VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

TỐNG THỊ LUYẾN

QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRUNG TÂM

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS SC – TH GROUP

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Hà Nội, 2019
 VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

TỐNG THỊ LUYẾN

QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRUNG TÂM

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS SC – TH GROUP

Ngành: Quản trị kinh doanh

Mã số: 8.34.01.01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS. NGÔ XUÂN BÌNH

Hà Nội, 2019
 LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài luận văn là công trình nghiên cứu khoa học, độc lập của
tôi, được thực hiện dựa trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, kiến thức chuyên ngành,
nghiên cứu khảo sát tình hình thực tiễn và dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS.
Ngô Xuân Bình. Các số liệu, bảng biểu có nguồn gốc rõ ràng và những kết quả trong
khóa luận là trung thực, các nhận xét, phương hướng đưa ra xuất phát từ thực tiễn và
kinh nghiệm hiện có.

Ngày 15 tháng 02 năm 2019

Tác giả luận văn

Tống Thị Luyến

 DANH MỤC VIẾT TẮT

IRA tỉ lệ chính xác tồn kho

BBKK Biên bản kiểm kê

CCDC Công cụ dụng cụ
DNSX Doanh nghiệp sản xuất
PKK Phiếu kiểm kê
PGH Phiếu giao hàng
TNKD Tác nghiệp kinh doanh
OPS Nhân viên điều hành kho
BIN Phiếu điều chuyển vị trí
NCR Báo cáo sản phẩm không phù hợp
BBSV Biên bản sự việc

BBH SP KPH Biên bản hủy sản phẩm không PH

PCCC Phòng cháy chữa cháy
HCNS Hành chính nhân sự
VSLĐ Vệ sinh lao động.
ATLĐ An toàn lao động.
CBCNV Cán bộ công nhân viên
FIFO Nhập trước xuất trước
BBSV Biên bản sự việc
FEFO Hết hạn trước xuất trước
NVL Nguyên vật liệu

KDSX kinh doanh sản xuất

TMPP Thương mại phân phối

 MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ......................................................................................................................... 1

Chương 1:CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRONG LOGISTICS

VÀ KINH NGHIỆM THỰC TIỄN ..............................................................................7

1.1.Quản Trị Kho Hàng Trong Logistics........................................................................7

1.2. Các Hoạt Động Quản Trị Kho Hàng ......................................................................19

1.3 Kinh nghiệm thực tiễn quản trị kho hàng của một số doanh nghiệp Logistics khác .....32

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRUNG TÂM TẠI
CÔNG TY CP LOGISTICS SC – TH GROUP ........................................................ 36

2.1. Giới thiệu về công ty CP Logistics SC ...................................................................36

2.2 Thực trạng quản trị kho hàng Trung Tâm của công ty CP Logistics SC ..............39

2.3. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến kết quả quản trị kho hàng trung tâm..........63

2.4 Nhận xét về quản trị kho trung tâm của công ty CP Logistics SC .......................... 65

Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ KHO TRUNG
TÂM TẠI CÔNG TY CP LOGISTICS SC – TH GROUP .....................................70

3.1 Định hướng phát triển của công ty Logistics SC .................................................... 70

3.2 Giải pháp hoàn thiện quản trị kho trung tâm tại công ty CP Logistics SC .............71

3.3 Hoàn thiện công tác quản trị kho trung tâm ............................................................ 77

KẾT LUẬN .................................................................................................................. 79

DANH MỤC THAM KHẢO ...................................................................................... 80

 DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH VẼ

Bảng 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty ( nguồn phòng HCNS) ....................................37
Bảng 2.2 Báo cáo lãi ròng trong 5 năm của TH true milk (Nguồn nội bộ Phòng TCKT
, đã được kiểm toán) ......................................................................................................39
Bảng 2.3 : Cơ cấu lao động tại kho trung tâm ( nguồn phòng HCNS) ........................ 41
Bảng 2.4 : Sơ đồ địa chỉ hàng trong kho ( nguồn : phòng quản lý kho) ....................... 43
Bảng 2.6 : Lưu đồ nhập hàng từ nhà máy ( Nguồn : văn phòng kho trung tâm ) ................56
Bảng 2.7 Báo cáo xuất hàng tháng 8/2018 ( Nguồn : văn phòng kho) ......................... 57
Bảng 2.8 Báo cáo xuất hàng tháng 7/2016 ( Nguồn : văn phòng kho) ......................... 57
Bảng 2.9 : Lịch làm việc của công nhân vệ sinh kho (Nguồn : văn phòng kho) ..........61
Bảng 2.10 : nguồn do văn phòng kho cung cấp ............................................................ 67

Hình 1.1: mô hình Logistics trong sản xuất kinh doanh ..............................................10
Hình 1.2 : Mô hình kho trong chuỗi cung ứng .............................................................. 13
 MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế hiện nay, Việt Nam đang hội nhập quốc tế sâu sắc, hoạt động
thương mại hàng hoá ngày càng tăng lên cả quy mô và cơ cấu thị trường. Các doanh
nghiệp sản xuất có nhiều cơ hội hơn khi tham gia vào thị trường quốc tế, tuy nhiên bên
cạnh những cơ hội là sự cạnh tranh ngày càng trở nên mạnh mẽ hơn. Các doanh nghiệp
thường sẽ quan tâm nhiều hơn về nâng cao năng lực cạnh tranh bằng việc hoàn thiện
hoạt động logistics của mình như hoạt động mua hàng, quản lý nhà cung ứng, các yếu
tố vận chuyển đầu vào, lưu kho bảo quản hàng ,…muốn tồn tại và phát triển được
doanh nghiệp phải có sự khác biệt, tạo ra ưu thế chiếm lĩnh thị trường. Với xu hướng
mở cửa , hội nhập kinh tế quốc tế , một sân chơi bình đẳng đối với tất cả các thành
phần kinh tế. Để thành công trong kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải
nhận thức đúng đắn về bản thân doanh nghiệp, về thị trường, về đối thủ cạnh tranh từ
đó có những chiến lược phù hợp để chiến thắng trên thương trường . Đặc biệt đối với
các doanh nghiệp sản xuất sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi hàng hóa các doanh nghiệp
ngoại tràn vào nước ta với mẫu mã đa dạng , phong phú chủng loại, chất lượng tốt, giá
thành rẻ … như hàng hóa Trung Quốc ,Thái Lan ,Indonesia, Nhật. Do đó, doanh
nghiệp muốn đưa ra thị trường sản phẩm có thể cạnh tranh được về giá với hàng ngoại
,buộc các doanh nghiệp Việt phải tìm mọi cách cắt giảm chi phí tối đa . Bởi yếu tố cấu
thành nên giá của sản phẩm bao gồm rất nhiều loại thuế và phí khác nhau như : chi phí
quản lí doanh nghiệp ,chi phí maketing, chi phí nhiên nguyên vật liệu , chi phí kho
bãi , vận chuyển, mặt bằng , các loại thuế… Trong đó hoạt động Logistics nói chung
và quản trị kho bãi nói riêng đóng vai trò hết sức quan trọng , Logistics tạo ra sự hữu
dụng về thời gian và đúng địa điểm nhờ đó đảm bảo cho quá trình sản xuất , kinh
doanh diễn ra theo đúng nhịp độ đã định, góp phần nâng cao chất lượng và hạ giá
thành sản phẩm, góp phần tiết kiệm và giảm chi phí lưu thông trong phân phối hàng
hóa, sử dụng hiệu quả vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình toàn cầu hóa kinh
tế làm cho hàng hóa và sự vận động của chúng phong phú và phức tạp hơn nhiều lần
so với trước đây , đòi hỏi quản lý chặt chẽ, đặt ra yêu cầu mới đối với hoạt động quản
trị Logistics nói chung và quản trị kho hàng nói riêng . Hàng hóa phải được bảo quản
tốt ,an toàn ,đảm bảo đúng chất lượng của nhà sản xuất. Đồng thời để tránh hàng tồn

1
kho nhiều làm đọng vốn thì doanh nghiệp phải tính toán để lượng hàng tồn kho là thấp
nhất. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin cho phép kết hợp chặt chẽ quá
trình cung ứng, sản xuất , lưu kho hàng hóa, tiêu thụ với vận tải giao nhận, làm cho cả
quá trình này hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn nhưng cũng phức tạp hơn. Do vậy ,
Quản trị kho hàng giữ vai trò trọng yếu trong quá trình lưu trữ, bảo quản hàng hóa từ
nơi sản xuất đến người tiêu dùng . Hoạt động này góp phần tạo lợi thế cạnh tranh cho
doanh nghiệp , chính vì lẽ đó nên em chọn đề tài “ Quản trị kho hàng trung tâm tại
Công ty cổ phần Logistics SC – TH Group” làm đề tài luận văn thạc sĩ chuyên
ngành Quản trị kinh doanh.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Trên thế giới và cả trong nước có nhiều công trình và tư liệu có liên quan đến
quản trị Logistic , sau đây là một số công trình có liên quan:
Logistic and supply chain management, M. Christopher (2012). Cuốn sách giới
thiệu về phát triển và quản lý của một mạng lưới chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp sản
xuất có thể vận dụng để củng cố và quản lý chuỗi cung ứng một cách hiệu quả.
Strategic logistics management, James R. Stock - Douglas M.Lambert (2001).
Cuốn sách này tập trung trên mọi khía cạnh của quản trị Logistics bắt đầu từ việc tạo
ra một đơn đặt hàng cho một sản phẩm /hàng hóa phải thông qua các dịch vụ quá trình
sản xuất, nhà kho, quản lý hàng tồn kho, vận chuyển và khách hàng. Nó đề cập chi tiết
hơn khi nói đến quản lý hàng tồn kho kết hợp một số phương pháp tính toán, đồng thời
cũng giải thích chi tiết quá trình của hậu cần "chuỗi cung ứng". Cuốn sách này có thể
không hoàn toàn đề cấp cụ thể như một số sách hậu cần khác cùng lĩnh vực nhưng
cũng là một tài liệu tham khảo khá đầy đủ cho quản trị Logistics.
21st century logistics making supply chain integration a reality, Bowersox,
Donald JCloss, David J Stank, Theodore P (1999). Cuốn sách này dành cho những
người quản lý đang theo đuổi tìm tòi trong lĩnh vực hậu cần và chuỗi cung ứng nhưng
chưa nhận ra những lợi ích đầy đủ của nó. Cuốn sách giúp ta nhận ra và khắc phục
những trở ngại đã làm suy yếu cả bên trong và bên ngoài của hoạt động gia tăng giá trị
hậu cầu.
Giáo trình Quản trị logistics kinh doanh, PGS.TS. An Thị Thanh Nhàn, TS.
Nguyễn Thông Thái, (2010), NXB Thống kê. Giáo trình Logistic có nội dung trình bày

2
về tổng quan môn học Quản trị Logistics kinh doanh, dịch vụ khách hàng, quản trị dự
trữ, quản trị vận chuyển, quản trị các hoạt động Logistics hỗ trợ, tổ chức và kiểm soát
Logistics. Trong đó, cũng đã đề cập những kiến thức cơ bản nhất về Logistics đầu vào.
Quản trị Logistics , PSG.TS Đoàn thị Hồng Vân – ĐH Kinh Tế TP.HCM ,NXB
Lao Động (2006).
Cẩm nang quản trị kho, TS Phan Thanh Lâm (2014),NXB Phụ Nữ. Cuốn sách
nói về Chức năng - nhiệm vụ của công việc quản lý kho, tổ chức hệ thống kho hang,
thể thức nhập xuât kho ,hệ thống kiểm soát tồn kho và bảo quán hàng hóa ,phương
thức kiếm kê kho mỗi ngày trong 10 phút ,những quy tắc trong vận hành quản trị kho
hang, quản lý hành chính kho hang ,hiệu qủa kinh tế trong quản lý kho ,Quản trị rủi ro
trong quản lý kho (Bãi, Kho kệ,..)
Có thể nói nội dung các đề tài nghiên cứu là khá phong phú và đề cập đến nhiều
khía cạnh khác nhau của quản trị logistics , một số đề tài nghiên cứu tập trung vào
phát triển dịch vụ Logistics của các doanh nghiệp giao nhận vận tải trong nước mà
chưa có đề tài nào nghiên cứu riêng về quản trị kho hàng hóa của doanh nghiệp sản
xuất thực phẩm , chế biến sữa tại TH Group. Vì vậy , đề tài mà em lựa chọn không bị
trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trước đây.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục đích nghiên cứu của đề tài: nhằm phân tích , đánh giá hoạt động quản trị
kho hàng trung tâm ( kho tổng) của doanh nghiệp hiện tại, từ đó đưa ra những đề xuất
, giải pháp nhằm giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí không đáng có , hoàn thiện hệ
thống quản trị được tốt hơn nữa.
* Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu trên, đề tài có những nhiệm vụ sau:
- Tập hợp một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị kho hàng
- Phân tích thực trạng quản trị kho hàng trung tâm của công ty CP Logistic SC –
TH Group sữa thành phẩm như sữa tươi, sữa chua uống , sữa chua, phô mai… thương
hiệu TH true Milk.
- Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong quản trị kho hàng trung
tâm (kho tổng) của Công ty cổ phần Logistics SC.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3
 Đối tượng nghiên cứu : Hoạt động quản trị kho trung tâm ( kho tổng) nguyên liệu
và sữa thành phẩm và chế phẩm từ sữa của TH true milk tại Công ty cổ phần Logistics
SC – Tập đoàn TH
Không gian nghiên cứu : nghiên cứu hoạt động quản trị kho hàng trung tâm ,
định hướng nghiên cứu tại Công ty CP Logistic SC – TH Group trong đó tập trung
nghiên cứu một số nội dung cơ bản của từng hoạt động nhằm đáp ứng đầy đủ và kịp
thời quá t trình tiếp nhận, lưu kho , cấp phát hàng đảm bảo cho sản xuất của nhà máy
sữa TH .
Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu này sử dụng các dữ liệu thứ cấp và khảo sát sơ
cấp trong giai đoạn từ năm 2014 đến 2018 để phân tích thực trạng và đưa ra những giải
pháp hoàn thiện quản trị trị kho hàng trung tâm (kho tổng ) của Công ty cổ phần
Logistics SC – TH Group.
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Cách tiếp cận thu thập dữ liệu :
Dữ liệu thứ cấp: nguồn cung cấp dữ liệu bên trong là từ các phòng Kế toán Tài
chính, phòng Kế hoạch sản xuất, phòng kho vận…của Công ty CP Logistic SC – TH
Group . Các thông tin nội bộ và báo cáo thống kê của công ty…Các nguồn thông tin
này đều đã được tổng hợp và lưu trữ tại các phòng ban của công ty. Các nguồn dữ liệu
thứ cấp này chủ yếu được sử dụng để phân tích thực trạng quản trị kho hàng tại công
ty. Nguồn cung cấp dữ liệu bên ngoài bao gồm sách và tư liệu quốc tế về logistics, tạp
chí chuyên ngành .... Các lý thuyết về quản trị logistics trong doanh nghiệp nói chung
và lý thuyết về quản trị kho hàng nói riêng
Dữ liệu sơ cấp: Các nguồn dữ liệu thứ cấp chỉ có thể cung cấp được phần nào
thông tin cho vấn đề cần nghiên cứu, do vậy, để có được đầy đủ thông tin và các thông
tin xác thực cần phải thu thập thông tin từ nguồn dữ liệu sơ cấp. Dữ liệu sơ cấp được
thu thập qua phương pháp phỏng vấn trực tiếp qua bảng câu hỏi (Phụ lục 1) với đối
tượng phỏng vấn là các cán bộ trực tiếp phụ trách hoạt động logistics – hoạt động kho
hàng bao gồm cả quản lý và nhân viên phòng kho vận trong doanh nghiệp . Mục đích
của các cuộc phỏng vấn là tìm hiểu những vấn đề liên quan đến thực tế hoạt động quản
trị kho hàng trung tâm của công ty mà các dữ liệu thứ cấp chưa phản ánh hết. Qua
phỏng vấn, tác giả có cái nhìn tổng thể và đầy đủ hơn về nhận thức của các đối tượng

4
được phỏng vấn, cũng như thực trạng của hoạt động quản trị kho hàng trung tâm tại
công ty.
5.2. Phương pháp phân tích
Phương pháp tổng hợp thống kê là tiến hành tập trung, chỉnh lý và hệ thống hóa
một cách khoa học các tài liệu ban đầu đã thu thập được trong điều tra thống kê.
Nhiệm vụ cơ bản của tổng hợp thống kê là làm cho các đặc trưng riêng của từng đơn
vị trong tổng thể chuyển thành đặc trưng chung của toàn tổng thể.
Một số phương pháp khác được sử dụng trong phân tích dữ liệu như thống kê,
phân tích, tổng hợp, so sánh, tỷ lệ phần trăm nhằm đánh giá thực trạng hoạt động quản
trị kho hàng trung tâm tại công ty CP Logistic SC – TH Group.
Phương pháp tổng hợp ,quan sát: tác giả đã đi khảo sát trực tiếp tại kho hàng
trung tâm và một số kho phân phối của công ty để có cái nhìn thực tế và hiểu rõ nghiệp
vụ kho . Đồng thời tác giả cũng đến kho của công ty TNHH DHL Việt Nam ( công ty
chuyên về dịch vụ Logistics ) và công ty FrieslandCampina Hà Nam ( sữa cô gái Hà
Lan) có sự tương đồng trong ngành chế biến sữa từ đó lầm cơ sở để đưa ra những đánh
giá một cách khách quan cho hoạt động quản trị kho hàng trung tâm của công ty CP
Logistic SC – TH Group.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
Phân tích và đánh giá khách quan thực trạng quản trị hoạt động kho trung tâm
(kho tổng) của Công ty cổ phần Logistics SC thời gian qua. Chỉ ra những thành tựu đã
đạt được, hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân của hạn chế đó trong hoạt động quản trị.
Phân tích các yếu tố bên ngoài, bên trong tác động đến hoạt động quản trị kho
hàng trung tâm tại Công ty cổ phần Logistics SC
Đưa ra những giải pháp phù hợp và khả thi giúp cho nhà quản trị có quyết sách
đúng đắn để hoàn thiện quản trị hoạt động kho hàng trung tâm một cách hiệu quả ,
giúp tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài lời mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu tham khảo , luận văn được trình
bày qua 3 chương :
Chương 1: Cơ sở lí luận và thực tiễn về quản trị kho hàng trong Logistics

5
 Trong chương 1 tác giả nêu ra những khái niệm về Logistics , quản trị Logistics
và một số khái niệm , định nghĩa liên quan . Từ đó làm rõ vai trò của kho hàng trong
chuỗi cung ứng, cùng một số tiêu chí đánh giá và các nghiệp vụ kho hàng cần thiết
trong hoạt động quản trị kho hàng. Đồng thời tác giả tham khảo mô hình kho của hai
công ty có hoạt động tương đồng để rút ra bài học kinh nghiệm cho công tác quản trị
kho trung tâm của công ty CP Logistic SC – TH Group.
Chương 2: Thực trạng quản trị kho hàng trung tâm tại Công ty cổ phần Logistics SC-
TH Group
Thông qua khảo sát thực tế và thu thập dữ liệu tác giả luận văn trình bày một
cách chân thực hoạt động và các nghiệp vụ kho đang áp dụng trong công tác quản trị
kho hàng trung tâm của công ty CP Ligistic SC. Chỉ ra những tồn tại đang gặp phải ,
nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó để tìm phương hướng khắc phục giúp việc quản trị
kho hàng hoàn thiện hơn , giảm thiểu tổn thất và chi phí cho doanh nghiệp.
Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị kho hàng trung tâm tại Công ty cổ
phần Logistics SC – TH Group
Từ những nguyên nhân và hạn chế đang tồn tại đã trình bày ở chương 2, tác giả
mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm khắc phục những vướng mắc đó để công tác
quản trị của công ty CP Logistics SC hoàn thiện hơn nữa.

6
 Chương 1
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRONG LOGISTICS VÀ KINH
NGHIỆM THỰC TIỄN

1.1 QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRONG LOGISTICS

1.1.1 Khái niệm về Logistics và quản trị Logistics
1.1.1.1 Logistics là gì?
Logistics ra đời từ thế kỷ 19 ở Anh và đến cuối thế kỷ 20 được ghi nhận như một
chức năng kinh tế, một công cụ hữu hiệu mang lại thành công cho các doanh nghiệp. Trải
qua các giai đoạn phát triển đến nay có nhiều khái niệm cũng như định nghĩa khác nhau
về Logistics. Chúng ta hãy xem một vài khái niệm dưới đây để hiểu về Logistics là gì?
Logistics là quá trình tối ưu hóa về vị trí, lưu trữ và chu chuyển các tài
nguyên/yếu tố đầu vào từ điểm xuất phát đầu tiên là nhà cung cấp, qua nhà sản xuất,
người bán buôn, bán lẻ, đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các
hoạt động kinh tế.
Logistics là quá trình tối ưu hoá về vị trí, lưu trữ và chu chuyển các tài
nguyên/yếu tố đầu vào từ điểm xuất phát đầu tiên là nhà cung cấp, qua nhà sản xuất,
người bán buôn, bán lẻ, đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các
hoạt động kinh tế (xem Logistics and Supply Chain Management, tác giả Ma Shuo, tài
liệu giảng dạy của World Maritime University, 1999).
*Các định nghĩa khác về Logistics:
Giáo sư người Anh Martin Christopher cho rằng: “Logistics là quá trình quản trị
chiến lược công tác thu mua, di chuyển và dự trữ nguyên liệu, bán thành phẩm, thành
phẩm (và dòng thông tin tương ứng) trong một công ty và qua các kênh phân phối của
công ty để tối đa hóa lợi nhuận hiện tại và tương lai thông qua việc hoàn tất các đơn
hàng với chi phí thấp nhất”.
Theo Giáo sư David Simchi-Levi (MIT) thì “Logistics Network là một nhóm các
cách tiếp cận được sử dụng để liên kết các nhà cung cấp, nhà sản xuất, kho, cửa hàng
một cách hiệu quả để hàng hóa được sản xuất và phân phối đúng số lượng, đúng địa
điểm và đúng thời điểm nhằm mục đích giảm thiểu chi phí trên toàn hệ thống đồng
thời đáp ứng được các yêu cầu về mức độ phục vụ”.
*Khái niệm có liên quan:

7
 Logistics là quá trình liên quan tới nhiều hoạt động khác nhau trong cùng một tổ
chức, từ xây dựng chiến lược đến các hoạt động chi tiết, cụ thể để thực hiện chiến
lược. Logistics cũng đồng thời là quá trình bao trùm mọi yếu tố tạo nên sản phẩm từ
các yếu tố đầu vào cho đến giai đoạn tiêu thụ sản phẩm cuối cùng. Logistics không chỉ
liên quan đến nguyên nhiên vật liệu mà còn liên quan tới tất cả nguồn tài nguyên/các
yếu tố đầu vào cần thiết để tạo nên sản phẩm hay dịch vụ phù hợp với yêu cầu của
người tiêu dùng. Ở đây nguồn tài nguyên không chỉ bao gồm: vật tư, vốn, nhân lực mà
còn bao hàm cả dịch vụ, thông tin, bí quyết công nghệ . Logistics bao trùm cả hai cấp
độ hoạch định và tổ chức. Cấp độ thứ nhất liên quan đến vấn đề vị trí, còn cấp độ thứ
hai liên quan đến vấn đề vận chuyển và lưu trữ.
Logistics là hệ thống các công việc được thực hiện một cách có kế hoạch nhằm
quản lý nguyên vật liệu, dịch vụ, thông tin và dòng chảy của vốn… nó bao gồm cả
những hệ thống thông tin ngày một phức tạp, sự truyền thông và hệ thống kiểm soát
cần phải có trong môi trường làm việc hiện nay.
Logistics là quy trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát quá trình lưu
chuyển và dự trữ hàng hoá, dịch vụ… từ điểm xuất phát đầu tiên đến nơi tiêu thụ cuối
cùng sao cho hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Theo quan điểm “5 right” thì “Logistics là quá trình cung cấp đúng sản phẩm,
đến đúng vị trí, vào đúng thời điểm với điều kiện và chi phí phù hợp cho khách hàng
tiêu dùng sản phẩm”.
Theo tôi “Logistics là quá trình tối ưu hoá về vị trí , vận chuyển ,thời gian và dự
trữ nguồn tài nguyên ( nguyên vật liệu) từ điểm đầu tiên của chuỗi cung ứng đến tay
người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế .
Hiểu đơn giản nhất thì Logistics là một phần của chuỗi cung ứng bao gồm tổng
thể những công việc liên quan đến quản lý và điều chỉnh luồng di chuyển của hàng hóa
gồm đóng gói, vận chuyển, lưu kho, bảo quản cho tới khi hàng được giao đến người
tiêu thụ cuối cùng.
Ngày nay Logistics phát triển mạnh mẽ nhờ hoạt động thương mại tự trên toàn
thế giới với 8 xu hướng: Chi phí vận tải tăng, Yêu cầu về hiệu qủa sản xuất, Triết lý
mới về tồn kho, Vai trò của khách hàng, Cách mạng khoa học kỹ thuật & IT, Hệ thống
JIT (Just in time), Recycling (green industry), Xu thế của dây chuyền bán lẻ, phân phối

8
. Tự do trao đổi hàng hóa cũng đồng nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt giữa các ngành
nghề , doanh nghiệp trong đó hoạt động Logistics giữ vai trò quan trọng trong giao
thương cũng như cạnh tranh về giá thành sản phẩm , dịch vụ giữa các doanh nghiệp
với nhau. Do vậy, quản trị Logistics được các doanh nghiệp quan tâm và chú trọng
hơn trước .
1.1.1. 2 Khái niệm về quản trị Logistics
Theo Hội đồng Quản trị Logistics của Mỹ (CLM - Council of Logistics
Management) “Quản trị Logistics là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát một
cách có hiệu quả chi phí lưu thông, dự trữ nguyên vật liệu, hàng hoá tồn kho trong quá
trình sản xuất sản phẩm cùng dòng thông tin tương ứng từ điểm đầu tiên đến điểm tiêu
dùng cuối cùng nhằm mục đích đáp ứng yêu cầu của khách hàng”.
“Quản trị Logistics là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát một cách hiệu
lực, hiệu quả hoạt động vận chuyển, lưu trữ hàng hoá, dịch vụ và những thông tin có liên
quan từ điểm đầu đến điểm tiêu thụ cuối cùng với mục đích thoả mãn nhu cầu của khách
hàng” (Douglas M Lambert, Fundamental of Logistics, p.3, Mc Graw - Hill, 1998)
Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng phải quan tâm và có chiến lược
Logistics phù hợp. Một chiến lược Logistics tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời
gian, công sức và tiền bạc hiệu quả.Vì vậy, trên cơ sở Logistics tổng thể (Global
Logistic) người ta chia hoạt động logistics thành 3 mảng chính:
Supply Chain Managment Logistics – Logistics quản lý chuỗi cung ứng.
Transportation Management Logistics – Logistics quản lý vận chuyển hàng hóa.
Warhousing / Inventery Management Logistics – Logistics về quản lý lưu kho,
kiểm kê hàng hoá, kho bãi.
*Logistics trong sản xuất kinh doanh chia theo quá trình:
Logistics đầu vào (Inbound Logistics): cung ứng tài nguyên, nguyên vật liệu đầu
vào cho sản xuất (quản trị vị trí, thời gian)
Logistics đầu ra (Outbound Logistics): cung cấp sản phẩm đến người tiêu dùng
tối ưu nhất (quản trị vị trí, thời gian, chi phí phân phối)
Logistics ngược (Reverse Logistics): thu hồi các phụ phẩm, phế liệu, phế phẩm,
các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường (tái sử dụng, tái chế)

9
 Logistics trong sản xuất kinh doanh (Business Logistics)

Điểm Kho Nhà Kho Thị

cung chứa máy chứa trường
nguyên nguyên sản sản
liệu liệu xuất phẩm

Vận tải vận tải vận tải vận tải vận tải

inbound outbound

Kho Nhà máy 1 Kho hàng A

Nhà máy 2 Kho hàng B

Kho

Kho Nhà máy 3 Kho hàng C

Qúa trình cung ứng nguyên liệu – inbound Quá trình phân phối ra thị trường– outbound
logistics logistics
Hình 1.1: mô hình Logistics trong sản xuất kinh doanh

10
 Qua hai khái niệm trên về quản trị Logistics cho thấy mục đích cuối cùng là “
thỏa mãn nhu cầu của khách hàng” và giúp gia tăng lợi nhuận , phát huy lợi thế cạnh
tranh của doanh nghiệp. Bởi khách hàng quyết định sự tồn tại ,thịnh hay suy của doanh
nghiệp. Để có được sản phẩm ,dịch vụ đến tay người tiêu dùng cuối cùng phải trải qua
rất nhiều công đoạn khác nhau mà ở đó mỗi công đoạn là một mắt xích liên kết với
nhau không tách rời , có tác động tương hỗ lẫn nhau. Lưu trữ, bảo quản hàng hóa và
phân phối – Logistics đầu ra (outbound Logistics) giữ vai trò quan trọng trong việc
làm hài lòng khách hàng cũng như thành ,bại của doanh nghiệp .
1.1.2 Khái niệm về quản trị kho hàng
1.1.2.1 Khái niệm chung về kho hàng, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của kho
 Khái niệm về kho hàng.
Kho là loại hình cơ sở Logistics thực hiện việc dự trữ ,bảo quản và chuẩn bị
hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và
chi phí thấp nhất.
Hay nói một cách chi tiết, đầy đủ hơn thì: Kho bãi là một bộ phận của hệ thống
Logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt
quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng
thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của các hàng hoá
được lưu kho.
 Vai trò của kho
Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức,bảo quản hàng hóa của doanh
nghiệp vậy vai trò của kho là:
Đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, là nơi giúp
doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩm trên toàn
bộ hệ thống.
Góp phần giảm chi phí sản xuất,vận chuyển,phân phối. Nhờ đó kho có thể chủ động
tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó giảm
chi phí bình quân trên một đơn vị, góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc
quản lý tốt hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

11
 Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc
đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, trạng thái lô hàng giao, góp phần
giao hàng đúng thời gian và địa điểm.
 Chức năng của kho
Các công ty kinh doanh sản xuất hay thương mại phân phối hàng ngày càng phát
triển, thì mức độ phức tạp trong vận hành quản lí kho hàng càng cao. Hàng trong kho
ngày càng lớn, chủng loại sản phẩm càng phong phú, điều này thường dẫn đến nhu cầu
mặt bằng kho bãi và nhân lực quản lí đòi hỏi ngày càng lớn. Nhiều nhà phân phối đã
từng phải trả chi phí những khoản khổng lồ cho việc gom hàng và dọn hàng trong
kho, quản lí vòng nhập hàng và chuyển về nơi gom hàng. Sự không phù hợp của kho
hàng cũng trở thành vấn đề nan giải nếu bạn không thể quản lí một cách chính xác
hàng trong kho với kho hàng lớn hơn hoặc vị trí kho hàng ở nhiều nơi.
Chức năng chính của nhà kho là:
• Tiếp nhận hàng hóa
• Tổn trữ và bảo quản hàng hóa
• Chuyển hàng hóa từ khu vực tồn trữ đến nơi có nhu cầu hay đến nơi sử dụng
 Nhiệm vụ của kho
 Duy trì sự sẵn có, đảm bảo cung cấp hàng hoá thường xuyên liên tục, ổn định về số
lượng ,chất lượng, cơ cấu ,thời gian.
 Điều hoà lưu lượng hàng hoá trong kinh doanh phân phối.
 Đưa hàng hoá đến gần nơi tiêu thụ.
 Bảo vệ hàng hoá.
1.1.2.2 Phân loại kho hàng
Tùy theo mô hình của mỗi công ty mà việc phân loại kho hàng sẽ có sự khác biệt.
Hiện nay nếu phân loại kho hàng Logistics theo đặc thù của hàng hóa cần quản lý
người ta thường phân loại theo từng lĩnh vực . Trong xã hội thì sự tồn tại của kho là một
tất yếu khách quan, nhưng trong một tổ chức thì không nhất thiết phải xây dựng một hệ
thống kho riêng có của mình. Có nhiều loại kho, nên khi có nhu cầu có thể lựa chọn, sử
dụng loại kho nào mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất

12
 Sơ đồ nguyên tắc chuỗi kho trên đường dịch chuyển dòng vật tư trong chuỗi cung ứng:

Kho hàng hóa thành

Kho nguyên vật liệu
Kho nguyên vật liệu

Kho hàng hóa thành

Hệ thống cửa hàng

Kho cơ sở TM bán
PHÂN XƯỞNG

Kho đầu ra cơ sở
PHÂN XƯỞNG

bán buôn
Kho DN99

buôn
bán buôn
phẩm

phẩm
trung gian

Sản xuất Sản xuất

* Phân theo vị trí chuỗi cung ứng :

Kho trong giai đoạn dịch chuyển
Kho trong giai đoạn dịch chuyển hàng hóa tiêu dùng
Vật tư mang tính sản xuất – công nghệ

Kho của doanh Kho của doanh

Kho nguyên vật Kho trung gian trong Kho sản phẩm của nghiệp bán buôn bố nghiệp sản xuất bố
liệu thô thị trường NVL doanh nghiệp sản xuất trí tại nơi sản xuất trí tại nơi tiêu thụ

Hình 1.2 : Mô hình kho trong chuỗi cung ứng

13
 Phân loại theo nhiệm vụ chính của kho:
a) Kho thu mua, kho tiếp nhận: Loại kho này thường đặt ở nơi sản xuất, khai
thác hay đầu mối ga, cảng để thu mua hay tiếp nhận hàng hoá. Kho này chỉ làm nhiệm
vụ gom hàng trong một thời gian rồi chuyển đến nơi tiêu dùng hoặc các kho xuất bán.
b) Kho tiêu thụ: Kho này chứa các thành phần của nhà máy sản xuất ra. Nhiệm
vụ chính của kho này là kiểm nghiệm phẩm chất, sắp xếp, phân loại, đóng gói hình
thành những lô hàng thích hợp để chuyển bán cho các doanh nhiệp thương mại hoặc
đơn vị tiêu dùng khác.
c) Kho trung chuyển: Là kho đặt trên đường vận động của hàng hoá ở các ga, cảng,
bến để nhận hàng từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác.
d) Kho dự trữ: Là loại kho dùng để dự trữ những hàng hoá trong một thời gian
dài và chỉ được dùng khi có lệnh của cấp quản lý trực tiếp.
e) Kho cung ứng, cấp phát: Là loại kho đặt gần các đơn vị tiêu dùng nhằm giao
hàng thuận tiện cho các đơn vị khách hàng. Thuộc loại kho này là hệ thống kho
nguyên, nhiên, vật liêu của các doanh nghiệp sản xuất thường cấp phát nguyên, nhiên,
vật liệu cho nơi sản xuất; và các kho hàng của doanh nghiệp thương mại thường cung
ứng (giao hàng) cho các đơn vị tiêu dùng.
* Phân theo đặc điểm kiến trúc:
Kho kín: Có khả năng tạo mô trường bảo quản kín, chủ động duy trì chế độ bảo
quản, ít chịu ảnh hưởng của các thông số môi trường bên ngoài.
Kho nửa kín: Chỉ che mua, nắng cho hàng hóa không có các kết cấu ngăn cách
với môi trường ngoài kho
Kho lộ thiên: Chỉ là các bãi tập trung dự trữ hàng hóa ít hoặc không bị ảnh
hưởng bởi những thay đổi của khí hậu, thời tiết.
* Theo lĩnh vực logistics: Kho logistics cung ứng , kho logistics sản xuất, kho logistics
phân phối

* Theo công đoạn logistics: Kho DNSX ,kho doanh nghiệp thương mại bán lẻ ,kho
doanh nghiệp thương mại trung gian, kho của các trung gian trong chuỗi cung ứng

* Theo liên kết giao thông:Kho có cầu cảng , kho có đường bộ nhánh , kho có đường
sắt nhán , tổ hợp.

14
* Theo mức độ hiện đại của mặt bằng kho (của Knight Frank):

- Kho hạng A+
Hạng A+ Hạng A
- Kho hạng A Không gian cột 12 12
Khoảng cách giữa các nhịp 24 28
- Kho hạng B Chất liệu sàn Siêu phẳng với lớp Lát gạch với lớp
phủ chống bụi phủ chống bụi
- Kho hạng C Tải trọng sàn 7 tấn/m2 5 tấn/m2
Số cổng 1/800m2 1/1000m2
- Kho hạng D
Nhiệt độ -35 và + 14°C -

* Theo hình thức sở hữu:

Kho chủ sở hữu ( kho riêng) : Thuộc quyền sở hữu và sủ dụng riêng của doanh
nghiệp(thương mại) có quyền sở hữu hàng hóa dự trữ và bảo quản tại kho.Loại hình
kho này thích hợp cho các doanh nghiệp có nguồn lực tài chính
Lợi ích của kho riêng là khả năng kiểm soát, tính linh hoạt nghiệp vụ và các lợi
ích vô hình khác. Tuy nhiên nếu dùng kho riêng thì chi phí hệ thống logistics sẽ tăng,
và tính linh hoạt vị trí sẽ không đạt điểm tối ưu khi doanh nghiệp mở rộng thị trường
mục tiêu.
Kho thương mại (cho thuê): Kho thương mại hoạt động như một đơn vị kinh
doanh dộc lập cung cấp một loạt các dịch vụ dự trữ bảo quản và vận chuyển trên cơ sở
thù lao biến đổi .Kho thương mại cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn cho khách hàng.
Kho thương mại đem lại lợi ích linh hoạt về tài chính và lợi ích về kinh tế,chúng
có quy mô nghiệp vụ và trình độ quản trị chuyên môn rộng lớn hơn,Theo quan điểm
tài chính kho công cộng có thể có chi phí biến đổi thấp hơn kho riêng.
* Phân loại theo quy mô:
Dựa vào diện tích (số m2), dung tích (số m3), dựa vào khối lượng và danh điểm
hàng hoá dự trữ trong kho, cũng như giá trị sử dụng của chúng và dựa vào số lượng
cán bộ công nhân viên công tác ở kho, người ta chia kho thành 3 loại: Kho lớn (tổng
kho), kho trung bình và kho nhỏ.
1.1.2.3 Khái niệm về quản trị kho hàng trong Logistics
Kho hàng trong ngành Logistics không chỉ đơn thuần là nơi lưu giữ hàng hóa,
kho bãi đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động Logistics nói riêng và
toàn bộ chuỗi cung ứng nói chung nhằm cung ứng cho khách hàng hàng hóa nhanh
nhất với chi phí thấp nhất khi họ có yêu cầu.Vì thế, việc quản lý kho hàng hiệu quả
được coi là tối quan trọng trong quá trình giao nhận vận tải nội địa và quốc tế. Nó giúp
các doanh nghiệp:

15
  Chủ động trong việc sắp xếp, gom hàng, vận chuyển các lô hàng có cùng lộ
trình, cùng kích thước, từ đó giảm giá thành trên mỗi sản phẩm.
 Giảm thiểu chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối hàng hóa.
 Đảm bảo chất lượng hàng hóa được lưu trữ, duy trì nguồn cung ổn định, dịch vụ
ổn định từ đó giúp doanh nghiệp gia tăng vị thế cạnh tranh hơn.
 Góp phần giúp giao hàng đúng thời gian, địa điểm.
Từ lâu kho hàng đã đóng một vai trò không thể thiếu trong chuỗi dịch vụ cung
ứng Logisitcs và cũng như các doanh nghiệp muốn tối ưu hoá các hoạt động quản trị
và vận chuyển hàng hoá bằng việc chuyên môn hoá hoạt động kho hàng của mình.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hiện nay thường nhầm lẫn ở hai thuật ngữ “nhà
kho” và trung tâm phân phối trong Logistics. Dù hai thuật ngữ trên đều có một vài
điểm chung và phục vụ chủ yếu nhu cầu lưu trữ hàng hoá, nhưng việc sử dụng nhà kho
và trung tâm phân phối ngày càng được phân biệt rõ rệt đối với các doanh nghiệp
Logistics hiện nay.

Trung tâm phân phối (Distribution

Nhà kho (Warehouse) Center)
Luôn duy trì số lượng hàng hoá dự trữ
thấp. Ưu tiên dự trữ số lượng lớn hàng
Chức năng Nơi chứa tất cả cái loại sản phẩm có nhu cầu cao

Dịch vụ gia tăng chất lượng (đóng gói

Chú trọng vào việc bảo quản hàng, trưng bày, chăm sóc khách
Đặc điểm hàng hoá, ít giá trị gia tăng hàng,…), tạo ra giá trị gia tăng
Nhập kho, lưu trữ, chọn lọc, phân
Hoạt động loại và xuất kho Nhập và xuất hàng
Thông tin
ghi chép vào
sổ sách Theo từng đợt Theo thời điểm

Vậy quản trị kho hàng trong Logistics là gì?

Warehouse Management (quản trị kho hàng) là quá trình xây dựng kế hoạch
nghiệp vụ kho hàng , triển khai và kiểm soát nghiệp vụ kho.
Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ kho bao gồm : quy hoạch mạng lưới kho hàng, thiết kế
kho hàng, đảm bảo thiết bị trong kho hàng.
Triển khai nghiệp vụ kho hàng: tiếp nhập hàng hóa ( nhập hàng), bảo quản hàng hóa (
lưu trữ, bảo quản), phát hàng ( xuất hàng)
16
 Kiểm soát nghiệp vụ kho hàng : là việc kiểm tra giám sát từng hoạt động liên quan
đến kho
*Quản trị kho hàng dựa trên những nguyên tắc cơ bản sau: Thiết lập và duy trì, Các
điều kiện đảm bảo hoạt động liên tục, đảm bảo tối đa sự hài lòng của khách hàng ,tổ
chức quản lý lao động, đảm bảo năng suất theo chỉ tiêu kế hoạch,đổ chức các công tác
bảo hộ và an toàn lao động trong kho, giao nhận chính xác, đầy đủ, kịp thời.
Phòng ngừa và giảm thiểu tối đa mất mát, hư hỏng về tài sản, hàng hoá, nhân
mạng và môi trường ( quản trị rủi ro). Kiểm kê hàng hóa, đánh giá và giám sát hàng
tồn kho để đảm bảo việc xảy ra thiếu hụt hay mất mát luôn ở mực thấp nhất: kiểm kho
đối chiếu chênh lệch (nếu có), lưu giữ hồ sơ, quản lý các chứng từ liên quan như phiếu
giao nhận hàng, phiếu báo hàng đến, phiếu chuyển hàng, v.v.
Các chỉ tiêu quản trị kho: Tối đa hoá hiệu quả của việc sử dụng nhân lực, vật lực, tài
lực của nhà kho
Một khu vực dự trữ an toàn, một mức dự trữ an toàn : Quản lý hàng hóa trong
kho luôn ở điều kiện tốt, gọn gàng, sạch sẽ và an toàn: phân loại hàng hóa, lập danh
mục hàng hóa, dán nhãn, định vị,…
Ai đã làm trong ngành Logistics thì luôn nắm rõ những nguyên tắc vàng sau :
Nguyên tắc 5S: Sắp xếp (hợp lý) - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng - Sàng lọc.
Nguyên tắc 4D: Dễ trông - Dễ cất - Dễ lấy - Dễ kiểm.
Nguyên tắc 4K: - Không nhầm - Không hỏng - Không mất - Không hại
( theo PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân: Quản trị Logistics XB 2006)
1.1.3 Mục đích, ý nghĩa của quản trị kho hàng
a) Quản trị kho hàng nhằm mục đích :
 Bảo quản hàng hóa tránh hư hao, xuống cấp, mau hỏng.
 Tổn trữ kịp thời và cung cấp đúng lúc, không bị thiêu hụt các chi tiết
hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục.
 Đảm bảo tồn trữ hàng hóa khi có yêu cầu, nhanh chóng xuâ't kho hàng
cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa, tránh tình trạng khan hiếm
hàng, tập kêt hàng hóa cho đủ để tập trung xuất khẩu.
 Luôn luôn có mức dự trữ an toàn phục vụ sản xuất hay kinh doanh với ít
tốn kém chi phí.
 Ghi sổ sách tình hình các hàng hóa nhập xuâ't giúp cho việc kiểm soát
khi cần thiết.
 Thực hiện nhiệm vụ như một trung tâm tiếp nhận và phân phối.

17
 b) Ý Nghĩa: Quản trị kho hàng giúp cho người quản trị nắm được các thông tin
cần thiết một cách nhanh trong , kịp thời trong quá trình hoạt động của kho hàng, từ đó
đưa ra các quyết sách phù hợp để hệ thống vận hành trơn tru, thông suốt trong chuỗi
cung ứng. Góp phần làm giảm chi phí doanh nghiệp.
1.1.4 Mối liên hệ của kho hàng với các hoạt động Logistics khác
Trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp cần cố gắng giảm bớt nhu cầu về
kho bãi khi có thể. Điều này đòi hỏi phải nắm vững mối liên hệ của kho với các hoạt
động logistics khác.
Mối liên hệ giữa kho với vận chuyển: Nhờ cả hai hệ thống kho ở đầu vào và đầu ra
của quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí vận tải. Người ta có thể
lập những kho thu gom, tổng hợp hàng hóa gần nguồn cung cấp, để tiết kiệm chi phí vận
chuyển vật tư phục vụ đầu vào. Cụ thể, vật tư từ các nhà cung cấp, với từng lô hàng nhỏ
sẽ được vận chuyển bằng phương tiện vận tải nhỏ đến tập trung ở kho. Tại đó sẽ tiến hành
gom thành các lô lớn, rồi dùng phương tiện đủ lớn thích hợp để vận chuyển. Tương tự, có
thể xây dựng những kho thành phẩm gần thị trường tiêu thụ. Sản phẩm sẽ được tập trung
ở các kho, tại đây chúng được phân thành những lô hàng phù hợp với yêu cầu của khách
hàng trên địa bàn kho được phân công phụ trách, rồi được vận chuyển bằng những
phương tiện có trọng tải thích hợp đến cho khách hàng. Như vậy, nhờ bố trí hệ thống kho
hợp lý ta có thể tiết kiệm được chi phí vận chuyển.
Mối liên hệ giữa kho với sản xuất: Giữa kho, chi phí quản lý kho và chi phí sản
xuất có mối liên hệ rất mật thiết, đòi hỏi phải quan tâm nghiên cứu để tìm ra lời giải tối
ưu. Nếu nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường, bám sát những thay đổi của thị trường, tổ
chức sản xuất từng lô hàng nhỏ, thì sẽ không có hàng tồn kho. Nhờ đó chi phí quản lý
kho sẽ giảm, nhưng ngược lại chi phí sản xuất sẽ tăng, do phải thay đổi trang thiết bị
cùng các yếu tố đầu vào khác. Nói chung, chi phí sản xuất 1đơn vị sản phẩm luôn tỷ lệ
nghịch với quy mô sản xuất. Chưa kể đến trường hợp, hàng không đủ đáp ứng nhu cầu
của khách hàng, khách sẽ chuyển sang mua sản phẩm khác có tính năng tương đương,
mất khách là thiệt hại lớn nhất đối với nhà cung cấp. Còn nếu sản xuất với quy mô quá
lớn thì có thể dẫn đến tình trạng hàng không bán hết, lượng hàng tồn kho lớn, quay
vòng vốn chậm, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
Mối quan hệ giữa kho với các dịch vụ khách hàng: Nhờ có các kho hàng dự trữ
mới có thể đáp ứng kịp thời được nhu cầu của khách. Con người không thể dự báo hết
được những tìn huống bất trắc, chính vì vậy, để phục vụ khách hàng tốt nhất thì cần có
hệ thống kho để lưu trữ hàng hoá.

18
 Mối liên hệ giữa kho và tổng chi phí logistics: Chi phí quản lý kho và chi phí dự
trữ có mối quan hệ chặt chẽ với các khoản chi phí khác của hoạt động logistics, nên
không thể tuỳ tiện tăng lên và cắt giảm. Cần xác định số lượng kho, bố trí mạng lưới
kho sao cho phục vụ khách hàng được tốt nhất với tổng chi phí logistics thấp nhất.
1.2. CÁC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG
1.2.1 Bố trí, thiết kế kho hàng và phương tiện cất trữ, xếp dỡ hàng hóa trong kho
1.2.1.1 Bố trí và thiết kế kho bãi
Dựa trên nhu cầu sử dụng kho doanh nghiệp sẽ tính toán diện tích cần chứa hàng
và đặt kho ở đâu là hợp lý và tối ưu về vị trí . Thiết kế kho bãi cần tuân thủ một số
nguyên tắc sau: Sử dụng nhà kho một tầng, di chuyển hàng hóa trong kho theo đường
thẳng, sử dụng bốc xếp phù hợp, tối thiểu đường đi trong kho, sử dụng tối đa độ cao
của kho, sử dụng hiệu quả mặt bằng kho. Ngày nay ,khoa học công nghệ được ứng
dụng rộng rãi , các phần mềm quản lý ra đời ,các công ty dịch vụ chuyên môn phát
triển nên việc tính toán và thiết kế kho bãi sẽ do bên nhà thầu xây dựng đảm nhiệm.
1.2.1.2 Các chỉ tiêu khai hác kho hàng
 Chỉ tiêu khối lượng vật tư, hàng hoá lưu chuyển của kho
Chỉ tiêu này nói lên khối lượng công việc của kho trong kỳ phải thực hiện. Nó có thể
là chỉ tiêu nhiệm vụ kế hoạch hoặc chỉ tiêu thực hiện.
 Chỉ tiêu tốc độ lưu chuyển hàng hoá qua kho
Chỉ tiêu này thể hiện thời gian hàng hoá lưu kho dài hay ngắn, và đươc xác định bằng
một trong hai chỉ tiêu:
Số ngày của một vòng lưu chuyển: N
Otb  T
N= (ngày)
X
Số vòng lưu chuyển: V
X
V= (vòng).
OTB
Trong đó, Otb : tồn kho trung bình trong kỳ (tấn).
T : Thời gian theo lịch trong kỳ (ngày).
X : Lượng vật tư/hàng hóa - xuất kho trong kỳ (tấn).
 Chỉ tiêu giữ gìn toàn vẹn vật tư, hàng hoá
Chỉ tiêu này biểu thị mức độ giữ gìn số lượng và chất lượng vật tư hàng hoá bảo
quản ở kho, được thể hiện thông quan lượng hao hụt tự nhiên đối với từng loại hàng
hoá, từ đó tính được lượng hao hụt tự nhiên định mức trong kỳ của loại vật tư, hàng
hoá bằng công thức:

19
 H=
 X  OT .d   N  h% (tấn)
T
Trong đó: H: lượng hao hụt định mức trong kỳ (năm, quý) của vật tư, hàng hoá (tấn).
X: Lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ (tấn).
Ot.d: Lượng vật tư hàng hoá tồn kho thời điểm cuối kỳ (tấn).
N: Thời điểm bảo quản bình quân vật tư hàng hoá ở kho (ngày).
h%: tỷ lệ hao hụt tự nhiên cho phép (năm, quý).
T: Thời gian bảo quản do tỷ lệ hao hụt tự nhiên quy định (năm, quý…) tính
hàng ngày.
 Chỉ tiêu sử dụng diện tích, dung tích nhà kho
a) Chỉ tiêu sử dụng diện tích
Để đánh giá việc sử dụng diện tích (mặt bằng), người ta dùng chỉ tiêu tỷ lệ sử
dụng diện tích có ích hF1.
f1  t
hF1 =  100(%)
f1
Ở đây: f1: diện tích có ích (m2)
f1+t: diện tích thực tế chứa hàng (m2).
b) Chỉ tiêu sử dụng dung tích nhà kho
VV 1
hv =  100%
VTK
Trong đó: hv: tỷ lệ sử dụng thể tích của nhà kho
Vv1: thể tích thực tế chứa hàng hoá của kho
VTK: thể tích nhà kho theo thiết kế
1.2.1.3 Phương tiện cất trữ, xếp dỡ hàng hóa trong kho
a) Một số thiết bị vận chuyển xếp dỡ thông dụng
Xe chuyển hàng kéo tay: Là loại phương tiện thủ công dùng sức của người công
nhân, xe có nhiều loại: loại xe có một bánh, loại hai bánh, loại có ba bánh và loại xe có
bốn bánh. Kích thứơc to nhỏ khác nhau phù hợp với từng loại hàng dự trữ bảo quản ở
trong kho.
Đòn bẩy con lăn: Cấu tạo gồm một thanh dài, phần cuối dày hơn có một trục
xuyên qua, 2 đầu trục lắp 2 con lăn đường kính khoảng 80mm; trọng tải bẩy được
khoảng 1 tấn.
Xe rùa : chạy bằng ác-quy vá bằng động cơ đốt trong.

20
 Xe nâng hàng: có hai loại xe nâng hàng tự động và nửa tự động.
Xe nâng hàng nửa tự động: hành trình đi lại của xe và nâng lên hạ xuống của thiết
bị chở hàng được điêu khiển tự động. Người công nhân còn phải điều khiển bằng tay
động tác xếp hàng vào và lấy hàng ra từ các ô giá.
Xe nâng hàng tự động: Mọi nguyên công do xe thực hiện bởi bộ điêu khiển, việc
thực hiện trên do xe do lái xe thực hiện. Người điều khiển việc lấy hàng ra từ các (ô)
giá và xếp hàng vào. Hai loại xe này có năng suất rất cao, tuồi thọ dài điều khiển nhẹ
nhàng, đặc biệt loại xe có bánh bằng cao su đặc.
Băng chuyền: có nhiều loại. căn cứ vào vị trí người ta chia băng chuyền thành
hai loại. Băng chuyền cố định và băng chuyền lưu động. trong hai loại băng chuyền
trên, người ta chia ra thành rất nhiều loại dựa trên các tiêu thức kết hợp khác nhau, như
bề mặt của băng, cấu tạo của băng,v.v… Hàng hoá đặt trên băng và nhờ băng chuyển
động sẽ đưa tới vị trì đã định.
Máy chuyển hàng trên đường ray: Đặt cố định, phía trên cửa kho hoặc trong
kho từ tầng một đến tầng hai. Máy này chuyển động nhờ “tời” chạy bằng động cơ điện
hoặc quay tay (loại nhỏ).
Máy nâng hàng: Máy nâng hàng quay tay hoặc chạy bằng động cơ điện có nhiều
loại khác nhau. Nhờ động cơ hoặc sức quay của người công nhân, có thể nâng đưộc
kiện hàng nặng từ 50kg và lớn hơn theo chiều thẳng đứng cao 3.5 m, với tốc độ
1.6m/gy. Máy có thể di động đến nơi cần thiết.
Thang máy: Chuyển hàng lên theo chiều thẳng đứng. Nhờ “tời” chạy bằng động
cơ điện. Có nhiều loại thang máy khác nhau tải trọng từ 100kg đến 3000 kg, với tốc độ
trung bình 0.8 – 1.3 m/gy. Thang máy dùng ở các kho lớn cơ giới hoá, có itý nhất từ 2
tầng trở lên.
Cầu trục: Là loại thiết bị để cẩu hàng từ phương tiện vận tải, giá để hàng xuống
hoặc ngược lại, Cầu trục quay có thể nâng vật nặng lên cao và quay với góc 180o, nhờ
độ dài của dây cáp.
b) Căn cứ để lựa chọn thiết bị xếp dỡ ,vận chuyển.
Khi lựa chọn các loại thiết bị vận chuyển , xếp dỡ cần thiết cho kho phải dựa
vào các căn cứ sau:
Thứ nhất: Loại hàng hoá cần vận chuyển, xếp dõ và khối lượng hàng hoá luân chuyển
(đưa vào, đưa ra) trong một khoảng thời gian nhất định (năm, quý, tháng).
Thứ hai: Đặc điểm kỹ thuật nhà kho, loại nhà kho, số tầng kiến trúc, khoảng cách vận
chuyển và tỉnh hình đường xá trong phạm vi nhà kho, điểm kho. Các phương tiện đưa
hàng đến kho và nhận hàng đi.

21
Thứ ba: Phương pháp chất xếp, dự trữ và bảo quản hàng hoá trong kho; đặc biệt các
thiết bị để dự trữ và bảo quản hàng hoá.
Thứ tư: Các loại phương tiện vận tải , xếp dỡ đã có và yêu cầu đối với việc nâng cao
năng lực vận tải , xếp dỡ phục vụ khách hàng ở kho.
1.2.1.4 Các trang thiết bị cơ bản trong kho hàng
 Thiết bị bảo quản hàng hoá.
Thiết bị bảo quản hàng từng chiếc và có bao gói gồm: các loại giá tổng hợp, các loại
giá chuyên dùng, các loại giá kê và bục kê, sàn để hàng..v..v..
Giá tổng hợp: Là loại giá dùng để dự trữ và bảo quản nhiều loại vật liệu từng chiếc và
bao gói khác nhau. Có hai loại giá: loại có tấm đáy và loại không có tấm đáy. Về hình
dạng giá này có các ngăn, ô hình vuông, hình chữ nhật hoặc hỗn hợp. Tuỳ theo yêu
cầu dữ trữ và bảo quản các loại hàng, các giá tổng hợp có thể được làm bằng gỗ, bằng
kim loại, bằng bê tông cốt thép hoặc hỗn hợp cácloại vật liệu. Tất cả các loại giá trên
đều có thể có từ hai đến nhiều tầng.
Giá chuyên dùng: Là loại giá chỉ dùng để dự trữ và bảo quản một hoặc một vài loại
hàng hoá cùng loại. Giá chuyên dùng có nhiều loại, nhiều kiểu, nhiều khía cạnh, nhiều
quy cách, kích thước khác nhau. Giá chuyên dùng là loại phương tiện đã được chuyên
môn hoá để dự trữ và bảo quản những loại hàng hoá có hình dáng, kích thước nhất
định vì vậy rất thuận tiện cho việc bảo quản, chất xếp, xuất nhập.
Bục hoặc kệ để hàng: là loại phương tiện dùng để xếp hàng dự trữ và bảo quản hàng
từng chiếc và có bao gói không trực tiếp trên nền kho. Bục thường thấp hơn kệ. Bục và
kệ có thể có mặt phẳng liền, kín, hoặc mặt phẳng có khe hở. Bục để hàng có thành
đứng hoặc không có thành đứng.
Sàn để hàng : Là loại phương tiện bảo quản được kê kín theo mặt phẳng của nền kho.
Sàn để hàng có mặt phẳng kín hoặc mặt phẳng có khe hở. Người ta xếp hàng hoá trên
tất cả bề mặt sàn dự trữ, sàn có ưu điểm tiết kiệm diện tích nhà kho. Nhược điểm mặt
dưới sàn không thoáng bằng bục và kệ, có thể thành từng đống và người đi lại được.
 Thiết bị phòng chống cháy
Việc phòng chống cháy là vấn đề hết sức cần thiết và quan trọng. Đi đôi với việc giáo
dục ý thức trách nhiệm cho CBCNV kho về vấn đề này một cách thường xuyên, ở các
kho cần phải trang bị các thiết bị và các dụng cụ cần thiết.
 Thiêt bị phòng và chống cháy ở kho có hai loại:

22
Thiết bị phòng chống cháy thô sơ gồm có: thang , gầu vẩy nước, thùng, sô múc nước,
thùng hoặc bể chứa nước thùng hoặc bể chứa cát v.v… Những loại phương tiện này có
thể tự trang tự chế và giao trách nhiệm đến từng người sử dụng khi xảy ra cháy.
Thiết bị phòng chống cháy hiện đại gồm: Bình cứu hoả, xe cứu hoả, máy bơm nước,
bơm cát, hệ thống vòi rồng và ống dẫn nước tự động chữa cháy, hệ thống báo cháy…
1.2.1.5 Thanh lý hàng hư hỏng, kém chất lượng
Hàng hoá trong quá trình vận chuyển, bảo quản bị hư hỏng, biến chất làm hao hụt
về số lượng, chất lượng gọi là tổn thất hàng hoá. Các nguyên nhân gây nên tổn thất
hàng hoá này do :
Bao bì bị hư hỏng trong khi xếp dỡ
Hàng bị thấm nước hoặc ẩm ướt: Do xếp chung hàng bay hơi nước và hàng hút
ẩm, do ống dẫn nước hoặc hơi nước bị nứt, vỡ; do hàng lỏng xếp trên hàng khô bị rò chảy.
Do ảnh hưởng của nhiệt độ cao: Như ánh nắng mặt trời, nhiệt của nồi hơi,
buồng đốt, ống dẫn nước nóng hoặc do hàng hoá sinh nhiệt lam cho hàng thực phẩm
biến chất, rược bia bị chua; cao su và chất dẻo dễ nóng chảy…
Do ảnh hưởng của nhiệt độ thấp: Dầu thô và sản phẩm dầu đông đặc dễ dính
vào thành bể, thùng chứa làm cho bơm hút khó khăn. Hàng rời cũng dễ đông cứng khó
khăn trong việc xếp dỡ.
Thông gió không kịp thời: Trong quá trình vận chuyển một số loại hàng bay hơi
nước làm tăng độ ẩm không khí hoặc bốc các mùi đặc biệt, nếu không thông gió kịp
thời, thải hơi nước và khí độc ra ngoài có thể ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá, đôi
khi còn gây nguy hiểm.
Do vi sinh vật và côn trùng có hại: Là các loại vi khuẩn, nấm mốc, mối mọt,
kiến, chuột… Các loại này thường phá hoại các mặt hàng thực phẩm hoặc các mặt
hàng có nguồn gốc xenlulo.
Do kỹ thuật chất xếp hàng và đặc tính riêng của hàng hoá dễ hút mùi như: chè,
cà phê hút mầu nhựa dẻo…
1.2.2 Quản trị lưu trữ hàng hóa trong kho
1.2.2.1. Nghiệp vụ lưu kho ,bảo quản hàng hoá
a) Mục đích: Quy định thống nhất cách thức bảo quản, quản lý các vật tư, hàng hoá
lưu giữ trong kho của các đơn vị trực thuộc Công ty Mẹ.
b) Phạm vi áp dụng: Quy trình này được áp dụng cho các kho tại đơn vị trực
thuộc và các kho lưu động tại công trình.
c)Tài liệu liên quan:Các tiêu chuẩn, quy phạm, hướng dẫn về lưu kho, bảo quản
hàng hoá, phòng chống cháy nổ hiện hành của Nhà nước, Tổng Công ty.

23
 d) Ý nghĩa của bảo quản hàng hoá
Bảo quản hàng hoá ở kho là bảo vệ sự tồn tại của sản phẩm xã hội về số lượng
và chất lượng bằng cách chống lại những ảnh hưởng có hại. Vì vậy, bảo quản hàng hoá
ở kho đòi hỏi phải biết sử dụng tổng hợp nhiều biện pháp về kỹ thuật, về tổ chức -
nghiệp vụ, về kinh tế…Bảo quản phải nhằm giữ gìn tốt về số lượng, chất lượng hàng
hoá nhằm làm hạn chế hoặc chống lại những ảnh hưởng có hại đến hàng hoá. Làm tốt
nghiệp vụ bảo quản hàng hoá có tác dụng:
Thứ nhất, bảo quản tốt hàng hoá góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ xuất (cung
ứng) đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, chính xác hàng hoá cho các nhu cầu của khách hàng.
Đây chính là điều kiện quan trọng để bảo đảm cho quá trình sản xuất liên tục, lưu
thông hàng hoá bình thường.
Thứ hai, bảo quản tốt hàng hoá ở kho có tác dụng trực tiếp giảm bớt những hư
hao, biến chất, mất mát về số lượng và chất lượng do các loại nguyên nhân gây ra như:
ẩm mốc, côn trùng phá hoại, han rỉ, đổ vỡ…
Thứ ba, bảo quản tốt hàng hoá ở kho còn đỏi hỏi phải sử dụng hợp lý diện tích
kho, các trang thiết bị bảo quản trong kho; đồng thời còn tạo điều kiện thuận lợi cho
việc thực hiện nghiệp vụ nhập - xuất và công tác kiểm tra, kiểm kê và nắm lực lượng
hàng hoá tồn kho.
Thứ tư, bảo quản tốt hàng hoá ở kho có tác dụng lớn trong việc giảm chi phí ở
kho, giảm chi phí lưu thông. Trong các khoản chi phí ở kho có khoản chi phí hao hụt
hàng hoá. Bảo quản tốt hàng hoá trực tiếp giảm bớt các chi phí hao hụt và các thiệt hại
khác trong công tác quản lý kho. Bảo quản tốt hàng hoá sẽ làm giảm tương đối chi phí
cho một đơn vị hàng hoá qua kho, đồng thời hàng hoá tốt được khách hàng chấp nhận.
Với các tác dụng trên, nghiệp vụ bảo quản hàng hoá ở kho được coi là nghiệp
vụ trung tâm, cơ bản quan trọng nhất của kho.
 Định nghĩa: Lưu kho bảo quản hàng hoá là quá trình tiếp nhận, sắp xếp,
bảo quản, kiểm tra nhằm hạn chế đến mức thấp nhất sự mất mát hư hỏng, giảm sút
chất lượng hàng hoá và thuận tiện khi xuất hàng từ kho ra.
Hàng hoá được lưu kho bao gồm:
Hàng hoá được mua về theo tiến độ cung cấp vật tư cho công trình đã được phê
duyệt trong biện pháp thiết kế tổ chức thi công.
Vật tư, vật liệu, thiết bị phục vụ thi công các công trình được mua về theo đúng
tiến độ thi công, tiến độ cung ứng vật tư đã được phê duyệt.
Vật tư, vật liệu, thiết bị đưa về công trình được bảo quản theo quy trình này.
 Nội dung:
* Quy định chung: Các đơn vị quản lý kho có trách nhiệm:

24
 Tổ chức lực lượng duy trì, đảm bảo an toàn hoạt động của kho (xuất, nhập hàng; vận
chuyển, sắp xếp hàng trong phạm vi kho, kiểm tra, bảo quản hàng lưu giữ trong kho...)
Tham gia, hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị chức năng có các hoạt
động liên quan đến kho (xuất, nhập hàng, kiểm tra, kiểm kê, bảo trì hàng...)
Phản ánh hoạt động của kho trong nội dung các báo cáo định kỳ của đơn vị và
lập báo cáo riêng về hoạt động này khi có yêu cầu của lãnh đạo Công ty . Báo cáo lập
theo biểu mẫu BM.09B.01( Phụ lục)
Các cá nhân, tập thể làm nhiệm vụ ở kho thực hiện nghiêm túc các quy định hiện
hành của Nhà nước, Công ty về việc duy trì, bảo đảm hoạt động bình thường, an toàn
của kho tàng.
 Quá trình nhập hàng vào kho
1) Thủ tục nhập:
Kiểm tra chứng từ nhập: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến hàng hoá như hoá đơn mua
hàng, chứng chỉ xác nhận chất lượng... các tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản.
Kiểm tra trực tiếp hàng hoá về chủng loại, số lượng, chất lượng...Việc kiểm tra
được thực hiện theo quy định của Nhà nước và Công ty. Trong trường hợp cần thiết
có thể thuê các đơn vị, cá nhân bên ngoài thực hiện kiểm tra. Tuỳ theo chủng loại hàng
hoá và yêu cầu kiểm tra mà việc kiểm tra có thể thực hiện bằng 2 cách: kiểm tra trực
quan bằng các dụng cụ, thiết bị đo thông thường ; Kiểm tra bằng các dụng cụ, thiết bị
đo lường đặc biệt, hiện đại (máy siêu âm, máy đo điện tử, laze...)
Kết quả kiểm tra, nhập hàng được thể hiện qua: Phiếu giao nhận hàng theo
BM.08B.10. (Phụ Lục) ;Phiếu nhập kho lập theo mẫu của Bộ Tài chính đối với hàng
hóa ; Các phiếu kiểm định hàng sau khi qua kiểm tra (nếu có). Nếu trong quá trình
nhập hàng phát hiện có sai sót, thủ kho phải chủ động giải quyết sai sót, sau đó báo
cáo cho phụ trách đơn vị biết. Phải ngừng ngay hoạt động nhập kho và báo cáo phụ
trách đơn vị xem xét, giải quyết khi các sai sót xảy ra vượt quá khả năng giải quyết
của kho.
Các sai sót khi nhập hàng bao gồm: Thiếu hoặc không có chứng từ cần thiết ; Có sự
sai lệch giữa chứng từ và hàng thực tế về chủng loại, số lượng, chất lượng...; Hàng có chất
lượng không đảm bảo yêu cầu sử dụng, an toàn hoặc bảo quản.
2) Vận chuyển, sắp xếp hàng:
Hàng hoá qua kiểm tra được vận chuyển, sắp xếp vào những nơi quy định theo
sơ đồ bố trí và được đánh dấu, ký hiệu theo quy định của kho.
Hàng hoá được sắp xếp đảm bảo yêu cầu: Đúng vị trí trong mặt bằng tổ chức thi
công đã được duyệt ;Hàng được xếp ở vị trí phù hợp tính chất, yêu cầu sử dụng (xuất,
nhập) và bảo quản ; Dễ nhận biết, dễ kiểm tra, tránh được nhầm lẫn ; Các hàng hoá
25
đặc biệt: Các vật tư vật liệu dễ cháy nổ được sắp xếp ở các kho có trang thiết bị phòng
chống cháy nổ và ở xa các công trình, kho tàng khác theo quy định hiện hành của Nhà
nước và Công ty. Hàng hoá trong kho được theo dõi bằng thẻ kho (theo mẫu của Bộ
Tài chính).
 Lưu kho
Trong trường hợp vật tư, vật liệu mua về phục vụ thu công xây lắp có dư thừa
lớn do thay đổi thiết kế, đơn vị thu công phải báo cáo các phòng chức năng để xin ý
kiến Tổng Giám đốc điều động cho công trình khác. Trong khi chờ vận chuyển phải
tiến hành bảo quản hàng hóa.
Bộ phận kho phải thực hiện các hoạt động để bảo quản hàng hoá trong kho:
Kiểm tra, theo dõi thường xuyên về điều kiện bảo quản, tình trạng hàng hoá trong kho,
điều kiện an toàn, an ninh của hàng hóa và kho tàng. Duy trì và bổ sung các điều kiện
vật chất (che chắn) nhằm hạn chế thấp nhất sự hư hỏng, suy giảm chất lượng, sự mất
mát hàng hoá do tác động tiêu cực gây ra (mưa, gió, trộm cắp...) và tạo thuận lợi cho
hoạt động xuất, nhập hàng. Chủ động, kịp thời xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá
trình bảo quản, bảo vệ kho tàng, hàng hoá trong phạm vi, quyền hạn của kho và kịp
thời báo phụ trách đơn vị giải quyết nếu vấn đề vượt ra ngoài tầm kiểm soát của mình.
 Hồ sơ lưu kho bảo quản hàng hoá gồm: phiếu giao nhận hàng, thẻ kho, phiếu nhập-
xuất kho... và các hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của kho.
1.2.2.2 Kiểm định hàng hoá
Khi giao nhận hàng hoá cũng như trong quá trình bảo quản, vận chuyển, xếp dỡ
cần phải kiểm tra một cách có hệ thống chất lượng, số lượng hàng hoá, những giấy tờ
có quy định, xác định các yếu tố ảnh hưởng đến tính chất vận tải hàng hoá.
Thực tế trong khai thác có 3 phương pháp kiểm định hàng hoá: cảm quan, trong
phòng thí nghiệm và ở hiện trường.
Phương pháp cảm quan : Là phương pháp kiểm định hàng hoá nhờ các giác quan của
con người (nhìn, ngửi nếm, sờ…) mà không dùng một loại công cụ nào.
Ưu điểm: đơn giản, có khả năng xác định được chất lượng hàng hoámột cách nhanh
chóng, không tốn kém.
Nhược điểm: Mang tính chất chủ quan, không có khả năng xác định khối lượng hàng
hoá nguy hiểm, hư hỏng, nhất là những người thiếu kinh nghiệm thì kết quả mang lại
thường có độ tin cậy thấp và không thống nhất.

26
Kiểm định hàng hoá bằng phương pháp kỹ thuật ( Phương pháp trong phòng thí
nghiệm).
Trong quá trình giao nhận hàng hoá nếu dùng phương pháp cảm quan mà hai
bên (người giao, người nhận) chưa thoả mãn vì một lí do nào đó thì sẽ phải sử dụng
đến phương pháp kỹ thuật.
Theo phương pháp này, người ta dùng các máy móc, thiết bị để phân tích xác
định thành phần và tính chất lý hoá của hàng hoá. Ưu điểm của phương pháp này là
cho kết quả chính xác, khách quan. Nhược điểm là phài đầu tư cho máy móc thiết bị
khá lớn và cần nhiều thời gian. Khi kiểm định phải lấy một mẫu hàng hoá, vì vậy làm
tổn thất hàng hoá. Trong thực tế người ta dùng cả hai phương pháp phối hợp bổ sung
cho nhau.
Phương pháp hiện trường: là phương pháp kiểm định hàng hoá trong điều kiện sản
xuất, dùng để xác định đặc tính khối lượng, thể tích hàng hoá nhằm cung cấp những số
liệu cần thiết cho công tác khai thác vận tải. Để tiến hành nghiên cứu, cần phải có các
dụng cụ: thứơc cuộn, cân, thước đo góc, khí áp kế, thiết bị đo độ ẩm,v,v…
1.2.3 Quản trị hàng hóa trong kho
1.2.3.1 Quy định sắp xếp hàng hóa trong kho
1) Chỉ dẫn hàng hoá: Tất cả các hàng hoá không thể nhận diện được như không
có nhãn của nhà sản xuất hoặc có nhưng không thể đọc bằng Việt thì cần dán nhãn
hàng hoá để mọi người đều dễ nhận biết. Nhãn hàng hoá gồm các nội dung sau: mã
hàng hoá, tên hàng hoá, ngày nhập.
2) Quy định sắp xếp hàng hoá.
Thủ kho phải lập sơ đồ kho và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hoá mới
hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ kho (sơ đồ kho phải ghi
rõ ngày cập nhật). Các kệ trong kho được ký hiệu thành, A, B, C, D….tầng 1 của kệ A
là A1, tầng 2 là A2… Nhãn dán chỉ vị trí của từng ô trong kệ phải có mũi tên chỉ vị trí
tương ứng .Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ hàng hoá trong
kho.Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù
hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở. Chỉ có thủ kho mới có quyền
đưa hàng hoá vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho, trừ những cá nhân
được uỷ quyền.Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và
ngăn nắp gọn gàng. Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành tránh va
chạm, đổ vỡ …Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hoá trên
palet hoặc kê trên cao (tối thiểu 30 cm so với mặt đất). Hàng hoá sau khi xuất xong
phải được thu xếp gọn gàng, để nơi để cho loại hàng hoá khác, các loại hàng hoá dư
phải để vào khu vực riêng.
27
 3) Bảo quản hàng hoá. Với các loại hàng hoá có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì
phải thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Đối với các loại thực phẩm, gia
vị mau hư hỏng, Thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng và bộ phận sử dụng để
có biện pháp bảo quản phù hợp.Tất cả các hàng hoá dễ bị hư hỏng thuộc loại thực
phẩm phải quản lý theo nguyên tắc FIFO (Nhập trước xuất trước)
1.2.3.2 Quy định mức tồn kho
Theo Chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho là những tài sản: Được giữ để bán trong
kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường ; Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở
dang ; Nguyên liệu, vật liệu, công dụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất,
kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
a) Hàng tồn kho bao gồm: Chi phí dịch vụ dở dang như hàng hoá mua về để bán
( hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi gia
công chế biến ) ,thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Sản phẩm dở dang: SP
chưa hoàn thành và SP hoàn thành chưa nhập kho thành phẩm . CCDC tồn kho, NVL
gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.
b) Định mức tồn kho tối thiểu: Mục đích là đảm bảo trong kho luôn có một lượng
hàng “tối thiểu”, phục vụ theo yêu cầu khách hàng. Định mức tồn kho tối thiểu vừa
phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng về số lượng hàng hoá, vừa phải hạn chế mức
thấp nhất chi phí tồn kho cho công ty. Định mức tồn kho tối thiểu được xem xét hàng
quý. Trước ngày 5 của quý sau, bộ phận mua hàng lập báo cáo của mức tồn kho các
tháng trong quý trước, so sánh định mức tồn kho của các kỳ trước. Lý giải nguyên
nhân tăng, giảm của định mức tồn kho trình Giám đốc công ty xem xét
c) Kiểm kê kho: Việc kiểm tra kho định kỳ được thực hiện 01 Tháng một lần
nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hoá), chất lượng (nhận
biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do kế toán NVL và thủ kho
thực hiện. kiểm kê hàng tồn kho là một trong những thủ tục kiểm soát then chốt của
đơn vị nhằm xác định số lượng và chất lượng hàng tồn kho. Kết quả kiểm kê có ảnh
hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính của đơn vị. Kết quả kiểm tra phải được ghi lại
trong biên bản kiểm kho và báo cáo Giám đốc. Mọi sản phẩm không phù hợp được
phát hiện phải được cách ly, đánh dấu và chờ ý kiến xử lý của Ban Giám đốc.
d) Ý nghĩa: Qua công tác kiểm tra, kiểm kê bộ phận quản lý kho có thể nắm
được chính xác số lượng và chất lượng hàng hoá vật tư, nhập xuất, tồn kho; đồng thời

28
thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập, điều động hàng hoá một cách chính xác,kịp thời,
đồng bộ. Kiểm kê có thể phát hiện ra những hiện tượng chênh lệch giữa sổ sách và
thực tế, những hiện tượng không hợp lý để kịp thời có những biện pháp khắc phục. Có
thể thấy rõ mặt mạnh, mặt yếu của công tác quản lý kho.Từ đó có biện pháp thích hợp
nâng cao ý thức trách nhiệm, trình độ quản lý của các bộ phận có liên quan, phát huy
những ưu điểm của bộ phận tiên tiến để học tập lẫn nhau.
e)Thanh lý hàng hoá : Đối với các loại hàng hoá trong thời gian một tháng không
sử dụng, kho lập báo cáo trình tổng hợp. Kho liên hệ với bộ phận sử dụng, ghi nhận ý
kiến của bộ phận sử dụng vào báo cáo. Rồi chuyển báo cáo cho Giám đốc xem xét
hàng tháng vào ngày 2 của tháng kế tiếp.
1.2.4 Quản trị công tác xuất, nhập hàng hóa
1.2.4.1. Quy trình nghiệp vụ kho
Quy trình là một khái niệm cơ bản đối với việc ra quyết định. Quy trình đóng vai
trò quan trọng nhằm chuyển biến ý tưởng thành kết quả thiết thực, hiệu quả. Đó là một
loạt những quy định, hướng dẫn khá chi tiết giúp chúng ta thực hiện một việc gì đó
theo một trình tự thống nhất.
Định nghĩa: Mọi hoạt động hay tập hợp hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu
vào thành đầu ra có thể xem như một quá trình.
1) Quy trình nhập hàng vào kho
a) Mục đích:Nhập hàng theo đúng yêu cầu của cty về mặt số lượng, chất lượng,tiến độ.
b) Phạm vi: Áp dụng cho các loại hàng hoá là sản phẩm của công ty, các loại hàng hoá
khác do Giám đốc giao.
c) Ý nghĩa: Tiếp nhận hàng hóa là khâu mở đầu các nghiệp vụ kho. Vì vậy, nó là một
nghiệp vụ rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của kho. Thực hiện tốt
công tác tiếp nhận hàng hoá ở kho có ý nghĩa chủ yếu sau đây:
Một là, tiếp nhận đầy đủ về số lượng và đúng chất lượng hàng hoá.
Hai là, tiếp nhận hàng hoá theo đúng nguyên tắc, thủ tục, quy trình đối với từng loại
sản phẩm và phương tiện chuyên chở chúng sẽ phát hiện kịp thời tình trạng bao gói và
sô lượng, chất lượng của hàng hoá để có biện pháp xử lý kịp thời.
Ba là, tiếp nhận hàng hoá kịp thời, nhanh chóng, góp phần giải phóng nhanh phương
tiện vận chuyển, bốc xếp, ga, cảng,… Bảo đảm an toàn hàng hoá, tiết kiệm chi phí.

29
 Tóm lại, thực hiện tốt công tác tiếp nhận hàng hoá ở kho góp phần hạn chế tình
trạng thiếu hụt, mất mát hư hỏng sản phẩm, tạo điêù kiện giảm chi phí lưu thông, tăng
lợi nhuận của đơn vị sản xuất kinh doanh.
d) Nội dung:
Thông tin nhập hàng: Khi nhận được thông báo của nhà cung ứng về việc nhập
hàng, phòng mua hàng lập một bản tiến độ mua hàng. Tiến độ nhập hàng được lập
theo biểu mẫu đính kèm quy định này. Tiến độ nhập hàng đượ chuyển cho phòng mua
hàng, kho biết để chủ động sắp xếp công việc, xác định tiến độ giao hàng cho khách.
Kiểm tra hàng hoá: Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên
giao hàng, nhân viên nhận hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng hoá. Kiểm tra số
lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số lượng theo phương pháp
đồng dạng. Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng. Kiểm tra về
qui cách đóng gói bao bì , nhãn dán.... Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng
hoá, biên bản có chữ ký xác nhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng. Nếu
hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc không đúng theo thoả thuận, phòng
cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng. - Trường
hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu
nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòng bán hàng. Phiếu
nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính.
Nhập kho và sắp xếp hàng hoá: Hàng hoá được sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu
kho và hướng dẫn công việc lưu kho, hướng dẫn công việc cho nhân viên kho.Thủ kho
tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ, thuận tiện cho việc tìm kiếm.
Sau khi hàng hoá đã được nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung vào thẻ kho.
Thẻ kho ghi nội dung hàng hoá cả nhập và xuất. Thẻ kho được ghi theo thứ tự thời
gian nhập xuất vào cột đầu tiên. Mỗi loại hàng hoá phải ghi một thẻ kho riêng.
2) Quy trình xuất hàng
a) Mục đích: Thủ tục này qui định cách thức đảm bảo rằng hàng hoá được xếp
dỡ - lưu kho - bao gói - bảo quản và giao hàng đúng quy định nhằm tránh hiện tượng
sử dụng sai, làm hỏng, làm suy giảm về chất lượng và mất mát.
b) Phạm vi: Thủ tục này áp dụng cho mọi sản phẩm do Công ty mua và cung cấp.

30
 c) Ý nghĩa:Xuất hàng là một khâu công tác quan trọng, quyết định việc hoàn thành
kế hoạch hoạt động kinh doanh của kho. Nó là khâu kết thúc quá trình nghiệp vụ kho.
Xuất hàng tốt ảnh hưởng tích cực không những đến kết quả hoạt động kho, mà còn ảnh
hưởng tốt đến khách hàng của kho. Xuất hàng hoá theo đúng yêu cầu của khách hàng
về số lượng, chất lượng, thời gian, nhịp điệu là yếu tố quan trọng để nâng cao uy tín
của kho đối với khách hàng, là cơ hội để mở rộng phạm vi kinh doanh, đứng vững trên
thương trường . Giảm bớt các thủ tục phiền hà cho khách hàng, chuẩn bị hàng hoá xuất
bán tốt sẽ tạo được lòng tin với khách hàng. Xuất hàng hoá nhanh gọn, chính xác, an
toàn góp phần tiết kiệm chi phí kho nói, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất kinh
doanh của kho.
d) Nội dung:
Chuẩn bị giao hàng: Yêu cầu xuất hàng có thể xuất phát từ các nguồn: xuất bán cho
khách hàng, xuất chuyển cho siêu thị- đại lý, xuất cho cửa hàng, xuất để thay hàng bị
hư (đổi hàng cho khách). Các bộ phận cần nhập hàng phải gửi giấy đề nghị về phòng
bán hàng vào sáng thứ 3, 5, 7 hàng tuần (tùy quy định của từng công ty). Nhu cầu nhập
hàng phải được lập kế hoạch từ trước, trừ trường hợp đặc biệt thì bộ phận yêu cầu phải
giải trình cho phòng bán hàng biết. Nhân viên quản trị hàng hóa của phòng bán hàng
tập hợp tất cả các phiếu yêu cầu xuất hàng của các nơi, căn cứ vào lượng hàng bán của
từng địa điểm, bản hàng tồn kho thành phẩm, quy định phân hàng của từng điểm bán.
Sau đó kiểm tra và điều chỉnh yêu cầu xuất hàng của các nơi. Sau đó xác nhận lên
phiếu yêu cầu xuất hàng, photo làm 03 bản trình Trưởng phòng bán hàng ký. Liên
chính giao cho kế toán để xuất hoá đơn, liên 2 giao cho thủ kho để lấy hàng, liên 3 giữ
lại. Sau đó nhân viên quản trị hàng đưa phiếu xuất hàng cho nhân viên giao nhận, nhân
viên giao nhận lấy phiếu xuất hàng và nhận hàng tại kho. Thủ kho căn cứ vào yêu cầu
xuất hàng của nhân viên quản trị hàng hóa, căn cứ vào phiếu xuất hàng kiểm tra các
hàng yêu cầu xuất còn tại kho hay không. Nếu các mặt hàng yêu cầu xuất còn thì thủ
kho lập phiếu xuất kho theo đúng nguyên tắc kế tóan. Thủ kho xuất kho hàng hoá,
nhân viên giao nhận ký vào ô người nhận, nhận thêm một phiếu xuất kho, photo thêm
một bản. Nếu có một trong những mặt hàng yêu cầu đặc không còn tại kho thì thủ kho
tiến hành báo cho nhân viên quản trị hàng và chờ quyết định của nhân viên quản trị.
Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về các thông sồ: quy
cách,số lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm. Nếu phát hiện không đạt yêu cầu, phải đổi

31
hàng khác, báo lại cho phòng bán hàng kết quả. Nhân viên giao nhận sau đó liên hệ kế
toán để xuất hoá đơn (đối với khách hàng cần hoá đơn). Sau khi nhận được thông tin
của nhân viên giao nhận, kế toán kiểm tra lại đầy đủ các nội dung như tên sản phẩm,
quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng, số phiếu, chữ ký. Nếu đạt thì xuất
hoá đơn.
Giao hàng: Trước khi chuẩn bị giao hàng, nhân viên giao hàng phải liên hệ với nơi
nhận hàng, xác định giờ hẹn, người nhận hàng, thông tin đường đi. Liên hệ phương
tiện chuyên chở hoặc thuê ngoài để giao hàng cho khách. Chuẩn bị các phương án dự
phòng như phương tiện bị hư, trời mưa. Toàn bộ các công việc chuan bị ở trên phải
đảm bảo yếu tố giao hàng đúng hẹn, đầy đủ, an toàn. Khi đến giao hàng cho khách,
cùng khách kiểm tra hàng hoá. Nếu đầy đủ, giao cho khách hoá đơn hoặc phiếu xuất
kho nếu không có hoá đơn, yêu cầu khách ký vào bản photo phiếu xuất kho. Người ký
nhận hàng phải có văn bản uỷ quyền của khách hàng.Trong trường hợp phát sinh, có
tranh chấp với khách hàng, hàng thiếu.., phải liên hệ phòng bán hàng để xin ý kiến giải
quyết, không tự ý giải quyết hoặc bỏ về. Nhân viên giao nhận phải chuyển bản photo
phiếu xuất kho cho phòng bán hàng lưu.
1.2.5 Đánh giá hiệu quả công tác quản trị kho hàng
 Khối lượng hàng hóa được xử lý trong một giờ
 Tỷ lệ giao nhận hàng chính xác
 Năng suất bốc dỡ hàng trong một giờ
 Chỉ tiêu năng suất lao động của công nhân viên công tác kho
Qc
Wc  (tấn/ca)
Cn
trong đó: Qc: khối lượng hàng hoá được thực hiện trong một ca (ngày) tính bằng tấn
Cn: số lượng công nhân làm việc trong một ca (ngày) tính bằng người
Độ chính xác của số liệu trên hệ thống quản lý
Giá thành một đơn vị hàng hóa được xử lý
1.3 Kinh nghiệm thực tiễn quản trị kho hàng của một số doanh nghiệp Logistics khác
Để làm rõ cho những luận cứ đã trình bày ở trên tác giả đã tìm hiểu và khảo sát mô hình
hoạt động kho tại hai công ty TNHH DHL và Fiesland Campina Hà Nam làm cơ sở tham
khảo để đưa ra đánh giá về tình hình quản trị kho trung tâm của công ty CP Logistics SC -
TH Group.

32
 1.3.1 Thực tiễn tại công ty TNHH DHL - Việt Nam
Tập đoàn đa quốc gia DHL chuyên kinh doanh dịch vụ Logistics ( đường bộ,
đường biển, hàng không...) với mạng lưới rộng khắp toàn cầu . DHL kinh doanh
nhiều mảng trong đó có dịch vụ kho vận được nhiều nhà sản xuất và công ty thương
mại lớn trong nước lựa chọn làm đối tác hậu cần của mình dù giá dịch vụ cao hơn các
nhà cung cấp khác. Nổi tiếng là nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, uy tín , có tiềm
lực tài chính mạnh. Nhưng ít ai biết rằng DHL vào Việt Nam làm dịch vụ Logistics chỉ
có công nghệ và lợi thế mạng lưới phân phối ở hơn 200 quốc gia còn lại họ đi thuê :
kho bãi , phương tiện vận tải... thông qua các nhà thầu phụ.
Tại hệ thống kho hàng của DHL sử dụng phần mềm Prologs WMS để tối ưu hóa
chi phí quản lý kho bãi. WMS quản lý tất cả các quy trình quan trọng của kho hàng :
ghi lại tất cả quá trình hành động xử lý , tiếp nhận đơn hàng , lưu trữ sản phẩm và đơn
đặt hàng , chỉ ra chính xác vị trí của hàng tồn kho, dự báo nhu cầu, thiết lập mức tồn
an toàn...
Về kho hàng: Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà DHL đưa ra loại hình kho bãi
phù hợp ( kho hạng A+ , A, B,C ,...) đều tuân theo nguyên tắc chung của kho hàng
tiêu chuẩn : đánh số vị trí , cột và chỉ dẫn khu vực hàng hóa, họ sắp xếp khoa học, để
khai thác tối ưu diện tích kho .
Với phần mềm quản lý kho và cách làm chuyên nghiệp đã giúp DHL tối ưu hóa
chi phí trong chuỗi cung ứng, gia tăng lợi nhuận.
Trong quá trình nghiệp vụ kho không tránh khỏi những tiêu cực như nhân viên
kho thông đồng với nhà xe vận tải ăn cắp hàng hóa ( hàng khuyến mãi , hàng chạy
chương trình còn dư thừa… mặt hàng này thường các công ty không quản lý chặt),
hàng hư hỏng móp méo bao bì, chuột gián hay côn trùng hỏng hàng… Kho có hệ
thông camera giám sát và hàng hóa được mã hóa nên khâu kiểm soát hàng xuất nhập
bằng phần mềm dễ dàng hơn . Tuy nhiên , khi nhân viên có ý gian dối bắt tay nhau để
lấy trộm hàng thì máy móc cũng không thể kiểm soát được.
Đối với CBNV : Khi phát hiện ra gian dối công ty thường chấm dứt hợp đồng
với người vì phạm , điều này giúp hạn chế tối đa thất thoát của kho hàng. Bên cạnh
hình phạt nghiêm khắc thì công ty có chính sách khá tốt cho cán bộ nhân viên kho.
Ngoài các chế độ theo quy định thì nhân viên làm việc gắn bó lâu năm được tôn vinh
trong dịp tổng kết năm như huy chương 10 năm, 15 năm, 20 năm. Nhân viên được
mua thẻ bảo hiểm y tế 24/24 ngoài thẻ bảo hiểm y tế thông thường ; được đóng bảo
hiểm theo mức thu nhập thay vì mức lương theo luật.
33
 Đối với nhà thầu vận tải , an ninh hay bốc xếp: nhằm đảm bảo tiến độ công việc
và uy tín công ty nếu bộ phận nào để khách hàng khiếu nại, xảy ra sự cố nhiều sẽ bị
dừng hợp đồng đã kí kết, thay bằng nhà thầu uy tín có đủ năng lực đáp ứng công việc.
Chính cách làm việc chuyên nghiệp và minh bạch đã giúp cho DHL có uy tín trên toàn
cầu , là đối thủ cạnh tranh của nhiều hãng trong ngành Logistics.
1.3.2 Thực tiễn tại cty TNHH Friesland Campina Hà Nam ( Dutch Lady)
Công ty Fiesland Campina Việt Nam của Hà Lan vào nước ta từ những năm 90,
chuyên sản xuất các loại sữa tươi , sữa bột thương hiệu Cô gái Hà Lan có nhà máy ở
Bình Dương và Hà Nam.
Dutch Lady chủ yếu nhập nguyên liệu sữa bột từ Hà Lan và một số nước có nhà
máy chế biến , trang trại chăn nuôi bò trong hệ thống công ty về Việt Nam sản xuất ra
các loại sữa tươi ( sữa hoàn nguyên) , họ không đầu tư trang trại chăn nuôi bò sữa để
lấy nguồn nguyên liệu cho sản xuất. Từ khi TH true milk ra đời là dòng sữa tươi
100% , tạo nên sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường sữa nước . Do vậy Dutch Lady
sau đó mới hỗ trợ về kỹ thuật nuôi và chăm sóc bò lấy sữa , đảm bảo đầu ra cho người
nông dân. Họ thu mua sữa tươi của các hộ nông dân quanh vùng và các trang trại nuôi
bò quy mô nhỏ từ vài con cho đến vài chục con về làm nguyên liệu sản xuất ra sữa tươi
100% để cạnh tranh. Sau này Dutch Lady cũng đầu tư trang trại bò sữa để chủ động nguồn
nguyên liệu cho sản xuất . Họ vẫn sản xuất song song sữa tươi hoàn nguyên.
Kho hàng của Ducth Lady là nhà kho tiêu chuẩn hạng A+ , kho dặt trong khuôn
viên nhà máy , vận hành thông qua phần mềm quản lý nổi tiếng trên thế giới SAP
cùng với những tiêu chuẩn khắt khe , quy trình làm việc chuyên nghiệp và đội ngũ cán
bộ nhân viên kho được tuyển chọn và đào tạo kỹ lưỡng . Kho chứa các sản phẩm sữa
bột Friso, sữa tươi , sữa chua ( nhiều hương vị khác nhau)… danh mục sản phẩm lên
tới hơn 100 chủng loại . Quản trị hoạt động kho đạt hiệu quả cao nhờ công nghệ và
đội ngũ CBNV làm việc chuyên nghiệp , chính xác giúp cho sản xuất , kinh doanh
thông suốt , góp phần mang lại lợi ích kinh tế cao cho công ty. Thời kỳ hoàn kim của
Dutch Lady là từ 2013 trở về trước. Cũng giống như công ty TNHH DHL Việt Nam,
Dutch Lady có chế độ phúc lợi cho CBNV tốt, thưởng phạt rõ ràng , quản trị rất minh
bạch theo quy trình chuẩn khiến cho người lao động làm việc nghiêm túc và thường
gắn bó lâu dài với công ty.

34
 Tiểu kết chương 1

Trong giai đoạn hội nhập toàn cầu hiện nay, chắc hẳn thuật ngữ “Warehouse
management” (quản trị kho bãi) cũng được nhiều người quan tâm hơn, tuy nhiên hiểu
một cách rõ ràng, cụ thể về mảng ngành nghề này thì không phải ai cũng tường tận.
Kho là một bộ phận trong lĩnh vực logistics vô cùng rộng lớn, do vậy tác giả chỉ đưa ra
những tiêu chí đánh giá cơ bản nhất nhưng khá đầy đủ trong công tác quản trị kho
hàng. Ở chương 1 luận văn đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận chung về nghiệp vụ
quản trị xuất, nhập, bảo quản lưu trữ hàng hóa và những yêu cầu cần có đối với một
kho hàng chuyên nghiệp. Điều này được áp dụng rộng rãi trong các công ty làm dịch
vụ Logstics cũng như các doanh nghiệp sản xuất lớn như : DHL, APL, Fedex, Dutch
Lady… Quản trị tốt kho bãi sẽ giúp các doanh nghiệp sản xuất giảm chi phí giá thành,
gia tăng lợi nhuận đối với các doanh nghiệp làm dịch vụ Logistics.

35
 Chương 2

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRUNG TÂM TẠI CÔNG TY CP
LOGISTICS SC – TH GROUP

2.1. Giới thiệu về công ty CP Logistics SC

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Từ 2010 – 2013: Công ty CP Logistics SC trước đây là một bộ phận chuyên trách
về quản lý kho vận , mua hàng thuộc công ty CP TH Food – TH Group. Với nhân sự
50 người. Vận hành như một công ty Logistics nhỏ điều hành mọi hoạt động thông qua
các đối tác cung cấp dịch vụ giao nhận ,phân phối ...
Từ 2014 đến nay : Cùng với sựu phát triển nhanh chóng về quy mô sản xuất
kinh doanh của TH Group bộ phận này không đảm đương hết được khối lượng công
việc khổng lồ . Do đó ngày 26/3/2015 công ty Cổ Phần Logistics Supply Chain ra đời
( về mặt pháp lý) với tên viết tắt là công ty CP Logistics SC . Trên thực tế công ty ra
đời từ 6/2014 với đầy đủ phòng ban như hiện nay.
Người điều hành chính là ông Nguyễn Thế Hùng -TGĐ cùng gần 300 cán bộ nhân
viên các bộ phận.
Trụ sở chính đặt tại : Nguyễn Thái Học - TP .Vinh – Tỉnh Nghệ An
Hiện nay , Trên toàn quốc có 04 kho phân phối các sản phẩm sữa tươi , sữa chua , bơ ,
pho mai ,kem… thành phẩm mang thương hiệu TH True Milk tập trung ở thành phố
lớn như :
Kho phân phối TP. Hồ Chí Minh : thuê bên thứ 3 làm dịch vụ ( quản lý vận
hành) cùng các đối tác vận tải đủ năng lực do công ty lựa chọn. Kho này phụ trách
phân phối hàng cho Thành Phố Hố Chí Minh và các tỉnh khu vực phía Nam.
Kho Đà Nẵng: thuê bên thứ 3 làm dịch vụ, phụ trách phân phối hàng cho các tỉnh
Miền Trung.
Kho Miền Bắc – Hà Nội: do công ty Logistics SC tự vận hành , phân phối hàng
cho Hà Nội và các Tỉnh phía Bắc
Kho trung tâm hay còn gọi là kho Mega ( kho tổng): đặt sát nhà máy sản xuất sữa
với chức năng lưu trữ ,bảo quản và phân phối trực tiếp cho khu vực Bắc Miền Trung
và ba kho phân phối lớn trên cả nước.

36
 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP Logistics SC
Công ty CP Logistics SC có bộ máy hoạt động đầy đủ giống như các công ty
khác trong ngành , có con dấu , mã số thuế riêng và hạch toán độc lập.

Hội đồng cổ đông

Hội Đồng quản trị

Ban kiểm soát

Tổng Giám Đốc

GĐ Miền GĐ Miền GĐ mua

Nam Bắc ,Trung hàng

Quản Quản Quản Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng

lý kho lý vận lý kho điều mua mua hành kế
tải Mega, phối hàng: vật tư chính toán
HN NVL nhân
sự

Nhân Nhân Thủ kho Nhân Đội bốc Nhân

viên An viên kho viên xử dỡ hàng viên
Ninh lý đơn diều
hàng phối vận
tải
Bảng 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty ( nguồn phòng HCNS)

2.1.3 Vai trò ,nhiệm vụ

Vai trò của công ty CP Logistics SC trong TH Group là phụ trách toàn bộ chuỗi
cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cũng như đầu ra cho nhà máy sữa , nhà máy
đường... với mục đích tối đa hóa hoạt động của tập đoàn .Do vậy ,trong luận văn này
tác giả không xét đến hiệu quả kinh tế một cách chi tiết ,cụ thể mà Logistics SC mang
lại. Nó đóng góp gián tiếp vào hiệu quả kinh doanh của TH true Milk.
37
 Nhiệm vụ chính là đảm bảo hệ thống kho vận hoạt động thông suốt , kịp thời ,
phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận liên quan như : nhà máy- Marketing - Sale –
plan... góp phần xây dựng và phát triển thương hiệu sữa TH True Milk ngày càng lớn
mạnh và được khách hàng tin dùng .
2.1.4 Tình hình sản xuất , kinh doanh của TH True Milk
TH Group là tập đoàn sản xuất và kinh doanh dược liệu , thực phẩm sạch và các
sản phẩm sữa tươi và chế phẩm từ sữa ( bơ , phomai ,kem, sữa chua…) với thương
hiệu TH True Milk – Công ty CP sữa TH . Ở thời điểm hiện tại TH Group sở hữu
trang trại bò sữa với quy mô hơn 45.000 con với khoảng 22.000 con cho sữa , đạt
năng suất bình quân 30lit /con/ngày ( số lượng đàn bò không ngừng tăng lên theo thời
gian). Để cung cấp thức ăn cho bò trước đây TH nhập khẩu cỏ và các loại thức ăn dinh
dưỡng từ Isarel ( nước có công nghệ chăn nuôi hiện đại bậc nhất thế giới). Giờ đây
TH đã tự chủ được nguồn thức ăn cho bò bắng cách đầu tư gieo trồng những cánh
đồng nguyên liệu hàng ngàn hecta với các loại ngô, cao lương , hướng dương , cỏ
Mombasa (Mỹ)... được áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến như : máy làm đất , gieo
hạt, hệ thống tưới nước tự động, máy thu hoạch cỡ lớn có năng suất làm việc bằng 800
người làm thủ công . Ngoài ra TH Group còn sở hữu vùng nguyên liệu thảo dược , rau
quả sạch vô cùng rộng lớn, mua lại nhà máy mía đường tại Nghĩa Đàn - Nghệ An.
Trang trại với vốn đầu tư lên tới 1,2 tỷ USD bắt đầu xây dựng từ năm 2008 đến
năm 2010 giới thiệu sản phẩm đầu tiên với người tiêu dùng đã được nhận danh hiệu “
trang trại chăn nuôi bò sữa tập trung ứng dụng công nghệ cao có quy mô lớn nhất châu
Á” do tổ chức kỷ lục châu Á xác nhận.
Bên cạnh trang trại khủng hiện đại TH Group vận hành nhà máy sản xuất chế
biến sữa tươi sạch có công suất thiết kế giai đoạn một là 200 triệu lít sữa /năm, giai
đoạn 2 là 500 triệu lít sữa /năm (2017) tương đương 1.700 tấn/ ngày lớn nhất và hiện
đại nhất Đông Nam Á cả về quy mô lẫn công nghệ.
Với đàn bò 45000 con cho sản lượng sữa trung bình mỗi ngày : Mùa hè 350-400
tấn/ ngày ; Mùa đông 400-500 tấn/ ngày. Đối với mô hình trang trại chăn nuôi bò lấy
sữa và đặc điểm khí hậu Miền Băc/ Trung. Mùa đông thì khi hậu lạnh, mát bò ra nhiều
sữa cho sản lượng cao, khí hậu mùa hè nóng bò ra ít sữa nên sản lượng sữa thấp hơn.
Do đặc thù của trang trại bò phải vắt sữa đều đặn hàng ngày( bằng máy) nên
lượng sữa cần đưa vào sản xuất ngay để giữ được hàm lượng dinh dưỡng lớn nhất,

38
đảm độ tươi ngon . Vì vậy nhà máy hoạt động liên tục 24/24, đồng nghĩa với việc kho
trung tâm và nhà cung cấp vận tải cũng làm việc 24/24. Hàng sản xuất xong thành
phẩm được chuyển ngay qua bằng truyền vào lưu trữ ( nhà máy và kho cách nhau
20m) .Cả hệ thống vận hành nhịp nhàng, liên tục giải phóng mặt bằng cho sản xuất.
Bộ phận phận phụ trách sản xuất, kho trung tâm chia làm 3 ca làm việc lien tục :
Ca 1: từ 6 h sáng - 14 h ;Ca 2 : từ 14h – 22h ; Ca 3: 22h – 6h
Với khối lượng hàng sản xuất trung bình 400 tấn / ngày nhà máy và công nhân
viên làm việc hết công suất .Công tác quản lý kho hàng hết sức áp lực , làm sao để giải
quyết vấn đề bảo quản, lưu kho với số hàng không ngừng tăng lên mỗi ngày . Đến
2015 thì TH True Milk đã đứng đầu trong mảng sữa tươi , chiếm 40% thị phần, một
bước tiến nhảy vọt ngoạn mục.
Năm ĐVT :vnđ Lãi ròng
2014 Tỷ 27
2015 Tỷ 54
2016 Tỷ 130
2017 Tỷ 319
2018 Tỷ 450
Bảng 2.2 Báo cáo lãi ròng trong 5 năm của TH true milk (Nguồn nội bộ
Phòng TCKT , đã được kiểm toán)

Chỉ trong 5 năm lãi ròng của TH true milk tăng 15 lần ( 2014 mới bắt đầu có lãi)
hoàn thành mục tiêu sớm hơn dự kiến của bà chủ tịch tập đoàn.

2.2 Thực trạng quản trị kho hàng Trung Tâm của công ty CP Logistics SC
2.2.1 Quản trị kho hàng trung tâm sản phẩm sữa TH true milk giai đoạn 2014 – 2018
Nhìn chung công tác quản trị kho trung tâm của công ty CP Logistics SC khá tốt nhờ
cách làm chuyên nghiệp , hệ thống kho bãi hiện đại và có sự hỗ trợ từ khoa học công nghệ
đã mang lại hiệu quả cao trong công tác kiểm soát nghiệp vụ kho . Tuy nhiên, vẫn tồn tại
một số bất cập ở một số khâu xuất , nhập hàng do lỗi chủ quan của nhân viên . Điều này sẽ
được chỉ rõ trong các phần trình bày dưới đây.
2.2.1.1 Quản trị hàng hóa tại kho trung tâm - kho Mega
1) Mô hình kho trung tâm
Kho trung tâm thiết kế căn cứ vào sản lượng sữa của nhà máy và dự báo nhu
cầu thị trường , được xây dựng sát nhà máy sản xuất sữa TH true milk trên diện tích
10.000 m2 với sức chứa (hay còn gọi là công suất kho) 17.650 vị trí pallet tương

39
đương 1.584.000 thùng = 1500 tấn . Đưa vào sử dụng năm 2015, trước đây công ty
phải thuê dịch vụ bên ngoài. Về mặt lý thuyết quản trị thì đây không phải là phương
án tối ưu vì chí phí xây dựng và đầu tư ban đầu lớn. Điều này đúng với các doanh
nghiệp kinh doanh thương mại và sản xuất với quy mô nhỏ nên thuê công ty chuyên về
dịch vụ Logistics vận hành . Nhưng đối với doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn xét về
dài hạn là cần thiết phải có kho riêng . Bởi nhà máy sản xuất của TH true milk đặt tại
Nghĩa Đàn – Nghệ An nơi đất đai rộng lớn với mức thuế thuê đất 70 năm thấp, được
miễn thuế 5 năm đầu nên chi phí về mặt bằng đất đai làm kho rất thấp. TH true milk
chỉ phải khấu hao chi phí xây dựng và đầu tư trang thiết bị trong kho, xây kho và tự
vận hành giảm được chi phí Logistics nhiều hơn việc thuê ngoài. Phương án này được
đánh giá là hiệu quả và phù hợp. Theo TS. Phạm Thái Hà ( bài viết trên trang taichinh
: Đẩy mạnh và phát triển các doanh nghiệp Logistics ở Việt Nam ) “Cơ sở hạ tầng
giao thông vận tải còn yếu kém, ứng dụng công nghệ thông tin chưa hiệu quả nên chi
phí logictics tại Việt Nam khá cao, chiếm 25% GDP (so với các nước phát triển chỉ từ
9 đến 15%) trong đó, chi phí vận tải chiếm 30 đến 40% giá thành sản phẩm (tỷ lệ này
là 15% ở các quốc gia khác)”. Trong thực tế chi phí về hoạt động kho bãi tính trung
bình chiếm 1,6% doanh số (Net revenue), chi phí vận tải ( trung chuyển và phân phối )
chiếm 1,5%/ doanh số hàng bán ra. Vậy chi phí cho hoạt động này chiếm khoảng
3,1% doanh thu ( số tương đối vì còn phụ thuộc vào trình độ quản trị của từng doanh
nghiệp, các doanh nghiệp đi thuê ngoài làm dịch vụ Logistics chi phí sẽ cao hơn )
Kho được thiết kế 10 cửa xuất , nhập hàng : 5 cửa xuất , 5 cửa nhập tuy nhiên sẽ
linh hoạt khi nhu cầu cao
Kho đạt tiêu chuẩn nhà kho chuyên nghiệp hạng A với sàn siêu phẳng được phủ
lớp chống bụi, tải trọng sàn 5 tấn/ m2 , hàng hóa được xếp lên pallet , pallet hàng hóa
được lưu trữ và bảo quản trong kho trên hệ thống giá kệ 5 tầng ( hệ thống giá kệ được
thiết kế theo tiêu chuẩn, đảm bảo an toàn về tải trọng, an toàn hàng hóa, được kiểm
định về tiêu chuẩn an toàn)
Kho trung tâm bao gồm kho sữa thành phẩm thường và kho lạnh : kho thường
chiếm 80% ( 8000m2) diện tích sử dụng , kho lạnh chiếm 20% diện tích ( 2000m2)
 Công nghệ kho hàng:
Với quy mô sản suất lớn nên TH Group đã đầu tư hơn 1 triệu USD mua phần mềm
quản lý SAP. SAP là phần mềm rất nổi tiếng hiện nay trên thế giới, phần mềm này có

40
nhiều module để quản trị doanh nghiệp : quản trị tài chính – kế toán ; quản lý nhân sự
; quản lý bán hàng, quản lý kho hàng. Trên thị trường hiện này có nhiều loại phần
mềm quản trị doanh nghiệp khác nhau , tuy nhiên việc đầu tư sử dụng tùy theo nhu
cầu của từng doanh nghiệp .
Vấn đề quản trị kho hàng : SAP có thể đáp ứng được việc quản lí xuất -nhập- tồn,
quản lý bán hàng , quản lý hạn sử dụng sản phẩm, quản lý tồn kho trên hệ thống. Cho
phép chạy báo cáo về hàng xuất bán ,hạn sử dụng trên online , điều này rất thuận tiện
cho nhà quản trị cập nhật thông tin nhanh chóng để đưa ra những quyết sách , chỉ đạo
kịp thời trong hoạch định chiến lược.
 Nhân sự kho Mega :
Từ diện tích trên nhân sự được bố trí làm việc tại kho là : 122 người trong đó 52
người là nhân viên của công ty , 70 người thuê dịch vụ , chia 3 ca làm việc 24/24 theo
khung giờ hoạt động của nhà máy sữa TH .
Bảng 2.3 : Cơ cấu lao động tại kho trung tâm ( nguồn phòng HCNS)

Vị trí công việc Số lượng Trình độ Độ tuổi

Quản lý kho 1 Đại học >40
Giám sát kho 3 Đại học 30-40
Thủ kho 15 Trung cấp/ CĐ 25-35
NV xử lý đơn hàng 7 CĐ/ ĐH 22-30
Lái xe nâng 26 Lao động phổ thông 25-35
NV bốc xếp 40 Lao động phổ thông 25-40
NV an ninh 30 Lao động phổ thông 25-45
 Chức năng , nhiệm vụ của từng vị trí làm việc trong kho :
Quản lý kho : có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của kho trung tâm
Nhân viên vận hành thiết bị nâng hạ : Lái xe nâng ,hạ hàng sắp xếp hành lên giá kệ
hoặc lấy hàng tại vị trí lô , ô hàng đã được đánh số theo từng danh mục sản phẩm.
Giám sát kho: giám sát hoạt động xuất ,nhập hàng cùng thủ kho và công nhân kho.
Nhân viên xử lý đơn hàng (Data clark) : tiếp nhận đơn đặt hàng từ bộ phân Sale và các
kho phân phối ở ba miền , tổng hợp và sắp xếp kế hoạch xuất nhập, bố trí xe vận tải
rồi chuyển tới cho các thủ kho xử lý khâu tiếp theo.

41
Nhân viên thủ kho : chịu trách nhiệm quản lý kho hàng do mình phụ trách, triển khai
xuất nhập hàng theo đơn, kiểm đếm số lượng hàng ( theo thùng hoặc pallet)
Nhân viên bốc xếp : 40 người ( thuê dịch vụ – nhà thầu bốc xếp) bốc hàng lên / xuống
xe tại cửa kho.
Đội vệ sĩ ( an ninh) : 30 người ( thuê dịch vụ ngoài) chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh
kho hàng , tại các cửa xuất nhập và bên ngoài kho.
Qua bảng trên ta thấy đội ngũ lao động trong kho khá trẻ nên rất năng động , nhiệt tình
nếu biết cách khai thác sẽ đem lại hiệu suất làm việc cao . Bên cạnh đó trình độ lực
lượng lao động phổ thông nhiều nên việc quản lý sẽ gặp khó khăn nếu không khéo léo
và có biện pháp thích hợp để quản lý sẽ có nhiều vấn đề phức tạp xảy ra trong quá
trình làm việc.
 Trang thiết bị trong kho
 Các thiết bị nâng chuyển : thiết bị nâng hạ xe nâng hàng chạy bằng điện có thể
đưa hàng lên tầng 5, xe nâng tay
 Máy tính ,điện thoại , giấy tờ sổ sách phụ vụ cho công tác quản lý được trang bị
đầy đủ ở văn phòng kho, camera giám sát 24/24, thiết bị PCCC...
 Hệ thống điều khòa và tủ đông ở kho lạnh bảo quản sữa chua,sữa thanh trùng ,
bơ ,kem , phomai ...
 Hệ thống giá kệ : hệ thống giá kệ 5 tầng, pallet
 Hệ thống cửa cuốn & DOCK LEVELLER do Thủ kho thực hiện vận hành đúng
các bước, đảm bảo an toàn cho người và tài sản. Dock Leveller dùng khi chuyển hàng
lên xe , được thiết kế phù hợp với chiều cao của thùng xe tạo thành mặt phẳng cho lái xe
nâng dễ dàng đưa hàng vào đuôi thùng xe. Công nhân bốc xếp sẽ bê hàng vào phía trong
cùng thùng xe, sắp xếp sao cho khối lượng hàng hóa xuất đủ chỗ cho tải trọng xe.
2) Quản trị lưu trữ hàng hóa trong kho trung tâm
a) Sắp xếp hàng hóa trong kho : Sữa thành phẩm sản xuất xong được chuyển vào
băng truyền từ nhà máy sang kho lưu trữ. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của bộ phận
kế hoạch, nhân viên xử lý dữ liệu nhận dữ liệu qua mail hoặc trên phần mềm SAP sẽ
in ra khối lượng hàng cần tiếp nhận gửi cho bộ phận quản lý ,giám sát , thủ kho để bố
trí vị trí cất trữ bảo quản hàng. Trên phần mềm SAP quản lý kho sẽ biết các địa chỉ
còn trống sẽ bổ sung hàng vào và tiến hành nhập mã , địa chỉ lô hàng lên phần mềm dữ
liệu để quản lý hàng tồn

42
 Lưu kho theo địa chỉ là mỗi vị trí hàng hóa có 1 mã số - gọi là địa chỉ vị trí nhằm
sử dụng không gian kho kinh tế hơn.

B 01 02 C 5
Khu vực (Zone) No kệ hang No Section Site Tầng, sàn kệ hàng (tier)
Mã vạch
B01-02C5

Kho trung tâm sử dụng phương pháp sắp xếp linh hoạt - trống địa chỉ nào thì cho
hàng vào địa chỉ đó . Căn cứ vào sản lượng sữa nhận được bộ phận Sales sẽ lên kế
hoạch sản xuất theo nhu cầu thị trường, sản phẩm bán chạy có doanh số cao thì sản
xuất nhiều và tồn kho cao, sản phẩm bán ít/ chậm thì sản xuất it và tồn kho thấp.
Hệ thống thông tin sẽ theo dõi hiện trạng và số lượng các ngăn trống, và cho
hàng vào ô trống gần khu xuất hàng nhất. Hàng cùng loại bố trí trên kệ thì để cả hai
phía của cùng một lối đi. Khi lấy hàng sẽ lấy ô phía dưới trước và đưa hàng ô phía trên
xuống các ô đã trống . Các hàng quay vòng nhanh được bố trí theo hàng dọc nhằm mở
rộng diện tích tiếp cận nhặt hàng. Trên các tầng cao thì bố trí hàng xuất khối lượng lớn
(trên 1 pallet) với lượng lưu kho lớn hoặc hàng theo mùa.
Ví dụ : Hàng sữa tươi ít đường thùng 48h loại 180ml và 110ml , 500ml,1lit được
xếp trên kệ cùng một khu vực
Toàn bộ hàng hóa bố trí trên pallet ,hàng hóa cùng loại được bố trí theo phương
thẳng đứng chứ không theo phương nằm ngang.
Ví dụ: cột A có 5 tầng kệ sẽ để thùng sữa tươi nguyên chất loại

Tầng Cột A Cột A1 Cột A2

kệ
1 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml
2 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml

3 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml

4 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml

5 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml

Bảng 2.4 : Sơ đồ địa chỉ hàng trong kho ( nguồn : phòng quản lý kho)

43
 Trong giai đoạn 2014 - nửa đầu 2015 trang trại bò có 35.000 con với khoảng
50% đàn bò cho sữa , trung bình một ngày lượng sữa nhận được cho nhà máy sản xuất
300-350 tấn vào mùa hè, 400-450 tấn vào mùa đông. Thị trường sữa lúc đó của TH
true milk nhỏ, mỗi ngày chỉ xuất bản 150-200 tấn , hàng bán chậm gây ra lượng tồn
kho lớn bắt buộc công ty phải thuê thêm nhiều kho để chứa hàng (tăng chi phí kho
bãi). Quả là bái toán đau đầu cho nhà nhả trị. Kho thuê mới này đặt tại Phủ Lý – Hà
Nam với diện tích kho 20.000m2, Kho Hưng Yên ... Để giải quyết lượng hàng khổng
lồ không ngừng tăng lên mỗi ngày, bộ phận sale gia tăng làm chương trình khuyến mãi
nhưng cũng chỉ được phần nào. Lượng hàng trong kho xuống date rất nhanh, đối với
dòng sữa tươi tiệt trùng có hạn 06 tháng thì tất cả lô hàng xuống date từ 3 tháng trở
xuống đã không được lưu thông. Dòng sữa thanh trùng (hạn 1 tháng) hay sữa chua
hạn còn ngắn hơn (40-45 ngày). Giải pháp tình thế đưa ra là làm mọi cách để giải
phóng lượng hàng tồn kho: dùng sữa đi tài trợ cho một số trương trình trường học, cho
nhân viên vào các dịp lễ tết mỗi người 4-6 thùng các loại (tập đoàn có hơn 2000 cán
bộ nhân viên). Lượng sữa được cho nhiều đến mức nhân viên họ không muốn nhận ,
có người thì đi cho lại người thân ,bạn bè và một số người hay nhóm người mang đi
bán. Mặt trái của việc này là nhiều đầu mối các đại lý nhỏ lẻ, các tiệm làm bánh… họ
móc nối thu mua lượng sữa có hạn 2-3 tháng rồi giao bán với giá bán thấp hơn giá sữa
của công ty trên thị trường. Dẫn đến làm loạn giá sữa, khiến khách hàng hoang mang
sữa thật – giả làm ảnh hưởng đến thương hiệu và uy tín công ty. Lãnh đạo TH True
Milk cũng nhận ra hệ quả và cho dừng ngay việc tặng hay tài trợ sữa , tất cả các lô sữa
này được thu hồi từ các kho trên toàn quốc chuyển ngược vào nhà máy và đổ cho bò
uống (Logistics ngược), chi phí cho hoạt động Logistics tăng lên chóng mặt nhưng họ
chấp nhận chứ không để loạn giá sữa trên thị trường gây hiểu lầm cho khách hàng .
Khó khăn chồng chất khó khăn, đây thực sự là giai đoạn khó khăn của TH.
Cuối 2015 – 2016 TH true milk đa dạng hóa danh mục sản phẩm với nhiều
hương vị khác nhau, khách hàng tin dùng nhiều hơn thương hiệu dần khẳng định vị trí,
thị phần tăng lên . Lượng hàng bán ra ngày một nhiều ,bài toán tồn kho đã đươc giải
quyết ,kho Phủ Lý và Kho Hưng Yên kết thúc hợp đồng 1 năm. TH true milk vượt lên
dẫn đầu trong thị trường ngách – sữa tươi.
b) Phương pháp quản lý lượng hàng hóa nhập , xuất trong kho (theo bộ quy trình
chuẩn của công ty)

44
Mục tiêu: Đưa ra một quy trình chuẩn về đếm tồn kho ở cụm kho miền Bắc đảm bảo
độ chính xác của tồn kho đáp ứng được yêu cầu quản trị hàng tồn của công ty . SOP
này áp dụng cho hoạt động liên quan đến việc luân chuyển, lưu giữ hàng hóa tại cụm
kho miền Bắc của TH.
Trách nhiệm : Tất cả mọi người tham gia vào hoạt động kiểm kê, đếm hàng đều có
trách nhiệm hiểu rõ và chấp hành những quy định này. Nhân viên điều hành kho,
người kiểm hàng phải đảm bảo hàng hoá xuất ra theo đúng tiêu chuẩn đã đề ra .Nhiệm
vụ của OPS: Cập nhật các thông tin về hạn xuất hàng, hạn sử dụng ... của sản phẩm
của TH và đảm bảo quy trình trên được thực hiện một cách đúng đắn.
 Quy trình đếm tồn kho hàng ngày : Nhân viên quản lý dữ liệu trên hệ thống in ra
danh sách đếm kho rồi chuyển danh sách đếm xuống bộ phận vận hành kho, bộ phận
vận hành kho sẽ tiến hành đếm hàng theo yêu cầu trong danh sách, sau khi hoàn thành
việc đếm kho, nhân viên vận hành kho sẽ gửi lại chứng từ lên bộ phận quản lý dữ liệu
trên hệ thống để đối chiếu kết quả với hệ thống.
Nhân viên quản dữ liệu cập nhật và đối chiếu kết quả với hệ thống các tiêu chí
như: vị trí, số lượng, số bacth, tình trạng. Nếu kết quả thực tế và hệ thống khớp nhau.
Nhân viên quản lý dữ liệu báo cáo kết quả. Lưu chứng từ. Nếu kết quả không khớp
nhau, tiến hành in lại danh sách những vị trí sai và chuyển xuống bộ phận OPS đếm
lại. Nhân viên OPS đếm lại và trả kết quả cho nhân viên quản lý hệ thống. Nhân viên
quản lý hệ thống đối chiếu lại với hệ thống. Nếu kết quả thực tế và hệ thống khớp
nhau. Nhân viên quản lý hệ thống báo cáo kết quả và lưu chứng từ.
Nếu kết quả sai, tiến hành điều tra nguyên nhân dựa vào chứng từ nhập, xuất hàng.
Đồng thời lập biên bản sự việc, xác định trách nhiệm từng cấp liên quan và tiến hành
lock số lượng thiếu hụt để không pick vào ( chờ xử lý điều chỉnh hệ thống tăng, giảm
số lượng..)
 Quy trình lưu kho sản phẩm : Hàng hóa phải được để đúng chiều để phòng
tránh việc chảy sữa. Hàng hỏng và hàng hết hạn phải được tách rời xa với khu hàng
tốt. Không được tung, ném sản phẩm từ người này sang người khác. Không được
đứng, quỳ, ngồi trên sản phẩm. Tất cả các sản phẩm của TH không được phép đặt trực
tiếp xuống sàn nhà, phải được đặt trên các Pallet. Không được có bụi bám vào hàng.
Trước khi đưa vào lưu kho không bi dính bụi bẩn trong quá trình lưu kho. Trên mỗi
một pallet chỉ được phép để một mã hàng có cùng số batch (trừ những vị trí lưu hàng
hỏng). Đối với hàng lẻ cần phải lưu trong Shipper để tránh bụi bẩn và rơi vỡ. Các vị trí

45
lưu hàng phải có label đúng màu, rõ ràng và ghi đủ thông tin theo quy định. Hàng hóa
lưu kho phải được để cách tường it nhất 50cm, khoảng cách giữa các hàng tối thiểu
35cm để tạo sự thông thoáng. Trong trường hợp hàng để trên giá kệ cao tầng phải đảm
bảo từ tầng thứ 2 trở lên được cố định trên pallet bằng màng co hoặc đai co. Hàng hóa
khi bị phát hiện chảy sữa hoặc có hiện tượng phồng bất thường, bao bì bị rách cần
được tách rời để tránh hiện tượng lây lan sang thùng khác.
 Quy trình kiểm soát hàng hóa trong kho
Hàng hóa trong kho cần được kiểm tra trước khi nhập, xuất và hàng ngày trong quá
trình lưu kho. Nội dung kiểm tra bao gồm: Quy cách xếp lớp – xếp trên giá kệ, dán
nhãn pallet, vệ sinh vỏ thùng, cảm quan nguyên vẹn không phù xì, ẩm mốc, nhiệt độ -
độ ẩm . Khi thấy một trong các dấu hiệu sau: Thủng vỏ, vỏ thùng phông bất thường,
vỏ bị ẩm ướt, chảy sữa… phải lập tức báo cho OPS để lập biên bản sự việc đông thời
di dời ra khu vực chờ xử lý. Tất cả các sự vụ phát sinh cần được ghi chú báo cáo lại và
đề ra biện pháp khắc phục kịp thời
c) Kiểm kê: Kiểm kê theo quy định của công ty 1 tháng / lần , tổng kiểm kê toàn bộ
hàng hóa trong kho ( lưu đồ kiểm kê - xem phụ lục)
Quy trình kiểm kê như sau: bộ phận kế toán gửi email thông báo kế hoạch
kiểm kê cho các bộ phận liên quan được biết. Bộ phận kho và vận tải lên kế hoạch
xuất hàng hợp lý với lịch kiểm kê của kế toán. Bộ phận kho cập nhật tất cả các chứng
từ của những hàng còn pending trên hệ thống SAP . Nhân viên thủ kho photo các
chứng từ phát sinh cuối cùng mà hàng chưa xuất đươc khỏi kho nhưng đã clear trên hệ
thống SAP
Kiểm đếm lần 1: Nhân viên thủ kho/phụ kho sắp xếp loại hàng,batch, BIN ở
trong kho và dán phiếu kiểm kê lên mỗi đầu BIN. Sau khi chuẩn bị xong bộ phận kho
gửi số liệu hàng kiểm kê cho kế toán. Kế toán báo bộ phận IT khóa hệ thống SAP để
bắt đầu kiểm kê.
* Giám sát kho bố trí nhân lực cho kiểm kê: Giám sát/Quản lý kho kiểm tra lại SAP đã
được khóa chưa để tránh những hoạt động phát sinh trên SAP trong quá trình kiểm kê.
Kiểm kê lần 2: kế toán cùng bộ phận kho thực hiện kiểm đếm lần 2 theo BBKK lần 1.
Hoàn thành kiểm đếm lần 2 thì bọ phận kho & kế toán cùng ký vào biên bản kiểm
đếm. Kết thúc kiểm đếm bộ phận kế toán thông báo cho BP IT mở khóa hệ thống SAP

46
* Đối chiếu số liệu với hệ thống SAP. Bộ phận kế toán tiến hành đối chiếu số liệu
kiểm đếm với hệ thống SAP. Bộ phận kho báo cáo các nghiệp vụ nhập-xuất còn
pending trên SAP cho kế toán.
* Lập BBKK & biên bản giải trình: bộ phận kho lập BBKK và biên bản giải trình và
gửi kế toán kiểm tra lại so với số liệu đã kiểm đếm cùng kế toán,lập biên bản giải trình
các chênh lệch số lượng,batch.
* Đối chiếu số liệu với hệ thống SAP và báo cáo các nghiệp vụ còn pending. Giám
sát/Quản lý kho đối chiếu số liệu kiểm kê với hệ thống SAP vá báo cáo các nghiệp vụ
nhập-xuất còn pending.
* Lập biên bản kiểm kê,biên bản giải trình. Sau khi đối chiếu số liệu với hệ thống
SAP thì bộ phận kho lập biên bản kiểm kê và biên bản giải trình các pending trên hệ
thống SAP.
* Theo biên bản kiểm kê và biên bản giải trình tiến hành điều chỉnh SAP theo các
bước: Tạo số inventory (li01n), Điều chỉnh tăng & giảm theo số inventory (li11n)
Quản lý kho kiểm tra là release (li20)
* Kế toán kiểm tra : Sau khi quản lý kho Li20 xong thí kế toán sẽ kiểm tra lại những
loại hàng,batch,số lượng trong số inventory điều chỉnh so với biên bản xin điều chỉnh
kiểm kê trước khi POST điều chỉnh. Nếu số liệu trên inventory không khớp với biên
bản xin điều chỉnh thì báo bộ phận kho kiểm tra và thực hiện lại,nếu số liệu khớp với
biên bản xin điều chỉnh thì kế toán tiến hành POST điều chỉnh kiểm kê trên SAP
(LI21).
* Bộ phận kho hoàn thiện BBKK và BB giải trình: Sau khi kế toán POST điểu chỉnh
kiểm kê thì bộ phận kho lấy số liệu giá trị tiền đã điểu chỉnh để để hoàn thành biên bản
xin điều chỉnh sau kiểm kê.
* Các cấp có thẩm quyền phê duyệt: Sau khi kế toán ký xác nhận biên bản kiểm
kê,biên bản giải trình kiểm kê,biên bản xin điều chỉnh kiểm kê thì gửi các cấp có thẩm
quyền tiếp theo phê duyệt.
3) Thanh lý hàng hỏng , hàng hết date
Trong quá trình tác nghiệp kho không thể tránh khỏi những rủi ro về hàng hóa , những
rủi ro có thể gặp phải:

47
 Hàng hóa bị rơi đổ từ trên giá kệ ,nguyên nhân thao tác của nhân viên vận hành
xe nâng thao tác không đúng, va quyệt vào giá kệ gây nên đổ hàng
Rủi ro có thể do xe nâng đâm hoặc va quyệt vào giá kệ gây ra hỏng giá kệ, hàng hóa
bị rơi đổ
Xe nâng va quyệt hoặc đâm vào nhân viên làm việc trong kho do thiếu quan sát, vận
hành không đúng quy trình vận hành xe nâng hạ
Nhân viên bốc xếp quăng quật hàng trong lúc bốc/ dỡ hàng khiến hàng bị bẩn , móp
méo bao bì
* Thanh lý hàng hư hỏng ,hết hạn sử dụng , kém chất lượng theo lưu đồ ( phụ lục)
Quản lý kho hàng tháng lập tờ trình xin hủy hàng hết date,xác định bộ phận chịu chi
phí và trách nhiệm các bộ phận liên quan. Quản lý kho gửi tờ trình đã soạn thảo cho
các cấp ký duyệt. Nhân viên Data gửi tờ trình đã được phê duyệt cho các bộ phên liên
quan để tạo IO. Nhân viên kế toán & TNKD tạo IO trên SAP để được phê duyệt. Sau
khi có IO thì bộ phận TNKD tiến hành tạo request xuất hàng miễn phí trên SAP để
được các cấp phê duyệt. Nhân viên Data đẩy hàng lên plant 3400 tiến hành xuất cost
center cho các bộ phận liên quan. Sau khi nhân viên Data hoàn thành các bước trên
SAP thì Giám sát kho sẽ liên hệ với kế toán để cùng chứng kiến hủy hàng hết hạn và
cùng ký vào biên bản hủy hàng. Sau khi hủy hàng xong có đầy đủ các chứng từ & chữ
ký sẽ chuyển lại cho nhân viên Data để lưu file.
* Xử lý hàng hỏng bao bì ( lưu đồ xem phụ lục phụ lục):
Bộ phận QA định kỳ kiểm tra chất lượng sản phẩm: Nhân viên QA định kỳ hàng ngày
kiểm tra chất lượng sản phẩm và lập báo cáo sản phẩm không phù hợp là hàng hỏng
vỏ thùng, trình ký các cấp phê duyệt NCR. Nếu NCR xác định do lỗi của bộ phận kho
hoặc vận tải thì thủ kho hoặc NVHTVT sẽ lập phiếu yêu cầu vật tư, trình ký các cấp
phê duyệt phiếu yêu cầu vật tư. Nếu NCR xác định do lỗi của bộ phận sản xuất thì bộ
phận sản xuất sẽ tự làm phiếu yêu cầu vật tư và in date vỏ thùng.
Nhân viên Thủ chuyển phiếu yêu cầu vật tư và NCR đã được phê duyệt cho bộ phận
kế toán, bộ phận kế toán kiểm tra và xác nhận bộ phận chịu chi phí,thu tiền mặt hoặc
cấn trừ vào chi phí của nhà thầu cung cấp dịch vụ vận tải. Kho NVL xuất vỏ thùng:
Các bộ phận chuyển phiếu yêu cầu vật tư đã được phê duyệt cho bộ phận NVL để
xuất vỏ thùng. Thủ kho chuyển vỏ thùng cho bộ phận sản xuất để in date. Các bộ phận

48
nhận bìa từ NVL và bàn giao cho bộ phận sản xuất để in date,kèm theo là danh sách
batch & số lượng đã được nhân viên QA đánh giá và ký xác nhận. Bộ phận sản xuất
tiến hành in date lên vỏ thùng. Thủ kho nhận vỏ thùng từ bộ phạn sản xuất,kiểm tra và
ký xác nhận biên bản bàn giao vỏ thùng với BP sản xuất.
Thủ kho chuyển hàng ra khuc vực định sẵn. Nhân viên sau khi nhận được vỏ thùng từ
bộ phận sản xuất thì chuyển hàng cần vỏ thùng ra khu vực riêng .Thủ kho tiến hành
thay vỏ thùng dưới sự theo dõi của Giám sát kho.
Thủ kho ghi lại nhật ký thay vỏ thùng,chuyển hàng về kho. Sau khi kết thúc thay vỏ
thùng thủ kho cho chuyển hàng về lại kho và viết phiếu yêu cầu chuyển BIN về BIN
hàng xuất bán. Thủ kho ghi lại nhật ký thay vỏ thùng và chuyển phiếu yêu cầu chuyển
BIN cho Data. Data mở block hàng trên SAP và chuyển BIN. Nhân viên Data mở
block hàng trên SAP,dựa vào phiếu yêu cầu chuyển BIN để chuyển hàng đã thay vỏ
thùng xong về BIN hàng xuất bán.
 Lưu đồ xử lý hàng hỏng do kho

* Phát hiện hàng hỏng: Ngay khi phát hiện hàng hỏng thì nhân viên kho tách ra khu
vực riêng, lập biên bản sự việc. Báo cho Thủ kho nhập hàng . Chuyển vào cho Data 1
bản BBSV và viết phiếu chuyển hàng hỏng về BIN hàng hỏng . Nhân viên Data thực
hiện việc chuyển BIN hàng hỏng và block hàng trên hệ thống SAP
* Đánh giá hàng hỏng. Nhân viên kiểm định chất lượng ( QA) định kỳ hàng ngày sẽ
cùng với nhóm nhập hàng của bộ phận kho kiểm tra chất lượng sản phẩm,hàng không
đạt chất lượng thì sẽ lập báo cáo sản phẩm không phù hợp,xác định bộ phận chịu chi
phí (NCR)
* Bộ phận kiểm định chất lượng lập NCR: Hàng được sử dụng nội bộ thì bộ phận kho
sẽ thông tin cho phòng hành chính và bàn giao số lượng sữa này cho bộ phận hành
chính. Hàng hỏng hủy thì xác định bộ phận chịu chi phí và hoàn thành NCR. Hàng
hỏng vỏ thùng thì sẽ xử lý theo quy trình thay vỏ thùng
* Nhóm nhập hàng thực hiện theo quy trình số 2PR006-QA-QT.
Hàng hỏng, hủy sau khi hoàn thành NCR thủ kho nhóm nhập hàng tiến hành xử lý
tiếp theo quy trình xử lý hàng không phù hợp của QA ban hành số 2PR006-QA-QT.
* Nhân viên Data gửi biên bản sự việc và NCR cho kế toán.

49
Sau khi hoàn thành NCR & BB Hủy SP KHP thì nhân viên Data sẽ chuyển chứng từ
cho kế toán để kiểm tra và duyệt trên SAP.
* Data và các bộ phận tạo request trên SAP.Nhân viên Data & các bộ phận tạo request
trên hệ thống SAP và gửi số RQ cho các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
* Data mở khóa hàng trên SAP.Sau khi request được các cấp release thì nhân Data sẽ
mở block hàng trên SAP để clear hàng khỏi hệ thống SAP.
* Nhân viên Data xuất hàng theo cost center.Nhân viên Data xuất hàng trên SAP theo
cost center của bộ phận chịu chi phí đã được xác định trong NCR trước đó.
2.2.1.2 Quản trị chất lượng hàng hóa trong kho
Hàng sau khi được nhập từ nhà máy vào kho sẽ được thủ kho phân loại theo yêu
cầu bảo quản của sản phầm để hướng dẫn vị trí cất lên kệ.
Các loại sữa tươi tiệt trùng : sữa ít đường , sữa không đường , sữa có đường ... sẽ đưa
vào kho thường xếp trên giá kệ đã được số hóa. Các sản phẩm cần bảo quản lạnh như
sữa chua, sữa thanh trùng, kem, phomai , bơ ... được vận chuyển ngay vào kho lạnh ,
kho đông . Đây là dòng sản phẩm đặc thù không thể để ở nhiệt độ thường lâu được nên
công tác vận chuyển , xếp /dỡ được ưu tiên tập trung nguồn lực sao cho thời gian là
ngắn nhất.
 Kho thành phẩm được chia ra làm hai loại kho : kho thường và kho lạnh
a) Kho thường : chiếm 80% diện tích kho chứa các loại sữa tươi tiệt trùng với nhiều
hương vị khác nhau như hương vanila, dâu,nho, socola, óc chó, macka... với dung tích
khách nhau đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng .
Quy cách đóng gói : Loại 110ml x lốc 4 1 thùng = 12 lốc x 4
Loại 180ml x lốc 4 1 thùng = 12 lốc x 4
Loại 1lit = 1 hộp 1 thùng = 12 hộp
Loại 500ml = 1 hộp 1 thùng = 12 hộp
b)Kho lạnh: Diện tích kho Lạnh 2000 m2, kho lạnh được chia thành 5 kho nhỏ bên
trong để chứa các sản phẩm có đặc tính khác nhau.
Kho mát nhiệt độ bảo quản 2- 6°C: lưu trữ hàng sữa chua, sữa thanh trùng, phô mai
Kho đông nhiệt độ bảo quản: - 18°C đến -25 °C cho sản phẩm bơ, Kem
Kho mát 20°C lưu trữ nguyên vật liệu sản xuất kem và sữa chua
Hai kho mát 2-6°C chứa hương liệu, NVL sản xuất kem ,sữa chua (vị dâu, sầu riêng ,
việt quất...), thức uống thảo dược (rau má, gấc lạc tiên...)
Yêu cầu bắt buộc kho lạnh phải luôn duy trì mức nhiệt trên mới đảm bảo chất lượng
sản phẩm. Nhân viên an ninh sẽ đi kiểm tra vòng quanh kho 2h/lần để đảm bảo mức

50
nhiệt được duy trì đúng. Trong trường hợp sự cố mất điện xảy ra thì bật máy phát điện
dự phòng.
2.2.1.3 Quản trị công tác xuất, nhập hàng hóa
Hàng sữa là mặt hàng thực phẩm tiêu dùng nhanh, có hạn sử dụng ngắn 6 tháng đối
với các sản phẩm sữa tiệt trùng, sữa thanh trùng hạn 9 ngày , sữa chua hạn 40-45
ngày nên phương pháp xuất nhập đang áp dụng là FIFO ( first in First out ) nhập
trước xuất trước để quản lý date hàng.
Bảng 2.5 Khối lượng hàng xuất , nhập trong ngày ( nguồn : văn phòng kho)

stt Nghiệp vụ kho Tấn/ ngày Thùng /ngày Tấn / tháng Thùng/ tháng
1 Sản lượng sữa NKTB 442 49.380 13.708 1.530.771
2 Sản lượng sữa XK TB 485 53.130 15.044 1.647.036
Tổng 927 102.510 28.752 3.177.807
Qua bảng trên cho thấy khối lượng hàng xuất, nhập trong một ngày ở kho rất lớn :
mỗi ca làm việc xuất, nhập trung bình 309 tấn/ ngày tương đương 9.584 tấn / tháng.
Nếu tính theo chỉ tiêu năng suất lao động của công nhân viên công tác kho
Qc
Wc  (tấn/ca) = 309/40,33 = 7,66 tấn / ca/người
Cn
tương đương mỗi người xuất nhập trung bình 0,96 tấn /h. Nếu tính riêng công nhân
bốc xếp và lái xe nâng/ hạ hàng thì Wc = 309/22 = 14,05 tấn/ca/ người
( Số công nhân bốc xếp, lái xe nâng = 66 người/3 ca= 22 người /ca)
Khối lượng hàng ra, hàng vào liên tục như vậy nhân viên kho làm việc với cường độ
cao sẽ khó tránh khỏi mệt mỏi , áp lực dẫn đến sai sót trong quá trình tác nghiệp. Đặc
biệt là công nhân làm ca đêm từ 22h-6h sáng hôm sau.
Nguyến tắc xuất, nhập theo bộ quy trình chuẩn của công ty trong đó mỗi người có vai
trò khác nhau trong từng khâu đảm bảo công việc chính xác, đúng thời gian.
OPS là người chịu trách nhiệm giám sát, đôn đốc công nhân nghiêm túc thực
hiện theo đúng qui trình làm việc. Nếu phát hiện điều gì bất hợp lý phải nhanh chóng
thông báo cho người chịu trách nhiệm để kịp thời điều chỉnh ,tránh ảnh hướng tới đơn
hàng, chất lượng và năng suất lao động. Chịu trách nhiệm kiểm đếm hàng, theo dõi,
giám sát quá trình xuất hàng. Ký nhận số lượng hàng xuất với lái xe tải.

51
 Admin sẽ cập nhật, theo dõi đơn hàng liên tục, chính xác và đúng giờ. In Picking
list và kiểm tra chéo với SO xem đã khớp với nhau về số lượng hay chưa . Kiểm tra
chứng từ, số lượng hàng và xác nhận việc xe được phép rời kho. Lưu chứng từ cẩn
thận và báo cáo đúng thời gian
Công nhân hiểu rõ các kiến thức và vận dụng chính xác vào qui trình làm việc.
Trong quá trình làm việc nếu phát hiện điều gì bất thường phải kịp thời thông báo cho
OPS để tìm cách giải quyết.
Lái xe nâng nghiêm túc chấp hành nội quy an toàn lao động, tránh gây nguy
hiểm cho người, hàng hoá và tài sản của công ty. Lái xe nâng chi chuyển hàng khi
hàng được OPS, lái xe kiểm xong phải lấy hàng theo hướng dẫn trên phiêu lấy hàng,
đảm bảo lấy hàng đúng vị trí, đúng số lượng, batch và chuyển ra đúng cửa chỉ định.
Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho đồng nghiệp, hàng hóa và trang thiết bị trong quá trình
lấy hàng.
Bảo vệ có trách nhiệm giám sát khu vực xuất hàng, đảm bảo mọi người tuân thủ
nội quy của kho. Kiểm đếm số lượng độc lập và xác nhận lên phiếu giao hàng và phiếu
ra vào kho
1) Quy trình
 Lấy hàng ra cửa xuất
Khi lấy hàng ra cửa xuất phải đặt đúng cửa, vị trí đã chỉ định.
 Phải tuân thủ việc xếp hàng trên pallet theo quy định hiện hành về xếp lớp
 Lấy hàng từ trên xuống dưới theo thứ tự picking list đã làm, vì như vậy sẽ đảm
bảo việc thuận tiện cho kiểm hàng và xuất hàng lên xe tải được hết batch này,
đến batch khác, code này đến code khác và hàng nặng ở dưới, hàng nhẹ ở trên.
 Trước khi lấy hàng, phải kiểm tra những vị trí đã lấy từ tối hôm trước.
 Khi lấy hàng nào, phải “Tích” vào hàng đó, tránh lấy hai lần hoặc lấy thiếu
hàng cho khách hàng.
 Hàng phải được đặt thẳng, ngay ngắn tại vị trí giá kệ để hàng.
 Khi lấy xong đơn, phải ký, ghi rõ họ tên và thời gian lấy hàng. Sau đó chuyển
lại cho OPS để lưu trữ.
 Lấy hàng ra khu soạn hàng

52
 Khi lấy hàng tại vị trí và chuyển ra vị trí mới đúng như phiếu điều chỉnh vị trí
yêu cầu
 Các loại hàng khác nhau, batch khác nhau phải được xếp riêng lẻ trên từng pallet
 Vị trí để cùng 1 loại hàng phải tập trung, không được để cùng 1 loại hàng xen kẽ
tại nhiều vị trí khác nhau và phải tuân thủ nguyên tắc batch hàng mới hơn xếp
bên trong, batch cũ xếp bên ngoài (đối với trường hợp hàng sắp xếp tại kệ double
deep)
 Sau khi điều chuyển hàng phải ký xác nhận. Sau đó chuyển cho OPS tiến hành
kiểm tra lại 1 lần nữa và lưu chứng từ
 Phương pháp kiểm đếm là kiểm lần lượt theo từng pallet và theo từng mã hàng
 Kiểm hàng xuất
 OPS. bảo vệ và lái xe có trách nhiệm kiểm đếm hàng xuất trước khi hàng được
xuất lên xe. Đảm bảo đúng mã hàng, số batch, hàng có chất lượng tốt và đủ số
lượng yêu cầu.
 Phương pháp kiểm đếm là kiểm lần lượt theo từng pallet và theo từng mã hàng
 Trong khi kiểm hàng, phải nhìn và đọc đầy đủ số của mã hàng và số batch, vì có
rất nhiều mặt hàng trong cùng nhóm có màu sắc, kích thước giống nhau, phần
chữ số chỉ khác nhau có một số hoặc số đảo nhau nếu chủ quan rất dễ bị xuất
nhầm hàng.
 Trong cùng một nhóm hàng, mã sẽ được xếp theo thứ tự từ bé đến lớn. như vậy
khi đối chiếu từ thực tế vào checklist sẽ giúp người kiểm hàng tìm thấy mã hàng
đúng nhanh hơn.
 Khi kiểm xong mã nào, phải “Tích” vào mã đó để tránh kiểm sót hoặc kiểm hai
lần dẫn tới việc xuất thừa hoặc thiếu hàng cho khách hàng.
 Sau khi kiểm xong, ba bên cùng ký vào chứng từ và bản gốc sẽ được lưu lại phục
vụ cho quá trình kiểm toán hoặc khiếu nại khi cần. Bản gốc là bản có hiệu lực
pháp lý
 Xuất hàng và xếp hàng trên xe tải.
 Xe đến chở hàng được kiểm tra trước khi nhận hàng theo mẫu phiếu kiểm tra xe
 Khi xe đậu vào cửa xuất phải thẳng, chèn bánh, kéo phanh và tắt máy
 Chỉ mở cửa xuất hàng khi OPS yêu cầu

53
 Hàng chỉ được phép xuất khi có sự đồng ý của OPS kiểm hàng tại đơn đó
 Khi xuất hàng, lái xe nâng phải chú ý, xuất mã nào hết mã đó, batch nào hết
batch đó.
 Trong quá trình di chuyển, lái xe phải cẩn thận tránh để hàng bị đổ vỡ hoặc va
chạm vào pallet khác cũng như thành xe tải.
 Khi xuất hàng luôn đảm bảo hàng nặng được chuyển vào trước, hàng nhẹ vào
sau.
 Công nhân xếp hàng lên xe phải đặt hàng đúng hướng, nhẹ nhàng, không có khe
hở, trong trường hợp có phải yêu cầu lái xe chèn lót cẩn thận, tránh hàng bị hỏng,
đổ vỡ trong quá trình vận chuyển.
 Khi một xe chở hàng nhiều hơn một khách hàng thì hàng giữa các khách hàng
phải được phân cách
 Xe tải chỉ được phép rời kho đi trả hàng khi trả chứng từ cho Admin và có dấu
xác nhận của Admin.
 Quy trình xuất hàng :
Nhận kế hoạch giao hàng từ admin nhân viên data kiểm tra kế hoạch theo note
xuất hàng và pick đơn , in picking để lấy hàng. Nhân viên phụ kho sẽ nhặt hàng thực tể
đủ số lượng rồi chuyển ra cửa xuất bằng xe nâng. Nhân viên thủ kho , lái xe , bảo vệ
tiến hành kiểm đếm chi tiết theo picklist xem đã đúng và đủ hàng . Nếu đủ thì bàn giao
co vận tải , xuất hàng lên xe với trợ giúp của đội bốc xếp.
Thủ kho , giám sát kí nhận trên picklist rồi nộp picklist cho nhân viên data ,
nhân viên data chuyển picklist này cho lái xe kiểm tra đối chiếu số lượng nhận . Nhân
viên data kiểm tra thực xuất với đơn hàng nếu khớp số lượng thì tiến hàng in và bàn
giao phiêú giao hàng và hóa đơn kí xác nhận xuất kho rồi đưa cho bảo vệ kiểm tra số
lượng hàng trên xe theo hóa đơn nếu đúng mới cho xe rời khỏi kho. Trường hợp thiếu
hàng để giao thì kiểm lại tồn kho, kiểm tra phiếu đổi hàng ( đổi batch) thủ kho chỉ định
vị trí lấy hàng cho lái xe nâng chuyển ra cửa xuất. Khi phát hiện hàng hỏng thì thủ
kho, giám sát lập biên bản xử lý hàng hỏng .
 Quy Trình nhập hàng theo 9 bước trong lưu đồ dưới đây:
Bước 1:Giám sát kho nhận kế hoạch sản xuất từ phòng kế hoạch nhà máy qua Email.

54
Bước 2: Thủ kho dựa vào kế hoạch sản xuất của nhà máy tính toán số lượng thùng,
Pallet sau đó thủ kho kiểm tra và bố trí vị trí lưu trữ cho từng loại hàng và lập kế
hoạch nhập hàng gửi lên bảng thông tin nhập hàng ở nhà băng tải.
Bước 3: Lái xe nâng được phân công nhận hàng từ line sản xuất, kiểm đếm số lượng
thùng carton trên pallet và đối chiếu với phiếu “THÔNG TIN SẢN PHẨM” dán trên
Pallet , kiểm đếm số lượng thùng trên Pallet và nhận hàng từ dây chuyền sản xuất (Đặc
biệt lưu ý các Pallet lẻ số lượng: Lái xe nâng phải kiểm tra lại số lượng và xác nhận
số lượng lên phiếu pallet cùng với nhân viên xếp pallet) rồi mới ký xác nhận nhận
Pallet hàng vào biên bản giao bán thành phẩm
Bước 4: Di chuyển Pallet đã nhận về khu vực nhà băng tải , lái xe nâng đặt Pallet hàng
đúng vị trí đã được đánh số (Đối với Line 1, 2, 7 & 9). Tuyệt đối không được để sai vị
trí quy định (đặc biệt các Line 1, 2 , 7 & 9). Không được để hàng của các Line khác
vào các vị trí đã được đánh số . Đối với hàng sản xuất của các Line khác, bỏ vào các vị
trí không được đánh số, sao cho phù hợp khi xe Gas chuyển hàng vào kho.
Bước 5: Lái xe nâng và lái xe Reach Truck nhận thông tin vị trí lưu giữ hàng từ thủ
kho tại bảng nhập hàng ở nhà băng tải . Lái xe nâng di chuyển Pallet hàng từ nhà băng
tải vào gần với Rack như bản kế hoạc nhập hàng . Lái xe Reach Truck đưa đúng hàng
lên Rack như kế hoạch nhập hàng.
Bước 6: Thủ kho kiểm đếm hàng đã được nhập vào kho theo tùng Rack thực tế và đối
chiếu với kế hoạc nhập hàng . Chuyển số liệu kiểm đếm hàng nhập vào Data kiểm tra
đối chiếu với số lượng do bộ phận sản xuất đưa lên hệ thống .Nhập hàng trên hệ thống
và chuyển vào BIN trên hệ thống.
Bước 7 : Nếu xảy ra trường hợp số liệu hệ thống và thực tế chênh lệch thì thủ kho và
Data kiểm tra lại biên bản giao bán thành phẩm và hàng nhập thực tế và điều chỉnh lại
khớp hệ thống và thực tế.
Bước 8 : Thủ kho xác nhận vào biên bản giao hàng chuyển Quản lý kho xác nhận hồ
sơ nhập hàng.
Bước 9: Thủ kho lưu hồ sơ nhập hàng vào Forder số 9 của tủ tài liệu.

55
Lưu đồ quy trình nhập hàng từ nhà máy

Trách nhiệm Lưu đồ Tóm tắt nội dung Hồ sơ

1 - Giám sát kho KH sản xuất - Giám sát kho nhận KH SX từ - Email
Phòng KH trước ít nhất 1 ngày

- Chuẩn bị Racking chứa hàng cho

- Kế hoạch nhập hàng
- Giám sát kho hàng chuẩn bị SX.
2 KH nhập hàng vào BIN UHT
- Thủ kho - Thủ kho lên KH lưu trữ hàng vào
BIN.

YC điều chỉnh lại số

liệu khớp thực tế

- Lái xe nâng kiểm tra số lượng

thùng trên pallet và phiếu nhận - Biên bản giao bán
3 - Lái xe nâng Kiểm tra số lượng dạng trên Pallet. thành phẩm.
No - Ký nhận vào BB giao bán và nhận
hàng.
Yes

- Lái xe nâng di chuyển hàng từ Line

Di chuyển pallet hàng SX về KV tập kết hàng (nhà băng tải)
về khu vực tập kết để đúng vị trí line.
4 - Lái xe nâng
hàng - Đặc biệt lưu ý đối với SP Line 1,2,7
& 9 phải để đúng vị trí đã đánh dấu.

- lái xe nâng nhân thông tin từ

- Lái xe nâng Di chuyển Pallet về KV “BẢNG NHẬP HÀNG” ở nhà băng
5 - Lái Reach truck gần Rack. tải và di chuyển đúng hàng vào
Đẩy hàng vào Rack đúng vị trí YC.

- Thủ kho kiểm đếm tổng thể hàng

- Giám sát kho No - Phiếu kiểm đếm
hóa nhập theo Batch.
6 - Thủ kho Đối chiếu số lượng hàng nhập kho
- Data - Data đối chiếu số liệu từ Thủ kho
và SAP

Yes

- Giám sát kho Yêu cầu BPSX điều - Giám sát kho/Thủ kho làm việc lại
7 - Thủ kho chỉnh lại số liệu SAP với BPSX để điều chỉnh lại số liệu
- Data khớp với thực tế SAP khớp với hàng thực tế.

- Thủ kho xác nhận số lượng thực tế - Biên bản giao bán
- Thủ kho Ký nhận tổng số lượng và SAP. thành phẩm (copy).
8 - QL kho theo từng Batch - Trình QL Kho xác nhận hàng nhập - Hình ảnh chụp hàng
kho. post lên SAP.
- Biên bản giao hàng
tổng (theo Batch
- Thủ kho lưu hồ sơ nhập hàng hàng).
9 - Thủ kho Lưu chứng từ
đúng nơi quy định.

Bảng 2.6 : Lưu đồ nhập hàng từ nhà máy ( Nguồn : văn phòng kho trung tâm )

56
 Bảng 2.7 Báo cáo xuất hàng tháng 8/2018 ( Nguồn : văn phòng kho)

Total Cost (Mil):

Total Volume(ton) : 13.654
6.896 UHT Chill Herbal
UHT Chill 9100 1048 186

Total trip : 555 OTIF-Log: 95%

UHT Chill Herbal UHT Chill Herbal
488 60 7 87% 99% 100%

Bảng 2.8 Báo cáo xuất hàng tháng 7/2016 ( Nguồn : văn phòng kho)

MONTHLY OTIF REPORT - JUL

OTIF by Log Company OTIF from Order releasing to delivery for customer
Reason for late delivery
# SO # SO hit # SO Late % on time Total SO hit % ONTIME
Region Log FIN IT Sales Customer Wrong data by Log
a b c d e f g h i j k l
Đà Nẵng -UHT 426 426 0 100% 0 0 0 10 72 20 324 76%
Đà Nẵng - YH 342 342 0 100% 0 0 0 1 59 26 256 75%
HCM - UHT 1218 892 326 73% 326 0 0 0 0 817 75 6%
HCM - YH 1297 1289 8 99% 8 0 0 0 396 10 883 68%
Mega - UHT 550 549 1 100% 1 0 0 10 155 0 384 70%
Mega - YH 348 348 0 100% 0 0 0 1 205 0 142 41%
Thạch Thất - UHT 3140 3035 105 97% 105 310 0 128 967 0 1630 52%
Thạch Thất - YH 1492 1492 0 100% 0 0 0 21 166 45 1260 84%
Total 8,813 8,373 440 95% 440 310 - 171 2,020 918 4,954 56%
11% 8% 0% 4% 52% 24%

Theo bảng 2.8 trên chỉ số KPI đo lường tỷ lệ giao hàng đúng giờ , đúng số lượng
của bộ phận Logistic đạt 95% ( OTIF :on time in full) trong tổng số 555 chuyến hàng
tương đương 13.654 tấn/tháng xuất đi từ kho trung tâm đến các kho phân phối khác .
57
Các chuyến sữa bảo quản ở nhiệt độ thường ( UHT) đạt 87% , Chill là dòng sữa bảo
quản chuyên chở bằng xe lạnh như sữa thanh trùng , sữa chua, phomai… đạt 99%,
Herbal đạt 100%. Ở bảng 2.9 báo cáo của tháng 7/2016 tỷ lệ giao hàng thnahf công
đạt 100% ( Mega UTH, Mega Chill) . Bản đánh giá này mỗi tháng một lần, cuối năm
tổng kết căn cứ vào kết quả cán bộ nhân viên sẽ được tưởng thưởng tương xứng.
Nhìn chung công qua các năm từ 2014-2018 tỷ lệ giao hàng thành công khá cao
đạt trung bình từ 95% - 97% . Những chuyến hàng chưa thành công không bắt nguồn
từ bộ phận kho mà do bộ phận điều phối vận tải và các nhà thầu vận tải. Nhà cung cấp
dịch vụ vận tải ( đường bộ/ biển) đáp ứng nhu cầu vận chuyển không theo kế hoạch :
xe đến chậm vì nhiều lý do khác nhau . Ngoài ra, còn nguyên nhân khách quan ảnh
hưởng là các yếu tố thời tiết , ảnh hưởng yếu tố mùa vụ ( ví dụ: hàng trung chuyển kho
bằng đường bộ từ Nhà máy vào khu vực Miền Nam, lượng xe vận chuyển từ Miền
Nam ra Miền Bắc chủ yếu là nguồn xe vận chuyến hàng trái cây từ Miền Nam ra Bắc,
cửa khẩu Lạng Sơn để bán sang Trung Quốc, trong trường hợp thị trường Trung Quốc
có sự cố thì nguồn xe từ Miền Nam ra Miền Bắc thấp và hạn chế nên dẫn đến chiều xe
vào từ Bắc –Nam không có xe hoặc ít xe , gây nên thiếu xe/ ít xe/ chậm xe để vận
chuyển hàng từ Bắc vào Nam. Đối vời đường Biển thi bị ảnh hưởng mùa mưa bão
vvv… Thời gian vận chuyển dài : đường bộ vận chuyển Bắc vào Nam mất 3 ngày (72
tiếng), đường biển 1 tuần dến 10 ngày .
2.2.1.3 An toàn kho hàng và người lao động
Để đảm bảo an toàn kho hàng và người lao động vấn đề kiểm soát an ninh kho
hàng và phòng chống cháy nổ đặt lên hàng đầu và yêu cầu mọi nhân viên nghiêm túc
chấp hành tuân theo quy định chung đã đề ra.
Đối với khách hàng, đối tác: khi đến kho trung tâm liên hệ công việc cần xuất
trình chứng minh thư/hộ chiếu hoặc giấy hẹn với vệ sỹ để thực hiện đăng ký vào kho.
Tất cả mọi người đi bộ, xe mô tô, ô tô đều phải dừng lại tại cổng chính kho trung tâm
để nhận vé xe vào và hợp tác với vệ sỹ kiểm tra an ninh đối với túi sách cá nhân, cốp
xe trước khi ra cổng.
Nhân viên : luôn đeo thẻ khi ra vào kho, nghiêm cấm các chất cháy nổ gây
mất an toàn kho hàng, hút thuốc lá đúng nơi quy đinh. Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc
gọn gàng, sạch sẽ, không vứt rác bừa bãi trong khu vực kho và nơi làm việc. Ra ngoài

58
trong giờ làm việc phải có giấy phép ra cổng (theo mẫu 2PL702 – HR – F01) và được
trưởng bộ phận phê duyệt. CBCNV được trang bị bảo hộ lao động, áo phản quang và
các dụng cụ cần thiết trong thời gian làm việc. CBCNV phải sử dụng đúng mục đích và đầy
đủ các trang bị đã được cung cấp, tự bảo quản tài sản cá nhân khi đến kho làm việc.
An toàn hoàng hóa : Khi xe nâng di chuyển qua các khúc cua, khu vực che
khuất tầm nhìn, rèm chắn thì phải giảm tốc độ, đi chậm, quan sát kỹ để đảm bảo an
toàn. Hàng hóa phải được xếp ngay ngắn trên Pallet đúng qui định. Pallet trống không sử
dụng phải được sắp xếp thành từng chồng ngay ngắn và để đúng nơi quy định. Khi xuất
hàng lên xe không được đẩy pallet dẫn đến làm hỏng pallet. Khi nâng hạ pallet trên
nền kho, nhà xưởng phải nhẹ nhàng tránh hỏng hóc và làm xước mặt sàn. Xếp dỡ hàng
hóa phải nhẹ nhàng,không quăng quật, không leo trèo, dẫm chân, ngồi, bôi vẽ lên hàng
hóa. chấp xếp hang hóa đúng quy cách. Các sản phẩm, hàng hoá vật tư, nguyên vật
liệu, sữa thành phẩm, để cách tường 0.5 m, không chất xếp hàng hóa tại lối đi và các
của thoát hiểm, vị trí để bình cứu hóa, cầu dao điện, phương tiện chữa cháy, tủ thuốc
cấp cứu.
Đối với nhà thầu : Nhà thầu tự trang bị bảo hộ lao động theo quy định của kho,
như áo phản quang, dày bảo hộ và 02 cục chèn để chèn bánh xe. Sử dụng BHLĐ đúng
mục đích và đầy đủ, tự bảo quản tài sản cá nhân khi đến kho làm việc. Đại diện nhà
thầu phối hợp với bộ phận kho, an ninh và an toàn và các phòng ban liên quan để được
đào tạo an toàn lao động, an toàn thực phẩm và quy đinh an ninh trước khi vào làm
việc. Cá nhân hay tập thể nhà thầu đã được đào tạo, nhưng có dấu hiệu vi phạm thì vệ
sỹ kết hợp với phòng ban liên quan lập biên bản đình chỉ công việc ngay lập tức. Họp
nhắc nhở nhà thầu và yêu cầu cam kết thực hiện đẩy đủ và đảm bảo ATLĐ và PCCC
mới tiếp tục cho làm.
Trong qúa trình làm việc trong kho nhà thầu không được tự ý sử dụng tài sản, thiết bị
và dụng cụ của kho khi chưa được sự đồng ý của quản lý kho. Trong qúa trình làm
việc nhà thầu làm hư hỏng tài sản của kho phải đền bù100% giá trị tài sản. Nhà thầu
bốc xếp, xếp dỡ hàng hóa phải nhẹ nhàng,không quăng quật, không leo trèo, dẫm
chân, ngồi, bôi vẽ lên hàng hóa, chấp xếp hàng hóa đúng quy cách
Đối với bộ phận an ninh và vệ sỹ: Vệ sỹ làm việc trong kho có trang phục chỉnh tề và
BHLĐ đầy đủ theo quy định của bộ phận kho ( áo phản quang, dày BHLĐ).Tất cả các

59
sự việc xảy ra trong phạm vi kho. Vệ sỹ tiến hành lập biên bản sự việc và báo cáo cho
bộ phận kho và phòng an ninh. Vệ sỹ kiểm đếm xuất nhập hàng chính xác và ghi chép
đầy đủ, rõ ràng, lưu giữ cẩn thận để khi đối chiếu,kiểm tra và thời gian lưu tối thiểu 12
tháng.Vệ sỹ không được bỏ vị trí ca trực trong giờ làm việc, trường hợp bất khả kháng
đội trưởng vệ sỹ có trách nhiệm bố trí nhân viên khác đến trực thay và báo cáo cho
Giám sát an ninh Công ty. Thời gian đi tuần tra trong và ngoài kho tối thiểu 02 giờ/lần
và ghi chép vào sổ nhật ký làm việc trong ca để bổ phận kho & an ninh kiểm tra.Ngoài
giờ hành chính vệ sỹ đi tuần tra, kiểm tra và ghi check list kiểm soát nhiệt độ kho Lạnh
và container lạnh đầy đủ, định kỳ 02 giờ/lần, khi có sự cố như mất điện, hỏng hóc, bất
thường lập tực gọi điện thông báo cho giám sát/quản lý kho.
Phạm vi kiểm soát an ninh: Cửa chuyển hàng thành phẩm từ nhà máy sang kho
trung tâm, khu vực xạc ắc quy, nhà để xe và dọc hành lang từ nhà xe đến cuối văn
phòng, tuần tra vòng trong kho
Chốt B3(01 người/chốt). Thời gian làm việc 16h/24h trong ngày(từ 6h đến 22h) và 7
ngày /tuần, chia làm hai ca mỗi ca làm 8h/24giờ. Kiểm soát an ninh 10 cửa xuất-nhập
hàng trước nhà kho, của xuất hành ở container lạnh và dọc hành lang sau dãy racking
từ A1 đến A4
 Vệ sinh kho
Để đảm bảo các khu vực trong kho và ngoài kho, các thiết bị được duy trì trong tình
trạng sạch sẽ và hoạt động tốt nhằm ngăn ngừa hàng hoá bị bẩn và tránh ảnh hưởng tới
chất lượng sản phẩm cũng như các hoạt động hàng ngày của kho.. Công nhân vệ sinh
tiến hành thực hiện công việc hàng ngày theo lịch vệ sinh và ghi chép chứng từ.
Trường hợp công nhân vệ sinh không có mặt để thực hiện công việc, nhân viên điều
hành sẽ chỉ định nhân viên bộ phận khác ra thực hiện công việc.
Quy trình và lịch vệ sinh nhà kho rất có hệ thống và hiệu quả luôn đảm bảo kho hãng
sạch sẽ , gọn gàng.

60
 LỊCH LÀM VIỆC CỦA CÔNG NHÂN VỆ SINH HÀNG NGÀY

Thời gian
7h00 7h45 9h 30 11h30 11h40 13h-16h 16h30
trong ngày
Vệ sinh khu
vực nhà vệ Kết thúc thu
Công Vệ sinh bề
sinh và nhà để Vệ sinh bề dọn dụng cụ và
nhân vệ Vệ sinh văn phòng Quét khu vực lối đi trong kho mặt hàng Đổ rác
xe, khu vực mặt hàng hóa chuẩn bị cho
sinh hóa
xuất nhập ngày tiếp theo
hàng

Chú ý :

1. Sử dụng chổi/hút bụi để quét lối đi

2. Sàn nhà vệ sinh phải đảm bảo luôn trong tình trạng khô ráo và không có mùi lạ.

Bảng 2.9 : Lịch làm việc của công nhân vệ sinh kho (Nguồn : văn phòng kho)

61
 2.2.2 Quy trình quản lý chứng từ
Thông qua hệ thống chứng từ cập nhật rõ ràng, đầy đủ và chính xác được lưu lại, từ
đó tìm ra biện pháp ngày càng hoàn thiện chất lượng của sản phẩm, dịch vụ . Nhằm
đảm bảo tất cả chứng từ lưu lại phải rõ ràng, chính xác, đầy đủ và kịp thời để không gây
nhầm lẫn, thất thoát cho người sử dụng, tham khảo và thuận tiện trong việc quản lý.
* Trách nhiệm lưu trữ và quản lý các chứng từ trong hoạt động thuộc các bộ phận khác
nhau và được phân chia như sau:
 Nhân viên quản lý hàng xuất (Danh sách xuất hàng và Outbound).
 Nhân viên quản lý hàng nhập (Phiếu nhập hàng và Picking list, phiếu XKKVCNB,
biên bản sự việc).
 Nhân viên kiểm soát số liệu (Phiếu kiểm đếm hàng hóa, biên bản sự việc)
 Quản lý kho là người chịu trách nhiệm phân loại tính bảo mật của hồ sơ.
Cách ghi chứng từ: Quy trình ghi chứng từ để lưu lại phải tuân thủ 4 nguyên tắc sau:
Chính xác ;Đầy đủ;Nhất quán ;Kịp thời.
Chứng từ phải thể hiện đầy đủ, chính xác khối lượng công việc đã hoàn thành.
Tất cả nhân viên phải nhận biết được loại chứng từ cần thiết trong quá trình làm việc
và cách thức phân loại, cập nhật và lưu trữ liên quan tới những nghiệp vụ nào.
Tất cả chứng từ bằng giấy phải:
 Dễ đọc và phải được ký bởi người hoàn thành việc ghi chứng từ có liên quan. (Dễ
đọc, dễ hiểu và phải được xác nhận bởi người thực hiện, người giám sát hoặc của
các bên có liên quan).
 Ghi bằng mực khó phai để đảm bảo chứng từ có thể lưu trong thời gian dài mà vẫn
có thể đọc được. Dữ liệu được ghi trong máy tính cũng phải đầy đủ, chính xác, an
toàn và có thể tìm được trong thời gian ngắn nhất.
 Quy trình khi sửa lỗi trong chứng từ .
 Gạch một đường kẻ ngang trên phần chứng từ cần sửa rồi ghi vào dữ liệu chính xác.
 Khi sửa dữ liệu cần phải ghi rõ lý do sửa, ngày sửa và người sửa phải ký xác nhận
 Nghiêm cấm sử dụng bút xóa trong quá trình sửa.
 Lưu trữ, an toàn, truy xuất khi cần thiết
 Chứng từ gốc cần được lưu giữ trong nơi an toàn để ngăn không cho người lạ
sử dụng và lấy chứng từ ra khỏi file tránh thất lạc, mất mát hoặc hư hỏng.
62
  Các chứng từ được lưu trong các file chứng từ có cùng kích thước. Tên của file
chứng từ được thể hiện trên file binder có cùng format
 Khu vực lưu chứng từ sạch sẽ với mức nhiệt độ và độ ẩm phù hợp để đảm
bảo chứng từ không xuống cấp trong quá trình lưu trữ.
 Để thuận tiện trong việc lưu trữ và truy lục, chứng từ được lưu giữ theo qui tắc
dễ lấy, dễ thấy, dễ tìm và dễ truy lục nhưng phải tuyệt đối an toàn.
 Phân loại chứng từ, dán nhãn trước khi lưu trữ tránh tình trạng nhầm lẫn, thất
lạc hoặc mất mát nhằm dễ dàng cho việc truy xuất, giảm thời gian tìm kiếm.
* Quy định lưu, huỷ hồ sơ (hard copy, soft copy): Khi các chứng từ hết hạn lưu
trữ thì cần phải được hủy và việc hủy chứng từ này phải đảm bảo rằng các chứng từ
được hủy hoàn toàn, không để lọt các thông tin trên chứng từ lọt ra ngoài. Đối với các
chứng từ giấy (hard copy) nên sử dụng máy hủy hồ sơ, đối với trường hợp các file
hoặc email thì phải được xóa hoàn toàn khỏi máy tính.
* Bí mật kinh doanh, bảo mật hồ sơ: Tùy thuộc vào mức độ quan trọng và nhạy
cảm về thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh mà các hồ sơ, chứng từ phải được
phân loại về tính bảo mật và quy định cách lưu giữ, phân phối riêng cho từng mức độ
bảo mật. Quản lý kho là người chịu trách nhiệm phân loại tính bảo mật của hồ sơ.
2.3. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến kết quả quản trị kho hàng trung tâm
2.3.1. Nhân tố khách quan
a. Vị trí địa lý thuận lợi : Nhà máy đặt tại Nghĩa Đàn – Nghệ An nơi có đất đai
rộng lớn rất thuận lợi cho dòng lưu chuyển nguyên vật liệu cho trang trại bò sữa của
TH . Kho Trung tâm đặt sát nhà máy chế biến sữa của miền trung phù hợp cho việc
phân phối hàng hóa đi các tỉnh thành trên toàn quốc . Phương thức vận chuyển chủ yếu
bằng đường bộ thông qua đối tác vận tải, phương tiện vận chuyển là các xe tải , xe
container thường và xe lạnh ( vận chuyển hàng lạnh như kem , sữa chua …) với chi
phí thấp nhất. Chỉ trong tình huống khẩn cấp công ty mới dùng đến vẫn tải hàng
không hoặc đường biển . Khí hậu cũng ảnh hưởng đến hoạt động Logistics, đối với
tháng 7 và tháng 8 sẽ xuất hiện khá nhiều đợt bão, làm sạt lở đất núi, hỏng đường …
điều này làm ảnh hưởng đến lịch trình giao hàng ,làm chậm hàng. Những lô hàng này
thường là những lô hàng lớn, khi có bão thường sẽ bị hoãn lịch khiến cho thời gian vận
chuyển bị kéo dài đến 1 tuần hay 10 ngày . Trong điều kiện bình thường hàng từ kho

63
đi Thành Phố Hồ Chí Minh chỉ 3 ngày. Việc trì hoãn này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sản
xuất , lưu kho nên thường khi quản trị logistics sẽ phải tính được lượng tồn kho và
thường phải có lượng hàng dự trữ cho sản xuất trong khoảng 2 tuần, đây được coi là
lượng tồn kho an toàn của công ty. Nhưng đôi khi việc tính toán sẽ không chính xác,
dẫn đến sẽ có nguy cơ thiếu hàng
b. Ngày càng nhiều các công ty cung cấp dịch Logistics: Ngành logistics ngày
càng được quan tâm, chính vì vậy rất nhiều các công ty logistics xuất hiện. Họ cạnh
tranh với nhau và chính bởi vậy người được lợi lại là các công ty. Công ty sẽ chọn lựa
dựa trên tiêu chí chất lượng, cũng như chi phí phù hợp nhất. Cụ thể là, dịch vụ kho bãi
công ty Logistics SC dễ dàng tìm được nhà kho đạt tiêu chuẩn đáp ứng được nhu cầu
chứa hàng mở rộng cho hoạt động sản suất của TH True Milk với giá cả hợp lý và kho
hàng lại đặt khá gần công ty sẽ được lựa chọn để làm người hỗ trợ cho công ty trong
dịch vụ kho bãi. Mỗi công ty logistics đều có những lợi thế riêng nên chúng ta có thể
lựa chọn dịch vụ để sử dụng sao cho phù hợp và hiệu quả tối đa nhất.
c. Môi trường pháp luật được hoàn: thiện Sự ổn định của hệ thống chính trị, luật
pháp, chính sách của một quốc gia có ảnh hưởng rất nhiều đến sự ổn định và khả năng
phát triển của các ngành kinh tế nói chung. Đối với hoạt động doanh nghiệp sản xuất
nói riêng cũng không nằm ngoài sự tác động đó. Việt Nam là một quốc gia có ổn định
chính trị tạo động lực cho phát triển hoạt động đầu tư, tăng trưởng kinh tế. Hệ thống
chính sách minh bạch, thông thoáng và công bằng cũng sẽ là môi trường thuận lợi cho
công ty CP Logistics CS phát triển. c. Các nguồn cung ứng Nguồn cung ứng có tầm
quan trọng rất lớn đối nguồn đầu vào, công ty có rất nhiều nguồn cung ứng khác nhau.
Kể cả khi cùng một nguyên vật liệu đầu vào, sẽ có 2 đến 3 nhà cung cấp có thể cung
ứng linh kiện đó. Điều này sẽ làm giảm nguy cơ bị thiếu hàng hoặc rủi ro khi
2.3.2 Nhân tố chủ quan
a. Nhu cầu sữa của thị trường tăng lên : Trong gia đoạn 2010-2013 lượng sữa
cung ứng ra thị trường thấp do thị phần của Sữa TH True Milk chỉ chiếm thị phần rất
nhỏ 7,7% so với hai ông lớn đang chiếm lĩnh thị trường là Vinamilk 48,7% và Dutch
Lady 25,7% . Bài toán giải quyết hàng tồn kho khổng lồ khiến cho nhà quản trị đau
đầu trong bối cảnh thị trường non trẻ , tiêu thụ thấp vì người tiêu dùng chưa biết đến
nhiều và chưa đủ niềm tin với thương hiệu này như các sản phẩm sữa của Vinamilk

64
, Cô gái Hà Lan rất phổ biến và quen thuộc với họ. Do đó , lượng hàng tồn kho cao
tạo sức ép lên công tác quản trị tồn kho ,đòi hỏi phải có nhiều nhân lực hơn, việc quản
lý phải chặt chẽ, tránh tình trạng hàng đưa về quá nhiều mà không có chỗ chứa hàng .
b. Đào tạo nguồn nhân lực : Hoạt động Logistics luôn đòi hỏi phải có nguồn nhân
lực đông đủ và có kinh nghiệm. Ở Việt Nam, khả năng cung ứng nhân lực logistics đã
hoàn toàn bất lực trước sự phát triển của logistics. Và hệ lụy là, đa số nhân viên đang
hoạt động trong lĩnh vực logistics đều xuất thân từ các ngành ngoại ngữ, ngoại thương
và các ngành hàng hải khác. Dĩ nhiên, kiến thức của họ về quản trị logistics và chuỗi
cung ứng rất thiếu và yếu, thậm chí có người chẳng hiểu gì về logistics. Sự hạn chế về
chất lượng nguồn nhân lực đã phần nào làm chậm lại và kém hiệu quả của quá trình
Logistics. Công ty khó có thể đào tạo bài bản mà thường đào tạo tại chỗ thông qua các
khóa đào tạo nội bộ từ các trưởng bộ phận và các nhận viên có kinh nghiệm lâu năm sẽ
truyền dạy cho nhân viên mới .Đôi khi việc phối hợp không nhịp nhàng cũng làm ảnh
hưởng đến hoạt động quản trị kho hàng của công ty.
c. Cơ sở vật chất kỹ thuật : Công ty đầu tư xây dựng kho với trang thiết bị hiện đại
như xe kéo, đẩy, xe nâng,.. tạo hiệu quả tốt cho hoạt động bốc xếp hàng hóa kho. Giúp
giải phóng hàng nguyên liệu nhanh để đón các đợt hàng tiếp theo một cách nhanh
chóng. Nhà kho có 10 cửa khai thác hàng rất thuận lợi và giảm được tình trạng tắc
nghẽn xe hàng tại cửa kho
2.4 Nhận xét về quản trị kho trung tâm của công ty CP Logistics SC
2.4.1 Thành tựu :
Với bộ quy trình vận hành chuẩn ,chi tiết, chặt chẽ kết hợp phần mềm quản trị
kho SAP giúp cho công tác quản trị hoạt động tại kho trung tâm cũng như các kho
khác đạt được hiệu quả cao trong quá trình điều hành ,kiểm tra , giám sát được dễ
dàng. Giúp cho nhà quản trị kịp thời xử lý những sự cố có thể xảy ra trong từng khâu
nghiệp vụ kho. Từ đó đảm bảo hệ thống “chạy” trơn tru , nhịp nhàng , liên tục góp
phần giảm giá thành sản phẩn và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
 Có sự phân công rất rõ ràng, tổ chức thực hiện hoạt động kho trung tâm theo từng
nhiệm vụ đã giao theo bộ phận, phòng ban.
 Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa luồng thông tin từ bộ phận này đến bộ phận kia để
hoạt động kho diễn ra thông suốt. Luồng thông tin được trao đổi giữa các bộ phận

65
 rất quan trọng, nó quyết định đến cách tính chính xác để lên kế hoạch, tổ chức và
triển khai các nghiệp vụ kho.
 Đánh giá công nhân viên theo KPI lấy đó làm căn cứ khen thưởng, tăng lương để
khuyến khích mọi người trong công việc.
Ví dụ bảng đánh giá KPI quản lý kho 9/2017 ở các kho ba miền tỉ lệ hoàn thành gần
như tuyệt đối . Kết quả này , một phần nhờ công cụ SAP và hệ thống camera giám sát
24/24 cùng bộ quy trình vận hành chuẩn giúp các quản lý kho hoàn thành tốt nhiệm vụ
của mình.

 Hàng năm công ty tổ chức tham quan, du lịch cho các cán bộ công nhân viên của
mình nhằm nâng cao khả năng gắn kết giữa các nhân viên, các phòng ban trong
công ty và Tập đoàn. Giúp họ có cơ hội giao lưu, học hỏi và hiểu nhau hơn qua các
buổi dã ngoại từ đó tiến độ làm việc của họ sẽ tốt và nhanh chóng hơn.
 Quản trị kho đã được chuyên môn hóa rõ ràng từng công đoạn , kế hoạch nhập
hàng về nhà máy được kiểm soát theo dõi chặt chẽ, làm cho kho không bị tình
trạng quá tải chỗ chứa sữa thành phẩm.
 Công tác giữ vệ sinh , quản trị rủi ro trong kho hàng được nghiêm túc thực hiện
thông qua các quy định khắt khe trong nội quy quy trình vận hành kho.

66
 QUY ĐỊNH VỀ THỜI GIAN XẾP DỠ HÀNG

Thời gian xuất hàng quy

Thời gian xuất hàng quy định
định
Thời
Loại xe Số
Thời gian gian
(tấn) thùng/xe Thời gian chậm nhất Thời gian chậm
nhanh nhất nhanh
(phút) nhất (giờ)
(phút) nhất
(giờ)

1.25T 260 20 30 0.33 0.50

2.5T 400 30 50 0.50 0.83

3.5T 550 40 70 0.67 1.17

5T 800 60 90 1.00 1.50

8T 1400 70 140 1.17 2.33

11T 1700 85 170 1.42 2.83

15T 2300 115 185 1.92 3.08

3170 120 190 2.00 3.17

Cont
5000 150 240 2.50 4.00
Bảng 2.10 : nguồn do văn phòng kho cung cấp

Nhìn chung , công tác xếp dỡ hàng luôn đảm bảo đúng tiến độ theo bảng 2.9. Đặc
biệt dòng sữa thanh trùng luôn được ưu tiên nhân lực để quá trình bốc xếp lên xe lạnh
có thời gian ngắn nhất. Bởi sữa thanh trùng chỉ để được ở nhiệt độ thường 30 phút,
cong lại luôn phải bảo quản lạnh để đảm bảo dinh dưỡng và không bị hỏng do nhiệt độ
môi trường thường.
2.4.2 Hạn chế
 Nguồn nhân lực tuyển dụng chủ yếu tại địa phương cho vị trị xếp dỡ hàng hóa
có trình độ không cao nên nhiều khi chưa ý thức được trách nhiệm trong công việc ,
thiếu cẩn thận trong khi lái xe nâng hạ làm va quệt ,gây hư hỏng hàng hóa . Chưa có ý
thức cao trong việc giữ gìn vệ sinh chung của kho gây mất mỹ quan và an toàn vệ sinh
thực phẩm . Bởi kho trung tâm là hàng thực phẩm ăn uống nên vấn đề “sạch” được đề
cao. Những điều này đã ghi đầy đủ trong quy định của kho nhưng không phải lúc nào
người quản lý cấp cao cũng có mặt ở đó để giám sát , kiểm tra , nhắc nhở .

67
  Kho bị thiếu hụt hàng hóa : có 3 nguyên nhân chính như sau:
 Trong quá trình xuất nhập hàng hóa : nhân viên kho xuất nhập hàng ( do lỗi chủ
quản làm việc không cẩn thận, không tuân thủ quy trình xuất nhập )
 Nhân viên kho thông đồng với các bên ( lái xe/ bốc xếp) ăn cắp hàng hóa.
 Bao bì và quy cách hàng hóa dễ nhầm lẫn do màu sắc mẫu mã tương tự nhau
 Hàng hóa trong kho bị hỏng / rơi đổ vỡ
 Nguyên nhân hàng hóa bị hỏng, nhân viên vận hành xe nâng trong quá trình
nhập và xuất hàng trên giá kệ thao tác không đúng cách, xe va quyệt gây nên hàng hóa
bị hỏng, rơi đổ. Thực tiễn hoạt động kho hàng hiện nay trong ngành Logistics khá phổ
biến, mức độ và tỷ lệ hàng hóa bị hỏng tùy thuộc từng hoạt động doanh nghiệp. Để
khắc phục và hạn chế việc này, tuyển nhân sự phù hợp, có các chương trình đào tạo kỹ
năng vận hành, cải tiến hạ tầng nhà kho ( xe nâng hạ, hệ thống giá kệ, hệ thống chiếu
sáng vvv….)
 Nguyên nhân hàng hóa bị hư hỏng: Trong quá trình xuất nhập hàng trên xe,
nhân viên bốc xếp nhà thầu ( quăng quật hàng hóa, giẫm lên hàng hóa )
 Date hàng bị sai lệch, xuống date.
Đối với mặt hàng sữa đều có date sử dụng rất ngắn ( hàng sữa thanh trùng 9 ngày,
hàng sữa tiệt trùng 6 tháng, hàng sữa chua 40-45 ngày.)
 Nhân viên kho xuất và nhập hàng hóa không đúng vị trí thực tế trong kho ( trên
giá kệ) dẫn đến tồn kho thực tế và tồn kho hệ thống sai lệch.
 Hàng xuống date do nguyên nhân sau: bộ phận Sale xây dựng tồn kho của một loại
sữa nào đó cao hơn sức bán trên thị trường ( dự báo chưa chính xác do nhiều yếu tố khách
quan không lường trước được tác động tới). Kho bị đầy thiếu diện tích chứa hàng.
 Mất điện , xe nâng /hạ gặp trục trặc , hỏng hóc khiến cho kho không xuất / nhập
được hàng gây dồn ứ đầy kho ( tưởng hợp này diễn ra trong thời gian ngắn , xử lý được)
 Nhân viên vận tải, Đội bốc xếp: nhân viên bên nhà cung cấp làm việc thiếu
trách nhiệm hoặc vòi vĩnh bồi dưỡng trong quá trình giao/nhận bốc dỡ hàng lên/ xuống
xe, quăng quật gây ra tình trạng hàng bị móp méo bao bì dẫn đến việc khi giao cho
khách ( các nhà phân phối, siêu thị) từ chối , phàn nàn về chất lượng hàng hóa làm ảnh
hưởng đến uy tín của công ty cũng như thương hiệu TH true milk. Hoặc có thể do làm
ca đêm ( 14h-22h; 22h-6h) nhân viên mệt mỏi, tâm trạng không tốt, làm việc hời hợt.

68
 Tiểu kết chương 2.
Từ những thực trạng đã được chỉ ra ở trên tác giả đánh giá cao hệ thống quản trị kho
trung tâm của công ty CP Logistics SC. Không thể phủ nhận sự ưu việt của SAP đã
được nhiều hãng tin dùng trên thế giới. SAP là trợ thủ đắc lực nhưng con người mới
đóng vai trò quyết định trong quá trình vận hành để đạt hiệu quả tối ưu . Không có hệ
thống nào hoàn hảo , ngay cả những tập đoàn lớn chuyên nghiệp thì những vấn đề còn
tồn tại đã đề cập ở trên vẫn xảy ra. Do vậy, ở chương 3 tác giả mạnh dạn đưa ra một số
giải pháp để giúp công tác quản trị kho trung tâm hoàn thiện hơn nữa.

69
 Chương 3

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ KHO TRUNG TÂM TẠI
CÔNG TY CP LOGISTICS SC – TH GROUP

3.1 Định hướng phát triển của công ty Logistics SC

Mục tiêu của công ty đến năm 2022 : Hiện tại, công ty đang sử dụng dịch vụ thuê
ngoài cho hoạt động kho tại Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh do chưa tuyển được nhân
sự quản lý phù hợp phụ trách khu vực này và tiềm lực tài chính để có thể tự xây kho và
vận hành. Với quy mô ngày càng mở rộng TH Group nên định hướng của công ty CP
Logistics SC là từ nay đến năm 2022 sẽ từng bước xây dựng kho Đà Nẵng và TP.Hồ
CHí Minh tự vận hành nhằm giảm chi phí giá thành sản phẩm , tạo lợi thế cạnh tranh
cho TH true milk.
Thương hiệu Đà Lạt Milk cũng được TH mua lại từ 2017 với mục đích mở rộng
quy mô và xây dựng trang trại bò sữa tại Lâm Đồng hiện đại giống như ở Nghĩa Đàn-
Nghệ An. Với mục tiêu dẫn đầu ở thị trường sữa trong nước và phục vụ nhu cầu xuất
khẩu sữa Việt ra thế giới ( Tham vọng của bà chủ tịch tập đoàn) . TH Group tham
vọng đưa sữa TH True Milk vươn ra thế giới bằng cách đã đăng ký thương hiệu ở 60
quốc gia trên toàn thế giới.
Ngay từ khi Dự án Sữa tươi sạch TH - mà Công ty cổ phần sữa TH là mắt xích
quan trọng - bà Thái Hương đã có tư duy vượt trội khi “đi tắt đón đầu” đưa công nghệ
đầu cuối hiện đại nhất thế giới sản xuất dòng sữa tươi sạch trên đồng đất Phủ Quỳ
(Nghệ An). Hiện nay, công ty giữ vai trò là nhà sản xuất sữa tươi hàng đầu tại Việt
Nam. Sản phẩm được phân phối trên các kênh hiện đại, truyền thống và đặc biệt là
phân phối qua hệ thống hơn 200 cửa hàng TH true Mart. Theo kết quả nghiên cứu thị
trường tháng 2/2015 về sức khỏe thương hiệu TH true MILK của IPSOS, một trong
những công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực nghiên cứu thị trường thì có tới 100%
người tiêu dùng biết đến sản phẩm, 96% cho rằng chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu
cầu của bản thân; 31% cảm thấy gắn bó với TH true MILK hơn những nhãn hiệu khác.
Sự yêu mến của người tiêu dùng Việt Nam đã khẳng định uy tín và vị thế của thương
hiệu TH true MILK trên thị trường Việt Nam và là “bàn đạp” để TH tự tin bước ra thị
trường quốc tế. Sản phẩm TH true MILK bắt đầu tiến quân ra các thị trường Trung
Quốc, Asean. Đặc biệt, ngày 18/5/2016, tại tỉnh Moscow và ngày 18/10/2016, tại tỉnh

70
Kaluga (Liên bang Nga), TH đã phối hợp với chính quyền các tỉnh khởi công Dự án
Tổ hợp chăn nuôi bò sữa và chế biến sữa giai đoạn 1 của Tập đoàn TH tại Nga với
mức đầu tư 500 triệu USD. Đây là giai đoạn đầu tiên trong tổng thể Dự án Tổ hợp
chăn nuôi bò sữa và chế biến sữa tập trung quy mô công nghiệp và một số dự án về
thực phẩm với tổng vốn đầu tư 2,7 tỷ USD tại Liên bang Nga. Đây là dự án đầu tiên
của Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất, chế biến sữa tại Nga - quốc gia có truyền thống
lâu đời về sử dụng sữa, các sản phẩm từ sữa và là dự án của Việt Nam có vốn đầu tư
lớn nhất tính tới thời điểm hiện tại…

Chương trình Thương hiệu Quốc gia sẽ là niềm tin, điểm tựa để minh bạch thông tin
sản phẩm, tạo “bệ phóng” cho sản phẩm Việt Nam hội nhập quốc tế, trong đó có TH
true MILK. Do đó Công ty CP Logistics SC luôn song hành cùng với sự lớn mạnh của
TH Group.

3.2 Giải pháp hoàn thiện quản trị kho trung tâm tại công ty CP Logistics SC
Từ những nguyên nhân đã nhắc đến ở chương 2 tôi xin đưa ra một số giải pháp
,hy vọng nó sẽ hữu ích cho nhà quản trị .
3.2.1. Về nguồn nhân lực
Công ty muốn ngày càng phát triển hơn nữa thì cần phải có chính sách phát triển
nguồn nhân lực sao cho hợp lý. Công ty cần phải có chiến lược đào tạo nguồn nhân lực
phù hợp cho từng bộ phận của công ty nói chung và cho bộ phận logistics của công ty
nói riêng. Bởi yếu tố con người là yếu tố chủ đạo trong bất kỳ một hoạt động, một
công việc nào. Phân công đúng người, đúng ngành đúng nghề sẽ đem lại hiệu quả
công việc cao hơn. Ngoài việc thu hút và giữ chân các nhân tài, công ty nên quan tâm
đến chính sách đãi ngộ cho các cán bộ công nhân viên của mình cho họ cảm giác yêu
nghề và gắn bó với công ty hơn - Thưởng từng quý, từng năm sau khi công ty tổng
hợp kết quả kinh doanh của quý, năm tương ứng.
Vào những ngày lễ, dịp đặc biệt như sinh nhật, quốc tế phụ nữ 8/3 công ty sẽ có
những món quà ý nghĩa thể hiện sự quan tâm tặng cho cán bộ công nhân viên của
mình. Giúp họ hiểu rằng, họ rất quan trọng trong sự thành công của công ty, mọi người
luôn nhớ và yêu thương họ.
Có chính sách đãi ngộ , trợ cấp tiền lương khi làm việc tăng ca ngoài giờ cho cấp
quản lý kho . Hiện tại công ty chỉ trợ cấp cho công nhân kho mà cấp giám sat ,quản lý

71
kho lại không được hưởng trợ cấp này . Chính yếu tố này khiến cho đội ngũ quản lý
chưa có tinh thần trách nhiệm cao trong việc giám sát hoạt động kho hàng.
Công nhân lao động đi làm chỉ trông vào tiền lương và hưởng bảo hiểm y tế theo
quy định của nhà nước . Công ty đang áp dụng chính sách bảo hiểm y tế 24/24 cho
cấp quản lý trung và cao cấp . Thiết nghĩ công ty nên có chính sách bảo hiểm 24h cho
nhân viên, cho họ thấy mình được đãi ngộ tốt từ đó họ sẽ gắn bó và nâng cao tinh thần
trách nhiệm trong công việc hơn trước. Đồng thời công ty nên đóng bảo hiểm xã hội
theo đúng thu nhập thực tế thay vì đóng bảo hiểm ở mức thấp theo luật quy định.
Việc tuyển người nhà , quen biết không đủ điều kiện vào làm , lại mất thời gian
đào tạo ,chỉ dẫn để đáp ứng yêu cầu công việc. Tình trạng này ở TH Group xảy ra phố
biến bởi các mối quan hệ chồng chéo , nhiều khi là từ cấp trên chỉ định xuống yêu cầu
người phụ trách phải sắp xếp việc cho anh A, chị B… điều này ít nhiều ảnh hưởng đến
hoạt động chung nếu người đó không không hoàn thành công việc được giao. Công ty
muốn phát triển bền vững thì khâu tuyển dụng nhân sự nên công khai , minh bạch để
lựa chọn được ứng viên phù hợp có đủ năng lực , chuyên môn . Tránh tình trạng tuyển
người thiếu kinh nghiệm , có thái độ làm việc không nghiêm túc, ỉ lại vì mối quan hệ
người nhà , người quen biết nên làm việc tắc trách thiếu tinh thần trách nhiệm. Nhân
viên kho đòi hỏi phải có đủ điều kiện như trung thực, thật thà ,chăm chỉ, cẩn thận ,có ý
thức giữ gìn tài sản công ty . Có như vậy mới tránh được những vấn đề đáng tiếc xảy ,
nhiều khi chỉ vì tham cái lợi nhỏ mà làm hỏng việc cả tập thể như thông đồng với nhau
ăn cắp hàng hóa dẫn đến hàng giao cho khách bị thiếu hụt , khách trả lại làm mất uy
tín và tăng chi phí cho công ty. Tuy nhiên , để làm được điều này thì cần sự thay đổi từ
trên – người có tính chất quyết định như bà chủ tịch tập đoàn. TH Group ngày càng
phát triển nếu cứ giữ cách làm việc cũ thì sẽ khó vươn tầm thế giới như mong muốn
của bà chủ TH.
Điều quan trọng nhất là công ty nên tạo môi trường, điều kiện làm việc năng
động, chuyên nghiệp và có khả năng thăng tiến cao cho cán bộ công nhân viên. Đào
tạo đội ngũ nhân viên và quản lý phục vụ hoạt động Logistics, nguồn nhân lực phục vụ
cho các hoạt động Logistics được đào tạo bài bản bởi đây là khâu quan trọng. Ta có
thể thấy đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty đa số là những người trẻ tuổi.
Với một đội ngũ công nhân viên trẻ trung, có tri thức giúp cho công ty luôn hoàn thành

72
tốt kế hoạch, nhiệm vụ đặt ra. Công ty thực hiện đào tạo theo phương thức lý thuyết và
“Training on job”, sau khi học các lý thuyết cơ bản thường là từ 3-5 ngày, người mới
sẽ được những người làm việc có kinh nghiệm chỉ dạy trực tiếp vào công việc. Cách
đào tạo này được đánh giá là sẽ giúp nhân viên nhanh chóng tiếp cận công việc hơn.
Tăng cường đào tạo nâng cao năng lực và trình độ cho đội ngũ nhân lực phục vụ
công tác vận hành lái xe nâng. Dù tuyển dụng đầu vào tất cả các công nhân đều có kinh
nghiệm vận hành lái xe nâng trong kho nhưng trên thị trường hiện nay có nhiều loại kho
khác nhau : nhà kho 1 tầng , 2 tầng … có thể nhân viên đã làm việc cho các kho hàng có
quy mô nhỏ hơn , hệ thống giá kệ thấp hơn nên khi lái nâng hàng lên giá kệ 5 tầng của
kho Mega chưa quen nên lung túng trong lúc xử lý dẫn đến va quệt làm đổ hàng gây thiệt
hại. Công ty nên tổ chức đào tạo lại tại chỗ cho đội ngũ này dưới sự hướng dẫn của nhân
viên kỳ cựu. Hàng quý có thể tổ chức cuộc thi lái xe nâng /hạ hàng an toàn , nhanh nhất
theo những tình huống thường gặp , ít gặp để đánh giá thao tác thuần thục của nhân viên.
Thông qua hoạt động này giúp cho nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng và thấy vai trò của
mình được đề cao từ đó sẽ có ý thức trách nhiệm hơn với công việc.
Có chính sách đặc biệt cho công nhân viên làm viêc ca đêm ( 22h-6h sáng) , giờ
giấc làm việc của họ thật sự căng thẳng và mệt mỏi hơn so với khung giờ hành chính.
Đồng hồ sinh học bị đảo lộn khác người bình thường nên dễ mệt mỏi , buồn ngủ dẫn đến
thiếu sựu tập trung và tính chính xác khi xuất/nhập hàng. Do vậy nếu được công ty quan
tâm trả thù lao lao động tương xứng thì họ sẽ nhiệt tình hơn với công việc. Dẫu biết rằng
cơ chế tiền lương cho từng bộ phận được xây dựng trên mặt bằng chung , nhưng vẫn có
thể xem xét tăng lên 15-20% cho công nhân làm ca đêm, thay vì phải mất chi phí cho
lượng hao hụt hàng hóa trong giới hạn cho phép thì chuyển phần tiền này tăng lương cho
công nhân. Ai đi làm cũng vì thu nhập cả , khi họ nhận thấy công ty quan tâm đến họ với
phần thu nhập tăng thêm này giúp cho họ có động lực làm việc tốt hơn.
3.2.2 Hàng hóa bị thiếu hụt
Nhân viên giao nhận hàng tắc trách hoặc chủ quan không tuân thủ quy trình ,
hay thông đồng với các bên liên quan ăn cắp hàng bán ra bên ngoài . Việc phát hiện sai
lệch có thể biết trong quá trình bán hàng, giao cho khách hàng, khách hàng kiểm tra
không đúng date không nhận, từ chối nhận hàng. Trường hợp giao hàng bị khách trả
về làm phát sinh chi phí vận tải nếu ít thì nhà xe thường hỗ trợ ( giữ mối quan hệ làm

73
ăn) , chi phí nhiều thì công ty sẽ xem xét tùy mức độ cụ thể mà yêu cầu nhân viên đó
chịu trách nhiệm nhắc nhở lần1 ,lần 2. Để xảy ra nhiều lần sẽ bị đánh giá không hoàn
thành công việc cuối quý / năm không được xét tăng lương, thưởng. nghiêm trọng mới
xem xét cho nghỉ việc. Điều này mang tính nhân văn của công ty nhưng lại khiến cho
nhân viên không biết sợ , đôi khi lợi dụng điều này để lấy cắp hàng. Do đó theo tôi
công ty nên có chế tài xử lý nghiêm hơn, ai làm thiếu hụt hàng trong ca đó thì chịu
hoàn toàn trách nhiệm bồi thường số hàng hụt đó, hoặc chia đều giá trị số hàng thiếu
cho tất cả người trong ca làm đó . Không ai muốn bị trừ lương hay bỏ tiền túi ra bồi
thường , có như vậy thì nhân viên không lơ là hay có ý định gian dối, giám sát hay thủ
kho sẽ cẩn thận soát xét hơn.
Hàng sai lệch trên hệ thống và tồn kho thực tế do bao bì tương tự nhau của
dòng sưa tiệt trùng ít đường màu xanh nhạt và nguyên chất xanh lam nhạt có cùng thể
tích 180ml hay 110ml , hàng xuất nhập theo mã vạch nhưng trong quá trình tác nghiệp
nhân viên lấy nhầm. Dẫn đến tồn kho sai trên hệ thống khiến bộ phận Sale lên kế
hoạch sản xuất sai theo làm lượng tồn kho tăng lên. Nên bố trí sắp xếp những mã có
bao bì tương tượng nhau ở hai khu vực hoàn toàn khác nhau , đồng thời yêu cầu giám
sát và các nhân viên tuân thủ nghiêm quy trinh nghiệp vụ. Vấn đề này hoàn toàn có
thể khắc phục ngay được , chỉ cần bộ phận kho làm việc có tinh thần trách nhiệm hơn.
Kho trung tâm nên sắp xếp và tăng cường kiểm kê luôn phiên hàng ngày để có thể
phát hiện sớm hàng hóa thiếu hụt, nhầm lẫn trong kho sau khi phát hàng cuối ngày.
Hàng bị xuống date do hàng tiêu thụ thấp ( dự báo nhu cầu chưa chính xác),
khách thay đổi dòng sản phẩm khác so với đơn đặt hàng dẫn đến sản xuất nhiều, tồn
kho cao mà date sản phẩm có hạn ( xuống date) .Tồn kho lớn là một rủi ro bởi lẽ nó là
một loại đầu tư không được dùng để tạo ra các tài sản khác hay cải thiện thành quả
hoạt động của doanh nghiệp. Tồn kho khiến thiếu diện tích chứa , làm cho vòng quay
sản phẩm bị chậm ,đọng vốn mà vốn đi vay nên làm tăng chi phí trả lãi của doanh
nghiệp .Đối với trường hơp hàng xuống date, hoặc sắp hết date mặt hàng này không
thể bán thương mại công ty sẽ tiến hành cho nhân viên. Trong trường hợp tồn kho cao
mà hàng có nguy cơ bị xuống date, công ty sẽ xem xét và đưa ra chương trình khuyến
mại, chiết khấu vv…. Phương án cuối là hủy. Tình trạng này chỉ xảy ra trong gia đoạn
2013-nửa đầu 2015.

74
 Thiếu kho trong tương lai : Với tốc độ ngày càng gia tăng số lượng đàn bò đồng
nghĩa lượng sữa thu được trong tương lai cũng tăng lên . Không giống như các ngành
khác là có thể chủ động tính toán lượng hàng tồn kho tối ưu để lên kế hoạch nhập
nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm . TH true Milk bị động bởi yếu tố đầu vào là đàn
bò ngày nào cũng phải vắt sữa đều đặn , căn cứ lưỡng sữa nhận được và phân tích nhu
cầu rồi lên kế hoạch sản xuất theo mặt hàng bán chạy thì tồn kho cao, bán ít ,chậm tồn
thấp . Tất nhiên là sản lượng sữa hay số lượng đàn bò đã được hoạch định chiến lược
từ trước khi xây dựng trang trại , nhà máy nhưng thực tế khi triển khai thì không phải
lúc nào cũng thuận lợi như dự tính . Bởi sự biến động khó lường của thị trường ( cạnh
tranh, thiên tai , dịch bệnh , tốc độ hàng sản xuất ra cao hơn tốc độ bán hàng). Trường
hợp này xảy ra, thì có thể can thiệp bằng cách giảm khẩu phần ăn của bò , bò sẽ tiết ra
lượng sữa ít hơn thì sản lượng sữa thu được thấp .Hoặc phải tăng diện tích kho bằng
cách xây thêm hoặc thuê ngoài để đủ diện tích chưa hàng.
3.2.3 Tuyển chọn nhà thầu bốc xếp,vận tải
 Nhà thầu bốc xếp: Ngày nay có rất nhiều loại hình dịch vụ tồn tại theo
hướng chuyên môn hóa , trên thị trường lao động cũng hình thành nhiều công ty cung
cấp dịch vụ bốc xếp đáp ứng nhu cầu bốc dỡ hàng hóa của các doanh nghiệp. Loại
hình lao động này không đòi hỏi trình độ cao mà chỉ cần có sức khỏe tốt , nhanh nhẹn ,
chăm chỉ , họ làm việc thường không có kỷ luật, tính tự do cá nhân cao . Cũng chính
bởi trình độ thấp nên họ không nhận thức được những tác động xấu có thể ảnh hưởng
đến hàng hóa , khách hàng , doanh nghiệp. Trong ngành Logistics vẫn tồn tại vấn đề
công nhân bốc xếp quăng quật hàng hóa , thẩm chí dẫm chân lên làm hàng hóa bị hỏng
, dò gỉ, móp méo bao bì , bẩn bao bì … để đòi tiền bồi dưỡng, điều làm thiệt hại kinh
tế doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó việc tuyển chọn nhà thầu có năng lực, uy tín là rất
quan trọng, điều này phải ghi rõ trong nội dung hợp đồng để bên đối tác đưa vào quy
chế , có hình thức kỷ luật đối với công nhân nào vi phạm. Thực tế có nhiều công ty
không đưa vấn đề này vào hợp đồng.
 Nhà thầu vận tải: Nước ta có hơn 1.300 doanh nghiệp làm dịch vụ
Logistics trong đó 80% là là doanh nghiệp nhỏ và vừa . Sự cạnh tranh giữa các công ty
tiếp vận rất gay gắt , lợi nhuận chỉ 20-25% không còn cao như thập kỷ trước 30-40%.
Không khó để tìm được nhà thầu vận tải có năng lực và tài chính tốt. Ở TH vẫn có

75
tình trạng chỉ định nhà thầu theo yêu cầu và mối quan hệ của người có tính quyết định
cao , hoặc lợi ích nhóm họ sẵn sàng lựa chọn nhà thầu không đủ năng lực làm đối tác
chứ không đặt lợi ích của công ty lên trên. Điều này khiến cho công ty gia tăng chi phí
phát sinh và nhiều sự cố trong hoạt động giao nhận.
Để hạn chế tình trạng cấu kết thông đồng giữa nhân viên kho – bốc xếp – vận tải
ăn cắp hàng thì vì sự phát triển của TH Group công ty Logistics SC cần tìm nhà thầu
chuyên nghiệp, uy tín , thực sự có năng lực một cách khách quan, có chế độ đãi ngộ tốt
đối với nguồn nhân lực phục vụ công tác vận chuyển, công việc của họ tương đối căng
thẳng cần độ tập trung cao ,đảm bảo an toàn hàng hóa.
3.2.3 Phối hợp hoạt động Logistics giữa các phòng ban
• Phòng quản lý kế hoạch sản xuất : Phòng quản lý kế hoạch sản xuất bao gồm 10
nhân viên và 1 quản lý thuộc bộ phận quản lý sản xuất. Với nhiệm vụ nhận đơn đặt
hàng máy in của khách hàng, từ đó lên kế hoạch về số máy cần sản xuất. Lập lên một
danh sách chi tiết với các dòng sữa bán chạy , bán bình thường và bán chậm, số lượng
cần đạt được và thời gian dự kiến sản xuất từng dòng sữa phối hợp với bộ phận bán
hàng và kho để có chính sách tồn kho hợp lý . Danh sách kế hoạch sản xuất này sẽ
được chuyển đi cho các bộ phận với những vai trò khác nhau.
• Bộ phận xử lý đơn hàng: Nhận đơn đặt hàng (PO) từ phòng sale trên hệ thống SAP
hoặc qua mail, Trên đơn đặt hàng sẽ bao gồm đầy đủ thông tin về mã hàng, số lượng,
giá, ngày giao hàng, địa điểm, điều kiện thanh toán,… Nhân viên điều phối có trách
nhiệm cung cấp thông tin và giám sát theo dõi nhà cung cấp giao hàng đúng thời gian
và địa điểm quy định. Lập danh sách lịch giao hàng của các nhà cung cấp theo ngày
gửi xuống bộ phận kho nhập có kèm số hóa đơn, giờ hàng đi . Kiểm tra chứng từ theo
đúng quy trình để đảm bảo chính xác về mặt giấy tờ, sau đó tải dữ liệu lên hệ thống để
kho có thể nắm được số lượng hàng .
 Bộ phận Sale: Dựa trên phân tích nhu cầu thị trường để đưa ra dự báo số lượng
hàng cần có cho từng loại sản phẩm được chính xác hơn cung cấp cho phòng kế hoạch
sản xuất . Phối hợp chặt chẽ với kho để nắm rõ lượng hành tồn cụ thể để có chính sách
bán hàng phù hợp giải phóng hàng tồn càng nhanh càng tốt . Vòng quay hàng tồn kho
càng nhanh thì hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp càng tốt ,giúp giảm chi phí vốn
vay tăng lợi nhuận .

76
3.3 Hoàn thiện công tác quản trị kho trung tâm
a) Hoạt động dự trữ
Hoạt động dự trữ giúp cho quá trình hoạt động sản xuất của công ty được diễn ra
liên tục và thông suốt. Vì vậy công ty cần phải có phương án dự trữ tối ưu. Ngoài ra,
dự trữ cũng là một khoản chi phí của công ty. Do vậy cần phải có một chính sách dự
trữ hợp lý để giảm lượng tồn kho xuống mức thấp nhất có thể nhưng vẫn không ảnh
hưởng đến quá trình sản xuất. Yêu cầu đặt ra đối với bộ phận kho nói chung và các bộ
phận chức năng nói riêng là phải tiến hành :
 Lập kế hoạch sản xuất chặt chẽ, dựa trên nhu cầu chính xác từ các đơn đặt hàng
của khách hàng cụ thể là từ bộ phận kinh doanh của tập đoàn gửi tới.
 Liên lạc thường xuyên và duy trì mối quan hệ với các nhà cung ứng để tránh bị
gây sức ép dẫn tới thiếu hụt xe vận chuyển, đảm bảo đủ xe khi công ty cần.
 Căn cứ vào tình hình đặt hàng của khách, tình hình đáp ứng xe của nhà cung
cấp và thời gian sản xuất cũng như giao hàng của công ty để xác định mức dự trữ an
toàn. Xác định mức dự trữ an toàn sẽ giúp công ty tiết kiệm được những lãng phí
không cần thiết, đảm bảo cho quá trình luân chuyển nguồn vốn nhưng vẫn đáp ứng
đúng nhu cầu khách hàng.
b) Hoàn thiện quản trị kho
Kho là một nhân tố quan trọng để hoạt động dự trữ được tốt. Hệ thống kho bãi
phải phù hợp với loại sản phẩm của công ty. Sữa là loại hàng hóa khá nhạy cảm dễ
hỏng nên khâu bảo quản rất quan trọng, luôn phải đảm bảo chất lượng sữa không bị
ảnh hưởng, có như vậy khi xuất hàng ra khổi kho mới đảm bảo chất lượng.
Công ty cần đầu tư thêm một số trang thiết bị trong kho thường , như thiết bị quạt
thông gió để đảm bảo nhiệt độ trong kho không quá cao và luôn thông thoáng tránh ẩm
ướt, hỏng, mốc, ảnh hưởng chất lượng sữa.
Cán bộ, người lao động trong kho phải được trang bị đầy đủ kiến thức về kho bãi,
bốc dỡ, chất xếp hàng hóa cũng cần được đào tạo và kiểm tra định kỳ để đánh giá .

77
 Tiểu kết chương 3
Bằng những thông tin thu thập được và phân tích hoạt động của kho Mega tôi
đưa ra một số giải pháp theo suy nghĩ của mình nhằm hoàn thiện hơn trong công tác
quản trị kho . Tuy nhiên, do kinh nghiệm thực tế còn quá ít, khả năng còn nhiều hạn
chế, các vấn đề trong quá trình quản trị hàng tại kho luôn biến động không ngừng nên
sự hiểu biết chỉ dừng lại ở những gì cơ bản nhất . Những vấn đề đã và đang tồn tại nếu
có sự đồng thuận và quyết tâm từ phía tập đoàn cũng như công ty CP Logistics SC thì
hoàn toàn có thể giải quyết được , góp phần giảm thiểu rủi ro hàng hóa và tiết kiệm
chi phí cho doanh nghiệp.

78
 KẾT LUẬN

Qua khảo sát thực tế tại kho Mega tôi thấy công tác sản xuất và sử dụng nhân sự
hợp lý, đáp ứng được các yêu cầu của nhiệm vụ. Kho bãi rộng, thông thoáng nên việc
xuất nhập hàng hoá được thuận tiện, công tác bốc xếp hàng hoá vào kho cũng được
thuận lợi. Bên cạnh đó cơ sở vật chất kỹ thuật của kho khá đầy đủ, kho Mega đã đầu
tư trang thiết bị đồng bộ ,hiện đại và chất lượng nâng cao khả năng bảo quản và xuất
nhập hàng của kho. Việc quản trị quy trình luân chuyển chứng từ, hàng hoá chặt chẽ
đảm bảo đúng nguyên tắc. cùng sự hỗ trợ từ phần mềm SAP đã giúp cho nhà quản trị
kiểm soát tốt hoạt động của kho Mega cũng như các kho khác trong hệ thống.
Hoàn thiện hoạt động quản trị kho ở bất kỳ công ty nào cũng vô cùng quan trọng,
nó quyết định rất lớn đến sự hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Với công ty sản
xuất như công ty CP sữa TH True Milk hoạt động hậu cần kịp thời, đầy đủ, đảm bảo
chất lượng sẽ tạo cho công ty lợi thế cạnh tranh, hoàn thành xuất sắc mục tiêu được
giao, tạo công ăn việc làm cho người lao động, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người
tiêu dùng, của khách hàng, ngày càng khẳng định được uy tín của mình trên thị trường.
Tuy còn một số mặt hạn chế, nhưng nhìn chung thì hoạt động kho Mega của công ty
CP Logistics SC đã góp phần giảm chi phí một cách rõ rệt cho hoạt động Logistics của
công ty. Với sự nỗ lực không ngừng của tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty, hy
vọng công ty sẽ tiếp tục gặt hái được những thành công ở những năm tiếp theo.
Việc nghiên cứu đề tài “Quản trị kho hàng trung tâm tại công ty CP Logistics SC là
một cơ hội quý báu để tác giả tìm hiểu, học tập, đúc kết lý luận và thực tế nhằm nâng cao
chất lượng học tập và nghiên cứu ở trình độ thạc sĩ là nền tảng cho công tác nghiên cứu
sau này. Kết quả nghiên cứu của luận văn cũng góp phần bổ sung vào lý luận và thực tiễn
về quản trị kho hàng trung tâm tại công ty CP Logistic SC . Thực trạng quản trị kho tại
công ty CP Logistics SC cũng là những vấn đề chung của ngành Logistics nước ta. Chính
vì lẽ đó những ý kiến đóng góp của luận văn cũng là tài liệu hữu ích cho các công ty
kinh doanh và sản suất trên cả nước về quản trị kho bãi nói chung.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Ngô Xuân Bình và các anh, chị trong
công ty đã giúp đỡ và tạo điều kiện để em có thể hoàn thành bài luận văn này. Tác giả rất
mong nhận được sự góp ý, nhận xét của Hội đồng khoa học và bạn bè để tác giả có thể
chỉnh sửa những sai sót, hạn chế trong luận văn này nhằm hoàn thiện tốt hơn.

79
 DANH MỤC THAM KHẢO

TIẾNG VIỆT

1 Đinh Thị Thanh Bình –Bộ môn quy hoạch và quản lý giao thông vận tải –
ĐHGTVT: bài giảng “quản trị kho và hàng lưu kho”
2 Đặng Đình Đào, Nguyễn Đình Hiển, Một số vấn đề phát triển hệ thống
logistics ở nước ta trong hội nhập quốc tế, NXB Lao động
3 Phạm Thái Hà “Đẩy mạnh và phát triển doanh nghiệp logistics ở Việt Nam”
trang taichinh – 31/03/2018
4 Lục Thị Thu Hường (2009) Quản trị hậu cần trong thương mại điện tử, Nhà
xuất bản Thống Kê
5 Phan Thanh Lâm (2014),NXB Phụ Nữ. “Cẩm nang quản trị kho”
6 Nguyễn Thông Thái, PGS.TS. An Thị Thanh Nhàn (2010) – Giáo Trình
Quản trị logistics kinh doanh, NXB Thống kê.
7 Nguyễn Thông Thái, Bài giảng logistics KDTM
8 Trần Trí Thiên, Nguyễn Đình Hiển, Phát triển nguồn nhân lực trong xây dựng hệ
thống logistics quốc gia theo hướng bền vững, NXB Lao động
9 Nguyễn Như Tiến (2006), Logistics: Khả năng ứng dụng và phát triển trong
kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận Việt Nam, NXB Giao thông vận tải
10 Đoàn Thị Hồng Vân (2010), Logistics - Những vấn đề cơ bản, NXB Lao
động - Xã hội.
11 Đoàn Thị Hồng Vân (2006), Quản trị logistics, Nhà Xuất Bản Thống kê.
TIẾNG ANH
1 The management of business logistics ( A supply chain perspective) – 2003
2 James R. Stock – Douglas M.Lambert; Strategic logistics management; 2001
3 Edward H. Frazelle, Ph.D; Supply chain Strategy; 2001
4 Alan Rushton, John Oxley, Phil Croucher; The Handbook of Logistics and
Distribution Management 2004
5 Logistic and supply chain management, M. Christopher (2012).
6 Strategic logistics management, James R. Stock - Douglas M.Lambert (2001).
7 21st century logistics making supply chain integration a reality, Bowersox,
Donald JCloss, David J Stank, Theodore P (1999).

80
 PHỤ LỤC 1 DANH MỤC CÂU HỎI PHỎNG VẤN

1. Anh(Chị) cho biết những bộ phận nào trong công ty thực hiện chức năng
quản trị kho Mega?

2. Anh(Chị) cho biết các quyết định về quản trị kho Mega có được phối hợp
giữa các bộ phận hay không?

3. Nguồn nhân lực trong bộ phận thực hiện chức năng quản lý kho có đáp ứng
yêu cầu công việc không?

4. Thời gian trung bình thực hiện đơn hàng (kể từ khi ký tiếp nhận đơn hàng
đến khi xếp hàng vào kho nhà máy)?

5. Tỷ lệ đơn hàng giao đúng thời gian, địa điểm, đảm bảo số lượng, chất lượng
từ nhà cung cấp?

6. Quá trình nhập /xuất hàng được quản lý bằng hình thức nào?

7. Trong khi lưu trữ bảo quản hàng hóa có vấn đề gì cần lưu ý?

8. Những sự cố có thể gặp phải khi vận hành kho hàng?

9. Lượng hàng tồn được tính toán trên cơ sở nào?

10. Công ty có chính sách gì cho công nhân viên làm ca đêm (23h-6h)?

11. Hướng xử lý của công ty khi phát hiện có sự thông đồng giữa các nhân viên
để ăn cắp hàng hóa.

12. Hàng tồn kho nhiều bị xuống date nhanh công ty có giải pháp gì ?

13. Lượng bò không ngừng tăng lên mỗi năm , liệu diện tích kho như hiện tại có
đáp ứng được khối lượng hàng lưu trữ cho 5 năm tới?

14. Kế hoạch phát triển của công ty trong tương lại như thế nào?

15. Quý vị cho biết mức độ thường xuyên sử dụng các loại hình vận chuyển chủ
yếu tại công ty khi giao nhận hàng?

81
 PHỤ LỤC BẢNG BIỂU TRONG NGHIỆP VỤ KHO

Số :

CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS SC Ngày:

GIẤY RA VÀO CỔNG

Họ và tên lái xe : Lý do xe Xuất-Nhập hàng không đúng stt :

BKS xe : _____________________

Ngày/giờ đăng ký :

Ngày/giờ vào kho : Ngày/giờ rời kho:

Lấy hàng Trả hàng

SỐ LƯỢNG HÀNG HÓA
VÀO KHO (Bảo vệ kiểm tra số lượng) RỜI KHO (Thủ kho ghi số liệu/Bảo vệ kiểm đếm thực tế (nếu có))

Số đơn/PGH: /

Số' lượng:

Hàng hóa khác:

Số lượng:

Xác nhận của BV kiểm đếm:

Hàng hóa khác:

Kiểm soát Thủ kho Bảo vệ Lái xe

82
 PHIẾU KIỂM TRA
PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN VÀ CHẤT XẾP SỮA TRÊN XE
Ngày..........tháng.........năm 2017.
Biển kiểm soát: ................................................. Chủng loại xe:................./tấn.
Mục đích kiểm tra:
Kiểm tra tình trạng của phương tiện vận chuyển nhằm kiểm soát và phát hiện các nguy cơ có
thể ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa chất xếp trên xe.
Tiêu chuẩn kiểm tra: Đạt Không đạt

Chèn lốp (bánh xe) để đảm bảo an toàn, xe không bị trôi.

Sàn và hông thùng xe bằng phẳng, sạch sẽ đảm bảo không có bụi bẩn.

Sàn, hông, trần: Không dính dầu hay hóa chất ..., không có mùi khó chịu.

Sàn, hông, trần: Không thủng lỗ, không ẩm ướt hoặc thấm nước.

Sàn, hông, trần: Không bị hư hỏng, gãy, không có cạnh sắc nhọn (VD: đinh, vít,
mối hàn, …) có thể làm hỏng hàng hóa trong khi chất xếp và vận chuyển.

Không có sự hiện diện của động vật, côn trùng gây hại.

Không vận chuyển kèm các vật tư/hàng hóa khác.

Hàng hóa được chất xếp nhẹ nhàng,đúng quy cách: Hàng hóa phải xếp khít với
nhau, không có khoảng hở, không xếp nghiêng thùng, không xếp kênh nhau,
đúng số lớp (theo tiêu chuẩn của R&D ban hành).

Chụp ảnh phía trong thùng xe trước và sau khi xuất hàng (không bắt buộc).

Có thiết bị theo dõi nhiệt độ hành trình.

Kiểm tra tình trạng máy lạnh và nhiệt độ trước khi bắt đầu bốc hàng: *
+ Nhiệt độ hiển thị trên màn hình đồng hồ: ……
+ Nhiệt độ hiển thị trên cabin xe: ……
+ Nhiệt độ trong thùng xe đo bằng nhiệt kế: ……

Giữ nhiệt độ từ 4℃ – 8℃ (39,2℉ – 46,4℉) trong suốt quá trình vận chuyển
(từ thời điểm nhận hàng đến giao hàng).
Máy lạnh được cài nhiệt độ là (Theo khuyến cáo từ NVT): …….

Nhiệt độ (hiển thị) sau khi xuất hàng và rời kho là: ….… Vào lúc ………..

83
 Khác (ghi rõ)**:......................................................................................
Lưu ý:
Checker là người kiểm tra xác nhận các tiêu chí trên nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an
toàn.
Khi có các điểm không phù hợp checker có quyền không xếp hàng cho phương tiện đó hoặc đề nghị
thay đổi phương tiện và báo cho GS kho để giải quyết.
*: Nếu nhiệt độ thực tế (thủ kho kiểm tra) và nhiệt độ hiển thị chênh lệch quá 1℃ thì YC PB VT
confirm.

Lưu đồ quy trình kiểm kê

Trách Lưu đồ Tóm tắt nội Hồ sơ

nhiệm dung

Kế toán thông báo kế Kế toán gửi

Email
hoạch kiểm kê cho các bộ email kế hoạch
1 phận liên quan
Kế toán kiểm kê cho các
bộ phận liên
quan

BP kho lên kế
1.Lên kế hoạch xuất hàng
hợp lý với kế hoạch kiểm kê. hoạch xuất hàng
2.Cập nhật tất cả các chứng
từ đang pending trên SAP.
hợp lý với kế
BP kho
2 hoạch kiểm
BP Vận kê,gửi kế hoạch
tải xuất hàng cho
các bộ phận liên
quan trong
những ngày
kiểm kê.

84
 Data Photo và
Pick
Photo và xác nhận các chứng
từ phát sinh cuối cùng mà xác nhận các list,PGH,PXK
hàng chưa xuất khỏi
kho,nhưng đã PICK & POST chứng từ kèm
trên SAP
3 Thủ kho theo phát sinh

Data cuối cùng mà

hàng chưa xuất
nhưng đã clear
trên SAP

Thủ kho sắp

Kiểm đếm lần 1
xếp các loại
Phiếu kiểm
hàng & batch ở kê,BBKK

4 trong kho,đi
Thủ kho
kiểm đếm lấn 1
số lượng thực tế
và dán phiếu
kiểm kê

BP kế toán gửi
Kế toán báo IT khóa SAP và Email
đổ số liệu tồn kho từ hệ email thông tin
Kế toán thống SAP
cho BP IT khóa
5 SAP

Giám sát gửi số

Gửi số liệu cần kiểm kê cho
BBKK lần 1
kế toán liệu cần kiểm kê
cho kế toán để
6 Giám sát bố trí nhân lực
và thời gian.

85
 GS/QL kho bố
GS/QL kho có kế hoạch bố
trí nhân sự kiểm kê cùng kế trí nhân sự kiểm
toán,kiểm tra lại đã khóa
SAP chưa nhằm không có kê cùng kế toán.
Giám Sát nghiệp vụ phát sinh trong
7 quá trình kiểm kê
Kiểm tra lại
Quản lý
xem SAP đã
kho
khóa chưa nhằm
tránh các nghiệp
vụ phát sinh.

Kho và kế toán
Kiểm đếm lần 2 Biên bản kiểm
Quản lý cùng nhau thực kê

kho hiện kiểm đếm

8 lần 2
Giám sát

Thủ kho

Kế toán

Quản lý Các nhân viên

Biên bản kiểm
kho BP kho và kế toán cùng ký
vào BBKK
kho đi kiểm kê,Phiếu kiểm kê

đếm cùng kế
Giám sát
9 toán ký vào
Thủ kho BBKK lần 2

Kế toán

Bộ phận kế toán Không đạt

Báo bộ phận IT mở khóa Email
SAP
gửi email thông
10 BP kế
tin cho BP IT
toán
mở khóa hệ
thống SAP.

86
 Sau khi chốt số
Đối chiếu số liệu với hệ
thống SAP,báo cáo các liệu kiểm
nghiệp vụ nhập-xuất hàng
Giám Sát con pending kê,giám sát đối
11 chiếu số liệu
Quản lý với hệ thống
kho SAP.

Kế toán Báo cáo lại các

pending trong
nhập-xuất hàng

Giám Sát Lập BBKK,biên Biên bản kiểm

Lập biên bản kiểm kê,biên kê,biên bản giải
bản giải trình bản giải trình trình
12 Quản lý
kho

Theo Biên bản kiểm

Giám Sát Theo biên bản kiểm kê và kê,biên bản giải
BBKK,BB giải trình,biên bản xin
bản giải trình tiến hành điều
điều chỉnh kiểm kê
Quản lý chỉnh SAP
(LI01N,LI11N,LI20,LI21)
trình để làm
13 kho biên bản điều
chỉnh sau kiểm
kê

Kế toán kiểm
Kế toán Không
tra lại trước khi
thành ok
Kế toán kiểm
tra
POST điều
14 phẩm chỉnh kiểm kê
ok

Kế toán thực
BP kế Kế toán POST điều chỉnh hiện POST điều
kiểm kê
toán chỉnh kiểm kê
15 trên SAP

87
 Giám Sát Bộ phận hoàn
Bộ phận kho hoàn thiện báo thiện báo cáo
16 Quản lý cáo kiểm kê và giải trình
KK và giải trình
kho
để trình các cấp
phê duyệt

Các cấp Các cấp phê

Phê duyệt theo duyệt theo thẩm
17 phê duyệt thẩm quyền
quyền

Kết thúc

**: Ghi rõ xe có sử dụng bạt, bìa carton, ván ép để lót sàn xe/container nhằm đảm bảo vệ sinh, gia cố
mặt bằng đối với xe/container chuyên dụng hàng lạnh. Số seal

Người kiểm tra Lái xe vận chuyển

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

SĐT……………………

88
Lưu đồ kiểm kê hàng trong kho:

Lưu đồ thanh lý hàng hư hỏng , kém chất lượng:

Trách Lưu đồ Tóm tắt nội Hồ sơ

nhiệm dung

Quản lý kho
Quản lý kho hàng tháng lập tờ trình Tờ trình phê
xin hủy hàng,xác định rõ nguyên hàng tháng lập duyệt
nhân,chi phí và trách nhiệm liên quan

Giám sát tờ trình xin

1 hủy hàng,xác
Quản lý định rõ nguyên
kho nhân,chi phí
và trách nhiệm
liên quan.

Các cấp có
Phê duyệt theo các cấp có
thẩm quyền thẩm quyền
phê duyệt tờ
2 trình sẽ được
Các cấp
điền trong tờ
có thẩm
trình và
quyền
chuyển cho
những người
có thẩm quyền
ký xác nhận

Nhân viên
Gửi tờ trình đã được phê Email thông tin
duyệt cho các bộ phận liên
quan để tạo IO
Data gửi tờ cho các bộ phận
liên quan
Data trình đã được
3 phê duyệt cho
Giám sát
các bộ phận
lien quan để
tạo IO

89
 Nhân viên kế
BP kế toán & TNKD tạo IO
toán & TNKD
Bộ phận KO01/KO02/KO12
tiến hành tạo
kế toán
4 IO để xin các
TNKD cấp duyệt

Sauk hi hoàn
TNKD tạo yêu cầu xuất hàng
miễn phí thành IO thì bp
ZFGR1 TNKD tiến
5 hành tạo yêu
TNKD cầu xuất hàng
miễn phí để
được phê duyệt

Các cấp có
Phê duyệt theo thẩm quyền
trên SAP thẩm quyền
Các cấp
trên SAP kiểm
có thầm
6 tra lại thông tin
quyền
và tiến hành
phê duyệt

Sau khi được

Nhân viên Data đẩy hàng lên
3400 + xuất cost center duyệt trên SAP
ME21N,VL10B,VL02N,LT0 để có số
3,VG02,LT12,VL02N,MIG
7 Data O,MB1B
SO,NV Data
tiến hành đẩy
Giám sát
hàng lên plan
3400 và xử lý
các bước để
clear SAP
90
 Giám sát kho
Biên bản hủy,tờ
Kho tiến hành hủy hàng có
trình
chứng kiến của kế toán và kết hợp cùng
cùng ký vào biên bản hủy SP
kế toán kiểm
8
Giám sát đếm và bố trí
cho hủy
Quản Lý hàng,các bên
cùng ký biên
bản hủy sản
phẩm.

ok Sau khi kiểm

Data Data lưu chứng từ
tra chứng từ
đầy đủ thì
Giám sát
9 chuyển lại cho
Quản Lý Data để lưu
file

Kết thúc

Lưu đồ xử lý hàng hỏng bao bì:

Trách Lưu đồ Tóm tắt nội Hồ sơ

nhiệm dung

Bắt đầu

91
 Nhân viên
Báo cáo sản
Bộ phận QA định kỳ
QA định kỳ phẩm không phù
Lỗi hợp
kiểm tra chất lượng sản
phẩm và lập báo cáo sản
hàng ngày
sản
1 Lỗi do phẩm không phù hợp
kiểm tra chất
BP QA xuất
kho hoặc
lượng sản
vận tải
phẩm và lập
NCR thay vỏ
thùng

Thủ kho hoặc

BP sản xuất làm yêu cầu
Thủ kho Thủ kho hoặc NVHTVT xuất vỏ thùng và in Phiếu yêu cầu
lập phiếu yêu cầu xuất vật date,hoàn thành sẽ bàn giao
nhân viên hỗ vật tư
tư lại cho bp kho thay vỏ
NVHTVT thùng
trở vận tải
2 hoàn thành
Giám sát form “ phiếu

Quản Lý yêu cầu vật

tư”

Kế toán xác nhận bộ phận

Kế toán xác
chịu chi phí/thu tiền mặt
hoặc trừ vào phí dịch vụ với nhận bộ phận
3 bên cung cấp dịch vụ vận tải.
chịu chi
Kế toán
phí/Thu tiến
mặt hoặc cấn
trừ công nợ

Hoàn thành
Kho NVL xuất vỏ thùng Phiếu yêu cầu
phiếu yêu vật tư
4
cầu vật tư sẽ
Thủ kho
chuyển sang
NVL
bp NVL để
xuất vỏ
thùng

92
 -Thu kho
Thủ kho chuyển vỏ thùng
cho bộ phận sản xuất và
chuyển vỏ
kèm theo danh sách batch &
số lượng
thùng và
danh sách
batch & số
5 Thủ kho
BP sản xuất in Date lên vỏ lượng cho
thùng
BP sản xuất BP sản xuất
để in date.
Giám Sát
-BP sản xuất
Quản Lý
dựa váo
danh sách bp
kho cung
cấp để in
date .

Thủ nhận vỏ
Thủ kho nhận vỏ thùng,kiểm
tra và ký xác nhận lại với bộ thùng từ bp Biên bản bàn
6 phận sản xuất giao
sản
xuất,kiểm tra
Thủ kho lại date in và
số lượng,sau
đó ký xác
nhận bàn
giao.

Thủ kho
Thủ kho chuyển hàng ra khu
vực định sẵn chuyển hàng
7 Thủ kho
cần thay vỏ
Giám sát thùng ra khu
vực riêng

93
 -Thủ kho
Thủ kho thay vỏ thùng dưới
Nhật ký thay vỏ
sự giám sát của Giám sát kho tiến hành thùng

thay vỏ
8
Thủ kho
Thủ kho ghi lại nhật ký thay
vỏ thùng
thùng dưới
sự giám sát
của Giám

Giám sát Sát kho.

-Ghi lại
nhật ký để
theo dõi.

-Thủ kho
Thủ kho nhập hàng lại nhập lại
kho,viết phiếu chuyển BIN
vể BIN hàng xuất bán hàng về kho Phiếu chuyển
BIN
và viết phiếu
Data mở block hàng trên
Thủ kho SAP và chuyển BIN trên hệ chuyển BIN
9 thống SAP
về BIN hàng
Data
xuất bán.
Giám sát -Data mở
block hàng
trên SAP và
chuyển BIN
trên SAP

Kết thúc

94
Lưu đồ xử lý hàng hỏng do kho:

Trách Lưu đồ Tóm tắt nội Hồ sơ

nhiệm dung

Sản phẩm bán hàng

Ngay khi
Biên bản sự
phát hiện việc,Phiếu
Phát hiện chuyển BIN
hàng hỏng
hàng hỏng
Thủ kho phải sắp xếp

Phụ kho hàng hỏng ra

1
khu vực
Lái xe riêng,lập
Nâng BBSV chuyển

Giám Sát cho Data 1

kho bản & phiếu

chuyển BIN
về BIN hàng
hỏng

Data tiến
Data chuyển BIN & block
hàng trên SAP
Data hành chuyển
2
BIN & block
Giám sát hàng trên hệ
thống SAP

95
 NV QA định
Báo cáo sản
kỳ hàng ngày phẩm không
phù hợp (NCR)
kiểm tra đánh
BP QA Đánh giá
giá chất lượng
hàng hỏng
BP kho sản phẩm và
làm NCR
3

Bộ phận BP QA đanh
Bộ phận QA lập báo cáo sản Báo cáo sản
QA phẩm không phù hợp
giá xong cho phẩm không
phù hợp (NCR)
ra báo cáo sản
BP kho
4 phẩm không
TP
phù hợp
Admin
nhà máy

-NCR xác
Hàng hỏng hủy Hàng hỏng vỏ Hàng đưa
thùng vào SDNB định hàng Biên bản bàn
giao hàng sử
dụng nội bộ cho
hỏng hủy lỗi hành chính
5 do quá trình
Bộ phận Xử lý theo quy trình BP kho thông báo cho quá trình vận
thay vỏ thùng BP hành chính và làm
QA biên bản bàn giao hành kho.

-NCR xác
định hàng đưa
vào SDNB

Thủ kho bàn

Thủ kho nhập hàng thực hiện Biên bản hủy
BP QA theo quy trình xử lý SP KPH giao hàng sản phẩm không
của QA ban hành số phù hợp
2PR006-QA-QT hỏng bp hành
BP kho
6 chính hủy
hàng và lập

96
 biên bản hủy
hàng

Nhân viên
Nhân viên Data gửi BBSV,NCR
NCR,BBSV và BB Hủy Data gửi NCR
hàng cho kế toán
& BBSV cho
7 Data kế toán để
kiểm tra lại và
phê duyệt trên
SAP

Sau khi NCR

Data và các bộ phận tạo
request trên SAP và gửi các được hoàn
cấp có thẩm quyền phê duyệt
thành,nhân
8 viên Data &
các bộ phận
Data
tạo RQ trên
SAP và gửi
các cấp liên
quan phê
duyệt

Sau khi
request được
Data mở khóa hàng trên SAP
release thì
9 Data nhân viên

Giám sát Data tiến

hành mở
block hàng
Không đạt
trên SAP

97
 Nhân viên

Nhân viên Data xuất hàng

Data xuất
theo cost center
Data hàng theo
10 cost center
Giám sát
của bp sản
Quản Lý xuất nếu hàng
hỏng do lỗi
sản xuất

Kết thúc

BÁO CÁO HÀNG KHÔNG PHÙ HỢP

1.Thông tin sản phẩm không phù hợp

Bộ phận báo cáo:…………………………………… Ngày báo cáo …………………………… ………

Tên sản phẩm............................................................. Ngày sản xuất………..................Giờ …..............

Mã sản phẩm…………............................................. Số lượng:….………….....:....................................

Nguồn gốc: Kho NL: Sản xuất: Kho TP: Thị trường:

Miêu tả sự không phù hợp: Nguyên nhân (nếu có):

…………………………………………........ ……………………………………………..

……………………………………………… ……………………………………………..

……………………………………………… …………………………………………….

……………………………………………… …………………………………………….

98
……………………………………………… …………………………………………….

Người lập biên bản Bên xác nhận liên quan

Họ, tên: ………………………BP….……KT………... Họ, tên: ………………………BP….…..KT……….

Họ, tên: ………………………BP…….…KT………... Họ, tên: ………………………BP……...KT……….

2.Nôi dung xử lý sản phẩm không phù hợp

Y/c hành động khắc phục / phòng ngừa? Có ; Không ; Số: …………........

Hình thức xử lý:

Nhân nhượng: Làm lại: Trả lại: Sử dụng nội bộ: Hủy:

Ghi chú: …………………………………………………………………………......................

……………………………………………… …………………………..................................

Bộ phận thực hiện: …………………………………………………………………………………………….

Bộ phận chịu chi phí …………………………………Họ tên : ……………………………KT………………

Ý kiến người phê duyệt: ………………………………………………………………… ……………………

………………………………………………………………… ………………………………………………..

Người đề xuất Người xem xét Người phê duyệt

(Ký và nghi rõ họ tên) (Ký và nghi rõ họ tên) (Ký và nghi rõ họ tên)

99
3. Theo dõi và kết luận

Kết quả xử lý: Người theo dõi (ký và ghi rõ họ tên)

Đạt ; Không đạt

PHIẾU YÊU CẦU KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA

1.Thụng tin yêu cầu

Phiếu yêu cầu thực hiện: Khắc phục: ; Phòng ngừa:

Phiếu yêu cầu thực hiện cho: Đánh giá nội bộ: ;Sản phẩm : ;Hành động khác:

Gửi đến : Bộ phận :

Gửi từ : Bộ phận

Mô tả chi tiết vấn đề (dành cho người yêu cầu) :

Chưa quản lý tốt việc bảo quản hàng hóa trong kho thành phẩm:

The control of goods storage in the finished-goods warehouse is not good

vd 1: thùng sữa bị móp méo, nhưng không hề có kế hoạch đảo thùng, đảo pallet.

Ex: 1 case of milk is deformerd but there is no plan to check the case, check the pallet

Vd2: Để hàng không phù hợp không đúng vị trí quy định, không có biển nhận dạng

Ex2: Non conformity product are not placed in right place, there is no sign to recognize

Người yêu cầu (KT)……………ngày……/……./201.. Trưởng BP yêu cầu (KT):………………

2.Phê duyệt yêu cầu

Xem xét và phê duyệt yêu cầu: Duyệt : ; Không duyệt:

Khác: ……………………………………………………………………………………………………….

Người duyệt:…………………………………..…Ký tênn:……………………….. ngày……/……./201…

100
3.Phân tích nguyên nhân và trình giải pháp

Nguyên nhân (dành cho bộ phận liên quan): ……………………………………………………………..

Diện tích kho chật, bán hàng chậm nên thời gian hàng lưu kho lâu.

Sự khắc phục: ………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Hành động khắc phục phòng ngừa

- Làm check list kiểm tra hàng hóa

- Tách riêng hàng không phù hợp ra một vị trí quy định
- Chuyển hàng không đạt chất lượng về NM để kiểm tra và xử lý ngày sau khi phát hiện

Thời gian hoàn thành ………………………………………………………………………………………

Người đề nghị: …………………………ngày…../…../201... chức danh…………………..KT……………

Người thực hiện: ………………………ngày…../…../201... chức danh…………………..KT…………..

4.Phê duyệt nguyên nhân và giải pháp

Xem xét và phê duyệt phiếu yêu cầu: Duyệt : ; Không duyệt:

Khác: ……………………………………………………………………………………………………….

Người duyệt:…………………………………..…Ký tên:……………………….. ngày……/……./201…

5. Theo dõi và đánh giá kết quả

Đạt: ; Không đạt: ; Phiếu yêu cầu mới số: …………………..

Ghi chú:……………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………

Người đánh giá: ………………………ngày…../…../201... chức danh…………………..KT……………

6. Đánh giá hiệu lực của hành động khắc phục phòng ngừa lần đánh giá nội bộ kế tiếp:

Kết quả đánh giá hiệu lực :

Đạt: ; Không đạt: ; Phiếu yêu cầu mới số: …………………..

Người đánh giá

101
 BIÊN BẢN HUỶ Số: . . . .

SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP

Hôm nay ngày . . . . . tháng . . . . . năm . . . . . .

Tại nhà máy sữa TH milk Hưng Yên

Chúng tôi gồm có:

1/. Ông (Bà) : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Chức vụ : ……………BP

………

2/. Ông (Bà) : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Chức vụ :…………….BP QA

3/. Ông (Bà) : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Chức vụ : ……………BP

………

Cùng chứng kiến việc huỷ lô hàng không phù hợp cụ thể dưới đây căn cứ trên
Báo cáo sản phẩm KPH số ……………………….

Số
Tên sản phẩm hủy Số lượng ĐVT Ghi chú
TT

Ký và ghi rõ họ tên Ký và ghi rõ họ tên Ký và ghi rõ họ tên

102
103
104
ST Thời gian
Tên hồ sơ Mã hồ sơ Nơi lưu
T lưu

Giấy phép ra cổng 2PL702 – HR 06 tháng Cổng chính kho

1
– F01 Mega

Check list kiểm tra phương FR-FG-001 06 tháng

2 Kho thành phẩm
tiện vận chuyển

3 Check list vận hành xe nâng FR-FG-002 06 tháng Kho thành phẩm

4 Check list vệ sinh kho FR-FG-003 06 tháng Kho thành phẩm

BIỂU MẪU HỒ SƠ LƯU CÁC NGHIỆP VỤ KHO

Tên hồ sơ Mã số Nơi lưu Thời gian lưu

Biên bản giao bán thành phẩm (copy) LGT 5 năm

Hình ảnh chụp hàng post lên SAP LGT 5 năm

Biên bản giao hàng tổng LGT 5 năm

Phiếu kiểm đếm hàng nhập kho LGT 6 tháng

Kế hoạch nhập hàng UHT LGT 6 tháng

105
 Thời gian
STT Tên hồ sơ Mã hồ sơ Nơi lưu
lưu
Báo cáo sản phẩm không phù NCR 5 năm
1 kho
hợp
2 Biên bản sự việc BBSV 5 năm kho
Biên bản hủy sản phẩm không
3 BBH SP KPH 5 năm kho
PH

Thời gian
STT Tên hồ sơ Mã hồ sơ Nơi lưu
lưu

1 Biên bản kiểm kê BBKK 2 năm Kho

2 Phiếu kiểm kê PKK 2 năm kho

3 Biên bản giải trình BB giải trình KK 2 năm kho

Biên bản xin điều chỉnh kiểm 2 năm

4 BB điều chỉnh KK kho
kê

STT Tên hồ sơ Mã hồ sơ Thời gian lưu Nơi lưu

1 Tờ trình TT 2 năm Kho

2 Biên bản hủy hàng FR–FG-008 2 năm kho

3 PICK LIST PICKLIST 2 năm kho

106
 Thời gian
STT Tên hồ sơ Mã hồ sơ Nơi lưu
lưu
1 Phiếu yêu cầu vật tư FR–FG-011 06 tháng Kho
2 Phiếu yêu cầu chuyển BIN FR–FG-009 06 tháng kho
3 Nhật ký thay vỏ thùng Check list thay vỏ thùng 06 tháng kho
Biên bản bàn giao vỏ
4 BBBG vỏ thùng 06 tháng kho
thùng

107
Phụ lục 01: Mẫu đếm tồn kho
Phieu kiem ke.xlsx Danh muc kiem tra
Mẫu kiểm tra kho tinh trang kho hang ngay.pdf

Phieu kiem tra tinh Phieu kiem tra nhiet

trạng hang ngay.pdf do va do am.pdf

Phụ lục 02: Quy trình đếm hàng tồn Error! Not a valid embedded
kho
Quy trình xử lý hàng
Quy trình xử lý hàng không phù object. không phù hợp.xlsx
hợp

Phụ lục 03: Quy định về lưu kho và

vận chuyển hàng hóa QUY ĐỊNH XẾP HÀNG Quy dinh xep lop
VÀ BẢO QUẢN HÀNG HÓA.pdf
27.10.2016.pdf

Trích: Quy định về xếp lớp

Phụ lục 04: Mẫu xử lý hàng không

phù hợp FR-QA FR-QA
-018bao_cao_SKPH.DOC -19.theo_doi_su_kph.doc

FR-QA -Yeu cau FR-QA-008

HĐKPPN.docx bien_ban_huy.doc

108
Hình 1.3 : nhà máy và mặt bằng kho công ty Friesland Campina Hà Nam

109
 BÁO CÁO VỆ SINH NHÀ KHO ………….

Tháng ……năm……….
Khu vực Các hạng mục liên quan
yêu cầu
Nhóm người được Bề mặt
Ngày Thứ tiến Cột thép/ Đại diên nhóm ký nhận Ghi chú
phân công hàng Lối đi lại
hành vệ Giá kệ
hóa
sinh
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

110
 Số Đơn vị Thời điểm Thực hiện Số phiếu
Số Tên sản Số
BC có sự Mô tả tóm tắt sự KPH Phát Hành động xử lí Đơn vị Kết YC
TT phẩm lượng Xử lí
KPH KPH hiện TH quả HĐKPPN

111
 BIÊN BẢN KIỂM KÊ THÁNG 07.2015
Thời điểm kiểm kê: 09:00 ngày 02 tháng 08
năm 2015
Thành phần tham gia kiểm đếm:
-Ông: - Bộ phận: Kho
- Bà: - Bộ phận: Kế toán
Đã tiến hành kiểm kê tại kho Hưng Yêncó
kết quả như sau :

Mã hàng tồn Ngày SX SAP Kiểm kê So Sánh Ghi

STT Tên hàng tồn kho ĐVT
kho /Batch (1) (2) (1)-(2) chú
STTT Nguyên Chất TH true MILK
1 452000001 020414A7 EA
180mlx40T 160 - 160
STTT Nguyên Chất TH true MILK
2 452000001 1002144 EA
180mlx40T 64 - 64
STTT Nguyên Chất TH true MILK
3 452000001 280314A7 EA
180mlx40T 20 - 20
STTT Có Đường TH true MILK
4 452000100 103143 EA
110mlx40T 200 - 200
5 STTT Có Đường TH true MILK 452000100 010414E1 EA

112
 110mlx40T 8 - 8
STTT Có Đường TH true MILK
6 452000100 100614A8 EA
110mlx40T 95 - 95
STTT Có Đường TH true MILK
7 452000100 1102141 EA
110mlx40T 89 - 89
STTT Có Đường TH true MILK
8 452000100 1702143 EA
110mlx40T 40 - 40
STTT Có Đường TH true MILK
9 452000100 1902143 EA
110mlx40T 80 - 80
STTT Có Đường TH true MILK
10 452000100 2102143 EA
110mlx40T 28 - 28

113
 BÁO CÁO VỆ SINH NHÀ KHO ………….

Tháng ……năm……….

Nhóm người Khu vực yêu Các hạng mục liên quan
Đại diên nhóm ký
Ngày Thứ được phân cầu tiến hành Bề mặt hàng Cột thép/ Ghi chú
Lối đi lại nhận
công vệ sinh hóa Giá kệ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

114