Timb*lan Ketua Se*ganah Felaiaran

(***ar dan Pen*banguft an Pe*dtdikan!

Kementerian Peleiar*n M*tay$ia
Aras 3o Slck ES
Kompleks Feiakat K*rala*n Farcet E
Fusat Fentadbiren Keraiaan Per*dcutuan es-&884 614S
62S84 PUTEAJAYA Faks : *3-83$46146

Rul. Kami: Kp"BT.300-8972/HlffU;d. 1 7(e)

Tarikh: t9 Mac 2013

Semua Pengareh Pelajaran Negeri

Y.Bhg. DatuUDato'/Tuan

$URAT STAR.AN SKIifr PINJAilIAN BUKU TEKS {SFBT} :

Pelakeanaail Tatacara Pelupusan Buku Teks

De*gan segala hormatnya saya meruiuk perkara diatas.

2. Surat $iaran ini bertujuan memaklumkan bahawa Bahagian Buku Teks

(BBT) dengan kerjasama Arkib Negara Malaysia (ANM) telah menyediakan Jadual
Pelupusan Rekod (JPR) Fungsi** bagi tuju*n pelaksanaan pelupusan buku teks di
seluruh negara. JPR ini mengandungi maklumat judul dan butiran berkaiten buku
teks yang dibenarkan untuk dibuat pelupusan. Merujuk kepada peruntukan seksyen
25 - 29 Akta Arkib Negara 2003 [Akta 6291 yang berkuat kuasa pada masa ini, buku
teks diktasifikasikan sebagai bahan bercetak iaitu rekod awarn yang perlu dilupuskan
rnengikut prosedur yang telah ditetapkan,

...3. Selarae dengan ketetapan ini, sekotrah hendaklah melaksanakan proses

pelupusan buku teks sebagairnana prosedur yang ditetapkan dalam JPR. Semua
permohonan pelupusan mestilah dihantar kepada pihak ANM terlebih dahulu nnelalui
Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) untuk kelulusan ANM. Manakala prasedur dan
kaedah pemusnahan pelupusan selepas kelulusan permohonan diberikan oleh ANM
pula adalah tedakluk di bawah peraturan dan bidang kuasa yang ditentukan oleh
pihak JPN masing-masing {sila rujuk Tatacare Pelupusan Oleh Sekolah di bawah
JPN - Lampiran 4 dan Proses Kerja Bagi Fengurusan Pelupusan Buku Teks oleh
Sekolah dibawah JPN - Larnpiran 5).

4. Untuk mernastikan tatacara pelupusan initerlaksana rnengikut prosedur, JPN

perlu mematuhi langkahJangkah yang telah digariskan, termasuk menitikberatkan
tempoh simpanan buku teks di sekotah sebagaimana yang telah termaldub dalam
JPR. Tempoh penyirnpanan buku teks (lupus) yang terlalu larna di sekolah selepas
mendapat kelulusan akan menyebabkan pihak sekolah mengalami kesulitan. Berikut
adalah tujuan JPR Fungsian ditraksanakan :
i. Menetapkan ternpoh sirnpanen buku teks di sekolah-sekolah seluruh
negara sebelum dilupuskan bagitujuan pernusnahan atau pemindahan
ke Arkib Negara.

" 1 ft&Altf$m r H&KYAT OIPAHULUKAT'I" PEi{CAPAIAI'| DIT TAMAKAH "

 -2-
[. Memastikan pelupusan rekod dilaksanakan dengan mematuhi garis
panduan ANM supaya rekod bernilai kekal dapat dipelihara dengan
selamat manakala rekod tidak bernilai dapat dimusnahkan segera.
llr. Membolehkan penggunaan ruang simpanan rekod secara lebih
ekonomik.

...5. Bersama-sama ini disertakan bahan rujukan yang berkaitan pengurusan

pelupusan rekod awam sebagai panduan kepada sekolah yang melaksanakannya.

Lampiran 1- Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks.

Lampiran 2 Contoh Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08.
Lampiran 2(a) - Penerangan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib
2t08
Lampiran 3 Contoh Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib
12t08.
Lampiran 3(a) -
Penerangan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam
Arkib
12t08.
Lampiran 4 Tatacara Pelupusan Oleh Sekolah di bawah JPN
Lampiran 5 Proses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah
Di
di bawah JPN)

6. Sehubungan dengan itu, kerjasama pihak Y.Bhg. Datuk/Dato'/Tuan adalah

diminta untuk memanjangkan perkara ini kepada semua sekolah di bawah
pentadbiran Y.Bhg. Datuk/Dato'/Tuan.

Sekian, terima kasih.

..BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

C\-**--
-
( DATUK DR. AMIN BtN SENTN )
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran
(Dasar dan Pembangunan Pendidikan)
Kementerian Pelajaran Malaysia
Buku Teks - Semua buku bagimata
Skim Pinjaman Buku usang/ Rekod
pelajaran yang diperakukan
Buku Teks (SpBT) rosak dimusnahkan
oleh Kementerian:
selepas tamat
. Sekolah Rendah . Pendidikan Khas
tindakan dan
tempoh simpanan
. Buku AktivitiTahap 1
. Sekolah . Tahun t hingga 6
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi
Menengah o Peralihan
o Tingkatan t hingga 5
. Buku Sijil TinggiAgama Perubahan Rekod
Malaysia (STAM) sukatan dimusnahkan
. Cakera Padat (CD) selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
enam (6) bulan di
sekolah dipatuhi

Ditarik Rekod
penggunaan dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
tiga (3) butan di
sekolah dipatuhi

Habis Rekod
penggunaan dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi
2.' Buku Modul Semua buku bagi mata Buku usang/ Rekod
pelajaran yang diperakukan rosak dimusnahkan
. Sekolah Teknik oleh Kementerian: selepas tamat
dan Vokasional tindakan dan
Tingkatan 4 dan 5 tempoh simpanan
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi

Perubahan Rekod
sukatan dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
enam (6) bulan di
sekolah dipatuhi

Ditarik Rekod
penggunaan dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
tiga (3) bulan di
sekolah dipatuhi

3. Buku Panduan Rekod mengandungi: Buku rosak/ Rekod

Guru usang dimusnahkan
. Panduan pengajaran dan selepas tamat
pembelajaran tindakan dan
. Panduan guru untuk tempoh simpanan
mengendalikan aktiviti satu (1) tahun di
atau eksperimen dengan sekolah dipatuhi
lebih berkesan
. Cadangan aktiviti
. tambahan kepada guru
untuk dilaksanakan dalam Perubahan Rekod
kelas sukatan dimusnahkan
. Bahan rujukan untuk guru selepas tamat
r Contoh jawapan untuk tindakan dan
soalan dalam buku aktiviti tempoh simpanan
enam (6) bulan di
sekolah dipatuhi
 BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan Arkib

Negara

(2) Bahagian/Cawangan/Unit: Tarikh Terima:

(1 ) Kementerian/Jabatan/Agensi:
Sekolah Kebanqsaan ABC Bahaqian Penqurusan

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: -

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks, KPM 2012

Bit. Tajuk Siri Tahun Diliputi Tempoh Unit Rekod Meter

(5) (6) (7) Pengekalan (e) Panjang
Yang Rekod
Ditentukan (10)
Daripada Kepada Dalam
Jadual
(8)
1. ( 1 ) Buku Teks - 2004 2006 1 tahun 500 10 m.p
(Pendidikan Khas)

2. ( 1 ) Buku Teks - (Peralihan) 2005 2006 1 tahun 450 9 m.p

3. (2)BukuModul 2005 2007 6 bulan 6 m.p 300
4. ( 3 ) Buku Panduan Guru 2006 2007 1 tahun 3 m.p 100
Ukuran
Jumlah
Unit
Meter
Panjang
Rekod:
241350
Rekod:
28 m.p
(11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan
permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas:

Nama Pegawai: Nur Atiqah Muslim Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: /4&il44

Jawatan: Pen. Tadbir Tarikh: 21 Disember 2012

 Lampiran 2 (a)

PENERANGAN

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM . ATKib 2/08

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/ Jabatan/ Agensi/ Organisasi yang

memohon.

(2) Bahagian/ Cawangan/ Unit: Bahagian/ Cawangan/ Unit yang terdapat dalam sesuatu
jabatan/agensi yang memohon.

Nama Jabatan/Agensi : Sekolah Kebangsaan ABC

Unit
Nama Bahagian/ Cawangan/ : Bahagian Pengurusan

(3) Pewujud Rekod pika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/ Jabatan/ Agensi yang
mewujudkan atau menguruskan rekod mengikut fungsi dan aktvitinya tetapi
fungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana Jumud' atau fungsinya telah diambilalih oleh
jabatan lain. Rekod-rekod tersebut disimpan dan dijaga oleh jabatan yang
menyenaraikan rekod tersebut.

Gontoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya disimpan

dan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu,
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil tindakan
pelupusan bagi rekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia.

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Nama dan Nombor Jadual Pelupusan
Rekod yang diberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada jabatan/ agensi.

(5) Bil: Bilangan nombor seturut.

(6) Tajuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat dalam dalam
Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am.

Contoh: (2) Buku tt{odul

Kod Kumpulan Buku Modul
Tajuk Siri sepertidalam JPR - Buku Modul

(7) Tahun Diliputi (Daripada Kepada): Tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk siri
yang disenaraikan.

(8) Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual: Rujuk tempoh masa dalam
ruangan Tindakan Pelupusan dalam Jadual Pelupusan Rekod.

(9) Unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.
(.__, Meter Panjang Rekod:

i. Jumlah Rekod - Bilangan unit buku dalam setiap siri.

ii. Meter Panjang - Ukuran matrik meter panjang bagi rekod. Sila rujuk kaedah
mengukur rekod seperti di Lampiran 6 - 8.

(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat
permohonan pemusnahan rekod.

Catatan: Bagi tujuan permohonan pelupusan berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod

(JPR), tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaktah mengambil kira
genap 12 bulan dari tempoh fail ditutup/ tamat tindakan.
 Lampiran 3
CONTOH
Arkib 12108
PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR.BUTIR JABATAN

(1 ) Kementerian/Jabatan/Agensi: (2) Bahag ian/Cawangan/Unit:

Sekolah Kebanqsaan ABC Bahaqian Penqurusan
MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(3) Surat Kebenaran Pemusnahan:

3.1 No. Ruiukan: ANM600-1 412412018 3.2 Tarikh: 31 Disember 2012

(4) Perihal Rekod: Berkenaan dengan buku teks

(5) Meter Panianq Rekod Yanq Dimusnahkan: 28 m.p

(6) Peringkat Keselamatan: Terbuka

(7) Kaedah Pemusnahan : No. Resit (Jika Dijual):..

[_l oioat<ar [loirincirr [oiritarsemuta ! oipaoamkan I oijuar

(8) Tarikh Pemusnahan: 3, 1.2013 (9) Tempat Pemusnahan: Pejabat Bahagian

Pentadbiran

PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN

(10) Nama Pegawai: Norhanizah Mohd Salleh (11) Nama Saksi: Norhamizah Ali
Ta nd at a n g an:Voalaatgal
T a n d ata n g an:?lonlantSai
Jawatan: PT N17 Jawatan:PT N22

PENENTUSAHAN
12) Saya mengesahkan bahawa rekod di atas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut
Seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]:
Nama Pegawai: Hasmah Zainol Ta nd atan g a n da n M ete ra i/C a p J abatan:* ao*ua,l,

Jawatan: Pen. Peg. Tadbir Tarikh: 6.1.2013

 Lampiran 3 (a)

PENERANGAN

BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM - ATKib 12108

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/Jabatan/Agensi yang

memohon. Contoh:

Nama Kementerian/Jabatan/Agensi: Sekolah Kebangsaan ABC

(2) Bahagian/Gawangan/Unit: Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalam

sesuatu Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh:

Nama Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Pengurusan

(3) Surat Kebenaran Bagi Pemusnahan:

(3.1) No. Rujukan : Merujuk kepada nombor rujukan surat kebenaran pemusnahan dari
Arkib Negara.

(3.2) Tarikh : Tarikh surat kebenaran pemusnahan dariArkib Negara.

(4) Perihat Rekod : Merujuk kepada keterangan dan penjelasan ringkas mengenai isi
kandungan, jenis dan bentuk rekod yang telah dimusnahkan.

(5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan : Merujuk kepada ukuran meter panjang
(linear metre) rekod yang telah dimusnahkan (Jabatan juga boleh menyatakan jumlah
unit rekod/ fail).

(6) Peringkat Keselamatan : Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/ dokumen sama
ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.

(7) Kaedah Pemusnahan : Sila tandakan kaedah pemusnahan rekod atau sekiranya ada
kaedah lain yang digunakan sila nyatakan.

(8) Tarikh Pemusnahan : Merujuk kepada tarikh melaksanakan perbuatan memusnahkan.

(9) Tempat Pemusnahan : Merujuk kepada lokasidi mana rekod dimusnahkan.

(10) & (11) PegawaiYang Menjalankan Pemusnahan : Merujuk kepada pengesahan

pemusnahan oleh pegawai dan saksi yang melaksanakan pemusnahanrekod.

(12) Penentusahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai penyelia.

 Lampiran 4
TATACARA PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH DI BAWAH JABATAN
PELAJARAN NEGERI SELURUH NEGARA

-| | N.mengiim pu -da n ryehygmq k.bOrang pqrm6hon,q n,:

J

., s,ega yi, beilaj o mpo t ya nc d iteri ma d a ri ph da, pihi,t-,i,' t

;b.o
,. seko !a h.;! B N l-eh m e m b ua!' pe mq nta u -a
h ke, s gk6 ! a h:.

l. ':,:.. .:a. : :.t,,:.; I :. :.:, :a.'.

le.tglgh m.enge-malkihi buku,9!gk ;' ;,: ;';;,,',

 Lampiran 5

PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH

DI BAWAHJABATAN PELAJARAN SELURUH NEGARA

LANGKAH PROSES KERJA

Pihak sekolah diminta untuk menubuhkan Lembaga Pemeriksa
1 Pelupusan. Lembaga Pemeriksa Pelupusan dipengerusikan oleh
Pengetua atau Guru Besar.

Guru Penyelaras SPBT dikehendaki mengemaskini data buku

2 teks SPBT tahun semasa sebelum mengenal pasti dan membuat
pengasingan semua buku teks yang akan dilupuskan.

JPN menghantar surat arahan untuk melaksanakan pelupusan

3.
ke sekolah. Sekolah perlu melengkapkan Borang Permohonan
Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar kepada
JPN.

JPN akan menyemak dan mengumpul semua borang

permohonan Arkib 2/08 daripada sekolah sebelum dihantar ke
4
Arkib Negara. JPN boleh membuat pemantauan ke sekolah
untuk memastikan sekolah melaksanakan prosedur yang betul.

JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib Negara

mengikut kelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara.
5
Proses kelulusan daripada Arkib Negara akan mengambil masa
sekurang-ku rang nya 1 4 hari bekerja.

JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan

menghantar surat kelulusan kepada sekolah yang memohon.
6
Pihak sekolah akan merujuk kepada JPN untuk mengambil
tindakan seterusnya.

Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang telah

7 diluluskan mengikut JPN masing-masing sehingga buku yang
perlu dilupuskan dikeluarkan daripada simpanan sekolah.

Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang Penentusahan

8 Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12108 ke JPN untuk
dipanjangkan ke Arkib Negara.

I Sekolah mengemas kini buku stok.