10 PRINCIPA EFEKTIVNOG INFORMACIONOG MENADŽMENTA

Načelo 1: upravljati složenošću

Kada se suoče sa ovom složenošću, projektni timovi često se oslanjaju na pristupe kao što su:
• fokusirajući se na primjenu samo jedne tehnologije u izolaciji
• prisiljavanje na upotrebu jedinstvenog tehnološkog sistema u svim slučajevima
• kupnja proizvoda "za cijeli život", iako će se poslovni zahtjevi s vremenom promijeniti
U praksi ne postoji način da se izbjegnu urođene složenosti unutar organizacija

Načelo 2: fokus na usvajanju

Sustavi za upravljanje informacijama uspješni su samo ako ih osoblje stvarno koristi, a nije
dovoljno samo se usredotočiti na centralnu instalaciju softvera. U praksi je većini sustava
upravljanja informacijama potrebno aktivno sudjelovanje osoblja u cijeloj organizaciji.

Načelo 3: pružiti opipljive i vidljive koristi

Projekti upravljanja informacijama moraju uvijek biti dizajnirani tako da donose opipljive i
vidljive koristi
Projekti bi takođe trebali ciljati na probleme ili potrebe koji su vrlo vidljivi u organizaciji
Stvaranje standardne taksonomije za klasifikaciju informacija u različitim sistemima teško je
kvantifikovati i rijetko je vidljivo generalnom osoblju
To ne znači da poboljšanja ‘iza kulisa’ nisu potrebna, već da ih uvijek treba udružiti s
promjenama koje donose vidljivije koristi

6. princip: osigurati snažno vođstvo

Uspješno upravljanje informacijama odnosi se na organizacijske i kulturne promjene, a to se

može postići samo snažnim vođstvom.

Polazna osnova je stvaranje jasne vizije željenih ishoda strategije upravljanja informacijama.
Ovo će opisati kako će organizacija raditi, više od samog opisivanja kako će sami informacioni
sistemi raditi.

Tada se mora uložiti napor u stvaranje dovoljnog osjećaja hitnosti za pokretanje primjene i
usvajanja novih sistema i procesa. Akteri takođe moraju biti angažovani i uključeni u projekat,
kako bi se osiguralo da postoji podrška na svim nivoima u organizaciji.

Kada su projekti vođeni isključivo akvizicijom i primjenom novih tehnoloških rješenja, često
nedostaje ovo vodstvo.
Princip 7: ublažavanje rizika

Zbog složenosti okoline unutar organizacija postoje mnogi rizici u primjeni rješenja za
upravljanje informacijama. Ovi rizici uključuju:

- odabir neprikladnog tehnološkog rješenja

- prekoračenje vremena i budžeta
- promjena poslovnih zahtjeva

Na početku planiranja strategije upravljanja informacijama, rizici bi trebali biti jasno

identificirani.

Na primjer, jednostavan, ali učinkovit način ublažavanja rizika je trošenje manje novca. To bi
moglo uključivati provođenje pilot projekata radi identifikovanja problema i potencijalnih
rješenja, umjesto započinjanja sa implementacijama u cijelom poduzeću.

Načelo 8: komunicirati široko

Opsežna komunikacija projektnog tima presudna je za uspješnu inicijativu upravljanja

informacijama. Ova komunikacija osigurava da osoblje jasno razumije projekt i koristi koje će
on donijeti. Ovo je preduslov za postizanje potrebnog nivoa usvojenosti.

Mora se stvoriti jasna krajnja točka („vizija“) za projekt upravljanja informacijama i široko
komunicirati.

Prvi korak u projektu upravljanja informacijama trebao bi biti razvijanje jasne komunikacijske
‘poruke’. To bi onda trebalo biti potkrijepljeno komunikacijskim planom koji opisuje ciljanu
publiku i metode komunikacije.

Projektni timovi također bi trebali razmotriti uspostavljanje 'projektne stranice' na intranetu od

samog početka, kako bi se osiguralo mjesto za planske dokumente, vijesti i druga ažuriranja.

Princip 9: težite ka besprijekornom digitalnom iskustvu zaposlenika (DEX)

Zaposleni ne razumiju sisteme. Kad im se predstavi šest različitih informacionih sistema, od

kojih svaki sadrži jednu šestinu onoga što žele, oni se uglavnom oslanjaju na papir (ili pitaju
osobu pored sebe). Edukacija osoblja o svrsi i upotrebi različitih informacionih sistema je teška i
generalno besplodna. Osnovni cilj bi stoga trebao biti pružanje besprijekornog digitalnog
iskustva zaposlenika
Praktični pristupi DEX-u strukturirani su oko tri elementa:

1. moćna DEX vizija i strategija koja usklađuje razmišljanje u cijeloj organizaciji

2. jasni DEX-ovi vodeći principi koji informiraju o odlukama i dizajnu
3. kontinuirana serija DEX inicijativa kako bi se konkretno utjecalo na način na koji
zaposlenici rade

Zajedno, ovi elementi osiguravaju da potrebe zaposlenih budu u središtu onoga što se planira,
dizajnira i isporučuje.

Načelo 10: vrlo pažljivo odaberite prvi projekat

Izbor prvog projekta izvedenog u sklopu šire strategije upravljanja informacijama je presudan.

Akcije govore više od riječi. Prvi projekt je jedina najbolja (i možda jedina) prilika da se
organizacija postavi na pravi put ka boljim praksama i tehnologijama upravljanja informacijama.
Stoga se prvi projekt mora odabrati prema sposobnosti da djeluje kao „katalizator“ za daljnje
organizacijske i kulturne promjene.

U praksi to često uključuje pokretanje jednog problema ili jednog područja poslovanja

Na primjer, započinjanje s restrukturiranjem korporativnih politika i procedura proizvest će malo

interesa ili entuzijazma. Suprotno tome, pružanje sistema koji uvelike pomaže prodavcima na
terenu bilo bi nešto što bi se moglo široko promovirati u cijeloj organizaciji.