‫الـــرســــالــــــــــــــــــــة‬

‫أوالً = تـعـريـف الـرسـالـة ‪:‬‬

‫ً‬
‫تلبية لحاجاتهم العلمية أو النفسية أو الفكرية‪ ،‬والرسالة في معناها العام تأتي على شكل‬ ‫الرسالة هى أولى وسائل االتصال بين الناس‬
‫مجموعة من األخبار أو المعلومات أو التعليمات‪ .‬أو االستفسارات ُت َت بادل بين األشخاص فيما بينهم أو بين اإلدارات فيما بينها و يمكن‬
‫أن تتبادل بين االدارة واألشخاص‪...‬‬
‫و يمكن تقسيم انواع الرسالة لثالثة أنواع أساسية وهي الرسالة اإلدارية والرسالة اإلدارية الشخصية والرسالة الشخصية‪ .‬وهناك‬
‫تقسيم رباعي يضيف إلى األنواع الثالثة السابقة الرسائل التجارية كنوع مستقل عن الرسائل اإلدارية ألهميتها وخصوصيتها‪.‬‬

‫ثانيا ً = أنــواع الـرسـائـل ‪:‬‬

‫الرسالة اإلدارية‬
‫‪ .‬يُمكن تعريف الرسالة االدارية على أنها أي مكتوب أو مخاطبة تكون ما بين أي جهتيْن رسميتيْن‬
‫اي انها عامة ما تكون موجهة من إدارة عمومية إلى إدارة عمومية أخرى وتعتبر بذلك محرر رسمي بين اإلدارات‪.‬‬

‫الرسالة اإلدارية الشخصية ‪:‬‬

‫ً‬ ‫ً‬
‫و هي رسالة توجه من إدارة عمومية إلى مراسل من خارج اإلدارة يمكن أن يكون هذا المراسل شخصا عاديا طبيعيا كما يمكن أن‬
‫يكون شخصيا ً اعتباريا ً أو معنويا ً غير تابع للدولة أو الجماعات الترابية‪.‬‬
‫الرسالة الشخصية ‪:‬‬
‫و غالبا ما تكون متبادلة بين األشخاص الطبيعيون فيما بينهم في كل المناسبات االجتماعية كالتهاني والتعازي و تنقسم إلى قسمين ‪:‬‬
‫رسائل ذاتية ورسائل أدبية‪..‬‬
‫فالرسائل الذاتية يكتبها الشخص إلى صديقه أو قريبه أو زميله وتسمى كذلك بالرسائل األهلية ويعبر فيها المرسل عن نفسه تعبيراً‬
‫حراً دون أن يتقيد بأية ضوابط‪.‬‬
‫والرسائل األدبية هي التي يبعث بها أديب إلى أديب آخر يحدثه فيها أو يناقشه‪ .‬فيها موضوعا ً أو قضية أدبية معينة‪.‬‬
‫وعامة ال يتقيد مرسلها باية ضوابط ‪.‬‬

‫ثالثا ً = عناصر الـرسـالة الرسمية‬

‫هذه العارضة ستخصص للرسالة الرسمية حيث سبقت اإلشارة إلى أن كاتب الرسالة الشخصية ال يتقيد مبدئيا ً بأية ضوابط‪.‬‬
‫فللرسالة الرسمية عناصر كثيرة يجب مراعاتها عند الشروع في كتابتها‪ ،‬وذلك حتى تستوفي أغراضهما كاملة دون إغفال أي شيء‬
‫قد يكون من األشياء واألمور الهامة التي قد يكون لها تأثير على مستلم الرسالة‪ .‬من أبرز العناصر التي تتكون منها الرسالة ما يلي ‪:‬‬
‫التاريخ ‪:‬‬
‫من الضروري أن يشار إلى تاريخ كتابة الرسالة ويُكتب أعلى الصفحة من اليسار أو اليمين‪..‬‬
‫العنوان ‪:‬‬
‫ويعتبر أول عنصر من عناصر الرسالة‪ ،‬والذي بدونه لن تصل الرسالة إلى صاحبها خاصة إن كانت مرسلة عبر البريد العادي ‪،‬‬
‫حيث يكتب عنوان المرسل إليه في الزاوية العلوية اليمنى من الرسالة‪ .‬ويجدر التبيه هنا أنه من الالزم ذكر اسم المرسل إليه واسم‬
‫منصبه أو لقبه بطريقة تظهر احتراما ً كبيراً له‪ ،‬على أن يخصص السطر األول لكتابة اسمه مسبوقا ً بكلمة السيد ومختوما ً بكلمة‬
‫المحترم ويليه في السطر الثاني اسم اإلدارة أو المؤسسة‪..‬‬

‫التحية ‪:‬‬
‫ً‬
‫تعتبر التحية بمثابة افتتاحية للرسالة وغالبا ما يعبر عنها بـ " السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته "‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مقدمة الرسالة ‪:‬‬

‫ً‬ ‫ً‬
‫و عادة فيها حيث يتم التقديم لموضوع الرسالة في المقدمة خاصة إن كان الموضوع موضوعا رسميا‪ ،‬إذ يجب أن يتم التمهيد والتقديم‬
‫للفكرة الرئيسية التي تحتوي الرسالة عليها‪..‬‬

‫موضوع الرسالة ‪:‬‬

‫والذي يعتبر الجزء األهم من عناصر الرسالة ‪ ،‬فهذا االخير يحمل الفكرة الرئيسية التي من أجلها تمت كتابة الرسالة‪ ،‬لهذا السبب‬
‫فإنه ينبغي االعتناء بهذا الجزء عند الشروع في كتابة الرسالة اعتنا ًء خاصاً‪ ،‬حتى تتضح الفكرة الكاملة من وراء إرسالها‪ .‬مع‬
‫االلتزام بكتابة الموضوع بشكل مختصر‪..‬‬
‫خاتمة الرسالة ‪:‬‬
 ‫في هذا الجزء الذي يجب تلخيص فحوى الرسالة تلخيصا جيداً‪ ،‬وإذا كان هناك طلب من وراء هذه الرسالة فإنه ينبغي أن يتم ذكر‬
‫هذه الطلب في نهاية الرسالة بأدب ولطف واحترام تام‪..‬‬
‫تحية الختام ‪:‬‬
‫وتكون تحت آخر فقرة في الرسالة‪ ،‬ويعبر عنها بـ " تقبلوا كل االحترام" أو " تقبلوا فائق احترامنا وتقديرنا " أو ما يماثلها من‬
‫العبارات التي تفي بنفس الغرض‪.‬‬
‫التوقيع ‪:‬‬
‫ُ‬
‫وهو العنصر الذي به تختتم الرسالة‪ ،‬ويكون في أسفل يسار الصفحة ويتضمن اسم وتوقيع المرسل‪.‬‬

‫رابعا ً = خصائص الـرسـالة ‪:‬‬

‫نظرا ألهمية الرسالة الرسمية هذا ما يميزها بخائص خاصة من حيث هيكل الرسالة ومن حيث اللغة المستعملة فيها ومن حيث‬
‫مضمونها‪ .‬أما خصائص الرسالة الشخصية فهي عامة وتتسم بمرونة كبيرة‪.‬‬

‫خصائص الرسالـة الرسمية ‪:‬‬

‫ً‬ ‫ً‬
‫الرسالة الرسمية هي قلب عملية االتصال وحلقة الوصل بين المرسل والمستقبل‪ ،‬وتلعب دورا جوهريا في عملية االتصال‪ ،‬لذلك‪،‬‬
‫ال بد من توفر بعض الخصائص في الرسالة حتى تكون ناجحة ‪..‬‬
‫ال ننسا االشارة للغة الرسالة و مضمونها‬
‫لغة الرسالة الرسمية ‪:‬‬
‫لكتابة رسالة رسمية يتوجب على كاتبها استعمال‪ ‬عدة اساليب منها ‪:‬‬
‫األسلوب المباشر* البعيد عن الغموض والمجاز ‪.‬‬
‫األسلوب المعبِّر عن الغرض دون لفّ أو دوران ‪.‬‬
‫األسلوب الموجز *البعيد عن التفصيل ‪*.‬‬
‫األسلوب البعيد عن العواطف والمواقف الشخصية ‪.‬‬
‫المرسل إليه نظرة إحترام *‪.‬‬
‫َ‬ ‫األسلوب َّ‬
‫الهذب *الذي ينظر إلى‬

‫مضمون الرسالة الرسمية ‪:‬‬

‫يستحسن الحرص على جعل مضمون الرسالة يتصف بامور اساسية و ذلك باالبتعاد عن االساليب االدبية‬
‫حيث ينبغي أن تكون الرسالة واضحة وجلية بحيث ال يكون هناك أدنى امكانية لسوء الفهم‬
‫‪ .‬فالدقة والوضوح في ألفاظ الرسالة وأفكارها أمر مطلوب ويكتسي أهمية بالغة‪.‬‬
‫و يعتبر الصدق والموضوعية من ابرز العناصر الذي يجب احترامها مع تفادي ‪ .‬الحشو الزائد‬
‫عدم استعمال ضمير المتكلم ( أنا ) إذا لم تكن هناك حاجة إليه‪.‬‬
‫تجنب األخطاء النحوية أو اإلمالئية والتعبيرية وغيرها مما يسئ للرسالة ككل‪.‬‬

‫خصائص الرسالـة الشخصية ‪:‬‬

‫للرسالة الشخصية لغة خاصة تكتب بها ‪:‬‬
‫تكثر فيها التعابير االنفعالية‪.‬‬
‫يتكرر فيها ضمير المتكلم‪.‬‬
‫غالبا ما تتضمن عالمات استفهام و‪/‬أو تعجب‪.‬‬
‫تختلف لغتها من حيث السهولة والصعوبة باختالف المرسل والمرسل إليه‪.‬‬
‫كلما كانت العالقة بين المرسل المتلقي قوية قل التوجه الرسمي‪.‬‬

‫خامسا ً = البيانات الشكلية للـرسـالة الرسمية ‪:‬‬

‫الرسالة الشخصية عامة ال تخضع لبيانات شكلية مضبوطة ومتعارف عليها‪ ،‬لذلك سنذكر البيانات الشكلية للرسالة الرسمية‪.‬‬
‫والتي تأتي إما داعمة للطابع الرسمي للمراسلة أو مؤكدة لوضع الوثيقة في إطارها التدرجي أو مساعدة على تشخيص الوثيقة وقد‬
‫تتمثل في شكل سندات أو مرفقات‪.‬‬
‫الدمغة ‪:‬‬
‫يقصد بها مجموعة الكلمات التي تبين اسم الدولة ويكتب أعلى وسط الصفحة بخط مميز وهو الموقع المناسب لها وتكون أحيانا‬
‫مصحوبة بشعار الدولة الذي يعكس فلسفتها وإيديولوجياتها ونجدها غالبا ً في المراسالت الصادرة عن الوزارات ومؤسسات‪ .‬الدولة‪.‬‬
‫العنوان ‪:‬‬
‫يتكون من مجموع الكلمات المكتوبة التي تظهر في الزاوية اليمنى وفي أعلى الوثيقة اإلدارية ومهام هذه األخيرة توضيح الجهة‬
‫اإلدارية مصدر الوثيقة (اسم الوزارة‪ ،‬اسم المديرية ‪)...‬‬
‫رقم الترتيب ‪:‬‬
 ‫ويسمى برقم القيد أو رقم اإلرسال ويتكون من رقم التسجيل الذي يتبع برموز معينة وقد يختم بالسنة ويتخذ صورة رقم التسجيل‬
‫متبوعا باألحرف األولى لمن حرر المراسلة ثم األحرف لمن رقنها وتضاف إليه السنة كما يمكن أن يتخد صورة رقم التسجيل‬
‫متبوعا باألحرف األولى للجهة اإلدارية الرئيسية متبوعا باألحرف األولى للمصلحة التي حررت المراسلة وقد يختم بالسنة وهذه‬
‫الطريقة أكثر استعماال ومن األحسن ترتيبها بحسب تدرجها السلمي من أعلى إلى أسفل‪.‬‬

‫التاريخ والمكان‪:‬‬
‫يجد التاريخ موقعه في األعلى وفي الزاوية اليسرى من المراسلة على أن يأتي قليال تحت الدمغة وفي مستوى أول مع بيان للطابع‪،‬‬
‫ويسبق التاريخ دائما بمكان إصدار المراسلة (كتابة اسم المدينة كامال)‪.‬‬

‫الموضوع ‪:‬‬
‫يجسد الموضوع محتوى الرسالة باختصار ويرتب تحت الطابع ورقم الترتيب وقد يوجد في وسط الوثيقة وتحت المرسل إليه‪.‬‬

‫المرجع ‪:‬‬
‫وهو ذالك السند اإلداري (مراسلة سابقة) أو القانوني ( نص قانوني‪ ،‬مرسوم وزاري‪ ،‬قرار إداري) ويمكن ان نعتمد حتى على زيارة‬
‫عمل أو مكالمة هاتفية وعامل الثقة هنا مهم جداً ‪ .‬وتظهر أهمية ذكر المرجع في إعطاء أهمية أكبر للموضوع المطروح‪ ،‬بغرض‬
‫تسهيل عملية البحث عن ملف القضية المعروضة وتوفير الوقت لإلجابة عن المراسلة‪.‬‬

‫المستندات والمرفقات ‪:‬‬

‫السندات هي عبارة عن وثائق إدارية أو قانونية أو قضائية نرفقها بالمراسلة التي حررناها لتدعيم ما كتبناه وتبريره وهي من البيانات‬
‫الظرفية‪ ،‬أما المرفقات فيذكر عددها وطبيعتها‬