MANUAL PENGGUNA

(NOTIS HANTAR TESIS)

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

81310 UTM Skudai
Johor Darul Ta’zim
Tel: +603 92067200
Fax: +603 92862048
Website: http://www.utm.my

Private and Confidential

No part of this publication may be reproduced or distributed in any form or by

any means, or stored in a database or retrieval system, without prior written
permission of the publisher.
Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

Isi Kandungan

BAB 1: PELAJAR..................................................................................................................................3
1.1 LOGIN ............................................................................................................................................ 3
1.2 NOTIS HANTAR TESIS .................................................................................................................... 4
1.2.1 Notis Hantar Tesis (Normal) .................................................................................................. 4
1.2.2 Notis Hantar Tesis Awal ........................................................................................................ 7
1.3 Status Kemajuan Pelajar ............................................................................................................. 10
BAB 2: PENYELIA .............................................................................................................................. 12
BAB 3: JAWATANKUASA PENGAJIAN SISWAZAH FAKULTI .................................................................. 21
3.1 Login ............................................................................................................................................ 21
3.2 Semak, Sahkan Pemeriksa dan Bawa ke JAPSU .......................................................................... 22
3.3 Sahkan Pemeriksa dan Lantik Pengerusi oleh JKPS..................................................................... 26
BAB 4: UNIT PENYELIDIKAN, SPS ....................................................................................................... 32
4.1 Login ............................................................................................................................................ 32
4.2 Proses Semak Kekerapan Pemeriksa Memeriksa Tesis .............................................................. 33
4.3 Kemaskini status/Cetak Surat Lantikan Pemeriksa ..................................................................... 37
BAB 5: PANEL JAPSU ........................................................................................................................ 40
5.1 Login ............................................................................................................................................ 40
5.2 PR1 Proses Perakuan Cadangan Pemeriksa oleh JAPSU ............................................................. 41
BAB 6: PEMERIKSA ........................................................................................................................... 47
6.1 Jawapan Penerimaan Lantikan ................................................................................................... 47

Muka Surat |2
Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

BAB 1: PELAJAR

1.1 LOGIN
1.1.1 Klik pada Tab Student. Kemudian klik pada Butang Login. Sistem akan paparkan skrin
seperti Rajah 1.2.

Rajah 1.1

1.1.2 Masukkan ID Pelajar di ruangan Username dan katalaluan di ruangan Password.

Kemudian, pilih fakulti pelajar.
1.1.3 Klik pada Butang Login. Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah 1.3.

Rajah 1.2

1.1.4 Klik Butang Click Here to recover untuk mendapatkan semula ID Pengguna dan katalaluan.
Sistem akan re-direct kepada System ACID.
1.1.5 Klik Butang Close untuk menutup tetingkap.

Muka Surat |3
Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

1.2 NOTIS HANTAR TESIS

1.2.1 Notis Hantar Tesis (Normal)

1.2.1.1 Klik pada Tab Research. Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah 1.4.

Rajah 1.3

1.2.1.2 Klik pada Butang Click to Apply. Sistem akan paparkan Borang Notis Hantar Tesis seperti
Rajah 1.5.

Rajah 1.4

Muka Surat |4
Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

1.2.1.3 Lengkapkan maklumat yang diperlukan, kemudian klik pada Butang Next.
1.2.1.4 Sistem akan papar skrin Declaration seperti Rajah 1.6.

Rajah 1.5

Muka Surat |5
Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

1.2.1.5 Klik pada Butang Submit untuk menghantar Borang Notis Hantar Tesis.
1.2.1.6 Klik Butang Back untuk kembali mengisi borang.
1.2.1.7 Untuk membuat paparan Borang Notis Hantar Tesis yang telah diisi, klik pada pautan di
Bahagian “Please review this application before Submitted”

Rajah 1.6

Muka Surat |6
Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

1.2.2 Notis Hantar Tesis Awal

1.2.2.1 Lengkapkan maklumat dan klik pada Butang Next to Notification Early Thesis
Submission. Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah 1.8.

Rajah 1.7

Muka Surat |7
Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

1.2.2.2 Masukkan Bil. Kertas Kerja dan Impak Faktor Kumulatif bagi setiap jurnal/kertas kerja.
Sistem akan menentukan tempoh tesis sepatutnya dihantar oleh pelajar. Klik Butang Finish
untuk menutup tetingkap.
1.2.2.3 Klik pada Butang Add untuk menambah Senarai Jurnal yang pernah dihasilkan oleh pelajar
mengikut bilangan kertas kerja yang dimasukkan.
1.2.2.4 Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah 1.9.

Rajah 1.8

Muka Surat |8
Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

1.2.2.5 Lengkapkan maklumat jurnal dan klik pada Butang Submit.

1.2.2.6 Klik Butang Close untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.9

Muka Surat |9
Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

1.3 Status Kemajuan Pelajar

1.3.1 Klik pada Butang Viva. Sistem akan papar Status Kemajuan Pelajar seperti Rajah 1.11

Rajah 1.10

Muka Surat |10

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

1.3.2 Klik pada Butang Print untuk mencetak status kemajuan pelajar.
1.3.3 Klik pada Butang Close untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.11

Muka Surat |11

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

BAB 2: PENYELIA

2.1 Selepas pelajar menghantar Borang Notis Hantar Tesis, satu emel notifikasi akan dihantar
kepada penyelia seperti Rajah 1.12.

2.2 Klik pada pautan yang terdapat di dalam emel, sistem akan re-direct kepada Notis Hantar
Tesis (Penyelia).

Rajah 1.12

Muka Surat |12

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

2.3 Penyelia perlu membuat paparan Borang Notis Hantar Tesis yang telah diisi oleh Pelajar
seperti Rajah 1.13. Kemudian klik pada Butang Next. Klik Butang Cancel untuk menutup
tetingkap.
2.4 Sistem akan papar Bahagian Pencalonan Pemeriksa seperti Rajah 1.14.

Rajah 1.13

Muka Surat |13

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

2.5 Penyelia perlu membuat pencalonan 3 Pemeriksa Dalam dan 3 Pemeriksa Luar. Klik pada
Butang Tambah Pemeriksa Dalam dan Tambah Pemeriksa Luar. Sistem akan paparkan
Senarai Pemeriksa Dalam dan Pemeriksa Luar seperti Rajah 1.15 dan Rajah 1.16.

Rajah 1.14

Muka Surat |14

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

2.6 Klik pada untuk memilih Pemeriksa Dalam.

2.7 Sekiranya nama Pemeriksa Dalam tiada dalam senarai, klik pada Butang Search in HR data
and select fr New Internal Examiner. Sistem akan re-direct ke Sistem HR UTM.

Rajah 1.15

Muka Surat |15

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

2.8 Klik pada untuk memilih calon Pemeriksa Luar.

2.9 Sekiranya nama Pemeriksa Luar tiada dalam senarai, klik pada Butang Add New External
Examiner. Sistem akan paparkan skrin Tambah Pemeriksa Luar seperti Rajah 1.17.

Rajah 1.16

Muka Surat |16

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

2.10 Lengkapkan maklumat Pemeriksa Luar dan klik Butang Simpan. Klik pada Butang Batal
untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.17

Muka Surat |17

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

2.11 Klik pada Butang Edit untuk kemaskini maklumat Pemeriksa Dalam.
2.12 Klik pada Butang Hapus untuk hapuskan data Pemeriksa Dalam.

Rajah 1.18

2.13 Klik pada Butang Edit untuk kemaskini maklumat Pemeriksa Luar.
2.14 Klik pada Butang Hapus untuk hapuskan data Pemeriksa Luar.
2.15 Untuk muat turun CV Pemeriksa Luar, klik pada pautan yang terdapat di ruangan CV.

Rajah 1.19

Muka Surat |18

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

2.16 Klik pada Butang Next setelah selesai membuat Pencalonan Pemeriksa. Sistem akan
paparkan skrin Declaration seperti Rajah 1.21.
2.17 Klik Butang Cancel untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.20

Muka Surat |19

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

2.18 Tandakan √ pada untuk kedua-dua item. Penyelia juga boleh masukkan ulasan untuk
menyokong pencalonan Pemeriksa Dalam dan Pemeriksa Luar. Kemudian, klik pada Butang
Submit.
2.19 Klik pada Butang Cancel untuk membatalkan urusan mencalonkan pemeriksa.

Rajah 1.21

Muka Surat |20

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

BAB 3: JAWATANKUASA PENGAJIAN SISWAZAH FAKULTI

3.1 Login
3.1.1 Klik pada Tab Staff. Kemudian klik pada Butang Login. Sistem akan paparkan skrin seperti
Rajah 1.23.

3.1.2 Klik pada pautan Click here to recover jika terlupa ID Pengguna dan Katalaluan. Sistem
akan re-direct kepada Central User ID Management System.

Rajah 1.22

Rajah 1.23

Muka Surat |21

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

3.2 Semak, Sahkan Pemeriksa dan Bawa ke JAPSU

3.2.1 Pilih Menu Penyelidikan V2 -> Fakulti -> F1 Semak, Sahkan Pemeriksa dan Bawa ke JAPSU.
Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah 1.25.

Rajah 1.24

3.2.2 Klik pada status di Bahagian Kemaskini. Sistem akan paparkan Borang Notis Hantar Tesis
yang telah diisi oleh Pelajar (Bahagian A) dan pilihan Pemeriksa Dalam dan Pemeriksa Luar
yang dicalonkan oleh Penyelia.

Rajah 1.25

3.2.3 Skrin di bawah merupakan Borang Notis Hantar Tesis (Bahagian A) yang diisi oleh
Pelajar seperti Rajah 1.26. Skrol ke bawah untuk melihat Borang Notis Hantar Tesis
(Bahagian B) yang telah diisi oleh Penyelia seperti Rajah 1.27

Muka Surat |22

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

Rajah 1.26

3.2.4 Skrin ini menunjukkan Borang Notis Hantar Tesis (Bahagian B) yang diisi oleh Penyelia.
3.2.5 Klik Butang Edit untuk kemaskini maklumat Pemeriksa Dalam dan Pemeriksa Luar.
Masukkan catatan jika perlu.
3.2.6 Klik pada Butang Sahkan dan Bawa ke JKPS. Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah
1.28.
3.2.7 Klik Butang Papar dan Cetak untuk mencetak Borang Notis Hantar Tesis.
3.2.8 Klik Butang Tutup untuk menutup tetingkap.

Muka Surat |23

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

Rajah 1.27

Muka Surat |24

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

3.2.9 Klik pada Butang Papar dan Cetak JKPS untuk mencetak Borang Notis Hantar Tesis.
3.2.10 Klik Butang Edit untuk kemaskini Borang Notis Hantar Tesis.
3.2.11 Klik Butang Tutup untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.28

Muka Surat |25

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

3.3 Sahkan Pemeriksa dan Lantik Pengerusi oleh JKPS

3.3.1 Pilih Menu Penyelidikan V2 -> Fakulti -> F2 Sahkan Pemeriksa dan Lantik Pengerusi oleh
JKPS. Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah 1.29.

Rajah 1.29

3.3.2 Klik pada status di ruangan Kemaskini. Sistem akan paparkan skrin Borang Notis Hantar
Tesis (Bahagian C) seperti Rajah 1.31.

Rajah 1.30

Muka Surat |26

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

3.3.3 Klik pada Butang Pilih Pengerusi Viva. Sistem akan paparkan skrin Carian Pengerusi Viva
seperti Rajah 1.32.
3.3.4 Klik pada Butang Pilih Pengerusi Gantian. Sistem akan paparkan skrin Carian Pengerusi
Gantian seperti Rajah 1.33.

Rajah 1.31

3.3.5 Klik pada untuk memilih Pengerusi Viva.

3.3.6 Sekiranya nama Pengerusi Viva tiada dalam senarai, klik pada Butang Cari di data HR DAN
Pilih jadi Pengerusi Viva Baru. Sistem akan paparkan senarai nama pensyarah UTM.

Rajah 1.32

3.3.7 Klik pada untuk memilih Pengerusi Gantian.

3.3.8 Sekiranya nama Pengerusi Gantian tiada dalam senarai, klik pada Butang Cari di data HR
dan Pilih jadi Pengerusi Gantian. Sistem akan paparkan senarai nama pensyarah UTM.

Muka Surat |27

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

Rajah 1.33

3.3.9 Skrol ke bawah untuk membuat perakuan pencalonan Pemeriksa Dalam.

3.3.10 Klik pada Butang Edit Perakuan. Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah 1.34.

Rajah 1.34

Muka Surat |28

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

3.3.11 Pilih sama ada DIPERAKUKAN ATAU TIDAK DIPERAKUKAN di Bahagian Pengesahan.
Kemudian klik Butang Simpan.
3.3.12 Klik Butang Tutup untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.35

3.3.13 Skrol ke bawah untuk membuat perakuan pencalonan Pemeriksa Luar.

3.3.14 Klik pada Butang Edit Perakuan. Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah 1.36.

Rajah 1.36

Muka Surat |29

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

3.3.15 Pilih sama ada DIPERAKUKAN ATAU TIDAK DIPERAKUKAN di Bahagian Pengesahan.
Kemudian klik Butang Simpan.
3.3.16 Klik Butang Tutup untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.37

Muka Surat |30

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

3.3.17 Klik pada Butang Sahkan Pemeriksa dan bawa ke Fakulti.

3.3.18 Klik pada Butang Perubahan Pemeriksa hantar ke Penyelia jika terdapat perubahan
terhadap pencalonan pemeriksa yang dilakukan oleh Penyelia.
3.3.19 Klik pada Butang Papar dan Cetak untuk mencetak Borang Notis Hantar Tesis.
3.3.20 Klik pada Butang Tutup untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.38

3.3.21 Klik pada Butang Bawa ke Unit Penyelidikan SPS jika pencalonan pemeriksa telah
disahkan oleh Jawatankuasa Pengajian Siswazah Fakulti.
3.3.22 Klik pada Butang papar dan cetak untuk mencetak borang.
3.3.23 Klik pada Butang Batal untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.39

Muka Surat |31

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

BAB 4: UNIT PENYELIDIKAN, SPS

4.1 Login
4.1.1 Klik pada Tab Staff. Kemudian klik pada Butang Login. Sistem akan paparkan skrin seperti
Rajah.

4.1.2 Klik pada pautan Click here to recover jika terlupa ID Pengguna dan Katalaluan. Sistem
akan re-direct kepada Central User ID Management System.

Rajah 1.40

Rajah 1.41

Muka Surat |32

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

4.2 Proses Semak Kekerapan Pemeriksa Memeriksa Tesis

4.2.1 Pilih Menu Penyelidikan V2 -> Notis Hantar Tesis -> PR2 Semak Kekerapan Pemeriksa
Memeriksa Tesis. Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah 1.43.

Rajah 1.42

4.2.2 Klik pada status pelajar di Bahagian Kemaskini. Sistem akan paparkan Borang Notis Hantar
Tesis.

Rajah 1.43

Muka Surat |33

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

4.2.3 Skrol ke bawah untuk paparkan Calon Pemeriksa Dalam yang telah disahkan oleh JKPS
Fakulti. Klik pada Butang Edit untuk membuat semakan kekerapan pemeriksa memeriksa
tesis.

Rajah 1.44

Muka Surat |34

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

4.2.4 Klik pada Butang Simpan setelah selesai kemaskini maklumat kekerapan Pemeriksa
Dalam.
4.2.5 Klik pada Butang Batal untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.45

Muka Surat |35

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

4.2.6 Skrol ke bawah untuk paparkan Bahagian C: Pengesahan oleh Jawatankuasa Siswazah
Fakulti. Klik pada Butang Sahkan dan bawa ke JAPSU. Sistem akan paparkan skrin seperti
Rajah 1.47
4.2.7 Klik pada Butang Papar dan Cetak Borang untuk mencetak borang.
4.2.8 Klik pada Butang Batal untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.46

Muka Surat |36

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

4.2.9 Klik pada Butang Papar dan Cetak JAPSU untuk mencetak borang untuk dibawa ke JAPSU.
4.2.10 Klik pada Butang Edit untuk kemaskini borang.
4.2.11 Klik pada Butang Tutup untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.47

4.3 Kemaskini status/Cetak Surat Lantikan Pemeriksa

4.3.1 Pilih Menu Penyelidikan -> Notis Hantar Tesis -> PR4 Kemaskini Status/Cetak Surat
Lantikan Pemeriksa.
4.3.2 Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah 1.49.

Rajah 1.48

Muka Surat |37

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

4.3.3 Klik pada Status. Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah 1.50.

Rajah 1.49

4.3.4 Skrol ke bawah untuk papar senarai Pemeriksa Dalam yang telah diperakui.
4.3.5 Klik pada Butang BM/BI di Bahagian Surat Lantikan untuk membuat paparan Surat
Lantikan.
4.3.6 Klik pada Butang Hantar Emel untuk menghantar surat lantikan melalui emel kepada
pemeriksa.

Rajah 1.50

Muka Surat |38

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

4.3.7 Klik pada Butang Tutup untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.51

4.3.8 Skrol ke bawah untuk papar senarai Pemeriksa Luar yang telah diperakui.
4.3.9 Klik pada Butang BM/BI di Bahagian Surat Lantikan untuk membuat paparan Surat
Lantikan.
4.3.10 Klik pada Butang Hantar Emel untuk menghantar surat lantikan melalui emel kepada
pemeriksa. Sistem akan paparkan makluman surat lantikan telah dihantar seperti Rajah
1.53.

Rajah 1.52

4.3.11 Klik pada Butang Tutup untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.53

Muka Surat |39

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

BAB 5: PANEL JAPSU

5.1 Login
5.1.1 Klik pada Tab Staff. Kemudian klik pada Butang Login. Sistem akan paparkan skrin seperti
Rajah.

5.1.2 Klik pada pautan Click here to recover jika terlupa ID Pengguna dan Katalaluan. Sistem
akan re-direct kepada Central User ID Management System.

Rajah 1.54

Rajah 1.55

Muka Surat |40

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

5.2 PR1 Proses Perakuan Cadangan Pemeriksa oleh JAPSU

5.2.1 Pilih Menu Penyelidikan V2 -> Notis Hantar Tesis -> PR1 Proses Perakuan Cadangan
Pemeriksa oleh JAPSU.
5.2.2 Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah 1.57.

Rajah 1.56

5.2.3 Klik pada status di Bahagian Kemaskini. Sistem akan paparkan Borang Notis Hantar Tesis.

Rajah 1.57

Muka Surat |41

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

5.2.3 Skrol ke bawah untuk paparkan Bahagian Pengesahan Lantikan Pemeriksa Dalam.
5.2.4 Klik pada Butang Edit Pengesahan. Sistem akan paparkan Rajah 1.59.

Rajah 1.58

Muka Surat |42

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

5.2.5 Kemaskini status pengesahan sama ada DILANTIK atau TIDAK DILANTIK. Kemudian klik
pada Butang Simpan.
5.2.6 Klik pada Butang Tutup untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.59

Muka Surat |43

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

5.2.7 Skrol ke bawah untuk paparkan Bahagian Pengesahan Lantikan Pemeriksa Luar.
5.2.8 Klik pada Butang Edit Pengesahan. Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah 1.61.

Rajah 1.60

Muka Surat |44

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

5.2.9 Kemaskini status pengesahan sama ada DILANTIK atau TIDAK DILANTIK. Kemudian klik
pada Butang Simpan.
5.2.10 Klik pada Butang Tutup untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.61

Muka Surat |45

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

5.2.11 Skrol ke bawah untuk paparkan Bahagian Pengesahan Pengerusi Jawatan Kuasa Siswazah
Fakulti.
5.2.12 Klik pada Butang Sahkan Lantikan dan Sediakan Surat Lantikan Pemeriksa. Sistem
akan kemaskini status lantikan pemeriksa dalam dan luar.
5.2.13 Klik pada Butang Perubahan Pemeriksa hantar ke Penyelia jika terdapat perubahan
pada calon pemeriksa yang telah dicadangkan.
5.2.14 Klik pada Butang Papar dan Cetak untuk mencetak borang.
5.2.15 Klik pada Butang Tutup untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.62

Muka Surat |46

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

BAB 6: PEMERIKSA
6.1 Jawapan Penerimaan Lantikan
6.1.1 Klik pada pautan yang diterima menerusi emel. Sistem akan paparkan skrin seperti Rajah
1.64.

Rajah 1.63

Muka Surat |47

Manual Pengguna GSMS - Penyelidikan

6.1.2 Tandakan di ruangan sama ada untuk MENERIMA atau MENOLAK lantikan pemeriksa.
6.1.3 Klik pada Butang Submit. Klik pada Butang Cancel untuk menutup tetingkap.

Rajah 1.64

Muka Surat |48