Proje Sorgulama Dokümanları PMI

1 - Proje Tanımlama Dökümanı (PTD-BOSCAR)

1- Arka Plan (Background)

a. Projeyle ortaya çıkarılmak istenen ürün veya hizmeti tanıtınız
b. Projenin ortaya çıkış nedenleri nelerdir?
c. Projenin ortaya çıkışında etkin rol oynayan kaynakları kimler/nelerdir?
Tanımlayın.

2- Amaçlar (Objectives)
a. Projenin öngörülen başlangıç ve bitiş tarihlerini belirleyiniz (±%25)
b. Proje için öngörülen parasal kaynağı (bütçeyi) belirleyiniz (±%25)
c. Bu projeyle ulaşmak istenen başka hedefler varsa tanımlayınız
i. Pazar payı artış oranı hedefi
ii. Rakipler arasındaki hedef sıra
iii. Dönemlik kar/ciro göstergelerindeki hedefler

3- Projenin Ana Aşamaları / Projenin Kapsamı (Scope)

a. Proje hangi ana aşamalardan oluşmaktadır.

4- Kısıtlar (Constraints)
a. Bütçe kısıtı
b. Proje süresi kısıtı
c. Aşamalara ait zaman kısıtları
d. Tedarikçi kısıtları
e. Üretim/Hizmet kapasitesi kısıtları
f. Politik kısıtlar – Devlet, AB, ISO

5- Varsayımlar / Kabuller (Assumptions)

a. Proje sürecinde gerçekleşmesi beklenen değişkenler ve bu değişkenlerin
değerlerine ait varsayımları belirleyiniz.
i. Talep tahminleri
ii. Maliyet artış dönemlerinin ve oranlarının tahminlenmesi
iii. Teknolojik gelişmelere ait tahminler
iv. Pazara ait tahminler
v. Makro ekonomik göstergelerin tahminleri

6- Başarı Kriterleri
a. Yukarıda tanımlanan kısıtlar ve varsayımlar altında belirlenen hedeflere
ulaşmadaki toleranslar
i. Hedef süreden sapma toleransı
ii. Hedef bütçeden sapma toleransı
iii. Diğer hedeflerden sapma toleransı
iv. Ürünün/Hizmetin işlevinde kabul edilebilir değişiklikler
v. Planların hedeflenen revizyon sayısı

7- Riskler (Risks)
a. Proje sürecinde karşılaşılabilecek riskler nelerdir?
b. Risklerin etkileyebileceği süreçler nelerdir?
c. Riskleri önleme planları nelerdir?

1
Proje Sorgulama Dokümanları PMI

8- Teslimatlar
a. Hazırlanması gereken raporların, analizlerin, labr. sonuçlarının vb. sıklığı ve
içeriği nedir ve kimlere iletilecektir?
b. Projenin başlatılması veya devam ettirilmesi için gereken izinler, onaylar
nelerdir?

9- Kaynaklar
a. Projenin aşamalarında görev alacak kaynaklar veya departmanlar için “Görev
Atama Matrisi” oluşturunuz.
b. Gerekli/mevcut/yedek tedarikçileri tanımlayınız.

2 - Aktivite Tanımlama – WBS Oluşturma

1- Proje Tanımala Dökümanın’da belirlediğiniz projenin ana aşamalarını gözden

geçiriniz.

2- Ana aşamaların tamamlandığını gösterecek kontrol noktalarını veya kontrol

araçlarını tanımlayınız.

3- Ana aşamaları detaylandırınız.

!!! Detaylandırırken kontrol etmek istediğiniz seviyeye kadar aktiviteleri
açınız.

4- Detaylandırma sonunda;
• Aşamanın eksiksiz olarak tamamlanacağına,
• Aşamanın belirli noktalarda kontrolünün tam olarak yapılacağına, emin
olunuz.

3 - Aktiviteler Arası Bağlantıların Oluşturulması

1- Fiili olarak gerçekleştirilecek ve kilometre taşı olan aktivitelerin öncül ve ardıl

aktivitelerini belirleyiniz.

2- Aktiviteler arasındaki bağlantı tiplerini belirleyiniz. (FS – FF – SS)

3- Bağlantısı yapılan aktiviter arasında ± öteleme (lag time) zamanı olup,

olmadığını belirleyiniz.

4- Projede aşama (Summary Task) olarak gözüken özet görevlerin bağlantısının

olmamasına dikkat ediniz.

5- Fiili olarak gerçekleştirilecek aktivitelerin en az bir öncül, bir de ardıl aktivite

ile bağlanmasına dikkat ediniz.

2
Proje Sorgulama Dokümanları PMI

4 - Kaynak Tanımlama

1- Proje bünyesinde yer alacak kaynakları tanımlayınız.

a. İnsan kaynağı için;
i. Ad - Soyad
ii. Departman
iii. İletişim aracı
iv. Normal – Fazla Mesai ücreti
v. Bağlı olduğu takvim
vi. Proje deneyimleri
vii. Devam eden projeler
viii. Uygun olduğu zaman aralıkları

b. Makina kaynağı için;

i. Makina adı
ii. Kod
iii. Demirbaş mı / Kira mı?
iv. Kapasitesi / Özellikleri
v. Satınalma maliyeti
vi. Kira maliyeti
vii. Ekonomik ömrü
viii. İşletme maliyeti
ix. Hurda değeri

c. Malzeme kaynağı için;

i. Malzeme adı
ii. Satınalma maliyeti
iii. Stok kapasitesi
iv. Dayanma Ömrü

d. Tedarikçi kaynağı için;

i. Tedarikçi firma bilgileri
ii. Deneyimleri / Referansları
iii. Üstleneceği yükümlülükler

5- Süre Tahminleme ve Kaynak Atama

1- Tanımlanan aktivitelerde çalışması mutlak gerekli kaynak var mı?

2- Fiili olarak yapılacak aktivitelere, kaynakları öngörüsüz olarak atayın.

3- Atanan kaynakların, aktiviteleri ne kadar sürede yapabileceğini tahminleyiniz.

a. Tahminlemede, aktivitelerin geçmişteki gerçekleşme sürelerinden,
işlerin kontrol edilme sürelerinden, kaynak kapasite ve performans
verilerinden yararlanın.

3
Proje Sorgulama Dokümanları PMI

4- Atanan kaynakların işin yapılış şeklini, işin sonunda hangi çıktıya ulaşılacağını,
işin gerçekleşme durumunu proje yöneticisine nasıl haber vereceklerini
anlatabilecek biçimde aktivitenin açıkça tanımlanmış olduğundan emin
olunuz.

6 -Kritik Yol Analizi

1 - Projenin kritik yolunu belirleyiniz.

2 - Kritik olmayan aktivitelerin bolluklarını, erken başlama ve geç

başlama zamanlarını belirleyiniz.

3 - Projeyi hem Gantt Chart hem de Network Diagram üzerinde

inceleyiniz

4 - Projenin CPM ile çıkan süresini inceleyiniz.

5 - Ek gelir/gider bedellerini belirleyin ve programa ekleyin

6 - Toplam Maliyeti ve nakit akışlarını inceleyiniz

7 - Proje Takvimlerinin Güncellenmesi

1- Şirketin bünyesindeki projelerin genel olarak uyması gereken çalışma

takvimini belirleyiniz. (Standart Takvim)

2- Proje bünyesinde yer alan kaynaklarının belirli bir bölümünün uyması gereken
farklı bir takvim varsa, bu takvim üzerinde çalışma gün ve saatlerini
tanımlayınız. (Part-time, Gece Vardiyasi, vb. Takvimleri)

3- Kaynaklara özel çalışma takvimini belirleyiniz.

a. Özel tatil istekleri var mı?
b. Özel çalışma günü istekleri var mı?
c. Standart olmayan çalışma saati isteği var mı?

8 – Kaynakların Fazla Yükleme Problemlerinin Çözülmesi

1- Ataması yapılmış kaynakların arasında tarih kısıtı olanları belirleyerek,

program(schedule) üzerinde genel değişiklikleri yapınız. (CPM, maliyet, süre,
bolluklar nasıl değişti?)

2- Tarih kısıtı olan aktiviteler için program üzerinde gerekli değişiklikleri yapınız.
(CPM, maliyet, süre, bolluklar nasıl değişti?)

4
Proje Sorgulama Dokümanları PMI

3- Aktivitelerin kısıtlı tarihleri ile kaynakların kısıtlı tarihleri arasında bir

uyumsuzluk var mı? Gerekli düzeltmeleri/ayarlamaları yapınız.

4- Program üzerinde kaynaklarda fazla atama (overallocation) problemi var mı?

Gerekli düzeltmeleri/ayarlamaları yapınız. (CPM, maliyet, süre, bolluklar nasıl
değişti?)

5- Kaynakların farklı projelerin aktivitelerine aynı anda atanmış olma riski var
mı?

6- Atamaları ilgili kaynaklara bildiriniz.

9 - Risk Değerlendirme

1- Sözleşmede ifade edilen riskleri açıkça tanımlayınız.

2- Risklerle karşılaşma noktalarını belirleyiniz.

3- Gerçekleşme olasılıklarını, etki düzeylerini ve etki alanlarını belirleyiniz.

4- Önleyici faaliyet planlarını oluşturunuz.

5- Düzeltici faaliyet planlarını oluşturunuz.

6- Risk önleme ve düzeltme faaliyetleri için ayrılması tahmin edilen bütçe ve

süre ne olacaktır? (Tahminleri Beklenen Değer Teoremine göre oluşturunuz)

10 - Nihai Program ve Bütçenin Oluşturulması

1- Planın son hali için gerekli onayları alınız.

2- Kaynakları son plandan haberdar ediniz. Gerekli bilgileri ilgili birim

yöneticilerine gönderiniz.

3- Nihai plandaki nakit akışlarını belirleyiniz ve ilgili birimlere iletiniz.

4- Planları, “Temel Plan” (Baseline) olarak kayıt altına alınız ve gerçekleşme

bilgilerini toplamak için planda tanımlanan kontrol süreçlerini devreye
sokunuz.