EQA HELLAS Α.Ε.

ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ

Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία Προμηθειών ΔΦΕ05 0 06/07/2016 1 από 8

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ
ΤΟΥ
ΦΟΡΕΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
ΕQA HELLAS A.E.

για την δραστηριότητα

ΤΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία Προμηθειών ΔΦΕ05 0 06/07/2016 2 από 8

ΣΥΝΤΑΧΘΗΚΕ ΕΓΚΡΙΘΗΚΕ
(ΟΝΟΜΑ-ΤΙΤΛΟΣ- ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ-ΥΠΟΓΡΑΦΗ) (ΟΝΟΜΑ- ΤΙΤΛΟΣ-ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ-ΥΠΟΓΡΑΦΗ)
Νικόλαος Δεπούντης, ΤΔ, 06.07.2016 Χαράλαμπος Γαλατσάνος, Πρόεδρος ΔΣ, 06.07.2026

ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΩΝ
Αριθμός Ημερομηνία ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗΣ
Ισχύος
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία Προμηθειών ΔΦΕ05 0 06/07/2016 3 από 8

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

0.1 Εισαγωγή...................................................................................................................................................................4
0.2 Υπευθυνότητες............................................................................................................................................................4
1. Πεδίο Εφαρμογής...........................................................................................................................................................4
2. Αναφορές........................................................................................................................................................................4
3. Όροι και Ορισμοί...........................................................................................................................................................4
4. Ανάπτυξη Διαδικασίας....................................................................................................................................................5
4.1 Προμήθειες................................................................................................................................................................5
4.3 Επιλογή και Αξιολόγηση προμηθευτών............................................................................................................................6
4.4 Διαχείριση αποθηκευμένων υλικών...........................................................................................................................8
5. Σχετικά Έγγραφα -Έντυπα..............................................................................................................................................8
6. Αρχεία και Αρχειοθέτηση...............................................................................................................................................8
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία Προμηθειών ΔΦΕ05 0 06/07/2016 4 από 8

0.1 Εισαγωγή

Σκοπός της παρούσας Διαδικασίας είναι η παροχή αρχών και απαιτήσεων για τη διαχείριση των
προμηθειών του Φορέα, που εδράζει και συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του διεθνούς προτύπου
ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 17020:2012.

0.2 Υπευθυνότητες

Υπεύθυνος εφαρμογής της παρούσας διαδικασίας είναι ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας του
Φορέα σε συνεργασία με το Τεχνικό Διευθυντή, ενώ στην εφαρμογή εμπλέκεται όλο το τεχνικό
προσωπικό του Φορέα, καθώς και οι εξωτερικοί συνεργάτες.

1. Πεδίο Εφαρμογής

Η παρούσα διαδικασία περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο ο Φορέας καθορίζει τις απαιτήσεις για
την επιλογή και έγκριση των προμηθευτών, καθώς και την επαλήθευση των εισερχόμενων αγαθών και
υπηρεσιών.

2. Αναφορές

 Εγχειρίδιο Ποιότητας Φορέα Ελέγχου, § 6.2.11

 ΔΦΕ04 Διαδικασία Διαχείρισης εξοπλισμού
 ΔΦΕ06 Διαδικασία Υπεργολάβων
 ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17020:2012 Αξιολόγηση της συμμόρφωσης - απαιτήσεις για τη
λειτουργία των διαφόρων τύπων φορέων που επιτελούν ελέγχους
 ISO/IEC 17000:2004, Αξιολόγηση Συμμόρφωσης — Λεξιλόγιο και γενικές αρχές
 ΕΣΥΔ ΚΑΔ/03/00/26-02-2015 Κανονισμός Διαπίστευσης του Εθνικού Συστήματος
Διαπίστευσης
 ILAC-P15:06/2014 Application of ISO/IEC 17020:2012 for the Accreditation of Inspection
Bodies

3. Όροι και Ορισμοί

αρχείο : έγγραφο που δηλώνει επιτευχθέντα αποτελέσματα ή παρέχει απόδειξη υλοποίησης

δραστηριοτήτων

έγγραφο : οι πληροφορίες και το μέσον στο οποίο περιέχονται

πελάτης : οργανισμός του οποίου το ανυψωτικό μηχάνημα ελέγχεται για σκοπούς πιστοποίησης.

αμεροληψία : παρουσία της αντικειμενικότητας (Αντικειμενικότητα σημαίνει ότι δεν υπάρχουν

συγκρούσεις συμφερόντων ή ότι είναι επιλυμένες έτσι ώστε να μην επηρεάζουν αρνητικά τις μετέπειτα
δραστηριότητες του φορέα πιστοποίησης. Άλλοι όροι που είναι χρήσιμοι σε σχέση με το στοιχείο της
αμεροληψίας είναι: ανεξαρτησία, ελευθερία από σύγκρουση συμφερόντων, ελευθερία από
προκατάληψη, έλλειψη ζημιάς από άδικη κρίση, ουδετερότητα, δικαιοσύνη, ευρύτητα, ομαλότητα
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία Προμηθειών ΔΦΕ05 0 06/07/2016 5 από 8

χειρισμού, αποκόλληση, εξισορρόπηση.)

διακινδύνευση : η επίδραση της αβεβαιότητας

Έλεγχος : εξέταση ενός προϊόντος, διεργασίας, υπηρεσίας, ή εγκατάστασης ή του σχεδιασμού τους και
προσδιορισμός της συμμόρφωσής τους με ειδικές απαιτήσεις ή, στη βάση την επαγγελματικής κρίσης,
με γενικές απαιτήσεις

Φορέας Ελέγχου : φορέας που πραγματοποιεί έλεγχο

Σύστημα Ελέγχου : κανόνες , διαδικασίες και διαχείριση για τη διενέργεια ελέγχου

Σχήμα Ελέγχου : σύστημα ελέγχου στο οποίο εφαρμόζονται οι ίδιες συγκεκριμένες απαιτήσεις, ειδικοί
κανόνες και διαδικασίες

Ένσταση : αίτηση από τον πάροχο του αντικειμένου ελέγχου στον φορέα ελέγχου για επανεξέταση από
το φορέα μιας απόφασης, που έχει λάβει σχετικά με αυτό το στοιχείο

Παράπονο : έκφραση της δυσαρέσκειας, εκτός από την ένσταση, από οποιοδήποτε πρόσωπο ή
οργανισμό σε φορέα ελέγχου, που αφορά τις δραστηριότητες του φορέα, για την οποία αναμένεται
απάντηση

επάρκεια : ικανότητα εφαρμογής γνώσεων και δεξιοτήτων για την επίτευξη των αναμενόμενων
αποτελεσμάτων

πρότυπο : ονομάζεται ένα έγγραφο, που καταρτίζεται με συναίνεση και εγκρίνεται από αναγνωρισμένο
φορέα, το οποίο παρέχει για κοινή και επαναλαμβανόμενη χρήση κανόνες, οδηγίες ή χαρακτηριστικά για
δραστηριότητες ή τα αποτελέσματα τους, με σκοπό την επίτευξη του βέλτιστου βαθμού τάξης σε ένα
συγκεκριμένο πλαίσιο εφαρμογής

4. Ανάπτυξη Διαδικασίας

4.1 Προμήθειες

Ο ΦΕ για να καλύψει τις ανάγκες υλοποίησης των έργων παροχής υπηρεσιών ελέγχου που
αναλαμβάνει, προμηθεύεται :
 Εξοπλισμό Ελέγχου,
 Ανταλλακτικά και αναλώσιμα για τον εξοπλισμό ελέγχων
 Συστήματα Η/Υ και πληροφορικής που απαρτίζονται από κατάλληλο υλισμικό και λογισμικό
(hardware – software),
 Υπηρεσίες (προμήθειας προτύπων, εργαστηριακών αναλύσεων, ταχυμεταφοράς αλληλογραφίας,
συντήρησης εξοπλισμού μηχανογράφησης και εγκαταστάσεων, εκπαίδευσης – επιμόρφωσης
προσωπικού, εσωτερικών επιθεωρήσεων, διαπίστευσης, πρακτορείου ταξιδίων κλπ),
 Αναλώσιμα και είδη γραφείου.

Από αυτές τις προμήθειες πλέον κρίσιμη θεωρείται η προμήθεια του εξοπλισμού ελέγχου και για την
οποία κυρίως εφαρμόζεται η παρούσα διαδικασία.
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία Προμηθειών ΔΦΕ05 0 06/07/2016 6 από 8

4.2 Επαλήθευση προμηθευομένων

Προϊόντα και υπηρεσίες, η προμήθεια των οποίων έχει πραγματοποιηθεί με ευθύνη του Γενικού
Διευθυντή ή του Τεχνικού Δ/ντή του Φορέα, ελέγχονται κατά την παραλαβή από τους ίδιους.

Η επαλήθευση των εισερχομένων γίνεται μέσω ελέγχων οι οποίοι είναι μακροσκοπικοί με βάση τις
προδιαγραφές που απαιτούνται και έχουν συμφωνηθεί. Αρχικά ελέγχονται, κατά περίπτωση, τα παρακάτω:
• ημερομηνία παραλαβής
• ποσότητα
• μέγεθος
• διαστάσεις
• πιστοποιητικά συμμόρφωσης με τις προδιαγραφές
• πιστοποιητικά εργαστηριακού ή άλλου ελέγχου
• άλλες απαιτήσεις
Επίσης ελέγχεται αν υπάρχουν ζημιές ή ελαττώματα

Τα μη συμμορφούμενα προϊόντα / υπηρεσίες, χειρίζονται με έναν εκ των τρόπων που

περιγράφονται κατωτέρω:
 Διάθεσή τους για άλλη χρήση,
 Επιστροφή στον προμηθευτή,
 Αποδοχή παρέκκλισης,
 Επανάληψη εργασίας, σε περίπτωση μη αποδεκτής υπηρεσίας.

Διορθωτικές ενέργειες είναι δυνατόν να περιλαμβάνουν:

 Συστάσεις προς τον προμηθευτή.
 Αναστολή συνεργασίας.
 Απόρριψη.

4.3 Επιλογή και Αξιολόγηση προμηθευτών

Η Αξιολόγηση των Προμηθευτών γίνεται από τον ΥΔΠ. Για την αξιολόγηση εφαρμόζεται η αποστολή
του Ε 05-01 Ερωτηματολόγιο Προμηθευτών/ Υπεργολάβων, και η συμπλήρωση του εντύπου Ε 05-02
Δελτίο Αξιολόγησης Προμηθευτή/ Υπεργολάβου.

Σαν μέθοδοι αξιολόγησης Νέου Προμηθευτή χρησιμοποιούνται :

1. Εμπορική φήμη και συστάσεις

2. Αποστολή και συμπλήρωση του Ερωτηματολογίου
3. Επιθεώρηση εγκαταστάσεων προμηθευτή
4. Επιθεώρηση δειγμάτων εργασίας ή άλλων έργων
5. Πιστοποιητικά αξιολόγησης υλικών, εργασιών ή Συστήματος Προμηθευτή.
6. Απόδοση σε άλλες κατηγορίες υλικού.

Οι Προμηθευτές κατατάσσονται στις παρακάτω κατηγορίες:

Κατηγορία Α : Στην Κατηγορία αυτή κατατάσσεται ο προμηθευτής που έχει επιτυχημένη συνεργασία με την
εταιρεία για μακρό χρονικό διάστημα , εκπληρώνει στο μεγαλύτερο βαθμό τα κριτήρια αξιολόγησης της
εταιρίας και επί πλέον διαθέτει ικανοποιητικό Σύστημα Ποιότητας.

Κατηγορία Β : Στην Κατηγορία αυτή κατατάσσεται ο προμηθευτής που έχει ιστορικό καλής συνεργασίας με
την εταιρεία και εκπληρώνει τα ελάχιστα κριτήρια της Εταιρείας.
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία Προμηθειών ΔΦΕ05 0 06/07/2016 7 από 8

Κατηγορία C : Στην Κατηγορία αυτή κατατάσσεται ο προμηθευτής που έχει απορριφθεί από την λίστα των
εγκεκριμένων με βάση την αξιολόγηση της απόδοσής του. Υπάρχουν δύο υποκατηγορίες η C1 όπου ο
προμηθευτής είναι δυνατόν να προμηθεύσει υλικά στην Εταιρία αν έχει περάσει κάποιος χρόνος από την
ημερομηνία της επαναξιολόγησης και η C2 όταν δεν μπορεί να τοποθετηθεί παραγγελία στον συγκεκριμένο
προμηθευτή.

Οι Προμηθευτές της Κατηγορίας Α και Β θεωρούνται αποδεκτοί

Οι Προμηθευτές αξιολογούνται με βάση τα παρακάτω κριτήρια :

1. Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας

Αν διαθέτει πιστοποιητικό ΙSO ή αν ικανοποιεί και σε ποιο βαθμό τις απαιτήσεις του προτύπου. Α αν
έχει ISO , Β αν τηρεί κάποιο σύστημα διαχείρισης ποιότητας , κενό αν δεν τηρεί. Η συμπλήρωση του
κριτηρίου αυτού είναι προαιρετική και δεν απαιτείται η συμπλήρωση από το Εργοτάξιο αν υπεύθυνος
Αγοράς είναι η Περιφέρεια ή το Τμήμα Αγορών

2. Ποιότητα Παραδιδόμενων Υλικών και Υπηρεσιών

Κατά πόσο τα υλικά που παραδίδονται είναι σύμφωνα με τις απαιτήσεις. Α αν είναι σύμφωνα με τις
απαιτήσεις, Β αν είναι σύμφωνα αλλά με σχόλια και C αν δεν πληρούν τις απαιτήσεις και δεν γίνονται
αποδεκτά

3. Αξιοπιστία Χρονικών Παραδόσεων.

Α αν τα υλικά παραδίδονται μέσα στον προκαθορισμένο στο συμφωνητικό χρόνο, Β αν υπάρχουν
μικρές καθυστερήσεις που δεν επηρεάζουν τις ανάγκες κατασκευής και δεν γίνονται κατ’ εξακολούθηση, C
αν υπάρχουν μεγάλες αποκλίσεις ή μικρές κατ’ εξακολούθηση.

4. Τεχνική Υποστήριξη/ Συντήρηση.

Αν υπάρχει η ανάγκη υποστήριξης ή συντήρησης και ο προμηθευτής αντιδρά με συνέπεια και
ταχύτητα βαθμολογείται με Α, με Β όταν θα χρειαστεί πίεση , με C όταν δεν ανταποκριθεί καθόλου.

5. Μέτρα Ασφαλείας, Υγιεινής, Συσκευασίας κλπ. κατά τη μεταφορά, παράδοση υλικών ή εκτέλεση
εργασιών.
Α αν λαμβάνονται πλήρως όλα τα αναγκαία μέτρα, Β αν λαμβάνονται με σχόλια αλλά χωρίς να
επηρεάζεται το υλικό ή η εργασία, ή λαμβάνονται με πίεση προς τον προμηθευτή, C αν δεν λαμβάνονται
καθόλου και καταγράφονται μεγάλες αποκλίσεις και προβλήματα.

6. Εμπορική Αξιοπιστία – Σταθερότητα τιμών.

Το κριτήριο αυτό συμπληρώνεται από τον Υπεύθυνο Έρευνας Αγοράς ενός υλικού και αφορά τη
συνολική αξιοπιστία ενός προμηθευτή. Δεν απαιτείται πάντα η συμπλήρωση του στο στάδιο της
επαναξιολόγησης αν υπεύθυνος Αγοράς είναι ο Τεχνικός Διευθυντής. Παίρνει τις τιμές Α,Β,C και κενό και η
συμπλήρωση του είναι προαιρετική.

7. Οικονομικότητα λύσεων
Δηλαδή το κατά πόσο ο Προμηθευτής προσπαθεί να μεγιστοποιήσει όχι μόνο το δικό του όφελος,
αλλά και το όφελος της εταιρείας (π.χ. οικονομία υλικών, σωστές οικονομοτεχνικές λύσεις κλπ). Και αυτό το
κριτήριο συμπληρώνεται προαιρετικά και εφόσον το απαιτήσουν οι συνθήκες. Α αν ο προμηθευτής δίνει
λύσεις , Β αν προσπαθεί να δώσει αλλά δεν έχει τη δυνατότητα, C αν προσπαθεί να μας εξαπατήσει για το
δικό του όφελος

Οι Προμηθευτές αξιολογούνται περιοδικά και τουλάχιστον μία φορά τα τρία χρόνια εκτός αν
προκύψουν κάποια ιδιαίτερα προβλήματα κατά τη διάρκεια της τριετίας. Για όσους προμηθευτές υπάρχει
καλή εποικοδομητική συνεργασία για πολλά χρόνια ή τα στοιχεία του ερωτηματολογίου μπορεί να
 EQA HELLAS Α.Ε.
ΦΟΡΕΑΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Έγγραφο Κωδικός Έκδοση Ημ/νια Ισχύος Σελίδα
Διαδικασία Προμηθειών ΔΦΕ05 0 06/07/2016 8 από 8

αντληθούν από το διαδίκτυο δεν απαιτείται η συμπλήρωση του Ε 05-01 Ερωτηματολόγιο Προμηθευτών/
Υπεργολάβων. Αυτό θα ισχύει μόνο για τους νέους προμηθευτές.

Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας της αξιολόγησης συμπληρώνεται ο Κ 05-01 Κατάλογος

Αποδεκτών Προμηθευτών/ Υπεργολάβων.

4.4 Διαχείριση αποθηκευμένων υλικών

Υλικά τα οποία διατηρούνται υπό αποθήκευση στις εγκαταστάσεις του Φορέα χειρίζονται κατά
τρόπο που να εξασφαλίζει τη μη υποβάθμιση, απώλεια ή κακομεταχείρισή τους. Ειδικότερα, ο
εξοπλισμός ελέγχων (κύριος και εφεδρικός), ανταλλακτικά και λοιπά αναλώσιμα του εξοπλισμού
ελέγχων διατηρούνται σε ασφαλή χώρο με ευθύνη του Τεχνικού Δ/ντή. Ο τελευταίος σε τακτά χρονικά
διαστήματα επιθεωρεί την κατάσταση των αποθηκευμένων υλικών και ελέγχει τη συνεχιζόμενη
καταλληλότητα των αποθηκευτικών εγκαταστάσεων για το σκοπό που προορίζονται.

Υλικά με περιορισμένο χρόνο ζωής παρακολουθούνται ώστε να χρησιμοποιηθούν πριν την

ημερομηνία λήξης τους.

5. Σχετικά Έγγραφα -Έντυπα

Ε 05-01 Ερωτηματολόγιο Προμηθευτών/ Υπεργολάβων

Ε 05-02 Δελτίο Αξιολόγησης Προμηθευτή/ Υπεργολάβου
Κ 05-01 Κατάλογος Αποδεκτών Προμηθευτών/ Υπεργολάβων

6. Αρχεία και Αρχειοθέτηση

Ο Υπεύθυνος Διαχείρισης της Ποιότητας τηρεί αρχείο Προμηθευτών όπου περιλαμβάνονται ο

Κατάλογος Αποδεκτών Προμηθευτών και Υπεργολάβων και σε ιδιαίτερους ανά προμηθευτή
υποφακέλους (μερίδες) τα Έντυπα Αξιολόγησης Προμηθευτή, καθώς και λοιπά στοιχεία και τεκμήρια
που αφορούν τους εκάστοτε προμηθευτές και το αντικείμενο δραστηριοποίησής τους (διαφημιστικά
έντυπα και φυλλάδια, τιμοκατάλογοι, πιστοποιητικά συμμόρφωσης για τα Συστήματα Διαχείρισης που
εφαρμόζουν, έγγραφα που τεκμηριώνουν τη καταλληλότητα και την επάρκεια του προσωπικού που
χρησιμοποιούν, εγκρίσεις και αποτελέσματα ελέγχων από αρμόδιους φορείς και υπηρεσίες κλπ).