contract price negotiations, if any;
 Contract award; and
 Handling of disputes.
The contract management plan should address the following7:
 Who has the authority to direct and approve the contractor to perform work;
 How the contractor’s work is monitored and performance reported;
 Process by which changes to the contractor’s work are requested, approved, and the
contract modified;
 What inspections and audits are to be conducted of the contractor’s work;
 How the contractor requests payment and payment requests are reviewed and
approved;
 What financial audits are to be conducted on contractor payments; and
 How contract documents, correspondence, and other records are managed.
Monitoring sub-plan
Based around the project implementation and financial plans, a plan for physical and
financial monitoring should be developed. This should identify exactly what information is
required and how frequently it is required. It should specify the source of the information,
who is responsible for collecting it and to whom it should be reported. Monitoring will be
organized hierarchically, with more detailed and more frequent information required by the
project owner than by the responsible line ministry and relevant central agencies, like the
NPC.
As a way of using scarce monitoring capacity more efficiently, the monitoring plan should
also specify thresholds for acceptable negative variances in the implementation schedule and
cost parameters. Thresholds would generally be expressed in weeks for the implementation
schedule and in percentage terms for costs. For variances below these thresholds, no special
follow-up actions would be expected; for variances above the specified thresholds, the project
would be assessed as having a higher risk of developing problems. In the latter case, follow-
up and enhanced monitoring would be triggered and higher authorities should be alerted.
Risk management sub-plan
Important project risks should have been identified as part of the Feasibility Study along with
ways of mitigating and managing them. The risk management plan must be updated and
extended for the Implementation and Monitoring Plan.
A risk is an uncertain event or condition that, if it occurs, has a positive or negative effect on
a project. Risks exist as a consequence of uncertainty concerning key parameters of a project
(e.g., cost, implementation time, demand for services, etc.).
7
Taken from ‘Construction Project Management Handbook’, US Federal Transit Administration, 2016

Risk analysis and risk management represent a structured approach to identifying, assessing
and controlling the risks that could emerge during a project’s life-cycle. Risks can be
categorized as shown in Box 3. Not all of the risks identified in Box 3 will necessarily apply
to any given project, and the list is not comprehensive, because some risks will be very
project-specific.
Box 3: Different Categories of Project Risks

Project Risks
 Construction risk: Asset not completed on time, to budget or to specification;
 Demand risk: Demand for services does not meet forecasts;
 Design risk: Design cannot deliver services at the required performance or quality
standards;
 Operation & maintenance risk: Costs of operating and maintaining new facility differ
from planned budget;
 Procurement risk: Shortfall in capacities of contractors or contractual disputes;
 Environmental risk: Negative environmental impacts cause major objections from public;
External Risks
 Economic risk: Project costs or benefits affected by economic influences, e.g., inflation or
exchange rate movements;
 Funding risk: Availability of funding delays project or changes scope;
 Legislative risk: Changes in legislation increase costs, e.g., tightening of environmental
standards; and
 Technological risk: Services provided using non-optimal technology because of rapid
technological change.
The risk management plan8 establishes the roles and responsibilities of those involved in
project management (see Box 2) in relation to managing risks. It identifies and categorizes
risks in term of the likelihood of occurrence (high/medium/low) and scale of impact
(high/medium/low) on project cost, schedule, scope and/or quality. The plan also sets out
how they will be dealt with, in the event that they cannot be avoided9 using one of the
following approaches:
 Assuming the consequences of the risk;
 Controlling the risk by developing measures to reduce the probability of occurrence,
continually re-evaluating the risk and developing mitigation measures to reduce the
impact of the risk to be implemented
 Transferring or sharing the risk with others by insuring or setting warranty
provisions, for example.
Planning for mid-term reviews
Mid-term reviews can be used to take stock of an ongoing project before completion to make
sure that it is on track and recommend adaptations if it is not. The Implementation and
Monitoring Plan should establish when (or if) a mid-term review should be undertaken and
what it should cover. Mid-term reviews can be planned or conditional. A conditional mid-
term review would be triggered by an event, key parameters exceeding pre-specified
thresholds, for example (see above). Mid-term reviews can focus on implementation issues or
performance issues. The latter is discussed below.
8
Adapted from ‘Construction Project Management Handbook’, US Federal Transit Administration, 2016
9
Adapting the project design or working methods prior to implementation may be one way of avoiding
identified risks.

More detailed guidance on mid-term review if provided in Guideline 5.
1.4 Describe the basis for performance monitoring
Performance monitoring is concerned with tracking whether a project is realizing the forecast
benefits and delivering the expected outcomes and impact. For implementation monitoring,
discussed previously, the focus is on activities and outputs.
Usually performance monitoring will be carried when the project is completed and starts
delivering the planned services. In some case, where a project is completed in phases or starts
delivering some services before all works are completed, there might be cause to begin
performance monitoring before project completion. Whatever the case, it is important for the
Implementation and Monitoring Plan to establish the basis for performance monitoring, both
in terms of what should be monitored and how.
Monitoring and evaluation framework
A monitoring and evaluation framework should be elaborated in line with the template given
in Table 2. The results chain described above should already have established the intended
outputs, outcomes and impact of the project. As already discussed, the results chain in the
Implementation and Monitoring Plan should be very similar to the one first identified in the
Project Concept Note and confirmed in the Feasibility Study. If there is a significant
divergence then there is a problem, namely that the project to be implemented is not the same
as the project that has been approved.
The framework will establish who is responsible for collecting, measuring and reporting the
data for monitoring indicators and to whom it should be reported. Normally there will be a
requirement on the operating entity to collect regular performance data.
Table 1: Examples of Indicators for a Road Project
Designation Description Specific Indicator
Impact of the project (the  Increased socio-  New business activities
overall objective) economic activity  Net job creation
 Increase regional GDP
per capita
Outcome of the project (the  Reduced journey time  Accessibility
project purpose) – usually and transport costs  Time savings
expressed in terms of  Improved safety  Vehicle operating cost
sustainable benefits to the  Increased flow – savings
target group passengers and goods  Number of injury
accidents
 Traffic volumes
Outputs of the project – the  Construction of a road of  Physical
deliverables a given standard implementation: km of
road completed
Indicators for the outputs, outcomes and impact should have been determined at an earlier
stage, but these will need to be verified when preparing the monitoring and evaluation
framework to ensure that they are defined in a way that makes them monitorable. The
acronym ‘SMART’ - Specific, Measureable, Achievable, Relevant, and Time-bound – is
often used to describe monitorable indicators. Most importantly, indicators should not be too
vague so as to leave them open to interpretation and should be potentially measurable. Table
1 gives an idea of possible indicators for a road construction project.

Once indicators have been specified, their method of calculation should be defined. The exact
method for calculating an indicator should be defined so that they are calculated consistently
and values in one period are comparable with those in another. The sources of information for
calculating the indicators should also be identified. These might be special surveys for the
project, monitoring reports and existing information systems. It is generally better to use
existing sources of information where these are available, because there may be reliability
and consistency issues with ad hoc surveys and there may be issues with assuring continuity
of the necessary financial and human resources.
The frequency of information collection and measurement of the indicator (monthly,
quarterly or annually) should also be established. It is important not to be too ambitious in the
respect and over-burden the monitoring system.
It is critical to establish the starting value of each indicator, or the baseline. Without this,
there is no way of measuring performance. As well as the baseline, there needs to be a
quantitative target for the improvement in the indicator and a date by which the improvement
will be achieved. The target needs to be firmly based in the forecasts made for the Feasibility
Study, based upon which the value of benefits will have been estimated.
The framework should also set out the responsibilities for collecting data and calculating
indicator values, as well as the lines and methods of reporting.
For most projects, it will be sufficient to complete a framework as outlined in Table 2. For
complex or mega projects, it may be necessary to provide a fuller explanation and add a
narrative discussion of the framework.
Plans for collecting new data
Where data for calculating indicators does not currently exist and new data collection
exercises are required, there must be a structured plan for ensuring that this happens,
including estimates of the financial and human resources required. The Implementation and
Monitoring Plan must demonstrate the feasibility and necessity of carrying out the required
data collection, including provision of the necessary resources.
Mid-term review
As already indicated, performance monitoring may begin before project completion for
certain projects, where benefits are realized in phases. This opens up the possibility of a mid-
term performance evaluation, to review the relevance, efficiency and effectiveness of the
project. Such a review would follow the approach set out for an ex post evaluation in
Guideline 6 (‘How to Perform, Summarize and Assess an Ex Post Evaluation). It is, however,
unlikely that the assessment would be able to say much about impact and sustainability at this
stage, which would have to be left to any later ex post evaluation.

Table 2: Performance Monitoring Framework
INDICATOR DEFINITION BASELINE TARGET DATA SOURCE FREQUENCY RESPONSIBLE REPORTIN

G
How is it calculated? What is the What is the How will it be How often will Who will measure
current value? target value? measured? it be measured? it? Where will it
be reported?
Impact
Outcomes
Outputs
Source: www.tools4dev.org

2. Reviewing an Implementation and Monitoring Plan
Template 3 should be used for summarizing and reviewing the Implementation and
Monitoring Plan.
The responsible line ministry should use Template 3 to summarize the plan and as a basis for
carrying out its own assessment. The process of summarizing and reviewing the plan may
lead the line ministry to conclude that there are some weaknesses and gaps in the plan. In this
case, it would be better for the line ministry to return the plan to the project owner for further
work
In some cases the project owner and the responsible line ministry will be the same. In this
case, summarizing and reviewing of the plan should be carried out by a department separate
from the department responsible for implementing the project.
The line ministry’s summary and review as set out in Template 3 should then be subject to
independent assessment. For large and medium projects, this will be carried out by the NPC.
For small projects, it should be performed by MoFEC.
Instructions for completing Template 3 now follow. These are laid out in the format of the
template for ease of use.

Implementation and Monitoring Plan Summary and Assessment Form
Executive Information
Basic administrative information should be provided, together with the estimated total project cost and the planned start and completion dates
1. Validation of Project Scope and Pre-Implementation Conditions
Parameter Question Summary and Assessment of Plan by Responsible Line Ministry Independent Assessment
Q 1.1: Is the scope of the Briefly summarise the scope of the project - activities/components, outputs  Positive = No change in scope
project the same as was (deliverables) and resulting costs - as set out in the Implementation and or changes are clearly non-
approved at appraisal. If not, Monitoring Plan, identify changes, if any, since appraisal and verify that material
are any changes clearly they are not material to the appraisal decision. An explanation of why the  Inconclusive [find alternative
explained and not material to changes are not considered material should be provided. wording] = Fuller explanation
the original appraisal It is not uncommon for project owners to make changes that are supposedly of changes is required
decision? cost neutral. Any such assertion should be validated.  Not adequate [find alternative
N.B. If any changes are assessed to be material, then the line ministry wording] = Either the project
should not generally continue with completing the form; rather, it should re- scope is not adequately
appraise the project. described or there are changes
that appear to be material and
further assessment is required
Q 1.2: Is the project logic, as Briefly summarise the results chain - outputs, outcomes and impact – as set  Positive = No change in
expressed in the results chain, out in the Implementation and Monitoring Plan, identify changes since project logic or changes are
the same as was approved at appraisal, if any, and verify that they are not material to the appraisal clearly non-material
appraisal? If not, are any decision. An explanation of why changes are not considered material should  Inconclusive = Fuller
changes clearly explained and be provided. explanation of changes is
not material to the original N.B. If any changes are assessed to be material, then the line ministry required
appraisal decision? should not generally continue with completing the form; rather, it should re-  Not adequate = Either the
appraise the project. project logic is not adequately
described or there are changes
that appear to be material and
further assessment is required
Q 1.3: Is the completion Provide summary evidence – references/dates for decisions and procedures -  Positive = Pre-implementation
status of the following pre- of the completion of all applicable pre-implementation conditions. If any of conditions have been met or it

implementation conditions the conditions are not applicable, explain why. is clearly demonstrated that
(where applicable) If any of the conditions have not been met, explain why they are expected to they will be met in time for
demonstrated? be met in time for project implementation to begin. implementation to begin as
 Public consultations N.B. If it is assessed that critical pre-implementation conditions cannot be planned.
completed met in time, then the line ministry should consider postponing the project.  Inconclusive = Evidence for
 Permits, approvals and satisfaction of pre-
consents received implementation conditions is
 Land acquisition, not clear enough.
compensation and  Not adequate = Either
resettlement achieved evidence for satisfaction of
 Site accessible to pre-implementation conditions
contractor is incomplete or the risk of
 Co-funding commitments one or more conditions not
confirmed being met in time is assessed
 Organisational as high.
arrangements in place for
project M&E
 Arrangements in place for
project handover upon
completion
 Arrangements in place to
cover future operating and
maintenance expenditures
2. Basis for Implementation Monitoring
Q 2.1: Is the implementation Summarise the timetable for project implementation, indicating the  Positive = The implementation
plan clear and realistic, milestones that have been identified for physical monitoring purposes. Draw plan has been shown to be
including specific milestones attention to any critical path issues, i.e., where one activity cannot proceed complete and realistic, and it
for physical monitoring? before completion of another. contains major milestones
Optimism bias in planners is frequent when it comes to estimating  Inconclusive = The
implementation schedules and must be guarded against. The realism of the implementation plan would
key dates should therefore be confirmed by benchmarking against other
similar projects that have recently been completed. benefit from more detail in
certain areas
 Not adequate = Either the
implementation plan is
inadequate or there are serious
questions concerning its
realism
Q 2.2: Is the procurement Summarise the key features of the procurement plan, including  Positive = The procurement
plan clear and realistic? procurement method, the bid evaluation process, main contracts and plan has been shown to be
timetable. Confirm conformity with national public procurement legislation complete, compliant with
and regulations. Verify the realism of the procurement timetable by legal/regulatory requirements
reference to legal requirements and other similar, recently completed and realistic
procurements.  Inconclusive = The
procurement plan would
benefit from more detail in
certain areas
procurement plan is
inadequate/non-compliant or
there are serious questions
concerning its realism
Q 2.3: Does the financial plan Describe the main features of the financial plan – breakdown of annual  Positive = The financial plan
represent a sound basis for disbursements for a multiyear project; annual disbursements as % of total is sufficiently detailed and the
budgeting over the medium- cost by year; level of detail (monthly/quarterly/six-monthly) for in-year projections make sense
term and for in-year cash forecasts; and basis for allocating in-year forecasts across periods – and  Inconclusive = The financial
flow forecasting? confirm how it meets the requirements of fiscal planning. plan would benefit from more
detail in certain areas
financial plan is inadequate or
there are serious questions
concerning its realism
Q 2.4: Are the In tabular form, demonstrate the consistency between the main dates of the  Positive = The plans are
implementation, procurement different plans and between the implementation timetable and the demonstrated to be consistent
and financial plans cumulative cash flow (expressed as a % of total cost)  Inconclusive = For the most
consistent? N.B. If the responsible line ministry finds inconsistencies between plans, the part the plans are consistent
Implementation and Monitoring Plan should be revised before completion but there are some outstanding
of the assessment. questions concerning minor
areas of compatibility
consistency of the plans has
not been demonstrated
satisfactorily or there are
serious inconsistencies
between the plans
Q 2.5: Are the reporting and Demonstrate how the proposed progress reporting will satisfy the  Positive = The reporting and
monitoring procedures monitoring requirements of the different stakeholders on the government monitoring procedures are
adequately specified and side – project owner/line ministry/central agencies – in terms of frequency well specified and appear
workable? and detail. workable
Show how the proposed procedures are consistent with the available human  Inconclusive = The
and financial resources. description of the procedures
Describe any tolerance thresholds for variances in costs and schedule, and would benefit from more
the actions that should be triggered if the thresholds are exceeded. detail in certain areas
reporting and monitoring
procedure have not been
satisfactorily explained or they
appear to be impractical
because of resource
constraints
Q 2.6: Are the main risks to Tabulate the most important risks for successful delivery of the project in  Positive = The main risks have
implementation and their terms of their likelihood of occurrence and impact on timetable, costs and been identified and properly
likelihood assessed? quality. analysed
All projects face some risks, so it is unlikely that no risks will be identified.  Inconclusive = There are some
At the same time, the list of risks does not need to be exhaustive and lower queries about the likelihood

probability- lower impact risks may not need to be mentioned. and impact of certain risks
N.B. If the line ministry identifies serious gaps in the risk assessment, these  Not adequate = The
should be fixed before the summary and assessment is complete. identification and assessment
of risks is incomplete
Q 2.7: Are there realistic Explain the proposed approach to dealing with the most important risks and  Positive = There is a clear
plans for managing the why it is suitable. Approaches include control measures and enhanced plan for dealing with risks,
identified risks, including monitoring - more frequent, and more in-depth for a given level of which includes enhanced
enhanced monitoring if monitoring responsibility - to reduce the probability of the risk occurring monitoring where required
required? and to increase responsiveness if it does. Another approach is to have  Inconclusive = The plan for
contingent mitigation measures to reduce the impact of the risk if it occurs. dealing with risks requires
If the approach is to assume the risk, with no control or mitigation some clarification in certain
measures, explain why. Transferring the risk to another party, which is areas
better placed to bear it, through contractual arrangements is another, more  Not adequate = There is no
advanced approach. This is an argument used for PPP projects, but these adequate plan for dealing with
require advanced skills to prepare, assess and negotiate, the existence of risks
which will need to be demonstrated.
3. Basis for Performance Monitoring
Q 3.1: Is the monitoring and Confirm how the results chain is reflected in the M&E framework.  Positive = The M&E
evaluation framework The results chain must be reflected in the monitoring and evaluation framework is consistent with
complete and coherent? framework. It is against indicators of the outputs, outcomes and impact the results chain
from the results chain that project performance should monitored.  Inconclusive = Some further
clarification of elements of the
M&E framework is required
 Not adequate = The M&E
framework is not consistent
with the results chain
Q 3.2: Are all indicators Indicators are the quantifiable means of verifying outputs, outcomes and  Positive = The performance
specific and measurable, with impact. indicators in the M&E
defined dates for targets? Demonstrate that the indicators are defined in a way that makes them framework are specific,
specific (not vague aspirations) and relevant to their respective performance measureable and timebound
measure and quantifiable, both in theory and in practice. If indicators are  Inconclusive = Further
not specified clearly enough or are difficult to measure, then there is no clarification of some of the
basis for monitoring and evaluation. Targets for improvements in indicators indicators is required
to be brought about through the project must also have deadlines; otherwise  Not adequate = Some of the
it is not possible to know when the targets have been achieved. indicators in the M&E
framework do not conform to
the SMART criteria
Q 3.3: Are reliable baseline Confirm baseline values for performance indicators and validate the  Positive = Reliable baseline
values given for all reliability of the source and/or calculation method. It is essential that values are provided for all
indicators? baseline values are provided for indicators; without an initial starting point, performance indicators to be
it will be impossible to measure achievements. Data sources need to be monitored
reliable and replicable; for example, it is no good using values from a one-  Inconclusive = Further
off survey that will not be repeated. If the indicator has to be calculated, the clarification of the baseline
method needs to be clearly specified and verified, so that it can be repeated. values for some indicators is
required
 Not adequate = Some of the
indicators in the M&E
framework do not have
baseline values or have values
that appear unreliable
Q 3.4: If data for indicators is Sometimes there will be no readily available data for quantifying indicators,  Positive = Plans for collecting
not available, are there both for the baseline and thereafter. It will be important to verify the new data on indicators appear
realistic plans for collecting it proposals put forward in the Implementation and Monitoring Plan for realistic
on time? dealing with this situation by collecting new data. Often such plans can be  Inconclusive = Further
over-ambitious and under-resourced, resulting in their not being carried out clarification of plans for
once a project is under way or completed, resulting in performance collecting data on some
monitoring being a theoretical exercise that is never implemented. indicators is required
 Not adequate = Plans for
collecting new data on
indicators are either
incomplete or not workable
Q 3.5: Is mid-term review For projects with phased delivery of benefits, a mid-term performance  Positive = A well-specified
properly designed/planned, review may need to be planned to make sure that a project is on-track to mid-term review is planned or
especially with respect to deliver on planned outcomes and to make adjustments if not. is not needed
timing and key questions? The need for a mid-term review should be confirmed and its timing verified.  Inconclusive = Aspects of the
It should be possible to identify in advance the key issues that might need to Further clarification of plans
be addressed in such a review. These should be summarised and their for collecting data on some
N.B. If a need for a mid-term review is identified and none is planned, the indicators is required
responsible line ministry should ensure that the Implementation and  Not adequate = Either no mid-
Monitoring Plan is revised accordingly before proceeding. term review is foreseen when
it would be advisable or the
mid-term review is poorly
specified
4. Sign-Off by Responsible Line Ministry
Summary to be signed by responsible minister before formal submission to NPC for review.
5. NPC Opinion on Quality and Risk
Q 5.1: Summary of general This section can be as long or as short as the individual assessor needs to convey the essential view of the
observations on the Implementation and Monitoring Plan. It should be a summary of the results of the NPC assessment.
Implementation and
Monitoring Plan
Q 5.2: Status of the A) The Plan is of good quality and does not indicate that the project is unusual in terms of delivery risk
Implementation and B) The Plan is of acceptable quality but would benefit from refinement in the following areas [provide a list]
Monitoring Plan and project but does not indicate unusual delivery risk
risk C) The plan has serious limitations in the following areas [provide a list], which it is recommended should be
addressed before implementation begins.
Select one of the assessment options and provide a short reasoning for the selection.
A requires all assessments to be ‘positive’.
B requires no ‘not adequate’ assessments and a maximum of 5 ‘inconclusive’ assessments. In addition, Q 1.1, Q
1.2 and Q 1.3 should all be positive.
All other cases should be assessed as C.

ማውጫ
1. መግቢያ .................................................................................................................. 1
2. የትግበራና የክትትሌ ዕቅዴ ማዘጋጀት..................................................................... 4
3 የአፈጻጸም መከታተያ መሠረታዊ ዕሳቤዎች ........................................................... 18
4.የፕሮጀክቶች የትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ ማጠቃሇያ እና ግምገማ ቅፅ ..................... 24

መመሪያ 3:
የመንግስት ፕሮጀክቶች ሌማት እና የትግበራ ዯረጃዎች መመሪያ
መመሪያ 3: የፕሮጀክቶች የትግበራ ዕቅዴ፤ ክትትሌ እና ግምገማ አዘገጃጀት እና
አቀራረብ መመሪያ
1. መግቢያ
1.1 መመሪያ 3 እና ቅጽ 3 የተዘጋጁት የመንግስት ፕሮጀክቶችን የትግበራ፤
የክትትሌና ግምገማ ተግባራትን ሇማከናወን በፌዯራሌ መንግስት ፕሮጀክቶች
አስተዲዯር እና አመራር ስርዓት ዯንብ በተሇይም በክፍሌ አራት “የመንግስት
ፕሮጀክቶች ትግበራ፣ክሇሳ፣ አፈፃፀም እና ክትትሌ ሂዯት እና መርሆች" መሠረት
ነው፡፡
1.2 መመሪያ 3 የፕሮጀክቶች የትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ እንዳት እንዯሚዘጋጅ

ያብራራሌ፡፡ ከዚህ ማብራሪያ በመቀጠሌ በተዘጋጀው (ቅጽ) መሰረት
የሚመሇከታቸው አስፈጻሚ መስሪያ ቤቶች የትግበራ ዕቅዲቸውን እንዳት
ማጠቃሇሌ እንዲሇባቸውት ያብራራሌ፡፡ በዚህ በተዘጋጀው ተመሳሳይ ቅጽ
አማካኝነት የፕሊንና ሌማት ኮሚሽን የፕሮጀክቱን የትግበራ ዕቅዴን ጥራት
ሇመገምገም ይጠቀምበታሌ፡፡ መመሪያው የፕሊንና ሌማት ኮሚሽን ጥቅም ሊይ
የሚውለ የግምገማ መስፈርቶች እና ሉዯረስባቸው የሚችለ ምክረ ሀሳቦችን
ያቀርባሌ፡፡
1.3 ሇሁለም የፕሮጀክት ዯረጃዎች ማሇትም ከፍተኛ፣ መካከሇኛና አነስተኛ

ፕሮጀክቶች ትግበራ ከመጀመሩ በፊት የፕሮጀክቶቹ ባሇቤት የፕሮጀክቶች
ትግበራ እና ክትትሌ ዕቅዴ ማዘጋጀትና ማቅረብ አሇበት፡፡
1.4 የፕሮጀክት ትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ ፕሮጀክቱ ሇትግበራ ዝግጁ መሆኑን

ሇማረጋገጥ እና የፕሮጀክቱን ትግበራ አፈጻጸም ሇመከታተሌና ሇመገምገም
መሰረታዊ መሳሪያ ነው፡፡ የትግበራ ዕቅደ ስሇ ፕሮጀክቱ መርሏ ግብር፣
በታቀዯሇበት የበጀት አቅርቦት መሰረት ሇመተግበር የታቀዯ መሆኑን ፤ ፕሮጀክቱ
በአዋጭነት ጥናቱ የተመሇከተውን የቴክኒክ ጥራትና መጠንን በሚያሳካ መንገዴ
ሇመተግበር መታቀደን በማረጋገጠጥ ቀጣይነት ያሇው ስኬታማ የአፈፃፀም
ክትትሌ እና ግምገማ ሇማዴረግ ጠቀሜታ አሇው፡፡ በተጨማሪም የፕሮጀክቱ
ትግበራ አፈፃፀም በተገቢው ዯረጃ ምን ያህሌ እንዯተከናወነ እና የክንዉኑን ሁኔታ
ሇመገምገም የሚያስችሇውን የመመዘኛ መነሻ ያሳያሌ፤ እንዱሁም የታቀደት

ውጤቶች የተጠቃሚውን ዘሊቂ ጥቅሞች እና የሌማት ግቦች ማሳካታቸውን
ሇመገምገም ይረዲሌ፡፡
1.5 የፕሊንና ሌማት ኮሚሽን የፌዯራሌ መንግስት ፕሮጀክቶች አስተዲዯር እና አመራር

ስርዓትን ሇማጠናከር እና ግሌጽነትን ሇማሻሻሌ እንዱረዲ የከፍተኛ እና መካከሇኛ
ፕሮጀክቶችን የትግበራና ክትትሌ ዕቅዴን በመገምገም ሙያዊ ምክረ ሀሳቦችን
ይሰጣሌ፡፡ የፕሮጀክቶችን የትግበራ እና አፈፃፀም ክትትሌ ዕቅዴ ግምገማው
በዋናነት ምክረ ሀሳብን ሇመስጠት ያሇመ ሲሆን የሚዯረገው ግምገማ አስገዲጅ
ፈቃዴ/ ውሳኔ ሇመስጠት አይዯሇም፡፡
1.6 ሇከፍተኛ እና መካከሇኛ ዯረጃ ፕሮጀክቶች በአብዛኛው በትግበራና ክትትሌ ዕቅደ

ውስጥ የተካተቱት ግብአቶች አብዛኛዎቹ የአዋጭነት ጥናት አካሌ ሆነው እና
የአዋጭነት ጥናቱን ቅዴመ ትግበራ ግምገማ ሊይ ውሳኔ ሇመስጠት መረጃ
የቀረበባቸው ናቸው፡፡ ይሁን እንጂ አንዲንዴ ግብአቶች በዱዛይን ጥናቶቱ ሊይ
ተመስርቶ መረጃዎችን ማስተካከሌ/መከሇስ አስፈሊጊ ይሆናሌ፡፡ የትግበራ እና
ክትትሌ ዕቅዴን ሇማዘጋጀት ወይም ሇማሻሻሌ ከመጠን በሊይ ረዥም ጊዜ እና
ጥረት ካስፈሇገ፤ ይህ የአዋጪነት ጥናቱን10 ጥራት እንዱሁም የጥናቱ አዋጭነት
ቅዴመ ትግበራ ግምገማ ውሳኔው የተመሰረተበት አካሄዴ አጠያያቂ ያዯርገዋሌ፡፡
የአዋጭነት ጥናት ያሌተዘጋጀሇት ፕሮጀክት ከሆነ ወዯ ትግበራ ዯረጃ ሇመሸጋገር
ተቀባነት አይኖረውም፡፡ ሇአነስተኛ ፕሮጀክቶች የትግበራ እና ክትትሌ ዕቅዴ
መረጃ ከፕሮጀክት ጽንሰ-ሏሳብ እና ይህንን ተከትል ከሚዘጋጁ የዱዛይን ሰነድች
ሉጠናቀር ይገባሌ፡፡
1.7 የትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ በሚመሇከተው መስሪያ ቤት መገምገም

ይኖርበታሌ፡፡ ከዚያም ጥራቱን ሇማረጋገጥ ከመስሪያ ቤቱ ውጭ በሆነ ገሇሌተኛ
(በሶስተኛ ወገን) መገምገም አሇበት፡፡ በቂ ጥራት ያሇው የትግበራ እና ክትትሌ
ዕቅዴ ማዘጋጀት አሇመቻሌ ወይም ሇፕሮጀክቱ ወሳኝ ጥያቄዎች ምሊሽ የማይሰጥ
ከሆነ በዴጋሚ ተስተካክል መቅረብ ስሇሚኖርበት፤ ይህም የፕሮጀክቱን ትግበራ
ጊዜ ሉያራዝም ይችሊሌ፡፡

1.8 የትግበራና ክትትሌ ዕቅደ በሶስተኛ ወገን መገምገም ያስፈሇገበት ምክንያት
ፕሮጀክቱ በአዋጭነት ግምገማ በተወሰነው እና ሇመተግበር በታቀዯው መካከሌ
ያሇውን ሌዩነትን ሇመሇየት ነው፡፡ ፕሮጀክቶች ሇመተግበር ሲታቀደ የፕሮጀክቱን
ወሰን መቀየር ወይም በተሇያየ ጊዜ እሰፋ (Scope Creepage) መምጣት የተሇመዯ
ሲሆን ይህንን በሚገባ መከሊሇከሌ ያስፈሌጋሌ፡፡ እነዯነዚህ አይነት ሇውጦች
በሚኖሩበት ጊዜ ፕሮጀክቶቹ በዴጋሚ አዋጭነታቸው ሳይገመገም መተግበር
የሇባቸውም፡፡የግብዓት ሌዩነቶች በዋናነት ሇፕሮጀክቱ ውጤት፣መጠን እና ጥራት
እና ስኬቶች በታቀዯው መሰረት አሇመሆን መንስኤዎች ይሆናለ፡፡ አንዲንዴ ጊዜ
የዝርዝር ዴዛይን አካሌ ሆኖ በተከናወነው ስራ ሊይ ተመርኩዞ የተገሇጹትን
ውጤቶች ይበሌጥ ውጤታማ በሆነ መንገዴ ሇማምጣት የተወሰኑ የፕሮጀክት
ተግባራትን ማስተካከሌ/መከሇስ ይበረታታሌ፡፡ ይህ በዋናነት የፕሮጀክቱን ውጤት
በውጤታማነት ሇማስገኘት የሚያስችሌ ከሆነ ብቻ መከናን ያሇበት ነው፡፡
1.9 የሚከተሇው የዚህ መመሪያ ክፍሌ የፕሮጀክቶች የትግበራ እና ክትትሌ ዕቅዴ

እንዳት እንዯሚዘጋጅ እና ይህን የመገምገም እና ውሳኔ የመስጠት ሂዯቱ
በሚመሇከታቸው መስሪያ ቤቶችና ሇከፍተኛ እና መካከሇኛ ዯረጃ ፕሮጀክቶች ዯግሞ
የፕሊንና ሌማት ኮሚሽን እንዳት እንዯሚያከናወኑ እንዯሚከተሇው ያብራራሌ፡፡
የትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ ማዘጋጀት የሚከተለትን ያካትታሌ፡-
 የፕሮጀክቱን ወሰን ማጠቃሇሌ፡
 የቅዴመ-ትግበራ ሁኔታዎችን ማመቻቸት፡
 የትግበራ ክትትሌ መነሻዎችን እና አመሊካቾችን ማብራራት እና
 የአፈጻጸም ክትትሌ መሠረቶችን መተንተን፡፡

የትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ ይዘት በሳጥን 1 ተቀምጧሌ፡፡
ሳጥን 1: የትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ ይዘት ማውጫ
1. የፕሮጀክት ወሰን
 የፕሮጀክቱ መግሇጫ ማጠቃሇያ - ዋና ዋና ተግባራት እና ውጤቶች
 የፕሮጀክቱ አስፈሊጊነት- ፕሮጀክቱ እንዱከናወን ያስገዯደ ሁኔታዎች አሌተቀየሩም?
 የፕሮጀክቱ አመክንዮ - የውጤት ሰንሰሇት
 የፕሮጀክቱ አስተዲዯር ተቋማዊ አዯረጃጀት ዝግጅት
 የፕሮጀክቱ ወጭ ፍሊጎት ዝርዝር በዋና ዋና ተግባራት / አካሌ የተከፋፈሇ

2. የቅዴመ-ትግበራ ሁኔታዎች
 የሚከተለት ቅዴመ-ትግበራ ሁኔታዎች:
o የህዝብ/ማህበረሰብ ምክክር
o ማረጋገጫዎችና ፍቃድች ማፅዯቅ/ውሳኔዎችን ማግኘት
o መሬት መረከብ ፣ ካሳ መክፈሌ እና ወዯላሊ ቦታ ማስፈር
o የፕሮጀክቱ ሳይት ሇትግበራ ተዯራሽ ሇማዴረግ የተሰሩ ስራዎች
o ወጪን በጋራ የመሸፈን ቁርጠኝነት (በጋራ/በትብብር ሇሚሸፈኑ ፕሮጀክቶች)
o የፕሮጀክቱ ክትትሌና ግምገማ ተቋማዊ አዯረጃጀቶች
o የፕሮጀክቱ ርክክብ ተቋማዊ አዯረጃጀቶች
o የስራ ማስኬጃ እና የጥገና ወጪ አሸፋፈን
3. የትግበራ ክትትሌ
 የትግበራ ዕቅዴ (ዋና ዋና ተግባራት፣ ዋና ዋና ምዕራፎችን እና ውጤቶችን ጨምሮ)
 የፋይናንስ ዕቅዴ
 የግዥ ዕቅዴ እና የኮንትራት አስተዲዯር ዕቅዴ
 የፋይናንስና እና የፊዚካሌ ክትትሌ ዕቅዴ - ምን አይነት መረጃ ? በምን ያህሌ የዴግግሞሽ ጊዜ ? ከየት? በማን? ሇማን? ፕሮጀክቱ
በአግባቡ እየሄዳ አሇመሆኑን የሚያመሇክቱ ማስጠንቀቂያዎች እና የሚወሰደ ማስተካከያዎች
 የስጋቶች/ተፅእኖ አስተዲዯር ዕቅዴ
 ጊዜያዊ / ወይም የታቀዯ የመካከሇኛ ጊዜ ግምገማ - አመሌካቾች፣ ጊዜ እና ቁሌፍ መገምገሚያ ጥያቄዎች

4. የአፈጻጸም ክትትሌ
1.10 የትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ የግምገማ ሂዯቱ ቅጽ 3ን ማጠናቀቅን ያካትታሌ፡፡
የመጀመሪያው ዯረጃ በ ቅጽ 3 ውስጥ በተቀመጡት መመዘኛዎች መሰረት
የሚመሇከተው መስሪያ ቤት ሞሌቶ ማጠናቀቅ አሇበት፡፡ ከዚያም ገሇሌተኛ
ገምጋሚው የተሰጡትን መሌሶች በመጥቀስ የዕቅደን ጥራት በመሇኪያዎቹ
መሰረት ይገመግማሌ፡፡ በተሇይም በፕሊንና ሌማት ኮሚሽን በሚገመገሙ
ከፍተኛ እና መካከሇኛ ፕሮጀክቶች በተሰጡት መሌሶች ሊይ በመመርኮዝ
ገምጋሚው ወዯ ዋናው ሰነዴ/ ዕቅዴ ጋር በማስተያየት ማረጋገጥ ይችሊሌ፡፡
2. የትግበራና የክትትሌ ዕቅዴ ማዘጋጀት

2.1. የፕሮጀክቱ ወሰን አጠቃሌል ማቅረብ

2.1.1 የፕሮጀክቶች የትግበራ ዕቅደ የፕሮጀክቱን ወሰን በማብራራት መጀመር አሇበት፡፡
የሚቀርበው ማብራሪያ በፕሮጀክቱ በቅዴመ ትግበራ ግምገማ ተዯርጎበት ሲፅዴቅ
ከተቀመጠው መጠን ጋር በተናበበ መሌክ መሆን ይኖርበቸዋሌ፡፡ ይሁን እንጅ
አንዲንዴ ተግባራትና ወጪዎች ሊይ ሌዩነቶች ሉኖሩ ይችሊለ፡፡
2.1.2 የፕሮጀክቱን ወሰን ማብራሪያው የሚጀምረው ስሇ ፕሮጀክቱ ዋና ዋና ተግባራት/
ክፍልች እና ውጤቶች፣ የፕሮጀክቱ ማኔጅመንት ቡዴን ተጠያቂ የሚሆኑባቸውን
ውጤቶች በመተንተን ይሆናሌ፡፡ ውጤቶች በግንባታ/ተጨባጭ ሊይ ብቻ የተገዯቡ
መሆን የሇባቸውም፡፡ ሇምሳላ ፕሮጀክቱ ተግባራዊ እንዱሆን እና ዘሊቂ ጥቅሞችን
ሇማሳካት የሚያስፈሌግ የሰራተኞች ሥሌጠና ወይም አዲዱስ ዴርጅቶችን
መፍጠር ፕሮጀክቱ ተግባራዊ እንዱሆን እና ዘሊቂ ጥቅሞችን ሇማሳካት
የሚያስፈሌግ ሉሆን ይችሊሌ፡፡
2.1.3 የፕሮጀክቱ ጽንሰ-ሀሳብ እና / ወይም የአዋጭነት ጥናቱ ፕሮጀክቱ ሇምን

መተግበር እንዲሇበት/አስፈሊጊነቱ ሊይ ቀዯም ብል በቂ መረጃ እንዯተገኘ እሳቤ
ይወሰዲሌ፡፡ ሆኖም የአዋጭነት ጥናቱ በትግበራ ዕቅዴና ክትትሌ ማጠቃሇያ
ቅፅ ሊይ በሚገባ ተሞሌቶ ሇፕሮጀክቱ መነሻነት በዴጋሚ መረጋገጥ አሇበት፡፡
ፕሮጀክቱን ሇመተግበር ያስፈሇገበት ችግሮች ከተቀየሩ/ከተባባሱ ወይም ይህንን
ተፅእኖ የፈጠረው የመሌካም እዴሌ ሁኔታዎች ከተሇወጡ በትኩረት መታየት
አሇባቸው፡፡
2.1.4 የፕሮጀክቱ አመክንዮ (the Project logic) በውጤት ሰንሰሇት መሌክ በፕሮጀክቱ
ጽንሰ-ሃሳብ እና /ወይም በአዋጪነት ጥናት ውስጥ ተብራርቶ የቀረበ በመሆኑ
በትግበራ ዕቅደ ሊይ በጥናቶቹ ሊይ ከቀረበው ማንኛውንም ዓይነት ሇውጦች ካለ
መታየት አሇባቸው፡፡ የፕሮጀክቱ የውጤት ሰንሰሇት ወሳኝ የሆነ የአፈጻጸም
መከታተያ መሰረት ነው፡፡
2.1.5 የውጤት ሰንሰሇቶች በአንዲንዴ ሁኔታ ፕሮጀክቱ በትግበራ ሂዯቱ ከየት ተነስቶ
ወዳት እንዯሚዯርስ የሚሳይ ንዴፈ ሃሳብ (Theory of Change) እንዯሆኑ
ይወሰዲሌ፡፡ እነዚህም በፕሮጀክቱ የሚከናወነውን የሌማት ስራ በተወሰደ
እሳቤዎች መሰረት ቢከናወኑ የታሇመውን የፕሮጀክቱን ግብ ሇማሳካት እንዳት

እንዯሚረዲ ያሳያለ፡፡ የፕሮጀክቱ ሥራዎች የታቀደትን ተግባራት ሇማከናወን
የሚያስፈሌጉትን የተሇያዩ ግብዓቶችን በማዯራጀት በአግባቡ መጠቀምን
ያካትታለ፡፡ ትክክሇኛው የጥራት ዯረጃቸውን የጠበቁ ግብአቶች በተያዘሊቸው
ጊዜ ውስጥ ከቀረቡ የታቀደት የፕሮጀክቶች ውጤቶች መገኘት አሇባቸው፡፡
የፕሮጀክት ማኔጅመንት ቡዴን ፕሮጀክቱን ውጤቶች በተያዘሇት በጀት፣ ጊዜ
እና ጥራት ዯረጃ የማከናወን ተጠያቂነት አሇባቸው፡፡ የፕሮጀክቱ ጽንሰ-ሏሳብ
በሚገባ ከተዘጋጀ ውጤቶቹ ሇፕሮጀክቱ ተጠቃሚዎችች በታቀዯው መርሃ ግብር
መሰረት በዘሊቂነት የታሇመውን ውጤት ያመጣሌ፡፡ ውጤቱ ከተሳካ ፕሮጀክቱ
ከፍተኛ ማህበራዊ ግቡን እንዲሳካ የሚቆጠር ሲሆን ይህም በአብዛኛው
የሚመነጨው ከሀገራዊ የሌማት ግቦች በመሆኑ ሇዋናው ሀገራዊ ግብ ፕሮጀክቱ
አስተዋፅኦ እንዲዯረገ ይወሰዲሌ፡፡፡ የውጤት ሰንሰሇት አቀራረብ በስዕሌ 1 እና
ምሳላ በስዕሌ 2 ቀርቧሌ፡፡
2.1.6 የፕሮጀክቶች ትግበራ የኢኮኖሚ (Economy)፣ የቅሌጥፍና (Efficiency) እና

የውጤታማነትን (Effectiveness) አመሌካቾች የአፈፃፀም ጽንሰ-ሏሳቦች የውጤት
ሰንሰሇት ክፍልችን ያገናኛሌ፡፡ እነዚህ ጽንሰ-ሏሳቦች በመመሪያ 6 ውስጥ
እንዯተገሇጸው የፕሮጀክት ዴህረ -ግምገማ ሇማከናወንም አስፈሊጊ ናቸው፡፡
እንዯሚታወቀው፤ግብአቶችን በዝቅተኛ ወጪ ማግኘት ከተቻሇ ኢኮኖሚው
ስኬታማ ይሆናሌ፡፡ አንዴ ምርትን ሇማምረት ጥቅም ሊይ የዋለት ግብዓቶች
ዝቅተኛ ከሆኑ ቅሌጥፍናን ማሳካት ይቻሊሌ፡፡ የፕሮጀክቱ ውጤቶች ማህበራሰቡ
ሊይ የሚፈሇገውን ስኬቶች ካስከተለ ፕሮጀክቱ ውጤታማነቱን እንዯረጋገጠ
ይወሰዲሌ፡፡

ስዕሌ 1. የውጤቶች ሰንሰሇት - ጽንሰ-ሏሳቦች.
ውጤት
የውጤት ተጽዕኖ
ግብዓቶች ተግባራት መሇኪያ
•የፕሮጀክቱን •አስፈሊጊ •በፕሮጀክቱ

ተግባራት ግብዓቶችን •በፕሮጀክቱ •የታቀደት
የታቀደት ተግባራት የታቀደ
ሇመተግበር ማግኘት ጥቅሞች
አንዲንዴ የሚቻሌ ከሆነ ተግባራት እንዯታሰበው
ከተፈጸሙ ከተከናወኑ እና ከተሳኩ
ግብዓቶች የታቀደትን በኅብረተሰቡ፣በ
(ሃብቶች) ተግባራት የታቀዯው የተጠበቁ
ምርቶች እና / ምርቶች / ዴርጅቶች፣ማህ
ያስፈሌጋለ ሇማከናወን በረሰቦች ወይም
ጥቃም ሊይ ወይም አገሌግልቶች
አገሌግልቶች ከቀረቡ ሥርዓቶች
ሉውለ ውስጥ አንዲንዴ
ያቻሊለ ሉቀርቡ ይችሊለ ተጠቃሚዎቹ /
ባሇዴርሻ አካሊት ሇውጦች
የታቀዯ ስራ በተወሰነ መሌኩ ሉከሰቱ
የታሇሙ
ተጠቃሚ ውጤቶች እንዯሚችለ
ይሆናለ ይጠበቃሌ
ምንጭ- የዓሇም ባንክ ተቋም የግምገማ ቡዴን

ስዕሌ 2. የውጤቶች ሰንሰሇት - ማሳያ
ግብዓቶች ተግባራት ውጤት የውጤት ተፅዕኖወች
መሇኪያ
• ፋይናንስ • የመንገዴ ግንባታ • የተገነቡ መንገድች • የገበያ ተዯራሽነት • የተሻሻሇ የቤተሰብ
• የሁሇተኛ ዯረጃ • ኮርሶችን ያጠናቀቁ መጨመር እና ገቢ
•አገሌግልት መስጫ ተጨማሪ ምርቶች
• መሣሪያዎች ትምህርት ቤት ተማሪዎች • የተሻሻሇ የሰው
መገንባት፣የመገሌገያ መሸጥ ኃይሌ ገቢ
• አቅርቦቶች እቃዎች እና የሰው • የተከተቡ ህፃናቶች •የተማሪዎች
ዩኒቨርሲቲ መግባት • መከሊከሌ የሚቻሌ
• ሠራተኞች ኃይሌ ማሟሊት በሽታ መቀነስ እና
•ሇክትባት መስጫ እና / ወይም የተሻሻሇ የሕፃናት
• የቴክኒክ ሠራተኞች እውቀት መዲበር
የጤና ማእከሌ የጤና ሁኔታ
ግንባታ • ሌንከሊከሊቸው
ከምንችሊው
ህመሞች የህፃናት
ተጋሊጭነት መቀነስ
ምንጭ-የዓሇም ባንክ ተቋም የግምገማ ቡዴን
2.1.7 ግሌጽ የሆነ ኃሊፊነት እና ተጠያቂነትን ሇማረጋገጥ የተቀናጀ የፕሮጀክት ትግበራ

አስተዲዯር ተቋማዊ አዯረጃጀት መዘርጋት አስፈሊጊ ነው፡፡ ሇፕሮጀክት
አስተዲዯር ተቋማዊ አዯረጃጀቶች አመቺ ዝግጅቶች በአዋጪነት ጥናቱ ውስጥ
የሚገኙ ቢሆንም በትግበራና ክትትሌ ዕቅደ ውስጥ መብራራትና ተጨባጭ መሆን

አሇባቸው፡፡ ሣጥን 2 በፕሮጀክቶች ዯረጃ እና ነባራዊ ሁኔታዎች የሚወሰን ሆኖ
የፕሮጀክት አስተዲዯር ዴርሻዎችና ሃሊፊነቶችን ጠቅሇሌ አዴርጎ ያብራራሌ፡፡
ሇአነስተኛ ዯረጃ ፕሮጀክቶች በሳጥን 2 ሊይ በተጠቀሱት መሰረት ማብራሪያ
ማዘጋጀት ሊያስፈሌግ ይችሊሌ፡፡ ሇእነዚህ ፕሮጀክቶች የፕሮጀክት ቦርዴ እና
የፕሮጀክት ቡዴን ማቋቋም አስፈሊጊ ሊይሆን ይችሊሌ፡፡ ሇምሳላ በተወሰኑ
ዘርፎች ሊይ ቋሚ ተቋማዊ የፕሮጀክት ማኔጅመንት አዯረጃጀቶች ቀዴሞውኑ
ሉኖሩ ይችሊለ ስሇዚህ በሳጥና 2. ያሇውን አይነት ተቋማዊ አዯረጃጀት መፍጠር
አያስፈሌግም፡፡ እንዯ ፕሮጀክቱ ባህሪ ሇፕሮጀክቶች የማኔጅመነት ተቋማዊ
አዯረጃጀቶች የተሇያየ ስያሜ ቢሰጥም ዋነኛው ነገር በሳጥን 2 ውስጥ
የተዘረዘሩት ተግባራት ሇማከናወን ብቁ የሆነ አዯረጃጀት መኖን ማረጋገጥ
አስፈሊጊ ነው፡፡

ሳጥን 2: ፕሮጀክት አስተዲዯር ዝግጅት - ዴርሻዎችና ሃሊፊነቶች
 የፕሮጀክቱ ከፍተኛ ኃሊፊ (ፕሮጀክት አስፈጻሚ / ዲይሬክተር ሉሆን ይችሊሌ):
የፕሮጀክቱ ከፍተኛ ኃሊፊ የፕሮጀክቱን ቦርዴ ይመራሌ፣ ከፕሮጀክቱ ጋር የተያያዙ ውሳኔዎችን ያስፈፅማሌ፣
በፕሮጀክቱ የታቀደትን ዓሊማዎች እና የሚጠበቁ ጥቅሞችን በማሳካት ሊይ ትኩረት ያዯርጋሌ፡፡
 የፕሮጀክት ቦርዴ (ፕሮጀክት አስተባባሪ/ስቲሪንግ ኮሚቴ ተብሇው ሉጠሩ ይችሊሌ):
የፕሮጀክቱ ቦርዴ ውሣኔ የመስጠት ስሌጣን ያሊቸው ተወካዮች አለት፤ በፕሮጀክቱ ከፍተኛ ኃሊፊ የሚመራ
ሲሆን ሇፕሮጀክቱ ስኬታማነት አጠቃሊይ ተጠያቂነት አሇበት፤ አባሊቱ ከፕሮጀክቱ ተጠቃሚዎች ፣
አቅራቢዎች፣ ከፍተኛ የስራ አመራሮች፣ ፕሮጀክቱ ተፅዕኖ ከሚያሳዴርባቸው የህብረተሰብ ተወካዮችን
ያካትታሌ፡፡ የቦርደ አባሌና አቅራቢው በዱዛይን ፣በግዥ እንዴሁም በፕሮጀክቱ ውጤቶች እና ጥራት
ሊይ ኃሊፊነት አሇበት፡፡ እንዯ ፕሮጀክቱ ሁኔታ የፕሮጀክቱ ከፍተኛ ኃሊፊ እና ቦርደ የላልች ባሇሙያ
አስተያየት ሉጠየቁ ይችሊለ፡፡ ሇምሳላ የኮርፖሬት አስተዲዯር፣ የቴክኒክ ባሇሙያዎችና ላልች ቁሌፍ
ባሇዴርሻ አካሊት አስተያየት ሉያስፈሌግ ይችሊሌ፡፡ የቦርደ ውሳኔ የተቀሊጠፈ እንዱሆን፤ የአባሊቱ ቁጥር
ባይበዛ ይመረጣሌ፡፡
 ፕሮጀክት አስተዲዲሪ/ማኔጀር:
የፕሮጀክቱ አስተዲዲሪ የፕሮጀክቱ ስፖንሰር / ባሇቤትን በመወከሌ የፕሮጀክቱን ሌማት የመከታታሌ እና
በፕሮጀክቱ የተቀመጡትን የፕሮጀክቱን ውጤቶች ተግባራዊ የማዴረግ ሀሊፊነት ያሇው ግሇሰብ ነው፡፡
የፕሮጀክቱ አስተዲዲሪ የፕሮጀክት ቡዴኑን ይመራሌ እንዱሁም የፕሮጀክቱ ስፖንሰር/ ባሇቤት እና
በፕሮጀክቱ ከፍተኛ ኃሊፊ/በፕሮጀክት ቦርዴ በተሠጠው ስሌጣን መሰረት የፕሮጀክቱን የዕሇት ተዕሇት ስራ
ይከታተሊሌ፡፡
 የፕሮጀክት ቡዴን (የፕሮጀክት ትግባራ ክፍሌ ሉባሌ ይችሊሌ)
የፕሮጀክት ቡዴን ተገቢ እና በሙያ የሚዯጋገፉ ቴክኒካዊ ወይም ሌዩ ሙያ ያሊቸው ግሇሰቦች ስብስብ ነው
፤ተጠሪነታቸው ሇፕሮጀክቱ አስተዲዲሪ ሲሆን የፕሮጀክቱ ቡዴን በፕሮጀክት ቦርዴ የተቀመጠውን ጊዜ፣
ዋጋ እና ጥራትን በተመሇከተ በፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ የተገሇጹትን ተግባራት ሇማከናወን ሃሊፊነት
አሇባቸው፤ የቡዴኑ ውስጥ የሚካተቱ ባሇሞያዎች ቁጥር እና አወቃቀር በሚከናወነው ስራ ባህሪ ሊይ
የሚመረኮዝ ሲሆን አሌፎ አሌፎ በፕሮግራሙ ወይም በፕሮጀክቱ ሊይ ቁሌፍ በሆኑ ነጥቦች ውስጥ በሌዩ
ባሇሙያዎች ሉዯገፍ ይችሊሌ፤ በተጨማሪም የቡዴን አካሌ ሆነው አብረው የሚሰሩ የተሇያዩ ዴርጅቶች
ሰራተኞች ሉያካትት ይችሊሌ፡፡
2.1.8 የፕሮጀክቱ ወጪዎች፤ በዋና ዋና ተግባራትና/ክፍልች ተከፋፍሇው መቅረብ

አሇባቸው፤ የፋይናንስ አፈፃፀም ክትትሌ የሚዯረግባቸው በእነዚህ መረጃዎች
ሊይ የተመሰረተ በመሆኑ ትክክሇኛ መሆናቸው በጣም አስፈሊጊ ነው፡፡ በዝርዝር
ዴዛይን መሰረት ወጪዎች ይበሌጥ ትክክሇኛ ግምት ይኖራቸዋሌ፡፡ ስሇሆነም
ከአዋጭነት ጥናት አኳያ የፕሮጀክቱ ወጭ ፍሊጎት ግምቶች ጋር ሲነጻጸር
አንዲንዴ ሌዩነቶች የሚጠበቅ ቢሆንም፤ የመጣው ሌዩነት መታየት ያሇበት
በአዋጭነት ጥናቱ ትንተና እና በስጋት ትንተና ወቅት በተወሰዯው እሳቤዎች

ሊይ የተመሰረተ መሆን አሇበት፡፡ በአጠቃሊይ ሲታይ የዋጋዎች ሇውጥ
ከተቀመጠው ህጋዊ የክሇሳ ገዯብ በሊይ ከሆነ ፕሮጀክቱ ወዯ ትግበራ መግባት
የሇበትም፡፡ የአዋጭነት ጥናቱ የማኅበራዊ ትንተናን የማያካትት ከሆነ እና
(ወይም የአዋጭነት ጥናት ሇማይሰራሊቸው አነስተኛ ዯረጃ ፕሮጀክቶች )
የወጪ ጭማሪዎች በሚመሇከው የዘርፍ ወጪ ከተተገበሩ ተመሳሳይ
ፕሮጀክቶች በመነሳት ማነጻጸሪያዎች መታየት አሇበባቸው፡፡ ይህም ማሇት
አዱሱን ወጪ በተመሳሳይ በሆነ ሁኔታ እና ውጤት ከሚያመጣ ከተጠናቀቀ
የፕሮጀክት የተሻሻሇ ወጪ ጋር ማነፃፀር ነው፡፡ ሇምሳላ ወጪዎቹ
በተቀመጠው ገዯብ ውስጥ እንዲለ ሇማረጋገጥ ሇመንገዴ ፕሮጀክት በአንዴ
ኪል ሜትር የተገመተው ዋጋ በቅርብ ከተጠናቀቁ መንገድች ጋር በአንዴ
ኪልሜትር ጋር ሉወዲዯር ይገባሌ፡፡ በተመሳሳይም የአንዴ ማኅበራዊ ተቋም
ሇምሳላ አንዴ የጤና ማዕከሌ ወጪ በካሬ ሜትር ከተመሳሳይ ተቋም ወጪ
በካሬ ሜትር ጋር ማነፃፀር ተገቢ ነው፡፡
2.2. የቅዴመ-ትግበራ ሁኔታዎችን ማመቻቸት

2.2.1 አንዴ ፕሮጀክት ወሳኝ የቅዴመ-ትግበራ ሁኔታዎች ካሌተሟለ ወይንም
በታቀዯው ጊዜ ትግበራውን ሇመጀመር የሚያስችለ ሁኔታዎች ካሌተሳኩ
የፕሮጀክቱ ትግበራ መጀመር የሇበትም፡፡ ይሁን እንጂ ቅዴመ ትግበራ
ሁኔታዎች በሚገባ ተሟሌቷሌ ብል ከሌክ በሊይ ተስፋ ማዴረግ በተዯጋጋሚ
ሇሚከሰቱ ችግሮች መንስዔ ናቸው፡፡ ቅዴመ ትግበራ ሁኔታዎች
መሟሊታቸው በተጨባጭ ማስረጃ መዯገፍ አሇበት፡፡ በተሇይም የቅዴመ-
ትግበራ ሁኔታዎች ካሌተሟለ እና ወዯፊት እንዱሟለ የሚጠበቅ ከሆነ
ሇሚያጋጥሙ ችግሮች ተጨባጭ መፍትሄ መኖሩን መረጋገጥ ያስፈሌጋሌ፡፡
2.2.2 መረጋገጥ ያሇባቸው አስፈሊጊ የቅዴመ-ትግበራ ሁኔታዎች የሚከተለት
ናቸው፡-
 የህብረተሰብ ምክክር: ማንኛውም በህግ የተወሰነ ወይም አስፈሊጊ የሆነ
ህዝባዊ ምክክር ማካሄዴ ከትግበራ በፊት መጠናቀቅ አሇበት፡፡ ምክክሩ
ሇይስሙሊ የሚዯረግ ሳይሆን በእርግጠኝነት መከናወን ይኖርበታሌ፡፡
የምክክሩ ማረጋገጫዎች ቀን፣ቦታ እና የተገኙት ተሳታፊወች ዝርዝር
መያዝ አሇበት፡፡እንዱሁም በፕሮጀክቱ ዱዛይን ሊይ ስሇሚከሰቱ ተፅዕኖዎች
ማብራሪያ መቅረብ አሇበት፡፡

 ፈቃድች እና ውሳኔዎች፤ ሁለም ፈቃድችና እና የማፅዯቅ ሂዯቶች
ግንባታው ከመጀመሩ በፊት መጠናቀቅ አሇባቸው ቀኖች እና ማጣቀሻ
ማስረጃዎች ተያይዘው መቅረብ አሇባቸው::
 መሬት መረከብ፤ ካሳ መክፈሌና ማስፈር፤ እነዚህ በጣም አስፈሊጊ የሆኑ
ከትግበራ በፊት መከናወን ያሇባቸው እና ብዙውን ጊዜ ትግበራውን
ሉያዘገዩ የሚችለ የዝግጅት ስራዎች ናቸው፡፡ የመሌሶ ማስፈር እና
የካሳ ክፍያዎች በፍትህ/ ዲኝነት ስራዎች ምክንያት ሉዘገዩ ቢችለም
የዘገዩበት ማስረጃ ግን መቅረብ አሇበት፡፡ ሇግንባታ የሚያስፈሌገው መሬት
መቅረብ አሇበት፣የመሌሶ ማስፈር በተመሇከተ ሕጋዊ መስፈርቶች መሟሊት
አሇባቸው ወይም እየተሟለ ሂዯት ሊይ መሆን አሇባቸው እንዴሁም ካሳ
በመክፈሌ ውሳኔዎች ረገዴ የጎሊ መሰናክሌ መኖር የሇበትም፡፡ ይህ
ክፍሌ በአዋጅ ቁጥር 455/1997 በተገሇፀው መሠረት ሇህዝብ ጥቅም ሲባሌ
በሚሇቀቅ መሰረተ ሌማት ሊይ ሇሰፈረ ንብረት ስሇሚከፈሌ ካሳ የወጣ
የሚኒስትሮች ምክር ቤት ዯንብ ቁጥር 135/1999 መሰረት ካሣ መከፈሌ
አሇበት፡፡
 የፕሮጀክቱ ቦታ መዲረሻ፡ ግንባታ ተቋራጩ ወዯ ጣቢያው ሳይገባ
ግንባታውን ሇመጀመር አይቻሌም፡፡ ከሶስተኛ ወገኖች ጋር የሚያስፈሌግ
ማንኛውንም ውሌ የሚያስፈሌግ ከሆነ ቀኖች እና ማጣቀሻዎች ጨምሮ
መቅረብ አሇበት፡፡
 በጋራ ወጪ የመሸፈን ስምምነት፤ ፕሮጀክቱን በጋራ ወጪ ሇመሸፈን

በሚችለ ጉዲዮች ሊይ ስምምነቶች ካለ የስምምነቶቹ ማስረጃ መቅረብ
 የክትትሌ እና ግምገማ ዝግጅቶች: የትግበራና የክትትሌ ዕቅድች መከናወን

የሚችሌ መሆኑን ሇማረጋገጥ የክትትሌና ግምገማ ስርአት ሉኖር ይገባሌ፡፡
የክትትሌና ግምገማ ስርአቱ በአዋጪነት ጥናቱ ሊይ የተቀመጠ ቢሆንም
ጠቅሇሌ ተዯርጎ በተግበራ ዕቅዴ ውስጥ መቀመጥ አሇበት፡፡ በተሇይም
በአዋጪነት ጥናት ውስጥ ያስፈሌጋለ ተብሇው የተሇዩ እና ተጨማሪ
ትኩረት በሚያስፈሌጋቸው የአዲዱስ ዝግጅቶች ሁኔታዎች ሊይ ትኩረት
መዯረግ አሇበት፡፡
 የርክክብ ዝግጅት: የተጠናቀቀን ፕሮጀክት ከሰሪው ወዯ አሰሪው አካሌ
በይፋ ማስተሊሇፍ እና መዯበኛ ሥራውን እንዱጀምር መዯረግ አሇበት፡፡
የርክክብ ሥርዓቱ/ሂዯቱ ህጋዊ መስፈርቶችን ያሟሊ መሆን ይገባዋሌ፡፡

 የስራ ማስኬጃ እና የጥገና አገሌግልት ሽፋን፡ የፕሮጀክቶች ዘሊቂነት
የሚወሰነው በተመዯበው ስራ ማስኬጃ ሊይ እና በጥገና ወጪዎች ሊይ
የተመሰረተ ነው፡፡ እነዚህ ዝግጅቶች በአዋጭነት ጥናቱ የተብራሩ ቢሆንም
ነገር ግን በትግበራና ክትትሌ እቅደ እነዚህን ተግባራት እንዳት ወዯ
ተግባር መሇወጥ እንዲሇባቸው ማብራራት ያስፈሌጋሌ፡፡ የስራ ማስኬጃ እና
ጥገና ከበጀቱ ሊይ የሚሸፈን ከሆነ በተቋሙ በጀት ውስጥ መኖሩን የሚያሳይ
ማስረጃ መቅረብ አሇበት፡፡ ከተጠቃሚ ክፍያዎች ሇመሸፈን ከታሰበ ይህን
ሇማዴረግ አስፈሊጊው ህጋዊ እና አስተዲዯራዊ ስርአቶች መሟሊታቸውን
ማረጋገጥ አስፈሊጊ ነው፡፡ ከዝርዝር ዴዛይን ሊይ ከወጡ ትክክሇኛ ውጤቶች
በመነሳት ከፕሮጀክቱ የአዋጭነት ጥናት በኋሊ የተዯረጉ ሇውጦችን ግምት
ውስጥ በማስገባት የተጠቃሚዎች ክፍያዎች ተመጣጣኝነት በወቅታዊ
መረጃ ተዯግፎ መቅረብ አሇበት፡፡
2.2.3 ከዚህ በሊይ በዝርዝሩ ውስጥ የማይገኙ/ያሌታዩ ተጨማሪ ፕሮጀክት ነክ
የሆኑ ሁኔታዎች ሉኖሩ ይችሊለ፡፡ እነዚህም በፕሮጀክቱ ውስጥ ተሇይተው
መታወቅ አሇባቸው፡፡በዋናነት በአዋጪነት ጥናቱ ውስጥ አስቀዴሞ መካተት
2.3 የትግበራ ክትትሌ መሰረታዊ መነሻዎች

2.3.1 የፕሮጀክት ትግበራና ክትትሌ የፊሲካሌና የፋይናንስ ሂዯትን ከታቀዯው አንፃር
መቆጣጠርን ያካትታሌ፡፡ ተጨባጭ የፕሮጀክት የትግበራና እና የፋይናንስ
እቅድች የሂዯቱን ዯረጃ ሇመከታተሌ የመነሻ መሠረት ናቸው፡፡ የቅዴመ
ትግበራ፣ የገንዘብ እና የግዥ ዕቅዴ የአዋጭነት ጥናቱ አካሌ ሆነው ሉዘጋጁ
ይገባሌ፡፡ እነዚህ 'ንዑስ ዕቅድች' ማሻሻሌ አስፈሊጊ ከሆነ ተጨማሪ በዝርዝር
በማዘጋጀት በማካተት ከክትትሌ እና ስጋት አስተዲዯር 'ንዑስ-ዕቅዴ” ጋር
በትግበራና እና ክትትሌ ዕቅዴ ውስጥ መካተት አሇባቸው፡፡
2.3.2 የፕሮጀክት ትግበራ ዕቅዴ
2.3.2.1 የፕሮጀክት ትግበራ ዕቅዴ ዋና ዋና ተግባራት የሚከናወኑበትን ጊዜ ፣ቁሌፍ
የትግበራ ምዕራፎችን እንዴሁም የተቀመጡ የፕሮጀክቱ ውጤቶችን ያሳያሌ፡፡
ሥራዎችን ወዯ ቀሊሌና ግሌፅ ተግባራት የሚከፈፈለ ሲሆን የሚከናወኑበትንም
ትክክሇኛ ጊዜ ያሳያሌ፡፡ የጋንት ሰንጠረዥ (Gantt chart) ወይም ተመሳሳይ
ሰንጠረዥ ሇተያዙት ተግባሮች የጊዜ ሰላዲውን ሇማመሌከት ጥቅም ሊይ ሉውለ
ይችሊለ፡፡ ውስብስብ ሇሆኑ ፕሮጀክቶች የተግባራትን አፈፃጸም ሂዯት በቅዯም
ተከተሌ በተናጥሌ የትግበራ ዕቅድችን ማዘጋጀት አስፈሊጊ ሉሆን ይችሊሌ፡፡

2.3.2.2 የፕሮጀክት ትግበራ ዕቅዴ የፕሮጀክቱን የፊዚካሌ ሂዯት በተገቢው ሁኔታ
ቁጥጥር ሉዯረግ የሚችሌባቸውን ዯረጃዎች በፕሮጀክቱ ወሳኝ ምዕራፎች አኳያ
ማመሌከት አሇበት፡፡የፕሮጀክትን የፊዚካሌ እዴገትን ሇመከታተሌ የፕሮጀክቱን
የመቶኛ አፈፈፃፀም ከመጠቀም ይሌቅ የፕሮጀክቱን ወሳኝ ምዕራፎች እዴገት
መጠቀም የተሻሇ ይሆናሌ፡፡ ምክንያቱም የፕሮጀክቱን የመቶኛ አፈፈፃፀም
ሇመሇካት ቀሊሌ ስሊማይሆንና በተሇያዩ ባሇሙያዎች የተሇያየ ግምት ሉሰጠው
ይችሊሌ፡፡ሇመጨረሻዎቹ የፕሮጀክቶች ውጤቶች ሊይ ብቻ በመንተራስም
ክትትሌ ማዴረግ ተመራጭ አይዯሇም፡፡ ሇምሳላ 120 ኪ.ሜ በሀገራዊ
ስታንዲርዴ መንገዴ ወይም 200 የመኝታ አሌጋዎች የሚኖረው አጠቃሊይ
ሆስፒታሌ ግንባታ ማዴረግ የሚለ የፕሮጀክቶች ክትትሌ አመሌካቾች ሊይ
ግምገማ/ክትትሌ ውጤቱን ከማሳካት አኳያ በየወቅቱ የተሰረውን ስራ ስሇማያሳዩ
ፕሮጀክቱ ሇረዥም ጊዜ ስራው ሳይከናወን እንዱቀጥሌ እና ይህንንም
በተመሇከተ በቂ መረጃ እንዲይኖና ከትትሌና ግምገማ በበቂ ሁኔታ እንዲይዯረግ
ያዯርጋሌ፡፡
2.3.2.3 የፕሮጀክት ወሳኝ ምዕራፍ ክንውን በፕሮጀክቱ ውስጥ ከፍተኛ ዯረጃ ያሇውን
ስኬት የሚያመሇክት፤ በአብዛኛው ጊዜ የፕሮጀክቱን ወሳኝ ክፍሌ መጠናቀቅ
ወይንም ተቀባይነት ማግኘት ያሳያሌ፡፡ ወሳኝ ጊዜ ሰላዲ የፕሮጀክቱን ትግበራ
መጀመር ወይም መጠናቀቅ በተጨማሪም የግንባታ ስራ ክንውን ሂዯት
አመሊካች ነው፡፡ ይህም በአጠቃሊይ የፕሮጀክቱ ክንውን በሚታይ ዯረጃ
እየተከናወነ መሆኑን በሚችሌበት ዯረጃ ሊይ ዯርሷሌ ማሇት ነው፡፡ ይህ በዋናነት
ከፕሮጀክቱ ተግበራት አኳያ ወሳኝ የሆኑ አስተዲዯራዊ ስራዎች በመከናወናቸው
ወይም በፕሮጀክቱ ኮንስትራክሽን ሊይ የተጠናቀቁ ስራዎች በሚታይ ዯረጃ
መሆናቸው እንዯ ማሳያ ሉወሰዴ ይችሊሌ፡፡ ምንም እንኳን በተጨባጭ የሚታይ
የፕሮጀክቱ ቴክኒካዊ የስራ አይነት ባይሆንም የፕሮጀክት ወሳኝ ምዕራፎች አካሌ
እስከሆነ ዴረስ ማንኛውም ተግባር በትግበራ ዕቅደ ሊይ መካተት አሇባቸው ፡፡
የፕሮጀክት ወሳኝ ምዕራፎች እንዯ ፕሮጀክቶች ዓይነት የተሇያዩ ሉሆኑ ቢችሌም
የሚከተለትን እንዯ ምሳላዎች መውሰዴ ይቻሊሌ፡-
 የተጠናቀቀ ዝርዝር ዱዛይን
 የጨረታ ሂዯት መጀመር
 የመሬት ባሇቤትነትን ማጠናቀቅ
 የአዱስ ግንባታ የመሰረት ስራ ማጠናቀቅ
 የህንፃን ውሃን ያሇማሳሇፍ ስራ ማጠናቀቅ

 አዱስ መሳሪያ ሇአገሌግልት ዝግጁ ማዴረግ
 የተጠናቀቀ ፋሲሉቲ መረከብ እና
 የመሰረተ ሌማት አገሌግልት መስጠት መጀመር፤
2.3.2.4 ከሊይ የተዘረዘሩት ሂዯቶች፤ የፕሮጀክት ወሳኝ ምዕራፎች በአንፃራዊ ዯረጃ

ከፍተኛ የክንውን ዯረጃዎች መሆናቸውን ማየት ይቻሊሌ፡፡ አጭር የትግበራ ጊዜ
ያሊቸው አነስተኛ ፕሮጀክቶች የፕሮጀክቱ ወሳኝ ምዕራፎች ቁጥር ትንሽ ሲሆን
በላሊ በኩሌ ግን የትግበራ ጊዜያቸው በርካታ አመታት የሆኑ ውስብስብ
የግንባታ ፕሮጀክቶች በርካታ የፕሮጀክቱ ወሳኝ ምዕራፎች ይኖራቸዋሌ፡፡
2.4 የፋይናንስ ዕቅዴ

2.4.1 በፕሮጀክቱ የአዋጭነት ጥናት የተዘጋጀው የፋይናንስ ዕቅዴ ወቅታዊ እና የበሇጠ
ዝርዝር ሆኖ መዘጋጀት አሇበት፡፡ በተጨማሪም የፕሮጀክት ተኮር የፋይናንስ
አስተዲዯርና ቁጥጥር ሇማዯረግ በሀገር አቀፍ ዯረጃ በጀት ሇመመዯብ እና
የአመታዊ የገንዘብ ፍሰትን ሇማቀዴ/ሇማዘጋጀት መሠረት ነው፡፡ በጀት
አመዲዯብ፤ ዓመታዊ የገንዘብ ፍሇጎትን በሚገባ መተንበይ እጅግ አስፈሊጊ ነው፡፡
ሇፕሮጀክቱ የሚስፈሌግ የገንዘብ ፍሰት ግን ቢያንስ የሩብ አመት ግምትን
ማካተት ይኖርበታሌ፡፡ በጠጨማሪም የፋይናንስ ዕቅደ ከፕሮጀክቱ የፊሲካሌ
ዕቅዴ ጋር የተጣጣመ መሆን ይገባዋሌ፡፡
2.5 የግዥ ዕቅዴ

2.5.1 ከሊይ ከተጠቀሱት በተጨማሪ የግዥ ዕቅዴ እና ተያያዥ የኮንትራት አስተዲዯር
ዕቅዴ ሉኖር ይገባሌ፡፡ የግዥ ዕቅዴ እና የፕሮጀክቱ ትግበራ ዕቅዴ የተጣጣሙ
መሆን አሇባቸው፡፡ የትግበራ ዕቅደ ሇግዥ ዕቅደ ግብአት የሚሆን ተጨባጭ
የክፍያ ጊዜ ሉኖረው ይገባሌ፡፡ እንዱሁም በግዥ ዕቅዴ ውስጥ ያሇውን የውሌ ጊዜ
በትግበራ ዕቅደ ውስጥ ከተቀመጠው የጊዜ ሰንጠረዥ ጋር የሚጣጣም መሆን
አሇበት ፡፡ የግዥው ዕቅዴ የታቀዯው የግዥ ዘዳን ማሳየት አሇበት፡፡ እንዱሁም
ወጪ ቆጣቢ እና የመንግስትን የግዥ የህግ ማዕቀፍ የተከተሇ መሆን
ይኖርበታሌ፡፡ ዕቅደ የግዥውን ጨረታ እና የውጤት አሰጣጥ ሂዯትን ያካተተ
መግሇጫ እንዱሁም የሚከተለትን ነጥቦች ያካትታሌ፡፡
 የግዥ ሰነድችን ማጠናቀቅ
 ማስታወቂያ ማውጣት
 የተጫራቾችን የጨረታ ሰነዴ መረከብ
 የአቅራቢው ቅዴመ-ብቃት መረጣ፤ (እንዯ ፕሮጀክቱ ባህሪ አስፈሊጊ ከሆነ)

 የጨረታ ሰነድች መረከብ/መቀበሌ
 ሰነዴ ግምገማና እና መረጣ
 በኮንትራት ዋጋ ሊይ መነጋገር/መስማማት፤ የሚኖር ከሆነ
 የኮንትራት ውሌ መፈራረም እና
 አሇመግባባቶችን መፍቻ ዘዳ መመሊከት አሇባቸው፡፡
2.5.2 የኮንትራት አስተዲዯር ዕቅዴ የሚከተለትን ጥያቄዎች ሉመሌስ ይገባሌ፡-

 ኮንትራክተሩ ሥራውን እንዱያከናውን ሇመፍቀዴና ሇማፅዯቅ ሥሌጣን ያሇው
ማን ነው?
 የኮንትራክተሩ ስራ እንዳት ቁጥጥር ይዯረግበታሌ? የስራ አፈጻጸሙስ እንዳት
ሪፖርት ይዯረጋሌ?
 በኮንትራክተሩ የሚዯረጉ የስራ ሇውጦች እንዳት ይጠየቃለ?፣እንዳት
ይፀዴቃለ? እንዯትስ ያሻሻሊለ?
 በኮንትራክተሩ ተግባራት ሊይ ምን ዓይነት ቁጥጥር እና ኦዱቶች ይዯረግባቸዋሌ?
 ኮንትራከተሩ እንዳት ክፍያ ይጠይቃሌ? የክፍያ ጥያቄዎችስ እንዳት
ተገምግመው ይጸዴቃለ?
 በኮንትራክተሩ ክፍያ ሊይ እንዳት የፋይናንስ ኦዱት ይዯረጋሌ? እና
 የኮንትራት ሰነድች እና ላልች መዝገቦች እንዳት በአግባቡ ይዯረጃለ፤
እንዳት በአግባቡ አስተዲዯራቸው ይመራሌ?
2.6 የክትትሌ ንዑስ-ዕቅዴ

2.6.1 በፕሮጀክቱ የትግበራና እና የፋይናንስ ዕቅዴ ሊይ በመመስረት የፊሲካሌና እና
የፋይናንስ ክትትሌ ዕቅዴ መዘጋጀት አሇበት፡፡ ይህ ምን ዓይነት መረጃ
እንዯሚያስፈሌግና እና በምን ያህሌ ዴግግሞሽ እንዯሚፈሇግ መታወቅ አሇበት፡፡
የመረጃውን ምንጭ፣ መረጃውን ማን እንዯሚሰበስብ እና ሪፖርት ሇማን
እንዯሚዯረግ መወሰን ይኖርበታሌ፡፤ የፕሮጀክት ክትትሌ በተዋረዴ፤ በተዯራጀ
አሰራር ከሚንስትር መስሪያ ቤቶች እና ኤጀንሲዎች የበሇጠ የፕሮጀክቱ ባሇቤት
ዝርዝር እና ተዯጋጋሚ መረጃ ይፈሇጋሌ፡፡
2.6.2 የክትትሌ አቅምን በተሻሇ መንገዴ ሇመጠቀም በትግበራ መርሃግብር እና የወጪ
መመዘኛዎች ውስጥ ተቀባይነት ያሊቸው የሌዩነት ገዯቦች(ወሇሌ) መወሰን
አሇባቸው፡፡ ከዚህ ገዯብ/ወሇሌ በታች የሆነ አፈፃፀም ተቀባይነት ሉኖረው
አይገባም፡፡ ከተጠቀሱት ወሰን በሊይ የሆኑ የአፈፃፀም ሌዩነቶች ግን ፕሮጀክቱ
ሇችግር የመጋሇጥ እዴለ ከፍተኛ እንዯሆነ አመሊካች ናቸው፡፡ ስሇሆነም
ክትትሌ እና የተሻሻሇ ቁጥጥር መዯረግ አሇበት፤ በተጨማሪም ሇፕሮጀክቱ

ክፍተኛ ሀሊፊዎች እንዱያውቁት በማዴረግ አስፈሊጊውን ወቅታዊ ማሻሻያዎች
እና ውሳኔ እንዱሰጡ ሉዯረግ ይገባሌ፡፡
2.7 የስጋት/አዯጋ አስተዲዯር ንዑስ-ዕቅዴ

2.7.1 ወሳኝ የሆኑ የፕሮጀክቶች ስጋት እና ሉያጋጥሙ የሚችለ አዯጋዎች በአዋጪነት
ጥናቱ እንዳት መቆጣጠርና ስጋቱን መቀነስ እንዯሚቻሌ የሚገሇፅ ሲሆን የአዯጋ
እና ስጋት አስተዲዯር ዕቅዴ በትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ ውስጥ ወቅቱን የጠበቀ
ሆኖ መቅረብ አሇበት፡፡
2.7.2 የፕሮጀክት ስጋት በሁኔታዎቸ መሇዋወጥ ምክንያት አንዴ ፕሮጀክት ሊይ

አዎንታዊ ወይም አለታዊ ተጽዕኖ የሚፈጥር ሁኔታ ሉፈጠር እንዯሚችሌ
ሳይንሳዊ በሆነ መንገዴ ትንታኔ ማዴረግ ነው፡፡ ስጋቶች የሚከሰቱትን አንዴ
የፕሮጀክት ቁሌፍ መሇኪያ መስፈርቶች ሇምሳላ የፕሮጀክት ወጪ፣የአፈፃፀም
ጊዜ እንዱሁም ሇፕሮጀክቱ አገሌግልቶች ፍሊጎት ሊይ የተወሰደ እሳቤዎች ሊይ
እርግጠኛ መሆን ባሇመቻለ ሉከሰቱ የሚች ሁኔታዎች ናቸው፡፡
2.7.3 አዯጋ/ስጋት ትንተና እና ስጋት አስተዲዯር በፕሮጀክቱ ዑዯት ውስጥ ሉመጣ

የሚችሇውን አዯጋ ሇመሇየት፣ ሇመገምገም እና ሇመቆጣጠር የታሰቡ ተግባራት
ናቸው፡፡ ስጋቶች በሳጥን 3 ውስጥ እንዯሚታየው ሉመዯቡ/ሉከፈለ ይችሊለ፡፡
ሳጥን 3 ውስጥ የተጠቀሱት ሁለም ስጋቶች በማንኛውም ፕሮጀክት ሊይ
ተፈጻሚነት አይኖራቸውም፡፡እንዱሁም ዝርዝሩ ሁለን አቀፍ አይዯሇም
ምክንያቱም አንዲንዴ አዯጋዎች/ስጋቶች በጣም ፕሮጀክት ተኮር ናቸው፡፡

ሳጥን 3: የተሇያዩ የፕሮጀክት ስጋት ምዴቦች
የፕሮጀክት ስጋቶች
 የግንባታ ስጋት: ግንባታው በተቀመጠሇት ጊዜ በተቀመጠሇት በጀት እና በታቀዯው የጥራት ዯረጃ
አሇመጠናቀቅ፤
 የፍሊጎት ስጋት : የአገሌግልት ፍሊጏት ትንበያው ትክክሌ አሇመሆን
 የዱዛይን ስጋት : ዱዛይኑ በሚፈሇገው አፈፃፀም ወይም የጥራት ዯረጃዎች አገሌግልቶችን መስጠት
አሇመቻሌ
 የስራ ማስኬጃ እና የጥገና አገሌግልት ስጋት: የስራ ማስኬጃ እና የጥገና አገሌግልት ወጪ ከተያዘው
በጀት ጋር አሇመጣጣም
 የግዥ ስጋት: የተቋራጮችን አና የኮንትራት ውሌ ክርክሮችን የመፍታት አቅም ውስንነት
 የተፈጥሮ አካባቢ ስጋት ፡ አለታዊ የአካባቢ ተፅዕኖ በህዝብ ዘንዴ ከፍተኛ ተቃውሞዎችን ማስከተሌ
ውጫዊ ስጋቶች
 ኢኮኖሚያዊ ስጋት፡ የፕሮጀክት ወጪዎች ወይም ጥቅሞች በኢኮኖሚው ተጽእኖዎች ሉዯርስባቸው
ይችሊለ ሇምሳላ የዋጋ ግሽበት የምንዛሬ ተመን ሇውጥ ወ.ዘ.ተ
 የገንዘብ እጥረት ስጋት፡ የገንዘብ ክፍያ/ግኝት መዘግየት ፕሮጀክቶችን ያዘገያሌ ወይም የፕሮጀክቱን ወሰን
ያስሇውጣሌ፤
 ህግ ነክ ስጋት፡ በህጎች ሊይ የሚዯረጉ ሇውጦች ወጪዎችን ይጨምራሌ፡፡ ሇምሳላ የአካባቢ ጥበቃ
መመዘኛዎችን ማጠናከር ፤
 የቴክኖልጂ ስጋት፡ በአጭር ጊዜ አዱስ የቴክኖልጂ ሇውጥ ምክንያት በፕሮጀክቱ የጠመረጠው
የቴክኖልጂ አማራጭ ውጤታማነት ዝቅተኛ መሆን
2.7.4 የአዯጋ/ስጋት አስተዲዯር ዕቅዴ11 አዯጋዎችን ፣ ክስተቶችን መቆጣጠር

በተመሇከተ በፕሮጀክት ውስጥ ያለ ተሳታፊዎችን ሚና እና ሀሊፊነቶችን
ያስቀምጣሌ (ሳጥን 2 ይመሌከቱ)፡፡ አዯጋን/ስጋት የመከሰት እዴሌን (ከፍተኛ /
መካከሇኛ / ዝቅተኛ) እና የተጽዕኖውን ዯረጃ (ከፍተኛ / መካከሇኛ / ዝቅተኛ)
በማሇት በፕሮጀክት ወጪ፣ጊዜ ሰላዲ ፣ ስፋት እና / ወይም ጥራት ሊይ
ይገሌፃሌ፡፡ ዕቅደ በተጨማሪም ከሚከተለት አቀራረቦች አንደን በመጠቀም
ሉወገደ የማይችለ ስጋቶች እንዳት12 እንዯሚስተናገደ ያብራራሌ፡፡
 አዯጋው የሚያስከትሇውን ውጤት መቀበሌ፤
 አዯጋን መቆጣጠር፡ አዯጋ የመከሰቱን እዴሌ ሇመቀነስ አዯጋን
እንዯገና በመገምገም እና አዯጋው የሚያስከትሇውን ተፅእኖ ሇመቀነስ
የሚያስችለ ዘዳዎችን በመሇየት ቀጣይ እርምጃዎችን መውሰዴ
11
ይህ የተወሰዯው Construction Projects handbook, US federal Transit Administration, 2016 ነው፡፡
12
የፕሮጀክቶን ዱዛይን በ ከትግበራ በፊት በአግባቡ ማሻሻሌ እና መከሇስ የፕሮጀክቱን ስጋት ሇመቀነስ አንደ መሳሪያ ሉሆን ይችሊሌ፡፡

 አዯጋን ማስተሊሇፍ፡ አዯጋን በማስተሊሇፍ ወይም በማጋራት ሇምሳላ፤
ያህሌ ሇሚከሰቱ አዯጋዎች ዋስትና/ኢንሹራንስ መግባት ሉሆን ይችሊሌ፡፡
2.8 ሇመካከሇኛ ጊዜ ግምገማዎች ዕቅዴ ማውጣት

2.8.1 የመካከሇኛ ጊዜ ግምገማዎች ፕሮጀክቶች ከመጠናቀቃቸው በፊት ፕሮጀክቱ
በታቀዯው መሰረት በመከናወን ሊይ መሆኑን ሇማረጋገጥ ወይም ማስተካከያዎችን
እንዱያዯርጉ ሇማበረታታት ጥቅም ሊይ ሉውለ ይችሊለ፡፡ የትግበራና እና
የክትትሌ ዕቅዴ የመካከሇኛ ዘመን ግምገማ መቼ መዯረግ እንዲሇበት (ወይም
ስሇመኖሩ) እና ምን መሸፈን እንዲሇበት መግሇፅ አሇበት፡፡ የመካከሇኛ ጊዜ
ግምገማዎች የታቀደ ወይም በአጋጣሚ ሉሆን ይችሊሌ፡፡ ሁኔታዊ የመካከሇኛ
ጊዜ ግምገማ በአንዴ ክስተት ወይንም የፕሮጀክቱ ቁሌፍ መስፈርቶች በቅዴሚያ
ከተወሰኑት ገዯቦች/ወሇሌ በሊይ ከሆኑ ሉዯረግ ይችሊሌ፡፡ የመካከሇኛ ጊዜ
ግምገማዎች በአተገባበር ጉዲዮች ወይም በአፈጻጸም ጉዲዮች ሊይ ሉያተኩሩ
ይችሊለ፡፡ የአፈጻጸም ጉዲዮቹ ከዚህ በታች ተብራርቷሌ፡፡ስሇ አፈፃፀም ግምገማ
በመመሪያ 5. በዝርዝር ቀርቧሌ፡፡
3 የአፈጻጸም መከታተያ መሠረታዊ ዕሳቤዎች

3.1 የአፈፃፀም ክትትሌ የሚያተኩረው የፕሮጀክቱ እሳቤዎችን ተግባራዊ መሆናቸውን፤
እና ዯረጃቸውን የጠበቁ የውጤት መሇኪያዎችን እና ተፅእኖዎችን እያመጣ
መሆኑን ሇማወቅ ነው፡፡ ቀዯም ተብል እንዯተገሇፀው የትግበራ ክትትሌ
የሚያተኩረው በተግባራት እና በውጤቶች ሊይ ነው፡፡
3.2 አብዛኛውን ጊዜ ፕሮጀክቱ ሲጠናቀቅ እና የታቀዯውን አገሌግልት መስጠት

ሲጀምር የአፈፃፀም ክትትሌ ይዯረጋሌ፡፡ በአንዲንዴ ሁኔታዎች አንዴ ፕሮጀክት
ዯረጃ በዯረጃ በሚጠናቀቅበት ጊዜ ወይም ሁለም ስራ ከመጠናቀቁ በፊት አንዲንዴ
አገሌግልቶችን መስጠት ሲጀም ፕሮጀክቱ ከማጠናቀቁ በፊት የአፈፃፀም ክትትሌ
ሉጀመር ይችሊሌ፡፡ ምክንያቱ ምንም ይሁን ምን የትግበራና ክትትሌ ዕቅደ
ሇአፈፃፀም ክትትሌ ምን እና እንዳት ቁጥጥር መዯረግ እንዲሇበት መሰረት
ማዘጋጀት አሇበት፡፡
3.3 የክትትሌ እና ግምገማ ማዕቀፍ

3.3.1 የክትትሌና ግምገማ ማዕቀፍ በሠንጠረዥ 2 ከተቀመጠው ቅፅ ጋር አብሮ
መዘጋጀት አሇበት፡ ከሊይ የተገሇፀው የውጤት ሰንሰሇት የፕሮጀክቱን ውጤት፣

የውጤቶችን መሇኪያ እና ተፅዕኖውን የሚገሌፅ መሳሪያ መሆን አሇበት፡፡ ቀዯም
ሲሌ በተገሇፀው መሰረት በትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ ውስጥ ያሇው የውጤት
ሰንሰሇት በፕሮጀክቱ ጽንሰ ሃሳብ ውስጥ ከተጠቀሰውና በአዋጭነት ጥናቱ ውስጥ
ከተረጋገጠው ጋር ተመሳሳይ መሆን ይኖርበታሌ፡፡ የጎሊ ሌዩነት ካሇ ሇትግበራ
የተዘጋጀው ፕሮጀክት ከፀዯቀው ፕሮጀክት ጋር ተመሳሳይ አይዯሇም ማሇት
ነው፡፡
3.3.2 ማዕቀፉ ሇክትትሌ አመሊካቾች መረጃን ሇመሰብሰብ እና ሇመሇካት ኃሊፊነት
ያሇበት ማን እንዯሆነ እና ሪፖርት ሇማን እንዯሚዯረግ ማን እነዯሚገመግም
ሇማወቅ ያገሇግሊሌ፡፡በአጠቃሊይ የስራ አፈጻጸም መረጃን ሇመሰብሰብ
በተጠቀሰው አካሌ ሊይ አንዴ የመመዘኛ መስፈርት እንዱኖር ያዯርጋሌ፡፡
ሠንጠረዥ 1: የመንገዴ ፕሮጀክት አፈፃፀም አመሌካቾች ምሳላ

መስፈርት መግሇጫ ተጨባጭ አመሌካች
Impact of the project  የማህበራዊ-ኢኮኖሚያዊ  አዲዱስ የንግዴ
የፕሮጀክቱ ተፅእኖ እንቅስቃሴዎች ማሳዯግ እንቅስቃሴዎች
(አጠቃሊይ ዓሊማ)  የተፈጠሩ አዲዱስ
የስራ ዕዴልች
 የነፍስ ወከፍ ገቢ
መጨመር
Outcome of the project  የጉዞ ጊዜያትን እና  ተዯራሽነት
የፕሮጀክቱ የስኬት የትራንስፖርት ወጪ  የጊዜ ቁጠባ
አመሌካቾች (የፕሮጀክት መቀነስ  የተሽከርካሪ ጥገና
ዓሊማ) አብዛኛውን ጊዜ  የተሻሇ የጉዞ ዯህንነት ወጪ ቁጠባ
ቀጣይነት ካሇው  የተሳፋሪዎች እና  የትራፊክ አዯጋዎች
ተጠቃሚው ጥቅሞች አኳያ እቃዎች ብዛት
ይገሇፃሌ የትራንስፖርት ፍሰት  የትራፊክ ፍሰት
መጨመር
Outputs of the project  በተቀመጠሇት ዯረጃ  የተጠናቀ የመንገዴ
የፕሮጀክቱ ውጤት - መሰረት የተገነባ መጠን በኪ.ሜ.
በፕሮጀክቱ ትግበራ መንገዴ
የሚገኙ ውጤቶች
3.3.3 የፕሮጀክት የውጤት፣የስኬት እና ፋይዲ አመሊካቾች ከፕሮጀክቶች መነሻ ጀምሮ

ባለ ሂዯቶች ቀዯም ብሇው የተወሰኑ ቢሆንም የክትትሌና ግምገማ ማዕቀፍ
ሲዘጋጅ ሇክትትሌ በሚመች መሌኩ ተሇይተው እና ታውቀው መረጋገጥ
አሇባቸው፡፡ አመሌካቾች ግሌፅ፣ የሚሇኩ፤ ሉዯረስባቸውት የሚችለ፣ ተጨባጭ
እና ጊዜ-ተኮር አፈፃፀምን ሇመከታተሌ የሚያስችለ መሆን አሇባቸው፡፡ ከሁለም
በሊይ አመሌካቾቹ አሻሚ እና ሇተሇያየ ትርጉም ተጋሊጭ መሆን የሇባቸውም፡፡

በሠንጠረዥ 1 ሇመንገዴ ግንባታ ፕሮጀክት የሚሆኑ አመሌካቾች በናሙናነት
ቀርበዋሌ፡፡
3.3.4 አመሌካቾች ከተገሇጹ በኋሊ እንዳት እንዯሚሇኩ የስላት ዘዳቸው/መሇኪያቸው

መገሇፅ አሇበት፡፡ አንዴ አመሌካች በማስሊት ሇማግኘት በትክክሇኛ ዘዳ የተገሇፁ
መሆን አሇባቸው፡፡ ሇፕሮጀክቶች መከታተያ ጥቅም ሊይ የሚውለ አመሌካቾች
ወጥ ማዴረግ በፕሮጀክቱ ትግበራ ሂዯት አፈፃፀማቸውን በአግባቡ ሇመከታተሌ
የሚያስችሌ መሆን አሇባቸው፡፡ አመሌካቾችን ሇማስሊት የሚያስችለ የመረጃ
ምንጮች ተሇይተው መታወቅ ይኖርባቸዋሌ፡፡ እነዚህም በፕሮጀክቱ የሚዯረጉ
የዲሰሳ ጥናቶች፣ የክትትሌ ሪፖርቶች እና በጥቅም ሊይ እየዋለ የሚገኙ የመረጃ
ስርዓቶች ናቸው፡፡ ክትትሌና ግምገማ ሇማከሄዴ በጥቅም ሊይ እየዋለ የሚገኙ
የመረጃ ምንጮችን መጠቀም በተሇይ ከሰርቨዮች እና በጥናቶች ሊይ በሚገኙ
የመረጃ ምንጮች ሊይ ከተአማኒነት እና ከመረጃ ትክክሇኛነት/አስተማማኝነት ጋር
በተያያዘ ሉያጋጥሙ የሚችለ ችግሮችን እንዱሁም መረጃዎቹን ሇማግኘት
ከሚያስፈሌግ የገንዘብ እና የሰው ሀይሌ ጋር በተያያዘ የሚነሱ ተግዲሮቶችን
ሇመቅረፍ ያግዛሌ፡፡
3.3.5 የመረጃ አሰባሰብ ዴግግሞሽ እና የአመሊካች ሌኬቶች (ወርሃዊ፣ የሩብ ዓመት

ወይም በየዓመቱ) እና መሇሇኪያዎቹ መወሰን አሇበት፡፡ ኢሊማዎች
በሚቀመጡበት ወቅት የተሇጠጡ እና የክትትሌ ስርዓቱ ሰፊ የሰው ሀይሌና ጊዜን
በሚጠይቅ መሌክ እንዲይሆን ጥንቃቄ ሉዯረግ ይገባሌ፡፡
3.3.6 የእያንዲንደን አመሊካች መነሻ መወሰን አሇበት፡፡ የመነሻ መረጃ በላሇበት ሁኔታ
የፕሮጀክቱን አፈፃፀም መገምገም አይቻሌም፡፡ ከመነሻ በተጨማሪ የፕሮጀክቱ
አፈፃፀም መዴረሻ ኢሊማ አሀዛዊ በሆነ መንገዴ ተሇይተው መጠንና የሚዯረሰብት
ጊዜ መቅረብ አሇባቸው፡፡ኢሊማው በአዋጭነት ጥናቱ በቀረበው ትንበያዎች ሊይ
የተመሠረተ መሆን አሇበት፡፡
3.3.7 የክትትሌ ማዕቀፉ መረጃን የመሰብሰብ፣ አመሊካቾችን የማስሊት እንዱሁም

የሪፖርት አቀራረብ ዘዳዎችን እና ሃሊፊነቶች ማሳየት አሇበት፡፡ ሇአብዛኞቹ
ፕሮጀክቶች በሠንጠረዥ 2 እንዯተጠቀሰው ዓይነት ማዕቀፍ ማዘጋጀት በቂ

ነው፡፡ ይሁን እንጂ ሇውስብስብና ሇሜጋ ፕሮጀክቶች በተሟ ሁኔታ የሚያብራራ
እና ስሇ ማዕቀፍ መግሇፅ አስፈሊጊ ሉሆን ይችሊሌ፡፡
3.4 አዱስ መረጃ የመሰብሰብ ዕቅዴ

አመሊካቾችን ሇማስሊት መረጃዎች ጥቅም ሊይ እየዋለ ከሚገኙ የመረጃ ምንጮች
ማግኘት የማይቻሌ ከሆነ እና አዱስ መሰብሰብ አስፈሊጊ ሲሆን የሚያስፈሌገውን
የገንዘብ እና የሰው ሀብት ግምት ያካተተ የተዯራጀ ዕቅዴ መኖር አሇበት፡፡
የትግበራና ክትትሌ ዕቅደ የአዋጭነት ጥናት እና አስፈሊጊውን የመረጃ እና ሀብትን
የመሰብሰብ አስፈሊጊነት ማብራራት ይኖርበታሌ፡፡
3.5 የመካከሇኛ-ጊዜ ግምገማ

ቀዯም ሲሌ እንዯተገሇፀው በአንዲንዴ ፕሮጀክቶች የተወሰነ አገሌግልት መስጠት
ሲጀምሩ ወይም ሙለ በሙለ ሳይጠናቀቁ የአፈፃፀም ክትትሌ ሉዯረግ ይችሊሌ፡፡ ይህ
አሰራር የፕሮጀክቱን አስፈሊጊነት፣ ጠቀሜታ፤ እና ውጤታማነት ሇመገምገም
የመካከሇኛ ጊዜ አፈፃፀም ግምገማ የማካሄዴ ዕዴሌ እንዴኖር ያዯርጋሌ፡፡ እንዯዚህ
ዓይነቱ ግምገማ በመመሪያ 6 ከዴህረ-ትግበራ ግምገማ (እንዳት እንዯሚከናወን፣
እንዯሚገመገም እና እንዯሚጠቃሇሌ) ተብራርቷሌ፡፡ ሆኖም ግን የመካከሇኛ ጊዜ
አፈፃፀም ግምገማ ዓሊማ ፕሮጀክቱ ስሇሚፈጥረው/የሚያስከትሇው ሇውጥና ዘሊቂነትን
ሇመግሇፅ የሚቻሌበት ዯረጃ ሊይ መሆኑን በተሟሊ ሁኔታ የሚያስችሌ አሇመሆኑ
ሉሰመርበት ይገባሌ፡፡

ሠንጠረዥ 2: የአፈጻጸም መከታተያ ማዕቀፍ
አመሌካች ትርጓሜ መነሻ ዒሊማ የመረጃ ዴግግሞሽ ሃሊፊነት ሪፖርት

ምንጭ
ይህ እንዳት የአሁኑ ሇማሳካት በየስንት ማን ነው የት
ይሰሊሌ? ስላት/ዋጋ የታቀዯው እንዳት ጊዜው የሚሇካው? ሪፖርት
ስንት ነው? ዒሊማ ይሇካሌ ? ሇመሇካት ይዯረጋሌ?
ስንት ታስቧሌ?
ነው?
ተፅዕኖ
የውጤት
መገሇጫ
ውጤት
ምንጭ: www.tools4dev.org

3.6 የአፈፃፀም እና የክትትሌ ዕቅዴን መከሇስ
3.6.1 ቅጽ 3 የትግበራና እና ክትትሌ ዕቅዴን ሇማጠቃሇሌና ሇመገምገም ጥቅም ሊይ
ይውሊሌ፡፡
3.6.2 የሚመሇከተው የሚኒስቴር መስሪያ ቤት ዕቅደን በቅጽ 3 ማጠቃሇሌ እና
በሚኒስቴር መስሪያ ቤቱ በራሱ ተነሳሽነት ወይም በመዯበኛ ስራው
የሚያከናወነውን የፕሮጀክቶች የትግበራ ዕቅዴ ግምገማ ሇማካሄዴ መሠረት
አዴርጎ መጠቀም ይኖርበታሌ፡፡ በዚህ መሰረት በሚያዯርገው የራሱ ግምገማ
የፕሮጀክቱ ባሇቤት/ሚኒስቴር መስሪያ ቤቱ በፕሮጀክቱ የትግበራ ዕቅዴ ሊይ ያለ
ዴክመቶች እና ክፍተቶች እንዲለ መዯምዯሚያ ሊይ ሉዯረስ ይችሊሌ፡፡ ይህ
በሚሆንበት ጊዜ ሚኒስቴር መስሪያ ቤቱ ዕቅደን ፕሮጀክቱን በቀጥታ ሊዘጋጁት
እና ሇሚተገብሩት የራሱ አካሊት ወይም ተጠሪ ተቋማት መመሇስና ተሻሽል
እንዱቀርብ ማዴረግ አሇበት ፡፡
3.6.3 አንዲንዴ ጊዜ ሚኒስቴር መስሪያ ቤቱ እና የፕሮጀክቱ ባሇቤት አንዴ ሉሆኑ
ይችሊለ ይህ በሚሆንበት ጊዜ ዕቅደን የሚያጠቃሌሇው እና የሚገመግመው የስራ
ክፍሌ ፕሮጀክቱን ሇመተግበር ኃሊፊነት ካሇው የስራ ክፍሌ የተሇየ መሆን
አሇበት፡፡
3.6.4 በቅፅ 3 ሊይ በተገሇጸው መሠረት በሚመሇከተው ሚኒስቴር መስሪያ ቤት
የተዘጋጀ ማጠቃሇያ እና ግምገማ ዕቅዴ በገሇሌተኛ ወገን ግምገማ ሉዯረግበት
ይገባሌ፡፡ ከፍተኛ እና መካከሇኛ ዯረጃ ፕሮጀክቶች ሊይ በፕሊንና ሌማት ኮሚሽን
አነስተኛ ፕሮጀክቶችን ዯግሞ በገንዘብ ሚንስቴር ገሇሌተኛ ግምገማው በማከናወን
ውሳኔ ይሰጣለ፡፡

4.የፕሮጀክቶች የትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ ማጠቃሇያ እና ግምገማ ቅፅ
የፕሮጀክቶች የትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ ማጠቃሇያ እና ግምገማ ቅፅ
(ዴርሞ) Executive Information.
መሰረታዊ አስተዲዯራዊ መረጃዎች የፕሮጀክቱ አጠቃሊይ የወጪ ግምት እና የፕሮጀክቱ መጀመሪያ እና ማጠናቀቂያ ቀኖች ጋር
መቅረብ አሇበት
1. የፕሮጀክት ወሰን እና ቅዴመ-ትግበራ ሁኔታዎችን ማረጋገጥ
የመመዘኛ መስፈርት ጥያቄዎች ( Parameter በሚመሇከተው ሚኒስቴር መስሪያ ገሇሌተኛ ግምገማ( Independent
Question) ቤት የሚዯረግ ማጠቃሇያ እና Assessment)
የዕቅዴ ግምገማ
1.1. የፕሮጀክቱ ወሰን ግምገማ በፕሮጀክቱ ገሇሌተኛ የፕሮጀክቱን ወሰን ተግባራት /  አዎንታዊ (Positive) = በፕሮጀክት
የአዋጭነት ግምገማ በሚዯረግበት እና በፀዯቀበት ጊዜ ክፍልች፣ውጤቶች፣ እና ወጪዎች ወሰን ምንም ሇውጥ የሇም ወይም
ከነበረው ጋር ተመሳሳይ ነው? ካሌሆነ ሇውጦች በትግበራና እና ክትትሌ ዕቅደ ሇውጦች ጉሌህ ሇውጥ የሚያመጡ
በግሌፅ ተብራርተዋሌ? የመጀመሪያውን የማፅዯቅ
ውስጥ እንዯተገሇፀው በአጭሩ አይዯለም፤
ውሳኔ የሚያስቀይሩ ጉሌህ ሇውጥ የሚያመጡ
የተብራራ መሆን አሇበት፤ ፕሮጀክቱ  ያሌተሟሊ = ሇውጦችን በተመሇከተ
አይዯለም?
ከፀዯቀ ጀምሮ ሇውጦችን መሇየት የተሟሊ ማብራሪያ ያስፈሌጋሌ፤
እና ሇውጦቹ የፕሮጀክቱን የማፅዯቅ  በቂ አይዯሇም =የፕሮጀክት ወሰን
ውሳኔ የማያስቀይሩ መሆናቸው በበቂ ሁኔታ አሌተገሇፀም ወይም
መረጋገጥ አሇበት ሇውጦቹ በፕሮጀክቱ ሊይ ጉሌህ የሚመስለ
ቁሳዊ/ጉሌህ ሊሇመሆናቸው ማብራሪያ ሇውጦች ስሊለ ተጨማሪ ግምገማ
መቅረብ አሇበት፡፡ ያስፈሌጋሌ፤
የፕሮጀክቱ ባሇቤቶች የዋጋ ሌዩነት

የማያመጡ ሇውጦች ማዴረግ
የተሇመዯ ነገር ነው፡፡ ይሁን እንጂ

ማንኛውም እንዯዚህ አይነት ሇውጥ
ማረጋገጫ ሉኖረው ይገባሌ፡፡
ማስታወሻ፡ ማናቸውም ሇውጦች

ጉሌህ ከሆኑ የሚመሇከተው
የሚንስቴር መስሪያ ቤት ቅጹን
መሙሊት አይኖርበትም ይሌቁንም
ፕሮጀክቱ እንዯገና ተገምግሞ
መፅዯቅ አሇበት፡፡
1.2. የፕሮጀክቱ አመክንዮ በውጤት ሰንሰሇት ውስጥ በአጭሩ፤የውጤቱን ሰንሰሇት  አዎንታዊ(Positive) =

በተገሇጸው መሰረት ነው? በፕሮጀክቱ አዋጭነት ውጤት፣የውጤት መገሇጫ እና በፕሮጀክት አመክንዮ ምንም
ጥናት ግምገማ ወቅት ከፅዯቀው ጋር ተመሳሳይ ነው? ተፅዕኖ በትግበራና እና ክትትሌ ሇውጥ የሇም ወይም ሇውጦች
ካሌሆነ ሇውጦች በግሌፅ ተብራርተዋሌ የተዯረገውን
ዕቅደ ውስጥ እንዯተገሇፀው ጉሌህ አይዯለም
የፕሮጀክቱን የአዋጭነት ግምገማ ውጤት ውሳኔ
በዝርዘር የተብራራ መሆን አሇበት፡፡  ያሌተሟሊ = ሇውጦችን
የሚያስቀይሩ ጉሌህ ሇውጦች አይዯለም?
ፕሮጀክቱ የፕሮጀክቱን የአዋጭነት በተመሇከተ የተሟሊ ማብራሪያ
ግምገማ ውጤት ውሳኔ ጀምሮ ያስፈሌጋሌ
ሇውጦችን መሇየት እና ሇውጦቹ  በቂ አይዯሇም = ወይ የፕሮጀክት
የፕሮጀክቱን የአዋጭነት ግምገማ አመክንዮ በበቂ ሁኔታ
ውሳኔ የማያስቀይሩ መሆናቸው አሌተገሇፀም ወይም ጉሌህ
መረጋገጥ አሇበት ሇውጦቹ ጉሌህ የሚመስለ ሇውጦች ስሊለ
ሊሇመሆናቸው ማብራሪያ መቅረብ ተጨማሪ ግምገማ ያስፈሌጋሌ
ይኖርበታሌ፡፡
ማስታወሻ፡ ማናቸውም ሇውጦች

ጉሌህ ከሆኑ የሚመሇከተው
የሚንስቴር መስሪያ ቤት ቅጹን

መሙሊት አይኖርበትም ይሌቁንም
ፕሮጀክቱ እንዯገና ተገምግሞ
መፅዯቅ አሇበት፡፡
1.3. የሚከተለት የፕሮጀክቱ ቅዴመ ትግበራ የተጠቃሇሇ መግሇጫ/ማረጋገጫ  አዎንታዊ(Positive) = የቅዴመ

ሁኔታዎች (እንዯ አግባቡ) የመጠናቀቅ ሁኔታ ምን መቅረብ አሇበት፡፤ ትግበራ ሁኔታዎች ተሳክተዋሌ
ይመስሊሌ? ወይም የትግበራ ዕቅደ በታቀዯው
 የህዝብ ምክክር ተጠናቅቋሌ ሁለም የቅዴመ ትግበራ ሁኔታዎች
መሰረት እንዱተገበር በጊዜ
 አስፈሊጊ የሆኑ ፈቃድች ፣ ማፅዯቅ እና መጠናቀቃቸውን የውሳኔዎችና
እንዯሚሟለ በግሌጽ ተረጋግጧሌ
ስምምነቶች ተጠናቀዋሌ ሂዯቶች ማጣቀሻ / ቀናቶች
 ያሌተሟሊ = የቅዴመትግበራ
 የመሬት ቅበሊ፣ የካሳ ክፊያ እና የማጠቃሇያ ማስረጃዎች መቅረብ
ሁኔታዎች መሳካታቸውን ሇማወቅ
መሌሶ ማስፈር ስራዎች ተከናውነዋሌ፤ አሇባቸው ማንኛቸውም ሁኔታዎች
ግሌጽ አይዯሇም
 የፕሮጀክቱ ቦታ/ሳይት ሇኮንትራክተሩ ሇፕሮጀክቱ አስፈሊጊ ካሌሆኑ
 በቂ አይዯሇም = የቅዴመ ትግበራ
ተዯራሽ ተዯርጓሌ፤ ምክንያቱ መብራራት አሇበት፡፡
ሁኔታዎች መሳካታቸውን የሚያሳዩ
 በጋራ ወጪ የመሸፈን ቁርጠኝነት
ማንኛቸውም ሁኔታዎች ካሌተሟለ ማስረጃዎች ያሌተሟለ ናቸው ወይም
ተረጋግጠዋሌ፤ (ፕሮጀክቱ በጋራ
የፕሮጀክት ትግበራውን ሇመጀመር አንዴ ወይም ከዚያ በሊይ ሁኔታዎች
የሚሸፈን ከሆነ)
በወቅቱ እንዱሟለ የሚጠበቅበትን በተቀመጠው ጊዜ ያሇመሳካታቸው
 ሇፕሮጀክቱ ክትትሌ እና ግምገማ
ምክንያት ማብራራት አስፈሊጊ እዴሌ ከፍተኛ ነው፡፡
ሇማዴረግ የሚያስችሌ ተቋማዊ
ነው፡፡
አዯረጃጀት፣ ዝግጅቶች ተዯርጓሌ፤
 ፕሮጄክቱ ሲጠናቀቅ ሇሚዯረግ ማሳሰቢያ፤ አስፈሊጊ የሆኑ ወሳኝ
ርክክብ የተዯረጉ ዝግጅቶች ምን የቅዴመ ትግበራ ሁኔታዎች በጊዜ
ይመስሊለ፤ ሂዯት ሉሟለ የማይችለ ከሆነ

 የወዯፊት የሥራ ማስኬጃ እና የጥገና ሚኒስትር መስሪያ ቤቱ ፕሮጀክቱን
ወጪዎችን ሇመሸፈን የሚያስችሌ ሇላሊ ጊዜ ማስተሊሇፍ አሇበት፡፡
ዝግጅት ምን ይመስሊሌ፤

2. የትግበራ ክትትሌ መሠረት
2.1. የትግበራ ዕቅደ ወሳኝ ምዕራፎችን ጨምሮ በአጭሩ፤ የፕሮጀክቱን ክዋኔ  አዎንታዊ(Positive) = የትግበራ
ሇክንዋኔ ክትትሌ ግሌፅ እና ተጨባጭነት ያሇው ክትትሌ ዓሊማ በታወቁት ወሳኝ ዕቅደ የተሟሊና ተጨባጭ ነው
ነው? ምዕራፎች የትግበራ የጊዜ ሰላዲ እንዱሁም ዋና ዋና ምዕራፎችን
መብራራት አሇበት፡፡ ሇወሳኝ ያካትታሌ
ምዕራፎች ማሇትም አንዴ  ያሌተሟሊ (Inconclusive) =
ተግባራት ሰይጠናቀቅ በፊት ላሊ በአንዲንዴ ቦታዎች ሊይ የአተገባበሩ
ተግባር መቀጠሌ ሇማይቻሌበት ዕቅደ የበሇጠ ዝርዝር ቢሆን
ተግባር ትኩረት መስጠት አስፈሊጊ የተሻሇ ነው፡፡
ነው፡፡  በቂ አይዯሇም (Not adequate) =
የትግበራ ዕቅደ በቂ አይዯሇም
የትግበራ መርሃግብር በሚዘጋጅበት
ወይም በእውነተኛነቱ ሊይ ተጨባጭ
ወቅት ሇተግባራቱ የሚወስዯውን ጊዜ
ጥያቄዎች አለ፡፡
በቅርብ የተጠናቀቁ ፕሮጀክቶችን
ተሞክሮ ግምት ውስጥ ማስገባት
ተገቢ ነው፡፡

ጥ 2.2: የግዥው ዕቅዴ ግሌጽና ሉተገበር የሚችሌ በአጭሩ፤ የግዥ ዕቅዴ ዋና ዋና  አዎንታዊ (Positive) = የግዥው
ነው? ሂዯትን የግዥ ዘዳ፣የውጤት አሰጣጥ ዕቅዴ የተሟሊ ሆኖ ተገኝቷሌ የሕጋዊ
ሂዯትን፣ ዋና ዋና ውልችን እና / የቁጥጥር መስፈርቶች እና
የጊዜ ሰንጠረዥን ከመንግስት ግዥ እውነታውን የሚያሳይ ነው፤
ህጎች፤ ዯንቦች እና መስፈርቶች ጋር  ያሌተሟሊ (Inconclusive) =
የማይጣረሱ መሆናቸውን መረጋገጥ በአንዲንዴ ቦታዎች ሊይ የግዥ ዕቅደ
አሇበት፤ የግዥውን የጊዜ ሰንጠረዥ የበሇጠ ዝርዝር ቢሆን የተሻሇ ነው፤
እውነተኝነት ከሕጋዊ መስፈርቶች  በቂ አይዯሇም(Not adequate) =
እና ላልች ተመሳሳይ በቅርብ ጊዜ የግዥው ዕቅዴ ወይ በቂ አይዯሇም
የተጠናቀቁ ግዥዎች ጋር ማረጋገጥ ፣የሕጋዊ / የቁጥጥር መስፈርቶች
አስፈሊጊ ነው፡፡ አያሟሊም / እውነታውን የሚያሳይ
አይዯሇም ፡፡
2.3: የፕሮጀክቱ የፋይናንስ ዕቅደ ሇመካከሇኛ ዘመን የፕሮጀክቱን የፋይናንስ ዕቅደን ዋና  አዎንታዊ(Positive) = የፋይናንስ
በጀት እና ዓመታዊ የገንዘብ ፍሰት ትንበያ ሊይ ዋና ባህሪያት ያብራሩ - በርካታ ዕቅደ በቂ ዝርዝር እና ግምቶችም
ሇመወሰን መሠረት ነውን? ዓመት ሇሚወስዴ ፕሮጀክት ትርጉም የሚሰጡ ናቸው፤
ዓመታዊ ክፍያዎችን በመከፋፈሌ፣  ያሌተሟሊ (Inconclusive) =
በየዓመቱ ከጠቅሊሊ ወጪ ግምት በ% የፋይናንስ ዕቅደ በአንዲንዴ
በማሳየት፣ ሇዓመቱ ትንበያዎች ሇ ቦታዎች ሊይ የበሇጠ ዝርዝር ቢሆን
(ወርሃዊ / ሩብ / ስዴስት ወራት) የተሻሇ ነው፤
በመዘርዝር ፣ ትንበያዎችን  በቂ አይዯሇም (Not adequate) =
በማዘጋጀት እና የፋይናንስ ዕቅደ የፋይናንስ ዕቅደ ወይ በቂ
የሚፈሇጉ መስፈርቶችን እንዳት አይዯሇም ወይንም እውነታውን
እንዯሚያሟሊ ማረጋገጥ አስፈሊጊ የሚያሳይ አይዯሇም ፡፡
ነው፡፡

ጥ 2.4: የፕሮጀክቱ የትግበራ፣ የግዥ እና የፋይናንስ በሠንጠረዥ መሌክ በተሇያዩ  አዎንታዊ(Positive) = የፕሮጀክቱ
ዕቅድች ተመጋጋቢነት እና ተናባቢነት አሊቸው? የፕሮጀክቱ ዕቅድች ዋነኛ የጊዜ የተሇያዩ ዕቅድች ወጥነት ያሊቸው
ሰላዲ እና በትግበራ የጊዜ ናቸው፤
ሰንጠረዥ እንዴሁም የገንዘቡን  ያሌተሟሊ (Inconclusive) =
አጠቃሊይ ፍሰት (ከፕሮጀክቱ በአብዛኛው ዕቅድቹ ወጥ ናቸው፤
ጠቅሊሊው ወጪው በ %) መካከሌ ነገር ግን የተወሰኑ ጥቃቅን ጉዲዮችን
ያሇውን ወጥነት ማሳየት አሇበት፤ በተመሇከተ ጉሌህ ተናባቢ
ያሇመሆን ጥያቄዎች አለ፤
 በቂ አይዯሇም(Not adequate) =
ማሳሰቢያ፤ የሚመሇከተው የፕሮጀክቱ ዕቅድች ተመጋጋቢነት
ሚኒስቴር መስሪያ ቤት እና ተናባቢነት አሌተገሇጸም ወይም
የፕሮጀክቶቹ ዕቅድች በፕሮጀክቱ ዕቅድች ተመጋጋቢነት
ተመጋጋቢነት እና ተናባቢነት እና ተናባቢነት ችግሮች ታይተዋሌ፡፡
የላሊቸው መሆናቸውን ካረጋገጠ
የትግበራና እና ክትትሌ ዕቅደ
ማሻሻያ ሉዯረግበት ይገባሌ፡፡

ጥ 2.5: የሪፖርት እና ክትትሌ ሂዯቶች በተሟሊ የታቀዯው የፕሮጀክት ክንውን  አዎንታዊ(Positive) = የሪፖርት
ሁኔታ ተሇይተዋሌ፤ሉተገበሩ የሚችለስ ናቸው? ሪፖርት ምን ያክሌ ጊዜ መዯረግ እና ክትትሌ የአሰራር ሂዯቶች
እንዲሇበት እና ማካተት በሚገባ የተሇዩ እና ሉሠሩ የሚችለ
ናቸው፤
ስሇሚኖርበት ዝርዝር ጉዲዮችን
 ያሌተሟሊ (Inconclusive) =
በተመሇከተ በተሇያዩ የመንግሥት የሪፖርት እና ክትትሌ የአሰራር
ባሇዴርሻ አካሊት ማሇትም ሂዯቶች በአንዲንዴ ቦታዎች ሊይ
የፕሮጀክቱ ባሇቤት፣ሚንስቴር የበሇጠ ዝርዝር ቢሆን የተሻሇ ነው፤
መስሪያ ቤቶች እና ኤጀንሲዎች  በቂ አይዯሇም(Not adequate) =
መካከሌ ያሇውን የክትትሌ የሪፖርት እና ክትትሌ ሂዯቱ
መስፈርቶችን እንዳት ማሟሊት በአጥጋቢ ሁኔታ ያሌተብራራ ወይም
በሀብት ውስንነት ምክንያት ተግባራዊ
እንዲሇበት መብራራት
ሉሆኑ የማይችለ ይመስሊለ፡፡
ይኖርበታሌ፡፡
የታቀደት ሂዯቶች ካሇው የገንዘብ

እና የሰው ሀብት ጋር የሚስማሙ
መሆናቸው መረጋገጥ ይኖርበታሌ፡፡
እንዴሁም በወጪዎች እና በጊዜ
መርሃግብሮች ውስጥ ያለ ሌዩነቶች
ገዯብ/ወሇሌ መቀመጥ አሇበት ፡፡
2.6: የትግበራው ዋና ዋና ስጋቶች እና የመከሰት ፕሮጀክቱን በተሳካ ሁኔታ  አዎንታዊ(Positive) = ዋና ዋና

ዕዴሊቸው ተገምግሟሌ? ሇመጨረስ የማያስችለ ዋና ዋና ስጋቶች ተሇይተው በአግባቡ
ስጋቶችን መሇየትና የመከሰት ትንተና ተዯርጓሌ.፤
እዴሊቸውን ሁኔታ በጊዜ፣ በወጪ
በተወሰኑ ስጋቶች የመኖራቸው
እና ጥራት ሊይ የሚኖራቸውን
እዴሌና ተፅዕኖ አንዲንዴ ጥያቄወች

ተፅዕኖ መሇየት ይኖርበታሌ፡፡ አለ፤
ሁለም ፕሮጀክቶች ሇአንዲንዴ  በቂ አይዯሇም (Not adequate) =
ስጋቶች ይጋሇጣለ ስሇዚህ ስጋቶችን ሌየታ እና ግምገማው
ያሌተሟሊ ነው፡፡
አንዲንድቹ በሚገባ ተሇይተው
አይታወቁም፤ በተመሳሳይም
የስጋቶቹ ዝርዝሮች ሁለን ያካተተ
መሆን የሇበትም እንዱሁም ዝቅተኛ
የሆነ የመከሰት እዴሌ እና ዝቅተኛ
ተፅዕኖዎች ያሇውን አሇመጥቀስ
ይቻሊሌ፡፡
ማሳሰቢያ፤ በስጋቶቹ ግምገማ ውስጥ

የሚመሇከታቸው ሚኒስቴር መስሪያ
ቤቶች ጉሌህ ክፍተቶች
መኖራቸውን ካረጋገጡ እነዚህ
ክፍተቶች የማጠቃሇያ ግምገማው
ከመጠናቀቁ በፊት መስተካከሌ
ጥ 2.7: የተሇዩትን ስጋቶች ሇመከሊሇከሌ እና በጣም ወሳኝ የሆኑ ስጋቶችን  አዎንታዊ (Positive) = አስፈሊጊ
ሇማስተዲዯዯር ትክክሇኛው ዕቅዴ አሇ? አስፈሊጊ ሇመቋቋም የታሰበውን አካሄዴ እና በሚሆንበት ጊዜ የሊቀ ክትትሌን
ከሆነ ተጨማሪ ክትትሌ ማዴረግን አካቷሌ? ሇምን ተስማሚ እንዯሆነ መብራራት ያካተተ ስጋቶችን ሇመቋቋም ግሌጽ
የሆነ ዕቅዴ አሇ፤
አሇበት፤ አቀራረቦቹ የቁጥጥር
እርምጃዎችን እና የተሻሻሇ ክትትሌ ከስጋቶችች ጋር የተያያዙ ዕቅድች
መዯረግ ያሇባቸውን ማካተት በተወሰኑ ሊይ ግሌጽነት የሊቸውም፤

አሇባቸው፤ እንዱሁም የመከሰቱን  በቂ አይዯሇም(Not adequate) =
እዴሌ ሇመቀነስ እና ምሊሽ ስጋቶችን ሇመቋቋም በቂ ዕቅዴ
ሰጪነትን ሇመጨመር ተዯጋጋሚ የሇም፡፡
እና ጥሌቅ የሆነ በተወሰነ የክትትሌ
ኃሊፊነት ውስጥ የሚካተቱ ናቸው
፤ላሊው አቀራረብ ዯግሞ ስጋቱ
የሚከሰት ከሆነ የስጋቱን ተፅዕኖ
ሇመቀነስ የሚመረኮዝ እርምጃዎች
እንዱኖረው ማዴረግ ነው፡፡
የአቀራረብ ዘዳው ምንም ዓይነት
ቁጥጥር ወይም የማስወገጃ እርምጃ
ከላሇው ምክንያቱን ማብራራት
ተገቢ ነው፡፡ በውሌ ስምምነት
መሰረት ስጋቱን በተሻሇ መንገዴ
ማስተዲዯር ሇሚችሌ ሇላሊ አካሌ
ማስተሊሇፍ ይበሌጥ የሊቀ አቀራረብ
ነው፡፡ ይህ አቀራረብ በመንግስትና
በግለ ዘርፍ አጋርነት ሇሚተገበሩ
ፕሮጀክቶች ጥቅም ሊይ መዋሌ
የሚችሌ ነው፡፡ ነገር ግን እነዚህን
ተጨባጭ ማስረጃዎች ሇመዘጋጀት፣
ሇመገምገምና ሇመዯራዯር የሊቀ
ችልታ ያስፈሌጋቸዋሌ፡፡
3. የአፈፃፀም ክትትሌ መሰረት

ጥ 3.1: የክትትሌና ግምገማው ማዕቀፍ የተሟሊ እና የፕሮጀክቱ የውጤት ሰንሰሇት  አዎንታዊ(Positive) = የክትትሌና
ወጥነት ያሇው ነውን? እንዯት በክትትሌና ግምገማው ግምገማ ማዕቀፍ ከውጤት ሰንሰሇቶች
ማዕቀፍ እንዯተንጸባረቀ መረጋገጥ ጋር የተጣጣመ ነው፤
አሇበት፡፡ የውጤት ሰንሰሇቱ
የክትትሌና ግምገማ ማዕቀፍ መዋቅር
በክትትሌና ግምገማው ማዕቀፍ አንዲንዴ ተጨማሪ ማብራሪያዎች
ውስጥ መገናዘብ አሇበት፡፡ ያስፈሌጋሌ፤
የፕሮጀክቱ አፈፃፀም ክትትሌ  በቂ አይዯሇም (Not adequate) =
የሚዯረግበት ከውጤት ሰንሰሇቱ የክትትሌና ግምገማ ማዕቀፍ
በተገሇጸው ውጤቶች፣የውጤት ከውጤት ሰንሰሇት ጋር የተጣጣመ
አመሌካቶች እና ተፅዕኖዎች ሊይ አይዯሇም፡፡
በመመርኮዝ ሉሆን ይገባሌ፡፡
ጥ 3.2: ሁለም አመሌካቾች ግሌፅ፣ በግቦችና በጊዜ የክንውን አመሌካቾች በሚቆጠር  አዎንታዊ(Positive) =
የሚሇኩ ኢሊማዎች ያሎቸው ናቸው? (አሀዛዊ) መሌኩ የፕሮጀክት በክትትሌና ግምገማ ማዕቀፍ
ውጤት፣ ስኬቶችን ፣እና ፋይዲ የክንውን አመሌካቾች ግሌፅ፣ ሉሇኩ
የሚችለና የጊዜ ገዯብ
የሚያሳዩ ኢሊማዎች ሇመከታተሌ
የተቀመጠሊቸው ናቸው
የሚያስችለ መንገድች ናቸው፡፡
በተወሰኑ የክንውን አመሌካቾች ሊይ
የክንውን አመሌካቾቹ የሚገሇጹት
ተጨማሪ ማብራሪያ ያስፈሌጋሌ
ተጨባጭ እና ከየራሳቸው
 በቂ አይዯሇም (Not adequate) =
የአፈፃፀም መሇኪያ አንጻር በንዴፈ የተወሰኑ የክንውን አመሌካቾች
ሃሳብም ሆነ በተግባር የሚጣጣሙ ግሌፅ፣ሉሇኩ የሚችለና የገዜ ገዯብ
እና ሉሇኩ የሚችለ በሚሆኑበት የተቀመጠሊቸው አይዯለም

አግባብ ነው፡፡ አመሌካቾቹ
በትክክሌ በሚገባ ካሌተገሇጹ ወይም
ሇመሇካት አስቸጋሪ ከሆኑ
ሇክትትሌና ግምገማ ምንም
መሠረት የሇም ማሇት ይቻሊሌ፡፡
በፕሮጀክቱ ውስጥ እንዱካሄደ
በሚዯረጉት የአመሌካቾች ማሻሻያ
ሊይ የሚያተኩሩት ግቦች የግዴ
ገዯብ/ወሇሌ ሉኖራቸው ይገባሌ
አሇበሇዚያ ኢሊማዎቹ መቸ
እንዯሚሳኩ ማወቅ አይቻሌም፡፡
ጥ 3.3: ተቀባይነት ያሇው መነሻ (baseline) ሇሁለም ሇአፈጻጸም አመሌካቾች መነሻዎችን  አዎንታዊ(Positive) = ተቀባይነት
የክንውን አመሊካቾች ተሰጥቷቸዋሌ? እንዱሁም የመረጃ ምንጩን እና / ያሇው ክትትሌ የሚዯረግበት
ወይም የስላት ዘዳ አስተማማኝነት መነሻ(baseline) ሇሁለም የክንውን
አመሊካቾች ተሰጥቷቸዋሌ፤
ማረጋገጥ፤ ሇአመሌካቾች መነሻ
መስጠት አስፈሊጊ ነው፡፤ ያሇመነሻ በተወሰኑ የክንውን አመሌካቾች
ስኬቶችን ሇመሇካት የማይቻሌ መነሻ(baseline) ሊይ ተጨማሪ
ይሆናሌ ፡፡ የመረጃ ምንጮች ማብራሪያ ያስፈሌጋሌ፤
ታማኝ እና በተከታታይ መገኘት  በቂ አይዯሇም(Not adequate) =
የሚችለ መሆን አሇባቸው፡፡ ሇምሳላ የተወሰኑ የክንውን አመሌካቾች
በተከታታይ ሉገኝ ከማይችሌ መነሻ (baseline)የሊቸውም ወይንም
ተቀባይነት የሊቸውም ፡፡
በተወሰነ ወቅት አንዴ ጊዜ ብቻ
ከሚዯረግ ሰርቬይ አመሌካቾችን
መጠቀም ተገቢ አይዯሇም ፡፡
አመሌካቹ የሚሰሊ ከሆነ ዘዳው

ግሌጽ መሆን እና በትክክሌ
መረጋገጥ እና በተከታታይ ሉገኝ
የሚችሌ መሆን አሇበት፡፡
3.4. ሇአመሊካቾች በቂ መረጃ ከላሇ በሚያስፈሌግት አንዲንዴ ጊዜ ሇመነሻው እና ከዚያ  አዎንታዊ(Positive) = ሇአፈፃፀም
ወቅት ሇመሰብሰብ ተጨባጭ እና ተአማኒ ዕቅድች በኋሊ ሇሚፈሇጉ አመሊካቾች አመሌካቶች አዱስ መረጃ የመሰብሰብ
አለን? በቀሊለ መረጃ ሉገኝ አይችሌም፡፡ ዕቅድች ተጨባጭ ናቸው፤
አዲዱስ መረጃዎችን በመሰብሰብ
በተወሰኑ ሇአፈፃፀም አመሌካቾች
ይህንን ሁኔታ ሇመፈፀም በትግበራ አዱስ መረጃ የመሰብሰብ ዕቅድች ሊይ
እና በክትትሌ ዕቅደ የቀረቡትን ተጨማሪ ማብራሪያ ያስፈሌጋሌ፤
የውሳኔ ሃሳቦች ማረጋገጥ አስፈሊጊ  በቂ አይዯሇም (Not adequate) =
ነው፡፡ብዙ ጊዜ እንዱህ ያለ ዕቅድች ሇአፈፃፀም አመሌካቾች ሊይ አዱስ
የተጋነኑ እንዱሁም በቂ ሀብት መረጃ የመሰብሰብ እቅድች ወይ
ስሇማይያዝሊቸው ፕሮጀክቱ አሌተሟለም ወይም ሉተገበሩ
አይችለም፤
ሲተገበር ወይም ከተጠናቀቀ በኋሊ
እንዲይዘጋጁ ያዯርጋሌ ከዚያም
የአፈፃፀም ክትትሌን ፈጽሞ
የማይተገበር የንዴፈ ሃሳብ
ያዯርገዋሌ፡፡
ጥ 3.5: የመካከሇኛ ጊዜ ግምገማው በአግባቡ የተነዯፈ ዯረጃ በዯረጃ አገሌግልት/ምርት  አዎንታዊ (Positive) = በአግባቡ
/ የታቀዯ ነው? በተሇይ ከወቅታዊነት እና ቁሌፍ በማቅረብ ሂዯት ሊይ ሇሚገኙ የታሰበበት የመካከሇኛ ጊዜ ግምገማን
ጥያቄዎች ጋር በተያያዘ? ፕሮጀክቶች የታቀደ ውጤቶችን ታቅዶሌ ወይም አስፈሊጊ አይዯሇም፤
ማስገኘት ሊይ መሆናቸውን
በአንዲንዴ አመሊካቾች ሊይ መረጃን
ሇማረጋገጥ እና ካሌሆነም
የመሰብሰብ ዕቅድችን የበሇጠ ግሌጽ

ማስተካከያዎችን ሇማካሄዴ ማዴረግ አስፈሊጊ ነው፤
የመካከሇኛ ጊዜ የአፈፃፀም ግምገማ  በቂ አይዯሇም(Not adequate) =
ማዴርግ ሉኖርባቸው ይችሊሌ፡፡ የመካከሇኛ ጊዜ ግምገማ እንዴዯረግ
ቢያስፈሌግም ተሇይቶ አሌቀረበም
የመካከሇኛ ጊዜ ግምገማ አስፈሊጊነት
ወይንም ወይም በትክክሌ
እና ትክክሇኛው ጊዜ መረጋገጥ አሌተገሇጸም፡፡
አሇበት በግምገማው ሉተኮርባቸው
የሚችለ ዋና ዋና ጉዲዮችን
አስቀዴሞ መሇየት ይቻሊሌ፡፡
ማሳሰቢያ፤ የመካከሇኛ ጊዜ ግምገማ

አስፈሊጊ ሆኖ ከተገኘ እና ምንም
የታቀዯ ነገር ከላሇ የሚመሇከተው
የሚንስቴር መስሪያ ቤት
የትግበራና ክትትሌ እቅደን
ማሻሻሌ አሇበት፡፡
4. የሚመሇከተው የሚንስቴር መስሪያ ቤት ፊርማ
ሇፕሊንና ሌማት ኮሚሽን እንዱገመገም ከመዯረጉ በፊት በሚመሇከተው ሚንስትር/ኃሊፊ መፈረም አሇበት፡፡
5. በትግበራና ክትትሌ ዕቅደ ጥራት እና ስጋት ሊይ የፕሊንና ሌማት ኮሚሽን አስተያየት
5.1. በትግበራና ክትትሌ ዕቅደ ሊይ አጠቃሊይ ይህ ክፍሌ እንዯ ገምጋሚ ግሇሰቡ ዲሰሳ ወይም አስፈሊጊ ሀሳብ ብል
ምሌከታዎች ማጠቃሇያ ከመገመት አንፃር የትግበራና እና ክትትሌ እቅደ ግምገማ አጭር ወይም
ረዥም ሉሆን ይችሊሌ ፡፡ ይህ የፕሊንና ሌማት ኮሚሽን ግምገማ ውጤቶች
ማጠቃሇያ መሆን አሇበት፡፡
5.2. የትግበራና እና ክትትሌ ዕቅደ ሁኔታ እና ሀ) የፕሮጀክቱ ትግበራ ፣ የክትትሌና ግምገማ ዕቅዴ ጥሩ ጥራት ያሇው
የፕሮጀክቱ ትግበራ ስጋቶች ሲሆን ፕሮጀክቱ ተመሳሳይ ከሆኑ ፕሮጀክቶች አንፃር ያሌተሇመዯ ከፍ
ያሇ የትግበራ ስጋት የሇውም

ሇ) ዕቅደ ተቀባይነት ጥራት ያሇው ቢሆንም በሚከተለት መስኮች
[ዝርዝር ይሰጣሌ] ማሻሻያ ቢዯረግብት የተሻሇ የትግበራ ውጤታማነት
ይኖረዋሌ ፤ ሆኖም ከላልች ተመሳሳይ ፕሮጀክቶች አንፃር ከፍ ያሇ
ያሌተሇመዯ ስጋትን የሇውም፤
ሏ) ዕቅደ በሚከተለት መስኮች ሊይ ከባዴ ግዴፈቶች አለት [ዝርዝር
ይሠጣለ] ትግበራ ከመጀመሩ በፊት ሉስተካከለ ይገባሌ
ከግምገማ አማራጮች አንደን ይምረጡ እና ሇምርጫ አጭር ማብራሪያ ይስጡ
A ሁለም ግምገማዎች “አዎንታዊ” እንዱሆኑ ይጠበቃሌ
B ምንም “በቂ አይዯሇም” ግምገማ እና ቢበዛ አምስት ያሌተሟሊ” ግምገማ

ውጤት፤በተጨማሪም ጥ 1.1፣ ጥ 1.2 እና ጥ 1.3 ሁለም አዎንታዊ የግምገማ
ነጥብ ማግኘት አሇባቸው፡፡
ከነዚህ ውጭ የግምገማ ነጥብ የሚያገኝ ፐሮጀክት የግምገማ ውጤቱ C ተብል

ይመዯባሌ፡፡

Guideline 3 Implementation and Monitoring Plan Preparation and Assessment

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Guideline 3 Implementation and Monitoring Plan Preparation and Assessment

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Guideline 3፡ Implementation and Monitoring Plan Preparation and

Guideline 3፡ Implementation and Monitoring Plan

The Development and Planning Commission

The National Planning Commission Page 1

Box 1: Contents of Implementation and Monitoring Plan Format

The National Planning Commission Page 2

The National Planning Commission Page 3

Inputs Activities •If the planned Impacts

Planned Work Intended Results

Source: Presentation by World Bank Institute Evaluation Group

•Finance •Constructing •Roads •Access to •Improved

Source: Presentation by World Bank Institute Evaluation Group

The National Planning Commission Page 4

 Project board (may be referred to as project steering committee):

Project costs should be presented broken down by main activity/component. It is against

The National Planning Commission Page 5

The National Planning Commission Page 6

The National Planning Commission Page 8

The National Planning Commission Page 9

Box 3: Different Categories of Project Risks

The National Planning Commission Page 10

The National Planning Commission Page 11

The National Planning Commission Page 12

INDICATOR DEFINITION BASELINE TARGET DATA SOURCE FREQUENCY RESPONSIBLE REPORTIN

The National Planning Commission Page 13

The National Planning Commission Page 14

The National Planning Commission Page 15

The National Planning Commission Page 18

The National Planning Commission Page 21

The National Planning Commission Page 0

1.2 መመሪያ 3 የፕሮጀክቶች የትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ እንዳት እንዯሚዘጋጅ

1.3 ሇሁለም የፕሮጀክት ዯረጃዎች ማሇትም ከፍተኛ፣ መካከሇኛና አነስተኛ

1.4 የፕሮጀክት ትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ ፕሮጀክቱ ሇትግበራ ዝግጁ መሆኑን

The National Planning Commission Page 1

1.5 የፕሊንና ሌማት ኮሚሽን የፌዯራሌ መንግስት ፕሮጀክቶች አስተዲዯር እና አመራር

1.6 ሇከፍተኛ እና መካከሇኛ ዯረጃ ፕሮጀክቶች በአብዛኛው በትግበራና ክትትሌ ዕቅደ

1.7 የትግበራና ክትትሌ ዕቅዴ በሚመሇከተው መስሪያ ቤት መገምገም

The National Planning Commission Page 2

1.9 የሚከተሇው የዚህ መመሪያ ክፍሌ የፕሮጀክቶች የትግበራ እና ክትትሌ ዕቅዴ

The National Planning Commission Page 3

 የፕሮጀክቱ አስፈሊጊነት- ፕሮጀክቱ እንዱከናወን ያስገዯደ ሁኔታዎች አሌተቀየሩም?

 የፕሮጀክቱ አመክንዮ - የውጤት ሰንሰሇት

 የፕሮጀክቱ አስተዲዯር ተቋማዊ አዯረጃጀት ዝግጅት

 የፕሮጀክቱ ወጭ ፍሊጎት ዝርዝር በዋና ዋና ተግባራት / አካሌ የተከፋፈሇ

 የግዥ ዕቅዴ እና የኮንትራት አስተዲዯር ዕቅዴ

 የስጋቶች/ተፅእኖ አስተዲዯር ዕቅዴ

 ጊዜያዊ / ወይም የታቀዯ የመካከሇኛ ጊዜ ግምገማ - አመሌካቾች፣ ጊዜ እና ቁሌፍ መገምገሚያ ጥያቄዎች

2. የትግበራና የክትትሌ ዕቅዴ ማዘጋጀት

The National Planning Commission Page 4

2.1.3 የፕሮጀክቱ ጽንሰ-ሀሳብ እና / ወይም የአዋጭነት ጥናቱ ፕሮጀክቱ ሇምን

The National Planning Commission Page 5

2.1.6 የፕሮጀክቶች ትግበራ የኢኮኖሚ (Economy)፣ የቅሌጥፍና (Efficiency) እና

The National Planning Commission Page 6

•የፕሮጀክቱን •አስፈሊጊ •በፕሮጀክቱ

ምንጭ- የዓሇም ባንክ ተቋም የግምገማ ቡዴን

ምንጭ-የዓሇም ባንክ ተቋም የግምገማ ቡዴን

2.1.7 ግሌጽ የሆነ ኃሊፊነት እና ተጠያቂነትን ሇማረጋገጥ የተቀናጀ የፕሮጀክት ትግበራ

The National Planning Commission Page 7

The National Planning Commission Page 8

2.1.8 የፕሮጀክቱ ወጪዎች፤ በዋና ዋና ተግባራትና/ክፍልች ተከፋፍሇው መቅረብ

The National Planning Commission Page 9

2.2. የቅዴመ-ትግበራ ሁኔታዎችን ማመቻቸት