TINJAUAN PELAKSANAAN PEMELIHARAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUANG

FILING RSU RA KARTINI TAHUN 2015

Dewi Indah Sari*),

Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM**)

*) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang

**) Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Jl.Nakula 1 No 5 – 11

Semarang

Email : dewwiindah21@gmail.com

ABSTRACT

The document medical records should be maintained as well - good for document
medical records for hospitals is a source of memory and as a source of information that must
be accounted for as well as possible, then it is necessary for the storage, security, and
maintenance of DRM is necessary for basic provisions archives that place, infrastructure,
maintenance documents of danger and damage. RSU RA Kartini damaged as much DRM
and DRM cover sheet torn form so that the identity of the patient and medical record number
unreadable. Shelf capacity is not proportional to the amount of medical record documents.
This causes rapid deterioration DRM, besides the facilities and infrastructure in filing space
can also cause damage to the DRM as there are still some filing shelves made of wood so
easily attacked by termites. Human resources (HR) at RSU RA Kartini also lacking
knowledge in maintenance DRM. The general objective of this study is to describe the
implementation of maintenance documents in the medical record Filing RSU RA Kartini
Jepara 2015.
This research uses descriptive research with observation and cross - sectional
approach . Total sample 1 chief medical record and 2 officers filing by using the interview .
The research instrument used is the interview guidelines and observation guidelines . Data
collection is interview and observation , while the source of the data used is primary and
secondary . The data processing is editing , analising and presentation , then the data will be
processed descriptively.
Based on the results of interviews on the implementation of the maintenance of
medical records documents at RSU RA Kartini each borrowing DRM should have to go
through and recorded in a filing clerk bon borrow or expedition book . Socialization and
training of personnel in order filing filing officer no less knowledge in maintaining and
keeping the DRM . Submit an application to the director of the hospital to improve the
existing facilities in the other room . Each folder that is damaged should be replaced in order
to facilitate the filing officer to search DRM.
Thus the implementation of DRM in filing the necessary maintenance duties also
filing a professional officer , the implementation of retention once every 5 years,
infrastructure is inadequate to maintain the durability of DRM.

Keywords : Policy , Retention , SOP , Main Task, Facilities , Maintenance

Bibliography : 15 (1994-2014)
 dapat diketahui keberadaan

dokumen dan siapa

PENDAHULUAN
peminjamnya.(1)
Rekam Medis adalah Berdasarkan survei awal di
adalah berkas yang berisi RSU RA Kartini Jepara bagian unit
catatan dan dokumen antara filing diambil 10 sampel dokumen
lain identitas pasien, hasil rekam medis dan dilakukan
pemeriksaan, pengobatan penelitian terdapat 8 dokumen
yang telah diberikan, serta rekam medis yang rusak seperti
tindakan dan pelayanan lain cover DRM dan lembar formulir
yang telah diberikan kepada robek sehingga identitas dan no
pasien. (1) rekam medis pasien tidak terbaca.
Bagian filing adalah salah Hasil survei adalah
satu bagian dalam unit rekam kapasitas rak tidak sebanding
medis yang berfungsi dengan jumlah dokumen rekam
menyimpan dokumen rekam medis. Hal ini menyebabkan DRM
medis, penyedia dokumen cepat rusak di dalamnya. Selain itu
rekam medis untuk berbagai sarana dan prasarana di ruang
keperluan, pelindung DRM- filing juga bisa menyebabkan
DRM dokumen rekam medis terjadinya kerusakan pada DRM
terhadao kerahasiaan isi data seperti masih ada beberapa rak
rekam medis, pelindung DRM– filing yang terbuat dari kayu
DRM dokumen rekam medis sehingga mudah diserang rayap.
terhadap bahaya kerusakan.(4) Sumber daya manusia (SDM) di
Untuk keamanan isi dari RSU RA Kartini juga masih kurang
dokumen rekam medis perlu pengetahuan dalam pemeliharaan
adanya ketentuan peminjaman DRM. Untuk itu peneliti tertarik
dokumen rekam medis sehingga melakukan penelitian tentang
Tinjauan Pelaksanaan f. Mendeskripsikan sistem

Pemeliharaan Dokumen Rekam penjajaran dokumen rekam

Medis di Filing RSU RA Kartini medis.

Jepara Tahun 2015. g. Mendeskripsikan

pelaksanaan retensi di
TUJUAN PENELITIAN
ruang filing.
1. Tujuan Umum
METODE PENELITIAN
Mendekripsikan pelaksanaan

pemeliharaan dokumen rekam Penelitian ini

medis di Filing RSU RA Kartini merupakan jenis penelitian

Jepara tahun 2015. deskriptif yaitu

2. Tujuan Khusus menggambarkan data sebagai

a. Mendeskripsikan tugas hasil penelitian. Metode yang

pokok petugas filing dalam digunakan observasi dan

pemeliharaan DRM. wawancara yaitu metode

b. Mendeskripsikan sarana penelitian yang meninjau

dan prasarana yang ada di langsung objek yang diteliti.

ruang filing. Pendekatan yang digunakan

c. Mendeskripsikan kebijakan yaitu cross sectional dengan

rumah sakit dalam cara menganalisa variabel –

pengelolaan DRM. variabel penelitian bersifat

d. Mendeskripsikan prosedur sewaktu – waktu untuk

tetap (protap) filing dalam memperoleh data yang lebih

pengelolaan DRM. lengkap dan tepat. Waktu

e. Mendeskripsikan sistem pelaksanaan penelitian pada

penyimpanan dokumen bulan uni 2015 di RSU RA

rekam medis. Kartini Jepara. Poulasi

pelaksanaan retensi tahun

 2015 di RSU RA Kartini Jepara DRM karena lebar dan

dengan subjek Kepala Instalasi panjang sub rak tidak sesuai

Rekam Medis dan 2 orang dengan tebal dan panjang

petugas filing, dan objek DRM sehingga menyebabkan

penelitian adalah pelaksanaan terjadi kerusakan pada DRM,

pemeliharaan dokumen rekam keamanan juga tidak terjamin

medis di ruang filing. karena masih ada beberapa

Pengumpulan data dengan rak filing yang berada di luar

wawancara dan observasi, ruangan disebabkan karena

kemudian dianalisa dan kapasitas ruangan yang tidak

dibandingkan dengan teori. memumpuni. Oleh karena itu

peneliti menyarankan perlu

HASIL DAN PEMBAHASAN
adanya pelebaran sub rak
1. Kebijakan Rumah Sakit dalam
DRM agar DRM dapat tertata
Pemeliharaan Dokumen
dengan baik dan rapi sehingga
Rekam Medis
meminimalisir terjadinya
Berdasarkan hasil
kerusakan pada DRM, selain
wawancara di RSU RA Kartini
itu perlu adanya pelebaran
Jepara sudah memiliki
ruang filing sehingga tidak ada
kebijakan pemeliharaan
lagi rak filing yang terletak di
dokumen rekam medis tetapi
luar ruangan untuk
kebijakan tersebut belum
meminimalisir terjadinya
sepenuhnya terlaksanakan
kehilangan dan pencurian
dengan baik. Hal tersebut
DRM sehingga kerahasiaan
dapat dilihat dari keadaan di
dan keamanan DRM dapat
ruang filing RSU RA Kartini
terjaga dengan baik.
Jepara yang belum bisa
2. Protap Filing dalam
dikatakan rapi dalam menata
Pemeliharaan DRM
 Berdasarkan hasil wawancara tahun 2004, hal itu tidak

dengan kepala rekam medis sesuai dengan teori karena

dan 2 petugas filing sudah ada seharusnya retensi

protap tentang pemeliharaan dilaksanakan setiap 5 tahun

dokumen rekam medis, tetapi sekali agar tidak terjadi

isi di dalam protap tersebut penumpukan dokumen yang

tidak diterapkan sepenuhnya menyebabkan dokumen yang

dalam pelaksanaan masih aktif mudah rusak dan

pemeliharaan dokumen rekam memudahkan petugas filing

medis di ruang filing. dalam melakukan pencarian

Kebersihan dan kerapihan di dokumen rekam medis. Oleh

ruang filing kurang terjaga karena itu peneliti

sehingga menyebabkan DRM menyarankan agar dilakukan

kotor dan berdebu. Oleh retensi setiap 5 tahun sekali

karena itu peneliti agar tidak terjadi penumpukan

menyarankan agar DRM in-aktif sehingga tidak

pemeliharaan dokumen rekam menyebabkan DRM yang

medis dilaksanakan masih aktif mudah rusak dan

sepenuhnya sesuai dengan memudahkan petugas dalam

protap agar DRM tetap terjaga pencarian DRM yang masih

kebersihan dan kerapihannya aktif.

sehingga DRM tidak mudah

4. Tugas Pokok Petugas Filing
rusak.
Berdasarkan hasil
3. Pelaksanaan Retensi
wawancara dengan 2 orang
Berdasarkan hasil wawancara
petugas filing di bagian filing
dengan kepala rekam medis
RSU RA Kartini Jepara metode
sudah pernah dilakukan
penyimpanan DRM
retensi sebelumnya pada
menggunakan sistem f. Menjaga kerahasiaan isi

sentralisasi (rawat jalan dan dokumen rekam medis dan

rawat inap jadi satu). Sistem memelihara dokumen

penjajaran digunakan dengan rekam medis dengan baik

metode TDF (Terminal Digit sesuai protap yang ada

Filling). Dari hasil uraian

Dari hasil wawancara di tugas pokok petugas filing di

RSU RA Kartini Jepara dengan atas masih ada beberapa poin

petugas filing tentang tugas yang belum dilaksanakan yaitu

pokok di bagian filing adalah : :

a. Petugas filing menerima a. Melayani peminjaman

dokumen rekam medis dokumen rekam medis

yang sudah lengkap dari dengan bon pinjam.

fungsi assembling. b. Menjaga kerahasiaan isi

b. Mengelompokkan nomor dokumen rekam medis

rekam medis berdasarkan dengan baik sesuai

angka akhir nomor rekam dengan protap yang ada.

medis. Berdasarkan

c. Menjajarkan dokumen observasi dari uraian tugas

rekam medis berdasarkan pokok diatas yang belum

Terminal Digit Filling dilaksanakan dikarenakan

(metode angka akhir) kurangnya pengetahuan

d. Menyimpan dokumen petugas filing dalam

rekam medis pada rak yang pelaksanaan pemeliharaan

sesuai nomor rekam medis. dokumen rekam medis.

e. Melayani peminjaman Oleh karena itu

dokumen rekam medis peneliti menyarankan agar

dengan bon pinjam. dilakukan pelatihan dan

 sosialisasi kepada petugas mengajukan surat permohonan

filing RSU RA Kartni Jepara kepada direktur rumah sakit

agar petugas filing dapat agar rak yang masih terbuat

melakukan tugas pokok sesuai dari kayu diganti dengan roll

dengan protap dan ketentuan opack, kapasitas ruangan

yang ada sehingga keamanan diperbesar agar tidak ada lagi

dan keamanan DRM tetap rak yang terletak di luar

terjaga sehingga terhindar dari ruangan sehingga keamanan

kerusakan. dan kerahasiaan DRM tetap

5. Sarana Pemeliharaan terjaga dengan aman.

Dokumen Rekam Medis 6. Pelaksanaan Pemeliharaan

Sarana dalam pemeliharaan Dokumen Rekam Medis

DRM yang terdapat di ruang Berdasarkan hasil wawancara

filing RSU RA Kartini Jepara mengenai pelaksanaan

belum sesuai dengan teori pemeliharaan dokumen rekam

karena belum sepenuhnya medis sebagian besar belum

memadai, sebagian rak filing sesuai dengan teori yaitu

masih terbuat dari kayu terdapat beberapa folder yang

sehingga memudahkan rusak tidak diganti dengan

terjadinya serangan rayap, yang baru padahal menurut

tidak ada pemadam kebakaran teori sebaiknya diganti dengan

di dalam ruangan, kapasitas yang baru agar mudah terbaca

ruang yang tidak cukup dan menggunakan map folder

menyebabkan beberapa rak yang lebih tebal agar dokumen

filing terpaksa diletakkan di luar rekam medis tidak mudah

ruangan. Oleh karena itu rusak, keamanan dan

peneliti menyarankan agar kerahasiaan DRM belum

kepala rekam medis sepenuhnya terjaga karena

ada beberapa rak filing yang dokumen rekam medis di

masih berada di luar ruangan ruang filing RSU RA Kartini

dan ada beberapa rak filing Jepara dapat disimpulkan

yang terbuat dari kayu bahwa :

sehingga menyebabkan mudah 1. Kebijakan dalam

terjadi serangan rayap. Adapun

pemeliharaan dokumen
temperatur suhu di ruangan
rekam medis di RSU RA
filing RSU RA Kartini Jepara
Kartini Jepara sudah ada
belum memadai sehingga

menyebabkan banyaknya debu tetapi belum dilakukan

dan juga menyebabkan

sepenuhnya, hal itu bisa
kelembaban dan kerusakan
dilihat dari ruang filing
dokumen rekam medis,
RSU RA Kartini yang
berdasarkan teori sebaiknya

kelembaban suatu ruangan belum tertata rapi.

penyimpanan yaitu sekitar 50%

2. Sudah ada protap filing
sampai 65% dan suhu udara
tentang pemeliharaan
o
berkisar antara 18.8 C sampai
DRM tetapi belum
24.24oC apabila suhu kurang

dari normal maka dalam waktu dilakukan sepenuhnya

relatif singkat dokumen rekam

karena kerahasiaan dan
medis akan mudah rusak.
keamanan DRM belum

terjamin sepenuhnya.
SIMPULAN

Berdasarkan penelitian 3. Pelaksanaan retensi di

yang telah dilakukan di di RSU

RSU RA Kartini Jepara
RA Kartini Jepara mengenai
sudah pernah dilakukan
pelaksanaan pemeliharaan
 namun itu sudah lebih dari 5. Sarana di ruang filing

10 tahun yang lalu yaitu RSU RA Kartini Jepara

pada tahun 2004 berdasarkan pengamatan

sehingga saat ini masih belum memadai, sebagian

ada beberapa dokumen rak filing masih terbuat

yang lebih dari 10 tahun dari kayu sehingga

setelah melakukan menyebabkan mudah

pelayanan pemeriksaan terjadinya serangan

belum diretensi. rayap, ruangan

4. Tugas pokok petugas penyimpanan rak filing

filing di RSU RA Kartini belum cukup sehingga

Jepara berdasarkan ada beberapa rak filing

pengamatan belum yang masih terletak di luar

dilakukan dengan baik, ruangan.

karena setiap peminjaman 6. Pelaksanaan

DRM tidak ditulis di buku pemeliharaan DRM di

ekpedisi dan petugas RSU RA Kartini Jepara

kurang pengetahuan berdasarkan pengamatan

dalam merawat dan belum sepenuhnya

menjaga DRM sehingga dilakukan dengan baik,

menyebabkan folder DRM karena ada beberapa

mudah rusak.
 folder yang rusak belum 3. Sebaiknya retensi

diganti. dilakukan setiap 5 tahun

SARAN sekali agar tidak terjadi

Berdasarkan hasil
penumpukan DRM
pengamatan serta kesimpulan
sehingga DRM tidak
yang ada maka penulis
mudah rusak dan juga
memberikan saran sebagai

acuan dalam meningkatkan memudahkan petugas

kinerja sebagai berikut :

filing dalam pencarian.
1. Sebaiknya diadakan
4. Sebaiknya diadakan
sosialisasi dan pelatihan
pelatihan dan sosialisasi
tentang pemeliharaan
terhadap petugas filing
dokumen rekam medis
tentang pemeliharaan
agar pemeliharaan DRM
dokumen rekam medis
dapat dilakukan sesuai
agar petugas filing dapat
dengan kebijakan yang
melakukan tugas
ada.
pokoknya sesuai dengan
2. Sebaiknya dilakukan
prosedur yang ada dan
sosialisasi terhadap
agar keamanan serta
petugas filing agar
kerahasiaan DRM tetap
pelaksanaan
terjaga.
pemeliharaan DRM dapat
5. Sebaiknya mengajukan
terlaksana sesuai dengan
surat permohonan
protap yang ada
 terhadap direktur rumah

sakit agar sarana di ruang DAFTAR PUSTAKA

filing memadai, seperti rak

filing yang masih terbuat 1. Departemen Kesehatan

Republik Indonesia.
dari kayu diganti dengan
Pedoman
roll opack, serta kapasitas
Penyelenggaraan dan
ruangan diperbesar agar Prosedur Rekam Medis

tidak ada lagi rak filing Rumah Sakit di Indonesia.

Jakarta : Direktorat
yang terletak di luar
Jenderal Bina Pelayanan
ruangan, APAR, serta
Medik, 2006
pengatur suhu juga 2. Yoga, Tjandra.

diperlukan untuk Manajemen Administrasi

Rumah Sakit. Jakarta :

kepentingan pemeliharaan
Universitas Indonesia,
DRM.
2007
6. Sebaiknya setiap folder 3. Billy, N. Hukum

yang rusak langsung Kesehatan Rekam Medik

Elektronik, 2008
diganti sehingga identitas
4. Rustiyanto, Ery. Sistem
dan nomor rekam medis
Informasi Manajemen
pasien tetap terjaga selain Rumah Sakit yang

itu juga memudahkan Terintigrasi. Jakarta :

Gosyen Publishing, 2010

petugas dalam pencarian
5. Rustiyanto, Ery. Etika
dokumen rekam medis.
Profesi Perekam Medis
 dan Informasi Kesehatan. 11. Standar Oprasional

Jakarta :Graha Ilmu, 2009 Prosedur Rekam Medis

6. Protap RSU RA Kartini Rumah Sakit RSU RA

Jepara Kartini Jepara

7. Rustiyanto, Ery. 12. Instalasi Rekam Medis,

Manajemen dan Warih Pedoman

Ambar Rahayu. Filling Pengorganisasian

Dokumen Rekam Medis Instalasi Rekam Medis

dan Informasi Kesehatan. RSU RA Kartini

Poltekes Permata Jepara,2014

Indonesia, 2010 13. Departemen Kesehatan

8. Kementerian Kesehatan. Republik Indonesia

Permenkes No. 269/ Direktorat Jendral

MenKes/ Per/ XII/ 2008 Pelayanan Medis, Buku

tentang Rekam Medis. Pedoman Pencatatan

Jakarta : Departemen Kegiatan Pelayanan

Kesehatan Republik Rumah Sakit di

Indonesia, 2008 Indonesia,Jakarta, 1994

9. Sugiarto, Agus dan Teguh 14. Departemen Kesehatan

Wahyono. Manajemen Republik Indonesia

Kearsipan Modern. Direktorat Jendral

Yogyakarta : Gava Pelayanan Medis, Buku

Media,2005 Pedoman Pencatatan

10. Lubis, Anggita Nita. Kegiatan Pelayanan

Gambaran Pengetahuan Rumah Sakit di

Rekam Medis FKM UI. Indonesia,Jakarta, 2003

Jakarta, 2009 15. Notoadmojo,l Soekidjo.

Ilmu Kesehatan
Masyarakat (Prinsip-

prinsip Dasar), Jakarta :

Rineka Cipta,2003