Supplier War Room Updates

Supplier WAR ROOM Updates & Monit
Sl No Process control Doument Required For
Effectiveness monitoring
1 Retainment Sheet/ PTDB Verifcation of action plan/Obervation
Horizontal deployement
PPM Monitoring (Target vs Actual)
2 Supplier PPM Report tally sheet monitroing
PPM Monitoring (Target vs Actual)
3 Line Monitoring Report/ Lot Incident
4 Corrective action Line Incident
5 Supplier 8D Line/Lot Rejection
Quality Rating
6 Vendor Rating Delivery Rating
Performance Rating
7 DOL % Coverting Parts to DOL %
Complaints
8 Q gate line wise
Corrective action
9 QCD monitoring All levers
10 COPQ Scrap Cost in lac
11 Change Management 4M change Monitroing
12 OEM Customer complaint Supplier parts
R ROOM Updates & Monitoring action summary- Nov2020
Updating Format Status & Target
frequency Submission Attched Date
Monthly 5th of every month
Monthly 5th of every month A3 Done
if applicaple 5th of every month
Daily Weekly
A3 Done
Daily Weekly
Monthly 5th of every month A4
Done
Daily Weekly
A3 & 8D
Daily Weekly Done
Immediate After 7 days from reporting 8D Done
Monthly 20th of Every month A4 Done
Monthly 5th of every month Done
A3
Monthly 5th of every month Done
Quaterly Once in Quarter QCD Done
contract
Monthly NA A4 Done
Gabriel Q Culture Deploying at Supplier End Road Map
Plan
Sl No Supplier Location Type Dec-20
P
1 Narinder Prakash Nabha Critical A
P
2 Perfect Auto Parwanoo Local A
P
3 Emkay Auto Pantnagar Critical A
P
4 Him Metal Parwanoo Local A
P
5 ARC Machine tool Faridabad Critical A
Total Activities 5
Completed 2
Pending 3
r End Road Map
Actual Delay
Jan-21 Feb-21 Mar-21 Apr-21 Staus
Done
Done
Delay
PTDB TRACKING SUMMARY Effectiveness Monitoring
September-19
November-19
December-19
February-19
October-19
January-19
August-19
March-19
No. Of Days 8D No. Of Days
April-19
June-19
May-19
8D
July-19
Sr. No. Month Stage Date Complaint Booked Part No. Part Name Problem Description Supplier Name Root Cause Interim Action Corrective Action Repeat Standard Status Submission To Submit 8D Implementation To Close 8D Supplier Observation Result
Number Quantity Concern (Target - 7 (Target - 30
isation date Days) target date Days)
1. Locking ring relaced with new one.

2. Anti locking ring to be use to avoid looseness during running
M/C ram locking ring loose production.
1 Jun-19 Line 6/4/2019 000200328585 10 34529479 Outer tube Concentricity more XYZ in running condition due to Sorting done by 3. Double stopper provided to tool to withstand ram pressure in case of NO CP,PFM Closed 6/10/2019 6 6/10/2019 5
supplier at GIL end EA
ring thread worn out loose ring,
4. Check point added in tool PM sheet & machine PM check sheet for
presence double stopper & locking ring condition
QA / 87 - 00
SUPPLIER NAME- DAILY PPM TRACKING Month:
1000
950
900
850
800
750
700
650
600
550
500
450
400
350
300
250
200
150
100
50
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Date 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Target PPM
DAILY REJECTION DETAILS Month:
Defects 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Nature of Defects
Total
Supplier PPM- Overall
Monthly Supplier PPM-Trend (FY 2019-20)
1200 1126 1111 Row 20 Target- PPM 1100 Row 20 Row 21
1000 950
774 774 774

800
600
400
200
0
0 r ay n l g p t v c n b ar
-2 Ap Ju Ju Au Se Oc No De Ja Fe M
0 19 M
2
FY
Year FY 2020-21
Contents / Month FY2018-19 FY2019-20 Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb
Actual-PPM 1007 774 1126 1111
Target- PPM 1100 950 774 774

YTD-FY(2020-21)
Mar
922
774
SUPPLIER NAME- LOT REJECTION DETAIL AT GIL RECEIVING INSPECTION Month:
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
YEAR Nov-20
CONTENTS/MONTH 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Lot Rejected
Accepted under
Seggregation
Accepted under
Deviation
Lot send back to
Supplier
DATE DEFECT DESCRIPTION QTY Partnumber Containment Action Taken Target Status
SUPPLIER REJECTION DETAIL AT GIL ASSEMBLY LINES
SUPPLIER NAME- Month:
10
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
YEAR Nov-20
CONTENTS/MONTH 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Nos. of Incidents at lines due to

-
supplier
Defective Quantity details
DATE DEFECT DESCRIPTION QTY Partnumber Containment Action Taken Target Status
G8D No :-
GIL CORRECTIVE & PREVENTIVE ACTION REPORT
Page No.: 1 of 3
8D Open Date :
SUPPLIER NAME : 8D Submission Date :
8D Close Date :
D1. PROBLEM DEFINITION DATE :
Part Name / Number :
Qty Reported:
A PROBLEM (Reported by Customer) / Symptom :
B PROBLEM STATEMENT : ISSUE REPORTED : REPEAT 1'ST TIME

If repeated problem,What was the corrective action:
What? When?
(Attach previous 8D as annexure)
Where? How?
Who? Why?
C TEAM
Name Dept Designation Contact No Quality Alert Flash
Team Leader / Champion
Member 1 YES NO
Member 2
Member 3 Ref. No:
Member 4
Member 5 Location :
Date:
D2. EMEREGENCY RESPONSE ACTION DATE :

D ACTION TAKEN TO DISPOSE NON -CONFORMING PARTS / ICA :
Identificatio
Part checkes at Date OK Not OK Mfg date & shift traceability for Rej qty
n on Ok part
1 At Gabriel end
2 In Transit or Godown
3 At Supplier end
4 At Sub Supplier End
Total
Identification of Not OK Parts : PHOTO Of

Identificatio
n on OK
Disposal of the Not OK Parts : Part :
Cutoff date of 1st ok part from /Invoice Number/ traceability no

Despatch Details
G8D No :-
CORRECTIVE & PREVENTIVE ACTION REPORT
Page No. : 2 of 3
D3. ANALYSIS FOR NON DETECTION DATE :
5 WHY ANALYSIS (ANALYSIS FOR NOT DETECTING THE DEFECT PHENOMENA)
WHY 1 WHY 2 WHY 3 WHY 4 WHY 5
Sr. No. Non Detection Root causes identified Action Plan PA CA Action By Target Date Comp. On
D4. ANALYSIS FOR OCCURANCE OF DEFECT DATE :
Measurement Method Environment
DEFECT
Man Material Machine (Mould)
SQA/003 - 02
VALIDATION OF POTENTIAL ROOT CAUSE (Induce the cause where possible to reproduce the defect) DATE :
Sr.No Potential Root Cause (shortlisted) Verification Validation Significant Non significant
WHY-WHY ANALYSIS of SIGNIFICANT CAUSES FOR CONVERGING INTO ROOT CAUSE (for Occurance)
CAUSE # WHY1 WHY2 WHY3 WHY4 WHY5
G8D No :-
CORRECTIVE & PREVENTIVE ACTION REPORT
Page No. : 3 of 3
CORRECTIVE & PREVENTIVE ACTION PLAN:

D5. DATE :
(Actions planned to avoid recurrence & to prevent potential causes)
Sr. No. Root causes identified Action Plan PA CA Action By Target Date Comp. On
Feasibility Confirmation : Applicable (Yes/No)
1 Can part be manufactured to tolerances specified on Drawing?
2 Is there adequate capacity to produce part?
Actual
Target
Risk Analysis : Yes/No Action (If Yes) Resp Completion
Date
Date
1 - Higher skill than existing level, to operate a measuring instrument
2 - Higher skill than existing level, to operate a production machine
3 - New euipment/instrument for measurement
4 - Validation / testing required
5 - Effects on Product safety characteristics
6 - Effects on human safety
7 - Effects on human fatigue
8 - Effect on productivity/cycle time
9 - Change in layout
10 - Change in process flow
11 - New supplier needs to be explored / developed
12 - Change in Logistics
13 - May call for legal approvals with Govt agencies
14 - Any other Impact
Action Validation: Refer Action Validation Report (SQA/035 - 00)
D6. HORIZONTAL DEPLOYMENT DATE :
Consider Yes No Comment (If Yes) along with referance of deployment plannification
Other GIL similar parts
D7. SYSTEMATIC PREVENT RECOMMENDATIONS DATE :
Description Doc.Affected Existing Current Doc. Enclosed

Sr Remarks
(Insert doc. no. if applicable) Yes/No Date & Rev.No Date & Rev.No Yes/No
1 Work Instructions / Work Standard

2 Inspection Standards
3 Process Flow
4 PFMEA
5 Control Plan
6 Process Parameter Sheet
7 Drawing
8 Gauges
9 Past Trouble Database
10 Sub Supplier Documents
11 Updation of any standard
12 Lesson Learnt Card
13 Master Ishikawa
14 Start-up Check Sheet
15 Receiving Inspection Standard / RQIP
16 Poka Yoke Verification Sheet
17 Defect Decision Matrix
18 Layer Process Audit Check Sheet
19 Daily Machine / CLIT Check Sheet
SQA/003 - 02
20 Any Other Document
SQA/003 - 02
D8. TEAM & INDIVIDUAL RECOGNITION DATE :
EFFECTIVENESS MONITORING BY GIL
1st lot After Action Implementation 2nd lot After Action Implementation 3rd lot After Action Implementation
Date:- Date:- Date:-
GRR No:- GRR No:- GRR No:-
Lot Size:- Lot Size:- Lot Size:-
Lot Status(Accepted/Rejected/Line rejection Lot Status(Accepted/Rejected/Line Lot Status(Accepted/Rejected/Line

any):- rejection any):- rejection any):-
Sign:- Sign:- Sign:-
VERIFIED BY :- APPROVED BY :-
SQA/003 - 02
GABRIEL INDIA LTD
Action Validation Report

Before / After Monitoring Sheet
Change type :
Modification :
Reason for Change :
Change Implementation Date :
Lot Size :
Before After
No. Parameter (List all major parameters changed)
(Mention Earlier Parameter Value) (Mention Changed Parameter Value)
Snap shot of change

1
( May be Drawing,Photo )
2 Dimensional Inspection Results (Sample size - 05 nos)
3 Internal Rejection PPM
Process Capability (For variable parameter - SC/CC

4
only)
5 Cycle Time
6 Tool Life Change (As applicable)
Prepared By (Initiator):
Reviewed By (Team Leader):
SQA/035 - 00
QUALITY ALERT
Customer Customer Complaint No Complaint Type

Date of Complaint
Customer Location Part Name Qty Reported
Complaint Reported By Customer Part Number Affected Date Code

Quality Alert Number
Repeat Concern
Complaint Received By Gabriel Part Number
(If Yes Ref No)
Complaint Description :
Defective part Photos OK Part Photos
Instructions Picture
Prepared by Approved By:
Distribution List
WORK STATION HOD MATL
CC HOD PROCESS
HOD Prod HOD AE
HOD QA PLANT HEAD
Note : - This document needs to be filled, controlled & monitored by Customer Quality Engineer.
- This document can be removed after one month of inclusion of Firewall at concerned workstation
Format No : QA/059-04
Quality Alert Distribution
S.No Name Deptt Signature
1 WORK STATION
2 CC
3 HOD PRODUCTION
4 HOD QA
5 HOD MATL
6 HOD PROCESS
7 HOD AE
8 PLANT HEAD
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Process Flow Diagram
Start
Sinter Piston & Band Start & End

child parts from
supplier Process / Operation
Inspection
Transport
Storage
From supplier to GIL Outsource process
Band Visual
Inspection &
Weight checking
Piston Banding
Outer tube after

cleaning
Detection
Banded Piston
Inspection for
dent / damage /
cut /looseness
Inner tube ID
Inspection &
Height Checking
Piston Sub assy &

Piston nut torquing &
Rod seal sub assy.
Inner tube and Base

Valve Pressing and
Insertion in Outer tube Oil Filling in Outer
tube sub assy
Insertion of Piston rod

Sub assy in Outer tube
& Inner tube sub assy
Damping Force
testing
Spinning
Spinning Visual
Inspection
Gas filling
Gas Checking
Periphearl
Assy
PDI
Inspection
Material stored
in trolley
Inspection by
IQA &
clearance
From GIL to Customer
Stop
Brainstorming
Model Name : KUV100 Fr Model Number : 0403ABC00051/61N
Complaint Ref No: MVML W1901 Date : 1/4/2019
Defect: Noise due to Piston Band fall down
Sr. No.
1
6
7
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
QA/144 Rev.00
Date : 11-01-2017
QA/144 Rev.00
Date : 11-01-2017
LLC No. :
LESSON LEARNED CARD Ref 8D No.
Application Date :
Branche/Site : V Focus. Ref

Detection Logistics
Line Occurrence Internal
Type
Management Suppliers
Product line :
WHAT WAS THE PROBLEM?

What is the symptom?(DEFECT) WHAT IS THE OK CONDITION
(5W + 2H)
What happened?
Where has been detected ?
Who has detected it ?
When did it happen ?
How has it been detected?
Why it is a problem?
How many ?
Root Cause: Cause not known
Improvement Action :
BEFORE AFTER
WHAT WE LEARNED
Process Lessons learnt
Design and technical

Lessons learnt
QA/086-01
8D No
GABRIEL, PUNE CORRECTIVE ACTION REPORT #REF!
Page No.: 2 of 3
D3. ANALYSIS FOR NON DETECTION DATE : 05.01.19
Measurement Method Environment
Gauge unable to detect the NG parts Holding the part not as per define Selection of wrong tool /
method programme / Gauge Noise level more than Specification
Out of calibration gauge used Inspection frequency not done Inspection Method
as per SOP or control plan Inadequate
Human Fatigue
Worn out gauge Inspection frequency not adequate Inspection Check
point not available
Light Lux level less
Inspection method not define Wrong Inspection method than Specification
Operator forget to check for fail signal defined
Operator not followed Inspection sequence
Detection Poka yoka or controls

Identification missing on packing Malfunction
box / trolley / Bin
Testing Machine out of calibration

Operator not followed process sequence Identification missing on parts
Wrong Instrument used for
measurement
Auto marking for OK and NG parts

not reflected on products
Oily/ Sticky Components
Inspection OR checking Skipped
Man Material Machine (Mould)
Sr.No Potential Root Cause Verification as per standard Result of Verification Significant Non significant
1 Inspection or checking skipped √
2 Operator not followed process sequence √
3 Operator not followed Inspection sequence √
4 Wrong Instrument used for measurement √
5 Gauge unable to detect the NG parts √
6 Out of calibration gauge used √
7 Worn out gauge √
8 Operator forget to check for fail signal √
9 Identification missing on packing box / trolley / Bin √
10 Identification missing on parts √
11 Oily/ Sticky Components √
12 Holding the part not as per define method √
Inspection frequency not done as per SOP or

13 √
control plan
14 Inspection frequency not adequate √
15 Inspection method not define √
16 Selection of wrong tool / programme / Gauge √
17 Inspection Method Inadequate √
18 Inspection Check point not available √
19 Wrong Inspection method defined √
Auto marking for OK and NG parts not reflected on

20 √
products
21 Testing Machine out of calibration √
22 Detection Poka yoka or controls Malfunction √
23 Noise level more than Specification √
24 Human Fatigue √
25 Light Lux level less than Specification √
5 WHY ANALYSIS (ANALYSIS FOR NOT DETECTING THE DEFECT PHENOMENA AT INPROCESS / SUB SUPPLIER / INHOUSE- FINAL INSP. END)
CAUSE # WHY WHY WHY WHY WHY
QA/057-09
GABRIEL INDIA LIMITED
QCD CONTRACT For 2020-21
Supplier Name:
Supplier Manufacturing Location: Faridabad
Name of the Parts Supplied : Machining
GIL Plant: Parwanoo
A QUALITY Q1 Q2 Q3 Q4 YTD 2020-21 Remark

Actual
(YTD 2019 - 20)
Target Actual Target Actual Target Actual Target Actual Target Actual
1 Rejection PPM at GIL (Line and Lot) 3015 1508 4791 1508 195 1508 1508 1508 1185
2 Customer Complaint Incidences at GIL 0 0 0 0 0 0 0 0 0
3 No of Incidence 29 4 12 4 9 4 4 15 21
4 Supplier Performance Rating D B B B B B B B B
Regular Audit 75 80 75 80 75 80 80 80 75
5 System Audit Score MACE NA NA
VDA NA NA NA NA NA NA
Process - 1
- NA NA NA NA NA
( Welding)
Process - 2
NA NA NA NA NA NA
( Powder coating)
Special Process
6
Audit Score Process - 3
( Zinc/Nickle/Chrome NA 80 80 80 80 80
Plating)
Process - 4
- 80 80 80 80 80
(Hardening)
B COST
Extra Premium fright cost due to delivery failure

1 0 0 0 0 0 0
( Rs.Lac)
2 COPQ ( Scrap Cost) (Rs Lac) 0.953 0.167 0.129 0.167 0.026 0.167 0.167 0.667 0.155
C DELIVERY
1 Direct On Line (DOL) Parts 0 - 0 - 0 - - 0 0
2 Delivery Rating at GIL 94 95 100 95 100 95 95 95 100
Note-Supplier shall submit the Containment action report within 24 hours of the reported failure and submitted 8D within 7 days (with proper plan of im-provement). CAPA must be implemented within 15 days
For Gabriel India Limited For Supplier
1. Plant SCM Head - Mr Vipon Kumar 1 Plant / QA Head -
2. Plant SQA Head - Mr Parthiban
3.Plant QA Head - Mr Siva Prasad
SSCM/008-00
SSCM/008-00
Supplier Scrap Cost ( In Lacs) -
Monthly Supplier Scrap Cost- Trend (FY 2019-20)
0.129 0.113
0.1000 0.093
0.0900
0.0800 0.070 0.075
0.0700 0.063 0.063 0.063 0.066
0.062 0.062 0.062 0.061 0.061 0.061 0.060 0.060 0.060 0.066
0.061 0.060
0.0600 0.051
0.0500 0.044 0.047
0.0400 0.031
0.0300 0.026
0.0200
0.0100
0.0000
Row 20 Target-COPQ ( In Lacs) 0.080 Row 20 Row 21
Year FY 2019-20
Contents / Month FY2017-18 FY2018-19 Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb
Actual-COPQ ( In Lacs) 0.071 0.0610 0.075 0.093 0.060 0.066 0.062 0.031 0.026 0.051 0.044 0.129 0.113
Target-COPQ ( In Lacs) 0.080 0.070 0.063 0.063 0.063 0.062 0.062 0.062 0.061 0.061 0.061 0.060 0.060
0.060 0.066
0.047
Mar YTD-FY(2019-20)
0.047 0.066
0.060 0.060
Doc. No.
WORK INSTRUCTION FOR 4M CHANGE Rev. No.
Eff. Date
परिभाषा (Definitions) : रेट्रोएक्टिव चैक (Retroactive Check) कन्टेनमेंट चैक (Containment Check)
: निर्धारित किये गए Standard के विपरीत Man, Machine, Material और

4M चेंज (4M Change)
Method में किए गए किसी भी चेंज या बदलाव को 4M चेंज कहते हैं
प्लान्ड चेंज (Planned Change) : कोई भी चेंज या बदलाव जिसकी जानकारी पहले से हो
1. पिछले इन्सपेक्शन से बने हुए सभी मेटेरियल को 100% 1. Patrolling इंस्पेक्शन की freqency as per control plan
: कोई भी चेंज या बदलाव जिसकी जानकारी किसी चेंज या बदलाव के Visual चैक करें । double कर दे ।
अनप्लान्ड चेंज (Unplanned Change) होने के बाद हो 2. पिछले इन्सपेक्शन से बने हुए पीसों में से ‍5 पीस For e.g.
Dimensionally चैक करें, एक भी पीस NG होने पर सभी # If inspection frequency in Control Plan - 5pcs/2hr
पीस Dimensionally चैक करें । than inspection frequency in 4M change - 5pcs/1hr
: किसी भी चेंज या बदलाव से पिछले इन्सपेक्शन तक बना 2. सभी मेटेरियल को 100% Visual चैक करें
रेट्रोएक्टिव चैक (Retroactive Check) हुआ सारा मेटेरियल चैक करना
: किसी भी चेंज या बदलाव के बाद से प्रोडक्शन के अन्त तक बना हुआ सारा

कन्टेनमेंट चैक (Containment Check) मेटेरियल चैक करना
Containment
Retroactive
Customer
4M Change Control Change Action To be taken by Change Control Responsible Change Approval
Approval
Approval
Factor Change Description Information Flow Responsibility Duration Person Type of Change Authority Activities to be done
Setup
-सेट-अप अप्रूवल करें ।
हर बदलाव पर Man-Machine Matrix के अनुसार Fixed या Planned ऑपरेटर को लगाएं
तथा प्रोडक्शन स्टार्ट करें Planned Change Quality Head ü O O O ** इस स्थिति में 4M Change रिकोर्ड नहीं भरा जाएगा ।
ऑपरेटर के बता कर छु ट्टी पर ऑपरेटर → प्रोडक्शन

सुपरवाइजर → Quality प्रोडक्शन सुपरवाइजर
जानें पर Head Man-Machine Matrix के अनुसार Fixed या Planned ऑपरेटर की जगह -कम कौशल वाले ऑपरेटर को ऑन जोब ट्रेनिंग दें ।
हर बदलाव पर किसी अन्य या कम कौशल वाले ऑपरेटर को लगाएं, Quality Manager को सूचित
करें, चैंज अप्रूवल के बाद प्रोडक्शन स्टार्ट करें
Abnormal
Situation
Quality Head ü O ü O -सेट-अप अप्रूवल करें ।
- कन्टेनमेंट चैक करें ।

हर बदलाव पर Man-Machine Matrix के अनुसार Fixed या Planned ऑपरेटर को लगाएं
तथा प्रोडक्शन स्टार्ट करें
Unplanned
Change
Quality Head ü O O O ** इस स्थिति में 4M Change रिकोर्ड नहीं भरा जाएगा ।
ऑपरेटर के बिना बताए छु ट्टी पर प्रोडक्शन सुपरवाइजर → प्रोडक्शन सुपरवाइजर

जानें पर Quality Head
Man-Machine Matrix के अनुसार Fixed या Planned ऑपरेटर की जगह -कम कौशल वाले ऑपरेटर को ऑन जोब ट्रेनिंग दें ।
हर बदलाव पर किसी अन्य या कम कौशल वाले ऑपरेटर को लगाएं, Quality Manager को सूचित
करें, चैंज अप्रूवल के बाद प्रोडक्शन स्टार्ट करें
Abnormal
Situation
Quality Head ü O ü O -सेट-अप अप्रूवल करें ।
-कन्टेनमेंट चैक करें ।
MAN
ऑपरेटर → Man-Machine Matrix के अनुसार Fixed या Planned ऑपरेटर को लगाएं Unplanned -सेट-अप अप्रूवल करें ।
प्रोडक्शन सुपरवाइजर →
Quality Head
प्रोडक्शन सुपरवाइजर हर बदलाव पर
तथा Quality Manager को सूचित करें, चैंज अप्रूवल के बाद प्रोडक्शन स्टार्ट करें Change
Quality Head ü ü O O - रेट्रोएक्टिव चैक करें ।
दुर्घटना या बिमारी के कारण
ऑपरेटर के काम छोड़ के जानें
पर
ऑपरेटर → Man-Machine Matrix के अनुसार Fixed या Planned ऑपरेटर की जगह -सेट-अप अप्रूवल करें ।
Quality Head
प्रोडक्शन सुपरवाइजर हर बदलाव पर किसी अन्य या कम कौशल वाले ऑपरेटर को लगाएं तथा ऑन जोब ट्रेनिंग दें। Quality
Manager को सूचित करें, चैंज अप्रूवल के बाद प्रोडक्शन स्टार्ट करें
Abnormal
Situation
Quality Head ü ü ü O - रेट्रोएक्टिव चैक करें ।

नया ऑपरेटर लगाए जाने पर Quality Head
प्रोडक्शन सुपरवाइजर न्यूनतम लेबल पर नए ऑपरेटर को मशीन चलाने के लिए न्यूनतम लेबल पर पहुंचने तक ऑन जोब ट्रेनिंग दें,
पहुंचने तक Quality Manager को सूचित करें, चैंज अप्रूवल के बाद प्रोडक्शन स्टार्ट करें Planned Change Quality Head ü O ü O **जब तक ऑपरेटर मशीन चलाने के लिए न्यूनतम लेवल पर न पहुंच जाए
तब तक ऑपरेटर द्वारा बनाए गए मेटेरियल का कन्टेनमेंट चैक करें ।
ऑपरेटर के लम्बी छु ट्टियों से ऑपरेटर → ऑपरेटर को ऑन जोब ट्रेनिंग दें -सेट-अप अप्रूवल करें ।
वापस आने पर (30 दिनों से
ज्यादा)
Quality Head
प्रोडक्शन सुपरवाइजर हर बदलाव पर 1
दिन तक Quality Manager को सूचित करें, चैंज अप्रूवल के बाद प्रोडक्शन स्टार्ट करें। Planned Change Quality Head ü O ü O -कन्टेनमेंट चैक करें ।
-ऑपरेटर को ऑन जोब ट्रेनिंग दें |
Page 30 of 37
Containment
Retroactive
Customer
Approval
Approval
Change Description Information Flow Type of Change Activities to be done
Factor Responsibility Duration Person Authority
Setup
मशीन का प्रिवेनटिव मैनटिनेन्स मैनटिनेन्स सुपरवाइजर → -सेट-अप अप्रूवल करें ।
होने पर
Quality Head
प्रोडक्शन सुपरवाइजर हर बदलाव पर Quality Manager को सूचित करें, चैंज अप्रूवल के बाद प्रोडक्शन स्टार्ट करें Planned Change Quality Head ü O O O -मशीन History Card अपडेट करे
ऑपरेटर → Quality Manager को सूचित करें, तथा मशीन ठीक होने के बाद उसी मशीन पर
मशीन के ब्रेकडाउन होने पर प्रोडक्शन सुपरवाइजर →
Quality Head
प्रोडक्शन सुपरवाइजर हर बदलाव पर या अन्य मशीन (as per Machine-Material matrix) पर मेटेरियल बनाने के
लिए चैंज अप्रूवल लें और प्रोडक्शन स्टार्ट करें
Unplanned
Change
Quality Head ü ü O O -सेट-अप अप्रूवल करें ।
-रेट्रोएक्टिव चैक करें ।
मशीन में एक्सीडेंट होने या ऑपरेटर → -सेट-अप अप्रूवल करें ।

असामान्य आवाज आने की
स्थिति में
Quality Head
प्रोडक्शन सुपरवाइजर हर बदलाव पर Quality Manager को सूचित करें, तथा मशीन ठीक होने के बाद उसी मशीन पर
या समान मशीन पर मेटेरियल बनाने के लिए चैंज अप्रूवल लें और प्रोडक्शन स्टार्ट करें
Abnormal
Situation
Quality Head ü ü O O -रेट्रोएक्टिव चैक करें ।
अप्रूवल रेक़ु एस्ट (Approval Request) कस्टमर को भेजें और कस्टमर के Plant Head -सेट-अप अप्रूवल करें ।
नई मशीन के प्रयोग करने पर Quality Head →
Customer
दिशानिर्देश (Customer Guidelines) का पालन करें Planned Change (After customer
approval)
ü O O ü -APQP तथा IPC दिशानिर्देश (Guidelines) का पालन करें
सुपरवाइजर →
डाई प्रिवेनटिव मैनटिनेन्स होने मैनटिनेन्स
पर
प्रोडक्शन सुपरवाइजर→
Quality Head
प्रोडक्शन सुपरवाइजर हर बदलाव पर डाई का प्रिवेनटिव मैनटिनेन्स करें Planned Change Quality Head ü O O O -सेट-अप अप्रूवल करें ।
MACHINE
ऑपरेटर → प्रोडक्शन
सुपरवाइजर → मैनटिनेन्स
डाई में ब्रेकडाउन होने पर सुपरवाइज → Quality प्रोडक्शन सुपरवाइजर हर बदलाव पर
Quality Manager को सूचित करें, डाई रिपेयर होने के बाद चैंज अप्रूवल लें और
प्रोडक्शन स्टार्ट करें
Unplanned
Change
Head
Unplanned / बिजली आने पर मशीन पर लगे पीस को प्रोसेस करें तथा प्रोसेस पूरा होने के
ऑपरेटर → बिजली आने पर मशीन को स्टार्ट करें, मशीन पर लगे पीस को प्रोसेस करें, पीस ओके होने
बिजली चले जानें पर प्रोडक्शन सुपरवाइजर
पर आगे प्रोसेस करें अन्यथा उसे लाल बिन में रखें तथा प्रोडक्शन स्टार्ट करें ।
Abnormal
Situation
प्रोडक्शन सुपरवाइजर O O O O बाद उसका इन्सपेक्शन करें ।
** इस स्थिति में 4M Change रिकोर्ड नहीं भरा जाएगा ।
नया पोका योके लगाने पर प्रोडक्शन सुपरवाइजर →

Quality Head
प्रोडक्शन सुपरवाइजर हर बदलाव पर Quality Manger को सूचित करें, चैंज अप्रूवल के बाद पोको योके को चैक सीट के
अनुसार चैक करें । पोको योके के काम करने पर प्रोडक्शन स्टार्ट करें Planned Change Quality Head ü O O O -सेट-अप अप्रूवल करें ।

ऑपरेटर → Quality Manger को सूचित करें, रिपेयर होने या बदले जाने के बाद पोको योके को
पोका योके डिफे क्ट न पकड़ने
पर
Quality Head
प्रोडक्शन सुपरवाइजर हर बदलाव पर चैक सीट के अनुसार चैक करें । पोको योके के काम करने पर चैंज अप्रूवल लें और
प्रोडक्शन स्टार्ट करें
Abnormal
Situation
Quality Head ü ü O O -रेट्रोएक्टिव चैक करें ।
**जिस पोका योके के खराब होने से पीस की क्वालिटी पर प्रभाव आए उस
पोका योके का 4M चेंज रिकार्ड भरा जायेगा अन्यथा नहीं ।
ऑपरेटर → Quality Manager को सूचित करें, तथा मशीन ठीक होने के बाद उसी मशीन पर -सेट-अप अप्रूवल करें ।
लगातार पार्ट गलत बनने की पर प्रोडक्शन
(>5 parts)
Quality Head
प्रोडक्शन सुपरवाइजर हर बदलाव पर या समान मशीन पर (as per Machine-Material matrix) मेटेरियल बनाने
के लिए चैंज अप्रूवल लें और प्रोडक्शन स्टार्ट करें
Abnormal
Situation
Quality Head ü ü O O -रेट्रोएक्टिव चैक करें
(खराब मेटेरियल को स्क्रे प करे ।
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Containment
Retroactive
Customer
Approval
Approval
Setup
Purchase Head → Plant Head -कस्टमर से अप्रूवल लें ।
अप्रूवल रेक़ु एस्ट (Approval Request) कस्टमर को भेजें और कस्टमर के
मेटेरियल ग्रेड में बदलाव होने
पर Quality Head →
Customer
Purchase Head हर बदलाव पर
दिशानिर्देश (Customer Guidelines) का पालन करें Planned Change (After customer
approval)
ü O O ü -सेट-अप अप्रूवल करें ।
-APQP तथा IPC दिशानिर्देश (Guidelines) का पालन करें
MATERIAL
Purchase Head → Plant Head -कस्टमर से अप्रूवल लें ।

Approved मेटेरियल
सप्लायर में बदलाव होने पर
Quality Head →
Customer
Purchase Head हर बदलाव पर अप्रूवल रेक़ु एस्ट (Approval Request) कस्टमर को भेजें और कस्टमर के
दिशानिर्देश (Customer Guidelines) का पालन करें
Planned Change (After customer
approval)
ü O O ü -सेट-अप अप्रूवल करें ।
- कस्टमर के अनुसार मेटेरियल को सक्रै प करें या कस्टमर डेविएशन के

Quality Head → Plant Head अनुसार मेटेरियल को स्वीकार करें ।
गलत मेटेरियल ग्रेड के इस्तेमाल
किये जाने पर Plant Head →
Customer
Quality Head हर बदलाव पर
बने हुए मेटेरियल को होल्ड करें और कस्टमर को सूचित करें और चैंज अप्रूवल लें । Abnormal
Situation
(After customer
approval)
O O O ü
-जितने पार्टस गिरे है सभी को 100% Dimensionally &

ऑपरेटर → फर्श पर गिरे हुए पार्टस को चैक करें तथा OK पार्टस को हरे बिन/ रैक में रखें NG पार्टस Abnormal
पार्टस फर्श पर गिर जाने पर प्रोडक्शन सुपरवाइजर
ऑपरेटर हर बदलाव पर
को लाल बिन/ रैक में रखें Situation
क्वालिटी सुपरवाइजर O O O O Visually चैक करें ।
** इस स्थिति को 4M Change रिकोर्ड नहीं भरा जायेगा ।
इंस्पेक्शन का तरीका बदलने पर Quality Head→

Plant Head →
Quality Head हर बदलाव पर चेंज अप्रूवल के बाद नए इंस्पेक्शन के तरीके का पालन करें तथा सभी को नए इंस्पेक्शन के
तरीके की जानकारी दें Planned Change
Plant Head
ü O ü O -सेट-अप अप्रूवल करें ।
QualityHead → चैंज रिक्वे स्ट Customer को Approval के लिए भेजें और कस्टमर के दिशानिर्देश Plant Head -सेट-अप अप्रूवल करें ।
प्रोसेस सीक्यूएन्स में बदलाव
होने पर Plant Head →
Customer
Quality Head हर बदलाव पर (Customer Guidelines) का पालन करें तथा सभी को नए प्रोसेस सीक्यूएन्स की Planned Change
जानकारी दें |
(After customer
approval)
ü O ü ü -कन्टेनमेंट चैक करें ।

प्रोसेस पैरामीटर में बदलाव होने
पर
QualityHead →
Plant Head →
Quality Head हर बदलाव पर चैंज अप्रूवल ले तथा सभी को नए प्रोसेस पैरामीटर की जानकारी दें | Planned Change
Plant Head
ü O ü O -कन्टेनमेंट चैक करें ।
METHOD
मशीन/प्रोसेस पैरामीटर रुटीन -पैरामीटर सही होने कर बाद सेट-अप अप्रूवल

चैकिं ग में स्पेसीफिके शन से
बाहर पाए जाने पर
Quality Manager
प्रोडक्शन सुपरवाइजर हर बदलाव पर Quality Manager को सूचित करें, मशीन पैरामीटर सही करने के बाद प्रोडकशन
स्टार्ट करें
Abnormal
Situation
Quality Head ü ü O O करें ।
प्रोडक्ट पैरामीटर रुटीन चैकिं ग

में स्पेसीफिके शन से बाहर पाए Quality
जाने पर
Manager
प्रोडक्शन सुपरवाइजर हर बदलाव पर Quality Manager को सूचित करें, मशीन/टू ल सही करने के बाद प्रोडकशन स्टार्ट
करें
Abnormal
Situation
Dispatch Incharge→ Quality Head -कस्टमर से Packing Standard का Approval

पैकिं ग में बदलाव होने पर Quality Head →
Customer
Dispatch
Incharge
हर बदलाव पर पैकिं ग स्टैनडर्ड बना कर Customer को Approval के लिए भेजें Planned Change (After customer
approval)
O O O ü लें ।
- नए पैकिं ग स्टैनडर्ड के अनुसार ट्रेनिंग दें ।
माइक्रोमीटर, वर्नियर, गेज ऑपरेटर → प्रोडक्शन

Abnormal -उपकरण में खराबी पाएं जाने पर NABL Accredited Lab से
इत्यादि उपकरण फर्श पर गिर
जाने पर
इन्चार्ज
लैब प्रोडक्शन सुपरवाइजर हर बदलाव पर उपकरण को लैब इन्चार्ज से चैक कराएं
Situation
Lab Incharge O O O O कै लिब्रेशन करवाएं तथा समान कै लिब्रेटिड उपकरण Issue करें ।
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Containment
Retroactive
Customer
Approval
Approval
Setup
Prepared By Approved By
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Gabriel India Limited , Khandsa Format No. SQA/038
Supplier Name :- _____________________________

4M CHANGE & ABNORMAL SITUATION Rev. No. : 00
TRACKING BOARD Eff. Date 01.02.2020
Month:
S.No. Category of Change
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
1 Men
2 Machine
3 Material
4 Method
Change Description
Retroactive Check Traceability Containment Lot Traceability
( Please Tick Ö )
Setup Signature Of Signature Of
Date Category Part Name/ No. Change Details Approval Prod Incharge QA Incharge Remarks
Un- Abnormal Qty Qty
Checked Qty Ok Reject Heat No. Invoice No. Qty Checked Qty Ok Qty Reject Heat No. Invoice No.
Expected
expected Situation
LEGENDS
1 CHANGE
2 NO CHANGE
Prepared By Reviewed By Approved By

Q gate Implementing at Supplier End Road
Plan
Sl No Supplier Location Type Dec-20
P
1 Narinder Prakash Nabha Critical A
P
2 Perfect Auto Parwanoo Local A
P
3 Emkay Auto Pantnagar Critical A
P
4 Him Metal Parwanoo Local A
P
5 ARC Machine tool Faridabad Critical A
Total Activities 5
Completed 1
Pending 4
mplementing at Supplier End Road Map
Actual Delay
Jan-21 Feb-21 Mar-21 Apr-21 May-21 Jun-21 Jul-21 Aug-21 Sep-21 Staus
Done

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Sl No Process control Doument Required For

1. Locking ring relaced with new one.

DAILY REJECTION DETAILS Month:

774 774 774

Actual-PPM 1007 774 1126 1111

Target- PPM 1100 950 774 774

Nos. of Incidents at lines due to

Defective Quantity details

Part Name / Number :

B PROBLEM STATEMENT : ISSUE REPORTED : REPEAT 1'ST TIME

D2. EMEREGENCY RESPONSE ACTION DATE :

Identification of Not OK Parts : PHOTO Of

Cutoff date of 1st ok part from /Invoice Number/ traceability no

D3. ANALYSIS FOR NON DETECTION DATE :

5 WHY ANALYSIS (ANALYSIS FOR NOT DETECTING THE DEFECT PHENOMENA)

WHY 1 WHY 2 WHY 3 WHY 4 WHY 5

D4. ANALYSIS FOR OCCURANCE OF DEFECT DATE :

Measurement Method Environment

Man Material Machine (Mould)

CAUSE # WHY1 WHY2 WHY3 WHY4 WHY5

CORRECTIVE & PREVENTIVE ACTION PLAN:

Feasibility Confirmation : Applicable (Yes/No)

1 Can part be manufactured to tolerances specified on Drawing?

2 Is there adequate capacity to produce part?

1 - Higher skill than existing level, to operate a measuring instrument

2 - Higher skill than existing level, to operate a production machine

3 - New euipment/instrument for measurement

4 - Validation / testing required

5 - Effects on Product safety characteristics

6 - Effects on human safety

7 - Effects on human fatigue

8 - Effect on productivity/cycle time

10 - Change in process flow

11 - New supplier needs to be explored / developed

13 - May call for legal approvals with Govt agencies

14 - Any other Impact

Action Validation: Refer Action Validation Report (SQA/035 - 00)

D6. HORIZONTAL DEPLOYMENT DATE :

Other GIL similar parts

D7. SYSTEMATIC PREVENT RECOMMENDATIONS DATE :

Description Doc.Affected Existing Current Doc. Enclosed

1 Work Instructions / Work Standard

EFFECTIVENESS MONITORING BY GIL

Date:- Date:- Date:-

GRR No:- GRR No:- GRR No:-

Lot Size:- Lot Size:- Lot Size:-

Lot Status(Accepted/Rejected/Line rejection Lot Status(Accepted/Rejected/Line Lot Status(Accepted/Rejected/Line

Sign:- Sign:- Sign:-

Action Validation Report

Reason for Change :

Change Implementation Date :

Snap shot of change

2 Dimensional Inspection Results (Sample size - 05 nos)

3 Internal Rejection PPM

Process Capability (For variable parameter - SC/CC

6 Tool Life Change (As applicable)

Reviewed By (Team Leader):

Customer Customer Complaint No Complaint Type

Customer Location Part Name Qty Reported

Complaint Reported By Customer Part Number Affected Date Code

Defective part Photos OK Part Photos

Prepared by Approved By: