EQA HELLAS Α.Ε.

ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ

Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία ελέγχου Εγγράφων και Αρχείων ΔΦΕ01 0 06/07/2016 1 από 10

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΩΝ

ΤΟΥ
ΦΟΡΕΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
ΕQA HELLAS A.E.

για την δραστηριότητα

ΤΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία ελέγχου Εγγράφων και Αρχείων ΔΦΕ01 0 06/07/2016 2 από 10

ΣΥΝΤΑΧΘΗΚΕ ΕΓΚΡΙΘΗΚΕ
(ΟΝΟΜΑ-ΤΙΤΛΟΣ- ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ-ΥΠΟΓΡΑΦΗ) (ΟΝΟΜΑ- ΤΙΤΛΟΣ-ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ-ΥΠΟΓΡΑΦΗ)
Χρήστος Λούκουτος, ΥΔΠ, 06.07.2016 Χαράλαμπος Γαλατσάνος, Πρόεδρος ΔΣ, 06.07.2026

ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΩΝ
Αριθμός Ημερομηνία ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗΣ
Ισχύος
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία ελέγχου Εγγράφων και Αρχείων ΔΦΕ01 0 06/07/2016 3 από 10

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

0.1 Εισαγωγή...................................................................................................................................................................4
0.2 Υπευθυνότητες............................................................................................................................................................4
1. Πεδίο Εφαρμογής...........................................................................................................................................................4
2. Αναφορές........................................................................................................................................................................4
3. Όροι και Ορισμοί...........................................................................................................................................................4
4. Ανάπτυξη Διαδικασίας....................................................................................................................................................5
4.1 Διαχείριση εγγράφων.................................................................................................................................................5
4.1.1 Καθορισμός των ελεγχομένων εγγράφων...................................................................................................................5
4.1.2 Κωδικοποίηση ελεγχόμενων εγγράφων......................................................................................................................6
4.1.3 Σύνταξη- ενημέρωση καταλόγου................................................................................................................................6
4.1.4 Μορφή, Σύνταξη,Έγκριση, Διανομή...........................................................................................................................6
4.1.5 Παρακολούθηση Αλλαγών, Ενημέρωση.....................................................................................................................8
4.1.6 Τήρηση Αρχείων ελεγχομένων εγγράφων...................................................................................................................8
4.2 Διαχείριση Αρχείων...................................................................................................................................................9
4.2.1 Καθορισμός των κατηγοριών Αρχείων......................................................................................................................9
4.2.2 Προστασία και Φύλαξη Αρχείων...............................................................................................................................9
4.2.3 Εκκαθάριση Αρχείων...............................................................................................................................................10
5. Σχετικά Έγγραφα -Έντυπα............................................................................................................................................10
6. Αρχεία και Αρχειοθέτηση.............................................................................................................................................10
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία ελέγχου Εγγράφων και Αρχείων ΔΦΕ01 0 06/07/2016 4 από 10

0.1 Εισαγωγή

Σκοπός της παρούσας Διαδικασίας είναι να περιγράψει τον προσχεδιασμένο τρόπο με τον οποίο
ο Φορέας διαχειρίζεται τα έγγραφα και τα αρχεία που παράγονται από το Σύστημα του, που εδράζει και
συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του διεθνούς προτύπου Ε Λ Ο Τ Ε Ν I S O 1 7 0 2 0 : 2 0 1 2 .

0.2 Υπευθυνότητες

Υπεύθυνος εφαρμογής της παρούσας διαδικασίας είναι ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας του
ΦΕ, ενώ στην εφαρμογή εμπλέκονται όλα το προσωπικό του ΦΕ, καθώς και οι εξωτερικοί συνεργάτες.

1. Πεδίο Εφαρμογής

Η διαδικασία αυτή παρέχει το γενικό πλαίσιο για την δημιουργία, διανομή, τροποποίηση,
απόσυρση εγγράφων και τη διατήρηση των παραγομένων αρχείων. Η παρούσα Διαδικασία έχει
εφαρμογή σε όλη τη διοικητική και τεχνική δομή του Φορέα.

2. Αναφορές

 Εγχειρίδιο Ποιότητας Φορέα Ελέγχου, § 8.3- 8.4

 ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17020:2012 Αξιολόγηση της συμμόρφωσης - απαιτήσεις για τη
λειτουργία των διαφόρων τύπων φορέων που επιτελούν ελέγχους
 ISO/IEC 17000:2004, Αξιολόγηση Συμμόρφωσης — Λεξιλόγιο και γενικές αρχές
 ΕΣΥΔ ΚΑΔ/03/00/26-02-2015 Κανονισμός Διαπίστευσης του Εθνικού Συστήματος
Διαπίστευσης
 ILAC-P15:06/2014 Application of ISO/IEC 17020:2012 for the Accreditation of Inspection
Bodies

3. Όροι και Ορισμοί

αρχείο : έγγραφο που δηλώνει επιτευχθέντα αποτελέσματα ή παρέχει απόδειξη υλοποίησης

δραστηριοτήτων

έγγραφο : οι πληροφορίες και το μέσον στο οποίο περιέχονται

πελάτης : οργανισμός του οποίου το ανυψωτικό μηχάνημα ελέγχεται για σκοπούς πιστοποίησης.

αμεροληψία : παρουσία της αντικειμενικότητας (Αντικειμενικότητα σημαίνει ότι δεν υπάρχουν

συγκρούσεις συμφερόντων ή ότι είναι επιλυμένες έτσι ώστε να μην επηρεάζουν αρνητικά τις μετέπειτα
δραστηριότητες του φορέα πιστοποίησης. Άλλοι όροι που είναι χρήσιμοι σε σχέση με το στοιχείο της
αμεροληψίας είναι: ανεξαρτησία, ελευθερία από σύγκρουση συμφερόντων, ελευθερία από
προκατάληψη, έλλειψη ζημιάς από άδικη κρίση, ουδετερότητα, δικαιοσύνη, ευρύτητα, ομαλότητα
χειρισμού, αποκόλληση, εξισορρόπηση.)

Έλεγχος : εξέταση ενός προϊόντος, διεργασίας, υπηρεσίας, ή εγκατάστασης ή του σχεδιασμού τους και
προσδιορισμός της συμμόρφωσής τους με ειδικές απαιτήσεις ή, στη βάση την επαγγελματικής κρίσης,
με γενικές απαιτήσεις
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία ελέγχου Εγγράφων και Αρχείων ΔΦΕ01 0 06/07/2016 5 από 10

Προϊόν : αποτέλεσμα μιας διεργασίας

Διεργασία : Σύνολο αλληλοσχετιζόμενων ή αλληλεπιδρουσών δραστηριοτήτων που μετατρέπει τα

εισερχόμενα σε αποτελέσματα.

Υπηρεσία : αποτέλεσμα τουλάχιστον μίας αναγκαίας δραστηριότητας που εκτελείται στη διεπαφή
μεταξύ του προμηθευτή και πελάτη, που είναι γενικά άυλη

Φορέας Ελέγχου : φορέας που πραγματοποιεί έλεγχο

Σύστημα Ελέγχου : κανόνες , διαδικασίες και διαχείριση για τη διενέργεια ελέγχου

Σχήμα Ελέγχου : σύστημα ελέγχου στο οποίο εφαρμόζονται οι ίδιες συγκεκριμένες απαιτήσεις, ειδικοί
κανόνες και διαδικασίες

Ένσταση : αίτηση από τον πάροχο του αντικειμένου ελέγχου στον φορέα ελέγχου για επανεξέταση από
το φορέα μιας απόφασης, που έχει λάβει σχετικά με αυτό το στοιχείο

Παράπονο : έκφραση της δυσαρέσκειας, εκτός από την ένσταση, από οποιοδήποτε πρόσωπο ή
οργανισμό σε φορέα ελέγχου, που αφορά τις δραστηριότητες του φορέα, για την οποία αναμένεται
απάντηση

επάρκεια : ικανότητα εφαρμογής γνώσεων και δεξιοτήτων για την επίτευξη των αναμενόμενων
αποτελεσμάτων

μη συμμόρφωση :
μη εκπλήρωση μιας απαίτησης

διακινδύνευση : η επίδραση της αβεβαιότητας

πρότυπο : ονομάζεται ένα έγγραφο, που καταρτίζεται με συναίνεση και εγκρίνεται από αναγνωρισμένο
φορέα, το οποίο παρέχει για κοινή και επαναλαμβανόμενη χρήση κανόνες, οδηγίες ή χαρακτηριστικά για
δραστηριότητες ή τα αποτελέσματα τους, με σκοπό την επίτευξη του βέλτιστου βαθμού τάξης σε ένα
συγκεκριμένο πλαίσιο εφαρμογής

σήμανση CE : σήμανση με την οποία ο κατασκευαστής δηλώνει ότι το προϊόν συμμορφώνεται με τις
εφαρμοστέες απαιτήσεις της κοινοτικής νομοθεσίας εναρμόνισης, που προβλέπει την επίθεση της
σήμανσης.

4. Ανάπτυξη Διαδικασίας

4.1 Διαχείριση εγγράφων

4.1.1 Καθορισμός των ελεγχομένων εγγράφων

Ελεγχόμενα έγγραφα είναι τα έγγραφα που απαιτούνται για την ανάπτυξη, εφαρμογή και τον έλεγχο
των διεργασιών του ΣΔΠ και διακρίνονται σε :
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία ελέγχου Εγγράφων και Αρχείων ΔΦΕ01 0 06/07/2016 6 από 10

Έγγραφα εσωτερικής προέλευσης

 Εγχειρίδιο Διαχείρισης Ποιότητας,

 Διαδικασίες,
 Οδηγίες Εργασίας
 Έντυπα,
 Κατάλογοι,
 Οργανογράμματα,

Έγγραφα εξωτερικής προέλευσης, όπως ενδεικτικά: Νομοθεσία, Κανονιστικές Απαιτήσεις,

Πρότυπα, Προδιαγραφές κλπ.

4.1.2 Κωδικοποίηση ελεγχόμενων εγγράφων

Η κωδικοποίηση των εγγράφων είναι της μορφής:

Α ΧΧ -ΖΖ
Όπου :
Α : Δηλώνει το είδος του εγγράφου ως εξής:
 ΕΠΦΕ : Εγχειρίδιο Ποιότητας του Φορέα Ελέγχου
 ΔΦΕ : Διαδικασία Φορέα Ελέγχου
 ΟΕ : Οδηγία Εργασίας
 Ε : Έντυπο
 Κ: Κατάλογος
 ΟΡ : Οργανόγραμμα

ΧΧ : Αριθμός ο οποίος δηλώνει τον αριθμό της Διαδικασίας ξεκινώντας από το 01.
ΖΖ : Αύξων αριθμός ο οποίος τοποθετείται στα έγγραφα που συνοδεύουν τις διαδικασίες.

Τα Έγγραφα Εξωτερικής Προέλευσης (Fax, αλληλογραφία, emails κλπ.) αναγνωρίζονται από τον
α/α και την ημερομηνία παραλαβής τους στο αντίστοιχο πρωτόκολλο, όπου αναφέρεται επιπρόσθετα το
θέμα του εισερχομένου εγγράφου και ο αποστολέας του.

4.1.3 Σύνταξη- ενημέρωση καταλόγου

Τηρείται Κατάλογος Εγγράφων Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (Κ 01-01), όπου αναφέρονται οι

τίτλοι, οι κωδικοί και οι εκδόσεις των Εγγράφων του ΣΔΠ, καθώς και οι τίτλοι και οι εκδόσεις των Εγγράφων
Εξωτερικής Προέλευσης (Κ 01-03 Κατάλογος Εγγράφων εξωτερικής προέλευσης), τα οποία είναι
απαραίτητα για την αποτελεσματική λειτουργία του Συστήματος. Ο ΥΔΠ τηρεί και ενημερώνει το κατάλογο
όποτε χρειασθεί.
Τα Έγγραφα αρχειοθετούνται είτε στο Αρχείο Πρωτοτύπων Εγγράφων ΣΔΠ είτε στον αντίστοιχο Φάκελο
Έργου.
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία ελέγχου Εγγράφων και Αρχείων ΔΦΕ01 0 06/07/2016 7 από 10

4.1.4 Μορφή, Σύνταξη,Έγκριση, Διανομή

Τα ελεγχόμενα έντυπα εσωτερικής προέλευσης αναγνωρίζονται :

α) το λογότυπο του φορέα,
β) τον τίτλο,
γ) τον κωδικό,
δ) την έκδοση,
ε) την ημερομηνία έκδοσης
στ) τον αριθμό της σελίδας
τα οποία αναγράφονται σε κάθε σελίδα του κειμένου.

Στη πρώτη σελίδα επιπλέον κάθε αντιγράφου των Διαδικασιών ΣΔΠ αναγράφονται :
Ο Συντάκτης
Ο Εγκρίνων
Ο Πίνακας Αναθεωρήσεων

Κάθε Διαδικασία περιέχει τα ακόλουθα κεφάλαια :

Εισαγωγή
Υπευθυνότητες
Πεδίο Εφαρμογής
Σκοπός
Αναφορές
Όροι και Ορισμοί
Ανάπτυξη Διαδικασίας
Σχετικά Έγγραφα – Έντυπα
Αρχεία και Αρχειοθέτηση

Έγγραφο εσωτερικής προέλευσης του ΣΔΠ εκδίδεται μετά από προφορική εισήγηση του κάποιου
από το προσωπικό, στην οποία πρέπει να διατυπώνεται η ανάγκη για την εκπόνηση αυτού, προς τη
Διεύθυνση Ποιότητας. Εισήγηση προς τους Υπεύθυνους Μονάδων μπορεί να κάνει οποιοδήποτε στέλεχος
του Οργανισμού. Μετά την αποδοχή της εισήγησης ο Υπεύθυνος αναπτύσσει μία πρώτη μορφή του
εγγράφου και την υποβάλλει στον ΥΔΠ. Ο ΥΔΠ εξετάζει το προτεινόμενο έγγραφο και κάνει τις απαραίτητες
διορθώσεις ή προσθήκες έτσι ώστε:
 να συμφωνεί με την Ελληνική και Ευρωπαϊκή Νομοθεσία
 να έχει τη μορφή που καθορίζεται στη παρούσα Διαδικασία.
 να είναι σε συμφωνία με το ΣΔΠ, την Πολιτική Διαχείρισης Ποιότητας και τους στόχους του
Οργανισμού.
Ο ΥΔΠ εξετάζει επίσης αν υπάρχουν σημεία του εγγράφου, που έρχονται σε αντίθεση με άλλα
έγγραφα του ΣΔΠ ή αν είναι δυνατόν να δημιουργήσει λειτουργικά προβλήματα στο Σύστημα. Αν υπάρχει
τέτοιο θέμα ή αν υπάρχει εμπλοκή διαφόρων προσώπων, μπορεί να ζητήσει συνάντηση όλων των
εμπλεκομένων κατά τη διάρκεια της οποίας θα οριστικοποιηθεί το έγγραφο με συμφωνία όλων. Προτάσεις
εισαγωγής νέας τεκμηρίωσης στο εφαρμοζόμενο Σύστημα ή τροποποιήσεων της ήδη υπάρχουσας είναι
δυνατόν να προκύψουν και από άλλα ενδιαφερόμενα μέρη (π.χ. Φορέας Διαπίστευσης, Φορέας
χρηματοδότησης κλπ.)
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία ελέγχου Εγγράφων και Αρχείων ΔΦΕ01 0 06/07/2016 8 από 10

Στη συνέχεια το έγγραφο υπογράφεται από τον ΥΔιΠ στη θέση ΣΥΝΤΑΧΘΗΚΕ στην πρώτη σελίδα.
Η τελική έγκριση προς έκδοση των εγγράφων αποτελεί ευθύνη του Νόμιμου Εκπροσώπου του
Οργανισμού, που υπογράφει στη θέση ΕΓΚΡΙΘΗΚΕ. Μετά την τελική έγκριση του το έγγραφο τίθεται σε
ισχύ και διανέμεται σύμφωνα με την επόμενη παράγραφο, αφού περιληφθεί στον Κ 01-01 Κατάλογος
Εγγράφων ΣΔΠ.
Ευθύνη για την διανομή των εγγράφων στις σχετιζόμενες θέσεις εργασίας φέρει ο ΥΔΠ. Αυτός
μεριμνά για την παραγωγή αντιγράφων τόσων όσοι προβλέπεται να είναι οι παραλήπτες του εκάστοτε
εγγράφου. Όλα τα έγγραφα του Συστήματος θεωρούνται ελεγχόμενα. Σε περίπτωση που απαιτηθεί διανομή
μέρους της τεκμηρίωσης (π.χ. Εγχειρίδιο) εκτός του Οργανισμού θα πρέπει να σημαίνεται κατάλληλα με την
ένδειξη ΜΗ ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΟ. Η διανομή των εγγράφων του ΣΔΠ μπορεί να γίνεται ηλεκτρονικά ή μέσω
αντιγράφων ανάλογα με τη θέση εργασίας. Στο έντυπο Κ 01-02 Κατάλογος Αποδεκτών εγγράφων ΣΔΠ,
προσδιορίζεται ανά θέση εργασίας εάν η διανομή γίνεται ηλεκτρονικά ή μέσω αντιγράφων. Στην
ηλεκτρονική όμως διανομή θα πρέπει να αποδεικνύεται με κάποιο δόκιμο τρόπο η παραλαβή του εγγράφου
από τον παραλήπτη.
Οι αποδέκτες των αντιγράφων είναι υπεύθυνοι για τη φύλαξη και διατήρηση των αντιγράφων της
τεκμηρίωσης, έως ότου τους ζητηθούν για αντικατάσταση ή απόσυρση. Το κάθε μέλος του προσωπικού
τηρεί τα έγγραφα των οποίων είναι παραλήπτης ηλεκτρονικά ή σε ειδικό φάκελο με τίτλο ΣΥΣΤΗΜΑ
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ, τον οποίο ανανεώνει με τις νέες εκδόσεις/ αναθεωρήσεις.

4.1.5 Παρακολούθηση Αλλαγών, Ενημέρωση

Αφού ενσωματωθεί κάποια αλλαγή σε έγγραφο του ΣΔΠ, ο ΥΔΠ φροντίζει να σημειωθεί η φύση της
τροποποίησης στον χώρο του εγγράφου που είναι διαθέσιμος για το σκοπό αυτό, (όπου αυτό απαιτείται)
και δίνει το νέο αριθμό έκδοσης. Αφού το έγγραφο υπογραφεί από τους Υπεύθυνους Σύνταξης και
Έγκρισης (στην πρώτη σελίδα του), ο ΥΔΠ σημειώνει τη νέα ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου και
ενημερώνει τον Κατάλογο Εγγράφων ΣΔΠ. Στη συνέχεια εκδίδει και διανέμει τα ελεγχόμενα αντίγραφα,
όπου απαιτείται, σε ηλεκτρονική ή έντυπη μορφή και τηρεί το πρωτότυπο έγγραφο στον αντίστοιχο φάκελο
των πρωτοτύπων εγγράφων, όπως περιγράφηκε και στη προηγούμενη παράγραφο.
Η παλιά έκδοση του πρωτότυπου εγγράφου σημαίνεται ως «ΑΚΥΡΗ» και αρχειοθετείται από το
Διευθυντή Διαχείρισης Ποιότητας της εταιρείας στο φάκελο με την ένδειξη «ΑΚΥΡΑ ΕΓΓΡΑΦΑ». Αν
πρόκειται για έγγραφο συγκεκριμένου έργου, η παλιά έκδοση μπορεί να καταστραφεί (αν δεν απαιτείται η
τήρηση της για λόγους συμβατικούς ή άλλους).
Μετά τη διανομή των ελεγχόμενων εγγράφων τα παλαιά ελεγχόμενα αντίγραφα, σε έντυπη μορφή,
καταστρέφονται με ευθύνη των κατόχων τους. Στα ηλεκτρονικά αντίγραφα ενημερώνονται με τη νέα έκδοση
(γίνεται update) από τους υπεύθυνους τήρησής τους.

4.1.6 Τήρηση Αρχείων ελεγχομένων εγγράφων

Υπεύθυνος για την Αρχειοθέτηση είναι ο ΥΔΠ του Οργανισμού. Αρχείο όλης της τεκμηρίωσης του ΣΔΠ σε
έντυπη και σε ηλεκτρονική μορφή τηρείται από το Τμήμα ΣΔΠ του Οργανισμού. Παλαιότερες εκδόσεις
Διαδικασιών κρατούνται στο Αρχείο του Τμήματος για χρονικό διάστημα τριών ετών μετά το πέρας των
οποίων καταστρέφονται εκτός αν απαιτείται η τήρηση τους για λόγους συμβατικούς ή άλλους.
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία ελέγχου Εγγράφων και Αρχείων ΔΦΕ01 0 06/07/2016 9 από 10

Για τα αρχεία που φυλάσσονται σε ηλεκτρονική μορφή πρέπει να λαμβάνονται τα ακόλουθα μέτρα
προστασίας:
 Ύπαρξη κωδικού και δικαιωμάτων πρόσβασης.
 Ύπαρξη προγράμματος προστασίας από ιούς.
 Ύπαρξη συσκευής προστασίας από διακυμάνσεις της τάσης του ρεύματος.
 Ύπαρξη αντιγράφων ασφαλείας που δημιουργούνται με τη φροντίδα του Υπευθύνου Τεχνικής
Υποστήριξης και Συντήρησης.
.Η πρόσβαση στα Αρχεία Ποιότητας του Σ.Δ.Π. καθορίζεται ως εξής :
α) Οι εργαζόμενοι του Οργανισμού έχουν δικαίωμα πρόσβασης σε όλα τα αρχεία, εκτός εάν ο Νόμιμος
Εκπρόσωπος του Οργανισμού ορίζει διαφορετικά.
β) Οι εκπρόσωποι του ΕΣΥΔ έχουν δικαίωμα πρόσβασης σε όλα τα Αρχεία ΣΔΠ
γ) Οι εξωτερικοί ελεγκτές (π.χ. Εποπτεία Αγοράς, κλπ) έχουν δικαίωμα πρόσβασης σε όλα τα Αρχεία.

4.2 Διαχείριση Αρχείων

4.2.1 Καθορισμός των κατηγοριών Αρχείων

Ο Οργανισμός τηρεί τα παρακάτω αρχεία :

 Αρχείο έγκυρων πρωτότυπων εγγράφων ΣΔΠ
 Αρχείο άκυρων εγγράφων ΣΔΠ
 Αρχεία που παράγονται από την εφαρμογή του ΣΔΠ
 Αρχείο Προσωπικού
 Αρχείο Εξοπλισμού
 Αρχείο Ελέγχων (όπως προβλέπεται στη Διαδικασία Δ08 Διαδικασία Ελέγχου)
 Αρχεία Νομικό, κανονιστικών διατάξεων και προτύπων
 Αρχείο Οικονομικό
 Αρχεία Αγορών
 Αρχεία Υπεργολάβων
 Αρχεία μέτρησης, ανάλυσης και βελτίωσης

4.2.2 Προστασία και Φύλαξη Αρχείων

Ο Φορέας έχει προβλέψει ασφαλείς χώρους αποθήκευσης των αρχείων του ΣΔΠ και των
Ελέγχων. Η τήρηση των αρχείων και όλων των πληροφοριών που αφορούν την πορεία των έργων
πρέπει πραγματοποιείται µε ολοκληρωµένο και συστηµατικό τρόπο, ώστε να µην υπάρχουν αλλοιώσεις,
που µπορεί να οδηγήσουν σε απώλεια πληροφοριών. Όλα τα στοιχεία που αφορούν τις δράσεις και τα
έργα είναι σηµαντικά τόσο για τη διαχείριση και παρακολούθηση, όσο και για τον έλεγχο των εργασιών.
Οι χώροι φύλαξης των αρχείων είναι ασφαλείς, ώστε να δίδεται η δυνατότητα να παρέχεται
έγκυρη ενημέρωση και άµεση προσβασιμότητα, όποτε απαιτείται και να μη κινδυνεύουν τα δεδομένα
από εξωγενείς παράγοντες. Το αρχείο των έργων είναι προστατευμένο από οποιαδήποτε εξωτερική
αλλοίωση η πιθανότητα καταστροφής
Παράλληλα τηρούνται ηλεκτρονικά αρχεία σε όλους του ηλεκτρονικούς υπολογιστές των
χρηστών. Ο Οργανισμός διαθέτει σύστημα ηλεκτρονικής πρόσβασης και δικαιωμάτων για κάθε χρήστη.
Στο τέλος κάθε μέρας ο Τεχνικός Διευθυντής είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία αντιγράφων
ασφαλείας των ηλεκτρονικών δεδομένων. Η αποθήκευση των αντιγράφων ασφαλείας γίνεται σε cd ή
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία ελέγχου Εγγράφων και Αρχείων ΔΦΕ01 0 06/07/2016 10 από 10

USB stick και μέσω δικτύου στο σκληρό δίσκο του ηλεκτρονικού υπολογιστή του ΥΔΠ. Τα αντίγραφα της
κάθε μέρας πρέπει να βρίσκονται σε φάκελο, που το όνομά του θα έχει τη μορφή «BACKUP EEMMΗΗ»
όπου ως ΕΕ θα αναφέρεται το έτος, ΜΜ ο μήνας και ΗΗ η ημέρα..
Κάθε μήνα δημιουργείται ένα ακόμη αντίγραφο ασφαλείας που η Γενική Διευθύντρια φυλάσσει
ασφαλώς σε χώρο εκτός των κεντρικών γραφείων του φορέα.

4.2.3 Εκκαθάριση Αρχείων

Όλα τα αρχεία του Συστήματος και των ελέγχων διατηρούνται για πέντε τουλάχιστον χρόνια,
εκτός από αυτά που προβλέπεται αλλοιώς στη κείμενη νομοθεσία.

5. Σχετικά Έγγραφα -Έντυπα

Κ 01-01 Κατάλογος Εγγράφων ΣΔΠ
Κ 01-02 Κατάλογος Αποδεκτών εγγράφων ΣΔΠ
Κ 01-03 Κατάλογος Εγγράφων εξωτερικής προέλευσης
Κ 01-04 Κατάλογος Αρχείων
Έντυπα Εξωτερικής Προέλευσης

6. Αρχεία και Αρχειοθέτηση

Αρχείο έγκυρων πρωτότυπων εγγράφων ΣΔΠ

Αρχείο άκυρων εγγράφων ΣΔΠ
Αρχείο φακέλων έργων
Υπεύθυνος για την Αρχειοθέτηση των αρχείων του συστήματος είναι ο Υπεύθυνος Διαχείρισης
Ποιότητας του Φορέα.