Page 

| 1 
UNCONTROLLED WHEN PRINTED 
 

ACCIDENT & INCIDENT PROCEDURE 

EUROPEAN ACTIVE PROJECTS LTD 

THE ARRANGEMENTS SET OUT IN THIS DOCUMENT ARE TO BE ADHERED 

 TO AT ALL TIMES BY EMPLOYEES, CONTRACTORS AND VISITORS TO SITE. 

ALL EAPL EMPLOYEES, CONTRACTORS AND VISITORS HAVE THE AUTHORITY 

TO STOP ANY UNSAFE WORKING ACTIVITIES. 

 
HSEQ MANAGER  (Sean Clive)  

THIS DOCUMENT IS UNCONTROLLED WHEN PRINTED 

Contents 
A – Regulation requirements ............................................................................................................................................ 2 
Document name: Accident & Incident Procedure  Document control No: OP021A 
Document creation by:  Approved by:  Date:  Issue No: 
HSEQ Manager  HSEQ Department  14/02/20  1 
www.eap‐ltd.co.uk                              01634 827369                             changing culture, educating minds 
 
Page | 2 
UNCONTROLLED WHEN PRINTED 
A1 – What to do to comply ........................................................................................................................................... 2 
B – Introduction ................................................................................................................................................................ 3 
B1 – Purpose ................................................................................................................................................................. 3 
B2 – Scope ..................................................................................................................................................................... 3 
C – Responsibilities ........................................................................................................................................................... 3 
C1 – Management ......................................................................................................................................................... 3 
C2 – Person in charge/ supervisors ............................................................................................................................... 3 
C3 – Employees ............................................................................................................................................................. 4 
C4 – Contractors & visitors ........................................................................................................................................... 4 
C5 – Safety department ................................................................................................................................................ 4 
D – Training requirements ................................................................................................................................................ 4 
D1 – Management/ supervisors .................................................................................................................................... 4 
D2 – workers ................................................................................................................................................................. 4 
E – Supporting documents ................................................................................................................................................ 4 
E1 – Documents ............................................................................................................................................................ 4 
F – Communication ........................................................................................................................................................... 5 
F1 – Communication process ........................................................................................................................................ 5 
G – Procedure ................................................................................................................................................................... 5 
G1 – Reporting an Incident (Near miss, Observation, Dangerous Occurrence) ........................................................... 5 
G2 – Reporting an Accident (Injury) .............................................................................................................................. 5 
G5 – RIDDOR reporting ................................................................................................................................................. 6 
G6 – Storage of data ..................................................................................................................................................... 7 
 

 
 

A – Regulation requirements 
A1 – What to do to comply 
To ensure compliance with this procedure set, the follow steps need to be taken; 
 EAPL work force must report any accidents or incidents that occur 
 Accident and incident report form must be completed 
 Report forms must be completed by site manager/ supervisor and forwarded to HSEQ Manager 
Document name: Accident & Incident Procedure  Document control No: OP021A 
Document creation by:  Approved by:  Date:  Issue No: 
HSEQ Manager  HSEQ Department  14/02/20  1 
www.eap‐ltd.co.uk                              01634 827369                             changing culture, educating minds 
 
Page | 3 
UNCONTROLLED WHEN PRINTED 
 The accident and incident must be assessed to identify if it is reportable to the HSE under RIDDOR 
 Internal investigations must take place to assess where the system failed 
 Root cause analysis must take place to identify at what level of planning it failed 
 Corrective actions must be applied to ensure the likelihood of re occurrence is significantly reduced 
 First aid and medical treatment 
  
A2 – Regulations that apply 
The regulations and guidance that apply to accident and incident reporting; 
 Management of Health and Safety at work Regulation 1999 
 The health and safety (first aid) Regulations 1981 
Guidance; 
 Reporting accidents and incident at work 
Guidance code – INDG453 (Rev 1) 
https://www.hse.gov.uk/pubns/indg453.htm  

B – Introduction  
B1 – Purpose 
The purpose of this document is to set a standard to follow, if any accidents or incident should occur and what actions to be 
taken after the occurrence. 

This document will set out time frames for reporting, document identification for completion follow an accident or incident, and 
what actions to take following an accident and incident and after care for the individuals involved. 

It will also give an understanding on identifying if an incident or accident is RIDDOR reportable, and what steps to take if a report 
is needed to be made to the HSE. 

B2 – Scope 
The scope of this document covers all EAPL sites that are managed by EAPL staff & it also covers all sites EAPL can operate from. 
The sites EAPL manage; 
 Chatham (Operations & Head office) 
 Ramsgate (Vessel Slipway) 
 Southampton (Land based site) 
 Hull (in‐ land fabrication/ ship support services) 
 
Customers sites that EAPL Operate out of; 
 Babcock (Plymouth) 
 A&P (Falmouth, Tyne & Tees) 
 UK docks (Tees) 

C – Responsibilities   
C1 – Management 
Management have the following responsibilities; 
 Have overall responsibility for any accident and incident reporting to the HSEQ manager 
 Have responsibility for his/ her teams’ safety and wellbeing 
 Must carry out the incident/ accident investigation  
 Must finalise all paperwork prior to submitting report to HSEQ manager 
 Must follow up any questioning on the report if further investigation is needed 
 Must enforce any corrective actions set 
 Ensure first aider and emergency services have been contacted where necessary  
C2 – Person in charge/ supervisors 
 Inform Line manager of a detailed image of what occurred 
 Has the responsibility for his/ her team 
 Must ensure all incident/ accidents are reported to line manager 
 Must assist with any further questions if further investigation is needed 
 Must ensure all corrective actions are followed and enforced to the workforce 
Document name: Accident & Incident Procedure  Document control No: OP021A 
Document creation by:  Approved by:  Date:  Issue No: 
HSEQ Manager  HSEQ Department  14/02/20  1 
www.eap‐ltd.co.uk                              01634 827369                             changing culture, educating minds 
 
Page | 4 
UNCONTROLLED WHEN PRINTED 
 Stop any unsafe working activities and report findings 
 Find or contact the on‐site first aider 
 Contact emergency services as soon as possible if needed 

C3 – Employees 
 Must report any accident or incident 
 Must comply with corrective actions enforced 
 Ensure they give accurate and honest answers when incident/ accident investigations are taking place 
 Must follow process after an incident, if medical attention is requested from management 
 Stop any unsafe working activities and report findings 
 Ensure they know the where about of the first aiders 

C4 – Contractors & visitors 
 Must reporting any findings of any unsafe working activities and stop the work 
 Must accept questioning if involved at any point or witness of an incident/ accident 
 Must comply and report any findings  
 If injury sustained, report to line manager and task supervisor, send report to HSEQ manager 
 Ensure they know where to find or contact the on‐site first aider 

C5 – Safety department  
 To review the initial accident/ investigation form 
 Must analyse the findings and carry out further investigations where needed 
 Must request task documents to ensure risks and methods where identified  
 Must report findings to Managing director, Client, Management 
 Ensure Root cause has been identified and log findings to identify trends 
 Must identify if the accident or incident is RIDDOR reportable and if so complete RIDDOR form on HSE website. 
 Must be in contact with other company HSEQ department 

D – Training requirements  
D1 – Management/ supervisors 
All management and supervisors must be aware of the reporting time period and what information may be needed when 
carrying out an initial investigation. All information needed will be included in the report form OP021A ‘DOC 1’ (accident report 
form) & ‘DOC 2’ (Incident report form). 

What actions to take following an accident or incident for the care and wellbeing of the personnel involved. If an accident has 
occurred, management and supervisors must be able to assess if the individual will require further medical treatment by 
emergency services. 

D2 – workers  
Workers need to be informed on the following; 
 How to report an incident or accident 
 How to identify an incident 
 What actions to take following an incident or accident 
 Who has the authority to stop work if unsafe working practices are seen 
 The difference between a Near miss, observation or dangerous occurrence. 
 No blame culture and no disciplinary action will be taken on them for reporting an incident/ accident 
 

E – Supporting documents  
E1 – Documents 
Documents that support this procedure are; 
 OP021A ‘DOC 1’ – Accident report Form 
 OP021A ‘DOC 2’ – Incident Report Form 

Document name: Accident & Incident Procedure  Document control No: OP021A 
Document creation by:  Approved by:  Date:  Issue No: 
HSEQ Manager  HSEQ Department  14/02/20  1 
www.eap‐ltd.co.uk                              01634 827369                             changing culture, educating minds 
 
Page | 5 
UNCONTROLLED WHEN PRINTED 
F – Communication  
F1 – Communication process  
When creation of documentation has been completed and approved by managing director, the responsibility is for the HSEQ 
manager to communicate the document to all top management via means of email/ briefing. It is then the responsibility for the 
top management to communicate with his/ her team on the new documentation issued and ensure it is understood and 
enforced. 

This document must be signed by site manager and return to the HSEQ manager. 

G – Procedure  
G1 – Reporting an Incident (Near miss, Observation, Dangerous Occurrence) 
Following a witness of an incident the following actions must be taken; 
 Immediately stop any unsafe working practices that may have the potential to cause harm to the individual conducting 
the task or other personnel 
 Report findings to task supervisor to assess the task and put controls in place  
 HSEQ manager to be inform at earliest opportunity and await initial report 
 Supervisor to get witness to write a witness statement and obtain signature 
 Supervisor has the responsibility to inform line manager of findings 
 Complete initial incident report form (OP021A ‘DOC 2’) 
 Present initial report form to line manager with all relevant information included 
 Line manager to review report form and request further information when needed 
 When satisfied all relevant information is included, line manager is to issue the report to HSEQ manager 
 HSEQ manager to review and ensure suitable evidence, information and corrective actions are applied with suitable 
time scale 
 HSEQ manager is to document incident and corrective actions to ensure corrective actions are followed up and 
complete 
 HSEQ manager will store the non‐ conformance and use to identify trends throughout the business 
 HSEQ manager to inform managing director of incident and actions raised 
 On completion of corrective actions, all must be sent to HSEQ manager for final sign off and completion of incident 
form. 
 
G2 – Reporting an Accident (Injury) 
In the event of an accident the follow actions must be followed; 
 Accident occurs whilst at work 
 All work activities in the immediate vicinity must be stopped and area must be made safe 
 Working party must inform first aider at the earliest opportunity 
 Individuals involved must report accident to task supervisor and feedback all relevant information 
 HSEQ manager to be inform at earliest opportunity and await initial report from on‐site staff 
 Task supervisor must assess the severity of the injury (if the accident is severe, the working area must be segregated 
not allowing any other personnel within the area until photos have been taken)  
 Individual must be escorted to a safe area for assessment 
 Supervisor must assess if the individual requires further medical treatment and must contact the emergency services at 
the earliest opportunity 
 Supervisor must inform line manager of accident and complete an accident report form (OP021A ‘DOC 1’) 
 Supervisor is to receive witness statements from all personnel who witnessed the accident 
 Once initial report form is complete, supervisor must issue the report to line manager 
 Line manager is to review and ask any questions needed before issuing report to HSEQ manager 
 HSEQ manager to review and carry out further investigations where needed 
 HSEQ manager to finalise and issue a final report to manging director 
 HSEQ manager to assess if the injury is RIDDOR reportable 
 All completed corrective actions must be documented and sent to HSEQ manager for final sign off. 
 
G3 – Aftercare following an incident or injury 

Document name: Accident & Incident Procedure  Document control No: OP021A 
Document creation by:  Approved by:  Date:  Issue No: 
HSEQ Manager  HSEQ Department  14/02/20  1 
www.eap‐ltd.co.uk                              01634 827369                             changing culture, educating minds 
 
Page | 6 
UNCONTROLLED WHEN PRINTED 
Following an incident or accident, EAPL must ensure the health and wellbeing of all individuals that work for or on behalf of 
EAPL. If any person has been subject to an incident, the individual must undertake an assessment and if required further medical 
treatment must be given. An incident that involves the following must seek medical treatment; 
 Exposure to dangerous levels of toxic gases, fumes or vapours 
 Complaints of the individual feeling discomfort  
 Individual identified as stressed/ panicked following an incident  
 Feeling any effect from witnessing a distressing event 
 Individuals being submerged in water for a period of time 
 Any more severe injuries (fractures, lacerations, impact causing bruising externally which could lead to internal 
bleeding) 
 Chest pains and tightness  
 Hearing problems 
 Eye site problems 
This list is not limited to the above, and any other reasoning for an individual wanting to seek further medical treatment. 
 
If an individual wish to return to work, then a return to work interview must take place, and the individual must give a medical 
fit to work note (dependant on the severity of the injury and the rest time allocated) 
 
G4 – Time frame for reporting 
EAPL set a time scale for reporting accident and incident. EAPL HSEQ manager must be notified in any initial email or contact of 
the incident/ accident. Dependant on the severity, a quick response site visit will be required. Site visit within 2 days will be 
required when; 
 An individual is subject to fatality 
 An individual obtains severe life‐threatening injuries 
 An individual obtains disabling abilities 
 Any accident that will be subject to RIDDOR 
 
An incident or accident that requires a site visit within 14 days; 
 An incident that had the potential to cause multiple fatalities (no injuries) 
 An incident that had the potential to cause loss of property  
 
All other incidents or accidents will be subject to visit within 30 days. Site safety representative to report and conduct 
investigations. With recommendations and interaction via email, phone, message. 
 
The time frame for reporting is as follows; 
 2 hours – working party to inform supervisor of incident/ accident 
 2 days – supervisor to complete initial report form and issue to line manager 
 4 days – line manager to submit report form to HSEQ manager 
 10 days – HSEQ manager to report final report to managing director 
 
G5 – RIDDOR reporting 
RIDDOR report to HSE must be submitted if any personnel obtain an injury that leads to over 7 days consecutive off work. 
RIDDOR identifies the following; 
 Fractures, other than to fingers, thumbs and toes 
 Amputation of an arm, hand, finger, thumb, leg, foot or toe 
 Any injury likely to lead to permanent loss of sight or reduction in sight in one or both eyes 
 Any crush injury to the head or torso, causing damage to the brain or internal organs 
 Any burn injury (including scalding) 
covers more than 10% of the whole body’s total surface area or 
causes significant damage to the eyes, respiratory system or other vital organs 
 Any degree of scalping requiring hospital treatment 
 Any loss of consciousness caused by head injury or asphyxia 
 
 Any other injury arising from working in an enclosed space 
Document name: Accident & Incident Procedure  Document control No: OP021A 
Document creation by:  Approved by:  Date:  Issue No: 
HSEQ Manager  HSEQ Department  14/02/20  1 
www.eap‐ltd.co.uk                              01634 827369                             changing culture, educating minds 
 
Page | 7 
UNCONTROLLED WHEN PRINTED 
leads to hypothermia or heat‐induced illness or 
requires resuscitation or admittance to hospital for more than 24 hours 
 Carpal Tunnel Syndrome 
 Cramp of the hand or forearm (severe cramp) 
 Occupational dermatitis 
 Hand Arm Vibration Syndrome 
 Occupational asthma 
 Tendonitis and tenosynovitis 
 Exposure to carcinogens, mutagens and biological agents 
Occupational cancers 
Biological agents 
 
Certain dangerous occurrences are subject to HSE reporting and this will be determined by the HSEQ manager. 
  
G6 – Storage of data 
All accident and incident reports must be documented and stored to allow statistics to be put together. This is to allow the 
business to identify trends and shortfalls, and implement improvements to be made. 

Monthly statistics must be recorded back to the H&S admin to allow LTI to be monitored and calculate the business accident 
rate against hours worked. 

Communication sign off; 

Name  Date  Sign 

     
     

Document name: Accident & Incident Procedure  Document control No: OP021A 
Document creation by:  Approved by:  Date:  Issue No: 
HSEQ Manager  HSEQ Department  14/02/20  1 
www.eap‐ltd.co.uk                              01634 827369                             changing culture, educating minds 
 
Page | 8 
UNCONTROLLED WHEN PRINTED 
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
 

Document name: Accident & Incident Procedure  Document control No: OP021A 
Document creation by:  Approved by:  Date:  Issue No: 
HSEQ Manager  HSEQ Department  14/02/20  1 
www.eap‐ltd.co.uk                              01634 827369                             changing culture, educating minds