MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

(MKSP)

KVKPM-PK-PU-03

Disediakan Oleh Disemak Oleh

PEMEGANG PROSEDUR KETUA JAMINAN KUALITI

Diluluskan Oleh:

PENGARAH
KOLEJ VOKASIONAL SERI ISKANDAR

NO. KELUARAN 01

TARIKH KUATKUASA 01.02.2019

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

 NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
MESYUARAT KAJIAN NO. PINDAAN : 0
SEMULA PENGURUSAN TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 2/10

Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa
dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya
Rujukan
Tarikh Dipinda Diluluskan
Pindaan/Muka Butir-Butir Pindaan
Pindaan Oleh Oleh
Surat Terlibat

1.0 OBJEKTIF

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
MESYUARAT KAJIAN NO. PINDAAN : 0
SEMULA PENGURUSAN TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 3/10

Menjelaskan garis panduan serta tanggungjawab pihak pengurusan untuk mengkaji dan menilai
semula pelaksanaan SPK MS ISO 9001:2015 bagi memastikan kesesuaian, kecukupan serta
keberkesanannya. Membincang dan menilai peluang penambah baikan serta keperluan kepada
perubahan terhadap SPK.

2.0 SKOP

Kajian Semula Pengurusan (KSP) dijalankan 2 kali setahun dan diguna pakai oleh ahli
mesyuarat KSP yang meliputi perkara berikut:

a. Laporan perancangan takwin tahunan kolej

b. Laporan penyediaan jadual waktu
c. Laporan proses pembelajaran dan pemudahcaraan (PdPc)
d. Laporan proses pencerapan tenaga pengajar
e. Laporan pengurusan pentaksiran dan penilaian DVM
f. Laporan pengurusan pendaftaran kursus DVM
g. Laporan proses kelayakan pelajar menduduki penilaian akhir DVM
h. Laporan pengurusan latihan industri (OJT)
i. Laporan pengurusan projek tahun akhir (PTA)
j. Laporan pengurusan pendaftaran pelajar baru SVM
k. Laporan pengurusan pendaftaran pelajar baru DVM
l. Laporan pengurusan pertukaran pelajar masuk dan keluar
m. Laporan aduan dan maklumbalas pelanggan
n. Laporan kawalan dokumen kualiti
o. Laporan pengendalian audit dalaman
p. Laporan mesyuarat kajian semula pengurusan
q. Laporan pengurusan latihan dan kemajuan staf

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti: MK-KVKPM-01

3.2 Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bilangan 6 Tahun 2014 (Panduan
Pengurusan Mesyuarat danPenulisan Minit Mesyuarat)

3.3 Malaysian Standard MS ISO 9001:2015 (BM)

4.0 DEFINISI

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
MESYUARAT KAJIAN NO. PINDAAN : 0
SEMULA PENGURUSAN TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 4/10

4.1 Definisi

4.1.1 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan ialah mesyuarat yang diadakan bagi
mengkaji dan menilai keberkesanan serta kesesuaian pelaksanaan sistem kualiti
di KV KPM dan langkah-langkah penambahbaikan yang perlu dilaksanakan.

4.1.2 Ahli Mesyuarat KSP dipengerusikan oleh Pengarah. Keahlian terdiri daripada
Pengarah, TPA, TPSA, KJK dan Pemegang / Pemilik Dokumen SPK MS ISO
9001:2015.

4.1.3 Pengurus Kualiti ialah pegawai yang dilantik untuk menyelenggara pelaksanaan
sistem kualiti, mengurus dokumen dan melaporkan prestasi SPK.

4.1.4 Setiausaha ialah pegawai yang dilantik untuk menjadi setiausaha mesyuarat
KSP

4.1.5 Laporan status objektif manual kualiti ialah Laporan status prestasi / pencapaian
keseluruhan objektif kualiti mengikut tempoh yang ditetapkan yang disediakan
oleh Pegawai Pengurusan Kualiti.

4.1.6 Laporan ialah Laporan keseluruhan yang disediakan oleh pemegang dokumen
yang mengandungi analisis yang telah dijalankan mengikut standard SPK dan
laporan keseluruhan dokumen termasuk cadangan – cadangan penambah
baikan.

4.2 Singkatan

MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

JKMKSP : Jawatankuasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

P : Pengarah

PQ : Pengurus Kualiti

SU : Setiausaha MKSP

KJ : Ketua Jabatan

KU : Ketua Unit

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
MESYUARAT KAJIAN NO. PINDAAN : 0
SEMULA PENGURUSAN TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 5/10

5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWA
TINDAKAN
B

A. PERANCANGAN DAN PERSIAPAN

1. Merancang tarikh MKSP DUA kali setahun dengan merujuk takwim

PQ
akademik kolej.

2. Mendapatkan persetujuan Pengarah tentang tarikh rancang MKSP.

3. Draf surat panggilan MKSP yang mengandungi butiran penting

SU
seperti tarikh, masa, tempat, agenda dan senarai nama ahli MKSP

PQ
4. Mengarahkan JKMKSP menghantar laporan dan maklumbalas

a. Laporan perancangan takwin tahunan kolej

b. Laporan penyediaan jadual waktu
c. Laporan proses pembelajaran dan pemudahcaraan (PdPc)
d. Laporan proses pencerapan tenaga pengajar
e. Laporan pengurusan pentaksiran dan penilaian DVM
f. Laporan pengurusan pendaftaran kursus DVM
g. Laporan proses kelayakan pelajar menduduki penilaian akhir
DVM
h. Laporan pengurusan latihan industri (OJT)
i. Laporan pengurusan projek tahun akhir (PTA)
j. Laporan pengurusan pendaftaran pelajar baru SVM
k. Laporan pengurusan pendaftaran pelajar baru DVM
l. Laporan pengurusan pertukaran pelajar masuk dan keluar
m. Laporan aduan dan maklumbalas pelanggan
n. Laporan kawalan dokumen kualiti
o. Laporan pengendalian audit dalaman
p. Laporan mesyuarat kajian semula pengurusan
q. Laporan pengurusan latihan dan kemajuan staf

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
MESYUARAT KAJIAN NO. PINDAAN : 0
SEMULA PENGURUSAN TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 6/10

5. Menghantar laporan sekurang-kurangnya 3 hari sebelum MKSP.

JKMKSP 6. Menyediakan laporan seperti perkara 4 dan menghantar laporan

tersebut kepada PQ.

7. Mengumpul semua laporan daripada perkara 4 dan disimpan

SU MKSP dalam fail Laporan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

8. Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat.

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

B. PROSES MESYUARAT
P
8. Mempengerusikan MKSP.

PQ
9. Membentang laporan perkara seperti di perkara 4

SU MKSP
10. Meminitkan semua keputusan dan tindakan yang diputuskan
dalam MKSP.
11. Menyediakan minit mesyuarat dan mengambil tindakan berikut:
i) Mendapatkan kelulusan Pengarah
ii) Mengedarkan kepada AJK MKSP dalam masa dua (2)
minggu selepas tarikh MKSP

12. Melaksanakan tindakan pembetulan, pencegahan dan

PQ penambahbaikan atas semua keputusan mesyuarat yang
dipersetujui.
13. Memantau tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan oleh
pegawai-pegawai terlibat.
14. Menyediakan laporan status tindakan susulan MKSP dan
melaporkan kepada Pengarah dalam mana-mana mesyuarat yang
berkaitan.

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
MESYUARAT KAJIAN NO. PINDAAN : 0
SEMULA PENGURUSAN TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 7/10

SU
15. Menyimpan rekod mengenai langkah-langkah pembetulan yang
dikenalpasti untuk dibentangkan dalam MKSP yang akan datang

6.0 REKOD KUALITI

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
MESYUARAT KAJIAN NO. PINDAAN : 0
SEMULA PENGURUSAN TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 8/10

TEMPOH
BIL REKOD LOKASI
DISIMPAN

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
MESYUARAT KAJIAN NO. PINDAAN : 0
SEMULA PENGURUSAN TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 9/10

1 Minit Mesyuarat MKSP Bilik Kualiti 3 Tahun

2 Memo Panggilan Mesyuarat MKSP Bilik Kualiti 3 Tahun

3 Laporan Pencapaian Objektif Manual Kualiti Bilik Kualiti 3 Tahun

4 Laporan Perancangan Aktiviti Tahunan Kolej Bilik Kualiti 3 Tahun

5 Laporan Penyediaan Jadual Waktu Bilik Kualiti 3 Tahun

Laporan Proses Pengajaran dan
6 Bilik Kualiti 3 Tahun
Pemudahcaraan (PdPc)

7 Laporan Proses Pencerapan Tenaga Pengajar Bilik Kualiti 3 Tahun

Laporan Pengurusan Pentaksiran dan Penilaian
8 Bilik Kualiti 3 Tahun
DVM

9 Laporan Pengurusan Pendaftaran kursus DVM Bilik Kualiti 3 Tahun

Laporan Proses Kelayakan Pelajar Menduduki
10 Bilik Kualiti 3 Tahun
Penilaian Akhir DVM

11 Laporan Pengurusan Latihan Industri (OJT) Bilik Kualiti 3 Tahun

12 Laporan Pengurusan Projek Tahun Akhir (PTA) Bilik Kualiti 3 Tahun

Laporan Pengurusan Pendaftaran Pelajar Baru
13 Bilik Kualiti 3 Tahun
SVM
Laporan Pengurusan Pendaftaran Pelajar Baru
14 Bilik Kualiti 3 Tahun
DVM
Laporan Pengurusan Pertukaran Pelajar Masuk
15 Bilik Kualiti 3 Tahun
dan Keluar

16 Laporan Aduan dan Maklumbalas Pelanggan Bilik Kualiti 3 Tahun

17 Laporan Kawalan Dokumen Kualiti Bilik Kualiti 3 Tahun

18 Laporan Pengendalian Audit Dalaman Bilik Kualiti 3 Tahun

19 Laporan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bilik Kualiti 3 Tahun

Laporan Pengurusan Latihan dan Kemajuan
20 Bilik Kualiti 3 Tahun
Staf

7.0 LAMPIRAN

NO. LAMPIRAN TAJUK KOD

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
MESYUARAT KAJIAN NO. PINDAAN : 0
SEMULA PENGURUSAN TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 10/10

Lampiran 1 Laporan Pemegang Dokumen SPK MS ISO:9001 BKT-03/01

8.0 CARTA ALIR

CARTA ALIR PERANCANGAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
MESYUARAT KAJIAN NO. PINDAAN : 0
SEMULA PENGURUSAN TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 11/10

Mula

TINDAKAN

Merancang Mesyuarat Kajian Semula PQ

Memberitahu semua JK menghantar

laporan setiap dokumen (BKP-03/01) PQ

Menyediakan laporan JKMKSP

Menyediakan dan Mengeluarkan SU

surat panggilanmesyuarat

Menyedia dan mengedar minit SU

mesyuarat

Memastikan keputusan dalam PQ

Mesyuarat dilaksanakan

Merekodkan laporan SU

Tamat

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.