Bµi gi¶ng Microsoft Access

Chương 6
BÁO BIỂU (REPORT)
Học xong chương này, sinh viên sẽ nắm được các vấn đề sau:
Sinh viên hoàn toàn có thể thiết kế được những mẫu biểu in ấn đơn giản đến những
biểu thức phức tạp phục vụ yêu cầu in ấn đa dạng trong các bài toán thực tế từ CSDL.
1. Khái niệm:
Báo biểu là công cụ thuận tiện để tổ chức in dữ liệu của một bảng, truy vấn.
- In dữ liệu dưới dạng bảng, dạng biểu.
- Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu.
- In dữ liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan trên cùng một báo cáo.
Cấu trúc Report:
Cấu trúc Report có 5 thành phần

* Page Header
Là phần đầu tiên của một trang báo cáo. Phần này có thể có hoặc không có thông tin
tùy vào người thiết kế.
* Page Footer
Là phần cuối cùng của mỗi trang báo cáo. Phần này có thể có hoặc không có thông tin
tùy vào người thiết kế.
* Detail
1
Bµi gi¶ng Microsoft Access
Là phần thân của Report – nơi hiển thị giá trị các bản ghi sẽ in ra. Phần này có thể bị
thay đổi, phụ thuộc vào nguồn dữ liệu tại thời điểm sẽ in ra của report.
* Report header
Là phần tiêu đề của trang đầu tiên Report, nằm tiếp theo phần header và nằm trên
phần Detail. Mỗi report sẽ chỉ có nhiều nhất 1 Report header. Phần này có thể có hoặc không
có thông tin tùy vào người thiết kế.
* Report Footer
Là phần tiêu đề cuối của trang cuối cùng Report, nằm tiếp theo phần Detail và phía
trước phần Page Footer. Mỗi report sẽ chỉ có nhiều nhất 1 Report Footer. Phần này có thể có
hoặc không có thông tin tùy vào người thiết kế.
Thiết kế báo biểu:
Sử dụng Report Wizard
Tạo Report Wizard (tạo Report theo hướng dẫn của Access)
Chọn New / Report Wirad, xuất hiện hộp thoại sau:

Chọn Report wirad và chọn nguồn dữ liệu tại Choose the table or query where the
Object's data come from, chọn OK, xuất hiện hộp thoại sau:

2
Bµi gi¶ng Microsoft Access
Chọn dữ liệu cần in trên hộp thoại sau:

Chọn Next xuất hiện hộp thoại sau:

Chọn kiểu cách hiển thị dữ liệu trên Report:

Muốn hiển thị dữ liệu theo nhóm giá trị của trường nào, hãy Add trường đó từ danh
sách bên trái hộp thoại sang hộp preview bên phải hộp thoại.
Chọn Next xuất hiện hộp thoại sau:

3
Bµi gi¶ng Microsoft Access
Thiết lập sắp xếp dữ liệu trên báo cáo, Report wizard cho phép tối đa 4 mức ưu tiên
sắp xếp dữ liệu được đánh số từ 1 đến 4 (hộp thoại trên). Trường nào thiết lập trước, sẽ được
ưu tiên sắp xếp trước. Trong trường hợp giá trị trường đó trùng nhau, Access sẽ chuyển đến
cá mức tiếp theo để sắp xếp. Kiểu sắp xếp (theo chiểu tăng hoặc giảm) có thể thiết lập khi
nhấn nút … bên cạnh.
Thiết lập xong nhấn Next để tiếp tục:

Chọn bố cục (Layout) cho Report:

Có 2 thiết lập trong bước này:
- Chọn bố cục cho Report ở hộp Layout. Có 2 kiểu Layout: Columnar, Tabular và
Justified – chọn một kiểu phù hợp (xem hộp preview bên trái để biết trước kết quả)
+ Chọn hướng giấy in ở hộp Orientation.
Có 2 kiểu hướng in là: Portrait: In theo khổ giấy dọc
Landscape: In theo khổ giấy ngang.
Chọn xong nhấn Next để tiếp tục:

Chọn mẫu định dạng (stype) cho report:

4
Bµi gi¶ng Microsoft Access
Chọn một mẫu định dạng từ danh sách bên trái hộp thoại. Chọn xong nhấn Next để
tiếp tục:

Gõ vào tiêu để Report cũng như tên Report trên hộp trên, cuối cùng nhấn Finish để
kết thúc các công việc sử dụng Report wizard.
3.2 Tự thiết kế:
Bước 1: Từ cửa sổ Database chọn Report / chọn New / chọn Design view, nhấn Ok.

Xuất hiện hộp thoại sau:

5
Bµi gi¶ng Microsoft Access
Có 3 phần quan trọng trên môi trường làm việc này:
(1) Cửa sổ thiết kế Report nơi để thiết kế nội dung cần in ấn.
(2) Thanh công cụ Toolbox – nơi chứa những đối tượng giúp đưa các thông tin cần
thiết lên Report. Chức năng và cách làm việc trên thanh công cụ này gần giống với làm việc
trên thanh công cụ Toolbox của Form design view.
(3) Cửa sổ Properties – nơi thiết lập các thuộc tính phù hợp cho các đối tượng trên
màn hình thiết kế Report.
Bước 2: Xây dựng nguồn dữ liệu để in ấn cho report.
Bước 3: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế report.

6
Bµi gi¶ng Microsoft Access
Chương 7
MACRO
1. Khái niệm Macro:
Macro là một hay một tập hợp các hành động (Action) liên tiếp được định nghĩa và
lưu trữ với một tên xác định. Macro cho phép tự động hóa các công việc cần thực hiện.
* Có 3 loại Macro:
- Macro kết hợp nhiều hành động: được kết hợp bởi nhiều hành động liên tiếp nhau.
Khi Macro được gọi, các hành động sẽ lần lượt tự động thực hiện.
- Macro group: Là tập hợp các Macro có tính năng giống nhau. Để thi hành một
Macro trong Macro Group ta chỉ tên nó như sau:
Tên Macro Group. Tên Macro thực hiện
- Macro theo điều kiện: là Macro mà các hành động chỉ được thi hành khi thỏa mãn
điều kiện nào đó.
2. Cách tạo Macro
Tại cửa sổ Database: chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ khai báo Macro như sau:

* Action: Chọn hành động cần thực hiện. Có thể chọn nhiều hành động tương ứng với
nhiều dòng.
* Comment: ghi chú thích cho hành động. Không bắt buộc nhưng giúp NSD dễ dàng
khi bảo trì hệ thống hiểu được mục đích thiết kế.
Thực hiện Macro:
Mở Form
Quit: Thoát khỏi Access