Gawain 1:

1. Ang katitikan ng pulong ay isang uri ng dokumentasyon na makikita sa lahat ng

organisasyon at institusyon. Mahalaga ito dahil naipapaalam sa mga sangkot ang
mga nangyari sa pulong. At dahil nga nakatala ang lahat sa katitikan ng pulong,
nagsisilbing gabay na rin ito para matandaan ang lahat ng detalye ng pinag-usapan o
nangyari sa pulong o meeting. Maaaring maging bahagi ng kasaysayan ang katitikan ng
pulong lalo na kung ito ay nilagdaan ng mga taong sangkot. Maaari itong maging
mahalagang dokumentong pangkasaysayan (lalo na ‘yung mga naitatala sa loob ng
hukuman o korte) sa paglipas ng panahon. Sa katunayan din, ito ay magiging hanguan o
sanggunian sa mga susunod na mga pulong. At isa pa, ito ay batayan ng kagalingan ng
bawat indibidwal.
2. Kung ako ay naatasang kalihim ng isang organisasyon, hihikayatin ko ang mga hindi
aktibong kasapi na dumalo sa pulong sa pamamagitan ng paggawa ng isang paanyaya
kung saan nakalahad ang importansya ng gaganaping pulong. Uumpisahan ko ito sa
pamamagitan ng pagbibigay ng motibasyon tulad ng bersikulo sa bibliya na Hebreo
10:25 “Huwag kaligtaan ang pagdalo sa ating mga pagtitipon gaya ng ginawa ng ilan.”
Ilalahad ko din sa nasabing paanyaya ang mga kahalagahan ng aming pulong, mga
impormasyon na kanilang maaaring makuha o malaman, mga benepisyo nito, at mga
aral na mapupulot dito. Bilang isang kalihim ay may mga angkop na pananalita na
ginagamit para maging maayos, mahusay at produktibo ang panghihikayat sa isang
pulong.
3. Sa panahong ito ng new normal na sa birtwal na lamang nakakapagpulong, sa tingin ko ay
mas madali sa parte ng kalihim ang paggawa ng katitikan nito. Katulad nalang halimbawa sa
mga birtwal na pagpupulong na ginagamitan ng zoom, google meet, Microsoft team, at iba
pa, madali lamang ang paggawa ng katitikan nito sapagkat malinaw din naman na
nagkakarinigan ang bawat isa. Maaari ding irekord sa birtwal na pagpupulong ang buong
sesyon kaya naman maaaring balikan ng kalihim ang mga impormasyon na hindi nya
masyadong naunawaan. Ang hindi lamang magandang naidudulot sa birtwal na
pagpupulong ngayong new normal ay ang kakulangan sa pagkakaroon ng sapat na internet
connection. Patuloy na nagbabago ang mga oportunidad at paraan ng pagtatrabaho dahil sa
krisis na dulot ng COVID-19. Dahil dito, mas nangangailan ng pagpapalawak ng kaalaman at
kakayahan para mas madaling makasabay sa tinatawag na “new normal.”
4. Maliban sa pagsusulat o pagtatala, may ilan pang alternatibong paraan upang masundan
ang pulong lalo na sa panahong mabilis ang daloy nito. Kung ako ay isang kalihim na siyang
inatasan sa paggawa ng katitikan ng pulong isa sa alternatibong paraan na gagamitin ko ay
ang paggamit ng voice recorder o kaya naman ay video recorder. Sa panahon ngayon ay
halos lahat ng indibidwal ay mayroon nang smartphone. Kung pahihintulutan ka ng punong
tagapagpulong ay maaari mong gamitin ang smartphone upang irekord ang bawat detalye,
nang sa ganon ay mailata mo ng maayos ang katitikan ng pulong. Maaari mo ding balikan
ang iyong nirekord kung ikaw ay may hindi naunawaan dahil sa bilis ng daloy ng pulong.