1.

Tổng quan cơ sở lí thuyết

a) Quản lí dự án là gì?
Các dự án hiện nay rất đa dạng trên nhiều lĩnh vực khác nhau như xây dựng,
sản xuất, công nghệ thông tin, cụ thể hơn là hệ thống quản lý sách online của công
ty 2QPNC. Nhưng chung quy lại những dự án này đều hoạt động dựa trên những
nguyên tắc chung và bản chất của chúng là tương đồng, vậy chúng ta đã thực sự
hiểu rõ khái niệm quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án (project management) là việc “áp dụng các kiến thức, kỹ năng,
công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu dự án (PMBOK,
2017) khi đặt trong các giới hạn về thời gian, chi phí và nguồn lực; Thực tế, tất cả
chúng ta đều phải quản lý dự án bởi vì nó bao gồm các hoạt động trong cuộc sống,
từ các việc nhỏ như tổ chức một hoạt động sự kiên, hoặc xây dựng một căn nhà
riêng,… đến các việc phức tạp hơn như xây dựng các cơ sở hạ tầng hoặc đào tạo.
Để hiểu rõ hơn quản lý dự án là gì, chúng ta cần xuất phát từ các nền tảng là các
đặc thù của một dự án hay chúng ta có thể phân biệt dự án với các loại hình công
việc khác, và việc quản lý dự án được thực hiện như thế nào thông qua quy trình
quản lý dự án.
Nhìn chung, quản lý dự án là hoạt động không thể thiếu trong việc quản lý một
hệ thống sách online lớn. Bởi lẽ, nó giúp quy trình vận hành kinh doanh được diễn
ra một cách thuận lợi và đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty 2QPNC trong quá
trình khiển trai thực hiện.
b) Khái niệm của các phần IPECC, 10KA, 47P, ITTO
Để dự án hệ thống quản lý sách của công ty 2QPNC phát triển thành công thì dự án
phải khiển trai đầy đủ các yếu tố sau đây:
 5 nhóm quy trình (IPECC)
- Nhóm quy trình Khởi tạo dự án (Initiating Process Group): Các quy trình
được thực hiện để xác định một dự án mới hoặc một giai đoạn mới của dự án
hiện tại bằng cách xin cấp quyền để bắt đầu dự án hoặc giai đoạn.
- Nhóm quy trình Lập kế hoạch (Planning Process Group): Các quy trình cần
thiết để thiết lập phạm vi của dự án, cải tiến các mục tiêu, và xác định các
hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu của dự án.
- Nhóm quy trình Thực thi dự án (Executing Process Group): Các quy trình
được thực hiện để hoàn thành công việc trong kế hoạch quản lý dự án để đáp
ứng các yêu cầu của dự án.
 - Nhóm quy trình Giám sát và kiểm soát dự án (Monitoring and Controlling
Process Group): Các quy trình cần thiết để theo dõi, xem xét, và điều chỉnh
tiến độ và hiệu quả của dự án; xác định những chỗ cần thay đổi trong kế
hoạch; và bắt đầu những thay đổi tương ứng.
- Nhóm quy trình Kết thúc dự án (Closing Process Group): Các quá trình
được thực hiện để chính thức hoàn thành hoặc kết thúc một dự án, giai đoạn
hoặc hợp đồng.
 10 lĩnh vực kiến thức (knowledge areas): mô tả những năng lực mà nhà
QLDA phải thực hiện giúp quản lý thành công dự án.
- Quản lý tích hợp dự án (Project Integration Management)
- Quản lý phạm vi dự án (Project Scope Management)
- Quản lý thời gian dự án (Project Time Management)
- Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management)
- Quản lý chất lượng dự án (Project Quality Management)
- Quản lý giao tiếp dự án (Project Communication Management)
- Quản lý rủi ro dự án (Project Risk Management)
- Quản lý nhân sự dự án (Project Human Resource Management)
- Quản lý mua sắm dự án (Project Procurement Management)
- Quản lý các bên liên quan dự án (Project Stakeholder Management)
 47 quy trình quản lý dự án thuộc về 10 lĩnh vực kiến thức và 5 nhóm quy
trình(47P)

- Xây dựng điều lệ dự án - Sắp xếp thứ tự các hoạt động

- Xác định các bên liên quan đến dự
án
- Xây dựng kế hoạch quản lý dự án
- Kế hoạch quản lý phạm vi dự án
- Thu thập yêu cầu
- Định nghĩa phạm vi dự án
- Tạo các cấu trúc phân chia công
việc
- Kế hoạch quản lý lịch trình dự án
- Định nghĩa các hoạt động của dự
án
- Ước lượng các nguồn lực cho các
hoạt động
- Ước lượng thời gian cần thiết cho
các hoạt động
- Xây dựng lịch trình dự án
- Kế hoạch quản trị chi phí
- Ước lượng chi phí cho các hoạt
động dự án
- Xác định ngân sách dự án
- Kế hoạch quản lý chất lượng dự án
- Kế hoạch quản trị nguồn lực dự án
- Kế hoạch quản trị truyền thông dự
án
- Kế hoạch quản trị rủi ro dự án
- Xác định các rủi ro
- Phân tích định tính các rủi ro
- Phân tích định lượng các rủi ro
- Kế hoạc phản ứng với các rủi ro
- Kế hoạch mua sắm cho dự án
- Kế hoạch quản trị mối quan hệ với
các bên liên quan
- Chỉ đạo và quản lý các công việc
dự án
- Đảm bảo chất lượng dự án
- Huy động nhóm thực hiện dự án
- Phát triển nhóm thực hiện dự án
- Quản lý nhóm thực hiện dự án
- Quản lý truyển thông dự án
- Tiến hành mua sắm
- Quản trị sự gắn kết với các bên
liên quan
- Giám sát và điều chỉnh các công
việc của dự án
- Điều chỉnh các thay đổi tích hợp
- Kiểm tra phạm vi dự án
- Điều chỉnh phạm vi dự án
- Điều chỉnh lịch trình dự án
- Điều chỉnh chi phí
- Điều chỉnh chất lượng
- Điều chỉnh truyền thông
- Điều chỉnh rủi ro
- Điều chỉnh mua sắm
- Điều chỉnh sự gắn kết với các bên
liên quan
- Kết thúc mua sắm
- Đóng dự án

 ITTO trong 47P

- I: Inputs, tức đầu vào
- TT: Tools & Techniques, tức công cụ và kỹ thuật để xử lý những nguyên liệu
đầu vào
- O: Outputs, kết quả đạt được.
2. Quản lý thời gian dự án
a. Quản lý thời gian dự án bao gồm 7 quy trình:
 Lập kế hoạch quản lý lịch trình (Plan Schedule Management): được xây dựng
bởi nhóm dự án - sử dụng kỹ thuật chuyên gia, kỹ thuật phân tích và các cuộc
họp.
 Xác định hoạt động (Define Activities): phát triển WBS chi tiết, và giải thích
tất cả công việc phải thực hiện để ước lượng thời gian - chi phí thực hiện.
 Thứ tự các hoạt động (Sequence Activities): liên quan đến các việc xem xét
và xác định sự phụ thuộc.
 Ước lượng nguồn lực cho hoạt động (Estimate Activity Resources): ước
lượng số lượng và loại nguồn lực cho từng hoạt động của dự án.
 Ước lượng thời gian hoàn thành hoạt động (Estimate Activity Durations):
lượng thời gian làm việc thực tế trên một hoạt động cộng với thời gian đã trôi
qua.
  Phát triển lịch trình dự án (Develop Schedule): sử dụng các đầu ra của các
quy trình quản lý thời gian để xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc của dự
án.

Các công cụ hỗ trơ như:

• Biểu đồ Gantt
• Đường tới hạn
• Chuỗi tới hạn
• PERT.

 Kiểm soát lịch trình dự án (Control Schedule): để biết tình trạng tiến độ,
yếu tố ảnh hưởng đến thay đổi lịch biểu, lịch biểu thay đổi, và quản lý các
thay đổi.

Quản lý lịch trình về thời gian quản lý hệ thống sách online của công ty
2QPNC.

STT Nội dung Xác định hoạt Tần Ngày bắt Ngày kết
động suất đầu thúc
1 Quản lý nhập Lập phiếu nhập . 1đơn/ 07/07/2021 27/07/2021
sách Cách thức kiểm tra, ngày
quản lý số lượng,
giá sách đầu vào và
ra của hệ thống.
2 Quản lý bán sách Lập phiếu thanh 10- 07/07/2021 20/07/2021
toán. Cách thức 20đơn/
quản lý số sách bán ngày
được trong ngày
3 Quản lý thu chi Lập phiếu chi. Cách 2đơn/ 07/07/2021 09/07/2021
thức quản lý thu chi ngày
và báo cáo trong
ngày
4 Quản lý nguồn Lập phiếu phỏng 27/07/2021
07/07/2021
lực nhân sự vấn tổng hợp. Cách
thức quản lý nhân
viên, trả lương nhân
 viên
23/08/2021
5 Thiết kế hệ thống Biểu đồ cho hệ 07/09/2021
thống mượn/trả,
nhập tài liệu, đăng
nhập, tạo báo cáo
28/07/2021
6 Xây dựng hệ CSDL, 20/08/2021
giao diện POS, quản
Thực hiện các lý đăng nhập , quản
chức năng lý người dùng
Tích hợp và kiểm 08/09/2021
7 Kế hoạch kiểm thử 21/09/2021
thử
chức năng

Biểu đồ Grantt tổng quát

b. Lập kế hoạch cho quá trình quản lý thời gian dự án

Lập Kế Hoạch
Quy trình: Lập kế hoạch quản lý lịch trình
Kết quả đầu ra: Kế hoạch quản lý lịch trình
Quy trình: Xác định các hoạt động
Kết quả đầu ra: Danh sách hoạt động, thuộc tính hoạt động, danh sách cột mốc, dự
án cập nhập theo kế hoạch quản lý
Quy trình: Các hoạt động theo trình tự
Kết quả đầu ra: Sơ đồ mạng lịch trình dự án, cập nhập tài liệu dự án
Quy trình: Ước tính các nguồn lực hoạt động
Kết quả đầu ra: Yêu cầu tài nguyên hoạt động, cấu trúc phân tích tài nguyên, cập
nhập tài liệu dự án
Quy trình: Ước tính thời gian hoạt động
Kết quả đầu ra: ước tính thời gian hoạt động, cập nhập tài liệu dự án
Quy trình: Xây dựng lịch trình
Kết quả đầu ra: Lịch trình cơ sở, lịch trình dự án, dữ liệu lịch trình, lịch dự án cập
nhập kế hoạch quản lý dự án, cập nhập tài liệu dự án

Điều Khiển & Kiểm Soát

Quy trình:Kiểm soát lịch trình
Kết quả đầu ra: Thông tin hiệu suất công việc, dự báo lịch trình,
thay đổi yêu cầu, cập nhập kế hoạch quản lý dự án, cập nhập tài
liệu dự án, cập nhập nội dung quy trình tổ chức

Bắt đầu Kết thúc

c. ITTO trong quản lý thời gian dự án

3. Quản lý chi phí
a. Quản lý chi phí dự án gồm 4 quy trình:
 Lập kế hoạch quản lý chi phí (Plan Cost Management): là quy trinh thành lập các
chính sách, thủ tục và tài liệu cho việc lập kế hoạch, chi tiêu và kiểm soát chi phí dự
án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp hướng dẫn và định hướng cho việc quản
lý chi phí như thế nào trong suốt dự án.
Kế hoạch quản lý chi phí bao gồm:
• Mức độ chính xác và đơn vị đo lường
• Liên kết với quy trình tổ chức
• Ngưỡng kiểm soát
• Quy định về đo lường hiệu suất
• Định dạng báo cáo
• Mô tả quy trình.
 Ước lượng chi phí (Estimate Cost): là quy trình tính toán lượng tiền cần thiết để
hoàn thành các hoạt động của dự án. Lợi ích của quy trình này là xác định chi phí
cần thiết để hoàn thành công việc dự án.
 Xác định ngân sách dự án (Determine Budget): là quy trình cộng dồn tất cả các chi
phí đã ước lượng cho các hoạt động riêng lẻ, sau đó tính dự phòng rủi ro để ra
được đường cơ sở chi phí (cost baseline)cho dự án. Lợi ích của quy trình này là
cung cấp đường cơ sở chi phí để làm cơ sở cho việc kiểm tra giám sát sự án.
 Kiểm soát chi phí dự án (Control Costs) gồm:
• Giám sát việc thực hiện chi phí.
• Chỉ thực hiện thay đổi hợp lý, bao gồm đường cơ sở chi phí sửa đổi.
• Phải thông báo cho các bên liên quan những thay đổi có ảnh hưởng đến chi phí

Dự toán chi phí cho dự án quản lý hệ thống sách online công ty 2QPNC

TT Khoản mục chi phí Diễn giải Giá trị Ghi

(triệu đồng) chú
1 Chi phí chuyên gia Thiết kế hệ thống 200 Ccg

2 Chi phí quản lý Nhân sự, nhập hàng, bán 320 Cql
hàng
3 Chi phí khác Vận chuyển, kho 110 Ck

4 Thu nhập chịu thuế Lợi nhuận khi hoàn thành dự 1100 TN
tính trước án
5 Thuế giá trị gia tăng 10 VAT
 6 Chi phí dự phòng 25 Cdp

Tổng cộng 1765 Ctv

b. Lập kế hoạch cho quá trình quản lý thời gian dự án

Lập Kế Hoạch
Quy trình: Lập kế hoạch quản lý chi phí
Kết quả đầu ra: Kế hoạch quản lý chi phí
Quy trình: Ước tính chi phí
Kết quả đầu ra: Dự toán chi phí hoạt động, cơ sở ước tính, cập nhập tài liệu dự án
Quy trình: Xác định ngân sách
Kết quả đầu ra: Đường cơ sở chi phí, yêu cầu tài trợ dự án, cập nhập tài liệu dự án

Điều Khiển & Kiểm Soát

Quy trình: Kiểm soát chi phí
Kết quả đầu ra: Thông tin hiệu suất công việc, dự báo chi phí, yêu
cầu thay đổi, cập nhập kế hoạch quản lý dự án, cập nhập tài liệu
dự án, cập nhập nội dung quy trình tổ chức

Bắt đầu Kết thúc

c. ITTO trong quản lý thời gian dự án

Tài liệu tham khảo
2019-(Schwalbe)_ITPM (9)-Ch06.pdf
2019-(Schwalbe)_ITPM (9)-Ch07.pdf
Z-2017-Sanchez_Cost and time project management success factors for
information systems development projects.pdf