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Cours Ms Project 2
Cours Ms Project 2
FLSH - USJ
MS Project
Notes et Aide Mémoire
Project Stages:
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Nasri Messarra
FLSH - USJ
Project
|--------Stage
|--------- Task
|------------- SubTask
|------------ Activity
|--------Stage
|--------- Task
|------------- SubTask
|------------ Activity
A task should be between 1 and 10 days effort, otherwise break it into subtasks.
Changing task layout (rollup) to show subtasks separation when the summary is not
expanded: format > layout > always rollup & X hide rollup
Outline numbering (1, 1.1, 1.2, etc.): Tools > options > view > show outline number
Deadline date indicator: double click task > advanced tab > deadline date
Split task: select task, click the split task button on the toolbar == + == (or edit >
split task)
Constraints:
As soon as possible
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Nasri Messarra
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As late as possible
Finish no earlier than
Start no earlier than
Finish no later than
Start no later than
2- Resources
Use the resource sheet to add resources. 2 types work and material
Double click for advanced features like availability, resource calendar, etc.
3 types of rates: standard, overtime and per use (location of a facility, fixed fee, etc.)
You can attach notes to a resource
If you add more than 1 resource for a task the duration is automatically reduced. Use
the “smart tag” to keep the duration as it is.
Click on the graph button in the assign resources dialogue to see if a resource is
overloaded. Note that the resources are shown in red in the resource table when
working hours are exceeded.
Choose tools > level resources. This will reschedule task to avoid having people
working overtime.
A resource can have both a cost per use and a standard and overtime rates.
Use table > entry > cost to view cost per task.
If a resource’s cost changes over time, double click on the resource and use the costs
tab to add more lines, e.g. 1/1/2007, $22/hr, etc.
You can also use different rates for one person (A, B, C…).
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Nasri Messarra
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Les Ressources
Les ressources humaines et matérielles sont mélangées dans Project. Pour y accéder,
faire right click sur la bande du « gantt chart » et choisir « resource sheet ».
Nasri M. est de type « work », c’est-à-dire Ressources Humaines ou payé sur base de
temps. Il fait partie du groupe « admins » et travaille à plein temps (100%). S’il
travaillait à mi-temps, on aurait pu, soit réduire les 100% en 50% ou changer le
calendrier rattaché à cette personne. Il touche $50 par heure et $120 dans le cas
d’heures supplémentaires. Il n’y a pas de coût à l’utilisation (cost/use). Le cost/use
peut être utile dans le cas de frais de déplacement (un consultant qui vient de
l’étranger, dans ce cas, on comptera par exemple $1,000 en frais d’avion) par exemple
ou de location de matériel (un musicien qui travaille et fait payer la location de son
équipement en même temps).
Les ouvriers touchent $100/wk ou $100 par semaine. Le « max units » est de 1000%
pour dire qu’il y a dix employés. Noter aussi que le base calendar pour les employés
est de type « 24 hours ».
Le compresseur a un coût d’utilisation de $500 (chaque fois qu’on veut l’utiliser pour
un travail) et coûte $2,000 (std. Rate) pour l’extraction d’une tonne (material label).
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Nasri Messarra
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Méthode 1 :
- Double cliquer sur la colonne « informations » d’une tâche, puis aller dans la
section « ressources » :
Méthode 2 :
- on peut aussi utiliser le bouton « assign resources » de la barre d’outils
(encerclé) :
L’avantage de cette méthode, c’est que la fenêtre « assign resources » reste visible et
on peut rapidement passer d’une tâche à l’autre et répartir les ressources.
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Project nous propose de garder la nouvelle valeur (change the duration) ou de garder
cette valeur (change the total work) au cas où nous avons réalisé qu’il faut plus
d’effectifs pour réaliser cette tâche dans le même délai.
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Appliquer des tarifs différents : aller sur view task usage (ou utiliser le view bar),
double cliquer sur la personne sous la tâche où le tarif est différent et modifier
Type de Tâches :
Work=duration x units
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- fixed unit task : par default, lorsqu’on ajoute des ressources, le temps est
affecté
- fixed duration : le temps reste constant même si on ajoute des ressources. Dans
ce cas, si la tâche est « effort driven », le % de travail est affecté (en doublant
les ressources, chacune travaille à 50%), sinon, tout reste inchangé.
- Fixed-work task : en ajoutant une ressource, le temps varie. En augmentant le
temps, les unités (%) diminuent.
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overallocation »
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Tracking
1- Définir la baseline > project > set baseline (up to 10 baselines) > entire project
2- choisir la tache puis task > mark on track > mark on track = accompli dans les
délais prévus
3- sinon task > mark on track > update task – soit date début, fin – soit pourcentage,
durée utilisée, durée restante
4- view > table > tracking pour travail accompli, cout, etc.
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Pour les taches termines, Project place un « check mark » dans la colonne
« informations » :
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On peut aussi utiliser la barre d’outils « tracking » pour mettre à jour rapidement le
pourcentage de la tache effectué :
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Ensuite passer sur « view task usage » puis « view table tracking » et enfin
sur « format details actual cost »
Noter qu’on peut accéder à la dernière option par un right click sur le tableau jaune et
gris.
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17- Constraints
18- Fixed costs / View table entry / costs
19- Sous-Tâches : utiliser les options Indent (aussi appelées demote et promote)
dans la barre d’outils (flèche vers la gauche et flèche vers la droite).
20- Relier les tâches (précédence) : la méthode la plus simple consiste à cliquer
au centre de la première et à enlever le doigt au
début de la seconde. Une autre méthode consiste à sélectionner les
deux tâches dans le tableau et à cliquer sur l’icône représentant une chaîne
dans la barre d’outils.
21- Délier les tâches : double cliquer sur la flèche qui relie
les tâches et choisir Delete. Sinon, cliquer sur la première tâche
et utiliser l’icône représentant une chaîne brisée sur la barre d’outils.
22- Commencer et terminer une tâche à des dates spécifiques : Déplacer
graphiquement la tâche ou double-cliquer sur la tâche et utiliser la
fenêtre Task Info.
23- Assigner les ressources : Dans la View Bar (à droite, en dessous de Gantt
Chart, choisir Ressource Sheet), puis s’assurer que View Table
Entry est sélectionné. Introduire le nom, maximum units (on peut par
exemple mettre 50% si la personne travaille à mi-temps), standard rate et
overtime rate, cost/use (usage supplémentaire à l’utilisation), Accrue
(facturation), Base calendar (on peut définir des heures de travail spécifiques
pour chaque ressource).
24- Définir les ressources de chaque tâche : double cliquer la tâche
puis resources et remplir le tableau avec le pourcentage de travail
assigné à la ressource (100% signifie que la personne va consacrer tout son
temps pour cette tâche).
25- Voir l’utilisation des ressources : dans le View Bar, choisir
Ressource Usage.
26- Voir le coût des ressources : étape 18 puis View Table Cost.
27- Graphe des ressources : choisir, dans le View Bar, Resource Graph.
Utiliser le bouton droit de la souris sur la zone de la
ressource pour passer à la ressource suivante et le bouton droit de
la souris sur le graphe pour changer de graphe : coût, travail, etc.
28- Changer la forme du Gantt Chart : la méthode la plus simple consiste à utiliser
l’assistant (baguette magique sur la barre d’outil). La
méthode manuelle consiste à double cliquer sur les tâches dans la zone du
graphe. Utiliser cet assistant pour retrouver le chemin critique.
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