Professional Documents
Culture Documents
سياسة توفير الأدوية وادارة المخزون-1
سياسة توفير الأدوية وادارة المخزون-1
سياسة توفير الأدوية وادارة المخزون-1
الغرض:
توفير جميع احتياجات المستشفى من األدوية طبقا للوائح والقوانين.
السياسة:
اختياروتوفير األدوية وإدارة المخزون الدوائى طبقا للقانون عن طريق الشراء بالطرق القانونية لتوفير إمدادا
مستمرا من األدوية الضرورية حسب احتياجات المستشفى ووفقا لمعدالت استهالك فعلية لكل صنف على حدة
لمنع حدوث رواكد او نواقص اوادوية بطيئة الحركة.
ممارسة حكم مهنى سليم فى اختيار الدواء وشراؤة بجودة عالية وبتكلفة مناسبة
كما يجب ان تكون األدوية التى يتم توفيرها فى المستشفى مالئمة للمرضى طبقا لطبيعة الخدمة المقدمة لهم
ويحدد الصيدلي األول الكميات المطلوبة طبقا لالستهالك السابق واالحتياجات المتوقعة.
التعريفات:
الحد األقصى للمخزون ( )Maximum stock levelكمية تكفى 3شهور
هو مستوى التخزين األفصى الذى اليجب ان يزيد عنة المخزون من الصنف فى الحاالت الطبيعية ويوضع
لتالفى التكدس الذى قد يؤدى الى فقدان كمية من الصنف نتيجة تجاوز مدة الصالحية أثناء تخزين الصنف.
يقوم الصيدلى المسئول بطلب األدوية من المخزن اإلقليمى التابع له المستشفى على طلب وإذن صرف 111ع
ح (نموذج - 2مخازن حكومة ) مكون من أصل وثالث صور يكتب فيه تاريخ تحرير اإلذن للتوريد من
المخزن الرئيسى بالمديرية ،ويكتب به أسماء األدوية والكميات المطلوبة و يتم اعتمادها من مدير المستشفى
وختمها بخاتم شعار الجمهورية الخاص بالمستشفى.
يتم صرف حصة المستشفى الشهرية من األدوية واذا ما قارب صنف ما على النفاذ خالل الشهر يتم صرف
حصص استثنائية للمستشفى من نفس المخزن.
يقوم الصيدلى المس ؤول فى حال ة ع دم ت وفربعض األدوي ة أونقص الكمي ات المص روفة من المخ زن اإلقليمى
بالمديرية وفى حالة وجود ميزانية للمجانى يتم شراؤها وتوري دها ب األمر المباشرمن الش ركات بع د احض ارما
يثبت ع دم وج ود أو قل ة الكمي ات المنص رفة من الص نف ب المخزن وموافق ة لجن ة ال دواء بالمستش فى وم دير
المستشفى وإدارة التموين الدوائي واعتمادها من إدارة الصيدلة.
يقوم الصيدلى المسؤول بعمل طلب لوكيل وزارة الصحة لشراء هذا الدواء تبعا لمناقصة وزارة الصحة ومدون
به رقم البند بمناقص ة وزارة الص حة والكمي ة المطلوب ة وس عر الوح دة واس تهالكه الش هرى وموق ع علي ه من
الصيدلى األول ومدير المستشفى.
فى حالة الموافقة على طلب الشراء يقوم صاحب العهدة بتحرير أمر توريد باسم الجهه المسئولة عن توريد هذه
الدواء ويحرر من أصل وصورتين ويكتب به ت اريخ أم ر التوري د ويكتب ب ه اس م ال دواء ورقم البن د بمناقص ة
وزراة الصحة وسعر الوحدة والكمية المطلوبة.
يق وم الص يدلى المس ؤول بإض افة األدوي ة ال واردة الى الص يدلية من مخ ازن المديري ة فى دف تر إذن اإلض افة
112ع ح (نموذج 1مخازن) مع كتابة السعر والقيمة وتاريخ الصالحية ورقم التشغيلة .
يقوم الصيدلى المسؤول بإضافة األدوية الواردة فى دفتر العهدة 118ع ح (نموذج 3مخازن)
السابقة.
( اجراءات الشراء )
أوال :بالنسبة لألصناف المدرجة بمناقصة وزارة الصحة :
-3استالم األدوية:
تلتزم الشركة الموردة بتوريد األصناف المطلوبة والفاتورة وعدد ( )2صورة كربونية للفاتورة وصورة أمر
التوريد فى المواعيد المحددة فى أمر التوريد .
يقوم الصيدلى المسئول عن العهدة بالمعاينة والفحص ظاهريا لألصناف الموردة من حيث تاريخ الصالحية
ومطابقة الصنف المورد مع العينة المقدمة والتأكد من تسجيل المنتج بوزارة الصحة والسكان وصحة بيانات
الفاتورة مع أمر التوريد وسالمة األصناف ظاهرياً.
فى حال ة وج ود اختالف فى األص ناف ظاهري ا (كمي99ة – ن99وع – )......يتم رفض األص ناف وت دوين س بب
ارتجاع األصناف على الفاتورة دون ان يقوم باس تالمها من من دوب الش ركة وفي حال ة وج ود اختالف ال ي ؤثر
علي مطابقة الصنف فنيا اي ان االختالف يمكن قبوله يتم قبوله مبدئيا لحين العرض علي لجنة الفحص
فى حالة المطابقة ظاهري ا ً يتم اس تالم األص ناف والتوقي ع على ص ورة الف اتورة بم ا يفي د ان ه تم االس تالم تحت
المعاينة والفحص وتسليم الصورة لمندوب الشركة مع االحتف اظ باألص ناف فى مك ان منفص ل وكتاب ة االس تالم
تحت الفحص مع كتابة رقم التشغيلة وتاريخ انتهاء الصالحية على اصل الفاتورة حتى يتم تسجيلها بدفتر (118
3م.ح).
يحررمحضر الفحص (نموذج 12مخازن حكومية) من أصل وصورتين ويبين فية أسماء ومواصفات ومق ادير
االصناف واسباب القبول والرفض كما يبين فية تاريخ الصالحية للصنف ورقم التش غيلة والمالحظ ات الخاص ة
بالمواصفات الفنية
يتم عرض األصناف الموردة على لجنة الفحص واالستالم المشكلة بمعرفة السلطة المختصة على أن يتم تش كيل
لجنة الجرد والفحص برئاس ة ص يدلى أول المستش فى والص يدلى ص احب العه دة وع دد اث نين ص يادلة أعض اء
اللجنة ،من غيراصحاب العهدة
تقوم لجنة الفحص بفحص األصناف الموردة فى غضون ( )5أيام على األكثرمن تاريخ استالم الصنف والتوقيع
على محضر الفحص بما يفيد القبول او الرفض مع تدوين سبب الرفض واعتماده من السلطة المختصة.
مالحظات عامة
يتم ختم جميع صفحات هذا الدفتر بختم شعار الجمهورية الخاص بالمستشفى قبل بدء القيد في ة (وفى حال ة
ع دم تواج د ختم ش عار الجمهوري ة للمستش فى يتم اعتم اد جمي ع ص فحات ال دفتر بختم ش عار الجمهوري ة
الخاص بادارة الصيدلة بالمنطقة /المديرية)
يجب أن يتم القيد بجميع دفاتر العهدة اوال بأول طبقا لالئحة المخازن والحفاظ على جميع ص فحات ال دفتر
سليمة وال يجوز تمزيق أى صفحة أو جزء من الصفحة
يجب اعتماد اذن اإلضافة بعد قيد كل طلبية فى دفتر اإلضافة (نموذج -1مخازن)
يجب االحتف اظ ب دفتر اإلض افة (فى عه دة مس تلمه) بع د االنته اء من اس تعماله لم دة س نتين بخالف س نة
االستعمال
ممنوع قطعيا الشطب والكشط فى دفتر 112ع ح حيث أنه دفتر مالى ذو ارقام ومجموعة مسلسلة
فى حالة حدوث خطأ بسيط أثناء القيد فى الدفتر يتم وضع العبارة الخطأ بين قوسين ويكتب عليها قيد خطأ
والتوقيع بجانبها ثم يكتب البيان الصحيح بعد ذلك
فى حالة حدوث خطأ أثناء تسجيل الفاتورة فى الدفتر والرغب ة فى الغائه ا يتم عم ل خ ط عرض ى واض ح
على الصفحة بالكامل ويكتب عليها (الغى)
يحرر من أصل و 5صور
اصل اذن االضافة يبقى ثابتا فى الدفتر للرجوع الية عند الحاجة
صورة ( )1من اذن االضافة مع باقى اوراق المطالبة الى الحسابات لسداد فيمة الفاتورة
صورة ( )2من اذن االضافة +صورة من الفاتورة وحدة الشطب
صورة ( )3من اذن االضافة الحاسب اآللى
صورة ( )4من اذن االضافة المسئول عن العهدة لالضافة بها فى دفتر العهدة
صورة ( )5من اذن االضافة +صورة الفاتورة +صورة محضر الفحص وحدة مراقبة المخزون
مالحظات عامة
يتم ختم جميع صفحات هذا الدفتر بختم شعار الجمهورية الخاص بالمستشفى قبل بدء القيد في ة (وفى حال ة
ع دم تواج د ختم ش عار الجمهوري ة للمستش فى يتم اعتم اد جمي ع ص فحات ال دفتر بختم ش عار الجمهوري ة
الخ اص ب ادارة الص يدلة بالمنطق ة /المديري ة) م ع عم ل محض ر فتح لل دفتر بمعرف ة الجه ة الت ابع له ا
المستشفى
يجب أن يكون دفتر 118الوارد من مخازن التموين الطبى له رقم خاص به ومختوم بخاتم التموين
يتم قيد كل صنف فى صفحة مستقلة
عند اضافة صنف جديد يوضح رقم الفاتورة أو 111ع ح وتاريخ الفاتورة فى خانة اإلذن ويوضح ت اريخ
االستالم فى خانة التاريخ ورقم 112ع ح فى خانة المالحظات
اليجب اشتراك أى اضافة فى الدفتر مع أى إضافة أخرى أو منصرف فى نفس السطر الواحد
ممنوع قطعيا الشطب والكشط وفى حالة الخطأ يتبع نفس االجراءات
إذا تأخر المورد في توريد كل الكميات او االصناف المطلوبة أو جزء منها بعد انتهاء مهلة التوريد (شهر)
يتم عمل استعجال أول ثم عمل استعجال ثانى بعد أسبوعين من االستعجال االول ثم عمل انذار بعد أسبوع
من االستعجال الثانى لتحذير الشركة من أنه سيتم تطبيق الغرامات المنصوص عليها فى القانون 89لسنة
1998باالضافة لفرق السعر إن وجد
فى حالة عدم استجابة الشركة لالنذار يتم مخاطبة ادارة الصيدلة بالمديرية لتخاطب بدورها ادارة العقود
والمشتريات بوزارة الصحة ويوضح فى ذلك الخطاب تاريخ أمر التوريد واالستعجاالت
فى حالة رد ادارة العقود والمشتريات باعطاء تعليمات بالشراء من شركة جديدة يتم تنفيذ التعليمات مع
عمل خطاب موجة الى حسابات المستشفى بطلب احتساب غرامات التأخير وعدم التوريد على الشركة
المتأخرة واحتساب فرق سعر الشراء بين الشركتين على الشركة المتأخرة طبقا للمادة 94من القانون 89
لسنة 1998
فى حالة عدم رد العقود والمشتريات يتم استبدال الصنف بأقرب بديل له بمناقصة وزارة الصحة فإن لم
يوجد بديل يتم الشراء باألمر المباشر
.cتوفير ادوية باألمر المباشر :
وذلك لالدوية التي ال توجد لها مثائل اوبدائل عالجية مناسبة فى مناقصة وزارة الصحة الحالية او المناقصات الس ابقة
طبقا لما يقرره الطبيب المعالج بناء على حالة المرضى وبنا ًءا على تقرير من الط بيب المع الج يفي د بحاج ة الم ريض
بالقسم الداخلي الماسة ألحد األصناف يتم الشراء باألمر المباشر بعد اتخاذ االجراءات القانونية.
االجراءات
يقوم الطبيب المعالج بملئ استمارة (اضافة ادوية جديدة) م ع ارف اق (تقري99ر ط99بى) بحال ة الم ريض يفي د بحاج ة
المريض الى الدواء بالقسم الداخلى
يقوم الصيدلى األول والصيدلى اإلكلينيكى بالفحص والمراجعة العلمية للدواء والتأكد بأنه غيرموجودة واليوجد له
بدائل متاحة بالمناقصات المعم ول به ا ويتم رفع ة للجن ة (الص يدلة وال دواء) بالمستش فى للمناقش ة واب داء ال رأي
النهائى ويرفع لمدير المستشفي لالعتماد.
يقوم الصيدلى االول بعمل مذكرة واخذ الموافقة على شراء الصنف ( أصل +صورة ) من إدارة التموين ال دوائي
واعتمادها من إدارة الصيدلة.
يقوم الصيدلى المسئول بطلب عروض اسعار من الشركات المنتج ة او الموزع ة للعق ار المطل وب ويفض ل ثالث
عروض أسعار من ثالثة شركات مختلفة او حسب المتاح من الشركات المعتم دة له ذا الص نف حيث توج د بعض
االدوية لها وكيل (موزع) وحيد للمنتج ويتم تحرير طلب الشراء وكتابة انه غير موجود بالمناقصة والتوقيع ).
يتم طلب األصناف مع اتباع الحد المالي األقصى المقرر قانونا ً طبقا لحدود صالحيات مدير المستشفي .
يتم توقيع طلب الشراء من صاحب العهدة والصيدلى األول
يقوم الصيدلى بإرسال أمر التوريد للشركة التى ق دمت أق ل األس عار عن د ورود الص نف يتم اتب اع نفس خط وات
االضافة السابق ذكرها (دفتر 112ع ح 118 -ع ح )
يقوم أحد أفراد هيئة التمريض باألقسام باستالم عهدة طوارئ بكل قسم بحيث تشتمل علي األدوية الهامة و تحدد
بواسطة الطبيب رئيس القسم .
يقوم الطبيب المعالج بوصف الدواء فى ملف المريض.
تقوم ممرضة القسم باستخدام الدواء من دوالب العهدة فى حالة الطوارئ وإعطاء الدواء للمريض فى فترة
إغالق الصيدلية من الساعه 2مساءا حتى 8صباحا على أن يتم االستعاضة
تقوم ممرضة القسم باالستعاضة من خالل كتابة (إذن صرف أدوية) تذاكر صرف مقيد بها اسم المريض
واألدوية وكميتها المصروفة له ويطلع الصيدلى عليها ويتم استكمال العدد الثابت لدوالب الطوارئ من الصيدلية
فى الفترة من 8صباحا حتى 2ظهرا.
تقوم رئيسة القسم فى حالة عدم تواجد الدواء بالصيدلية بتخصيمه من العدد الثابت لعهدة بالقسم على ان تقوم
الصيدلية بتوفيره حسب نوع الدواء.
.
ان النجاح في تقدير االحتياجات من االصناف المطلوبة يعتبر من اهم العناصر التي تجنبنا الكثير من المشاكل التى
تتعلق بضعف التقدير لالحتياجات سواء بالزيادة او النقص والتي منها:
.1عدم االستغالل االمثل للتمويل المتاح لتوفير االدوية :عند وج ود اعتم اد م الي مح دد مت اح لتوف ير االص ناف
المطلوبة من االدوية فيجب ان يتم طلب هذه االصناف بحيث ينحقق االستغالل االمثل لهذا التمويل
.2ركود االصناف :قد يتسبب سوء التقدير في طلب كميات اكثر من الحاجة الى زيادة المخ زون من الص نف وق د
ي ؤدي ه ذا الى رك ود الص نف مم ا يع رض كمي ات كب يرة من االص ناف للتل ف واه دار الم ال الع ام نتيج ة النته اء
الصالحية
.3وجود نقص في بعض االصناف :قد يتسبب سوء التقدير في طلب كميات اق ل من الحاج ه الى وج ود نقص في
بعض االصناف قد يؤدي الى ظهور مضاعفات سيئه او زيادة انتشار المرض الذي يعالجه الدواء وقد يلج أ المرض ى
الى تغيير العالج الذي يستخدمونه بأدوية بديلة اخرى قد تختلف فاعليتها واثارها الجانبية وقد تكون اغلى سعرا
بعض االمثلة لعدم االستغالل األمثل للتمويل المتاح لتوفير االدوية:
.1طلب كميات اكبر من مع دل االس تهالك لبعض االص ناف ق د ي ؤثر ه ذا على طلب االحتياج ات من االص ناف
الهامة االخرى
.2طلب كميات من االدوية م ع ع دم مراع اة مرتب ة ال دواء من حيث ك ون ال دواء ( :حي وي –vitalض روري
– essentialغير ضروري )non- essential
وهذا ق د يتس بب في اس تهالك معظم التموي ل المت اح وزي ادة الم ديونيات نتيج ة لالس راف في طلب اص ناف غ ير
ضرورية مما قد ئؤثر على طلب االحتياجات من االصناف الحيوية والضرورية االخ رى ال تي يك ون االحتي اج اليه ا
اشد
االحتياجات المطلوبة من االدوية = الرصيد في بداية المدة +الكميات الواردة -الرصيد في نهاية المدة xالمدة الكلية المطلوبة
مدة توافر الصنف
مثال :نختار احد االصناف المراد توفيره وعمل مخزون منه يكفي الستهالك 3اش هر وليكن ص نف باراس يتامول اق راص
فنقوم بمعرفة حركة الص نف من خالل الس تة اش هر االخ يرة مثال وذل ك من دف تر العه دة ( 118نم99وذج 3مخ99ازن حكوم99ة)
وتحديد الرصيد
في بداية هذه المدة والكميات التى تم توريدها خالل تلك المدة
.aفعند تقدير االحتياجات المطلوبة لثالثة اشهر يتم التطبيق في المعادلة كاالتي:
الرصيد في بداية المدة ( + )2000الكميات الواردة( - )5000الرصيد في نهاية المدة( x )900المدة الكلية المطلوبة
مدة توفر الصنف()6
.bطريقة اخرى لتقدير االحتياجات بناء على وجود بيانات استهالك تاريخية للصنف المراد تقدير احتياجاته-:
تتطلب هذه الطريقة توفير بيانات كاملة ودقيقة عن الحاالت المرضية وتوزيعها وعدد الحاالت والسن وك ذا ت وافر
العالج القياسي ( )Standard Treatmentلكل حاله
االحتياجات المطلوبة = كمية الدواء الالزمة للعالج القياسي للحالة المرضية xاجمالي عدد الحاالت المرضية
.
" رابعا" :رواكد األدوية
يجب ان يكون طلب االصناف في حدود االحتياجات الفعلي ة والض رورية لس ير العم ل م ع مراع اة مس تويات التخ زين
ومعدالت االستهالك وذلك ترشيدا لالنفاق العام وحفاظا على موارد الدولة
ال يجوز ان تبقي بالمخازن اصناف زائدة عن الحاجة او مستغنى عنها او بط ل اس تعمالها او يخش ى عليه ا من التل ف او
عير صالحة للتلف
ال يجوز طلب اصناف توجد بالمخازن اصناف مماثلة لها او بديلة عنها تفي بالغرض
ض رورة تق دير االحتياج ات المطلوب ة دون اس راف بن اءا على البيان ات المت وفرة عن مع دالت االس تهالك ومس تويات
التخزين حتى يتم الطلب في حدود االحتياجات الفعلية
يتم اعتماد اوامر التوريد من ادارة التموين الدوائى وذلك لمتابعة تنفيذ عملية الشراء
يجب استالم االصناف المطلوبة في الربع االول من تاريخ صالحية المستحض ر اال في ح االت الض رورة القص وى م ع
ضرورة التاكد من استهالك كل الكميات التي يتم تسلمها قبل انتهاء تاريخ الصالحية
كيفية التصرف في الرواكد:
يقوم الصيدلى المسئول بعمل نشرة داخلية لتعريف األطباء باألصناف بطيئة الحركة.
يقوم الصيدلى المسئول ارسال بيان شهرى من المستشفى الى المستوى األعلى التابعة له متضمن األصناف الراكدة/بطيئة
الحركه موضح بة (الكميات – oتاريخ انتهاء الصالحية – متوسط االستهالك الشهرى) موقع من الص يدلى األول إلتخ اذ
الالزم.
يقوم الصيدلى األول بمخاطبة الجهات الموردة للمستحضر قبل انتهاء تاريخ صالحية الصنف بستة اشهر على االق ل عن
طريق البريد المسجل وذلك الستبدال هذه الكميات او ارجاعها
يقوم الصيدلى األول بمخاطبة المخزن اإلقليمى بالمديرية باالصناف الراكدة /البطيئة التي ليس لها معدالت اس تهالك قب ل
6اشهرمن تاريخ انتهاء صالحيتها على االقل مصحوبا بصورة من امر التوريد وصورة من الصفحة الخاص ة بالص نف
بدفتر العهدة نموذج 3مخازن حكومة مع ذكر سبب ركود الصنف وذلك للمساهمة في محاول ة ت دوير ه ذه الرواك د على
المستشفيات االخرى فى نطاق الجهة الموجه لها الخطاب او مبادلة الصنف مع جهات اخ رى بص نف او اص ناف اخ رى
يمكن استعمالها
في حالة االحتياج الصناف راك دة باح د المستش فيات تق وم المستش فى بارس ال وتوص يل الص نف الراك د الى المستش فى
المحتاجه اليه مع اتخاذ كافة االجراءات المخزنية طبقا لالئحة المخازن
في حالة عدم اتباع هذه االج راءات وظه ور اص ناف منتهي ة الص الحية يتم مطالب ة المس ؤول بم ا ي ترتب على ذل ك من
الخسارة المالية ويتعرض للمسائلة القانونية في ذلك.
المسئول:
الصيدلى االول.
المسئول عن العهدة.
مسئول ادارة المشتريات.
النماذج:
نموذج 1مخازن حكومية.
نموذج 2مخازن حكومية.
نموذج 3مخازن حكومية.
نموذج طلب شراء (نموذج رقم ".)"5
أمر توريد (نموذج رقم ".)"6
محضر فحص االصناف (نموذج رقم ".)"7
المراجع:
الئحة المخازن.
دليل مراقبة المخزون وادارة الدواء.